Forord

Det glæder mig at kunne præsentere dette års "Putting it Right?"-rapport, som ser på, hvordan EU's institutioner har efterlevet de forslag, der blev fremsat i forbindelse med mine undersøgelser. EU-institutionerne reagerer godt i langt de fleste undersøgelser, og der var en samlet overholdelsesgrad på 81 % i sager, der blev afsluttet i 2017. Dette er et godt resultat, men institutionerne skal gøre mere for at øge overholdelsen, navnlig når jeg fremsætter en henstilling om at afhjælpe en konstatering af fejl eller forsømmelser.

Institutionerne reagerede positivt på 80 ud af de 99 forslag, jeg fremsatte for at korrigere eller forbedre deres administrative praksis. Der var 148 andre tilfælde, hvor jeg mente, at institutionerne havde taget skridt til at forbedre deres måde at arbejde på. Otte ud af de 14 institutioner havde en overholdelsesgrad på 100 %, mens Europa-Kommissionen - som tegner sig for de fleste tilfælde - havde en overholdelsesgrad på 76 %.

Borgerne forventer, at EU-administrationen retter op på tingene, når de går galt, og forbedrer tingene for fremtiden. Dette er, hvad en ombudsmand søger at opnå. Jeg vil fortsat overvåge gennemførelsen af mine forslag og anbefalinger, så borgerne kan have tillid til, at deres klager bliver behandlet, og at de bliver lyttet til.

Jeg opfordrer EU-administrationen til fortsat at arbejde på at forbedre den måde, hvorpå den interagerer med offentligheden. Jeg ser frem til at høre om eksempler på det gode arbejde, som institutionerne og organerne udfører som led i vores kommende pris for god forvaltning, hvis anden udgave vi lancerede for nylig.

Emily O'Reilly

30. december 2018

Indberetning

1. Indledning

Denne rapport redegør for, hvordan EU-institutionerne ^[1] reagerede på forslag fra Ombudsmanden i sager, der blev afsluttet i 2017. Disse forslag kommer i form af løsninger, anbefalinger og forslag.

I afsnit 3 om virkningen af Ombudsmandens arbejde forklares Ombudsmandens løsninger, henstillinger og forslag. De nye gennemførelsesbestemmelser ^[2] (»gennemførelsesbestemmelserne«), som trådte i kraft den 1. september 2016, har i et vist omfang påvirket de udtryk, vi anvender ^[3]. Alle undersøgelser, der er omfattet af denne rapport, blev afsluttet, efter at de nye undersøgelsesplaner trådte i kraft.

I afsnit 3 beskrives også virkningen af Ombudsmandens arbejde i andre sager, hvor klagen blev afgjort af institutionen, eller hvor Ombudsmanden besluttede at iværksætte et strategisk initiativ ^[4].

Der findes også resuméer af sager, der berettiger en "særlig omtale" som ledende eksempler under hver kategori.

2. Ombudsmandens beføjelser og procedurer

Ombudsmanden hjælper enkeltpersoner, virksomheder og sammenslutninger, der har et problem med en EU-institution ^[5]. Samtidig tjener Ombudsmanden offentlighedens interesse ved at hjælpe institutionerne med at forbedre kvaliteten af den service, de yder. Ud over at undersøge klager kan Ombudsmanden også indlede undersøgelser på eget initiativ.

Institutionerne skal give Ombudsmanden de oplysninger, der er nødvendige for at foretage en undersøgelse. Ombudsmanden kan undersøge enhver sag, som en institution ligger inde med, og indhente vidneudsagn fra ansatte. Disse beføjelser er fastsat i Ombudsmandens statut ^[6] (»statutten«). Hvis det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt i en sag, kan Ombudsmanden opfordre institutionen til at revidere sin holdning, yde erstatning eller foretage generelle ændringer for fremtiden. Hvis institutionen reagerer på en konstatering af fejl eller forsømmelser på en utilfredsstillende måde, kan Ombudsmanden henlede den politiske opmærksomhed på en sag ved at udarbejde en særlig rapport til Europa-Parlamentet.

3. Virkningen af Ombudsmandens arbejde

a. Løsninger

Hvis Ombudsmanden mener, at en klage kan løses hurtigt, kan hun fremsætte et løsningsforslag til den pågældende institution på grundlag af statuttens artikel 3, stk. 5 ^[7]. De nye integrerede projekter har gjort det lettere og hurtigere at finde løsninger på fejl og forsømmelser.

b. Anbefalinger

Der kan fremsættes henstillinger, når Ombudsmanden konstaterer fejl eller forsømmelser. Henstillinger rettet til institutionerne offentliggøres samtidig på Ombudsmandens websted.

Hvis henstillingen afvises af institutionen, afslutter Ombudsmanden sagen ved at bekræfte sin konstatering af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden kan forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet om enhver undersøgelse, der afsluttes med en konstatering af fejl eller forsømmelser, som Ombudsmanden anser for at være af væsentlig offentlig interesse. Hvis henstillingen accepteres, afslutter Ombudsmanden sagen og bemærker dette.

c. Forslag

Forslag til forbedringer har til formål at sikre systemiske forbedringer i EU-forvaltningen. De træffes enten i den afgørelse, hvorved sagen afsluttes, eller på et tidligere tidspunkt i undersøgelsen.

d. Afsluttede sager

Ombudsmanden kan afslutte en undersøgelse på et tidligt tidspunkt uden at foreslå en løsning, hvis institutionen afgør sagen spontant efter at være blevet underrettet herom.

e. Strategiske initiativer

Ombudsmanden kan vælge at forfølge strategisk vigtige emner uden at iværksætte en undersøgelse ved at indlede et såkaldt "strategisk initiativ"^[8]. Formålet med disse initiativer er at udveksle forslag med institutionerne om vigtige emner, at henlede opmærksomheden på spørgsmål af offentlig interesse eller at finde ud af mere om et bestemt spørgsmål, inden det besluttes, om det er nødvendigt at indlede en undersøgelse. I 2017 indledte Ombudsmanden 8 strategiske initiativer og afsluttede 6.

4. Hvordan institutionerne reagerede over for Ombudsmanden i sager, der blev afsluttet i 2017

a. Opnåede eller delvis opnåede løsninger

EU-institutionerne accepterede i alt 20 løsningsforslag i sager, der blev afsluttet i 2017 ^[9]. To løsningsforslag blev afvist af Kommissionen ^[10].

Tabel 1 - Løsninger, der er opnået eller delvis opnået af institutionen

Institution	Løsninger (delvis) opnået
Europa-Kommissionen	9
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	1
Den Europæiske Investeringsbank	2
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)	1
Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex)	4
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet	1
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur	2
I alt	20

 

Sag 1616/2016/MDC: Hvordan Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex) behandlede en anmodning om aktindsigt i rapporter om "alvorlige hændelser" i forbindelse med dets operationer i Bulgarien

En journalist, der havde søgt og fået offentlig adgang til »rapporter om alvorlige hændelser« ^[11] fra Frontex’ »operationer« i Bulgarien, mente, at Frontex ikke havde identificeret alle SIR fra den periode, der var omfattet af hans anmodning. Han klagede til Ombudsmanden over, at i) Frontex konsekvent undlader at identificere alle SIR'er om operationer i Bulgarien, og ii) når Frontex behandler anmodninger om aktindsigt, redigerer det SIR på en måde, der ikke er i overensstemmelse med EU-reglerne om aktindsigt ^[12].

Efter sin undersøgelse foreslog Ombudsmanden, at Frontex: i) offentliggøre yderligere SIR, der blev identificeret under Ombudsmandens inspektion ii) hurtigst muligt at udvikle værktøjer til at gøre det lettere at identificere dokumenter i sit registreringssystem iii) forpligte sig til bedre at forklare, hvorfor den redigerer eller ikke videregiver dokumenter og iv) revurdere de redigeringer, den har foretaget af nogle af de SIR'er, som klageren har anmodet om, med henblik på at give yderligere delvis adgang til dem.

Frontex accepterede løsningsforslagene og traf foranstaltninger til at gennemføre dem. Ombudsmanden konkluderede derfor, at der var fundet en løsning, og afsluttede undersøgelsen.

b. Anbefalinger, der er accepteret eller delvist accepteret

EU-institutionerne accepterede eller accepterede delvist i alt 11 henstillinger i sager, der blev afsluttet i 2017 ^[13].

Fem henstillinger blev afvist af Kommissionen, én blev afvist af Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, én af EIB og én af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). Disse sager blev afsluttet med konstateringer af fejl eller forsømmelser.

Tabel 2 - Henstillinger, der er accepteret eller delvis accepteret af institutionen

Institution	Anbefalinger (delvist) accepteret
Europa-Kommissionen	7
Den Europæiske Centralbank	1
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	1
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg	2
I alt	11

 

Sag OI/6/2014/NF: Sammensætningen og gennemsigtigheden af Europa-Kommissionens ekspertgrupper

I denne strategiske undersøgelse blev der set nærmere på de grupper, som Kommissionen har nedsat til at rådgive eksterne eksperter på specifikke politikområder. Ombudsmanden gennemførte en offentlig høring og fremsatte en række forslag til Kommissionen om, hvordan man: sikre en afbalanceret sammensætning af ekspertgrupper, herunder hvordan procedurerne for udvælgelse af deres medlemmer kan forbedres forbedre foreneligheden og synergierne med åbenhedsregistret ^[14] styrke politikken vedrørende interessekonflikter for individuelle eksperter, der udnævnes personligt og forbedre de oplysninger, der er tilgængelige i det offentlige register over ekspertgrupper. Ombudsmanden

fremsatte også to specifikke henstillinger til Kommissionen med henblik på at forbedre gennemsigtigheden i ekspertgruppernes arbejde: at referaterne af ekspertgruppens møder er meningsfulde og detaljerede, og at gruppernes drøftelser som udgangspunkt ikke er fortrolige.

I løbet af undersøgelsen reformerede Kommissionen sit ekspertgruppesystem i vid udstrækning i overensstemmelse med Ombudsmandens forslag og reviderede de gældende regler ^[15]. Kommissionen gjorde navnlig udvælgelsesproceduren for ekspertgruppemedlemmer mere gennemsigtig, indførte en ny politik for interessekonflikter for individuelle eksperter og indførte et krav om, at organisationer og selvstændige skal registreres i åbenhedsregistret for at blive udpeget til ekspertgrupper.

Kommissionen forbedrede også gennemsigtigheden i ekspertgruppernes arbejde. Mødereferater skal nu være "meningsfulde og fuldstændige", og ekspertgrupper kan beslutte at drøfte dem offentligt. Ombudsmanden anså dette for at være et godt fremskridt, men vil overvåge, hvordan Kommissionen fortsat forbedrer gennemsigtigheden i sine ekspertgruppers arbejde.

Sag 454/2014/PMC: EU-Udenrigstjenestens praksis med at tilbyde ulønnede praktikophold i EU-delegationerne

Ombudsmanden undersøgte EU-Udenrigstjenestens praksis med kun at tilbyde ulønnede praktikophold i EU-delegationer efter en klage fra en tidligere praktikant, der hævdede, at dette diskriminerede unge fra mindre velstillede baggrunde.

Ombudsmanden fandt, at ulønnede praktikophold kan føre til en diskriminerende situation, da personer fra mindre privilegerede baggrunde er mere tilbøjelige til at mangle de finansielle midler til at gennemføre sådanne praktikophold. Hun fandt, at EU-Udenrigstjenestens praksis udgjorde fejl eller forsømmelser, og anbefalede derfor EU-Udenrigstjenesten at betale alle sine praktikanter, herunder praktikanter i EU-delegationerne, en passende godtgørelse.

EU-Udenrigstjenesten accepterede anbefalingen og indførte efter godkendelse fra "budgetmyndighederne" nye regler for at sikre, at disse praktikophold nu aflønnes ^[16]. 

Sag 1688/2015/JAP: Europa-Kommissionens beslutning om at inddrive midler fra en deltager i et EU-projekt om ældre og IKT

Klageren er en belgisk baseret nonprofitorganisation, der deltog i et EU-finansieret projekt, der havde til formål at løse de problemer, som ældre, der anvender IKT-løsninger, står over for. En finansiel revision viste, at det system, som klageren anvendte til registrering af arbejdstiden, var upålideligt. Som følge heraf forsøgte Kommissionen at inddrive mere end 85 000 EUR fra klageren.

Under undersøgelsen bemærkede Ombudsmanden, at revisorerne også havde anerkendt, at klagerens arbejde med to specifikke "leverancer" var legitimt, og det samme var den tilhørende arbejdstid. Hun fandt det uretfærdigt og

Det er uforholdsmæssigt, at Kommissionen ønskede at inddrive alle midler på grund af de generelle mangler ved tidsregistreringssystemet. Ombudsmanden konstaterede fejl eller forsømmelser i Kommissionens adfærd og anbefalede den at revidere sin afgørelse og nedsætte det beløb, den søgte at inddrive, i overensstemmelse hermed.

Kommissionen accepterede fuldt ud Ombudsmandens henstilling og indvilligede i at reducere det beløb, der skulle inddrives, med næsten 37 000 EUR.

Følgende eksempel vedrører en sag, hvor Ombudsmandens henstillinger ikke blev accepteret, og Ombudsmanden afsluttede sagen og bekræftede sine konklusioner om fejl eller forsømmelser.

Sag 682/2014/JF: Europa-Kommissionens krav om, at personer, der anmoder om aktindsigt i dokumenter, skal angive deres postadresse

Denne sag vedrørte Kommissionens afslag på at registrere en anmodning om aktindsigt fra en ikkestatslig organisation, da den ikke havde angivet en postadresse. Ombudsmanden var enig i, at EU-institutionerne skal træffe passende og forholdsmæssige foranstaltninger til at kontrollere identiteten af dem, der anmoder om aktindsigt, men mente, at de også bør sikre den bredest mulige og nemmeste adgang.

Ombudsmanden fremsatte henstillinger med henblik herpå. Hun anmodede navnlig Kommissionen om at registrere sig og straks behandle klagerens anmodning og om ikke længere at kræve en postadresse fra dem, der anmodede om aktindsigt, hvis de gav en passende alternativ form for kontakt (f.eks. en e-mailadresse). Da Kommissionen afviste henstillingerne, afsluttede Ombudsmanden sagen med to konstateringer af fejl eller forsømmelser.

I forbindelse med denne undersøgelse fremsatte Ombudsmanden også forslag til Kommissionen om at modernisere den måde, hvorpå den behandler anmodninger om aktindsigt. Et af forslagene var, at Kommissionen skulle overveje alternative onlinesystemer eller elektroniske kommunikationsmidler. Efter at undersøgelsen var afsluttet, meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den var i færd med at analysere muligheden for at oprette et nyt elektronisk anmeldelsessystem for anmodninger om aktindsigt.

c. Opfølgning på forslag til forbedringer

Der blev fremsat i alt 58 forslag i 26 sager, der blev afsluttet i 2017 [17]. Mange af disse forslag blev fremsat i forbindelse med undersøgelser på eget initiativ. Opfølgningen på forslag var tilfredsstillende i 84 % af tilfældene. Dette er lavere end sidste års sats på 94 %.

Tabel 3 - Tilfredsstillende svar på forslag fremsat i 2017 pr. institution

Institution	Forslag	Tilfredsstillende svar	% af tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet	1	0	0%
Europa-Kommissionen	35	28	80%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	3	3	100%
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg	1	1	100%
Den Europæiske Investeringsbank	1	1	100%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor	7	6	86%
Det Europæiske Miljøagentur	1	1	100%
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet	1	1	100%
Det Europæiske Lægemiddelagentur	5	5	100%
Det Europæiske Asylstøttekontor	1	1	100%
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur	2	2	100%
I alt	58	49	84%

Initiativundersøgelse OI/2/2016/RH: Hvordan Europa-Kommissionen behandlede sager om kemiske stoffers toksicitet

Sagen vedrørte Kommissionens behandling af sager om vurdering af kemiske stoffer i henhold til EU's REACH-regler ^[18]. Undersøgelsen så navnlig på forsinkelser i behandlingen af dossierer, der evaluerede reproduktionstoksiciteten af 216 kemiske stoffer. På grund af de fremskridt, der blev gjort i løbet af hendes undersøgelse, afsluttede Ombudsmanden sagen, men opfordrede Kommissionen til at rapportere tilbage for at bekræfte, at den havde truffet de aftalte foranstaltninger. Ombudsmanden opfordrede også alle parter, der er involveret i opfølgningen på evalueringerne af kemiske stoffer i henhold til REACH, til at afhjælpe en systemisk mangel, der blev konstateret i hendes undersøgelse, nemlig manglen på incitamenter for dem, der registrerer kemiske stoffer, til at ajourføre deres dossierer.

Kommissionen rapporterede tilbage til Ombudsmanden og beskrev de fremskridt, den havde gjort med behandlingen af sagerne. Den erkendte, at der fortsat var problemer med at få virksomhederne til at ajourføre deres registreringsdossierer, og at den ville fremsætte forslag til at afhjælpe dette i 2019 efter høring af de relevante parter, herunder gennem ny afledt ret.

Initiativundersøgelse OI/6/2016/AB: Forebyggelse af interessekonflikter med Europa-Kommissionens "særlige rådgivere"

Denne strategiske undersøgelse undersøgte Kommissionens regler og praksis for at sikre, at dens "særlige rådgivere", som rådgiver kommissærerne, ikke har interessekonflikter som følge af deres aktiviteter uden for Kommissionen.  Under undersøgelsen glædede Ombudsmanden sig over, at Kommissionen havde forbedret udformningen af de særlige rådgiveres opgaver. Hun var også positiv over for foranstaltningerne.

den havde udarbejdet for at mindske risikoen for mulige interessekonflikter. Hun bemærkede imidlertid, at Kommissionen ikke altid gav en overbevisende forklaring på, hvorfor den anså særlige rådgiveres eksterne aktiviteter for ikke at udgøre potentielle risici.

Ombudsmanden konkluderede, at Kommissionen kunne forbedre sin praksis yderligere, og fremsatte ti forslag. Disse fokuserede på: vedtagelse af en mere proaktiv tilgang til vurdering af risikoen for konflikter, inden de udvikler sig til reelle problemer anvendelse af klare og effektive afbødende foranstaltninger til at imødegå de risici, der opstår og forbedre offentlighedens adgang til oplysninger om særlige rådgivere.

Kommissionen var enig i, at det var nødvendigt at gøre yderligere fremskridt med hensyn til at vurdere risikoen for interessekonflikter og anvende mere specifikke og operationelle afbødende foranstaltninger for at imødegå disse risici. Det erkendte, at det bedre kunne formulere mandaterne for særlige rådgivere og anvende eksempler til vurdering af potentielle konflikter.

Kommissionen forpligtede sig også til fuldt ud at anvende den eksisterende kontraktmæssige forpligtelse for særlige rådgivere til at anmelde enhver ny aktivitet, de påtager sig. Det blev også enigt om at overveje at offentliggøre erklæringer om særlige rådgiveres aktiviteter og revisionserklæringer online. Ombudsmanden glædede sig over Kommissionens tilsagn om yderligere at forbedre sin praksis og forpligtede sig til at følge op på undersøgelsen inden for to år.

Sag 1475/2016/JAS: Sådan gennemførte Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA) en risikovurdering vedrørende human papillomavirusvacciner ("HPV-vacciner")

Denne sag vedrørte, hvordan EMA gennemførte en risikovurdering vedrørende HPV-vacciner. Den såkaldte "henvisningsprocedure" havde til formål at undersøge, om der er tegn på en årsagssammenhæng mellem HPV-vaccination og to syndromer, men fandt ingen sammenhæng. Klagerne var uenige i det videnskabelige arbejde, som denne konklusion var baseret på, og udtrykte bekymring over procedurens gennemsigtighed og upartiskhed.

Ombudsmanden indledte en undersøgelse for at vurdere, om EMA havde de nødvendige proceduremæssige garantier for at sikre, at undersøgelsen af videnskabelig dokumentation er fuldstændig og uafhængig, og om disse garantier blev anvendt korrekt i dette tilfælde.

Som svar på et forslag fra Ombudsmanden i forbindelse med hendes undersøgelse indvilligede EMA i at revidere fortrolighedskravene til sine eksperter, således at de offentligt kan drøfte detaljerne i den videnskabelige debat, når denne debat er afsluttet. Ombudsmanden konkluderede, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser fra EMA's side, men hun foreslog, at agenturet proaktivt offentliggør så mange oplysninger som muligt om det videnskabelige arbejde i dets interne rådgivende udvalg, og at det overvejer at offentliggøre lister over alle relevante dokumenter vedrørende hver enkelt indbringelsesprocedure eller overveje andre måder, hvorpå interesserede personer kan hjælpes med at identificere de dokumenter, de ønsker at indhente.

Ombudsmanden glæder sig over, at EMA generelt har vist vilje til at reagere på hendes forslag. Den er i færd med at revidere sine fortrolighedskrav. Den har også forpligtet sig til at forbedre adgangen til produktinformation og er i færd med at udvikle mere offentligt tilgængelige oplysninger om sine evalueringsprocedurer. EMA er også i færd med at ombygge sit websted for at forbedre brugervenligheden og søgefunktionen for dokumenter. EMA var uenig i Ombudsmandens forslag om at udarbejde lister over

relevante offentlige dokumenter. Ved at oprette et team, der skal hjælpe med anmodninger om aktindsigt, mener Ombudsmanden imidlertid, at EMA har fundet et acceptabelt alternativ.

Sag 7/2016/PL: De sprog, der er til rådighed i forbindelse med offentlige høringer tilrettelagt af Europa-Kommissionen

Sagen vedrørte det forhold, at offentlige høringer på Kommissionens websted ofte ikke var tilgængelige på alle EU's officielle sprog. Ombudsmanden indledte en undersøgelse, hvorunder Kommissionen udarbejdede en ny sprogpolitik for offentlige høringer. De nye foranstaltninger omfatter f.eks. oversættelse af de offentlige høringer vedrørende Kommissionens arbejdsprogram til alle officielle EU-sprog. Med den nye politik blev der også indført en procedure for at afgøre, hvilke sprog andre offentlige høringer skal oversættes til.

Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen, men foreslog, at Kommissionen nøje overvåger virkningen af sin nye sprogpolitik, og i hvilket omfang den respekterer princippet om, at offentlige høringer bør være tilgængelige på alle officielle EU-sprog. Ombudsmanden foreslog også, at Kommissionen på sit særlige websted om offentlige høringer medtager et afsnit, der beskriver dens nye sprogpolitik og en forklaring på, hvorfor nogle høringer ikke er tilgængelige på alle EU-sprog.

I sit opfølgende svar anførte Kommissionen, at der allerede er sket en betydelig stigning i antallet af offentlige høringer, der oversættes. Det har også inkluderet en forklaring af sin sprogpolitik online. Ombudsmanden vil fortsat overvåge situationen i forbindelse med en bredere offentlig høring, som hun iværksatte om brugen af sprog i EU-institutionerne.

d. Overholdelsesprocenter for afsluttede sager i 2017

Der var en samlet overholdelsesgrad på 81 % for Ombudsmandens forslag til sager, der blev afsluttet i 2017. Institutionerne reagerede positivt på 80 ud af de 99 forslag, som Ombudsmanden fremsatte for at korrigere eller forbedre deres administrative praksis ^[19]. Overholdelsesgraden er baseret på antallet af positive svar på løsningsforslag, henstillinger og forslag fremsat i sager, der blev afsluttet i 2017. Der var yderligere 148 sager, hvor Ombudsmanden mente, at institutionerne havde taget skridt til at forbedre deres måde at arbejde på.

Som det fremgår af tabel 4 nedenfor, varierer overholdelsesgraden fra den ene institution til den anden. Otte af de 14 undersøgte institutioner havde en overholdelsesgrad på 100 %, mens Kommissionen - som tegner sig for de fleste tilfælde - havde en overholdelsesgrad på 76 %.

Selv om disse statistikker ofte er baseret på meget få sager, betyder ethvert resultat, der er lavere end 100 %, at institutionen ikke har efterkommet et forslag fra Ombudsmanden.

Der var en lavere grad af efterlevelse af Ombudsmandens henstillinger end af løsningsforslag eller -forslag. Institutionerne accepterede 11 ud af de 19 fremsatte henstillinger.

Tabel 4 - Overensstemmelsesgrad pr. institut

Institution	Løsninger anbefalinger, forslag	Tilfredsstillende svar	% af Tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet	1	0	0%
Europa-Kommissionen	58	44	76%
Den Europæiske Centralbank	1	1	100%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	6	5	83%
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg	3	3	100%
Den Europæiske Investeringsbank	4	3	75%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor	7	6	86%
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)	2	1	50%
Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex)	4	4	100%
Det Europæiske Miljøagentur	1	1	100%
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet	2	2	100%
Det Europæiske Lægemiddelagentur	5	5	100%
Det Europæiske Asylstøttekontor	1	1	100%
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur	4	4	100%
I alt	99	80	81%

5. Konklusion

Denne rapport udgør en årlig indsats for at måle overholdelsen af Ombudsmandens forslag ud fra et statistisk synspunkt. I nogle tilfælde afspejles virkningen ikke nødvendigvis i en årlig overholdelsesgrad. Der er f.eks. tilfælde, hvor institutionerne på et senere tidspunkt kan efterkomme et forslag fra Ombudsmanden.

Eksempelvis opfordrede Ombudsmanden i juli 2015 Kommissionen til proaktivt at offentliggøre sine afgørelser om godkendelse af tidligere kommissærers aktiviteter efter mandatperiodens udløb samt udtalelser om disse aktiviteter fra det etiske ad hoc-udvalg, et rådgivende organ med tre medlemmer ^[20] . Kommissionen afslog dengang af hensyn til privatlivets fred og for at beskytte kommercielle oplysninger. I september 2017 fremlagde Kommissionen imidlertid et nyt udkast til adfærdskodeks for kommissærer, som indeholder bestemmelser om proaktiv offentliggørelse af disse afgørelser og udvalgets relaterede udtalelser. Dette blev formelt vedtaget i februar 2018 ^[21]. Ombudsmanden glæder sig over disse fremskridt.

Hvor det er muligt, er det at foretrække at skabe forbedringer tidligere. Dette er den første rapport, der omfatter sager, der udelukkende er afsluttet under de nye undersøgelsesprocedurer. Hovedformålet med de nye IP'er er at gøre det muligt for os at håndtere sager på en mere effektiv måde og at fremskynde tingene. Vi er i færd med at evaluere deres virkning og vil rapportere om det i det kommende år.

 

[1] For at gøre det kort bruger denne rapport udtrykket "institution" til at henvise til alle EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/da/ressources/provisions.faces

[3] Under de nye undersøgelsesprocedurer anvendes "anbefalinger" normalt til at behandle alle konstateringer af fejl eller forsømmelser, inden en undersøgelse afsluttes. Tidligere anvendte Ombudsmanden udtrykket "kritisk bemærkning", da hun afsluttede en sag med en konstatering af fejl eller forsømmelser. De nye gennemførelsesbestemmelser erstattede begrebet "kritiske bemærkninger" med det enkle og klare begreb "konstatering af fejl eller forsømmelser". Hvis en henstilling afvises af institutionen, afsluttes sagen med en "konstatering af fejl eller forsømmelser".

De nye integrerede projekter erstattede også begrebet "yderligere bemærkninger" med begrebet "forslag til forbedringer", som har til formål at sikre systemiske forbedringer i EU-forvaltningen.

[4] Se afsnit 3e nedenfor.

[5] Artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde giver Ombudsmanden beføjelse til at undersøge tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af EU-institutionerne med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner.

[6] Europa-Parlamentets afgørelse 2008/587 af 18.6.2008 om ændring af afgørelse 94/262 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EUT 2008, L 189, s. 25).

[7] I statuttens artikel 3, stk. 5, hedder det: "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe den pågældende fejl eller forsømmelse til ophør og imødekomme klagen."

[8] Yderligere oplysninger om Ombudsmandens strategiske initiativer findes på følgende link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] I to af disse sager accepterede institutionerne forslag fra Ombudsmanden i løbet af undersøgelsen, selv om der ikke forelå noget formelt løsningsforslag. Resultatet af disse sager blev registreret som "en (delvis) opnået løsning".

[10] I fire tilfælde afviste institutionerne løsningsforslag og de efterfølgende henstillinger. For at undgå dobbelttælling indeholder statistikken kun den negative opfølgning på anbefalingerne i disse tilfælde.

[11] En »alvorlig hændelse« defineres af Frontex som en begivenhed eller begivenhed, der kan påvirke eller være relevant for en Frontex-mission eller dens image eller sikkerheden for deltagerne på missionen. Som eksempler kan nævnes krænkelser af grundlæggende rettigheder, EU-retten, international lovgivning vedrørende adgang til international beskyttelse og Frontex' adfærdskodeks. Rapporter om alvorlige hændelser indsamles og analyseres af Frontex' "situationscenter".

[12] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30.5.2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145, s. 43).

[13] Delvis accept af en anbefaling sker, når instituttet reelt har reageret konstruktivt på centrale punkter i anbefalingen.

[14] EU's åbenhedsregister er et offentligt register, der føres i fællesskab af Kommissionen og Europa-Parlamentet, og som har til formål at give oplysninger om de organisationer og interesserepræsentanter, der interagerer med institutionerne.

[15] Kommissionens afgørelse om fastlæggelse af horisontale regler om oprettelse af Kommissionens ekspertgrupper og deres funktion, 30. maj 2016, C(2016) 3301 final.

[16] Afgørelse truffet af generaldirektøren for budget og administration i Tjenesten for EU's Optræden Udadtil den 21. december 2017, som findes på følgende link:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] Når der fremsættes et forslag i en afgørelse, der afslutter en undersøgelse, opfordres institutionen normalt til at svare inden for en frist på seks måneder. Da de berørte institutioner endnu ikke har svaret, omfatter statistikkerne i denne rapport ikke:

i) to forslag fremsat i den afgørelse, der afslutter sag 266/2016/PMC mod Kommissionen, og

ii) et forslag fremsat i afgørelsen om afslutning af sag 639/2017/TN mod Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor.

[18] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1907/2006 om registrering, vurdering og godkendelse af samt begrænsninger for kemikalier (EUT L 396 af 30.12.2006, s. 1).

[19] Se fodnote 9-10 ovenfor.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/61417

[21] Kommissionens afgørelse af 31. januar 2018 om en adfærdskodeks for medlemmer af Europa-Kommissionen, som ophæver og erstatter adfærdskodeksen af 20. april 2011, og Kommissionens afgørelse af 21. oktober 2003 om nedsættelse af det etiske ad hoc-udvalg.