Baggrunden for klagen

1. Klageren er en virksomhed, der leder et konsortium, som blev tildelt to specifikke kontrakter inden for EuropeAid Framework Contract Commission 2007: i) kontrakt nr. X om afholdelse af tre konferencer i Budapest, Bukarest og Rom og ii) kontrakt nr. Y om afholdelse af det libanesiske landbrugsforum. Klagen vedrører støtteberettigelsen af de omkostninger, som klageren har afholdt i forbindelse med gennemførelsen af de to kontrakter.

2. Kontrakt nr. X indeholdt et samlet budget på 199,991,00 EUR for de tre konferencer. Udgifterne til de to første arrangementer beløb sig til henholdsvis 80 621,66 EUR (Bukarest) og 62 474,00 EUR (Budapest). Da i alt 143 095,66 EUR af det maksimale kontraktbeløb på 199,991,00 EUR således allerede var blevet brugt, skulle klageren beregne omkostningerne ved den sidste konference på dette grundlag. På grund af en regnefejl mente klageren imidlertid, at de budgetterede omkostninger til Romkonferencen (83 319,00 EUR) stadig lå inden for de grænser, der var fastsat i kontrakten. I realiteten oversteg dette budget det beløb, der stadig var til rådighed, med 26 423,66 EUR. Budgettet for Rom-konferencen blev godkendt af Kommissionen. Det var først efter den tredje konference, at klageren opdagede fejlen. Den undskyldte derefter denne fejl og anmodede Kommissionen om at tilbagebetale det overskydende beløb på 31 488,97 EUR [1]. Kommissionen afviste imidlertid at gøre dette.

3. I henhold til kontrakt nr. Y skulle konsortiet udarbejde udskriften af det libanesiske forum for landbrug og stille den til rådighed på tre sprog (arabisk, fransk og engelsk). Kommissionen nægtede imidlertid at acceptere de udskrifter, som klageren havde fremlagt, og at godtgøre de dermed forbundne omkostninger med den begrundelse, at udskrifterne var upålidelige.

4. Den 22. maj 2012 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

5. Klageren fremsatte følgende påstande og påstande.

Påstande

1. Ved at beslutte ikke at godtgøre klagerens omkostninger i forbindelse med gennemførelsen af kontrakt nr. X, som på grund af en skrivefejl ikke var korrekt opført i budgettet, undlod Kommissionen at handle i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik.

2. Ved at beslutte ikke at godtgøre klagerens omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af referatet af forhandlingerne i det libanesiske forum for landbrug og oversættelsen af dette dokument (kontrakt nr. Y) har Kommissionen undladt at handle i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik, navnlig proportionalitetsprincippet og princippet om beskyttelse af den berettigede forventning.

Krav

1. Kommissionen bør godtgøre klageren 31 488,97 EUR som omkostninger i forbindelse med gennemførelsen af kontrakt nr. X.

2. Kommissionen bør godtgøre klageren 21,5189,20 EUR som omkostninger til udarbejdelse af udskriften af sagen vedrørende kontrakt nr. Y og oversættelsen af denne udskrift.

Undersøgelsen

6. Den 21. juni 2012 indledte Ombudsmanden en undersøgelse og opfordrede Kommissionen til at afgive en udtalelse. Da Ombudsmandens nuværende undersøgelse vedrører gennemførelsen af to EuropeAid-kontrakter, der henhører under to forskellige kommissærers ansvarsområde, sendte Kommissionen to særskilte udtalelser. De to udtalelser blev fremsendt til klageren, som fremsendte bemærkninger henholdsvis den 27. marts og den 30. april 2013.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkning

7. Ombudsmanden ønsker at påpege, at selv om principperne om god forvaltningsskik er bindende for institutionerne, når de handler inden for rammerne af kontraktlige aftaler indgået med enkeltpersoner, er omfanget af den kontrol, som hun kan foretage i kontraktlige sager, imidlertid begrænset. Ombudsmanden mener ikke, at hun bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som ville have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante lov og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske spørgsmål.

8. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at hun i sager vedrørende kontraktlige tvister er berettiget til at begrænse sin undersøgelse til en undersøgelse af, om den pågældende EU-institution eller det pågældende EU-organ har givet hende en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmandens konklusion være, at hendes undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion berører ikke parternes ret til at få deres kontraktmæssige tvist undersøgt og afgjort af en domstol.

A. Påstand om, at Kommissionen med urette ikke refunderede de yderligere omkostninger, som klageren havde afholdt i forbindelse med kontrakt nr. X

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Til støtte for sin påstand hævdede klageren, at i) de faktiske omkostninger ved tilrettelæggelsen af Romkonferencen var blevet godkendt af Kommissionen, og ii) den begåede regnefejl var åbenbar og genkendelig for Kommissionen.

10. I sin udtalelse understregede Kommissionen, at den havde gjort det klart for klageren, at den var nødt til at sikre, at budgettet for Romkonferencen ikke oversteg de midler, der var tilbage efter begivenhederne i Bukarest og Budapest. Klageren havde ikke desto mindre fremlagt et budget, der oversteg de resterende midler. Det var kun fem måneder efter konferencen i Rom, at klageren opdagede fejlen.

11. Når dette er sagt, erkendte Kommissionen, at dens tjenestegrene ikke selv havde opdaget beregningsfejlen, da budgettet for Romkonferencen blev forelagt af klageren. Under disse omstændigheder erklærede Kommissionen sig villig til at foretage en ex gratia-betaling på 50% af det relevante beløb på 26 423,66 EUR, dvs. 13 211,83 EUR.

12. I sine bemærkninger gjorde klageren det klart, at den ikke var tilfreds med det beløb, som Kommissionen havde tilbudt. Virksomheden hævdede, at Kommissionen burde tilbagebetale et beløb på 31 488,97 EUR, selv om den erklærede sig villig til at afskrive visse andre omkostninger [2]. Klageren krævede også, at Kommissionen skulle betale renter på grund af den forsinkede betaling af dette beløb.

Ombudsmandens vurdering

13. Ombudsmanden mener, at der ikke kan være tvivl om, at det primære ansvar for at sikre, at udgifterne til Romkonferencen forblev inden for det budget, der var til rådighed i henhold til den relevante kontrakt, lå hos klageren. Samtidig synes det klart, at dette budget skulle godkendes af Kommissionen, og at Kommissionen i den forbindelse ikke opdagede, at det budget, som klageren havde foreslået, klart oversteg de midler, der stadig var til rådighed. Der var således tale om en medvirkende forsømmelse fra Kommissionens side. Ombudsmanden kan imidlertid ikke se, hvorfor Kommissionens andel af ansvaret for denne fejl skulle anses for at være større end klagerens.

14. Ombudsmanden bemærker med tilfredshed, at Kommissionen i sin udtalelse gjorde det klart, at den påtog sig et delvist ansvar for den fejl, der var opstået, og tilbød at foretage en ex gratia-betaling til klageren på 50 % af forskellen mellem budgettet for den Romkonference, som den havde godkendt, og det beløb, der faktisk stadig var til rådighed for denne konference. Ombudsmanden er af den opfattelse, at Kommissionens forslag er yderst rimeligt og retfærdigt under de foreliggende omstændigheder. Hun glæder sig især over, at den pågældende tjenestegren [3] har fremsat dette forslag af egen fri vilje uden at afvente ombudsmandens opfordring. Ombudsmanden bifalder således Kommissionens proaktive tilgang og har også tillid til, at den vil foretage den foreslåede ex gratia-betaling på 13 211,83 EUR til klageren.

15. Det er korrekt, at klageren har gjort det klart, at den ikke er tilfreds med ovennævnte tilbud, og forventer, at Kommissionen betaler et meget højere beløb sammen med renter af, hvad klageren anser for at være en forsinkelse i betalingen. Ombudsmanden ser imidlertid ingen grund til, at Kommissionen skulle være forpligtet til at forbedre sit tilbud. Det skal bemærkes, at det var klageren selv, der forelagde Kommissionen et budget for Rom-konferencen, som klart oversteg de midler, der stadig var til rådighed.

16. På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionen har taget passende skridt til at løse sagen for så vidt angår klagerens første påstand og dens første påstand.

B. Påstand om, at Kommissionen med urette undlod at godtgøre visse omkostninger i forbindelse med kontrakt nr. Y

Argumenter forelagt Ombudsmanden

17. Til støtte for den anden påstand hævdede klageren, at i) Kommissionens beslutning var uforholdsmæssig, ii) Kommissionen undlod at tage hensyn til de vanskelige omstændigheder, hvorunder forummet fandt sted og iii) Kommissionens projektleder havde foreslået stenograferne og anmodet om oversættelse af udskriften til fransk og engelsk, inden dens kvalitet blev vurderet.

18. Kommissionen påpegede, at eftersom deltagerne i den pågældende konference var repræsentanter for parlamentariske grupper og faglige sammenslutninger i Libanon, var transskriberingen af forhandlingerne en meget følsom opgave. Den afskrift, der endelig blev modtaget, indeholdt åbenlyse fejl med hensyn til navnene på de intervenerende talere. Efter en kontrol viste det sig, at talernes navne ikke var blevet registreret korrekt under konferencen. Derfor var det umuligt at vide, hvem der havde sagt hvad. Som følge heraf havde udskriften ingen værdi. Kommissionen var derfor ikke i stand til at formidle referatet af denne konference på højt plan til sine eksterne partnere, hvilket var i strid med formålet med udskriften og dens oversættelser.

19. Kommissionen gjorde gældende, at den havde handlet forholdsmæssigt, idet den mente, at den kunne have besluttet ikke at foretage nogen betalinger til klageren i henhold til det relevante afsnit i kontrakten. I stedet og som et tegn på goodwill foreslog Kommissionen at opdele denne post i flere underkonti og betale for oversættelsen af de dokumenter, som Kommissionen gav klageren, dvs. den del af arbejdet, der blev udført på en acceptabel måde. Kommissionen anførte også, at klageren havde fremsendt udskriften mere end 180 dage efter den relevante frist. Alene dette ville have givet Kommissionen ret til at anmode klageren om erstatning på ca. 5 000 EUR i henhold til kontrakten. På trods af den bekostelige tids- og energimæssige indsats, som Kommissionen har gjort for at få den kontraktligt korrekte udskrift, på trods af sidstnævntes uacceptable kvalitet og på trods af de lange forsinkelser, besluttede Kommissionen imidlertid ikke at anmode om denne kompensation.

20. Med hensyn til klagerens andet støtteargument anførte Kommissionen, at den ikke kunne acceptere klagerens argument om, at omstændighederne var vanskelige, da drøftelserne ikke var mere livlige end i tidligere fora, som var blevet tilrettelagt af en anden rammekontrahent, og for hvilke Kommissionen havde modtaget nøjagtige udskrifter. Hvis der havde været uforudsete vanskeligheder, ville det desuden have været klagerens kontraktmæssige pligt straks at underrette Kommissionen, hvis den ikke anså sig for at være i stand til at udføre de pågældende opgaver. Klageren gav imidlertid aldrig udtryk for sådanne betænkeligheder under konferencen.

21. Med hensyn til klagerens tredje støtteargument bemærkede Kommissionen, at kontrakten ikke krævede, og at dens projektleder heller ikke havde anmodet klageren om at give den relevante opgave i underentreprise. Det var således udelukkende klagerens ansvar at gøre dette, og i henhold til kontraktens bestemmelser var klageren således ansvarlig for sine underleverandørers handlinger, misligholdelser og forsømmelighed. Underleverandørens dårlige resultater fritog derfor ikke klageren for noget kontraktligt ansvar. Den bemærkede endvidere, at afsnit 2.2 i retningslinjerne var klart, idet det var klagerens pligt officielt at fremsende oversættelsen til fransk og engelsk af udskriften, inden dens kvalitet blev vurderet.

22. Kommissionen konkluderede, at det ville have været i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og dermed EU-skatteydernes interesser at acceptere klagerens påstand.

23. I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage. Den tilføjede, at den også forventede at blive betalt renter på grund af, hvad den anså for at være et tilfælde af forsinket betaling fra Kommissionens side.

Ombudsmandens vurdering

24. I betragtning af Ombudsmandens indledende bemærkning ovenfor bemærker Ombudsmanden, at Kommissionens holdning er hensigtsmæssig og forholdsmæssig, og hun mener ikke, at klageren har fremført noget gyldigt argument, der rejser tvivl om dens holdning i denne henseende.

25. Selv om Kommissionen ikke specifikt behandlede spørgsmålet om klagerens berettigede forventning med hensyn til denne kontrakt, mener Ombudsmanden ikke, at klageren i betragtning af de ovennævnte problemer med gennemførelsen af kontrakten, som den var bekendt med, og i mangel af specifikke forsikringer kunne have skabt berettigede forventninger med hensyn til godtgørelse af afholdte omkostninger.

26. På baggrund af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at klagerens anden påstand ikke kan opretholdes. Klagerens dermed forbundne påstand kan derfor heller ikke tages til følge.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

I lyset af Kommissionens forslag om at foretage en ex gratia-betaling på 13 211,83 EUR, hvilket er en rimelig og retfærdig løsning efter indledningen af Ombudsmandens undersøgelse, mener hun, at Kommissionen har afgjort sagen, og at der derfor ikke længere er tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens første påstand. Ombudsmanden påskønner Kommissionens holdningsændring og har tillid til, at den vil foretage den foreslåede ex gratia-betaling til klageren.

Med hensyn til den anden påstand og den tilhørende påstand er der ikke konstateret fejl eller forsømmelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 14. marts 2014

[1] Klageren hævdede, at dette beløb skulle tilbagebetales til klageren og ikke 26 423,66 EUR, da de godkendte omkostninger til Romkonferencen efter klagerens opfattelse var 88 384 EUR, 31 EUR og ikke 83 319,00 EUR.

[2] Disse poster beløb sig til i alt 7 078 EUR.

[3] I den forbindelse bemærker Ombudsmanden, at selv om den tjenestegren i Kommissionen, der behandlede klagerens sag, i begyndelsen var GD Relex, blev institutionens udtalelse sendt af baronesse Catherine Ashton, leder af Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og næstformand for Kommissionen.