Baggrunden for klagen

1. Den foreliggende sag vedrører en påstået urimelig udelukkelse fra en almindelig udvælgelsesprøve afholdt af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO).

2. Klageren er slovensk statsborger og deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/190/10 for kontorchefer inden for oversættelse [1].

3. Den 28. april 2011 opfordrede EPSO klageren til at deltage i de skriftlige prøver. Ved denne lejlighed gav den ham også et link, der gjorde det muligt for ham at få adgang til instrukserne vedrørende de skriftlige prøver.

4. Den 13. maj 2011 aflagde klageren de skriftlige prøver i Bruxelles.

5. Ifølge de instrukser, som ansøgerne fik den 28. april 2011 og på prøvedatoen, bestod prøven af to hoveddele. I del a) skulle ansøgerne foretage en sproglig og kvalitativ vurdering af en tekst på det sprog, de angav som "første kildesprog" (klageren angav engelsk) oversat til deres hovedsprog (slovensk i klagerens sag). I del b) skulle ansøgerne foretage en sproglig og kvalitativ vurdering af en tekst på det sprog, de angav som "andet kildesprog" (tysk i klagerens tilfælde) oversat til slovensk. Det fremgik af instrukserne til ansøgerne, at vurderingen af deres præstationer i den skriftlige prøve a) var baseret på følgende kriterier: i) "[ansøgerens] evne til at opdage fejlene og angive, hvilke kategorier fejlene tilhører, og ii) [ansøgerens] sproglige vurdering og kvalitetsvurdering af den oversatte tekst, der er skrevet på [hans eller hans] første kildesprog".

6. Den 19. august 2011 meddelte EPSO klageren, at EPSO havde udelukket ham fra udvælgelsesprøven, da han ikke havde udført en af de opgaver, der var nødvendige for den skriftlige prøve a). EPSO påpegede specifikt, at han ikke skrev den sproglige vurdering og kvalitetsvurderingen af den oversatte tekst på sit første kildesprog. Som følge heraf besluttede udvælgelseskomitéen ikke at bedømme hans skriftlige prøve a). Klagerens skriftlige prøve b) blev heller ikke bedømt, da meddelelsen om udvælgelsesprøve udelukkede rettelse af prøve b) for ansøgere, der ikke havde opnået det krævede antal point ved prøve a)[2].

7. Den 24. august 2011 anmodede klageren EPSO om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse. Han understregede, at han på grund af den begrænsede tid, der var til rådighed, og det ekstremt store antal fejl i den oversatte tekst kun var i stand til at markere rettelserne og tilføje bemærkninger til teksten. Han var dog ikke i stand til at skrive den sproglige og kvalitetsmæssige vurdering.

8. Den 16. september 2011 og igen den 11. oktober 2011 bekræftede EPSO sin afgørelse. Den understregede, at klageren ikke havde skrevet en løbende tekstvurdering på ca. 400 ord på det første kildesprog som krævet i instrukserne til ansøgerne. På anmodning fremsendte EPSO også en kopi af klagerens skriftlige prøve a) og det relevante evalueringsskema.

9. Den 19. oktober 2011 indgav klageren en klage til EPSO i overensstemmelse med vedtægtens artikel 90, stk. 2. EPSO svarede klageren den 30. april 2012 og afviste hans klage.

10. Den 19. oktober 2011 indgav klageren også denne klage til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

11. Den 2. december 2011 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af følgende påstande og krav [3]:

Påstand

EPSO udelukkede med urette klageren fra udvælgelsesprøven efter de skriftlige prøver.

Til støtte for argumenterne:

i) EPSO besluttede uden gyldig grund ikke at give klageren point ved den skriftlige prøve a).

ii) EPSO foretog ikke en særskilt vurdering af den skriftlige prøve a) på grundlag af de forskellige bedømmelseskriterier, der er angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøven (og på bedømmelsesskemaet), og underrettede heller ikke ansøgerne om vægtningen af bedømmelseskriterierne.

iii) Ved at give yderligere instrukser til ansøgere, der vurderede kvaliteten af en oversættelse, overtrådte EPSO meddelelsen om udvælgelsesprøven.

Krav

EPSO bør tildele klageren de point, han fortjener til sin skriftlige prøve a).

Undersøgelsen

12. Den 2. december 2011 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af klagerens påstand og krav og anmodede EPSO om at afgive en udtalelse. Den 18. januar og den 21. februar 2012 sendte klageren yderligere korrespondance til Ombudsmanden, hvori han præciserede, at hans klage skulle forstås som indeholdende et yderligere underbyggende argument, nemlig argument iii). EPSO blev derfor anmodet om også at behandle dette tredje argument i sin udtalelse. Den 2. maj 2012 blev EPSO's udtalelse fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som han fremsendte den 9. maj og den 29. juni 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

13. I sin klage anmodede klageren Ombudsmanden om a) at udpege en uafhængig sprogekspert til at vurdere hans skriftlige prøve a) for at attestere, at det var umuligt inden for den givne tid at skrive en omfattende vurdering på mindst 400 ord, og b) at sammenligne klagerens præstation i prøve a) med de ansøgere, der skrev den krævede vurdering.

14. I sin skrivelse om indledning af denne undersøgelse meddelte Ombudsmanden klageren og EPSO, at selv om det ikke ligger uden for hans kompetence at anbefale en institution at udpege en tredjepart til at afgive udtalelse, har han ikke som sådan beføjelse til at udpege eksperter til at revurdere udvælgelseskomitéernes eller EPSO's konklusioner.  Ombudsmanden erklærede derefter, at han ville overveje, hvilke relevante foranstaltninger der kunne træffes, hvis han fandt tilfælde af fejl eller forsømmelser svarende til klagerens påstande. Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine bemærkninger til EPSO's udtalelse fastholdt sin anmodning. Denne anmodning vil derfor blive behandlet i forbindelse med den materielle vurdering, som Ombudsmanden foretager nedenfor.

A. Påstand om, at EPSO fejlagtigt udelukkede klageren fra udvælgelsesprøven efter de skriftlige prøver og tilhørende krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

15. I sin klage til Ombudsmanden og i sin yderligere korrespondance af 18. januar 2012 hævdede klageren, at EPSO uretmæssigt udelukkede ham fra den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/190/10. Til støtte for sin påstand fremførte klageren følgende argumenter: i) EPSO besluttede uden gyldig grund ikke at tildele point til sin skriftlige prøve a), ii) EPSO foretog ikke en særskilt vurdering af den skriftlige prøve a) på grundlag af de forskellige bedømmelseskriterier, der var angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøven (og på bedømmelsesskemaet), og EPSO underrettede heller ikke ansøgerne om vægtningen af bedømmelseskriterierne, og iii) EPSO tilsidesatte meddelelsen om udvælgelsesprøven ved at give yderligere instrukser til de ansøgere, der vurderede kvaliteten af en oversættelse.

16. I sit brev om indledning af denne undersøgelse bemærkede Ombudsmanden, at instrukserne til ansøgerne gjorde det klart, at ansøgerne skulle udføre to opgaver: i) at opdage og rette fejl direkte på den oversatte tekst og ii) at skrive en vurdering, der består af en kontinuerlig tekst på ca. 400 ord. Evalueringsskemaet indeholdt derfor to forskellige evalueringskriterier: 1) evnen til at opdage fejl og angive den kategori, de tilhørte, og 2) den sproglige vurdering og kvalitetsvurderingen af den oversatte tekst skrevet på kandidatens første kildesprog. Ombudsmanden påpegede derefter, at det under disse omstændigheder var vanskeligt at forstå, hvordan manglende overholdelse af et af kriterierne automatisk kunne føre til en nulvurdering af det andet. I denne forbindelse anmodede Ombudsmanden EPSO om i sin udtalelse specifikt at henvise til de forpligtelser, som det havde påtaget sig efter Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB.

17. EPSO henviste i sin udtalelse til Ombudsmandens afgørelse i undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB, ifølge hvilken EPSO forpligtede sig til at foreslå, at udvælgelseskomitéerne anvender og forsyner ansøgerne med en model for et evalueringsskema, der indeholder a) de evalueringskriterier, der er fastsat i de offentliggjorte meddelelser om udvælgelsesprøver (herunder de forskellige aspekter, som udvælgelseskomitéen kan evaluere for hvert kriterium), og det opnåede præstationsniveau (fra fremragende til utilstrækkelig) og b) ud over det samlede antal point de delvise point, som udvælgelseskomitéen har tildelt for hvert kriterium, der er angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøve.

18. EPSO nævnte derefter de foranstaltninger, som det havde vedtaget for at øge gennemsigtigheden i udvælgelsesprocedurerne i overensstemmelse med Ombudsmandens henstillinger. EPSO understregede, at "udvælgelseskomitéerne handler og træffer afgørelser i fuld uafhængighed og har, som det bekræftes i fast retspraksis, vide skønsbeføjelser med hensyn til valg af korrektionsmetoder og fastsættelse af pointkriterier forud for prøverne". EPSO påpegede endvidere, at ansøgerne efter en reform af udvælgelsesprøven nu modtager to dokumenter, nemlig meddelelsen om udvælgelsesprøven og vejledningen i almindelige udvælgelsesprøver, som giver dem detaljerede oplysninger om arten af de forskellige prøver og øvelser, der udgør en udvælgelsesprøve.

19. Med hensyn til klagerens sag anførte EPSO, at udvælgelseskomitéen besluttede ikke at bedømme hans skriftlige prøve a), fordi han ikke havde skrevet den sproglige vurdering og kvalitetsvurderingen på "første kildesprog" som krævet i meddelelsen om udvælgelsesprøven og i instrukserne til ansøgerne. Ifølge EPSO kunne indholdet af klagerens prøvepapir ikke anses for at udgøre den krævede skriftlige vurdering, da "kommentarerne i klagerens prøvepapir var skrevet på hans hovedsprog, slovensk, med undtagelse af nogle få ord og/eller ufuldstændige sætninger på hans første kildesprog, engelsk".

20. EPSO påpegede dernæst, at udvælgelseskomitéen anvendte objektive bedømmelseskriterier, der var udarbejdet forud for prøverne, men anførte også, at vurderingen af ansøgernes egnethed var af sammenlignende karakter. Da sådanne procedurer er omfattet af tavshedspligt, kan de ikke videregives. Ifølge EPSO ville en meddelelse til klageren om de opnåede point være en tilstrækkelig begrundelse for udvælgelseskomitéens afgørelse. Udvælgelseskomitéen underrettede imidlertid klageren om sin afgørelse og om begrundelsen herfor. Desuden modtog klageren en kopi af sin test a).

21. Som svar på Ombudsmandens erklæring, der er nævnt i punkt 16 ovenfor, fremførte EPSO, at"udvælgelseskomitéen i klagerens tilfælde besluttede ikke at bedømme hans skriftlige prøve a), så der blev ikke foretaget nogen vurdering". EPSO understregede, at udvælgelseskomitéens afgørelse var i overensstemmelse med gældende retspraksis, da en udvælgelseskomité har beføjelse til at fastslå, at en ansøger har overtrådt reglerne for udvælgelsesprøven, navnlig bestemmelserne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og til at udelukke vedkommende fra udvælgelsesprøven af denne grund.

22. Hvad angår klagerens tredje argument om, at EPSO overskred de grænser, der var fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven, bemærkede EPSO, at udvælgelseskomitéen besluttede at udelukke ham fra udvælgelsesprøven uden at bedømme hans prøve med den begrundelse, at han ikke havde foretaget en sproglig og kvalitativ vurdering på sit første kildesprog. I denne forbindelse påpegede EPSO, at dette krav var klart angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøven, i de instrukser til ansøgerne, der var vedlagt indkaldelsen til de skriftlige prøver, og på selve prøvepapiret.

23. I lyset af ovenstående ræsonnement konkluderede EPSO, at i) udvælgelseskomitéen handlede inden for rammerne af sit skøn og i overensstemmelse med de gældende retlige bestemmelser, da den besluttede at udelukke klageren fra udvælgelsesprøven uden at bedømme hans skriftlige prøve a), og at ii) meddelelsen om udvælgelsesprøven ikke var blevet overtrådt.

24. I sine bemærkninger behandlede og videreudviklede klageren alle de argumenter, han havde fremført til støtte for sin påstand. Med hensyn til det første argument anførte klageren, at EPSO ikke havde behandlet Ombudsmandens erklæring, der er omhandlet i punkt 16, korrekt. I den forbindelse påpegede han, at EPSO's svar, ifølge hvilket udvælgelseskomitéen i [klagerens] tilfælde besluttede ikke at bedømme hans skriftlige prøve a), så der ikke blev foretaget en vurdering, er selvmodsigende og ikke behandler spørgsmålet korrekt.

25. Med hensyn til hans andet argument anførte klageren, at EPSO ikke behandlede spørgsmålet om, at ansøgerne i henhold til instrukserne til ansøgerne" vil blive markeret både på de fejl, som [de] konstaterer, og på [deres] samlede vurdering".

26. I denne forbindelse hævdede klageren også, at EPSO ikke gav en rimelig begrundelse for, hvorfor det undlod at underrette ansøgerne i) om vægtningen af de enkelte dele af prøven a), nemlig at foretage en sproglig og kvalitativ vurdering af en oversat tekst og skrive en kontinuerlig tekst på 400 ord i denne henseende, og ii) at undladelse af at fuldføre en af disse dele ville føre til automatisk udelukkelse fra udvælgelsesprøven, uden at den anden del blev markeret.

27. Med hensyn til hans tredje argument, nemlig at udvælgelseskomitéen handlede i strid med meddelelsen om udvælgelsesprøven ved at give ansøgerne yderligere instrukser om at skrive en tekst på 400 ord på engelsk, anførte klageren, at EPSO ikke behandlede dette argument i sin udtalelse. I den forbindelse påpegede klageren, at det af meddelelsen om udvælgelsesprøven fremgik, at formålet med de skriftlige prøver var at "kontrollere ansøgerens evne til at vurdere kvaliteten af den oversatte tekst"og ikke at vurdere vedkommendes evne til at skrive på engelsk. Ifølge klageren bør alle andre færdigheder, f.eks. en ansøgers kendskab til engelsk, kontrolleres ved hjælp af specifikke prøver. Han oplyste også, at han først modtog instruktionerne på selve dagen for prøverne.

28. Klageren kommenterede endelig EPSO's synspunkt om, at han ikke havde gennemført den første del af prøve a) korrekt, fordi han blot kommenterede den oversatte tekst på sit hovedsprog, slovensk, med undtagelse af nogle få ord og/eller ufuldstændige sætninger på sit første kildesprog, dvs. på engelsk. I den forbindelse forklarede klageren, at de slovenske ord og udtryk, han anvendte, ikke var bemærkninger, men snarere forslag til forbedringer af den oprindelige slovenske tekst, mens ordene på engelsk udgjorde den faktiske vurdering. Han anførte endvidere, at den måde, hvorpå han gennemførte prøven, var i overensstemmelse med de krav, der var fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Da dette dokument ikke præciserede, hvor mange ord der skulle anvendes til vurderingen, eller at vurderingen skulle være i form af en kontinuerlig tekst, fandt klageren, at EPSO gik ud over de grænser, der er fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøve, ved at kræve, at ansøgerne skulle skrive en kontinuerlig tekst på 400 ord på engelsk.

Ombudsmandens vurdering

29. Ombudsmanden minder om, at EU-Domstolen konsekvent har fastslået, at udvælgelseskomitéerne har vide skønsbeføjelser med hensyn til det detaljerede indhold af de prøver, der indgår i en udvælgelsesprøve. Det tilkommer ikke Domstolen at kritisere dette indhold, medmindre en udvælgelseskomité overskrider grænserne i meddelelsen om udvælgelsesprøven eller ikke er i overensstemmelse med formålet med prøven i udvælgelsesprøven [4]. På denne baggrund mener Ombudsmanden, at hans opgave er begrænset til at undersøge, om udvælgelseskomitéens vurdering var behæftet med et åbenbart urigtigt skøn. Ombudsmandens rolle er ikke at sætte sin egen vurdering i stedet for udvælgelseskomitéens [5].

30. I den foreliggende sag vil Ombudsmandens vurdering derfor fokusere på, om EPSO's udvælgelseskomité anlagde et åbenbart urigtigt skøn ved ikke at markere klagerens skriftlige tekst a) og dermed udelukke ham fra udvælgelsesprøven.

31. Ombudsmanden bemærker for det første, at meddelelsen om udvælgelsesprøven ikke præciserede, hvordan den skriftlige prøve a) skulle tilrettelægges. Det fremgik imidlertid af instrukserne til ansøgerne, der blev sendt pr. e-mail inden prøvedatoen og igen omdelt på dagen for den skriftlige prøve, at ansøgerne ikke blot blev anmodet om at opdage og rette fejl direkte på den oversatte tekst, men også om at skrive en særskilt vurdering bestående af en kontinuerlig tekst på ca. 400 ord. Dette krav synes ikke at være i strid med oplysningerne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, eftersom instrukserne til ansøgerne blot præciserede, hvordan prøven ville blive struktureret. Klagerens indsigelser om, at EPSO handlede i strid med meddelelsen om udvælgelsesprøven ved at give ansøgerne yderligere instrukser, og at EPSO først underrettede ansøgerne om prøvens detaljerede struktur på selve dagen for prøven, er derfor ikke overbevisende.

32. I den foreliggende sag bestrides det ikke af klageren, at han ikke skrev en kontinuerlig tekst, der vurderede kvaliteten af den oversatte tekst. Klageren hævdede imidlertid, at EPSO burde anse de bemærkninger, han skrev på engelsk om teksten, for at være hans faktiske vurdering. Da det ikke er omtvistet, at disse bemærkninger kun bestod af nogle få ord, forekommer EPSO's opfattelse af, at klagerens anmærkninger ikke opfyldte kravet om en kontinuerlig tekst, rimelig.

33. Ombudsmanden skal imidlertid også vurdere udvælgelseskomitéens beslutning om ikke at tildele klageren point til sin skriftlige prøve a), da han ikke skrev en løbende tekst, der vurderede oversættelsens kvalitet.

34. For det første forekommer en sådan afgørelse vanskelig at forene med ordlyden af instrukserne til ansøgerne, som gjorde det klart, at ansøgerne "vil blive markeret både på de fejl, du opdager, og på din samlede vurdering". I overensstemmelse med denne erklæring anførte evalueringsskemaet også to forskellige evalueringskriterier: i) evnen til at opdage fejl og angive, hvilken kategori de tilhører, og ii) den sproglige vurdering og kvalitetsvurderingen af den oversatte tekst, der er skrevet på ansøgerens første kildesprog.

35. Ombudsmanden mener derfor, at beslutningen om slet ikke at tildele point til den skriftlige prøve a), fordi ansøgeren ikke gennemførte en af de to krævede øvelser, ikke er i overensstemmelse med meddelelsen om udvælgelsesprøven, instrukserne til ansøgerne og EPSO's tilsagn. Det er vanskeligt at forstå, hvordan den manglende overholdelse af et af de evalueringskriterier, der er angivet i evalueringsskemaet, automatisk kan bemyndige Afviklingsinstansen til at tildele nulpoint i forhold til det andet. Denne betragtning styrkes af, at de to kriterier synes at være udformet til at blive vurderet særskilt i forhold til de to krævede opgaver.

36. Det er korrekt, at EPSO ved udøvelsen af sin skønsbeføjelse til at afholde udvælgelsesprøver kun kan beslutte at pålægge udvælgelseskomitéen i meddelelsen om udvælgelsesprøven at foretage en rettelse af en prøve, hvis en ansøger opnår et tilstrækkeligt antal point i en anden prøve. Dette skete faktisk i den foreliggende sag med henvisning til klagerens skriftlige prøve b), som kun skulle markeres, hvis en ansøger opnåede et tilstrækkeligt antal point i den skriftlige prøve a). Hvis EPSO imidlertid ønskede, at udvælgelseskomitéen skulle gå frem på denne måde, ville dette i betragtning af alvoren af denne konsekvens klart skulle præciseres i meddelelsen om udvælgelsesprøven, da dette faktisk var tilfældet i forbindelse med den skriftlige prøve b).

37. Ombudsmanden minder endvidere om, at EPSO efter sin undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB om gennemsigtighed i EU's ansættelsesprocedurer forpligtede sig til at foreslå udvælgelseskomitéerne, at de i forbindelse med skriftlige prøver anvender et standardevalueringsskema, som ansøgerne kan få udleveret efter anmodning, og som indeholder a) de evalueringskriterier, der er fastsat i de offentliggjorte meddelelser om udvælgelsesprøver (herunder de forskellige elementer, som udvælgelseskomitéen i sidste ende evaluerer for hvert kriterium), og det opnåede præstationsniveau (fra fremragende til utilstrækkelig) og b) ud over det samlede antal point de delvise point.

38.  På trods af at de forskellige udvælgelseskriterier blev identificeret både i meddelelsen om udvælgelsesprøven og i evalueringsskemaet, gav udvælgelseskomitéen imidlertid ikke en oversigt over ansøgerens resultater og besluttede i stedet ikke at tildele nogen point til klagerens prøve a).

39. Ombudsmanden konkluderer derfor, uden at det er nødvendigt at udpege en ekstern ekspert som foreslået af klageren i punkt 13 ovenfor, at EPSO's udvælgelseskomité har anlagt et åbenbart urigtigt skøn ved ikke at fremlægge en særskilt vurdering af de to dele af prøve a). Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

40. Når Ombudsmanden finder, at der har været et tilfælde af fejl eller forsømmelser, fremsætter han, hvis det er muligt, et forslag til mindelig løsning eller et udkast til henstilling til den berørte institution. I den foreliggende sag bemærker Ombudsmanden imidlertid, at den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/190/10 allerede er afsluttet, og at der er oprettet en reserveliste. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at udarbejdelsen af et udkast til henstilling ikke vil tjene et nyttigt formål. Derfor vil han komme med en kritisk bemærkning nedenfor.

B. Konklusion

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende kritiske bemærkning:

Principperne om god forvaltningsskik kræver, at udvælgelseskomitéerne overholder bestemmelserne i meddelelsen om udvælgelsesprøven og instrukserne til ansøgerne, når de bedømmer ansøgernes prøver. I den foreliggende sag besluttede udvælgelseskomitéen ikke at bedømme klagerens skriftlige prøve a) med den begrundelse, at han ikke havde fuldført en af de to opgaver, som prøven bestod af, selv om en sådan mulighed ikke var fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven eller i instrukserne til ansøgerne. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser i EPSO's aktiviteter.

EPSO og klageren vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 19. december 2012

[1] Meddelelse om udvælgelsesprøve EPSO/AD/190/10 (AD9), EUT 2010 C 242/A, s. 1.

[2] Punkt V.2 i meddelelsen om udvælgelsesprøve.

[3] Som anført i punkt 12 fremførte klageren først argument iii), efter at undersøgelsen var blevet indledt.

[4] Forenede sager T-285/02 og T-395/02, Vega Rodríguez mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 333, og II, s. 1527, præmis 35.

[5] Se Ombudsmandens afgørelser om afslutning af hans undersøgelser af klage 1370/2010/(KM)BEH, punkt 40, klage 1592/2009/ELB, punkt 29, og klage 2965/2008/(VL)BEH, punkt 20.