# Den Europæiske Ombudsmands afgørelse i klage 915/2015/PMC vedrørende Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors (EPSO's) håndtering af en påstået teknisk fejl
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: 2015-10-30T10:45+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/da/61209)
---
> Klageren, som deltog i en EPSO-ansættelsesprocedure, reserverede ikke en dato til sin computerbaserede prøve inden for den fastsatte frist, og han blev derfor udelukket fra proceduren. Klageren hævdede, at EPSO ikke havde sendt ham en invitation til at booke prøven. EPSO insisterede på, at der var blevet sendt en indbydelse. Ombudsmandens undersøgelseshold gennemgik EPSO's sagsakter og fandt ingen tegn på tekniske problemer, der kunne have resulteret i, at klageren *ikke havde modtaget den automatiske indbydelse til at aflægge den computerbaserede prøve i tide. Ombudsmanden konstaterede derfor ingen fejl eller forsømmelser fra EPSO's side.*
>
Baggrunden for klagen
---------------------
**1.** Klageren er spansk statsborger og ansøgte om at deltage i en ansættelsesprocedure arrangeret af EPSO.[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1} Klageren overskred fristen for bestilling af den computerbaserede prøve (CTB), angiveligt fordi EPSO ikke havde sendt ham en automatisk invitation i tide. Da EPSO henvendte sig om sagen, oplyste EPSO klageren om den dato, hvor den pågældende indkaldelse var blevet gjort tilgængelig på hans EPSO-konto[\[2\],](#_ftn2){#_ftnref2} og oplyste, at ansvaret for at kontrollere EPSO-kontoen lå hos de ansøgere, der deltog i ansættelsesprocedurerne.
**2.**Klageren spurgte derefter EPSO, hvordan det kunne være sikkert, at meddelelsen blev sendt til ham den pågældende dag. Han havde faktisk logget ind på sin EPSO-profil to gange i løbet af reservationsperioden for at arbejde på en anden ansøgning. Han så dog først invitationsmeddelelsen, efter at fristen for reservation af CBT var udløbet. EPSO svarede, at opfordringerne til at reservere CBT blev gjort tilgængelige på alle ansøgernes konti samme dag, og at det ikke længere var muligt at foretage en reservation.
Undersøgelsen
-------------
**3.**Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen og identificerede følgende påstande og påstande:
*Påstand*
EPSO sendte ikke en automatisk opfordring til at booke den computerbaserede prøve (CBT) til klagerens EPSO-profil i rette tid, som det gjorde til de andre ansøgere, hvilket førte til, at han uretmæssigt blev udelukket fra ansættelsesproceduren.
*Krav*
1. EPSO's automatiske meddelelser til ansøgerne skal klart angive dato og klokkeslæt for afsendelse, levering og læsning i en EPSO-profil.
2. EPSO bør opfordre klageren til at deltage i CBT.
**4.**Ombudsmanden fandt det hensigtsmæssigt som et første skridt at gennemgå EPSO's sagsakter i denne sag med henblik på at vurdere gyldigheden af klagerens påstand.
Aktindsigt
----------
**5.** Ombudsmandens undersøgelseshold foretog inspektionen den 9. september 2015 i EPSO's lokaler. Undersøgelsesholdets foreløbige konklusion efter inspektionen var, at EPSO ikke undlod at sende klageren en automatisk invitation til at deltage i CBT i rette tid[\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3}
**6.**Inspektionsrapporten blev forelagt klageren med henblik på bemærkninger, som var uenig i den foreløbige vurdering og hævdede, at EPSO skulle bevise, at han havde været i stand til at se meddelelsen.
### Ombudsmandens vurdering
**7.** Ombudsmanden finder, at meddelelsen om at opfordre ansøgerne til at booke CBT utvivlsomt blev oprettet og efterfølgende aktiveret på samme tid i *alle* ansøgernes profiler, herunder i klagerens. De dokumenter, som EPSO fremlagde under inspektionen, viser tydeligt opfordringen i klagerens EPSO-profil under afsnittet om den relevante udvælgelsesprocedure. EPSO's profil synes at være et *lukket* IT-miljø (i modsætning til e-mailtjenester, der opererer via forskellige servere, hvilket undertiden forklarer den forsinkede fremsendelse af elektroniske meddelelser), hvor afsendelse og modtagelse af meddelelser synes at udgøre et og samme tekniske trin. *Aktiveringen af* meddelelsen i en ansøgers profil indebærer derfor en *øjeblikkelig modtagelse* af den samme meddelelse i ansøgerens EPSO-profil.
**8.**Selv om klageren hævder, at han ikke var i stand til at se invitationsmeddelelsen i sin EPSO-profil i reservationsperioden for CBT, har Ombudsmanden således ikke fundet noget til støtte for dette argument. Ombudsmanden mener, at de oplysninger, som EPSO fremlagde under kontrolbesøget, samlet set udgør tilstrækkeligt bevis for, at EPSO sendte klageren den relevante opfordring rettidigt. Det forhold, at klageren havde logget ind på sin EPSO-konto to gange i den periode, hvor han kunne have booket sin CBT, beviser ikke, at den relevante meddelelse ikke var synlig, men bekræfter blot, at han ikke tog invitationen til efterretning (klagerens EPSO-profil består af flere ansættelsesprocedurer, som skal klikkes på og åbnes for at se relaterede meddelelser).
**9.**På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden ikke, at EPSO har begået fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens påstand. Klagerens påstand om, at EPSO skulle opfordre ham til at deltage i CBT, kan derfor ikke tages til følge.
**10.**Med hensyn til klagerens påstand om sporbarheden af meddelelser i ansøgernes profiler bemærker Ombudsmanden, at EPSO endnu ikke har behandlet dette punkt. EPSO har imidlertid i forbindelse med inspektionen forpligtet sig til at besvare klagerens spørgsmål rettidigt. Da dette spørgsmål ikke er direkte forbundet med klagerens hovedklage vedrørende hans udelukkelse fra ansættelsesproceduren, finder Ombudsmanden det ikke berettiget at gå videre med dette spørgsmål i forbindelse med denne undersøgelse. Hun har tillid til, at EPSO vil følge op på sin forsikring om at svare klageren. Hvis klageren imidlertid ikke modtager et tilfredsstillende svar inden for en rimelig frist, kan han overveje at indgive en ny klage til Ombudsmanden i denne henseende.
Konklusion
----------
På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:
**Ombudsmanden konstaterer ingen fejl eller forsømmelser fra EPSO's side.**
Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.
Emily O'Reilly
Strasbourg, den 28. oktober 2015
BILAG: Uddrag af inspektionsrapport
-----------------------------------
### Den inspicerede fil
EPSO's repræsentanter fremlagde følgende dokumenter med henblik på inspektion:
**a) udskrifter af EPSO's backoffice-visning** af klagerens EPSO-profil samt klagerens egen EPSO-profilvisning
**b) en liste over**EPSO-ansøgere, der deltager i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15 (herunder klageren) og
**c) udskrifter af klagerens EPSO-profilunderside,**der viser meddelelserne i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15.
### Generelle punkter og bemærkninger
#### Som dokument a) -- udskrift af EPSO's backoffice-oversigt
Dette dokument giver et overblik over klagerens identifikations- og kontaktoplysninger samt de EPSO-ansættelsesprocedurer, han har ansøgt om. Den indeholder også en liste over klagerens besøg på hans EPSO-profil.
Det fremgår klart af gennemgangen af dokumentet, at klageren i den periode, hvor ansøgerne blev opfordret til at reservere deres CBT (dvs. mellem den 6. og den 18. maj 2015), loggede på sin EPSO-profil både den 8. og den 12. maj 2015.
#### Dokument b) - Liste over EPSO-ansøgere, der deltager i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15 (udvælgelse)
Dokumentet viser, at klageren læste opfordringen den 22. maj 2015 kl. 10:32, dvs. fire dage efter, at fristen for at bestille prøven var udløbet.
Listen viser også datoen for oprettelsen af invitationsmeddelelsen (24. april 2015). I den forbindelse forklarede EPSO's repræsentanter, at invitationsmeddelelsen oprettes i systemet, inden den aktiveres og kan ses af ansøgerne. Listen synes at vise, at meddelelsen blev korrekt oprettet i ansøgernes EPSO-profiler den 24. april 2015, og at de øvrige EPSO-ansøgere begyndte at læse meddelelsen den 5. maj 2015. Kun klageren læste ikke meddelelsen til tiden. Listen angiver ikke, fra hvilket præcist tidspunkt meddelelsen kunne ses.
#### Dokument c) - Meddelelser i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15
Den nævnte meddelelsesboks i klagerens EPSO-profil viser tydeligt EPSO's opfordring til at booke CBT.
EPSO's repræsentanter oplyste, at EPSO vil give et svar og en undskyldning i et brev, der skal sendes til klageren. EPSO's skrivelse vil blive fremsendt til Ombudsmanden til orientering.
### Indledende konklusion
Af de dokumenter, der blev kontrolleret, og på grundlag af bemærkningerne fra EPSO's repræsentanter fremgår det, at klageren loggede på sin EPSO-konto i den periode, hvor han kunne have booket en CBT (nemlig den 8. og 12. maj 2015).
Der er intet, der tyder på, at den omstændighed, at klageren ikke så invitationen til CBT i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15, skyldtes en teknisk fejl. Der er således intet, der tyder på, at EPSO havde tekniske problemer med hensyn til fremsendelsen af invitationer til ansøgerne om at deltage i CBT i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15. Den dokumentation, der blev fremlagt for Ombudsmandens repræsentanter, tyder på, at EPSO udarbejdede en indbydelse til alle ansøgere den 24. april 2015, som efterfølgende kunne læses i ansøgernes EPSO-profil pr. 5. maj 2015.
På baggrund af ovenstående ser det ud til, at EPSO ikke undlod at sende klageren en automatisk invitation til at deltage i CBT i rette tid.
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Almindelig udvælgelsesprøve EPSO/AD/301/15.
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} EPSO-kontoen er det personlige område for ansøgere, der ansøger om en almindelig udvælgelsesprøve. Den indeholder oplysninger om deres personlige profil, f.eks. navn og kvalifikationer, samt meddelelser fra EPSO.
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Yderligere oplysninger findes i vedlagte uddrag af kontrolrapporten.