Baggrunden for klagen

1. Den foreliggende sag vedrører Den Europæiske Unions Publikationskontors (herefter »Publikationskontoret«) afgørelse om ikke at forlænge en tjenesteydelseskontrakt, der er indgået med klageren.

2. Klageren er en virksomhed inden for informationsteknologi og kommunikation. I 2007 vandt den et udbud iværksat af Publikationskontoret vedrørende udvikling, vedligeholdelse og support af informationssystemer baseret på webteknologi ("kontrakten"). Kontrakten blev underskrevet i september 2007. Den fastsatte, at den skulle gælde i en periode på to år med mulighed for to automatiske fornyelser, hver for et år, medmindre Publikationskontoret traf anden afgørelse. I september 2009 blev kontrakten automatisk forlænget med et år.

3. Den 23. april 2010 anmodede en ansat hos klageren om et møde med den tjenestemand i Publikationskontoret, der var ansvarlig for forvaltningen af kontrakten. Formålet var sammen med ham at gennemgå Publikationskontorets planer og fremtidige aktiviteter i forbindelse med kontrakten, herunder muligheden for at tilføje nye aktiviteter. Mødet fandt sted den 26. april 2010. Den 4. maj 2010 sendte klagerens forretningsfører en opfølgende e-mail til tjenestemanden, hvori han takkede tjenestemanden for mødet, gav nogle tekniske oplysninger og sagde, at han havde fortalt sine kolleger om "Publikationskontorets planer for den normale fortsættelse af kontrakten samt dens planlagte normale forlængelse ind i 2011 (efter kontraktens normale planlagte forlængelsesordning)".

4. Den 3. juni 2010 meddelte Publikationskontoret klageren, at det i overensstemmelse med kontraktens artikel I.2.5 ikke ønskede at forlænge kontrakten med yderligere et år.

5. I den efterfølgende korrespondance gav klageren udtryk for sin overraskelse over Publikationskontorets afgørelse og anmodede det om at præcisere begrundelsen herfor. Klageren påpegede, at beslutningen var i strid med de oplysninger, der blev modtaget på mødet den 26. april 2010. Klageren henviste også til, hvad det anså for at være Publikationskontorets standardpraksis at forny alle dets rammekontrakter for deres fulde mulige varighed.

6. Den 25. juni 2010 bekræftede Publikationskontoret sin afgørelse og understregede, at det ikke havde nogen standardpraksis for fornyelse af rammekontrakter. Publikationskontoret påpegede, at beslutningen om ikke at forlænge kontrakten blev truffet på grundlag af sagens særlige omstændigheder og institutionens behov. Beslutningen blev navnlig truffet, fordi budgettet var opbrugt.

7. Den 26. august 2010 henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

8. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstand:

Påstand

Ved ikke at overholde sine forsikringer til klageren om, at kontrakten ville blive forlænget, og ved ikke at overholde sin standardpraksis på dette område tilsidesatte Publikationskontoret princippet om beskyttelse af den berettigede forventning som fastsat i artikel 10 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

Undersøgelsen

9. Den 7. oktober 2010 anmodede Ombudsmanden Publikationskontoret om at afgive en udtalelse om klagerens påstand senest den 31. januar 2011. Publikationskontorets udtalelse blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som klageren fremsendte den 31. maj 2011.

10. Efter en omhyggelig analyse af Publikationskontorets udtalelse og klagerens bemærkninger konkluderede Ombudsmanden, at det var hensigtsmæssigt at undersøge Publikationskontorets sagsakter i denne sag. Kontrollen blev foretaget af Ombudsmandens tjenestegrene den 9. juli 2013. En kopi af inspektionsrapporten blev sendt til Publikationskontoret, og en kopi blev sendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsatte sine bemærkninger til kontrolrapporten den 7. oktober 2013.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

11. I sine bemærkninger til inspektionsrapporten fremførte klageren, at Publikationskontoret urimeligt havde afsat et meget lavt budget til kontrakten. Ifølge klageren var budgettet utilstrækkeligt med hensyn til de tjenester, der var nødvendige i henhold til udbudsbetingelserne.

12. I denne forbindelse minder Ombudsmanden om, at formålet med hendes undersøgelse i den foreliggende sag er begrænset til at vurdere, om Publikationskontoret tilsidesatte klagerens berettigede forventninger. Det spørgsmål, som klageren rejser i punkt 11, er en ny påstand, som Publikationskontoret ikke blev anmodet om at udtale sig om. Selv om Ombudsmanden ikke mener, at denne undersøgelse bør forlænges ved at anmode om en supplerende udtalelse, minder hun om, at klageren fortsat frit kan sende hende en ny klage om dette specifikke punkt.

13. I et brev, der var vedlagt klagerens bemærkninger til Publikationskontorets udtalelse, anmodede klageren også Ombudsmanden om at indlede en ny undersøgelse af Publikationskontorets generelle adfærd. I sit brev henviste klageren til en række eksempler på, hvordan Publikationskontoret havde indgået eller forvaltet kontrakter med klageren og med andre kontrahenter. Ifølge klageren vidner disse eksempler, som i nogle tilfælde enten Ombudsmanden har undersøgt, som i den foreliggende sag, eller er blevet indbragt for Retten, om Publikationskontorets systematiske fjendtlige adfærd over for klageren, som bevidst har til formål at opsige kontrakter, der udføres af klageren, og udelukke denne fra nye tilbud.

14. De eksempler, som klageren indberettede, omfattede: i) afslag på forlængelse af gyldige kontrakter (som i den foreliggende sag) ii) beslutningen om hverken at anvende en rammeaftale eller at refinansiere dens budget iii) overførsel af kontrakter indgået med klageren til andre kontrahenter iv) overforbrug af kontrakter indgået med andre kontrahenter og v) den påståede forekomst af interessekonflikter. Klageren henviste også til et anonymt brev af 2. juni 2010, hvori det blev meddelt, at Publikationskontoret havde besluttet at udelukke klageren fra alle de kontrakter og projekter, der blev gennemført, og at overføre disse kontrakter til andre kontrahenter. Klageren gentog sin holdning i sine bemærkninger til inspektionsrapporten.

15. I skrivelsen af 20. juni 2013 om afgørelsen om at foretage en inspektion af Publikationskontorets sagsakter meddelte Ombudsmanden klageren, at der ville blive truffet afgørelse om, hvorvidt den påstand, der er nævnt i punkt 14, skulle medtages. Dette ville være tilfældet, hvis vurderingen af den foreliggende sag førte til den konklusion, at der forelå fejl eller forsømmelser fra Publikationskontorets side, og at disse fejl eller forsømmelser kunne udgøre en del af et generelt mønster af fejl eller forsømmelser fra dette kontors side. Ombudsmanden vil derfor behandle spørgsmålet efter sin vurdering af påstanden i punkt 8.

16. I sine bemærkninger til Ombudsmandens inspektionsrapport satte klageren spørgsmålstegn ved Publikationskontorets beslutning om at identificere flere af de dokumenter, som Ombudsmanden havde kontrolleret, som fortrolige.

17. Ombudsmanden minder om, at i henhold til artikel 13, stk. 3, og artikel 14, stk. 2, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser kan hverken klageren eller offentligheden få adgang til dokumenter eller oplysninger, der er indhentet under en inspektion, og som den pågældende institution har identificeret som fortrolige. Det følger heraf, at institutionerne kan anmode om, at dokumenter, der er indhentet under en inspektion foretaget af Ombudsmandens tjenestegrene, behandles fortroligt. Da klageren ikke fremførte nogen specifikke argumenter for, at Publikationskontoret ikke ville have været berettiget til at anmode om fortrolighed i den foreliggende sag, er klagerens synspunkt ikke holdbart.

A. Påstand om manglende overholdelse af de forsikringer, der blev givet klageren, og standardpraksis

Argumenter forelagt Ombudsmanden

18. Klageren hævdede, at Publikationskontoret tilsidesatte princippet om beskyttelse af den berettigede forventning. Ifølge klageren afgav Publikationskontoret præcise forsikringer om forlængelsen af kontrakten på mødet den 26. april 2010. På dette møde anmodede den også klageren om at foretage "vigtige og uigenkaldelige investeringer på forhånd". Som følge heraf havde klageren tillid til, at kontrakten ville blive fornyet, og foretog de nødvendige investeringer, som var betydelige, for at have de relevante ressourcer på plads til at udføre arbejdet. Klageren påpegede, at de forsikringer, der blev givet på mødet den 26. april 2010, blev bekræftet i den opfølgende e-mail, som den sendte til Publikationskontoret den 4. maj 2010. Denne e-mail kunne anses for at udgøre referatet af mødet og gjorde klart opmærksom på Publikationskontorets hensigter om at forny kontrakten. Klageren understregede, at Publikationskontoret aldrig reagerede på e-mailen af 4. maj 2010 eller anfægtede dens indhold.

19. Klageren hævdede også, at der var en berettiget forventning om, at kontrakten ville blive fornyet som følge af EU-institutionernes og navnlig Publikationskontorets standardkontraktpraksis, som altid forlænger rammekontrakter for hele deres mulige varighed. I dette specifikke tilfælde blev klagerens forventning styrket af, at kontrakten aktivt blev anvendt til at levere vedligeholdelsestjenester til en række kritiske IT-applikationer, der anvendes i Publikationskontoret.

20. I sin udtalelse afviste Publikationskontoret at have givet klageren nogen forsikring om forlængelsen af kontrakten på mødet den 26. april 2010 eller ved nogen anden lejlighed. Publikationskontoret understregede, at fornyelsen af kontrakten på det nævnte møde slet ikke blev drøftet, og at den eneste bemærkning, der blev fremsat i forbindelse med kontrakten, var, at den var "ved normal gennemførelse". Publikationskontoret oplyste også, at det havde et sagsnotat af 22. juli 2010, der opsummerede mødets indhold.

21. Publikationskontoret understregede endvidere, at klagerens e-mail af 4. maj 2010 ikke kunne anses for at udgøre referatet af mødet, da de manglede den typiske form for referater og kun afspejlede klagerens egen opfattelse af, hvad der var sket, og hvad der var blevet sagt. Desuden havde Publikationskontoret ikke godkendt indholdet af e-mailen, og dens tavshed kunne ikke betragtes som bevis for en sådan godkendelse. Publikationskontoret mindede også om, at i henhold til Den Europæiske Unions Domstols ("Domstolens") retspraksis"kan Kommissionens manglende reaktion i en længere periode ikke udgøre en forsikring, der giver anledning til berettigede forventninger hos ansøgeren"[1].

22. Med hensyn til de investeringer, som klageren angiveligt havde foretaget, nægtede Publikationskontoret nogensinde at tilskynde klageren til at foretage dem og understregede, at klageren var forpligtet til at have de nødvendige ressourcer til rådighed indtil kontraktens udløb.

23. Publikationskontoret konkluderede, at klageren ikke kunne bevise, at den havde modtaget præcise, ubetingede og samstemmende forsikringer. Selv om det antages, at der er afgivet præcise forsikringer, har Publikationskontoret imidlertid understreget, at disse forsikringer ikke kan give anledning til berettigede forventninger. Dette skyldes, at de ville have været i klar modstrid med ordlyden af kontrakten, som udtrykkeligt anerkendte Publikationskontorets ret til ikke at forny den og krævede, at enhver ændring skulle foretages skriftligt.

24. Publikationskontoret afviste også, at det altid fornyer sine rammekontrakter som et spørgsmål om almindelig praksis. Den omstændighed, at Publikationskontoret systematisk medtager en fornyelsesklausul i sine kontrakter, betyder ikke, at fornyelser sker automatisk. De afhænger snarere af en række omstændigheder, herunder f.eks. eksistensen af et budget eller behovet for de leverede tjenesteydelser. Under alle omstændigheder understregede Publikationskontoret, at klageren ikke kunne bevise eksistensen af en sådan praksis, og at de tal, som Publikationskontoret rådede over, faktisk viste det modsatte.

25. Desuden afspejlede den omstændighed, at der blev gjort aktiv brug af kontrakten, kun normal kontraktmæssig adfærd i dens gyldighedsperiode og kunne under ingen omstændigheder påberåbes med henblik på at skabe en forventning om dens fornyelse.

26. Hvad endelig angår spørgsmålet om, hvorvidt det pågældende budget er opbrugt, understregede Publikationskontoret, at det ikke frit kan forhøje det budget, der er afsat til en offentlig kontrakt, men kun kan gøre det, når de betingelser, der er fastsat i de gældende regler, er opfyldt.

27. I sine bemærkninger insisterede klageren på, at forlængelsen af kontrakten blev drøftet indgående på mødet den 26. april 2010. Sagsøgeren gjorde gældende, at Publikationskontoret gav præcise, ubetingede og samstemmende forsikringer om, at kontrakten ville blive forlænget med endnu et år. Ifølge klageren var det, hvis spørgsmålet slet ikke var blevet drøftet, som Publikationskontoret foreslog, vanskeligt at forstå, hvorfor Publikationskontoret ikke reagerede på e-mailen af 4. maj 2010. Klageren påpegede, at det sagsnotat af 22. juli 2010, som Publikationskontoret nævnte, først blev skrevet måneder efter mødet og efter klagerens anmodning om præciseringer. Klageren havde mistanke om, at notatet var blevet udarbejdet et stykke tid senere i et forsøg på at begrunde Publikationskontorets holdning og derfor var upålideligt.

28. Klageren tilføjede endvidere, at de forsikringer, der blev givet på mødet, var de seneste af en lang række lignende forsikringer, der blev modtaget. På grund af betydningen af spørgsmålet om fornyelse havde klageren fortsat rejst det siden 2008, og Publikationskontoret forsikrede konstant klageren om, at der ikke ville være noget problem med at forny kontrakten.

29. Klageren understregede også, at den retspraksis, som Publikationskontoret har henvist til vedrørende den retlige betydning af en institutions manglende reaktion, henviser til forskellige omstændigheder (f.eks. en anmodning om tilladelse) og derfor ikke er relevant i den foreliggende sag. Da klagerens e-mail af 4. maj 2010 kun indeholdt det, der blev sagt under mødet, måtte Publikationskontorets tavshed betragtes som en stiltiende accept af rapporten.

30. Klageren insisterede på, at fornyelse af rammekontrakter er en standardpraksis i institutionerne, og understregede, at Publikationskontoret ikke fremlagde dokumentation for det modsatte. Ifølge klageren er det rimeligt at forvente, at de ordregivende myndigheder fornyer rammekontrakter, hvis der ikke foreligger ekstraordinære omstændigheder. Klageren var enig i, at udtømningen af budgettet eller intet krav om de tjenesteydelser, der leveres i henhold til kontrakten, er omstændigheder, der kan begrunde beslutningen om ikke at forlænge en kontrakt. Den fremhævede imidlertid også, at ingen af disse to omstændigheder forelå i den foreliggende sag.

31. Klageren påpegede navnlig, at kontrakten hovedsagelig blev anvendt til at levere vedligeholdelsestjenester til to webbaserede systemer (EU Bookshop og e-notices), som var af afgørende betydning for Publikationskontorets aktiviteter. Desuden havde Publikationskontoret i forbindelse med andre af Ombudsmandens undersøgelser erkendt, at der var et betydeligt budget til rådighed til forvaltning af de to systemer.

Resultaterne af aktindsigten i Publikationskontorets sagsakter

32. Under inspektionen konsulterede Ombudsmandens repræsentanter dokumenterne i Publikationskontorets sagsakter og navnlig sagsnotatet af 22. juli 2010. Sagsnotatet vedrørte mødet med klageren den 26. april 2010 og alle interne dokumenter vedrørende beslutningen om ikke at forlænge kontrakten.

33. Publikationskontorets repræsentanter præciserede, at udbud forberedes i god tid inden kontraktens udløbsdato for at sikre koordinering og kontinuitet mellem de to kontrakter og muliggøre en gnidningsløs overdragelse. De understregede, at rammekontrakter som den pågældende normalt indgås for en periode på et/to år med mulighed for fornyelse to eller tre gange for et år hver, op til en maksimal varighed på fire år. Der afsættes et bestemt budget ("bevilling") til den pågældende kontrakt i overensstemmelse med tildelingsbeslutningen. En forlængelse af en kontrakt inden for den fireårige ramme overvejes kun, hvis der er penge nok tilbage i bevillingsrammen til at tillade det. Med hensyn til klagerens sag var udgifterne højere end tidligere forudset. Der var allerede truffet beslutning om en ekstra tildeling af midler med henblik på at forny kontrakten én gang ved udgangen af det andet år. Publikationskontorets repræsentanter understregede, at de midler, der var tilbage i den øgede bevillingsramme, var utilstrækkelige til at forlænge kontrakten med endnu et år, og at der under de givne omstændigheder ikke kunne forudses en yderligere tildeling. Publikationskontorets repræsentanter præciserede, at en ekstra tildeling af midler er en ekstraordinær foranstaltning. Under disse omstændigheder blev det besluttet ikke at forlænge kontrakten og at iværksætte et nyt udbud.

34. Publikationskontorets repræsentanter gav også præciseringer vedrørende sagsnotatet af 22. juli 2010, årsagerne til, at det først blev udarbejdet tre måneder efter mødet med klageren den 26. april 2010, og de spørgsmål, der blev drøftet på dette møde. Publikationskontorets repræsentanter forklarede navnlig, at der sjældent udarbejdes referater af møder som det pågældende. I den foreliggende sag vedrørte mødet flere spørgsmål, herunder feedback om opfyldelsen af eksisterende kontrakter med klageren. Spørgsmålet om en eventuel fornyelse af kontrakten blev imidlertid ikke engang berørt. Kontraktmæssige spørgsmål blev ikke drøftet på mødet. Publikationskontorets repræsentanter tilføjede, at sagsnotatet var udarbejdet som svar på klagerens telefax af 3. juni 2010, hvori det gav udtryk for sin uenighed i Publikationskontorets beslutning om ikke at forlænge kontrakten. Formålet med notatet var at præcisere, hvad der rent faktisk var blevet drøftet på mødet.

35. Med hensyn til årsagen til, at Publikationskontoret ikke besvarede klagerens e-mail af 4. maj 2010, præciserede dets repræsentanter, at Publikationskontoret ikke fandt det hensigtsmæssigt at offentliggøre den foreslåede afgørelse om ikke at forlænge kontrakten, fordi denne afgørelse stadig skulle godkendes endeligt. Den præciserede også, at afgørelsen snart ville være blevet officielt meddelt.

36. Klageren understregede i sine bemærkninger til Ombudsmandens inspektionsrapport, at alle rammekontrakter ifølge klagerens egne erfaringer indgås for mindst fire år, hvis ikke længere. Den påpegede, at den procedure, der fører til tildeling af en rammekontrakt, er særlig byrdefuld for både deltagerne og den ordregivende myndighed, og at en periode på fire år derfor er absolut nødvendig for at give alle interessenter mulighed for at få et afkast af deres investeringer.

Ombudsmandens vurdering

37. Ombudsmanden minder om, at principperne om god forvaltning også er bindende for institutionerne, når de handler inden for rammerne af kontraktlige aftaler indgået med enkeltpersoner. Det følger heraf, at selv når institutionerne udøver deres rettigheder i henhold til en kontrakt, er de forpligtet til at gøre dette i overensstemmelse med princippet om god forvaltningsskik.

38. Ombudsmanden minder imidlertid også om, at omfanget af den kontrol, som hun kan foretage i kontraktsager, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden mener ikke, at hun bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kunne kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som ville have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante lov og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske spørgsmål.

39. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at hun i sager vedrørende kontraktlige tvister er berettiget til at begrænse sin undersøgelse til en undersøgelse af, om den pågældende EU-institution eller det pågældende EU-organ har givet hende en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmandens konklusion være, at hendes undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion berører ikke parternes ret til at få deres kontraktmæssige tvist undersøgt og afgjort af en kompetent ret.

40. Ombudsmanden bemærker, at principperne om god forvaltningsskik omfatter princippet om berettigede forventninger, som er nedfældet i artikel 10 i kodeksen for god forvaltningsskik ("kodeksen"). I henhold til dette princip skal tjenestemænd respektere de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af institutionens tidligere adfærd. De skal også være konsekvente i deres administrative adfærd samt i institutionens administrative handlinger.

41. Ombudsmanden minder om, at ifølge Domstolens faste retspraksis [2] skal tre betingelser være opfyldt for at påberåbe sig retten til beskyttelse af den berettigede forventning. For det første skal præcise, ubetingede og samstemmende forsikringer, der hidrører fra autoriserede og pålidelige kilder, være afgivet til den berørte person af Unionens myndigheder. For det andet skal disse forsikringer kunne skabe en berettiget forventning hos adressaten. For det tredje skal de afgivne forsikringer være i overensstemmelse med de gældende regler.

42. I den foreliggende sag hævder klageren, at den har en berettiget forventning om forlængelse af kontrakten som følge af: i) de forsikringer, som en repræsentant for Publikationskontoret gav klageren på mødet den 26. april 2010 og ved en række andre lejligheder siden 2008 og ii) EU-institutionernes og navnlig Publikationskontorets normale kontraktpraksis vedrørende fornyelse af rammekontrakter.

43. Med hensyn til i) de forsikringer, som Publikationskontoret angiveligt har givet, bemærker Ombudsmanden, at klageren har sagt, at den har modtaget flere af disse ved en række lejligheder siden 2008. Klageren fremlagde imidlertid kun oplysninger om det møde, der blev afholdt den 26. april 2010, og fremlagde ingen specifikke beviser eller oplysninger om, hvad der blev omtalt som yderligere eksempler på modtagne forsikringer. Ombudsmanden vil derfor begrænse sin vurdering til Publikationskontorets adfærd i forbindelse med mødet den 26. april 2010.

44. Ombudsmanden bemærker, at klageren og Publikationskontoret har givet udtryk for modsatrettede synspunkter vedrørende det, der blev drøftet på mødet.

45. Publikationskontoret anfører i sin udtalelse, og navnlig under inspektionen, at det drøftede flere spørgsmål vedrørende opfyldelsen af eksisterende kontrakter med klagerens repræsentanter, men at der ikke blev henvist til en eventuel fornyelse af kontrakten. Ombudsmanden påpeger, at Publikationskontorets holdning bekræftes af indholdet af sagsnotatet af 22. juli 2010, som Ombudsmandens tjenestegrene har undersøgt.

46. Klageren satte imidlertid spørgsmålstegn ved pålideligheden af sagsnotatet af 22. juli 2010, som blev udarbejdet af Publikationskontoret flere måneder efter mødet. Klageren understregede også, at Publikationskontoret ikke reagerede på sin e-mail af 4. maj 2010, som skulle betragtes som en implicit bekræftelse af, at der var givet forsikringer på mødet.

47. Ombudsmanden mener, at det forhold, at sagsnotatet blev udarbejdet mere end to måneder efter mødet, rent faktisk kunne rejse tvivl om dets pålidelighed. Under gennemgangen af Publikationskontorets sagsakter viste det sig imidlertid, at et forslag om ikke at forny kontrakten allerede var blevet indgivet i god tid inden datoen for mødet med klageren, og at det blev færdiggjort nogle få dage senere. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden det usandsynligt, at Publikationskontorets repræsentant, som deltog i mødet, og som må have været bekendt med den igangværende interne procedure, ville have givet forsikringer om, at kontrakten ville blive fornyet.

48. Ombudsmanden bemærker også, at Publikationskontoret under inspektionen gav en forklaring på årsagerne til, at det ikke reagerede på klagerens e-mail af 4. maj 2010. Publikationskontorets repræsentanter præciserede navnlig, at den endelige afgørelse fra denne dato endnu ikke var truffet, men at den snart ville blive truffet, og fandt det derfor ikke hensigtsmæssigt at oplyse om Publikationskontorets hensigt. Ombudsmanden mener, at Publikationskontorets præcisering er plausibel og i overensstemmelse med dokumentationen. Hun er derfor af den opfattelse, at den manglende reaktion på klagerens e-mail af 4. maj 2010 under de givne omstændigheder ikke kunne betragtes som en stiltiende aftale om indholdet fra Publikationskontorets side som foreslået af klageren.

49. Når dette er sagt, er Ombudsmanden af den opfattelse, at intet ville have forhindret Publikationskontoret i at besvare klagerens e-mail af 4. maj 2010. I dette svar kunne den have underrettet klageren om tidsrammen for beslutningen om, hvorvidt kontrakten skulle forlænges eller ej. Dette kunne have været gjort uden at afsløre den daværende interne beslutningsproces. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en yderligere bemærkning i denne henseende for at vejlede, hvis lignende sager opstår i fremtiden.

50. I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at klagerens synspunkt om, at Publikationskontoret gav de påståede forsikringer på mødet den 26. april 2010, ikke er overbevisende.

51. Med hensyn til ii) klagerens henvisning til, hvad den anser for at være EU-institutionernes standardkontraktpraksis for fornyelse af rammekontrakter, bemærker Ombudsmanden, at Publikationskontoret har givet en rimelig forklaring på, at der ikke findes en sådan praksis. I den forbindelse skal det bemærkes, at Publikationskontoret fremførte, at medtagelsen af fornyelsesklausuler i kontrakter udelukker muligheden for at fortolke fornyelser som værende automatiske. Publikationskontoret har også udtalt, at de tal, det har til rådighed, ikke peger på en generel praksis for fornyelse af rammekontrakter.

52. Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke fremførte noget specifikt argument, der kunne rejse tvivl om Publikationskontorets holdning. Til at begynde med anførte klageren blot, at den påståede praksis eksisterer, henviste til sine egne erfaringer og nævnte de økonomiske årsager, der ifølge klageren ville gøre automatisk fornyelse af rammekontrakter nødvendig. Desuden anerkendte klageren i sine bemærkninger også, at der er tilfælde, hvor rammeaftaler ikke forlænges, og var navnlig enig i, at en afgørelse om ikke at forlænge en rammeaftale kan begrundes i tilfælde, hvor der ikke længere er behov for de tilbudte tjenesteydelser, eller hvor det relevante budget er opbrugt. Ombudsmanden bemærker, at Publikationskontoret i den foreliggende sag besluttede ikke at forlænge kontrakten på grund af, at det tildelte budget var opbrugt. Ombudsmanden konkluderer derfor, at klagerens argumenter synes at bekræfte og ikke modsige Publikationskontorets konklusion om, at der ikke findes nogen standardpraksis for fornyelse af rammekontrakter. Det synes nyttigt at tilføje, at denne konklusion ikke påvirkes af klagerens synspunkter om, at: i) kontrakten blev aktivt anvendt til at levere tjenesteydelser, som var yderst nødvendige, og ii) den skulle foretage visse investeringer. Da i) og ii) vedrører kontraktens gyldighedsperiode, kunne de ikke give anledning til berettigede forventninger om, at kontrakten ville blive fornyet.

53. I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at der ikke kan påvises nogen tilsidesættelse af princippet om beskyttelse af den berettigede forventning i den foreliggende sag. Det følger heraf, at klagerens påstand ikke kan tiltrædes.

B. Påstand om, at der foreligger et generelt mønster af fejl eller forsømmelser

54. Med hensyn til klagerens yderligere påstand, der er fremsat i hans bemærkninger (se punkt 15), nemlig Publikationskontorets systematiske fjendtlige adfærd over for klageren, mener Ombudsmanden, at da hun ikke har konstateret et tilfælde af fejl eller forsømmelser i den foreliggende sag, er hun ikke i stand til at betragte det som et eksempel på den påståede systemiske fjendtlige adfærd over for klageren. Hun mener derfor, at der i mangel af konkrete beviser ikke er tilstrækkeligt grundlag for en undersøgelse af denne påstand.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Der har ikke været fejl eller forsømmelser i Publikationskontorets aktiviteter.

Klageren og Publikationskontoret vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

Med forbehold af kontraktens bestemmelser kan Publikationskontoret i fremtidige tilfælde, hvor kontrahenterne spørger, om deres kontrakt vil blive forlænget, i det mindste angive den omtrentlige tidsramme, inden for hvilken det agter at træffe en afgørelse.

Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 19. december 2013

[1] Forenede sager T-407/06 og T-408/06, Zhejiang Aokang Shoes mod Rådet, Sml. 2010 I, s. 747, præmis 101.

[2] Sag T-203/97, Forvass mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 129, og II, s. 705, præmis 70, sag T-199/01, G mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 217, og II, s. 1085, præmis 38, Sag T-347/03, Branco mod Kommissionen, Sml. 2005 II, s. 2555, præmis 102.