BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. Den 17. januar 2007 iværksatte Parlamentet et udbud (1) vedrørende afholdelsen af et »Open Air Event« i forbindelse med a) den europæiske festival, som Europa-Parlamentet afholdt i Bruxelles, og b) dertil knyttede kommunikationsaktiviteter (EP/GD Info/Unité Evénements/01/2007).

2. Den 12. februar 2007 sendte klageren sit bud til Parlamentet. Den 28. februar 2007 meddelte Parlamentet klageren, at det ikke havde fået tildelt buddet. Som svar på klagerens anmodning af 14. marts 2007 gav Parlamentet klageren yderligere oplysninger om årsagerne til, at dens bud var blevet afvist.

Forespørgslens genstand

3. Klageren hævdede, at Parlamentet anlagde et åbenbart urigtigt skøn, da det vurderede sit bud inden for rammerne af ovennævnte udbud.

Forespørgslen

4. Den 28. november 2007 indgav en advokat på vegne af klageren en klage (3042/2007/ELB) til Ombudsmanden mod Europa-Parlamentet i forbindelse med ovennævnte udbud. Ombudsmanden fandt i første omgang, at der ikke var tilstrækkeligt grundlag for at indlede en undersøgelse af den pågældende klage, og underrettede klageren herom den 21. januar 2008.

5. Klage 3042/2007/ELB blev efterfulgt af yderligere korrespondance af 27. februar 2008 og 14. april 2008 (som blev registreret under den nye reference: 1235/2008/ELB) samt et ekstraordinært møde mellem klageren og Ombudsmandens tjenestegrene med det formål at præcisere klagens indhold. På baggrund af de yderligere dokumenter og de præciseringer, der blev givet på det nævnte møde, besluttede Ombudsmanden at indlede en undersøgelse af klagen.

6. Den 19. maj 2008 underrettede Ombudsmanden Parlamentet om klagen og anmodede det om at give sine tjenestegrene adgang til sagsakterne vedrørende udbudsproceduren.

7. Kontrollen fandt sted den 25. juni 2008. Den 8. juli 2008 blev klageren underrettet om denne inspektion og modtog en kopi af inspektionsrapporten. Den 14. juli 2008 bekræftede klageren modtagelsen af nævnte rapport.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkning

8. I den foreliggende sag og med henblik på at gøre hurtige fremskridt i sin undersøgelse fandt Ombudsmanden det hensigtsmæssigt at lade sine tjenestegrene foretage en undersøgelse af Parlamentets sagsakter, inden han anmodede om en udtalelse om klagen. I betragtning af resultatet af hans tjenestegrenes inspektion fandt Ombudsmanden, at det ikke var nødvendigt at anmode om en udtalelse fra Parlamentet.

A. Påstand om et åbenbart urigtigt skøn ved Parlamentets vurdering af klagerens bud

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Klageren mente, at Parlamentet anlagde et åbenbart urigtigt skøn, da det tildelte det mindre end 60 point i den sammenlignende vurdering af bud.

10. For det første mindede det om, at det var skaberen af konceptet "Open Air Event", som Parlamentet har organiseret i flere år. Det forstod derfor ikke, hvorfor Parlamentet mente, at dets bud manglede et stærkt "koncept" og et "førende tema". Den mindede om, at det "koncept", den udviklede, faktisk var beskrevet i udbuddet.

11. For det andet mindede klageren med hensyn til Parlamentets synspunkt om, at dets "metode" var svag, om, at det havde haft kontakter med 26 ambassader og mange andre interessenter, navnlig takket være dets tilrettelæggelse af et lignende arrangement. Desuden havde klageren tidligere vist, at den var i stand til at samle de nødvendige partnere. Klageren forstod ikke, hvilke andre garantier den kunne have givet.

12. Med hensyn til Parlamentets synspunkt om, at der i klagerens bud ikke forelå CV'er for eksternt personale, bemærkede klageren, at der i henhold til de særlige betingelser i kommissoriet ikke var nogen forpligtelse til at fremlægge sådanne dokumenter for personale, der ikke tilhørte virksomheden. Desuden var det muligt at indgå underentreprisekontrakter uden at fremlægge dokumentation herfor. Klageren hævdede derfor, at hvis en sådan regel blev anvendt, ville alle tilbudsgivere være forpligtet til at indsende CV'er for alle deres underleverandører, hvilket ville være åbenbart uforholdsmæssigt og i strid med bestemmelserne i kontraktdokumenterne og retssikkerhedsprincippet.

13. Med hensyn til Parlamentets kritik af, at klagerens bud kun var gyldigt indtil den 1. marts 2007, henledte klageren opmærksomheden på den begrænsede periode mellem iværksættelsen af udbuddet og datoen for arrangementet. I den forbindelse mente det, at der var behov for et svar fra Parlamentet senest den 1. marts 2007, så det kunne gennemføre forberedelserne til arrangementet.

14. Klageren gjorde også gældende, at Parlamentet ikke i sin skrivelse af 14. marts 2007 kunne påberåbe sig grunde til at afvise buddet, som ikke allerede var nævnt i Parlamentets skrivelse af 28. februar 2007. Den mindede dernæst om, at det i skrivelsen af 28. februar 2007 var anført, at dens bud var blevet afvist, fordi det ikke var det bedste, og at den ikke påberåbte sig manglende overholdelse af et formelt krav som begrundelse for afvisningen af buddet. Disse yderligere argumenter blev medtaget i Parlamentets skrivelse af 14. marts 2007. Klageren hævdede, at de yderligere grunde, som Parlamentet anførte i skrivelsen af 14. marts 2007, ikke var underbygget af dokumenter, som klageren havde adgang til, eller af en vurdering uden nogen "åbenbar fejl".

15. Klageren hævdede, at prisen på det valgte bud var meget højere end dens egen pris, og fandt, at denne højere pris ikke var berettiget i betragtning af den faktiske tilrettelæggelse af arrangementet den 5. maj 2007.

Ombudsmandens vurdering

16. Det tilkommer den myndighed, der afholder et udbud, at vurdere, om sagsøgerne opfylder de betingelser, der er fastsat i et udbud, og at foretage en sammenlignende vurdering af buddene. Ombudsmanden må ikke erstatte administrationens vurdering med sin egen vurdering (2). Ombudsmandens kontrol i sådanne tilfælde er begrænset til at vurdere, om der var procedurefejl eller åbenbare fejlskøn fra administrationens side.

17. Ombudsmandens tjenestegrene gennemgik evalueringsudvalgets rapport for at vurdere, om klagerens argumenter var velbegrundede. I den forbindelse undersøgte Ombudsmandens tjenestegrene nøje de bemærkninger, der var fremsat vedrørende de øvrige afgivne bud, samt de bemærkninger, der var fremsat vedrørende det udvalgte bud.

Evalueringen af klagerens "koncept" og metode

18. Ifølge de oplysninger, som Parlamentet gav klageren i sine skrivelser af 28. februar 2007 og 14. marts 2007, identificerede evalueringsudvalget ikke et stærkt "koncept" eller et hovedtema, der forbinder de forskellige aktiviteter i klagerens bud. Parlamentet anførte, at a) tilbuddet primært var baseret på tidligere erfaringer, b) der var ingen forklaring med hensyn til det overordnede "begreb" c) de fleste af de forslag, som klagerens virksomhed fremsatte til arrangementet, var baseret på frynseemner d) den foreslåede metode var svag, for så vidt som den kun var baseret på personlige kontakter og e) de fire teammedlemmers rolle og specifikke opgaver blev ikke forklaret.

19. Ombudsmandens tjenestegrene gennemgik omhyggeligt evalueringsudvalgets rapport for at vurdere, om Parlamentets forklaring var tilstrækkelig og sammenhængende. I den forbindelse undersøgte Ombudsmandens tjenestegrene nøje de bemærkninger, der var fremsat i rapporten vedrørende de øvrige afgivne bud, samt de bemærkninger, der var fremsat vedrørende det valgte bud.

20. Ombudsmanden bemærker, at de særlige betingelser indeholdt en liste over tildelingskriterier, som omfattede:

"forståelsen af kontraktens mål og de opgaver, der skal udføres

- kvaliteten og relevansen af den foreslåede metode

- de foreslåede produkters og løsningers effektivitet, kvalitet og nytteværdi (...)"

I denne forbindelse mener Ombudsmanden, at Parlamentet var berettiget til at vurdere buddene på grundlag af, hvordan de på en klar måde fastsætter kontraktens mål og de opgaver, der skal udføres. Det var også gyldigt for Parlamentet at vurdere kvaliteten og relevansen af den metode, der skulle anvendes af hver enkelt tilbudsgiver. Desuden var det hensigtsmæssigt for Parlamentet at evaluere effektiviteten, kvaliteten og anvendeligheden af de foreslåede produkter og løsninger.

21. Bedømmelsesudvalgets vurdering af de kriterier, der er beskrevet i punkt 20 ovenfor, kan beskrives som relateret til arrangementets "koncept". Ombudsmanden forstår således, at tilbudsgiverne i deres bud skulle udvikle et sammenhængende "koncept" i forbindelse med fejringen af "Open Air Event". Evalueringsudvalgets rapport, som Ombudsmandens tjenestegrene inspicerede, bekræfter, at der blev foretaget en sammenlignende vurdering af alle bud med hensyn til kontraktens mål og de opgaver, der skulle udføres. Som Parlamentet bemærkede i sin skrivelse til klageren, var sidstnævntes bud primært baseret på tidligere erfaringer og indeholdt ingen forklaring med hensyn til det overordnede "koncept" for den fremtidige begivenhed. Ombudsmanden bemærker, at Parlamentet har en bred skønsmargen ved fastlæggelsen af, hvad der udgør et passende "begreb". Parlamentet mente, at "konceptet" i klagerens bud var mindre udviklet end "konceptet" i det vindende bud. Efter at have gennemgået evalueringsudvalgets vurdering finder Ombudsmanden, at der ikke er bevis for, at Parlamentet har anlagt et åbenbart urigtigt skøn. Desuden var Parlamentets forklaring til klageren tilstrækkelig og sammenhængende.

22. Evalueringsudvalgets rapport bekræfter, at der også blev foretaget en sammenlignende vurdering af alle bud med hensyn til kvaliteten og relevansen af den foreslåede metode. Efter at have gennemgået evalueringsudvalgets vurdering bemærker Ombudsmanden, at i) den foreslåede metode i klagerens bud var baseret på personlige kontakter, og at ii) de fire holdmedlemmers rolle og specifikke opgaver ikke blev forklaret. Han bemærker også, at Parlamentet har en bred skønsmargen med hensyn til, hvordan metodologien skal evalueres. Parlamentet mente, at metoden i klagerens bud var mindre effektiv end metoden i det vindende bud. Efter at have gennemgået evalueringsudvalgets vurdering finder Ombudsmanden også, at der ikke er bevis for, at Parlamentet har anlagt et åbenbart urigtigt skøn. Ombudsmanden mener desuden, at Parlamentets forklaring til klageren var tilstrækkelig og sammenhængende.

23. Evalueringsudvalgets rapport bekræfter, at der også blev foretaget en sammenlignende vurdering af alle bud med hensyn til de foreslåede produkters og løsningers effektivitet, kvalitet og nytteværdi. Efter at have gennemgået evalueringsudvalgets vurdering bemærker Ombudsmanden, at klagerens bud indeholdt en række temaer, og at Parlamentet har en bred skønsmargen med hensyn til, hvad der udgør relevante temaer. I klagerens tilfælde mente Parlamentet, at sidstnævntes bud var baseret på "frynsetemaer". I lyset af ovenstående og efter sin analyse af evalueringsudvalgets vurdering finder Ombudsmanden, at der ikke var bevis for, at Parlamentet havde anlagt et åbenbart urigtigt skøn. Han mener også, at Parlamentets forklaring til klageren var tilstrækkelig og sammenhængende.

Underentreprenørers tekniske og faglige kapacitet

24. Et af udvælgelseskriterierne i de særlige betingelser (punkt 15.2 A) var tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen. Dette kriterium blev vurderet på grundlag af den "erfaring, der fremgår af de kvalifikationer, både uddannelsesmæssige og faglige, som tjenesteyderen eller entreprenøren har, og de kvalifikationer, som virksomhedens ledere og navnlig de personer, der er ansvarlige for at levere tjenesteydelserne, har. CV'et skal vedlægges buddet."(fremhævelse tilføjet)

25. Evalueringsudvalgets rapport, som Ombudsmandens tjenestegrene inspicerede, bekræfter, at der blev foretaget en sammenlignende vurdering af alle bud i forhold til ovennævnte kriterium. Efter at have gennemgået evalueringsudvalgets vurdering bemærker Ombudsmanden, at klagerens bud ikke indeholdt CV'er for alle de personer, der var ansvarlige for at levere tjenesteydelserne. Efter at have gennemgået evalueringsudvalgets vurdering finder Ombudsmanden, at der ikke var bevis for, at Parlamentet havde anlagt et åbenbart urigtigt skøn. Ombudsmanden mener også, at Parlamentets forklaring til klageren var tilstrækkelig og sammenhængende.

Tilbuddets gyldighed

26. Klageren præciserede, at hans bud kun var gyldigt indtil den 1. marts 2007. Ombudsmanden bemærker, at det fremgik af de særlige betingelser, at tilbudsgiverne skulle garantere deres bud indtil den 12. august 2007.

27. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at udvalget med rette ikke valgte et bud, som ikke var garanteret, før kontrakten var underskrevet. Han finder derfor ikke, at der er anlagt et åbenbart urigtigt skøn med hensyn til dette aspekt af klagen.

Anvendelse af yderligere grunde til at afvise buddet

28. I sin skrivelse af 14. marts 2007 tilføjede Parlamentet, at klageren ikke havde fremlagt attester for sine tidligere projekter (punkt 15.2.A.2 i de særlige betingelser), og at klageren ikke havde fremlagt et fuldstændigt budgetbud, dvs. bilag B til buddet (punkt 8 i de særlige betingelser).

29. Ombudsmanden bemærker, at forpligtelsen til at fremlægge en liste over tidligere projekter og de tilhørende attester udgør en del af udvælgelseskriterierne. Desuden blev forpligtelsen til at afgive et fuldstændigt budgetbud præciseret i udbudsbekendtgørelsen. Som svar på et spørgsmål fra en tilbudsgiver det blev præciseret, at manglende opfyldelse af et af disse kriterier ville føre til udelukkelse af en tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

30. Det fremgik af Ombudsmandens undersøgelse, at disse to grunde rent faktisk var nævnt i evalueringsrapporten. På trods af disse mangler besluttede bedømmelsesudvalget imidlertid at undersøge klagerens bud og tildele det point.

31. I denne forbindelse mener Ombudsmanden, at hvis bedømmelsesudvalget faktisk ikke tog hensyn til disse yderligere grunde til at udelukke klageren fra udbudsproceduren, burde Parlamentet ikke have underrettet klageren om, at disse grunde også var relevante med hensyn til dens manglende succes i udbudsproceduren. I den forbindelse vil Ombudsmanden fremsætte en yderligere bemærkning nedenfor.

Den pris, der tilbydes af den valgte tilbudsgiver

32. Ombudsmanden minder om, at markedet i henhold til de særlige betingelser blev tildelt det bud, der havde det bedste forhold mellem kvalitet og pris, og hvis score lå over det krævede minimum (70 point).

33. Klageren hævdede, at hans bud var billigere end det valgte bud.

34. Ombudsmanden minder om, at det fremgår af artikel 138 i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen, at "[d]et bud, der giver det bedste forhold mellem kvalitet og pris, er det bud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, idet der tages hensyn til kriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, såsom den tilbudte pris, teknisk værdi, æstetiske og funktionelle karakteristika, miljøegenskaber, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringstider, kundeservice og teknisk bistand. "(3). Endvidere fremgår det af Fællesskabets retsinstansers retspraksis, at "de kriterier, som den ordregivende myndighed anvender med henblik på at identificere det tilbud, der giver det bedste forhold mellem kvalitet og pris, ikke nødvendigvis behøver at være kvantitative eller udelukkende vedrøre priser. Selv om tildelingskriterier, der ikke er udtrykt kvantitativt, indgår i udbudsbetingelserne, kan de anvendes objektivt og ensartet for at sammenligne tilbuddene og er klart relevante for at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud"(4). Selv om klagerens bud var billigere, var prisen således ikke det eneste kriterium, der skulle tages i betragtning ved udvælgelsen af det valgte bud.

35. For hvert af de øvrige kvalitative kriterier tildelte bedømmelsesudvalget også point, idet det krævede mindsteantal var 70. Ombudsmanden minder om, at klagerens bud ikke opnåede det krævede minimumsantal point.

36. Ombudsmandens tjenestegrene undersøgte nøje den af bedømmelsesudvalget foretagne sammenligning af de af tilbudsgiverne angivne priser. Som følge af disse konklusioner konkluderer Ombudsmanden, at der ikke var tale om et åbenbart urigtigt skøn med hensyn til dette aspekt af klagen.

37. Endelig ønsker Ombudsmanden med hensyn til klagerens bemærkning om de påståede mangler ved den begivenhed, der blev afholdt af den vindende tilbudsgiver, at præcisere, at Parlamentet kun kunne vurdere de bud, som det fik forelagt i udbudsproceduren; den på det tidspunkt, hvor buddene blev afgivet, ikke kunne vurdere den endelige gennemførelse af arrangementet. Hvis Parlamentet skulle være af den opfattelse, at den vindende tilbudsgiver ikke leverede de tjenesteydelser, der var fastsat i det vindende bud, har Parlamentet mulighed for at udøve sine kontraktlige rettigheder over for den vindende tilbudsgiver.

38. For at sikre, at hans undersøgelse var fuldstændig, fandt Ombudsmanden det nødvendigt at kontrollere bedømmelsesudvalgets sammensætning. Han minder om, at i henhold til artikel 146 i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen (5) skal "[a]lle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres for at opfylde kravene, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg, der nedsættes for hver af de to faser på grundlag af henholdsvis de på forhånd meddelte udelukkelses- og udvælgelseskriterier og tildelingskriterierne. Dette udvalg udpeges af den kompetente anvisningsberettigede til at afgive rådgivende udtalelse om kontrakter (...) Evalueringsudvalget skal bestå af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske enheder i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den kompetente anvisningsberettigede." Efter at have undersøgt Parlamentets sagsakter er Ombudsmanden af den opfattelse, at Parlamentet har overholdt de gældende regler.

B. Konklusioner

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage konkluderer Ombudsmanden, at Parlamentet ikke har begået fejl eller forsømmelser. Han har dog følgende yderligere bemærkning:

De yderligere grunde, som Parlamentet fremførte i sin skrivelse til klageren af 14. marts 2007, blev ikke taget i betragtning af bedømmelsesudvalget. Disse grunde burde derfor ikke have været fremført af Parlamentet som yderligere grunde til at afvise klagerens bud.

Klageren og Parlamentet vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 19. november 2008.

(1) EUT 2007/S 11-011658.

(2) Se afgørelse i klage 1043/2000/GG.

(3) Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23.12.2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 357, s. 1).

(4) Sag T-59/05, Evropaïki Dynamiki mod Kommissionen, dom af 10. september 2008, endnu ikke offentliggjort, præmis 59.

(5) Se fodnote 3.