Kære
M. Den 16. december 1997 sendte De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende en række uregelmæssigheder i forbindelse med almindelig udvælgelsesprøve A 1/97 (spanske administratorer), som var organiseret af Den Socialdemokratiske Gruppe i Europa-Parlamentet. Deres påstande vedrører sammensætningen af udvælgelseskomitéen for udvælgelsesprøven og gennemsigtigheden i dens arbejde.
Den 5. februar 1998 videresendte jeg Deres klage til formanden for Europa-Parlamentet med anmodning om kommentarer inden udgangen af maj 1998. Den 4. juni 1998 anmodede Europa-Parlamentets generalsekretær om en fristforlængelse på en måned. Efter at have imødekommet denne første anmodning blev der den 15. juli 1998 modtaget en yderligere anmodning om en ny forlængelse. Den 27. juli 1998 fremsendte Europa-Parlamentet sin udtalelse, som jeg fremsendte til Dem den 4. august med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Den 28. september 1998 fremsendte De Deres bemærkninger.
Den 25. februar 1999 skrev De til mig med et forslag til en mindelig løsning på problemet. Jeg sendte Deres forslag til Europa-Parlamentet den 3. marts 1999 med en anmodning om kommentarer inden udgangen af april 1999. Denne frist blev senere udsat til den 31. maj 1999 efter anmodning fra Europa-Parlamentet. Den 15. juni 1999 modtog jeg Europa-Parlamentets svar.
Jeg skriver nu for at fortælle dig resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I 1997 deltog klageren i almindelig udvælgelsesprøve A 1/97 (spanske administratorer) arrangeret af Den Socialdemokratiske Gruppe i Europa-Parlamentet. Selv om hun var blevet interviewet af udvælgelseskomitéen, var hendes navn ikke opført på udvælgelsesprøvens reserveliste.
Klageren skrev til udvælgelseskomitéens sekretariat og anmodede om adgang til sine skriftlige prøver. Udvælgelseskomitéen meddelte hende, at eftersom dens arbejde var fortroligt, således som det er fastsat i vedtægten og anerkendt i Domstolens praksis, kunne den ikke give adgang til hendes skriftlige prøve. I skrivelsen blev det tilføjet, at selv om hun havde opnået et højt antal point ved de skriftlige prøver (83 point over 100), kunne hendes navn på grund af de samtaler, som udvælgelseskomitéen havde gennemført, ikke opføres på reservelisten.
Efter endnu en anmodning fra klageren meddelte udvælgelseskomitéen hende den 26. november 1997, at tre ansøgere var blevet opført på reservelisten for denne udvælgelsesprøve, hvoraf to var blevet udvalgt til at besætte de ledige stillinger. Brevet henviste kun til navnene på disse kandidater. I svaret blev ansøgernes resultater ikke nævnt på grund af den fortrolige karakter af udvælgelseskomitéens drøftelser. Denne afgørelse blev bekræftet af formanden for den politiske gruppe, der var ansvarlig for tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøven.
Klageren indgav derfor en klage til Den Europæiske Ombudsmand med følgende påstande:
1. Overtrædelse af interne procedurer: Klagen viste, at en række regler i Den Socialdemokratiske Gruppes forordninger ikke var blevet overholdt:
Artikel 8.1.5: der var ingen repræsentanter for personaleudvalget til stede under de mundtlige prøver Desuden omfattede udvælgelseskomitéen mere end to medlemmer af samme nationalitet/sprog i prøven (spansk).
Artikel 8.1.6: antallet af ansøgere på reservelisten var mindre end tre gange så stort som antallet af ledige stillinger.
Artikel 8.1.5-8.2: udvælgelseskomitéens afgørelse var blevet underskrevet af et af dens medlemmer uden stemmeret.
Klageren hævdede også, at det forhold, at nogle af de ansøgere, der var opført på reservelisten, havde haft arbejdsforbindelser med visse medlemmer af udvælgelseskomitéen, rejste tvivl om upartiskheden af dens afgørelse.
2. Manglende fremlæggelse af oplysninger: Ifølge klageren modtog hun ikke passende forklaringer med hensyn til de evalueringskriterier, som udvælgelseskomitéen fulgte ved vurderingen af prøverne. Med hensyn til dette aspekt anførte klageren, at det havde taget formanden for Den Socialdemokratiske Gruppe lang tid (2 måneder) at besvare hendes anmodninger, og at hendes skrivelse til det medlem af udvælgelseskomitéen, der repræsenterede personaleudvalget, desuden ikke var blevet besvaret.

Forespørgslen

Europa-Parlamentets udtalelse
Europa-Parlamentet henviste i sin udtalelse til de bemærkninger, som Den Socialdemokratiske Gruppe havde fremsat. Sammenfattende er disse bemærkninger følgende:
Med hensyn til fraværet af en repræsentant for personaleudvalget i udvælgelseskomitéen blev det i udtalelsen påpeget, at dets formand for at kunne nedsætte udvælgelseskomitéen kun skulle kontrollere, om minimumsantallet af medlemmer var til stede, således at udvalget var beslutningsdygtigt. Desuden var der ingen ansøgere, der havde gjort indsigelse mod dette spørgsmål forud for prøvernes begyndelse.
Den Socialdemokratiske Gruppe forklarede, at selv om to medlemmer af udvælgelseskomitéen havde samme nationalitet, var det ene af dem blot en observatør uden stemmeret. Der var derfor kun én stemme fra repræsentanten for den spanske delegation. Den Socialdemokratiske Gruppe anerkendte, at denne observatør også havde underskrevet udvælgelseskomitéens endelige afgørelse. Som medlem af bestyrelsen var han imidlertid, selv om han blot havde en rådgivende rolle, ikke afskåret fra at underskrive det endelige dokument.
Med hensyn til antallet af ansøgere på reservelisten blev det i udtalelsen påpeget, at den kun omfattede de ansøgere, der efter udvælgelseskomitéens opfattelse opfyldte udvælgelseskriterierne.
I udtalelsen blev der gjort indsigelse mod udvælgelseskomitéens påstand om partiskhed på grundlag af arbejdsrelationer mellem nogle af dens medlemmer og nogle af de ansøgere, der var opført på reservelisten. Den Socialdemokratiske Gruppe forklarede, at der også eksisterede lignende forbindelser i forhold til andre kandidater, der ikke var blevet valgt. Eftersom udvælgelsesprøven var blevet afholdt af den politiske gruppe, ville kun en tidligere arbejdsrelation med denne gruppe have været relevant.
Med hensyn til påstandene om manglende oplysninger og gennemsigtighed fremgik det af udtalelsen, at klageren under hensyntagen til behovet for fortrolighed i udvælgelseskomitéens arbejde havde fået tilstrækkelige oplysninger. Udvælgelseskomitéen var derfor ikke forpligtet til at give klageren yderligere oplysninger.
Den Socialdemokratiske Gruppe forklarede, at forsinkelsen i svaret fra formanden for dens gruppe skyldtes hendes hyppige rejser. Med hensyn til det manglende svar fra repræsentanten for personaleudvalget blev det bemærket, at han i sin egenskab af medlem af udvælgelseskomitéen ikke kunne afgive erklæringer på vegne af udvalget som svar på klagerens påstand.
Klagerens bemærkninger
Klageren understregede i sine bemærkninger de påstande, der allerede var fremsat i klagen.
Klageren henviste til hvert af aspekterne vedrørende overtrædelsen af Den Socialdemokratiske Gruppes interne regler, som hun anså for at være grundlaget for hendes påstand:
For det første mente klageren med hensyn til fraværet af en repræsentant for personaleudvalget, at behovet for at opnå beslutningsdygtighed er en kvalitativ forpligtelse snarere end en kvantitativ forpligtelse. Efter hendes opfattelse er tilstedeværelsen af en repræsentant for et personaleudvalg en garanti. Hans fravær er derfor en overtrædelse af den procedure, der er fastsat både i personalevedtægten og i Den Socialdemokratiske Gruppes interne regler. Hun påpegede også, at hun ikke havde anfægtet udvælgelseskomitéens sammensætning inden prøvens begyndelse, fordi hun antog, at deres medlemmer havde handlet i god tro.
Klageren afviste også Parlamentets forklaring på tilstedeværelsen af en tredje spansk statsborger i udvælgelseskomitéen. Selv om Parlamentet havde anført, at denne person kun handlede i en rådgivende rolle, mente klageren, at denne rolle burde have forhindret ham i at underskrive udvælgelseskomitéens endelige afgørelse.
- Klageren gentog sine påstande vedrørende det angiveligt lave antal ansøgere, der var opført på reservelisten.
Med hensyn til den manglende gennemsigtighed understregede hun, at den omfattende fortolkning i Parlamentets udtalelse af princippet om fortrolighed i forbindelse med udvælgelseskomitéens drøftelser førte til manglende gennemsigtighed og information. Efter hendes opfattelse ville fortroligheden af rådets drøftelser ikke blive påvirket af frigivelsen af de udvælgelseskriterier, der blev anvendt for hendes endelige point, som hun havde anmodet om. Klageren støttede sit synspunkt med uddrag fra en nylig dom afsagt af Domstolen i sag 254/95 (Innamorati mod Europa-Parlamentet)(1).
Klageren afviste Den Socialdemokratiske Gruppes forklaring om forsinkelsen i besvarelsen af hendes anmodninger på grund af formandens rejse. Hun henviste til de regler, der anvendes af Den Europæiske Ombudsmands tjenestegrene, og som fastsætter, at klageren bør modtage et svar inden for en rimelig frist.

Yderligere oplysninger

Den 25. februar 1999 skrev klageren igen til Den Europæiske Ombudsmand. Efter en samtale med formanden for den spanske socialistiske delegation mente hun, at en mindelig løsning var mulig, hvorved hendes navn ville blive opført på reservelisten for udvælgelsesprøven. Den 8. marts 1999 fremsendte Ombudsmanden klagerens forslag til Europa-Parlamentet.
Efter flere anmodninger om forlængelse af fristen modtog Ombudsmanden bemærkningerne fra Europa-Parlamentets Socialdemokratiske Gruppe den 15. juni 1999. I dette brev anførte gruppen, at den ikke kunne acceptere klagerens forslag. Den påpegede, at reservelisten allerede var blevet oprettet på grundlag af de ansøgere, der blev anset for egnede til stillingen, og at klageren på daværende tidspunkt ikke var blandt de valgte navne. Den tilføjede, at enhver ændring af reservelisten ville være diskriminerende over for de øvrige ikkeudvalgte ansøgere.

Afgørelsen

På grundlag af oplysningerne fra klageren og Europa-Kommissionens bemærkninger er Ombudsmanden nået frem til følgende konklusioner:
1 Omfanget af Den Europæiske Ombudsmands beføjelser
1.1. Da sagen primært er rettet mod en politisk gruppe i Europa-Parlamentet, finder Ombudsmanden det nødvendigt, inden han undersøger sagens realitet, at gøre sig nogle overvejelser om omfanget af sine beføjelser.
1.2. Sagens faktiske omstændigheder vedrører afgørelser truffet af en udvælgelseskomité for en udvælgelsesprøve afholdt af en politisk gruppe i Europa-Parlamentet med henblik på udvælgelse af flere midlertidigt ansatte, der skal ansættes af denne gruppe.
1.3. Det fremgår af artikel 2, stk. 1, i Ombudsmandens statut, at "Den Europæiske Ombudsmand bidrager til at afsløre fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer". Der er tale om fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ ikke handler i overensstemmelse med en bindende regel eller et bindende princip (2). Der er grænser for, hvad der kan betragtes som fejl eller forsømmelser. Klager over afgørelser af politisk snarere end administrativ karakter skal derfor afvises. Dette er tilfældet med klager over Europa-Parlamentets eller dets organers politiske arbejde (3), navnlig dets politiske gruppers aktiviteter.
1.4 Europa-Parlamentets politiske gruppers tilrettelæggelse af en ansættelsesprocedure med henblik på udvælgelse af midlertidigt ansatte kan imidlertid ikke fuldt ud betragtes som en politisk aktivitet. I henhold til artikel 14 i Europa-Parlamentets Præsidiums afgørelse af 25. juni 1997 (4) har de politiske grupper beføjelse til at udvælge deres egne midlertidigt ansatte og udøver herved ved delegation de beføjelser, der er tillagt institutionens ansættelsesmyndighed i henhold til vedtægten.
Ud fra dette synspunkt udgør afholdelsen af udvælgelsesprøver med henblik på Parlamentets politiske gruppers udvælgelse af midlertidigt ansatte en administrativ aktivitet, der er underlagt visse fællesskabsregler. For så vidt henhører denne type situationer under Fællesskabets retsinstansers kompetence, og derfor har både Retten i Første Instans og EF-Domstolen beføjelse til at kontrollere, om disse udvælgelsesprøver er i overensstemmelse med fællesskabsretten.
1.5 Ombudsmandens undersøgelse har således været begrænset til at vurdere, om Fællesskabets regler og principper i dette tilfælde er blevet behørigt overholdt.
2 Påståede uregelmæssigheder på grundlag af den politiske gruppes interne regler
2.1. Klageren har hævdet, at der har fundet en række uregelmæssigheder sted i løbet af udvælgelsesprøven. Disse uregelmæssigheder vedrørte:
a. Udvælgelseskomitéens sammensætning: fravær af en repræsentant for personaleudvalget under de mundtlige prøver deltagelse af mere end to medlemmer af samme nationalitet/sprog i prøven i udvælgelseskomitéen et af udvælgelseskomitéens medlemmer uden stemmeret underskriver slutakten og arbejdsrelationer mellem et medlem af udvælgelseskomitéen og flere ansøgere.
b. Det begrænsede antal ansøgere, der er opført på reservelisten.
Klageren havde understreget, at alle disse uregelmæssigheder var i strid med den socialistiske gruppes interne regler.
2.2. Det skal bemærkes, at de forordninger, der angiveligt ikke er overholdt, er rettet til medlemmerne af en politisk gruppe i Europa-Parlamentet. I betragtning af dette arbejdes politiske karakter ligger tilsynet med anvendelsen af disse regler uden for Ombudsmandens ansvarsområde.
2.3. De påståede uregelmæssigheder fandt imidlertid sted i forbindelse med en ansættelsesprocedure, hvor den politiske gruppe handlede sammen med Europa-Parlamentets ansættelsesmyndighed og på dennes vegne. Ud fra dette synspunkt udgjorde afholdelsen af udvælgelsesprøven en administrativ aktivitet i henhold til fællesskabsretten og var underlagt Fællesskabets retsinstansers kontrol. Med henblik på at vurdere de påståede uregelmæssigheder har Ombudsmanden derfor forsøgt at belyse, om udvælgelseskomitéen har undladt at handle i overensstemmelse med en fællesskabsregel eller et fællesskabsprincip, der er bindende for den.
2.4. Nogle af klagerens påstande henviste til den ukorrekte sammensætning af udvælgelseskomitéen.
Som fastslået af Fællesskabets retsinstanser anses sammensætningen af en udvælgelseskomité for at være ukorrekt, hvis den ikke kan sikre en objektiv vurdering af ansøgernes kvalifikationer (5). På grundlag af de oplysninger, der blev fremlagt under undersøgelsen, kan Ombudsmanden ikke konkludere, at udvælgelseskomitéen for udvælgelsesprøven ikke var objektiv ved vurderingen af ansøgernes kvalifikationer. Ombudsmanden finder derfor, at der ikke er bevis for fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
2.5. Med hensyn til de ansøgere, der skulle opføres på reservelisten for udvælgelsesprøven, mente klageren, at antallet af udvalgte ansøgere burde omfatte tre gange det antal stillinger, der skulle besættes. Efter Parlamentets opfattelse havde Den Socialdemokratiske Gruppe anført, at udvælgelseskomitéen kun opførte de ansøgere på reservelisten, der blev anset for egnede på grundlag af udvælgelsesprøven.
2.6. Ombudsmanden bemærker, at artikel 5, stk. 5, i personalevedtægten fastsætter, at "udvælgelseskomitéen opstiller en liste over egnede ansøgere [ ], listen skal så vidt muligt indeholde mindst dobbelt så mange navne som antallet af stillinger, der skal besættes".
I betragtning af de tidligere bestemmelser har udvælgelseskomitéen et vist skøn med hensyn til antallet af egnede ansøgere, der skal opføres på reservelisten. Ombudsmanden mener derfor ikke, at der er bevis for fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
3 Oplysninger om kriterierne for evaluering af testene
3.1. Klageren anførte, at der på trods af hendes mange anmodninger til udvælgelseskomitéens sekretær, dens medlem, der repræsenterer personaleudvalget, og gruppens formand ikke var blevet givet hende nogen forklaring på kriterierne for evaluering af prøverne. Parlamentet anførte i sin udtalelse, at klageren var blevet underrettet om sine point i de skriftlige og mundtlige prøver. Hun kunne ikke få yderligere oplysninger af hensyn til fortroligheden af udvælgelseskomitéens drøftelser.
På fællesskabsrettens nuværende udviklingstrin er der ikke noget retligt grundlag for at antage, at Parlamentet er forpligtet til at give detaljerede oplysninger om de kriterier, som udvælgelseskomitéen har fulgt ved bedømmelsen af prøverne. Ombudsmanden finder derfor, at der ikke er bevis for fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
3.2. Ombudsmanden bør imidlertid henlede Parlamentets opmærksomhed på, at Parlamentet ved at meddele ansøgerne mere detaljerede oplysninger om evalueringskriterierne ville øge gennemsigtigheden i ansættelsen betydeligt og også kunne lette udvælgelseskomitéernes arbejde med at behandle anmodninger og klager fra ansøgere.
4 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Parlamentets side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Yderligere bemærkninger:

Alle klagerens påstande vedrørte påstande om potentielle overtrædelser af en politisk gruppes interne regler. Som Ombudsmanden tidligere har anført, ligger det uden for hans ansvarsområde at sikre en korrekt anvendelse af disse regler.
Ved gennemførelsen af en ansættelsesprocedure for midlertidigt ansatte handler en politisk gruppe ikke desto mindre på vegne af Parlamentet som institutionens ansættelsesmyndighed og bør derfor overholde de relevante fællesskabsregler og principper for god forvaltningsskik. Da disse typer procedurer ofte opfattes af borgerne som officielle EU-udvælgelsesprøver, bør institutionen også selv spille en overvågningsrolle for at sikre, at disse ansættelsesprocedurer gennemføres korrekt under behørig hensyntagen til de gældende retsregler og principper. Ved at gøre dette vil Parlamentet bidrage til at styrke Unionens forhold til sine borgere.
Din oprigtige,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Sag C-254/95, Europa-Parlamentet mod Angelo Innamorati, Sml. 1996 I, s. 3423.

(2) Den Europæiske Ombudsmands årsberetning 1997, s. 23.

(3) Den Europæiske Ombudsmands årsberetning 1995, s. 17-18.

(4) PE 259.383/BUR.

(5) Se forenede sager T-32/89 og T-39/89, Georges Marcopoulos mod EF-Domstolen, Sml. 1990 II, s. 0281, præmis 37-41.