Baggrunden for klagen

1. Klagen til Den Europæiske Ombudsmand vedrører EPSO's afslag på at give klageren en kopi af udvælgelseskomitéens evalueringsskema.

2. Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/181-182/. Hun blev ikke indbudt til at deltage i assessmentcenterfasen, fordi hun kun opnåede 40 point for sine kvalifikationer (det krævede minimum var 41 point).

3. Klageren anmodede om en gennemgang af resultatet og en kopi af evalueringsskemaet vedrørende hendes kvalifikationer. EPSO svarede, at hendes anmodning var blevet fremsat efter udløbet af fristen for at fremsætte en anmodning om oplysninger eller en anmodning om fornyet behandling (EPSO anførte, at anmodningerne skulle have været fremsat inden for 10 kalenderdage fra datoen for offentliggørelsen af resultaterne).

Undersøgelsens genstand

4. Klageren hævdede [1], at EPSO med urette havde nægtet hende adgang til udvælgelseskomitéens bedømmelsesskema vedrørende hendes kvalifikationer.

5. Klageren hævdede, at EPSO burde give hende en kopi af det evalueringsskema, som udvælgelseskomitéen anvendte til at vurdere hendes ansøgning.

Undersøgelsen

6. Ombudsmanden indledte en undersøgelse den 23. maj 2012 og anmodede EPSO om at afgive en udtalelse om klagen senest den 30. september 2012. Udtalelsen blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger senest den 30. november 2012. Klageren fremsatte ingen bemærkninger.

7. I sit brev om indledning af undersøgelsen anmodede Ombudsmanden EPSO om i forbindelse med udarbejdelsen af sin udtalelse at overveje, om fristen på 10 dage for anmodning om oplysninger er berettiget i lyset af følgende betragtninger.

8. For det første synes en frist på 10 dage til at anmode om en revision at være berettiget af praktiske årsager ,, men der er ikke en sådan begrundelse for at pålægge en kort frist for at anmode om oplysninger.

9. For det andet begrænser den tidsmæssige begrænsning af en persons ret til aktindsigt direkte to grundlæggende rettigheder, nemlig retten til aktindsigt i egne sagsakter, jf. artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder, og retten til indsigt i oplysninger, der er indsamlet om en selv, og (om nødvendigt) til berigtigelse heraf, jf. artikel 8, stk. 2, i chartret om grundlæggende rettigheder.

10. For det tredje begrænser den korte frist for at søge oplysninger også indirekte de grundlæggende rettigheder til at søge domstolsprøvelse og klage til Ombudsmanden. Ombudsmanden bemærkede i denne forbindelse, at en kandidat ikke er forpligtet til at anmode om en intern prøvelse, inden han går rettens vej eller henvender sig til Ombudsmanden. Den respektive frist på to måneder eller to år gælder for udøvelsen af disse grundlæggende rettigheder.

11. Ombudsmanden bemærkede, at hvis en kandidat anmoder om oplysninger inden for fristen på 10 dage, er det usandsynligt, at svaret kommer hurtigt nok til, at kandidaten kan træffe en velinformeret beslutning om, hvorvidt der skal anmodes om en revision. Da den korte frist for at anmode om en revision er rimelig, vil den eneste måde at gøre revisionsprocessen effektiv på automatisk være at give alle ansøgere evalueringsskemaet vedrørende deres kvalifikationer (for så vidt angår adgangsfasen) og svarene på deres skriftlige/praktiske prøver (for så vidt angår assessmentcenterfasen).

12. I betragtning af den korte frist for at anmode om en revision anmodede Ombudsmanden desuden EPSO om at oplyse ham om, hvorvidt det har overvejet at oprette et system, der genererer automatiske e-mails til ansøgere, der informerer dem om, at der er nye oplysninger i deres EPSO-profiler.

13. Den 8. juli 2013 fremsatte Ombudsmanden et udkast til henstilling til EPSO vedrørende klagen og anmodede om en detaljeret udtalelse fra EPSO. EPSO fremsendte sin udførlige udtalelse den 30. september 2013 med yderligere oplysninger den 29. oktober 2013. EPSO's udførlige udtalelse om udkastet til henstilling blev fremsendt til klageren med en anmodning om at fremsætte eventuelle bemærkninger senest den 30. november 2013. Ombudsmanden modtog ingen bemærkninger fra klageren.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Afslag på aktindsigt i evalueringsskemaet

Argumenter forelagt Ombudsmanden

14. Klageren hævdede, at hun burde have adgang til det evalueringsskema, der blev anvendt til at vurdere hendes ansøgning, så hun kunne se, hvilke kriterier hun ikke blev anset for at have opfyldt.

15. EPSO anførte i sin udtalelse, at klageren den 20. august 2010 blev underrettet om, at hun ikke var blevet indbudt til udvælgelsesprøvens assessmentcenter, fordi udvælgelseskomitéen ved vurderingen af hendes kvalifikationer havde tildelt hende færre point end det krævede minimum. Efter at have anmodet om en fornyet gennemgang og en kopi af bedømmelsesskemaet og efter at være blevet underrettet om, at hendes anmodninger var forældede, anmodede klageren igen ved e-mail af 15. september 2010 om at få udleveret det bedømmelsesskema, som udvælgelseskomitéen anvendte til at vurdere hendes ansøgning. Ved e-mail af 12. november 2010 meddelte EPSO klageren, at hendes anmodning var blevet videresendt til udvælgelsesprøvens sekretariat.

16. Efter EPSO's opfattelse indebærer klagerens argumenter, at hun mener, at hun ikke fik en tilstrækkelig begrundelse for afslaget på at give hende adgang til evalueringsskemaet. Den begrundelsespligt, der er fastsat i artikel 296 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, skal imidlertid forenes med den tavshedspligt, der gælder for udvælgelseskomitéernes arbejde i henhold til artikel 6 i bilag III til vedtægten. Beskyttelsen af denne tavshedspligt er til hinder for, at den holdning, som de enkelte medlemmer af udvælgelseskomitéerne har indtaget, offentliggøres, eller at der gives oplysninger om personlige eller sammenlignende bedømmelser af ansøgerne.

17. EPSO har endvidere anført, at udvælgelseskomitéens arbejde i forbindelse med bedømmelsen af ansøgernes egnethed først og fremmest er af sammenlignende karakter og dermed omfattet af den fortrolighed, der er forbundet med dette arbejde. Det følger således af fast retspraksis, at meddelelsen af de opnåede point udgør en tilstrækkelig begrundelse for udvælgelseskomitéernes afgørelser og gør det muligt for Unionens retsinstanser at foretage en passende domstolsprøvelse. Endvidere kan det ifølge fast retspraksis ikke kræves, at en udvælgelseskomité, når den begrunder, hvorfor en ansøger ikke har bestået en prøve, angiver, hvilke af ansøgerens svar der blev anset for utilstrækkelige, eller forklarer hvorfor. Sådanne detaljerede begrundelser er ikke nødvendige for, at Domstolen (og dermed ansættelsesmyndigheden) kan udøve sin prøvelsesret, og dermed for, at kandidaten kan afgøre, om det er hensigtsmæssigt at indgive en klage eller i givet fald anlægge sag ved en domstol.

18. EPSO fandt derfor, at klageren modtog alle de oplysninger, som den gældende lovgivning definerer som nødvendige for at opfylde begrundelsespligten. Ikke desto mindre undskyldte EPSO, at det ikke havde besvaret klagerens e-mail af 12. november 2010.

19. Som svar på Ombudsmandens bekymringer over fristen på ti dage anførte EPSO, at ansøgernes ret til at modtage oplysninger indebærer, at forbigåede ansøgere kan modtage oplysninger og dokumenter, der sætter dem i stand til at træffe en informeret beslutning om nytten af at anfægte udvælgelseskomitéens afgørelse, uden at det går ud over den fortrolige karakter af udvælgelseskomitéens arbejde. Ifølge nyere retspraksis er fristen på ti dage berettiget, fordi den giver forbigåede ansøgere mulighed for at få oplysninger og dokumenter mindst en måned inden udløbet af fristen for at indbringe en klage for Domstolen eller for at indgive en klage til EPSO [2]. EPSO så derfor ingen indirekte begrænsning af den grundlæggende ret til domstolsprøvelse eller klage til Ombudsmanden.

20. Ifølge EPSO kan retten til indsigt i oplysninger, der er indsamlet om en selv, og til berigtigelse heraf, jf. artikel 8, stk. 2, i chartret om grundlæggende rettigheder, ikke berøres, eftersom den registrerede i henhold til artikel 14 i forordning nr. 45/2001 om beskyttelse af personoplysninger [3] har ret til straks at få urigtige eller ufuldstændige personoplysninger berigtiget. I overensstemmelse med punkt 3.9 i EDPS'[4] "Udtalelse om en anmeldelse med henblik på forudgående kontrol modtaget fra Europa-Kommissionens databeskyttelsesansvarlige om ordningen for »Ansættelse ved udvælgelsesprøve af fastansat personale i EU-institutionerne eller i Fællesskabets organer, kontorer og agenturer« af 24. februar 2006 "kan retten til berigtigelse ... naturligvis kun gælde for faktuelle oplysninger. De tildelte mærker kan under ingen omstændigheder gøres til genstand for den registreredes ret til berigtigelse."

21. Hvad angår forslaget om automatisk at forsyne alle ansøgere med bedømmelsesskemaerne vedrørende deres kvalifikationer på adgangsstadiet samt svarene på deres skriftlige eller praktiske prøver på assessmentcenterstadiet, har EPSO igen gjort gældende, at udvælgelseskomitéens arbejde er af sammenlignende karakter, når ansøgernes egnethed fastslås, og at det derfor er omfattet af tavshedspligten i forbindelse med sådanne procedurer.

22. Med hensyn til forslaget om, at der kan genereres automatiske e-mails for at informere ansøgerne om, at der er nye oplysninger i deres EPSO-profiler, anførte EPSO, at det har udviklet en "robomail"-meddelelse, der advarer ansøgerne, når de har en ny meddelelse i deres EPSO-konto. EPSO påpegede imidlertid, at der er tale om en supplerende tjeneste, som ansøgerne ikke kan udlede nogen rettigheder af.

Ombudsmandens vurdering, der førte til et udkast til henstilling

23. EPSO gjorde i det væsentlige gældende, at klageren ikke kunne få adgang til bedømmelsesskemaet for så vidt angår hendes kvalifikationer på grund af den fortrolighed, der er forbundet med udvælgelseskomitéernes arbejde i henhold til artikel 6 i bilag III til vedtægten. I den forbindelse gentog Ombudsmanden sin konklusion i forbindelse med undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB [5]: vedtægtens bestemmelse om, at udvælgelseskomitéernes arbejde skal være hemmeligt, er ikke til hinder for, at ansøgerne får kendskab til evalueringskriterierne eller den detaljerede opdeling af pointene for en bestemt prøve. Resultatet af denne undersøgelse på eget initiativ var, at EPSO forpligtede sig til at forsyne ansøgerne med et bedømmelsesskema, der ikke blot angav det samlede endelige antal point, men også de anvendte bedømmelseskriterier og de delvise point, der blev tildelt for hvert kriterium.

24. Ombudsmanden bemærkede endvidere i denne forbindelse, at det fremgår af fodnote 1 i den relevante meddelelse om udvælgelsesprøve, at "[c] ogydere, der ikke er indbudt til assessmentcentret, kan få en kopi af udvælgelseskomitéens evalueringsskema vedrørende deres kvalifikationer ved at indgive en anmodning senest 10 dage efter at være blevet underrettet om resultaterne." EPSO har derfor selv indtaget den holdning, at evalueringsskemaet ikke var omfattet af tavshedspligten i forbindelse med udvælgelseskomitéens arbejde i perioden på ti dage efter meddelelsen af deres resultater til ansøgerne. Hvis bedømmelsesskemaet logisk og nødvendigvis ikke var omfattet af den fortrolighed, der var forbundet med udvælgelseskomitéens arbejde i denne periode, forstod Ombudsmanden ikke den argumentationsproces, hvorved det kunne være blevet omfattet af den fortrolighed, der var forbundet med udvælgelseskomitéens arbejde efter denne periode.

25. Med hensyn til EPSO's henvisning til nyere retspraksis bemærkede Ombudsmanden, at den dom, som EPSO henviste til, understreger EPSO's forpligtelse til at overholde fristerne for besvarelse af anmodninger om oplysninger fra ansøgere for at sætte dem i stand til at udøve retten til at træffe en informeret beslutning om, hvorvidt de vil anfægte afgørelser truffet af udvælgelseskomitéer [6]. Selv om dommen også henviser til den korte frist for ansøgerne til at fremsætte anmodninger om oplysninger [7], tyder den ikke på, at ansøgernes ret til at indhente oplysninger efter denne frist ville blive udelukket.

26. På grundlag af ovenstående fandt Ombudsmanden ikke EPSO's argumenter til støtte for sit afslag på at give klageren adgang til udvælgelseskomitéens evalueringsskema vedrørende hendes kvalifikationer overbevisende, hvilket begrænsede hendes grundlæggende ret til aktindsigt [8] og til data indsamlet vedrørende hende [9]. Ombudsmanden behandlede EPSO's uberettigede afslag, som udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser, ved at fremsætte følgende udkast til henstilling:

Under hensyntagen til Ombudsmandens konklusioner bør EPSO give klageren en kopi af hendes evalueringsskema vedrørende hendes kvalifikationer.

27. Ombudsmanden anerkendte den forbedring, som "robomail"-systemet har medført med hensyn til at informere ansøgerne. Han udelukkede dog ikke muligheden for, at der kunne foretages yderligere forbedringer. I betragtning af EPSO's manglende gyldige begrundelse for at holde evalueringsskemaet hemmeligt og med henblik på at give ansøgerne den størst mulige ret til at gennemgå det, kan EPSO genoverveje muligheden for automatisk at give alle ansøgere deres evalueringsskemaer. Ombudsmanden erklærede, at han ville overveje dette spørgsmål yderligere i forbindelse med evalueringen af EPSO's begrundede udtalelse om udkastet til henstilling, og at han også ville hilse EPSO's holdning i denne henseende velkommen.

De argumenter, der blev fremlagt for Ombudsmanden efter udkastet til henstilling

28. I sin detaljerede udtalelse om udkastet til henstilling anførte EPSO, at det i øjeblikket er i færd med at gennemføre et projekt, der har til formål at forbedre kvaliteten af kommunikationen med ansøgerne. Dette indebærer, at der fastlægges klare retningslinjer for bl.a. sager som klagerens. EPSO understreger, at det anser gennemsigtighed i dets processer for at være af allerstørste betydning. Dette fremgår af indførelsen af den nye udvælgelsesprøvemetode med en ny model for meddelelser om udvælgelsesprøver og en vejledning i almindelige udvælgelsesprøver, som indeholder de fælles regler, der gælder for alle udvælgelsesprøver.

29. EPSO anførte, at det siden tilrettelæggelsen af den udvælgelsesprøve, som klageren deltog i, har revideret sin politik, og at det nu automatisk giver ansøgere, der ansøger om almindelige udvælgelsesprøver, oplysninger om vurderingen af deres talent screener. EPSO anførte, at det således ville tage hensyn til Ombudsmandens udkast til henstilling og sende klageren de ønskede oplysninger.

30. EPSO sendte efterfølgende Ombudsmanden en kopi af sit brev til klageren, hvori det gav klageren evalueringsskemaet med angivelse af kriterier, vægtning og tildelte point for hendes kvalifikationer.

Ombudsmandens vurdering efter udkastet til henstilling

31. EPSO har sendt klageren en kopi af hendes evalueringsskema vedrørende hendes kvalifikationer. EPSO har også ændret sin generelle politik i denne henseende, og det giver nu automatisk ansøgerne oplysninger om vurderingen af deres kvalifikationer. EPSO har således fuldt ud accepteret udkastet til henstilling og imødekommet Ombudsmandens betænkeligheder med hensyn til oplysninger til ansøgerne. Ombudsmanden takker EPSO for dets konstruktive og gennemsigtige tilgang til sagen.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

EPSO har accepteret Ombudsmandens udkast til henstilling.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 23. januar 2014

[1] Klageren hævdede også, at EPSO med urette udelukkede hende fra at deltage i den almindelige udvælgelsesprøve, og hun hævdede, at EPSO burde: 1) Revurdering af ansøgningen. og 2) Hvis den fornyede vurdering, der anmodes om i forbindelse med ansøgning 1, viser, at hun skulle have været indbudt til denne fase af udvælgelsesprøven, skal hun have mulighed for at deltage i assessmentcenterfasen. Ombudsmanden fandt imidlertid, at der ikke var tilstrækkeligt grundlag for at medtage denne påstand og disse påstande i sin undersøgelse af følgende årsager. I betragtning af de organisatoriske og tidsmæssige begrænsninger, der er forbundet med tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøver, fandt Ombudsmanden det rimeligt, at EPSO fastsatte strenge og korte frister for anmodninger om gennemgang på de forskellige stadier af udvælgelsesprøverne. Formålet med påstanden og de dermed forbundne krav kan kun nås ved at se bort fra disse gyldige grunde til at fastsætte strenge frister.

[2] Dom af 18.9.2012, sag F-96/09, Martorell mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 47.

[3] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000

om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Fællesskabet

institutioner og organer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT 2001 L 8, s. 1).

[4] Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

[5] Afgørelsen findes på: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Dommen i sagen Martorell mod Kommissionen, nævnt ovenfor i fodnote 3. Dommens præmis 48 har følgende ordlyd: "Det følger af den netop foretagne analyse, at EPSO’s strenge overholdelse af den særlige ret, der er anerkendt til fordel for ansøgerne, både med hensyn til indholdet af denne ret og svarfristen, afspejler de forpligtelser, der følger af princippet om god forvaltningsskik, offentlighedens ret til aktindsigt og retten til adgang til effektive retsmidler i overensstemmelse med artikel 41, 42 og 47 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder. Ud over at det kan føre til, at udelukkede ansøgere anlægger sag eller indgiver en klage uden at være i besiddelse af tilstrækkelige oplysninger, kan EPSO's manglende overholdelse af den særlige ret, der anerkendes til fordel for ansøgerne, derfor udgøre en fejl i forbindelse med udførelsen af offentlige opgaver, som i visse tilfælde kan give anledning til en ret til erstatning fra ansøgeren" (uofficiel oversættelse og fremhævelse tilføjet).

[7] Dommen i sagen Martorell mod Kommissionen, nævnt ovenfor i fodnote 3, præmis 47.

[8] Artikel 41, stk. 2, litra b), i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder.

[9] Artikel 8, stk. 2, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder