Ombudsmandens henstilling [1] (2016)

1. Ombudsmanden anmodede i sin henstilling Kommissionen om ikke længere at kræve, at alle ansøgere oplyser deres postadresse, hvis der oplyses en passende alternativ postadresse.

2. Hun anbefalede også, at Kommissionen skulle registrere klagerens ansøgning og behandle den hurtigt.

3. Endelig fremsatte hun det forslag til forbedring, at Kommissionen overvejer alternative onlinesystemer eller elektroniske midler til at meddele sine afgørelser om begæringer om aktindsigt.

Ombudsmandens vurdering efter henstillingen

4. Kommissionen afviste Ombudsmandens henstilling om ikke længere at kræve, at alle ansøgere oplyser deres postadresse, hvis der oplyses en passende alternativ postadresse. Den gentog i det væsentlige argumenterne fra sine tidligere indlæg og understregede, at "Kommissionen respektfuldt påpeger, at den frit kan beslutte at anvende det bedst egnede system til meddelelse af afgørelser i henhold til forordning 1049/2001, så længe dette system opfylder de retlige krav...".

5. Kommissionen meddelte Ombudsmanden, at den ikke havde reageret på Ombudsmandens henstilling om at registrere klagerens ansøgning og behandle den hurtigt. Den anførte imidlertid, at hvis klageren stadig er interesseret i at få sin anmodning registreret, ville den nu gøre det.

6. Kommissionen reagerede på Ombudsmandens forslag om alternative onlinesystemer ved at fastslå, at "[h]vis Kommissionen ikke udelukker eventuelle fremtidige ændringer i den måde, hvorpå den meddeler sine administrative afgørelser, er der i øjeblikket ingen tilfredsstillende alternative måder at sikre retssikkerheden på og undgå misbrug af retten til offentlig adgang...".

7. Kort sagt har Kommissionen ikke accepteret Ombudsmandens henstillinger eller hendes forslag til forbedringer.

8. Ombudsmanden beklager Kommissionens holdning i denne sag, som hun anser for at være forkert med hensyn til de faktiske og retlige omstændigheder. Hun er især bekymret over, at Kommissionens svar er i modstrid med dens egne råd om, at EU-forvaltningen selv fuldt ud omfavner den digitale tidsalder og maksimerer brugen af elektronisk kommunikation.

9. Ombudsmanden har fuldt ud støttet praksis med fra sag til sag at kontrollere identiteten af personer, der fremsætter anmodninger om aktindsigt i dokumenter, når der er grund til mistanke om, at udøvelsen af denne ret misbruges. At gå videre på dette grundlag i alle tilfælde er imidlertid respektløst over for borgerne og deres grundlæggende rettigheder i henhold til EU's charter. Ombudsmanden har i forbindelse med denne undersøgelse rådgivet om alternative arbejdsmetoder og har gjort det under udøvelsen af sit traktatfæstede mandat for at afdække fejl og forsømmelser og fremsætte henstillinger med henblik på at bringe det til ophør. Ombudsmanden beklager dybt, at Europa-Kommissionen har tilbagevist denne rådgivning, hvilket klart indebærer, at den, så længe dens systemer og procedurer er "juridiske", ikke mener, at der er behov for at overveje forbedringer til gavn for borgerne og i overensstemmelse med de generelle principper for god forvaltning.

10. Som afslutning på denne undersøgelse fremsætter Ombudsmanden ud over at bekræfte sine konklusioner om fejl og forsømmelser et yderligere forslag til forbedring.

11. Med hensyn til den specifikke anmodning om aktindsigt i dokumenter, der fremsættes i denne sag, kan Ombudsmanden bekræfte, at klageren fortsat er interesseret i de ønskede dokumenter. Endnu en gang beklager Ombudsmanden dybt, at Kommissionen har valgt at ignorere alle de meget klare indikationer på det fortsatte ønske om aktindsigt i de ønskede dokumenter. At insistere på fornyede anmodninger og proceduremæssige formaliteter, når de er unødvendige og ikke tjener noget indlysende nyttigt formål, viser manglende respekt for borgernes grundlæggende rettigheder. Kommissionen anmodes derfor om formelt at registrere anmodningen ved modtagelsen af denne afgørelse og om at behandle den hurtigt og under alle omstændigheder inden for den frist, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Konklusioner

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Kommissionens krav om, at alle personer, der anmoder om aktindsigt i dokumenter, skal angive deres postadresse for at kunne sende dokumenter i papirform, er fejl eller forsømmelser.

Kommissionens undladelse af at registrere og besvare klagerens anmodning om aktindsigt var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Ud over ovennævnte konklusioner fremsætter Ombudsmanden følgende forslag til forbedringer:

Ombudsmanden anmoder Kommissionen om at anmode om peer review af spørgsmålene i denne sag i det interinstitutionelle udvalg, der er omhandlet i artikel 15 i forordning 1049/2001.

Artikel 15 har følgende ordlyd:

» 1. Institutionerne udvikler god administrativ praksis for at lette udøvelsen af den ret til adgang, der er sikret ved denne forordning.

2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg, der skal undersøge bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling med hensyn til aktindsigt."

Ombudsmanden foreslår, at det med hensyn til anmodninger, der modtages pr. e-mail, aftales, at ansvaret for pålideligheden af disse kommunikationsmidler ligger hos den person, der fremsætter anmodningen, hvilket f.eks. betyder, at det overlades til denne afsender at vælge et pålideligt e-mailsystem, at underrette institutionen om eventuelle problemer med hensyn til mængdegrænser og at kontrollere, om korrespondance, som institutionen modtager, filtreres som spam. Dette bør afhjælpe de bekymringer, som institutionerne måtte have med hensyn til meddelelsen af de her omhandlede afgørelser.

Hvis der fortsat er den opfattelse, at fremsendelse af afgørelser pr. e-mail ikke er i overensstemmelse med de retlige krav, foreslår Ombudsmanden, at der foretages en peerevaluering af dette synspunkt i Artikel 15, stk. 2,-udvalget, som også specifikt kan behandle påstanden om, at der i øjeblikket ikke er noget alternativ til fremsendelse af afgørelser pr. papirpost. I den forbindelse opfordres Kommissionen til f.eks. at tage hensyn til EU's ambitiøse "digitale dagsorden", som Kommissionen lancerede for syv år siden. Det opfordres endvidere til at tage hensyn til den udbredte anvendelse af elektroniske onlinekommunikationssystemer, herunder elektroniske signaturer, der anvendes i hele Europa af offentlige forvaltninger.

Ombudsmanden vil gerne underrettes om resultatet af en sådan peerevaluering inden udgangen af første kvartal af 2018.

De øvrige deltagere i nævnte artikel 15, stk. 2, udvalg (Parlamentet og Rådet) vil blive underrettet særskilt om denne afgørelse og forslagene.

Klageren og formanden for Europa-Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 19. december 2017

[1] For yderligere oplysninger om baggrunden for klagen, parternes argumenter og Ombudsmandens undersøgelse henvises til den fulde ordlyd af Ombudsmandens forslag til en løsning og henstilling samt de tilhørende udtalelser og bemærkninger, som findes på:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Henstillingen fulgte efter et forsøg på at løse sagen gennem et løsningsforslag, hvoraf hovedparten imidlertid blev afvist af Kommissionen. Kommissionen frafaldt blot et krav om at anmode personer om at angive deres erhvervsområde, når de indgiver anmodninger om dokumenter.