- DA Dansk
Maskinoversættelser kan indeholde fejl, der potentielt gør teksten mindre klar og nøjagtig. Ombudsmanden påtager sig intet ansvar for eventuelle afvigelser. For de mest pålidelige oplysninger og den største retssikkerhed henvises der til originalversionen på engelsk, som der er linket til ovenfor.
Læs mere i vores sprog- og oversættelsespolitik.
Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om afslutning af undersøgelse på eget initiativ OI/1/2012/MHZ vedrørende Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor
Afgørelse
Sag OI/1/2012/MHZ - Indledt den Torsdag | 19 januar 2012 - Afgørelse af Onsdag | 19 december 2012 - Den vedrørte institution Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ( Ikke grund til yderligere undersøgelser )
Fra 2010 indførte EPSO en ny procedure, hvorefter udvælgelseskomitéerne kun kontrollerer bilagene for de ansøgere, der har bestået prøverne i assessmentcentret, dvs. ved udvælgelsesprøvens afslutning. Hvis udvælgelseskomitéerne ikke godkender de beståede ansøgeres bilag, opføres disse ansøgere ikke på reservelisten.
Ombudsmanden modtager regelmæssigt klager fra ansøgere, der er berørt af denne procedure. Da EPSO ikke i nogen offentlige dokumenter havde forklaret årsagerne til proceduren, indledte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ for at få afklaret sagen.
Han anmodede derfor EPSO om at oplyse, om udvælgelseskomitéerne i forbindelse med udvælgelsesprøver, hvor højst 100 ansøgere opfylder betingelserne for at deltage i prøverne i assessmentcentret, kunne kontrollere dokumentationen, navnlig dokumentationen vedrørende uddannelse og erhvervserfaring, inden indkaldelserne til assessmentcentret blev udsendt. Han anmodede også EPSO om i sit svar at tage hensyn til i) de mulige besparelser på EU-budgettet som følge af en sådan tilgang, ansøgernes interesse i at blive informeret, hvis deres erhvervserfaring ikke anses for relevant, inden de investerer tid og kræfter i forberedelsen af prøverne i assessmentcentret og iii) det forhold, at dokumentationen i forbindelse med de udvælgelsesprøver, der blev afholdt før 2010, blev kontrolleret, inden indkaldelserne til skriftlige/mundtlige prøver blev udstedt.
I sin udtalelse var EPSO i det væsentlige af den opfattelse, at i) angivelsen af den relevante erhvervserfaring/de relevante eksamensbeviser i onlineansøgningen og ii) tilgængeligheden af de samme oplysninger i de bilag, som ansøgerne er i besiddelse af, udgør effektive garantier for ansøgerne for, at udvælgelseskomitéen vil betragte disse dokumenter som tilstrækkelige, når den kontrollerer dem én efter én, efter at vurderingsprøverne har fundet sted. Den forklarede også, at udvælgelseskomitéerne i forbindelse med den nye procedure skulle kontrollere færre bilag, og at der som følge heraf spares penge og tid.
Ombudsmanden var ikke helt overbevist af disse argumenter og var fortsat af den opfattelse, at udvælgelseskomitéerne i betragtning af det vide skøn, de har, altid kunne nå frem til den konklusion, at bilagene er utilstrækkelige, efter at de havde undersøgt dem. Han påpegede endvidere, at tidsbesparelserne var ubetydelige i forbindelse med procedurens varighed for hele udvælgelsesprøven, og hvis man sammenligner med den tid, det tog at få de ansøgere, der ikke havde tilstrækkelige bilag, til at gennemgå de lange og dyre prøver i assessmentcentret.
På trods af disse overvejelser fandt Ombudsmanden, at eftersom denne procedure gennemføres efter udtrykkelige ønsker fra de institutioner, som EPSO tilrettelægger udvælgelsesprøverne for, er yderligere undersøgelser af dette spørgsmål ikke berettigede. Han afsluttede derfor sagen.
Baggrunden for undersøgelsen på eget initiativ
1. I 2010 indførte EPSO en "ny model" for udvælgelsesprøver med henblik på udvælgelse af fastansat personale til EU-institutionerne, som består af adgangsgivende CBT-prøver og assessmentcenterprøver (afsluttende prøver). Denne nye model blev indført for at fremskynde hele udvælgelsesprøven [1].
2. I udvælgelsesprøverne efter den "gamle model" blev ansøgernes bilag kontrolleret, inden indkaldelserne til den afsluttende prøve (skriftlige/mundtlige prøver) blev udsendt. Dette betød, at alle ansøgere, der blev indkaldt til den afsluttende prøve, kunne opføres på reservelisten, hvis de bestod denne prøve.
3. EPSO's procedure i forbindelse med udvælgelsesprøverne efter den "nye model" er, at udvælgelseskomitéerne kun kontrollerer bilagene for de ansøgere, der har bestået de afsluttende prøver i en udvælgelsesprøve, dvs. prøverne i assessmentcentret. Hvis udvælgelseskomitéerne ikke godkender de beståede ansøgeres bilag, afvises disse ansøgere, og de opføres ikke på reservelisten.
4. Det ville uden tvivl være bedre for ansøgerne, hvis de blev informeret om udvælgelseskomitéernes afgørelse om deres bilag, inden de aflagde prøverne i assessmentcentret, som de normalt forbereder og investerer tid, kræfter og endda penge til. Dette er navnlig tilfældet, fordi relevansen af ansøgernes erhvervserfaring, som der henvises til i deres bilag , for arbejdsopgaverne i den stilling, som de ansøger om (en adgangsbetingelse i EPSO-udvælgelsesprøver), ikke altid er objektivt indlysende. Hvis ansøgerne ikke er klar over, at erhvervserfaringen er relevant for arbejdsopgaverne, vil de i sidste ende ikke få adgang til udvælgelsesprøven, selv om de har bestået assessmentcentret.
5. Det ser også ud til, at deltagelsen i prøverne i assessmentcentret for ansøgere, der i sidste ende afvises på grund af manglende - eller utilstrækkelige - bilag, muligvis ikke er berettiget ud fra et økonomisk synspunkt. Indkaldelserne til assessmentcentret indebærer EU-omkostninger, som kunne undgås, hvis ansøgernes bilag blev kontrolleret, inden indkaldelserne til assessmentcentret blev udsendt.
6. De oplysninger, som EPSO har givet på sit websted [2] og i vejledningen for almindelige udvælgelsesprøver [3], præciserer ikke, hvorfor den nuværende procedure kun giver mulighed for at kontrollere bilag i allersidste øjeblik, dvs. når de beståede ansøgere allerede er blevet identificeret efter prøverne i assessmentcentret.
7. Ombudsmanden var derfor af den opfattelse, at de ovennævnte spørgsmål skulle afklares af EPSO. Artikel 228 i TEUF giver Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til på eget initiativ at foretage undersøgelser af mulige tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer. Ombudsmanden besluttede derfor at indlede denne undersøgelse på eget initiativ for at give EPSO mulighed for at forklare udvælgelseskomitéernes tidsplan for vurdering af ansøgernes kvalifikationer på grundlag af de ledsagende bilag.
Emnet for undersøgelsen på eget initiativ
8. I sin skrivelse om indledning af denne undersøgelse på eget initiativ henviste Ombudsmanden til en klage over EPSO vedrørende den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/112/10 og anførte, at de faktiske omstændigheder i denne klage henledte hans opmærksomhed på de spørgsmål, der er genstand for denne undersøgelse på eget initiativ. Han anmodede EPSO om at oplyse, om udvælgelseskomitéen i forbindelse med udvælgelsesprøver, hvor højst 100 ansøgere opfylder betingelserne for at deltage i prøverne i assessmentcentret, kunne kontrollere dokumentationen, navnlig dokumentationen vedrørende uddannelse og erhvervserfaring, inden indkaldelserne til assessmentcentret blev udsendt.
9. Ombudsmanden anmodede EPSO om i sit svar at tage hensyn til i) de mulige besparelser på EU-budgettet som følge af en sådan tilgang, ansøgernes interesse i at blive informeret, hvis deres erhvervserfaring ikke anses for relevant, inden de investerer tid og kræfter i assessmentcentrets prøver og iii) det forhold, at dokumentationen i forbindelse med udvælgelsesprøverne efter den "gamle model" blev kontrolleret, inden indkaldelserne til skriftlige/mundtlige prøver blev udsendt.
Undersøgelsen
10. Den 19. januar 2012 anmodede Ombudsmanden EPSO om en udtalelse. Den 31. maj 2012 fremsendte EPSO sit svar.
Ombudsmandens analyse og konklusioner
A. Udvælgelseskomitéernes tidsplan for vurdering af ansøgernes kvalifikationer på grundlag af bilag
EPSO's argumenter
11. EPSO henviste til den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/112/10 ("udvælgelsesprøven"). Den præciserede, at udvælgelseskomitéen havde opstillet en liste over de ansøgere, der samlet havde opnået de bedste resultater ved adgangsprøverne, og som i lyset af oplysningerne i deres onlineansøgning opfyldte de generelle og særlige betingelser i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Disse ansøgere blev derefter indkaldt til prøverne i assessmentcentret. Ifølge EPSO betyder " dette, at alle ansøgere, der indkaldes til prøverne i assessmentcentret, på grundlag af oplysningerne i deres onlineansøgning opfyldte de generelle og særlige betingelser, der kræves i meddelelsen."
12. Efter kontrol af dokumentationen kan udvælgelseskomitéen være af den opfattelse, at visse ansøgeres dokumentation ikke eller ikke i tilstrækkelig grad bekræfter/validerer oplysningerne i deres onlineansøgning. Med henvisning til ovennævnte udvælgelsesprøve forklarede EPSO: "Det er ikke et spørgsmål om, hvorvidt ... [ansøgernes] erhvervserfaring var relevant for de opgaver, der er beskrevet i meddelelsen, men snarere et spørgsmål om at fremlægge dokumentation for oplysninger i onlineansøgningen. Udvælgelseskomitéen havde allerede på grundlag af disse oplysninger besluttet, at deres erhvervserfaring var relevant for at give ansøgerne adgang, dog på betingelse af, at disse oplysninger senere blev underbygget af den nødvendige dokumentation." Efter EPSO's opfattelse vidste ansøgerne, hvordan de skulle udforme oplysningerne i deres onlineansøgning på en sådan måde, at de kunne overbevise udvælgelseskomitéen om, at de var berettiget til at få adgang til udvælgelsesprøven, men nogle af dem kunne ikke underbygge disse oplysninger med den krævede dokumentation.
13. Den fase, hvor bilagene kontrolleres, kan ændre sig fra konkurrence til konkurrence, men det er kun i ganske særlige tilfælde, at en institution stadig insisterer på at få meddelelsen udarbejdet på en sådan måde, at dokumenterne kontrolleres på et tidligere tidspunkt. Navnlig i forbindelse med udvælgelsesprøver med et stort antal ansøgere er det mere omkostningseffektivt og tidseffektivt kun at foretage den fulde kontrol " , inden beståede ansøgere opføres på reservelisten" .
14. EPSO sammenlignede de omkostninger, der var forbundet med de to proceduremæssige tilgange: den tidligere tilgang, hvor støttedokumenterne blev kontrolleret inden de afsluttende test og den nuværende tilgang, hvor de først verificeres efter disse test. I forbindelse med udvælgelsesprøven blev i alt 499 ansøgere indkaldt til prøverne i assessmentcentret, og kun 193 blev udvalgt. Under det nuværende system, hvor det kun er de ansøgere, der har bestået prøverne i assessmentcentret, der kontrolleres, skulle udvælgelseskomitéen kun kontrollere 193 sager i stedet for de 499 sager, den skulle have kontrolleret efter den tidligere metode. Dette resulterede i mindre end halvdelen af de mandetimer, der var nødvendige for at udføre verifikationen. Kontrol af bilag er meget tidskrævende og "arbejdskraftkrævende". Erfaringen viser, at kun et meget begrænset antal ansøgere ikke er i stand til at fremlægge den nødvendige dokumentation for de oplysninger, de giver i deres onlineansøgning. I forbindelse med udvælgelsesprøven var det kun 11 ansøgere (ud af 193), der i sidste ende ikke var i stand til at fremlægge den nødvendige dokumentation for oplysningerne i deres onlineansøgning. EPSO er overbevist om, at den nuværende metode medfører reelle besparelser for EU-budgettet sammenlignet med den tidligere metode.
15. I meddelelsen om udvælgelsesprøven blev antallet af ansøgere, der skulle indkaldes til prøverne i assessmentcentret, desuden defineret som et multiplum (2,5 gange) af antallet af ansøgere, der kunne opføres på reservelisten. Dette antal var således "mere eller mindre fast." Af denne grund ville en kontrol af bilagene, inden indkaldelserne til prøverne i assessmentcentret blev sendt, ikke have reduceret antallet af ansøgere, der blev indbudt, og ville derfor ikke have medført yderligere besparelser for EU-budgettet. For den pågældende udvælgelsesprøve ville det have resulteret i en situation, hvor 11 andre ansøgere i stedet for de 11 ansøgere, som i sidste ende ikke var i stand til at fremlægge den nødvendige dokumentation, ville være blevet indbudt.
16. EPSO konkluderede, at udvælgelseskomitéen for så vidt angår de ansøgere, der var blevet indbudt til assessmentcentret, havde truffet afgørelse om, hvorvidt de opfyldte adgangsbetingelserne, og havde givet dem adgang til prøverne i assessmentcentret på grundlag af de oplysninger, som de havde givet i deres onlineansøgninger. En begrænsning af kontrollen af adgangskriterierne til dokumenterne fra de ansøgere, der kan opføres på reservelisten, indebærer en betydelig tidsgevinst og reducerer derfor varigheden af adgangsfasen.
17. Inden ansøgerne investerer tid og kræfter i assessmentcenterprøverne, har de en interesse i at blive informeret om, hvorvidt deres erhvervserfaring anses for relevant. EPSO er overbevist om, at dette er tilfældet i det nuværende system. Hvis ansøgerne i overensstemmelse med den tro og love-erklæring, de underskriver, fremlægger dokumenter, der understøtter de oplysninger, der gives online, vil kontrollen af disse dokumenter ikke ændre deres adgangsbetingelser.
Ombudsmandens vurdering
18. Ombudsmanden påpeger indledningsvis, at de bilag, der skal kontrolleres af udvælgelseskomitéen efter assessmentcentrets prøver, i henhold til de gældende regler om udvælgelsesprøver generelt er dem, der bekræfter ansøgernes erklæringer i deres onlineansøgning vedrørende: i) statsborgerskab ii) erhvervserfaring og iii) akademiske kvalifikationer [4].
19. Ombudsmanden har allerede modtaget klager med påstand om, at udvælgelseskomitéen, selv om en ansøger henviste til bilag, som han/hun var i besiddelse af, og i den forbindelse medtog oplysninger i onlineansøgningen om sine specifikke certifikater [5] eller sine specifikke ansættelseskontrakter og/eller fakturaer vedrørende perioder med selvstændig virksomhed [6] (på grundlag af hvilke han/hun efterfølgende blev accepteret af CBT), ved kontrollen af bilagene i udvælgelsesprøvens afsluttende fase ikke anså disse dokumenter for at være tilstrækkelig dokumentation for de krævede kvalifikationer.
20. Ombudsmanden er derfor ikke helt overbevist af EPSO's opfattelse i det væsentlige, at i) angivelsen af den relevante erhvervserfaring/de relevante eksamensbeviser i onlineansøgningen og ii) tilgængeligheden af de samme oplysninger i de bilag, som ansøgerne er i besiddelse af, udgør effektive garantier for ansøgerne for, at udvælgelseskomitéen vil betragte disse dokumenter som tilstrækkelige, når den kontrollerer dem én efter én, efter at vurderingsprøverne har fundet sted. Ombudsmanden ønsker i denne forbindelse at minde om det argument, som EPSO har fremført i mange af Ombudsmandens undersøgelser (og som han ikke bestrider), nemlig at udvælgelseskomitéerne har en bred skønsmargen med hensyn til relevansen af bilagene, en skønsmargen, der anerkendes i EU-domstolenes retspraksis.
21. Det følger heraf, at ansøgere, der beslutter at deltage i en udvælgelsesprøve, og som er i besiddelse af specifikke bilag, ikke altid er sikre på udvælgelseskomitéernes endelige vurdering af disse dokumenter. I den forbindelse skal det bemærkes, at ansøgerne skal forberede sig til vurderingsprøverne. Dette indebærer en investering af tid og ofte af penge. Det ville derfor have været bedre for dem, hvis de, inden de foretog en sådan investering, kunne have vidst, hvad udvælgelseskomitéens endelige afgørelse om deres bilag var.
22. Den samme situation kan også ses fra et andet perspektiv. Hvis en ansøger i sin onlineansøgning først giver oplysninger om sine kvalifikationer, derefter godkendes af CBT på grundlag af disse oplysninger, gennemgår CBT-prøven og bedømmelsesproceduren med positivt resultat, og udvælgelseskomitéen i sidste ende beslutter, at vedkommendes bilag ikke er tilstrækkelige, overtager denne ansøger faktisk i assessmentcentret en anden ansøger, hvis bilag kan være tilstrækkelige, men som har opnået resultater i CBT-prøverne, der ligger lige under den fastsatte tærskel for et fast antal ansøgere, der skal indkaldes til assessmentcentret. Ombudsmanden noterer sig i den forbindelse EPSO's udtalelse om, at antallet af ansøgere, der får adgang til assessmentcentret, er "... mere eller mindre fast. Derfor ville en kontrol af bilagene, inden indkaldelserne til prøverne i assessmentcentret blev sendt, ikke have reduceret antallet af ansøgere, der blev indbudt, og ville derfor ikke have ført til yderligere besparelser for EU-budgettet. For den pågældende udvælgelsesprøve ville det have resulteret i en situation, hvor 11 andre ansøgere i stedet for de 11 ansøgere, som i sidste ende ikke var i stand til at fremlægge den nødvendige dokumentation, ville være blevet indbudt". Efter Ombudsmandens opfattelse kan en sådan situation, selv om den er hypotetisk, rejse tvivl om, hvorvidt udvælgelsesprøven rent faktisk giver de bedst egnede ansøgere mulighed for at blive opført på reservelisten.
23. Ombudsmanden er taknemmelig for, at EPSO i sin udtalelse fulgte hans oprindelige forslag og fremlagde argumenter til støtte for den pågældende procedure vedrørende i) mulige finansielle fordele for EU-budgettet og ii) mulige tidsbesparelser. Ombudsmanden er imidlertid heller ikke helt overbevist af alle disse argumenter.
24. EPSO's argument (nævnt i punkt 22 ovenfor) om, at antallet af ansøgere, der skal indkaldes til prøverne i assessmentcentret, er mere eller mindre fast, viser, at det tidspunkt, hvor bilagene kontrolleres, ikke har nogen indvirkning på EU-omkostningerne, f.eks. i forbindelse med ansøgernes rejse- og opholdsudgifter. Uanset om bilagene kontrolleres før eller efter assessmentcentrets prøver, vil udgifterne til ansøgernes rejse- og opholdsudgifter altid være de samme, fordi det samme faste antal ansøgere vil blive indkaldt til assessmentcentret.
25. Selv om det på den anden side antages, at assessmentcentrets driftsomkostninger ikke påvirkes af den omstændighed, at bilagene kontrolleres før eller efter indkaldelsen til assessmentcentrets prøver, fordi assessmentcentret til enhver tid holdes operationelt i EPSO’s hovedsæde i Bruxelles, kan det ganske vist hævdes, at der er tale om en dårlig udnyttelse af tid og penge, hvis udvælgelseskomitéens medlemmer gennemfører bedømmelsesprøver for ansøgere, som ikke burde have fået adgang, hvis deres bilag var blevet kontrolleret før, og som under alle omstændigheder ikke kunne opføres på reservelisterne, selv om de bestod disse prøver.
26. Endvidere har EPSO i det væsentlige gjort gældende, at udvælgelseskomitéerne har brug for mere tid til at kontrollere sagsakterne for alle de ansøgere, der indkaldes til prøverne i assessmentcentret, end de har brug for alene at kontrollere sagsakterne for dem, der består disse prøver.
EPSO's erklæring skal imidlertid analyseres i lyset af procedurens varighed for hele udvælgelsesprøven, dvs. ca. 6-8 måneder. I denne sammenhæng er der ingen væsentlig tidsmæssig forskel, hvis udvælgelseskomitéen kontrollerer bilagene før eller efter afholdelsen af prøverne i assessmentcentret. Ombudsmanden mener, at det er rimeligt at antage, at et erfarent medlem af en faglig udvælgelseskomité let bør kunne kontrollere ca. 100 sager (støttedokumenter) på én arbejdsdag. Det følger heraf, at der ville være en temmelig minimal forskel mellem det antal dage, der var nødvendigt for at kontrollere 499 sager (sagerne vedrørende alle de ansøgere, der blev indkaldt til prøverne i assessmentcentret i den udvælgelsesprøve, som EPSO henviste til i udtalelsen), og kun 193 sager (sagerne vedrørende alle de ansøgere, der bestod disse prøver). Den tid, der spares med en sådan fremgangsmåde, synes derfor at være minimal [7]. Det er klart, at hvis mere end ét medlem af udvælgelseskomitéen havde ansvaret for disse kontroller (hvilket bør være normalt), ville den sparede tid være minimal, især hvis man sammenligner med den tid, det tog for de "utilstedelige ansøgere" at gennemgå de lange og dyre prøver i assessmentcentret.
27. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at EPSO's præcisering af fordelene ved proceduren for kontrol af bilag efter evalueringsprøverne ikke er helt overbevisende. Eftersom denne procedure, som EPSO påpegede, gennemføres efter udtrykkelige ønsker fra de institutioner, som EPSO afholder udvælgelsesprøver for, mener Ombudsmanden imidlertid ikke, at yderligere undersøgelser vedrørende EPSO er berettigede i dette tilfælde.
B. Konklusioner
Ombudsmanden afslutter derfor denne undersøgelse på eget initiativ med følgende konklusion:
Ingen yderligere undersøgelser i denne sag er berettigede.
EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.
P. Nikiforos Diamandouros
Udfærdiget i Strasbourg, den 19. december 2012
[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm
[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm
[3] EUT 2011 C 315A, s. 1-14. Den samme situation gør sig gældende for så vidt angår den nyeste udgave af vejledningen (EUT 2012/70).
[4] Vejledning i almindelige udvælgelsesprøver, punkt 6.1.4.
[5] Klage 962/2011/AN vedrører f.eks. dokumentation for akademiske eller tilsvarende kvalifikationer. Klageren deltog i en EPSO-udvælgelsesprøve, som krævede et eksamensbevis for et års uddannelse inden for det relevante område. Klageren var i besiddelse af et fagligt certifikat, der dokumenterede varigheden af uddannelsen på det pågældende område, og som var udstedt af Institut du Monde Arabe. Det nævnte hun i sit ansøgningsskema. Efter at hun havde bestået prøverne i assessmentcentret med fremragende karakterer, blev hun udelukket fra reservelisten, fordi hendes bevis for faglig uddannelse angiveligt ikke kunne betragtes som et eksamensbevis udstedt af en skole. Ombudsmanden fremsatte et forslag til en mindelig løsning, som blev forkastet. Sagen er endnu ikke afsluttet.
[6] Klage 2518/2011/MHZ vedrører dokumentation for erhvervserfaring. Klageren bestod prøverne i assessmentcentret. Udvælgelseskomitéen besluttede imidlertid på grundlag af de fremlagte dokumenter, at hendes erhvervserfaring ikke var tilstrækkelig til, at hun kunne opføres på reservelisten. Efter at have modtaget EPSO's udtalelse og klagerens bemærkninger besluttede Ombudsmanden at foretage yderligere undersøgelser, som er i gang.
[7] Sikkert ikke mere end to eller tre dage, hvis kun en person ville gøre kontrollen.