Kære formand

I forbindelse med Ruslands angrebskrig mod Ukraine finansierer EU EU EU-medlemsstaternes donationer af militært udstyr til Ukraine gennem den europæiske fredsfacilitet ^[1] og har vedtaget lovgivning, der har til formål at øge ammunitionsproduktionen for at hjælpe medlemsstaterne med at opretholde deres reserver og samtidig sikre levering af ammunition til Ukraine [2]. 

EU vil også bruge 8 mia. EUR mellem 2021 og 2027 gennem Den Europæiske Forsvarsfond for at supplere medlemsstaternes investeringer i forskning og udvikling på sikkerheds- og forsvarsområdet. I henhold til forordningen om Den Europæiske Forsvarsfond [3] er Europa-Kommissionen ansvarlig for at beslutte, hvordan disse midler skal fordeles. I den forbindelse bistås det af eksterne eksperter, som bidrager til evalueringen, den etiske gennemgang og vurderingen af budgetoverslagene for forslagene.

Kommissionen udvælger eksperter på grundlag af deres færdigheder, erfaring og viden under hensyntagen til de opgaver, de får pålagt, med henblik på at sikre en passende rotation af eksperterne og en passende balance mellem den private og den offentlige sektor. De uafhængige eksperter bør ikke evaluere, rådgive eller bistå i spørgsmål, hvor de har interessekonflikter, navnlig med hensyn til deres stilling på evalueringstidspunktet. Når Kommissionen udvælger og aflønner eksterne eksperter til at bistå med evalueringen af forslag, offentliggøres lister over eksperter normalt, hvilket giver mulighed for en vis offentlig kontrol. EUF-forordningen fraviger imidlertid udtrykkeligt denne generelle regel, idet disse eksperters identitet ikke offentliggøres [4]. Det er derfor så meget desto vigtigere, at den vurdering af interessekonflikter, som Kommissionen foretager ved udvælgelsen af eksperter, er solid.

I forbindelse med tidligere korrespondance om Den Europæiske Forsvarsfond ^[5] underrettede Kommissionen mit kontor om sin "virksomhedstilgang"vedrørende håndtering af interessekonflikter, som i vid udstrækning synes at være baseret på de udvalgte eksperters egenerklæring om (manglende) interessekonflikter.

På denne baggrund har jeg besluttet at indlede en undersøgelse for at undersøge, hvordan Kommissionen sikrer, at der ikke er interessekonflikter med eksterne eksperter, der bistår den med projektforslagsevalueringer, etiske vurderinger og omkostningsoverslag under Den Europæiske Forsvarsfond.

Jeg har konkluderet, at det som et første skridt ville være nyttigt at modtage et skriftligt svar fra Kommissionen på de spørgsmål, der er anført i bilaget. Bemærk venligst, at jeg vil offentliggøre Kommissionens svar ^[6].

Den ansvarlige for undersøgelserne er Koen Roovers.

Jeg vil være taknemmelig for at modtage Kommissionens svar senest den 31. januar 2024.

Din oprigtige,

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 10. november 2023

Bilag – Spørgsmål til Kommissionen i OI/5/2023/KR

1. I forbindelse med tidligere korrespondance om Den Europæiske Forsvarsfond ^[7] forklarede Kommissionen, at Kommissionens medarbejdere med ansvar for særlige emner under Den Europæiske Forsvarsfond foretager indledende kontroller af, at der ikke foreligger interessekonflikter, når de forhåndsudvælger eksperter fra den interne ekspertforvaltning (EMI), en database med ekspertprofiler ("forhåndsudvælgelsesfasen"). Den forklarede endvidere, at Kommissionens ansatte internt, til den ansvarlige kontorchef, aflægger rapport om den metode, der er anvendt ved screeningen af eksperter ved den foreløbige udvælgelse, individuelt og i sin helhed. Dette omfatter aspekter såsom kontrol af ekspertise, tilgængelighed, tilsyneladende fravær af interessekonflikter og forskellige baggrunde.

Inden forslag til projekter under Den Europæiske Forsvarsfond tildeles eksterne eksperter til evaluering, kontrollerer Kommissionens ansatte på grundlag af eksperternes CV'er, at de eksperter, der er udpeget til at vurdere forslagene, ikke har samme arbejdsgiver som dem, der ansøger om finansiering (fasen forud for modtagelsen af forslag).

a. Ansatte i Kommissionen, der er involveret i disse vurderinger:

• anmode om yderligere oplysninger fra potentielle eksperter for bedre at forstå, om der er risiko for interessekonflikter? Hvis ja, bedes du give nogle eksempler.
• anvende offentligt tilgængeligt materiale til at krydshenvise eller verificere aspekter, eller baserer de sig udelukkende på oplysningerne fra (eller i svaret fra) eksperterne?

b. Hvilke oplysninger skal eksperterne udfylde, når de registrerer sig online?[8] Angiv den relevante skabelon.

Hvis eksperter skal uploade et CV, foreskriver Kommissionen da et bestemt format/minimum af oplysninger, der skal gives?

c. Kan Kommissionen redegøre nærmere for, hvordan elementerne i kapitel 2 om »upartiskhed« i den gældende adfærdskodeks for eksperter [9] vurderes i fasen med den foreløbige udvælgelse?

2. I forbindelse med tidligere korrespondance om Den Europæiske Forsvarsfond [10] viste det sig, at Kommissionen anvender en "corporate approach" vedrørende håndtering af interessekonflikter, som i vid udstrækning bygger på de udvalgte eksperters egenerklæring om (ingen) interessekonflikter.

a. Hvor ofte har eksperter hidtil selv erklæret interessekonflikter? Angiv data for hver årlig udgiftsrunde.[11]

b. På samme måde, hvor ofte blev eksperterne afvist fra evalueringen af forslagene? Angiv data for hver årlig udgiftsrunde.

3. Hvis der konstateres en interessekonflikt, som normalt ville føre til udelukkelse af eksperten [12], kan Kommissionens ansatte beslutte at beholde eksperten, hvis følgende tre kumulative betingelser er opfyldt:

• i. eksperten arbejder i en anden afdeling/et andet laboratorium/institut end den, hvor foranstaltningen skal gennemføres, og
• ii. afdelingerne/laboratorierne/institutterne i den pågældende organisation opererer med en høj grad af autonomi og
• iii. deltagelsen er begrundet i kravet om at udpege de bedste tilgængelige eksperter og i den begrænsede størrelse af puljen af kvalificerede eksperter.«

a. Hvor ofte er eksperter med interessekonflikter [13] blevet inddraget i evalueringspaneler?

b. Har Kommissionen på samme måde udstedt retningslinjer til medarbejdere, der er involveret i håndteringen af interessekonflikter, herunder med hensyn til, hvordan de kan udøve deres skønsbeføjelser i forbindelse med anvendelsen af undtagelsen fra udelukkelse? Hvis ja, vedlægges en kopi af denne vejledning sammen med svaret.

4. Følgende situationer kan anses for at udgøre en interessekonflikt, hvis Kommissionens ansatte træffer afgørelse herom "i lyset af de objektive omstændigheder, de tilgængelige oplysninger og de potentielle risici":

i. ansættelse af eksperten hos en af ansøgerne (eller tilknyttede tredjeparter eller andre tredjeparter, der er involveret i foranstaltningen) inden for de seneste tre år

ii. ekspertens deltagelse i en kontrakt, [..] eller medlemskab af ledelsesstrukturer (f.eks. medlem af ledelse eller rådgivende udvalg osv.) eller forskningssamarbejde med en ansøger, tilknyttet tredjepart eller anden tredjepart, der er involveret i foranstaltningen, inden for de seneste tre år

iii) enhver anden situation, der kunne så tvivl om hans/hendes evne til at deltage i evalueringen upartisk, eller som med rimelighed kunne synes at gøre det i en ekstern tredjeparts øjne.

a. Er det på grundlag af standardkontrakten korrekt, at de ansvarlige ansatte i Kommissionen, hvis et eller flere af disse tilfælde opstår, kan beslutte at udelukke eksperten fra evalueringen af det pågældende forslag eller også for konkurrerende forslag eller hele indkaldelsen og om nødvendigt erstatte ham/hende og foretage en reevaluering?

b. Hvor mange sager har Kommissionen identificeret som henhørende under nr. i)-iii) ovenfor? Angiv data for hver årlig udgiftsrunde.

c. I hvor mange af disse tilfælde var eksperter med interessekonflikter udelukket fra evalueringspanelerne? Angiv data for hver årlig udgiftsrunde.

d. Har Kommissionen udstedt retningslinjer for personale, der foretager denne vurdering af interessekonflikter, herunder med hensyn til, hvordan de kan udøve skønsbeføjelser til at fastholde potentielt modstridende eksperter i evalueringspanelerne? Hvis ja, vedlægges en kopi af denne vejledning sammen med svaret.

Modtog Kommissionen advarsler, f.eks. fra andre eksperter, ansøgere eller tredjeparter, om risici for interessekonflikter, bortset fra eksperters egenerklæringer? Hvis ja, angiv eksempler og data for hver årlig udgiftsrunde.

b. Giver Kommissionen andre muligheder for at foretage sådanne indberetninger sammen med den?

c. Bliver eksperterne informeret om de gældende regler for whistleblowing? Hvis ja, hvordan?

d. Er det muligt for Kommissionen at foretage revisioner eller efterfølgende revisioner for at sikre, at de udpegede eksperter ikke kommer i konflikt med hinanden?

6. Rapporterer Kommissionen om eventuelle spørgsmål vedrørende interessekonflikter uden for Kommissionen, f.eks. til programudvalget (repræsentanter for EU's medlemsstater) eller til Europa-Parlamentet?

[1] Den europæiske fredsfacilitet er baseret på en afgørelse vedtaget af Rådet. Se: https://www.consilium.europa.eu/en/policies/european-peace-facility/.

[2] Se loven om støtte til produktion af ammunition (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Forordning (EU) 2021/697 om oprettelse af Den Europæiske Forsvarsfond, se: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Jf. artikel 26, stk. 2, i forordning 2021/697, hvortil der henvises i fodnote 2.

[5] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Hvis du ønsker at indsende dokumenter eller oplysninger, som du anser for at være fortrolige, og som ikke bør offentliggøres, bedes du markere dem som "fortrolige". Krypterede e-mails kan sendes til vores særlige postkasse.Oplysninger og dokumenter af denne art vil blive slettet fra Den Europæiske Ombudsmands sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

[7] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] Se: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Se de situationer, der er anført i punkt a) på side 1-5 i bilag 1 til standardkontrakt for eksperter: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] Kommissionen har truffet beslutninger om to årlige udgiftsrunder:

· 20. juli 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en

· 26. juni 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding

[12] Jf. de situationer, der er anført i bilag I "Adfærdskodeks", punkt 2.1, litra a), på side 2 i standardkontrakten for eksperter: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Jf. artikel 2, stk. 1, litra a), i bilag 1 til standardkontrakten for eksperter, se fodnote 7.

[14] Idem.