Ombudsmanden har anmodet Kommissionen om hurtigst muligt at håndtere de systemiske forsinkelser i dens behandling af anmodninger om aktindsigt og har bemærket, at der er behov for en grundlæggende nytænkning, således at de frister, der er fastsat i EU's gennemsigtighedsforordning, overholdes.

Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ viste, at når folk anmoder Kommissionen om at revidere sin oprindelige afgørelse om aktindsigt — fordi den afslog eller kun gav delvis aktindsigt i de ønskede dokumenter — overskrides fristerne i gennemsigtighedsforordningen (1049/2001) i 85 % af tilfældene.

Over 60 % af sådanne afgørelser om fornyet prøvelse tog mere end 60 arbejdsdage på trods af en maksimal frist på 30 arbejdsdage.  

Ombudsmanden anerkendte det stigende antal og kompleksiteten af de anmodninger — over 8000 i 2021 — som Kommissionen behandler, idet anmodningsstillerne forfølger mindre end 10 % af de negative afgørelser.

Ombudsmandens erfaring med behandling af klager over aktindsigt er imidlertid, at der ofte forekommer lange forsinkelser i sager, der er af væsentlig offentlig interesse.

Virkningen af sådanne forsinkelser er i nogle tilfælde, at de indhentede oplysninger ikke længere er nyttige til forskningsmæssige eller journalistiske formål. Forsinkelserne kan også forhindre borgerne i at give deres mening til kende på relevante tidspunkter i beslutningstagningen.

Det tog Kommissionen næsten syv måneder at gennemgå sine oprindelige konklusioner i en aktindsigtssag vedrørende dokumenter vedrørende Polens nationale plan under genopretnings- og resiliensfaciliteten.

En journalist modtog dokumenter vedrørende Kommissionens køb af medicinske masker under standarden næsten to år efter den oprindelige anmodning, mens en anmodning om aktindsigt vedrørende en kommissærs arbejdsrelaterede rejse tog Kommissionen i alt 14 måneder at behandle.

Ombudsmandens undersøgelse viste, at de systemiske og betydelige forsinkelser i behandlingen af anmodninger om aktindsigt udgjorde fejl eller forsømmelser.

Idet det bemærkes, at "forsinket aktindsigt er nægtet", henviser Ombudsmandens konklusioner også til muligheden for, at de langvarige forsinkelser kan afholde folk fra at fremsætte anmodninger om aktindsigt.

Ombudsmanden foreslog, at Kommissionen afsætter flere ressourcer til at behandle genfremsatte begæringer, engagerer sig konstruktivt og åbent med personer, der anmoder om dokumenter, og foregriber emner af offentlig interesse, så det kan være proaktivt gennemsigtigt.

Resultaterne viste, at disse forslag kun vil gå så langt med hensyn til at reducere forsinkelserne, da der er behov for en mere grundlæggende ændring fra Kommissionens side.

I henhold til forordning 1049/2001 skal EU-institutionerne træffe en afgørelse i den indledende fase og revisionsfasen inden for højst 30 arbejdsdage. Se hele henstillingen her.