Baggrunden for klagen

1. Klageren, der er medlem af Europa-Parlamentet, ønskede oplysninger om de kontakter, som Europa-Kommissionen havde med private IT-virksomheder i forbindelse med udarbejdelsen af sit forslag til EU's direktiv om passagerlisteoplysninger (PNR)^[1]. Med henblik herpå anmodede hun i henhold til EU's forordning om aktindsigt (forordning 1049/2001)^[2] om "alle Kommissionens dokumenter vedrørende kommissærernes og Kommissionens tjenestemænds møder og lobbykontakter med (...) virksomheder, der er specialiseret i oprettelse og vedligeholdelse af passagerlistesystemer (PNR-systemer) og/eller avancerede passageroplysningssystemer (API-systemer) mellem 2010 og i dag".

2. Kommissionen gav efter redigering af personoplysninger [3] delvis adgang til tre breve mellem den og en virksomhed og til to rapporter om møder med interessenter fra industrien arrangeret af Kommissionens Direktorat for Migration og Indre Anliggender (GD HOME).

3. Klageren anmodede om en fornyet undersøgelse [4] af Kommissionens afgørelse og påpegede, at Kommissionen ikke havde identificeret nogen e-mails som værende omfattet af anmodningen.

4. Efter en fornyet, målrettet søgning efter e-mails identificerede Kommissionen yderligere 19 dokumenter, der var omfattet af klagerens anmodning, nemlig e-mails udvekslet mellem GD HOME og en række virksomheder. Efter at have hørt forfatterne til nogle af e-mailene [5] og efter at have foretaget sin egen undersøgelse gav Kommissionen bred delvis aktindsigt i de nyligt identificerede dokumenter med forbehold af redigering af personlige og kommercielt følsomme oplysninger.

5. I en bestemt e-mail af 9. februar 2015 fra en IT-virksomhed til en ansat i GD HOME redigerede Kommissionen noget af indholdet. Den redigerede sætning i den frigivne e-mail lyder som følger: "Vi underskrev for nylig en aftale om at levere [redigeret]". Kommissionen hævdede, at redigeringen var berettiget i henhold til undtagelsen vedrørende beskyttelse af forretningsmæssige interesser i forordning 1049/2001 [6].

6. Kommissionen forklarede, at "de redigerede dele henviser til denne virksomheds kunder" "og til dens kontakter". Den fandt, at "disse oplysninger faktisk har kommerciel værdi, navnlig i den konkurrencemæssige sammenhæng, hvor flere virksomheder konkurrerer om en kontrakt", og at offentliggørelsen heraf ville skade virksomhedens "kommercielle interesser for så vidt angår dens kunder og dens kommercielle strategi, som er afgørende for dens kommercielle aktiviteter".

7. Kommissionen sagde, at den havde undersøgt, om der var en offentlig interesse i udbredelsen, som kunne veje tungere end de kommercielle interesser, der er beskyttet af undtagelsen, og begrunde frigivelsen af den fuldstændige e-mail. Kommissionen sagde, at klageren ikke havde identificeret en sådan offentlig interesse i sin anmodning om en fornyet undersøgelse, og at Kommissionen heller ikke var i stand til at identificere en sådan offentlig interesse. Kommissionen konkluderede således, at "i dette tilfælde er offentlighedens interesse bedre tjent ved at holde dele af dokumenter [...] hemmelige i overensstemmelse med de interesser, der er beskyttet af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001".

8. Den 24. oktober 2016 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

9. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende spørgsmål:

i) Kommissionen nægtede med urette at give fuld aktindsigt i en e-mail, som den modtog fra en it-virksomhed under udarbejdelsen af Kommissionens forslag til PNR-direktivet.

ii) Efter at have identificeret yderligere relevante dokumenter om gennemgangen gav Kommissionen ikke klageren mulighed for at anmode om en yderligere gennemgang af sin beslutning om at nægte fuld adgang til den pågældende e-mail.

10. Ombudsmandens undersøgelseshold foretog en inspektion af Kommissionens sagsakter og afholdt to opfølgende møder med Kommissionen. Ombudsmanden spurgte efterfølgende Kommissionen, om den ville overveje at offentliggøre nogle af de redigerede oplysninger. Kommissionen besvarede denne anmodning, og klageren fremsendte efterfølgende bemærkninger til Kommissionens svar.

11. Kommissionen afslog i første omgang at videregive flere oplysninger om den pågældende straf. Efter at have foretaget en fornyet høring og indhentet samtykke fra den relevante IT-virksomhed indvilligede Kommissionen imidlertid i sidste ende i at offentliggøre nogle af de redigerede oplysninger. Dette vedrørte virksomhedens kontraktpartner og formålet med den aftale, der er nævnt i de dele, der allerede er offentliggjort . Kommissionen gentog, at den resterende del af dette punktum, som ikke var blevet offentliggjort, og som vedrørte selskabets forretningsstrategi, ikke kunne offentliggøres af de grunde, der var anført i dens afgørelse.

12. Ombudsmandens afgørelse tager hensyn til de argumenter og synspunkter, som parterne har fremført i alle faser af undersøgelsen.

Kommissionens afvisning af at give fuld offentlig adgang til en e-mail, som den modtog under udarbejdelsen af direktivet om passagerlisteoplysninger

13. Ombudsmanden anerkender, at Kommissionen efter hendes indgriben har videregivet flere dele af den sætning, som klageren anmodede om fuld aktindsigt i. Efter at have undersøgt dokumentet kan Ombudsmanden bekræfte, at de resterende ikkefrigivne oplysninger vedrører virksomhedens forretningsstrategi. Hun accepterer de grunde, som Kommissionen har fremført for at begrunde sit synspunkt om, at udbredelsen af disse oplysninger ville være til skade for virksomhedens forretningsmæssige interesser.

14. Ombudsmanden mener derfor, at Kommissionen har taget passende skridt til at løse det første spørgsmål, som klageren har rejst, og har opfyldt dette aspekt af klagen, nemlig den manglende fremlæggelse af en del af e-mailen.

Mulighed for at anmode om en fornyet prøvelse af afgørelsen om afslag på aktindsigt

15. Klageren hævdede, at når Kommissionen identificerer nye dokumenter efter en anmodning om en fornyet undersøgelse og afslår at give fuld eller delvis aktindsigt i dem, bør den give ansøgeren mulighed for en yderligere fornyet undersøgelse af sin afgørelse vedrørende disse dokumenter.

Ombudsmandens vurdering

16. Forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsætter en procedure i to faser. Hvis institutionens oprindelige svar på en begæring om aktindsigt ikke fører til fuld udbredelse, har den, der har fremsat begæringen, ret til at anmode institutionen om at tage sin holdning op til fornyet overvejelse [7].  Den endelige holdning, der indtages på dette tidspunkt, kan gøres til genstand for ekstern prøvelse ved EU-Domstolen eller Ombudsmanden.

17. Det er muligt, som i den foreliggende sag, at institutionen ved en fornyet overvejelse af sit oprindelige svar identificerer flere dokumenter inden for rammerne af den oprindelige begæring om aktindsigt. Efter klagerens opfattelse bør rekvirenterne i sådanne tilfælde have mulighed for endnu en undersøgelse af de nyligt tilbageholdte dokumenter eller dele af dokumenter.

18. Ombudsmanden bemærker, at forordning 1049/2001 ikke indeholder en sådan bestemmelse. Klagerens synspunkt er forståeligt og logisk, men det afspejler ikke forordningens klare bestemmelser. Adgangen til ekstern gennemgang, som klageren har taget op i sin tilgang til Ombudsmanden, giver klagerne mulighed for at anfægte og kommentere institutionens afslag. Den eksterne prøvelsesproces kræver, at institutionen begrunder sin holdning, hvilket implicit tilskynder institutionen til at tage sin beslutning om at tilbageholde det relevante dokument eller en del heraf op til fornyet overvejelse.

19. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden ikke, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser ved ikke at tilbyde klageren en yderligere gennemgang af de tilbageholdte dele af de nyligt fundne dokumenter. Under andre omstændigheder kan tilstrækkeligheden af den oprindelige søgning efter dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring i henhold til forordning 1049/2001, potentielt være genstand for en klage, men i dette tilfælde er en undersøgelse af dette aspekt ikke berettiget.

Konklusioner

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Kommissionen har taget passende skridt til at løse det første spørgsmål, som klageren har rejst, efter Ombudsmandens indgriben.

Der var ingen fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side med hensyn til det andet spørgsmål, som klageren havde rejst.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily OľReilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 19. december 2017

^[1] Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/681 af 27. april 2016 om anvendelse af passagerlisteoplysninger (PNR-oplysninger) til at forebygge, opdage, efterforske og retsforfølge terrorhandlinger og grov kriminalitet (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 132).

[2] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43).

[3] I overensstemmelse med artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001.

^[4] Ved at indgive en "genfremsat begæring" i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

[5] Som krævet i artikel 4, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

[6] Artikel 4, stk. 2, første led.

[7] Artikel 7, stk. 2, i forordning 1049/2001 giver den, der har fremsat begæringen, ret til at anmode om fornyet prøvelse af institutionens afgørelse ved at indgive en »genfremsat begæring«.