Baggrunden for klagen

1. Denne klage er rettet mod en delegation fra Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) og vedrører evalueringen af klagerens tilbud efter en indkaldelse af en rammekontrakt om sikkerhedsrådgivning og -forvaltning for Den Europæiske Unions delegation i Pakistan.

2. Den 26. december 2014 meddelte delegationen klageren, at dens bud ikke blev antaget, da det ikke var det økonomisk mest fordelagtige. Delegationens informationsskrivelse indeholdt også begrundelsen for afgørelsen i en tabel, der indeholdt i) de tildelte point, ii) bedømmernes bemærkninger og iii) om tærsklen blev nået under de enkelte evalueringskriterier.

3. Den 5. januar 2015 skrev klageren et brev til delegationen for at give udtryk for bekymring over, at dens bud" uretmæssigt blev behandlet og fik en hård bedømmelse ", og at "evaluatorerne ikke læste det tekniske forslag tilstrækkeligt detaljeret, hvilket ellers kunne have resulteret i en højere bedømmelse". Klageren anmodede derfor om en fornyet vurdering af sit bud og yderligere oplysninger om den valgte tilbudsgiver.

4. Den 19. januar 2015 svarede delegationen klageren og informerede denne om den vindende tilbudsgiver. Den gav også klageren en tabel, hvori det vindende bud og klagerens bud sammenlignes for hvert evalueringskriterium. Den gav også udtrykkelige svar på klagerens specifikke spørgsmål, der blev rejst i dens brev af 5. januar 2015.

5. Den 21. januar 2015 klagede klageren til Ombudsmanden. Klageren hævdede, at delegationen ikke havde foretaget en korrekt analyse af sit bud, og hævdede, at delegationen burde evaluere sit bud korrekt og standse tildelingen af kontrakten indtil da.

Ombudsmandens vurdering og konklusioner

Forespørgslen

6. Ombudsmanden fandt, at alle betingelserne for at antage klagen til realitetsbehandling var opfyldt for så vidt angår klagerens påstand og påstande, og at klagen derfor kunne antages til realitetsbehandling. Ombudsmanden indledte således en undersøgelse af klagerens påstand og påstand ved at foretage en analyse af de oplysninger, som klageren havde fremsendt til hende, herunder svarene fra delegationen som svar på klagerens anmodning om en ny vurdering. På grundlag af denne analyse viste det sig ved første øjekast, at delegationens begrundelse var relevant og hensigtsmæssig.

7. Ved skrivelse af 19. februar 2015 anmodede Ombudsmanden derfor klageren om at præcisere, hvorfor den påstod, at delegationen ikke havde foretaget en korrekt analyse af sit bud. Ved e-mail af 9. marts 2015 fremsendte klageren sine præciseringer.

8. Af de grunde, der er forklaret i punkt 21-31 nedenfor, fandt Ombudsmanden det ikke nødvendigt at anmode EU-Udenrigstjenesten om en udtalelse om klagen.

A. Påstanden om, at delegationen ikke foretog en korrekt analyse af klagerens bud

Elementer, som Ombudsmanden har taget stilling til

9. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at delegationen ikke havde foretaget en korrekt analyse af sit bud, fordi evaluatorerne ikke havde læst sit budforslag korrekt og derfor havde vurderet dette forslag forkert.

10. For det første mente evaluatorerne fejlagtigt, at forslaget manglede en detaljeret beskrivelse af, hvad der ville blive gjort i praksis i tilfælde af en hændelse. Klageren hævdede, at standardprocedurerne ikke kan være eksplicitte med hensyn til, præcis hvilke foranstaltninger der skal træffes i alle situationer. Derfor udgør sådanne procedurer en ramme, på grundlag af hvilken ledere og ledere træffer beslutninger i forskellige situationer.

11. For det andet mente evaluatorerne fejlagtigt, at forslaget ikke indeholdt nogen oplysninger om tidsplanen for interventionen, da forslaget klart indeholdt de relevante oplysninger.

12. For det tredje mente evaluatorerne fejlagtigt, at det optimale rotationssystem ville være 8 ugers arbejde/4 ugers orlov i stedet for 9 ugers arbejde/3 ugers orlov som foreslået af klageren. Klageren mente, at hvis rotationssystemet med 8 ugers arbejde/4 ugers orlov havde været det foretrukne system, burde dette have været angivet i indkaldelsesdokumentationen.

13. I sit svar på klagerens anmodning om en ny vurdering anførte delegationen følgende.

14. Med hensyn til det første punkt forklarede den, at evaluatorerne havde fundet, at en plan for håndtering af en krise eller en alvorlig hændelse bør omfatte en blanding af elementer i den generelle tilgang samt konkrete praktiske elementer. Delegationen understregede, at evaluatorerne havde taget behørigt hensyn til de relevante elementer i klagerens budforslag.

15. Med hensyn til det andet punkt forklarede delegationen, at evaluatorerne mente, at den svartid på 10-20 minutter, der var omhandlet i klagerens bud, vedrørte "en indledende reaktion på en umiddelbar hændelse eller situation" og blev taget behørigt i betragtning. Den præciserede, at evalueringseksperternes bemærkninger vedrørte den manglende" tidsplan for indgriben i tilfælde af en krisesituation eller en alvorlig hændelse, der strækker sig over et antal dage eller en længere periode, f.eks. tidsplanen for tilrettelæggelsen eller tilrådighedsstillelsen af ekstra personale".

16. Med hensyn til det tredje punkt forklarede delegationen, at det var overladt til hver enkelt tilbudsgiver at fremsætte sine egne forslag, herunder rotationsordningen, og at der ikke var fastsat noget specifikt rotationssystem på forhånd. Evaluatorerne havde konstateret, at en rotation med en bedre balance mellem arbejds- og orlovsperioder ville resultere i en bedre levering af tjenesteydelser.

17. I forlængelse af Ombudsmandens anmodning om præciseringer med hensyn til, hvorfor den fandt, at delegationen ikke havde foretaget en korrekt analyse af sit bud, fremsendte klageren følgende præciseringer.

18. Med hensyn til den påståede mangel på oplysninger om, hvad der skal gøres i tilfælde af en hændelse, påpegede klageren, at dens tilbud faktisk indeholder en detaljeret redegørelse for de procedurer, der skal følges i sådanne tilfælde. Evaluatorerne begik derfor en fejl i denne henseende.

19. Med hensyn til den påståede mangel på oplysninger om tidspunktet for indgriben understregede klageren, at punkt 4.2.2 i dens tekniske forslag indeholdt en meget præcis svartid. Den indledende responstid, der er angivet deri, gælder for enhver hændelse, uanset om den er ekstremt alvorlig eller relativt ubetydelig. Desuden er tidsplanen for intervention som reaktion på en mere alvorlig krise nærmere beskrevet på side 63-64 i forslaget.

20. Med hensyn til rotationssystemet hævdede klageren, at rotationssystemet med 9 ugers arbejde/tre ugers orlov er det almindeligt accepterede system for internationale virksomheder, der opererer i fjendtlige miljøer såsom Afghanistan og Yemen. Den fandt derfor, at evaluatorerne fejlagtigt fratrak 10 point fra den score, der blev givet under dette kriterium.

Ombudsmandens vurdering

21. Ombudsmanden bemærker, at udvælgelseskomitéerne (i den foreliggende sag evalueringskomitéen) ifølge EU-domstolenes faste retspraksis [1] har et vidt skøn, og at deres afgørelser med hensyn til realiteten kun kan prøves, hvis de er behæftet med et åbenbart urigtigt skøn .

22. I den foreliggende sag hævdede klageren, at evalueringsudvalget begik åbenbare fejl i sin vurdering af tre specifikke punkter.

23. Med hensyn til det første punkt (manglende oplysninger om, hvad der bør gøres i tilfælde af en hændelse) mente evaluatorerne, at en handlingsplan for en krisehændelse eller -situation bør omfatte en blanding af elementer i den generelle tilgang samt konkrete praktiske elementer. Klageren hævdede, at s. 63-64 i dens forslag faktisk indeholdt en detaljeret handlingsplan.

24. Ombudsmanden har omhyggeligt læst de relevante sider i klagerens budforslag og fandt, at evaluatorernes bemærkninger om, at forslaget manglede en blanding af generelle tilgangselementer og konkrete praktiske elementer, er passende, da det beskriver reaktionsplanerne på en ret generel måde. Det skal bemærkes, at Ombudsmanden ikke kan sætte sin egen vurdering i stedet for evaluatorernes, som har de nødvendige tekniske færdigheder og den nødvendige viden til fuldt ud at vurdere de forskellige elementer, som klageren har fremført under dette punkt i sit bud. Desuden anførte klageren blot i sine præciseringer, at dens forslag faktisk indeholdt en sådan blandet tilgang, uden faktisk at pege på nogen specifikke elementer i forslaget, der kunne begrunde denne erklæring.

25. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at klageren ikke påviste, at der forelå et åbenbart urigtigt skøn med hensyn til dette aspekt af klagen.

26. Med hensyn til det andet punkt (manglende oplysninger om tidsplanen for interventionen) fandt evaluatorerne, at den svartid på 10-20 minutter, der var nævnt i klagerens bud, vedrørte en umiddelbar hændelse, mens den ikke gav nogen tidsplan for interventionen i tilfælde af en krise eller en alvorlig hændelse eller situation. Klageren hævdede, at punkt 4.2.2 i dens tekniske forslag indeholdt den nøjagtige reaktionstid på en umiddelbar hændelse eller situation, mens side 63-64 i dens forslag faktisk indeholdt en reaktionstid på en alvorlig situation eller krise.

27. Ombudsmanden bemærker, at klagerens forslag under punkt 4.2.2 i det tekniske forslag anførte, at en hurtig reaktion fra … [ville] blive givet 10-20 minutter fra tidspunktet for den oprindelige anmeldelse. Responstiden afhænger af trafikforholdene og krisens eller hændelsens omfang". Ombudsmanden bemærker også, at side 61-64 i klagerens budforslag beskriver tre forskellige interventionsprocedurer alt efter hændelsens alvor: i) hændelser, der involverer en masseulykkeshændelse, som berører ≤ 10 % af sikkerhedspersonalet ii) hændelser, der involverer en hændelse med mange tilskadekomne, og som berører op til 50 % af sikkerhedspersonalet og iii) hændelser, der involverer en hændelse med mange tilskadekomne med flest mulige tilskadekomne for sikkerhedspersonalet. Ombudsmanden bemærker, at det i forslagets nr. i) nævnes, at det berørte personale straks vil blive udskiftet; Der er dog ikke nævnt nogen specifik interventionstid. Det er ikke desto mindre underforstået, at dette spørgsmål er omfattet af punkt 4.2.2 i det tekniske forslag. Ombudsmanden bemærker også, at det i punkt ii) i klagerens forslag hedder, at der straks vil blive indsat en operationel reserve " … med henblik på at genoprette sikkerhedsoperationen inden for 6 timer" og "normal drift bør genoptages inden for 4 uger". Der er dog ingen specifik angivelse af den nøjagtige interventionstid (svartid). I henhold til nr. iii) indeholder forslaget ingen tidsramme for intervention.

28. Desuden har klageren ikke forklaret, hvordan og hvor dens forslag indeholdt præcise oplysninger i denne henseende, men henviste blot til visse dele af sit forslag (punkt 4.2.2 og side 63-64) som "indeholdende" de nødvendige oplysninger.

29. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at klageren heller ikke påviste, at der forelå et åbenbart urigtigt skøn med hensyn til dette aspekt af klagen.

30. Med hensyn til det tredje punkt (rotationsordningen) finder Ombudsmanden, at klageren ikke har fremført nye argumenter i forhold til dem, der allerede er nævnt i klagen. Klagerens argument om, at rotationsordningen med 9 ugers arbejde/tre ugers orlov er det almindeligt accepterede system for internationale virksomheder, der opererer i fjendtlige miljøer, er ikke tilstrækkeligt til at påvise, at bedømmelsesudvalget anlagde et åbenbart urigtigt skøn i denne henseende.

31. I lyset af ovenstående konstaterer Ombudsmanden ingen fejl eller forsømmelser fra delegationens side.

Konklusion

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Ombudsmanden konstaterer ingen fejl eller forsømmelser fra delegationens side.

Hun afslutter derfor sagen.

Klageren og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Strasbourg, den 7. maj 2015

[1] Sag T-25/03, de Stefano mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 125, og II, s. 573, præmis 34.