Kære X

Vedlagt fremsendes ovenstående afgørelse.

På grundlag af min undersøgelse på eget initiativ har jeg besluttet at afslutte sagen med følgende konklusioner:

EU-agenturerne bør vedtage en solid procedure for vurdering af anmeldelser af (tidligere) ledende medarbejdere med henblik på at påtage sig roller i den private sektor, der er tæt knyttet til deres tidligere opgaver.

EU-agenturer, der mangler en intern politik til forebyggelse af interessekonflikter hos bestyrelsesmedlemmer (ikkeansatte), bør tilskynde deres styrende organer til at vedtage en sådan politik.

For at bistå EU-agenturerne med at forbedre deres praksis i forbindelse med svingdørsbevægelser har Ombudsmanden vedtaget vedlagte retningslinjer for god praksis for håndtering af svingdørssituationer.

Jeg agter at anvende retningslinjerne for god praksis på sager, som jeg bliver gjort opmærksom på i fremtiden. Retningslinjerne findes i bilaget til dette brev.

Bemærk venligst, at jeg i afgørelsen har henvist til eksempler på, hvad jeg anser for at være god administrativ praksis, herunder fra Deres agentur. Hvis du ønsker at gøre indsigelse mod, at disse henvisninger medtages i den offentliggjorte udgave af afgørelsen, bedes du underrette mit kontor inden kl. 10.00 den 22. april 2026 (datoen for offentliggørelsen).

Din oprigtige,

Teresa Anjinho

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 20. april 2026

Bilag - Retningslinjer for god praksis ved håndtering af svingdørssituationer

1. Forebyggelse

have en standardprocedure for vurdering af svingdørssituationer, som omfatter en klar trinvis vejledning til agenturet, dets personale og bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med underretninger, vurdering, afbødende foranstaltninger, gennemsigtighed og overholdelse.

Give medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer omfattende uddannelses- og vejledningsmateriale og gennemføre regelmæssige oplysningskampagner og kommunikationsinitiativer for at fremme overholdelsen af de gældende etiske regler.

Fastlægge klare kriterier for i) forbud mod flytning efter ansættelsen eller mandatets ophør eller ii) fremsættelse af henstillinger i sager, der involverer visse deltidsbeskæftigede bestyrelsesmedlemmer udpeget af nationale myndigheder, idet det sikres, at potentielle medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer forstår disse begrænsninger, inden de tiltræder agenturet.

Når du har fået kendskab til, at et personale eller et bestyrelsesmedlem har til hensigt at påbegynde en ny ansættelse, skal du straks vurdere, om du vil tilbagekalde adgangsrettigheder eller, hvis der er tale om personale, fratage dem specifikke opgaver.

Kræve, at medarbejdere, der har til hensigt at tiltræde en ny stilling, informerer deres etik- og/eller complianceteams, som kan hjælpe med at vurdere potentielle risici og rådgive om de næste skridt, herunder informerer linjelederen.

2. Meddelelse

For (tidligere) ansatte:

I tilfælde af sene meddelelser skal den (tidligere) ansatte instrueres om at afvente formel godkendelse, inden den nye aktivitet påbegyndes (hvor det stadig er muligt), og udtrykkeligt minde dem om deres forpligtelser til at sikre fremtidig overholdelse af meddelelsesfrister.

I tilfælde af ufuldstændige eller uklare meddelelser skal du straks anmode om manglende oplysninger og suspendere fristen på 30 arbejdsdage for at træffe en afgørelse, indtil meddelelsen er fuldstændig, eller først begynde fristen, når alle nødvendige oplysninger er blevet fremlagt.

For (tidligere) bestyrelsesmedlemmer:

Bed (tidligere) bestyrelsesmedlemmer om at underrette om aktiviteter efter mandatets ophør i to år efter mandatets ophør og inden påbegyndelsen af de planlagte aktiviteter efter mandatets ophør analogt med de regler, der gælder for ansatte.

3. Vurdering

Sikre, at (tidligere) medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer får mulighed for at kommentere udkast til afgørelser eller udkast til henstillinger med forslag til begrænsninger eller forbud.

Vedtage en begrundet afgørelse straks, som informerer (tidligere) medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer om deres ret til at anfægte afgørelsen.

Dokumentere vurderingen af anmeldelser og de dermed forbundne beslutningsprocesser for at sikre, at alle relevante oplysninger registreres, og at det er muligt at føre effektivt tilsyn.

For (tidligere) ansatte:

Kontakt den (tidligere) ansattes nærmeste leder på et tidligt tidspunkt.

Konsekvent høre de blandede udvalg om (tidligere) ansattes planlagte aktiviteter efter tjenesteperiodens ophør i den private sektor eller om andre stillinger, der kan give anledning til risici.

Anmode om, at (tidligere) ansatte indsender en formel beskrivelse af deres nye rolle eller det relaterede stillingsopslag (hvis det foreligger) sammen med deres meddelelse.

For (tidligere) bestyrelsesmedlemmer:

I mangel af retligt bindende håndhævelsesmekanismer vurdere aktiviteterne efter mandatets ophør med hensyn til eventuelle konflikter, der måtte opstå i forbindelse med agenturets legitime interesser, og, hvor det er relevant, fremsætte tilsvarende henstillinger til den relevante nationale kompetente myndighed. Dette bør ske så hurtigt som muligt, og ideelt set inden det (tidligere) bestyrelsesmedlem påbegynder den anmeldte aktivitet.

For at sikre rettidig vedtagelse af henstillinger skal der gennemføres skriftlige godkendelsesprocedurer for det relevante ledelsesorgan, hvorved potentielle forsinkelser som følge af sjældne fysiske møder undgås.

4. Afbødende foranstaltninger

Undersøge hele spektret af tilgængelige foranstaltninger i forbindelse med vurdering af aktiviteter efter tjeneste eller mandat, f.eks. afkølingsperioder, forbud mod kontakt og/eller lobbyvirksomhed og mulige forbud mod visse roller i den private sektor.

Hvis risiciene ikke i tilstrækkelig grad kan afbødes, forbydes den pågældende person (midlertidigt) at udføre sådanne aktiviteter. Hvis der er tale om et (tidligere) bestyrelsesmedlem, der repræsenterer en national myndighed, kan denne afgørelse tage form af en henstilling til den nationale myndighed.

For (tidligere) ansatte:

Hvis begrænsninger forbyder håndtering af visse forhold, lette overholdelsen ved at udarbejde og dele en liste over disse forhold med den pågældende (tidligere) ansatte.

5. Gennemsigtighed

Offentliggøre oplysninger om tidligere ledende medarbejderes godkendte aktiviteter efter tjenesteperiodens ophør og tidligere bestyrelsesmedlemmers aktiviteter efter mandatets ophør på agenturets websted kort efter vedtagelsen af de relevante afgørelser eller henstillinger.

For (tidligere) ansatte:

Del betingede beslutninger direkte med den (tidligere) ansattes nye arbejdsgiver.

Anvende en tilstrækkelig bred definition af ledende medarbejdere ved gennemførelsen af bestemmelsen i artikel 16 i EU's personalevedtægt til at omfatte alle centrale ledelsesroller i agenturet.

Giv nærmere oplysninger om begrænsninger, der gælder for tidligere medarbejdere, for relevant personale efter need-to-know-princippet.

For (tidligere) bestyrelsesmedlemmer:

Del anbefalinger om (tidligere) bestyrelsesmedlemmers aktiviteter efter mandatophør, der indebærer restriktioner eller forbud, med den relevante nationale myndighed og med agenturets styrende organer.

6. Overholdelse og overvågning

Overvåge overholdelsen af eventuelle afbødende foranstaltninger, der anvendes, samt af fortrolighedsforpligtelsen.

I tilfælde af en påstået overtrædelse af reglerne skal du straks fastslå de faktiske omstændigheder, vurdere alvoren af den manglende overholdelse og i de alvorligste tilfælde indlede (disciplinær) opfølgning.

For ansatte på orlov uden løn:

Implementere et automatiseret varslingssystem for at underrette både de berørte medarbejdere og det ansvarlige team om kommende frister for fornyelse af godkendte eksterne aktiviteter.