Baggrunden

1. Den 16. december 2013 indledte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ, hvori Forvaltningsorganet for Konkurrenceevne og Innovation (EACI) blev opfordret til at overveje at indføre en procedure, der gør det muligt for ansøgere, der er utilfredse med den måde, hvorpå indkaldelser af forslag er blevet behandlet, at henvende sig til et uafhængigt undersøgelses- eller klageudvalg. Ombudsmanden påpegede, at EACI kunne trække på de eksisterende revisionsprocedurer i Forvaltningsorganet for Forskning (REA) og Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd (ERCEA). Med virkning fra den 1. januar 2014 blev EACI erstattet og efterfulgt af EASME [2].

Indførelse af en revisionsprocedure inden for EASME

Ombudsmandens udkast til henstilling

2. Ombudsmanden er af den opfattelse, at enhver EU-institution, der er i hyppig kontakt med personer, der kan have grund til at klage, bør indføre en procedure, der giver mulighed for, at klager kan behandles og løses hurtigt af institutionen selv, før disse personer kan gøre brug af andre klagemekanismer såsom Ombudsmanden og domstolene. På grund af sit mandat er EASME i hyppig kontakt med ansøgere, der besvarer indkaldelser af forslag under flere EU-programmer (Horisont 2020-programmet (H2020), Cosme-, LIFE- og EHFF-programmerne).

3. Med hensyn til omfanget af gennemgangen bemærkede Ombudsmanden, at den gennemgangsprocedure, der er fastsat i artikel 16 i Horisont 2020-forordningen, svarer til dem, der er fastlagt af ERCEA og REA, og som er begrænset til "proceduremæssige aspekter" og ikke omfatter vurderingen af forslagenes berettigelse. Det forhold, at denne bestemmelse begrænser evalueringsudvalgets gennemgang til "proceduremæssige aspekter" , bør dog ikke betyde, at gennemgangen bør begrænses til rent formalistiske elementer. Hvis dette var tilfældet, ville retten til prøvelse naturligvis ikke have megen værdi. I den forbindelse påpegede Ombudsmanden, at der er tre grunde, der bør give anledning til en fuldstændig revurdering af et forslag: i) hvis en sagsøger fremlægger bevis for procedurefejl, f.eks. hvis det er klart, at et trin i proceduren er blevet overset ii) hvis en ansøger fremlægger dokumentation for faktuelle fejl, f.eks. hvis eksperterne henviser til det forkerte forslag eller iii) hvis en ansøger fremlægger bevis for et åbenbart urigtigt skøn. Ombudsmanden var af den opfattelse, at den revisionsprocedure, som EASME skal indføre i forbindelse med Horisont 2020-programmet, bør omfatte disse tre situationer. Ombudsmanden mente også, at EASME bør tage de nødvendige skridt til at indføre en lignende revisionsprocedure for indkaldelser af forslag under de andre EU-programmer.

4. Den 17. oktober 2014 fremsatte Ombudsmanden derfor følgende to udkast til henstillinger til EASME:

"1. I overensstemmelse med artikel 16 i forordning (EU) nr. 1290/2013 og bilag I til Kommissionens afgørelse C(2013) 9414 final bør EASME hurtigst muligt tage de nødvendige skridt til at indføre en evalueringsprocedure for ansøgere, der besvarer indkaldelser af forslag under Horisont 2020-programmet, og underrette Ombudsmanden om den dato, hvor revisionsproceduren vil være på plads.

Denne revisionsprocedure bør omfatte tilfælde, hvor ansøgere fremsætter påstande om i) procedurefejl, ii) faktuelle fejl eller iii) et åbenbart urigtigt skøn.

2. EASME bør tage de nødvendige skridt til at indføre en lignende klageprocedure for ansøgere, der besvarer indkaldelser af forslag, der er iværksat under de andre EU-programmer, og underrette Ombudsmanden om den dato, hvor klageproceduren vil være på plads".

5. Ved behandlingen af udkastene til henstillinger til EASME tog Ombudsmanden hensyn til EASME's argumenter og udtalelse.

6. EASME accepterede begge udkast til henstillinger og beskrev de foranstaltninger, den havde truffet for at gennemføre dem:

7. Med hensyn til det første udkast til henstilling vedrørende Horisont 2020-programmet anførte EASME, at det havde indført to klageprocedurer, nemlig i) udvalget for undersøgelse af antagelighed og støtteberettigelse og ii) evalueringsudvalget:

i) Udvalget for undersøgelse af antagelighed og støtteberettigelse

8. Udvalget for undersøgelse af antagelighed og støtteberettigelse blev nedsat ved afgørelse truffet af direktøren for EASME den 30. juli 2014. Dette interne udvalg indkaldes, efter at der er modtaget klager eller anmodninger om prøvelse af forslagenes antagelighed og støtteberettigelse. Udvalget behandler kun de klager, der er indgivet før en evaluering, i tilfælde af manglende opfyldelse af enten antageligheds- eller støtteberettigelseskriterierne. Den afviste ansøger har 30 dage fra EASME's afsendelse af afvisningsskrivelsen til at indgive en klage eller anmode om en gennemgang via et særligt weblink (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. Udvalget består af kontorchefen eller indkaldelseskoordinatoren, en juridisk medarbejder og en indkaldelseskoordinator for en anden indkaldelse. I overensstemmelse med afgørelsens artikel 6 retter udvalget en begrundet henstilling til den anvisningsberettigede. Hvis udvalget mener, at forslaget opfylder alle kriterier for støtteberettigelse og/eller antagelighed, vil det anbefale, at forslagets fordele evalueres (artikel 8). Den anvisningsberettigede træffer en endelig afgørelse på grundlag af udvalgets henstilling.

10. Brevet til klageren om resultatet af anmodningen om fornyet prøvelse vil indeholde oplysninger om klagemulighederne, herunder henvendelse til Ombudsmanden eller Retten. EASME påpegede også, at dets procedurehåndbog for Horisont 2020 indeholder et særligt kapitel om udvalget for undersøgelse af antagelighed og støtteberettigelse.

ii) Evalueringsudvalget

11. Evalueringsudvalget blev nedsat ved afgørelse truffet af direktøren for EASME den 31. juli 2014. Dette interne udvalg behandler anmodninger om revision, der modtages, efter at et forslag er blevet evalueret. I henhold til afgørelsens artikel 4 kan anmodninger om prøvelse kun baseres på procedurefejl (vurdering af forslagets berettigelse ligger uden for udvalgets anvendelsesområde). Det relevante kapitel i EASME's procedurehåndbog indeholder eksempler på procedurefejl såsom i) eksperternes manglende tekniske kompetence, ii) faktuelle fejl i den sammenfattende evalueringsrapport, iii) interessekonflikter og iv) manglende sammenhæng mellem pointtal og bemærkninger. EASME understregede imidlertid, at begrebet procedurefejl som påpeget af Ombudsmanden ikke er begrænset til rent formalistiske elementer og omfatter de typer fejl, der er nævnt i udkastet til henstilling, nemlig i) procedurefejl, ii) faktuelle fejl eller iii) åbenbart urigtige skøn.

12. Den afviste ansøger har 30 dage efter, at evalueringsresultaterne er blevet meddelt vedkommende, til at indgive en klage eller anmode om en gennemgang via et særligt link. Udvalget består af mindst fire medlemmer, nemlig to faste medlemmer (en juridisk medarbejder og en chef for sektorfinansiering) og to flydende medlemmer. I overensstemmelse med afgørelsens artikel 8 retter udvalget en begrundet henstilling til den anvisningsberettigede. Der er tre mulige udfald: a) manglende bevis for den påståede procedurefejl b) bevis for procedurefejl, men ingen årsagssammenhæng med det påståede evalueringsresultat og c) bevis for en procedurefejl med en årsagssammenhæng med evalueringsresultatet. Hvis udvalget finder bevis for en procedurefejl (f.eks. en procedurefejl, en faktuel fejl eller et åbenbart urigtigt skøn), vil forslagets berettigelse som anbefalet af Ombudsmanden blive revurderet af uafhængige evaluatorer. Den anvisningsberettigede træffer en endelig afgørelse på grundlag af udvalgets henstilling.

13. Brevet til klageren om resultatet af anmodningen om fornyet prøvelse vil indeholde oplysninger om klagemulighederne, herunder henvendelse til Ombudsmanden eller Retten. EASME påpegede også, at Kommissionens centrale juridiske tjeneste og støttetjeneste udarbejdede et vademecum (en håndbog/manual), som indeholder de relevante oplysninger til revisionsproceduren i Horisont 2020 og er bindende for EASME. Hvis der er uoverensstemmelse mellem Kommissionens vademecum og EASME's håndbog, har betingelserne i vademecummet forrang.

14. Med hensyn til det andet udkast til henstilling om en revisionsprocedure for indkaldelser af forslag under Cosme-, Life- og EHFF-programmerne anførte EASME, at direktøren ved notat af 16. december 2014 anmodede de relevante overordnede generaldirektorater (GD'er) i Kommissionen om at se på og godkende oprettelsen af et internt revisionsudvalg for disse programmer. Notatet henviste til Ombudsmandens henstilling. De relevante generaldirektorater godkendte nedsættelsen af et revisionsudvalg. Udkastet til "afgørelse om nedsættelse af et evalueringsudvalg for Cosme, Life og EHFF" (som henviser til Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ) svarer til afgørelsen om revisionsproceduren for Horisont 2020.

15. Bedømmelsesudvalget behandler klager og anmodninger om fornyet behandling fra afviste ansøgere, hvis forslag er blevet afvist efter deres bedømmelse. Revisionen vil være begrænset til de proceduremæssige aspekter af evalueringen. EASME oplyste, at afgørelsen om oprettelse af revisionsudvalg for de tre programmer ville blive vedtaget i februar 2015, og at gennemførelsen ville begynde umiddelbart derefter.

Ombudsmandens vurdering efter udkastene til henstillinger

16. Ombudsmanden glæder sig over EASME's accept af hendes udkast til henstillinger og mener, at EASME har truffet rettidige og passende foranstaltninger til at gennemføre dem, både med hensyn til indkaldelser af forslag under Horisont 2020-programmet og indkaldelser under COSME-, LIFE- og EHFF-programmerne. Den hastighed, hvormed EASME har truffet disse foranstaltninger, er i sig selv et eksempel på god forvaltning og fortjener fuld ros. Dette er endnu mere prisværdigt i betragtning af, at EASME selv først for nylig er blevet oprettet.

17. Ved at have handlet på denne måde har EASME vist, at det er forpligtet til en reel revisionsproces for utilfredse ansøgere.

18. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at EASME for Horisont 2020-programmet har nedsat både et udvalg for vurdering af antagelighed og støtteberettigelse og et evalueringsudvalg, mens det for de tre andre programmer (Cosme, LIFE og EHFF) kun henviser til et evalueringsudvalg. Ombudsmanden er af den opfattelse, at det af konsekvenshensyn ville være fornuftigt, at EASME også for disse andre programmer overvejer at nedsætte et udvalg for undersøgelse af antagelighed og støtteberettigelse. Hun vil derfor fremsætte en yderligere bemærkning nedenfor.

19. Ombudsmanden bemærker endvidere, at EASME i sin udtalelse til Ombudsmanden forklarede, at begrebet "proceduremæssige mangler" ikke er begrænset til rent formalistiske elementer, og at det omfatter i) procedurefejl, ii) faktuelle fejl eller iii) åbenbart urigtige skøn. Ansøgere til indkaldelser af forslag er dog muligvis ikke klar over, at begrebet proceduremæssige mangler også kan omfatte åbenbart urigtige skøn. Det ville derfor være nyttigt at informere dem herom og klart angive dette i det relevante kapitel i EASME's procedurehåndbog (afsnit 2.6 "Resultatet af klageudvalget") samt i alle andre dokumenter, der er beregnet til ansøgere. Ombudsmanden vil fremsætte endnu en bemærkning nedenfor.

Konklusion

Ombudsmanden afslutter denne undersøgelse på eget initiativ med følgende konklusion:

EASME har vedtaget Ombudsmandens to udkast til henstillinger og truffet passende og rettidige foranstaltninger til at gennemføre dem.

EASME vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkninger

1. Af hensyn til sammenhængen med Horisont 2020-programmet kunne EASME overveje også at nedsætte et udvalg for undersøgelse af antagelighed og støtteberettigelse for Cosme-, Life- og EHFF-programmerne.

2. EASME kunne overveje at ændre de relevante kapitler i procedurehåndbogen og andre dokumenter, der er beregnet til ansøgere, for at gøre det klart, at prøvelsen af påståede "proceduremæssige mangler" også kan omfatte åbenbart urigtige skøn.

Emily O'Reilly

Strasbourg 25/03/2015

[1] Cosme er EU's program for virksomheders konkurrenceevne og små og mellemstore virksomheder LIFE er EU's program for miljø- og klimaindsatsen. EHFF er Den Europæiske Hav- og Fiskerifond.

[2] Yderligere oplysninger om baggrunden for klagen, parternes argumenter og Ombudsmandens undersøgelse findes i den fulde ordlyd af Ombudsmandens udkast til henstilling på: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark