BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1.         I 2001 underskrev klageren, et italiensk selskab, og Kommissionen en tjenesteydelseskontrakt finansieret af Den Europæiske Udviklingsfond (EUF). Kontrakten havde titlen »Forvaltning af vandforsyningsprojektet i Monrovia og landdistrikterne«. Målet var at sikre en tilstrækkelig vandforsyning til hjemvendte og fordrevne i Liberia over en periode på 24 måneder (oktober 2001 til oktober 2003).

2.         For at udføre opgaverne i henhold til tjenesteydelseskontrakten fik klageren bl.a. til opgave at forvalte en forskudskonto, som klageren havde oprettet i en lokal bank. Projektet blev påbegyndt i december 2001, og der blev samtidig stillet midler til rådighed for forskudskontoen.

3.         I maj 2003 rådede Kommissionen på grund af forværringen af situationen med hensyn til den indre sikkerhed formelt sine gennemførelsespartnere, der var involveret i programmet, til at overveje at suspendere aktiviteterne. Klageren besluttede imidlertid at fortsætte arbejdet med projektet.

4.         Den 6. juni 2003 indstillede ovennævnte lokale bank sine aktiviteter på grund af udbruddet af borgerkrigen i Monrovia. Dette gjorde det umuligt at overføre midler til banker i Liberia. Kommissionen godkendte derfor oprettelsen af en alternativ forskudskonto i Italien.

5.         Senere i 2003 gennemførte Kommissionen en revision og en gennemgang af projektet. Disse resulterede i forskellige tvister med klageren om både tekniske og finansielle spørgsmål.

6.         Den 7. april 2004 fremlagde klageren sine endelige projektrapporter.

7.         På trods af flere efterfølgende brevvekslinger med Kommissionen havde klageren stadig en række klager med sig. Den 4. november 2005 henvendte den sig derfor til Den Europæiske Ombudsmand.

Forespørgslens genstand

8.        Ombudsmanden indledte sin nuværende undersøgelse af klagerens følgende påstande og påstande.

Påstande

(1) I en periode på 15 måneder fra den 24. juli 2003 til den 19. oktober 2004 besvarede Kommissionen ikke klagerens gentagne anmodninger om genopfyldning af forskudskontoen.

(2) I betragtning af, at Kommissionen på intet tidspunkt under gennemførelsen af kontrakten beskyldte klageren for utilstrækkelige tekniske eller finansielle resultater, og at der aldrig blev sat spørgsmålstegn ved forskudsgebyrets størrelse, begrundelse og kontraktmæssige gyldighed, blev klagerens berettigede forventninger alvorligt tilsidesat, da den ikke kunne have forestillet sig, at Kommissionen ville anfægte forskudsgebyret med tilbagevirkende kraft et helt år efter projektets afslutning.

(3) Det tog Kommissionen et helt år efter projektets afslutning at underrette klageren om ethvert problem, selv om den var blevet gjort opmærksom på problemet meget tidligere af kontraktansatte revisorer.

(4) Kommissionen ignorerede klagerens anmodninger om a) cost-benefit-analyser efter projektet og teknisk evaluering, og b) tilbagelevering til klageren af sine regnskaber, som Kommissionen havde besluttet ikke at betale.

(5) På grund af Kommissionens urimelige forsinkelser i genopfyldningen af forskudskontoen forfinansierede klageren 30 % af projektet.

(6) Klageren blev udsat for usædvanlig og uretfærdig behandling under projektets afslutning, da projektets afslutning og de endelige tekniske og finansielle rapporter skulle udarbejdes for klagerens regning efter projektets afslutning, selv om dette ikke var fastsat i kontrakten.

Krav på 161 086,99 EUR, fremsat på grundlag af tre opgørelser

a) Betaling af udestående fakturaer, der er angivet og fuldt beskattet i klagerens årlige finansielle indberetning til skattemyndighederne:

       - Forfinansierede forskudsudgifter (2 fakturaer): USD 75 931,95

       - Gebyrer for teknisk bistand og tilbageholdelse (1 faktura): 38 880,53 EUR

b) Morarenter og udligningsrenter plus devaluering af forsinkede fakturaer og forskudsforfinansiering (beløb gældende indtil udgangen af december 2005):

       Om teknisk bistand: 4 847,49 EUR

       - Tab ved devaluering som følge af forfinansiering af forskudskonti: USD 8 495,18

       - Morarenter/kompensationsrenter af forskudsforfinansiering: USD 20 988,75

c) Uforudsigelige, ikke-kontraktlige forpligtelser efter projektets afslutning:

       - Omkostninger og udgifter afholdt efter projektets afslutning: 27 774,21 EUR

Forespørgslen

9.         Den 31. januar 2006 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at afgive en udtalelse, hvilket den gjorde den 28. juli 2006. Udtalelsen blev fremsendt til klageren med henblik på bemærkninger, som blev fremsendt den 26. september 2006. Den 10. juli 2007 fremsatte Ombudsmanden et forslag til en mindelig løsning. Kommissionen besvarede dette forslag den 8. januar 2008. Svaret blev videresendt til klageren, som fremsatte sine bemærkninger den 25. januar 2008. Ombudsmanden videresendte klagerens bemærkninger til Kommissionen, som sendte et supplerende svar den 26. juni 2006. Klageren og Kommissionen underrettede henholdsvis den 31. juli og den 8. september 2008 Ombudsmanden om den endelige aftale, de var nået frem til for at bilægge sagen.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

10.      Denne undersøgelse er afsluttet med et vellykket forlig mellem parterne på grundlag af et forslag til en mindelig løsning fra Ombudsmanden. Dette forslag vedrørte den del af påstanden, der er nævnt i punkt 8 ovenfor, litra a).

11.      I lyset af det vellykkede resultat af denne undersøgelse og begge parters betydelige bestræbelser på at nå frem til en mindelig løsning fokuserer hovedparten af denne afgørelse på de spørgsmål, der var genstand for Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning. Hvad angår de yderligere spørgsmål, hvis fulde vurdering allerede er blevet meddelt parterne i Ombudsmandens forslag til mindelig løsning, er det tilstrækkeligt at bemærke følgende.

12.      Med hensyn til den første ovennævnte påstand fandt Ombudsmanden i sit forslag til en mindelig løsning, at Kommissionen tilsyneladende ikke havde besvaret to anmodninger om genopfyldning af den forskudskonto, der var oprettet til projektet, og at denne undladelse syntes at være i strid med de relevante kontraktbestemmelser. I sit svar på forslaget om en mindelig løsning understregede Kommissionen kort sagt, hvad den anså for at være ekstraordinære omstændigheder, og at der var opstået forsinkelser, navnlig på grund af et behov for yderligere kontrol for at beskytte Fællesskabets finansielle interesser. Klageren fremsatte ikke specifikke bemærkninger som svar på disse yderligere bemærkninger fra Kommissionen. På nuværende tidspunkt er det hensigtsmæssigt at bemærke, at Kommissionen ikke specifikt tilbageviste Ombudsmandens ovennævnte konklusion om, at kontraktbestemmelserne ikke blev fulgt strengt. I betragtning af den sekundære karakter af denne del af sagen og det forhold, at der er fundet en løsning, finder Ombudsmanden det imidlertid ikke nødvendigt at undersøge dette spørgsmål yderligere.

13.      Med hensyn til de resterende påstande konstaterede Ombudsmanden ingen fejl eller forsømmelser i forbindelse med den anden, tredje, femte og sjette påstand. Med hensyn til den fjerde påstand konkluderede Ombudsmanden, at der ikke var tilstrækkeligt grundlag for yderligere undersøgelser. Hvad specifikt angår den femte påstand, fremlagde klageren yderligere materiale efter forslaget til en mindelig løsning til støtte for sine argumenter. Hvis der tages hensyn til dette materiale i forbindelse med en anden vurdering af denne del af sagen, vil det imidlertid kræve yderligere undersøgelser, hvilket ikke ville være hensigtsmæssigt på nuværende tidspunkt. Ombudsmanden bemærker endvidere, at forliget på Kommissionens eget initiativ og til trods for hans konstatering af, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser, omfattede en afgørelse om at betale erstatning med henblik på en mindelig løsning af problemet (se punkt 28 nedenfor).

14.      Med hensyn til påstanden fandt Ombudsmanden ingen begrundede påstande, der svarede til litra b) og c). De kunne derfor ikke accepteres.

A. Betalingskrav

De faktiske omstændigheder og bedømmelsen

15.       Som nævnt ovenfor hævdede klageren bl.a. følgende:

a) Betaling af udestående fakturaer, der er angivet og fuldt beskattet i klagerens årlige finansielle indberetning til skattemyndighederne.  Der var tale om følgende:

- Forfinansierede forskudsudgifter (2 fakturaer): USD 75 931,95

- Gebyrer for teknisk bistand og tilbageholdelse (1 faktura): 38 880,53 EUR

16.       Med hensyn til denne påstand bemærkede Kommissionen i sin udtalelse, at den uden held havde forsøgt at afvikle den udestående betaling med klageren. En kontrol af de samlede udgifter gav i alt 1 927 868,92 USD. De modtagne genopfyldninger beløb sig til 1 856 703,09 USD. Saldoen til fordel for klageren var 71 165,83 USD på forskudskontoen. Der var også en udestående faktura på 38 880,53 EUR. Kommissionen anførte, at den var rede til at acceptere, at den kontrakt, der var indgået med klageren, omfattede et gebyr for forvaltningen af forskudskontoen ud over det vederlag, der blev ydet gennem tjenesteydelseskontrakten. I denne forbindelse anførte den endvidere, at bestemmelserne i bilag II A til tjenesteydelseskontrakten fastsætter et specifikt gebyr på 216 000 EUR til dette formål (fastsat i bilag II C). Den bemærkede imidlertid også, at dette var en åbenbar fejl begået af dens tjenestegrene, fordi den samme tjeneste aldrig skulle aflønnes to gange, og det var grunden til, at revisorerne konkluderede, at påstandene skulle afvises. Den påpegede endvidere, at spørgsmålet om berettigelsen af udgifter til udstyr og inventar, der købes fra projektmidler og anvendes i klagerens bopæl, skal løses, før dette beløb kan afregnes. Den havde rent faktisk uden held forsøgt at afslutte regnskaberne ved at opfordre klageren til at løse problemet med uberettigede udgifter.

17.       Ombudsmanden behandlede spørgsmålet om gebyret for forvaltning af forskudskontoen som følger.

18.       Den pågældende kontrakt har overskriften »Forvaltning af vandforsyningsprojektet i Monrovia og landdistrikterne«. Ifølge kontraktformularen er kontraktprisen 270 180 EUR. Når der er uoverensstemmelse mellem bestemmelserne i de forskellige dokumenter, skal de fortolkes i overensstemmelse med den rangfølge, der er anført i artikel 3 i kontraktens særlige betingelser. Denne artikel har følgende ordlyd:

"Kontraktdokumenternes rangfølge er som følger:

- Kontraktformularen,

- De særlige betingelser i kontrakten,

- Bilag I T/A kommissorium.

- Bilag IIA Procedurer for budgetforvaltning.

Bilag IIB Tekniske forskrifter.

- Bilag IIC Omkostningsoverslag for forskudskontoen.

- Bilag III Fordeling af kontraktprisen.

- Bilag IV Skatte- og toldordning.

- Almindelige betingelser for kontrakter om tjenesteydelser finansieret af Den Europæiske Udviklingsfond (bilag IV til AVS/EØF-Ministerrådets afgørelse nr. 3/90 af 29. marts 1990)"

19.       I henhold til artikel 2 finder belgisk ret anvendelse på aftalen. I henhold til bilag I til kontrakten vil dens varighed være "[u]p til 360 mands dage i Liberia og op til 120 dage i Italien over en periode på 24 måneder." I punkt 1 i bilag IIA til kontrakten fastsættes bl.a. følgende:

"Kontrakten vedrører forvaltning og overvågning via en forskudskonto af programmet for forbedring af adgangen til rent vand i Monrovia og landdistrikter (...) EUF's midler stilles til rådighed via en garanteret forskudskonto (...) Omkostningsoverslaget i EUR er vedlagt som bilag IIC (...)"

20.       I punkt 2.4.2 i bilag IIA fastsættes det, at "[f]or forvaltningen af forskudskontoen/forskudskontiene og udgifterne til øremærkede finansielle ressourcer modtager kontrahenten det honorar, der er fastsat i bilag IIC. Dette gebyr er ikke genstand for tilbageholdelse og kan trækkes pro rata fra kontoen ved udgangen af hver rapporteringsperiode."

21.       Bilag IIC indeholder et afsnit "E" med overskriften "PROGRAMFORVALTNING", som omfatter et beløb på 216 000 EUR (24 måneder x 9 000 EUR). Bilag IIC indeholder ingen bestemmelse, der udtrykkeligt henviser til et gebyr for "forvaltning af forskudskontoen". Gebyret for forvaltning af forskudskontoen, der er nævnt i punkt 2.4.2 i bilag IIA, synes således at henvise til det beløb, der er angivet i afsnit E i bilag IIC for forvaltning af programmet, idet der tages hensyn til, at bilag IIC ikke indeholder en særskilt bestemmelse om et gebyr for forvaltning af forskudskontoen, og at kontrakten vedrørte forvaltning af et vandforsyningsprogram via en forskudskonto.

22.       Bilag III med overskriften »Kontraktprisoversigt« indeholder bl.a. følgende oplysninger:

                   "Gebyrer (fortabes) for manddage

a) ydelser præsteret af Craig Smith:

i Liberia:                                                                                   EURO

Gebyrer pr. mand pr. dag i 300 dage til 425 EUR pr. dag 127 500

Dagpenge pr. mand pr. dag i 300 dage til 138 EUR pr. dag 41 400

i Italien:

Gebyrer pr. mand/dag i 120 dage til 350 EUR/dag 42 000

b) Tjenester i Liberia for godkendte kortvarige eksperter

Gebyrer pr. mand/dag i 300 dage til 300 EUR/dag 18.000

Dagpenge pr. mand pr. dag i 300 dage til 138 EUR pr. dag 8.280

Rejseudgifter ...

I alt 270 180 ".

23.       I lyset af ovenstående fandt Ombudsmanden Kommissionens holdning i denne sag rimelig, nemlig at de tjenester fra klagerens relevante personale, der er omhandlet i bilag III, ikke adskiller sig fra "forvaltningen af programmet", der er nævnt i afsnit E i bilag IIC. Det så derfor ud til, at kontrakten indeholdt et dobbelt gebyr for de samme tjenester, som klageren skulle levere i forbindelse med forvaltningen af vandforsyningsprogrammet. Det viste sig derfor, at der var en logisk uoverensstemmelse mellem de relevante bestemmelser i kontrakten, og at den viljeserklæring, som Kommissionen afgav i forbindelse med indgåelsen af kontrakten vedrørende kontrahentens vederlag for forvaltningen af programmet, ikke var fejlfri. Som Kommissionen anførte i sin udtalelse, skyldtes dette problem en åbenbar fejl begået af dens tjenestegrene.

24.       I forbindelse med sit svar på klagerens første påstand accepterede Kommissionen, at der var en saldo til fordel for klageren på 71 165,83 USD på forskudskontoen og en udestående faktura på 38 880,53 EUR for gebyrer for teknisk bistand. Med henblik på at nå frem til en mindelig løsning på tvisten med klageren anførte Kommissionen tilsyneladende, at den var rede til at acceptere, at den kontrakt, der var indgået med klageren, omfattede et gebyr for forvaltningen af forskudskontoen ud over det vederlag, der blev ydet gennem tjenesteydelseskontrakten. Den påpegede imidlertid, at før det relevante beløb kunne afregnes, skulle spørgsmålet om berettigelsen af udgifter til udstyr og inventar, der var købt fra projektmidler og anvendt i klagerens bopæl, løses. Kommissionen anførte i den forbindelse, at den havde rejst spørgsmålet ved brev af 26. juni 2003. Kommissionen anførte dog ikke i sin udtalelse, at en kopi af dette brev indgik i den omfattende dokumentation, der var vedlagt klagen. Denne skrivelse fremgik heller ikke af den liste over bilag, der var vedlagt Kommissionens udtalelse. Desuden var et sådant problem ikke medtaget i resultaterne af midtvejsrevisionen, som blev meddelt klageren og vedlagt klagen. Kommissionen har i øvrigt på ingen måde henvist til det pågældende beløb.

25.       I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse har klageren:

a) bemærkede, at Kommissionen havde ignoreret de sidste forskudsfakturaer på 4 766,12 USD, som bevisligt var blevet leveret sammen med den endelige rapport

b) påpegede, at den med undtagelse af ovennævnte beløb var enig med Kommissionen med hensyn til saldoen til dens fordel og den udestående faktura

c) glædede sig over Kommissionens erklæring om, at den var rede til at acceptere, at der i kontrakten var fastsat et gebyr for forvaltningen af forskudskontoen og

d) understregede, at Kommissionen efter dens opfattelse for første gang indførte et forbehold vedrørende udstyr og hævdede, at dette klart henviste til en anden kontrakt, der for længst var blevet afgjort til klagerens fordel, samt en aftaleprotokol, der var blevet undertegnet med Kommissionen.

26.       Ombudsmanden bemærkede, at:

a) Kommissionen kommenterede i sin udtalelse ikke den del af klagerens krav, der vedrørte betalingen af de sidste forskudsfakturaer på 4 766 USD. 12;

b) klageren og Kommissionen var enige om, at der til fordel for klageren var en saldo på 71 165,83 USD på forskudskontoen og en udestående faktura på 38 880,53 EUR

c) Kommissionen var rede til at acceptere, at kontrakten indeholdt et gebyr for forvaltningen af forskudskontoen (særskilt fra klagerens vederlag for forvaltningen af programmet), men gjorde indfrielsen af kravet betinget af, at der blev fundet en løsning på spørgsmålet om berettigelsen af udgifter til udstyr og inventar, der var købt fra projektmidler og anvendt i klagerens bopæl

d) Kommissionen i sin udtalelse undlod at påvise, at den havde rejst dette spørgsmål over for klageren inden denne undersøgelse, og at fremlægge yderligere oplysninger om dette spørgsmål

e) Kommissionen har heller ikke forklaret, hvorfor dette forhold forhindrer den i i det mindste delvist at imødekomme klagerens påstand. og

f) klageren påpegede, at Kommissionen rejste dette spørgsmål for første gang i sin udtalelse, og bemærkede, at den henviser til gennemførelsen af en anden kontrakt, der allerede var blevet afgjort.

27.       I lyset af ovenstående konkluderede Ombudsmanden, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad havde forklaret, hvorfor den i det mindste delvist havde undladt at betale klageren det beløb, der svarede til dens første påstand. Denne fejl kunne have været et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden fremsatte derfor følgende forslag til en mindelig løsning:

I lyset af sine bemærkninger i punkt [her 26] ovenfor foreslår Ombudsmanden, at Kommissionen kan genoverveje sin afgørelse (herunder sin begrundelse) om at nægte at imødekomme klagerens første økonomiske krav, selv delvist. I forbindelse med denne genovervejelse kunne Kommissionen også tage hensyn til Ombudsmandens bemærkninger i punkt [her 18-23] ovenfor og den relevante belgiske lovgivning, der finder anvendelse på kontrakten. Kommissionen opfordres til at indbyde klageren til et møde for at lette afklaringen af den retlige situation og forsøge at finde en løsning, der er acceptabel for begge parter.

De indlæg, der blev forelagt Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning

28.       Kommissionen meddelte Ombudsmanden, at den i forlængelse af hans forslag og med henblik på at træffe foranstaltninger til at løse sagen havde revurderet sagen og accepteret Ombudsmandens forslag. Kommissionen gav følgende oplysninger (sammenfattende) om, hvordan den agtede at reagere på forslaget. For det første vil den dække de betalinger, der er omhandlet i kravets litra a). For det andet havde Kommissionen selv identificeret en relevant yderligere betaling, der skulle foretages.  Den bestod af morarenter og udligningsrenter af forskudsforfinansiering på 2 066,87 USD. Med hensyn til dette forklarede Kommissionen, at den på trods af sin oprindelige holdning om ikke at yde denne kompensation og på trods af Ombudsmandens konklusion om, at den påstand, der var relevant på dette punkt, ikke var berettiget, ikke desto mindre havde besluttet at foreslå ovennævnte betaling for at kompensere klagerens forfinansieringsomkostninger. Kommissionen påpegede, at den udelukkende foreslog denne betaling med henblik på at nå frem til en mindelig løsning. Den anførte endvidere, at den nævnte betaling ikke kunne fortolkes som en anerkendelse eller indrømmelse af de påstande og beskyldninger, som klageren havde fremsat i sine bemærkninger til Ombudsmanden.

29.       Kommissionen bemærkede endvidere, at klageren i sine bemærkninger til Ombudsmanden havde fremsat en række yderst kritiske bemærkninger vedrørende Kommissionen og dens tjenestegrene. Kommissionen ønskede ikke at besvare disse bemærkninger, bortset fra en bemærkning, hvori klageren anførte, at et brev var blevet forfalsket af Kommissionens tjenestegrene. Kommissionen gjorde sin accept af Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning betinget af, at klageren trak denne anklage tilbage.

30.       I sine bemærkninger til Kommissionens svar på Ombudsmandens forslag glædede klageren sig over Kommissionens vilje til at finde en mindelig løsning. Den formulerede også yderligere specifikke krav, herunder krav om renter og kompensation for udsving i valutakurserne. Samtidig gav den udtrykkeligt afkald på en af de påstande, den havde fremsat i forbindelse med denne undersøgelse, og trak udtrykkeligt sine beskyldninger, der er nævnt i punkt 28 ovenfor, tilbage.

31.       I lyset af klagerens nye påstande sendte Ombudsmanden sine bemærkninger til Kommissionen. Han foreslog, at Kommissionen kunne kontakte klageren med henblik på at nå frem til et endeligt forlig.

32.       I sit svar af 26. juni 2008 erklærede Kommissionen sig villig til delvis at imødekomme klagerens yderligere krav (i alt 36 600 USD og 747,89 EUR) med henblik på at finde en for begge parter tilfredsstillende mindelig løsning. Den kunne imidlertid ikke acceptere visse krav om yderligere renter, idet den forklarede, at disse vedrørte henholdsvis skattemæssige forhold i den pågældende medlemsstat og en del af sagen, hvor Ombudsmanden havde konkluderet, at der ikke var sket fejl eller forsømmelser.

33.       Kommissionen anførte, at den havde sendt klageren en protokol med sit forligsforslag.

34.       Den 3. juli 2008 meddelte klageren Ombudsmanden, at den agtede at undertegne protokollen. Forliget mellem klageren og Kommissionen blev endeligt bekræftet af begge parter henholdsvis den 31. juli og den 8. september 2008. Afregningen indebar, at saldoen på projektkontoen blev lukket med betalinger på 48 486,79 EUR og 101 938,40 USD til klageren.

Ombudsmandens vurdering efter hans forslag om en mindelig løsning

35.       I lyset af parternes bemærkninger efter Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning konkluderer Ombudsmanden, at hans forslag har givet et positivt resultat.

36.       Ombudsmanden vil endvidere gerne understrege, at Kommissionens svar i denne sag har været eksemplarisk. Allerede på det tidspunkt, hvor Kommissionen afgav sin udtalelse, benyttede den lejligheden til grundigt at undersøge de relevante begivenheder og gennemgå sine tjenestegrenes handlinger. Den konstaterede mangler, erkendte dem åbent og gav udtryk for sin vilje til at træffe korrigerende foranstaltninger. Da Kommissionen efterfølgende besvarede Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning, anlagde den også en meget grundig og konstruktiv tilgang. Kommissionen skal navnlig roses for sin vilje til at gøre fuld og konstruktiv brug af artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut, hvis formål bl.a. er at fremme mindelige løsninger i en åben og ikke-juridisk dialog.

C. Konklusioner

Ombudsmanden konkluderer, at der er opnået en mindelig løsning.

Klageren og Europa-Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 1. december 2008.