Kære formand

Jeg skriver til dig og samtidig til andre EU-institutioner, -organer og -agenturer for at søge dit samarbejde om et vigtigt, men potentielt overset spørgsmål: optagelse af tekst- og chatbeskeder.

Som enhver anden offentlig forvaltning anvender EU-administrationen i stigende grad moderne elektroniske kommunikationsmidler i sit daglige arbejde. Covid-19-krisen og de dermed forbundne telearbejdsordninger har øget brugen heraf yderligere.

EU-administrationen bør gøre alt, hvad der står i dens magt, for at afspejle den moderne kommunikations virkelighed i sine regler og praksis for dokumentforvaltning. Selv om det hverken er muligt eller ønskeligt for medarbejderne at registrere alle tekstbeskeder og straksbeskeder, der sendes eller modtages som led i deres erhverv, er EU-administrationen i henhold til EU-retten forpligtet til så vidt muligt og på en ikkevilkårlig og forudsigelig måde at udarbejde og opbevare dokumentation vedrørende sine aktiviteter.^[1] Beslutningen om at registrere en bestemt oplysning i administrationens dokumentstyringssystem bør i henhold til EU-retten ikke afhænge af mediet - det være sig et brev, en e-mail, en tekst- eller straksbesked - men af dens indhold ^[2].

Som europæisk ombudsmand er jeg fast besluttet på at fremme de højest mulige forvaltningsstandarder i hele EU's offentlige tjeneste. Registrering af oplysninger opfylder den vigtige funktion at lette udvekslingen heraf, tilvejebringe dokumentation for trufne foranstaltninger, opfylde institutionernes retlige forpligtelser og bevare deres hukommelse. Det er også en forudsætning for, at EU-administrationen kan opfylde sine gennemsigtighedsforpligtelser, navnlig ved at lette offentlighedens adgang til dokumenter og gennemføre princippet om ansvarlighed i forbindelse med offentlige foranstaltninger.

Optagelsen af tekst- og chatbeskeder og offentliggørelsen heraf har for nylig været genstand for debat i flere EU-medlemsstater [3]. ^{Spørgsmålet} blev også bragt til min opmærksomhed i oktober 2020 ^[4], da Det Europæiske Råd sagde, at det ikke ligger inde med nogen mobiltelefonbaserede meddelelser, som dets daværende formand sendte til stats- og regeringscheferne i 2018 som svar på en anmodning om aktindsigt.

Jeg mener derfor, at det er på tide at indlede en drøftelse om passende regler og praksis for registrering, når det drejer sig om elektronisk kommunikation såsom tekst- og instant messaging, på EU-forvaltningsniveau.

Som et første skridt vil jeg gerne indsamle oplysninger om regler og praksis for registrering af tekst- og chatbeskeder i hele EU's forvaltning. Med henblik herpå bedes Kommissionen besvare spørgsmålene i bilaget til dette brev. Ved at indsamle disse oplysninger håber jeg at kunne identificere god praksis, som kan vejlede EU-administrationen i håndteringen af dette vigtige spørgsmål i fremtiden.

Jeg vil være taknemmelig for at modtage Kommissionens svar på mine spørgsmål senest den 15. november 2021. Hvis Kommissionen har brug for yderligere oplysninger eller præciseringer vedrørende dette initiativ, bedes du kontakte den ansvarlige undersøgelsesmedarbejder, Tanja Ehnert.

På forhånd tak for Deres samarbejde om dette vigtige spørgsmål.

Din oprigtige,

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 30. juni 2021

bilag

1) Om de gældende regler:

• Omfatter Kommissionens afgørelse om forvaltning af fortegnelser tekst- og chatbeskeder, der sendes eller modtages via professionelle og/eller personlige enheder?

• Fastlægger Kommissionens afgørelse om forvaltning af fortegnelser kriterier/principper for registrering af tekst- og chatbeskeder?

• Fastlægger Kommissionens afgørelse om forvaltning af fortegnelser, hvordan medarbejderne skal registrere tekst- og chatbeskeder?

Giv os de relevante bestemmelser i din beslutning om forvaltning af fortegnelser.

2) Om gennemførelsen af de gældende regler:

• Hvordan gennemføres afgørelsen om forvaltning af fortegnelser for så vidt angår tekst- og instant messaging? Har Kommissionen f.eks. udstedt relevante retningslinjer til personalet, eller tilbyder den personalet uddannelse i dette spørgsmål?

• Har Kommissionen i praksis registreret tekst- og chatbeskeder? I bekræftende fald bedes Kommissionen give eksempler herpå.

• Har Kommissionen allerede modtaget anmodninger om aktindsigt i tekst- og/eller chatbeskeder i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, eller har Kommissionen identificeret tekst- og/eller chatbeskeder som værende omfattet af en anmodning om aktindsigt? I bekræftende fald bedes Kommissionen give eksempler herpå.

• Hvordan søger Kommissionen efter relevante "dokumenter", når den modtager anmodninger om aktindsigt, der eksplicit eller implicit omfatter tekst- og/eller chatbeskeder? Har Kommissionen indført mekanismer (f.eks. retningslinjer eller instrukser) for at hjælpe personalet med at søge efter sådanne "dokumenter"?

Giv os venligst de relevante dokumenter.

Samme brev er blevet sendt til følgende institutioner og agenturer:

• Rådet
• af Europa-Parlamentet
• Det Europæiske Kemikalieagentur
• Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet
• Det Europæiske Lægemiddelagentur
• Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning
• Den Europæiske Centralbank

[1] Dom afsagt af Retten i Første Instans den 26. april 2007 i sag T-264/04, WWF European Policy Programme mod Rådet, præmis 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] I overensstemmelse med definitionen af "dokument" i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] F.eks. i Nederlandene (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3 af 20. marts 2019), i Tyskland (forvaltningsdomstolen i Berlin (VG) 2 K 163/18 af 26. august 2020) og i Irland (Irish Information Commissioner, sagsnummer: 180450 af 15. maj 2019).

[4] Afgørelse i sag 1219/2020/MIG om, hvordan Det Europæiske Råd behandlede en anmodning om offentlig adgang til mobiltelefonbaserede meddelelser, som den daværende formand angiveligt sendte til stats- og regeringscheferne, 26. oktober 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/en/134237.