Kære X

Efter Ombudsmandens afslutning af sin undersøgelse af sag 1996/2022/NH har klageren igen henvendt sig til os og anfægtet Kommissionens afslag på at give bredere aktindsigt i dokumenterne i den genfremsatte fase. Vi har besluttet at indlede en undersøgelse af Kommissionens afslag på aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001.

I maj 2022 anmodede klageren om aktindsigt i dokumenter vedrørende tredjepartsovervågning af EU's operationer i Libyen. Hans anmodning havde til formål at kontrollere rigtigheden af en erklæring fra en repræsentant for Kommissionen om, at "indtil videre har kontrahenten ikke indberettet nogen overtrædelser af princippet om ikke at gøre skade"[1]. Kommissionen identificerede oprindeligt seks dokumenter og gav afslag på aktindsigt med den begrundelse, at udbredelsen ville være til skade for i) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til internationale forbindelser [2] og ii) beskyttelsen af en igangværende beslutningsproces [3].

I august 2022 genfremsatte klageren sin begæring og hævdede, at Kommissionen skal give konkrete og specifikke grunde til, at udbredelsen af et givet dokument kan være til skade for den interesse, der er beskyttet af den påberåbte undtagelse.

I mangel af en bekræftende afgørelse i november 2022 henvendte klageren sig til Ombudsmanden, som indledte en undersøgelse af Kommissionens undladelse af at afgive et bekræftende svar (sag 1996/2022/NH). I januar 2023 inspicerede Ombudsmanden de omtvistede dokumenter, da der ikke var gjort betydelige fremskridt med vedtagelsen af den bekræftende afgørelse. Dette fik Ombudsmanden til i marts 2023 at underrette Kommissionen om, at "Kommissionens afslag på at fremlægge dokumenterne uden en detaljeret og overbevisende begrundelse er problematisk". 

Den 1. oktober 2023 vedtog Kommissionen den bekræftende afgørelse, og Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen 1996/2022/NH som følge heraf. Som anført ovenfor har vi nu indledt en undersøgelse af Kommissionens afslag på aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001.

Indledningsvis finder vi det nødvendigt at gennemgå de omtvistede dokumenter, for så vidt som de adskiller sig fra dem, der allerede blev kontrolleret i sag 1996/2022/NH. Det er vores opfattelse, at de fleste af de dokumenter, der er anført i den bekræftende afgørelse, svarer til dem, vi har kontrolleret i forbindelse med sag 1996/2022/NH. "Dokument 6.2" er imidlertid beskrevet i den bekræftende afgørelse som en rapport fra december 2021, mens rapporterne vedrørende "dokument 6" i det oprindelige svar er dateret januar 2022. Vi ser derfor gerne, at det afklares, om der blev identificeret nye dokumenter i genfremsættelsesfasen, og om eventuelle oprindeligt identificerede dokumenter efterfølgende blev anset for at være uden for anvendelsesområdet.

For så vidt angår de dokumenter, der nu er delvist offentliggjort, vil vi være taknemmelige for at modtage de markerede kopier med angivelse af, hvilke dele der ikke blev videregivet til klageren, og de undtagelser, der blev påberåbt i forbindelse med redigeringerne.

I den bekræftende afgørelse nævnes høringen af kontrahenten i henhold til artikel 4, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Vi mener også, at det er nødvendigt at gennemgå dokumenterne vedrørende de høringer af tredjeparter, der er gennemført i denne forbindelse.

Kommissionen bedes venligst fremsende ovennævnte dokumenter, helst i elektronisk format via krypteret e-mail [4], senest den 8. november 2023.

De dokumenter, der er genstand for begæringen om aktindsigt, vil blive behandlet fortroligt sammen med alt andet materiale, som Kommissionen vælger at dele med os, og som den betegner som fortroligt. Dokumenter af denne art vil blive behandlet og opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolige status og vil blive slettet fra Ombudsmandens sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

Kommissionen redegjorde for sin holdning i den bekræftende afgørelse af 1. oktober 2023. Hvis Kommissionen imidlertid ønsker at fremsætte yderligere synspunkter, som Ombudsmanden skal tage hensyn til i forbindelse med denne undersøgelse, vil vi være taknemmelige, hvis de kan fremsendes til os senest femten arbejdsdage efter modtagelsen af dette brev, dvs. senest den 22. november 2023.

Et møde mellem Kommissionen og Ombudsmandens undersøgelseshold, hvor vi kan drøfte denne sag, kunne overvejes på et senere tidspunkt.

Den ansvarlige for efterforskningen er Alice Bernard.

Din oprigtige,

Rosita Hickey Forespørgselsdirektør

Strasbourg, den 27. oktober 2023

[1] Se klage 2089/2023/ACB vedlagt.

[2] Artikel 4, stk. 1, litra a), tredje led, i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN. 

[3] Artikel 4, stk. 3, første afsnit, i forordning 1049/2001.

[4] Krypterede e-mails kan sendes til vores dedikerede postkasse.