Strasbourg, den 27.7.2020

OI/4/2020/TE

Ang.: Gennemsigtighed i Rådets beslutningstagning under covid-19-krisen

Kære Thomas Tranholm-Mikkelsen

Jeg hilste for nylig ^[1] de skridt velkommen, som Rådet har taget for proaktivt at offentliggøre yderligere lovgivningsdokumenter. Disse forbedringer bør gøre det lettere for offentligheden at få indflydelse på EU's lovgivning, som er en vigtig demokratisk rettighed.

Rådet er sammen med de øvrige vigtigste EU-institutioner i øjeblikket i færd med at træffe afgørelse om foranstaltninger af største betydning som reaktion på covid-19-krisen. For at offentligheden kan drage EU-institutionerne og deres nationale regeringer til ansvar og i videst muligt omfang deltage i EU's demokratiske proces, skal disse beslutninger træffes på en gennemsigtig måde.

Rådet har besluttet midlertidigt at fravige sin forretningsorden for at fortsætte sit arbejde under disse ekstraordinære omstændigheder. Jeg forstår, at Generalsekretariatet for Rådet udsendte en intern note, hvori det i detaljer redegør for, hvordan Rådet fungerer i henhold til denne undtagelse.

Selv om jeg anerkender behovet for, at Rådet tilpasser sin beslutningsproces i den nuværende situation, skal de højeste standarder for gennemsigtighed opretholdes, ikke på trods af krisen, men netop på grund af krisen og de vigtige beslutninger, der træffes i denne periode.

En foreløbig vurdering af Rådets nuværende arbejdsmetoder giver anledning til flere betænkeligheder med hensyn til gennemsigtighed, som er nærmere beskrevet i nedenstående spørgsmål. Bemærk, at det primære problem er, at de nuværende ordninger synes at resultere i mindre gennemsigtig beslutningstagning, fordi der er mindre dokumentation til rådighed end under normale omstændigheder. For at kunne gå videre med min undersøgelse [2] er det nødvendigt, at mit kontor gennemgår visse dokumenter og mødes med repræsentanter for Rådet.

Jeg ville derfor være taknemmelig, hvis der kunne arrangeres et møde mellem mit undersøgelseshold og Rådets personale for bedre at forstå de gennemsigtighedsordninger, der er indført under covid-19-krisen, navnlig med hensyn til den tilgængelige dokumentation om Rådets beslutningsproces.

Under dette møde ville jeg sætte pris på, hvis De kunne sørge for, at mine medarbejdere inspicerer ^[3] følgende dokumenter:

1. Sager vedrørende vedtagelsen af fem retsakter vedtaget ved skriftlig procedure under covid-19-krisen. Disse fem sager bør omfatte følgende to retsakter:

Rådets forordning (EU) 2020/672 af 19. maj 2020 om oprettelse af et europæisk instrument for midlertidig støtte til mindskelse af risiciene for arbejdsløshed i en nødsituation (SURE) som følge af covid-19-udbruddet (interinstitutionel kode: 2020/0057)

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/696 af 25. maj 2020 om ændring af forordning (EF) nr. 1008/2008 om fælles regler for driften af lufttrafiktjenester i Fællesskabet i lyset af covid-19-pandemien (interinstitutionel kode: 2020/0069)

De resterende tre sager kan vælges af Rådet og kan indeholde covid-19-relaterede eller ikkerelaterede retsakter af lovgivningsmæssig og ikkelovgivningsmæssig karakter.

2. Dokument ST 6934 2020 INIT med titlen "Exceptional measures on the continuation of decision making in the Council" (Ekstraordinære foranstaltninger til videreførelse af beslutningstagningen i Rådet) af 19. marts 2020.

3. Dokumentation for tre arbejdsgruppers arbejde, herunder dagsordener, mødereferater, referater af uformelle møder i forbindelse med tele- eller videokonferencer og resultater af skriftlige høringer pr. e-mail, i perioden fra den 1. januar 2020 til den 30. juni 2020.

De tre arbejdsgrupper kan vælges af Rådet og bør omfatte arbejdsgrupper, der har (og ikke har) haft "væsentlige møder".

Oplysninger eller dokumenter, som Deres institution anser for fortrolige, vil ikke blive videregivet til andre uden forudgående samtykke fra Rådet. Oplysninger og dokumenter af denne art vil blive slettet fra Den Europæiske Ombudsmands sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet [4].

For at få et fuldstændigt overblik over, hvordan Rådet fungerer i denne periode, vil det også være nyttigt på inspektionsmødet at undersøge nedenstående spørgsmål. Rådet kan også ønske at følge op med et skriftligt svar på nogle af eller alle disse spørgsmål efter samlingen:

1. Den interne note, som Generalsekretariatet rundsendte, og som beskriver, hvordan Rådets beslutningsproces har fungeret under covid-19-krisen, er ikke offentligt tilgængelig. Begrund venligst beslutningen om at beholde dette notat som "internt".

2. I overensstemmelse med Rådets afgørelse om midlertidigt at fravige sin forretningsorden afholdes der i øjeblikket ingen formelle rådssamlinger. Ministrene kan dog mødes på uformelle ministermøder, der afholdes via video- eller telekonference.

Er dagsordener for sådanne uformelle møder gjort offentligt tilgængelige? Hvis ja, hvornår og i hvilken form?

Er det muligt for offentligheden at få adgang til referater af sådanne uformelle møder, og i bekræftende fald hvordan?

3. Jeg forstår, at Rådets arbejdsgrupper, hvis møder ikke anses for væsentlige, fortsætter med at arbejde uden dog at tilrettelægge fysiske møder.

Er det muligt for offentligheden at få adgang til referater af arbejdsgruppemøder eller -høringer, der ikke er af fysisk karakter? Forklar venligst ved at angive, hvilken type dokument der anvendes til disse formål, og om offentligheden vil kunne finde sådanne fortegnelser i Rådets dokumentregister.

Giv en oversigt over, hvor ofte arbejdsgrupper uden fysiske møder nåede til enighed om retsakter mellem den 23. marts 2020 og den 30. juni 2020?

Det ville være nyttigt, hvis mødet kunne afholdes i anden halvdel af september 2020. Hvis Deres medarbejdere har brug for yderligere oplysninger eller præciseringer vedrørende forespørgslen, kan de kontakte min afdeling for strategiske undersøgelser (Tanja Ehnert eller Elke Winter-Mes).

Din oprigtige,

Emily O'Reilly

[1] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/130298

[2] Ud over undersøgelser af specifikke klager har Den Europæiske Ombudsmand også beføjelse til at foretage undersøgelser på eget initiativ. Strategiske undersøgelser ser på bredere systemiske spørgsmål, der påvirker EU-forvaltningen:

[3] Indsamling af oplysninger og kontrol af dokumenter foretages på grundlag af artikel 3, stk. 2, i Den Europæiske Ombudsmands statut ( http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/statute.faces#hl2) og artikel 4 i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces#hl3.

[4] I overensstemmelse med artikel 4, stk. 8, og artikel 9, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces