KONKLUSION: 2038/2021/DL

Tilfældets titel: EU-Udenrigstjenestens afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende udnævnelsen af en EU-ambassadør

Dato: Torsdag den 13. januar 2022

Fjerninspektionsarrangementer og fysisk placering

Nuværende

Tjenesten for EU's Optræden Udadtil

Fungerende kontorchef, EU-Udenrigstjenesten SG.AFFGEN.2 – Parlamentariske anliggender

Koordinering af ombudsmanden, EU-Udenrigstjenesten SG.AFFGEN.2 – Parlamentariske anliggender

Juridisk rådgiver, SG.AFFGEN.1 – Juridiske anliggender

Politisk medarbejder, RM.HR.2.SEC1 – Ledelse og midlertidigt ansatte

Politisk medarbejder, SG.2 – Parlamentariske anliggender

Den Europæiske Ombudsmand

O'REGAN Fergal, juridisk chefekspert, direktoratet for undersøgelser

KING Jennifer, juridisk ekspert, undersøgelsesdirektoratet

MS GEHRING Michaela, undersøgelsesmedarbejder, direktoratet for undersøgelser

LAERMANS Dorien, undersøgelsesmedarbejder, undersøgelsesdirektoratet

Formålet med aktindsigten og mødet

Formålet med mødet var at gennemgå dokumenterne for at kontrollere, om Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) var berettiget til at anvende undtagelserne i henhold til EU-reglerne om aktindsigt ^[1] som fastsat i dens »bekræftende afgørelse«.

Ombudsmandens undersøgelseshold ønskede desuden at få yderligere præciseringer fra EU-Udenrigstjenesten med hensyn til, hvorfor den havde givet afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter, da det fremgik, at manglen på en detaljeret begrundelse fra EU-Udenrigstjenesten i dens afgørelse gjorde det vanskeligt for klageren at forstå, hvorfor hans begæring blev afslået i sin helhed.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens undersøgelseshold præsenterede sig, takkede EU-Udenrigstjenestens repræsentanter for at mødes med dem og redegjorde for formålet med mødet. Undersøgelsesholdet skitserede den retlige ramme, der gælder for møder afholdt af Ombudsmanden, navnlig at Ombudsmanden ikke vil videregive oplysninger, som EU-Udenrigstjenesten har identificeret som fortrolige, hverken til klageren eller til nogen anden person uden for Ombudsmandens kontor uden forudgående samtykke fra EU-Udenrigstjenesten.

Ombudsmandens undersøgelseshold forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om mødet, der skulle sendes til EU-Udenrigstjenesten for at sikre, at det var faktuelt nøjagtigt og fuldstændigt. Møderapporten ville derefter blive færdiggjort, medtaget i sagsakterne og fremsendt til klageren. Der vil ikke blive medtaget fortrolige oplysninger i rapporten.

Udvekslede oplysninger og inspicerede dokumenter

Kontrollerede dokumenter

Ombudsmandens undersøgelseshold gennemgik forhåndsudvælgelsesrapporten, interviewrapporten, rapporten fra assessmentcentret og den endelige rapport. Repræsentanterne for EU-Udenrigstjenesten fremlagde også visse dokumenter, der ikke var omfattet af klagerens anmodning om aktindsigt.

Oplysninger om afslaget på aktindsigt i dokumenterne

EU-Udenrigstjenestens repræsentanter forklarede i detaljer, hvordan udvælgelsesprocessen for en EU-ambassadør fungerer, fra indgivelsen af kandidaternes ansøgninger til den højtstående repræsentants officielle udnævnelse. Listen over udvalgte ansøgere godkendes af kommissærkollegiet, inden den højtstående repræsentant træffer endelig afgørelse i sin egenskab af ansættelsesmyndighed. Repræsentanterne understregede, at der er en relativt høj grad af kontrol med sådanne udnævnelser i forhold til andre ansatte, der er ansat i samme lønklasse. Udvælgelsespanelerne består f.eks. af repræsentanter for EU-Udenrigstjenesten, Kommissionen, Generalsekretariatet for Rådet og medlemsstaterne. Udnævnelsen efterfølges af en pressemeddelelse og offentliggørelse af ambassadørens korte CV. Desuden kan Europa-Parlamentet beslutte at udveksle synspunkter med en udvalgt kandidat, inden vedkommende tiltræder sit embede, idet der sikres demokratisk kontrol.

EU-Udenrigstjenestens repræsentanter forklarede, at deres afgørelse om begæringen om aktindsigt i denne sag var kortfattet, da de retlige principper og retspraksis er klare, idet der i henhold til forordning 1049/2001 bør gives afslag på aktindsigt, hvis udbredelse ville være til skade for privatlivets fred og den enkeltes integritet.^[2] Endvidere skal der i overensstemmelse med retspraksis ^[3] tages hensyn til reglen i personalevedtægten om, at udvælgelseskomitéernes arbejde skal være hemmeligt ^[4], når det afgøres, om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001 ville være til skade for en institutions beslutningstagning ^[5]. Da dokumenterne indeholder navnene på alle ansøgere og den kvalitative vurdering af disse ansøgere, måtte den afslå at give aktindsigt.

Repræsentanterne for EU-Udenrigstjenesten fandt, at klagerens argumenter ikke påviste, at der forelå en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen ^[6], og de kunne heller ikke selv påvise nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen. Selv om udnævnelsen af en EU-ambassadør er vigtig, er der efter udvalgets opfattelse ingen offentlig interesse i at se evalueringerne af kandidaterne.

Repræsentanterne for EU-Udenrigstjenesten fandt også, at klagerens argumenter ikke godtgjorde, at videregivelsen af personoplysningerne til klageren var nødvendig til et specifikt formål i offentlighedens interesse. De fremførte også, at der var en rimelig og forudsigelig risiko for, at videregivelsen af ansøgernes personoplysninger ville være til skade for ansøgernes legitime interesser ^[7].

Repræsentanterne for EU-Udenrigstjenesten sagde endvidere, at udbredelsen af dokumenterne kunne hæmme fremtidige udvælgelsesprocedurer, da det ville afsløre de typer spørgsmål, der stilles, og hvordan vurderingerne foretages, hvilket ville gøre det muligt for potentielle fremtidige kandidater at undergrave effektiviteten af udvælgelsesprocessen.

Afslutning af aktindsigt og møde

Undersøgelsesholdet takkede EU-Udenrigstjenestens repræsentanter for deres tid og for de afgivne forklaringer, og mødet sluttede.

Bruxelles, den 19. januar 2022

Fergal O'Regan Dorien Laermans

Chef for juridiske ekspertforespørgsler

[1] Forordning 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning 1049/2001.

[3] Se f.eks. Rettens dom af 23. september 2020, ZL mod EUIPO, sag T-596/18, præmis 45-48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Artikel 6 Bilag III til vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Artikel 4, stk. 3, andet led, i forordning 1049/2001.

[6] I overensstemmelse med artikel 4, stk. 3, andet led, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

[7] I artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001 hedder det: "Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger". Den fællesskabslovgivning, der henvises til, er forordning 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. I overensstemmelse med artikel 9, stk. 1, litra b), i forordning 2018/1725 skal en institution følge en analyse i tre faser for at vurdere, om videregivelse af personoplysninger vil være lovlig. For det første skal den undersøge, om den anmodende part har godtgjort, at videregivelsen af personoplysningerne til ham er nødvendig til et specifikt formål i samfundets interesse. Hvis dette er tilfældet, skal institutionen fastslå, om videregivelsen kan skade de registreredes legitime interesser. Endelig skal institutionen foretage en "afvejning" mellem interesserne hos den person, der anmoder om indsigt i personoplysningerne, og de registreredes legitime interesser.