Baggrund

1. Som enhver anden offentlig forvaltning anvender EU-administrationen moderne elektroniske kommunikationsmidler i sit daglige arbejde. Covid-19-krisen og de dermed forbundne telearbejdsordninger har øget brugen heraf yderligere.

2. EU-administrationen bør afspejle den moderne kommunikations virkelighed i sine regler og praksis for dokumentforvaltning.

3. Det er rimeligt at antage, at det ikke er praktisk muligt for medarbejderne at registrere alle tekstbeskeder og chatbeskeder, der sendes eller modtages i deres faglige kapacitet. Om en bestemt oplysning skal registreres i administrationens dokumentstyringssystem eller ej, bør imidlertid ikke afhænge af mediet – det være sig et brev, en e-mail, en tekst eller en chatbesked – men af dets indhold.

4. Registrering af oplysninger opfylder den vigtige funktion at lette udvekslingen heraf, tilvejebringe dokumentation for trufne foranstaltninger, opfylde institutionernes retlige forpligtelser og bevare deres hukommelse. Det er også en forudsætning for, at EU-administrationen kan opfylde sine gennemsigtighedsforpligtelser, navnlig ved at lette offentlighedens adgang til dokumenter og gennemføre princippet om ansvarlighed i forbindelse med offentlige foranstaltninger [1].

5. Optagelsen af tekst- og chatbeskeder og offentliggørelsen heraf har i de seneste år været genstand for debat i flere EU-medlemsstater [2]. Ombudsmanden er også blevet gjort opmærksom på dette spørgsmål [3].

6. Ombudsmanden fandt det derfor hensigtsmæssigt at indlede en drøftelse om passende regler og praksis for registrering, når det drejer sig om elektronisk kommunikation såsom tekst og instant messaging, på EU-forvaltningsniveau.

7. Med henblik herpå indsamlede Ombudsmanden oplysninger om regler og praksis for registrering af tekst- og chatbeskeder fra hele EU's administration [4] Ombudsmanden så også på relevante regler og praksis, der er blevet udviklet på nationalt og internationalt plan [5].

Ombudsmandens konklusioner

8. Alle otte EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer (IBOA'er), som Ombudsmanden kontaktede, anførte, at tekst- og straksbeskeder i princippet er omfattet af den generelle definition af dokument, der er fastsat i deres respektive afgørelser om forvaltning af fortegnelser. To af IBOA'erne havde mere specifikke regler.

9. Ingen af IBAO'erne gav deres personale specifik vejledning (eller uddannelse) i registrering af tekst- og chatbeskeder. En IBAO anførte, at den ville vurdere behovet for en sådan vejledning (eller uddannelse) i forbindelse med en kommende revision af sin beslutning om forvaltning af fortegnelser.

10. To IBAO'er havde allerede erfaring med registrering af tekst- og chatbeskeder i deres respektive dokumentstyringssystem. En af disse IBAO'er havde offentliggjort chatbeskeder efter modtagelse af en anmodning om aktindsigt.

11. Nogle IBAO'er sagde, at deres personale, der beskæftiger sig med begæringer om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001, ikke blot søger i deres dokumentstyringssystem efter registrerede dokumenter for at identificere dokumenter, som der anmodes om aktindsigt i. De kontakter i stedet også alle relevante afdelinger/medarbejdere, der kan være i besiddelse af relevante dokumenter, der er omfattet af begæringen om aktindsigt.

Praktiske anbefalinger

På grundlag af de indsamlede oplysninger identificerede Ombudsmanden god praksis, som kan vejlede EU-administrationen i håndteringen af dette spørgsmål i fremtiden. Disse er afspejlet i de "praktiske anbefalinger" nedenfor:

IBAO'er bør:

• Tage hensyn til den stadigt stigende brug af tekst og instant messaging i dokumenthåndteringsregler og -praksis. Konkret indebærer dette, at beslutningen om at registrere en bestemt oplysning i administrationens dokumentstyringssystem ikke bør afhænge af mediet – det være sig et brev, en e-mail, en tekst eller en chatbesked – men af dets indhold.
• Indføre teknologiske løsninger, der gør det nemt at optage tekst- og chatbeskeder i dokumentstyringssystemer. I mellemtiden sørge for alternative måder at registrere sådanne meddelelser på.
• Udstede klar vejledning til personalet om, hvordan tekst- og chatbeskeder, der opfylder kriterierne for dokumentregistrering, bør udtrækkes, overføres og registreres. Alt personale, der anvender elektroniske arbejdsenheder, bør kunne forstå, hvordan man udtrækker og overfører tekst- og chatbeskeder fra meddelelsesapps eller -platforme til det relevante dokumentstyringssystem.
• Øge personalets bevidsthed om behovet for at sikre, at tekst- og chatbeskeder, der opfylder registreringskriterierne, udtrækkes, overføres og registreres regelmæssigt og rutinemæssigt. Ud over standardmeddelelser om intern kommunikation kan dette f.eks. ske ved at tilbyde uddannelse til eksisterende medarbejdere og som led i introduktionsprogrammer for nye medarbejdere.
• Sørg for, at opbevaringsperioderne for tekst- og chatbeskeder på elektroniske enheder, der bruges til arbejde, er i overensstemmelse med opbevaringspolitikken.
• have indført en procedure, der sikrer, at alle dokumenter, som medarbejderen er i besiddelse af, herunder tekst- og chatbeskeder, der opfylder registreringskriterierne, registreres, når medarbejderen forlader virksomheden.
• Anerkende, at arbejdsrelateret tekst og chatbeskeder er "dokumenter" som omhandlet i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt.
• Når der behandles anmodninger om aktindsigt i dokumenter, der kan omfatte tekst- og chatbeskeder, skal der tages hensyn til alle steder, hvor sådanne meddelelser kan lagres, herunder elektronisk udstyr, der anvendes af personalet, og personalet skal bistås med potentielt at opbevare sådanne meddelelser i deres søgninger, f.eks. ved at give instrukser.
• Sikre, at deres standardsøgeværktøj gør det muligt at identificere tekst- og chatbeskeder (som sådan), når de er blevet registreret i deres dokumentstyringssystem.

På dette grundlag afslutter Ombudsmanden dette strategiske initiativ.

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 13.7.2022

[1] Rettens dom af 26. april 2007, WWF European Policy Programme mod Rådet, T-264/04, præmis 61: ... Med henblik på en effektiv udøvelse af retten til aktindsigt skal de berørte institutioner så vidt muligt og på en ikke-vilkårlig og forudsigelig måde udarbejde og opbevare dokumenter vedrørende deres virksomhed.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] F.eks. i Nederlandene (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20. marts 2019), i Tyskland (forvaltningsdomstolen i Berlin (VG) 2 K 163/18, 26. august 2020) og i Irland (Irish Information Commissioner, sagsnummer: 180450 af 15. maj 2019).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (sag 1219/2020/MIG) og https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (sag 1316/2021/MIG).

[4] I forbindelse med dette strategiske initiativ kontaktede Ombudsmanden otte EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer, nemlig Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union, Den Europæiske Centralbank (ECB), Det Europæiske Kemikalieagentur (ECHA), Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet (EFSA), Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA) og Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex).

[5] Se f.eks. Europarådets konvention om aktindsigt i officielle dokumenter (CETS nr. 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.