Strasbourg, den 19. juni 2008

Kære L.

Den 18. oktober 2007 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens påstand i dens udtalelse om Deres klage 488/2007/PB om, at et bestemt dokument, som De havde anmodet om, ikke eksisterede. Deres klage var indeholdt i Deres bemærkninger til Kommissionens ovennævnte udtalelse.

Den 17. januar 2008 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen afgav udtalelse den 14. marts 2008. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 28. marts 2008.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klagen vedrørte en påstand fremsat af Europa-Kommissionen i forbindelse med dennes behandling af en begæring om aktindsigt om, at der ikke fandtes et bestemt dokument, og at der derfor ikke kunne gives aktindsigt.

I sag 488/2007/PB havde klageren i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1) ("forordning 1049/2001") anmodet om aktindsigt i en række dokumenter, som Gruppen af Europæiske Tilsynsmyndigheder ("ERG"), der blev nedsat af Kommissionen, var i besiddelse af. Kommissionen afslog at give aktindsigt i visse dokumenter. I sit brev til Kommissionen med anmodning om en udtalelse om klagen anmodede Ombudsmanden også Kommissionen om at præcisere sin afgørelse specifikt med hensyn til "Rapport ERG (06) 45 a" , som klageren sendte sin meddelelse om den 20. november 2006. "Rapport ERG (06) 45 a" var ikke udtrykkeligt nævnt i Kommissionens svar på klagerens genfremsatte begæring i henhold til forordning 1049/2001.

I sin udtalelse anførte Kommissionen, at for så vidt angår "Rapport ERG (06) 45 a" er ERG-dokumenter, der er registreret med bogstavet "a", notater, der opsummerer indholdet af de relaterede dokumenter. En sådan note burde normalt have været udarbejdet for "Rapport ERG (06) 45" og "Rapport ERG (06) 45b". Der blev imidlertid ikke udarbejdet et sådant notat, fordi det kort før ERG's plenarmøde var blevet besluttet ikke at drøfte disse rapporter, og "Der findes derfor ikke noget dokument med referencenummer ERG (06) 45a".

I sine bemærkninger af 18. oktober 2007 til Kommissionens udtalelse om ovennævnte klage meddelte klageren Ombudsmanden, at han havde fået kopier af den angiveligt ikke-eksisterende "rapport ERG (06) 45a". Klageren udtrykte bekymring over, at Kommissionen tilsyneladende havde givet urigtige oplysninger i sin udtalelse, og opfordrede Ombudsmanden til at undersøge dette spørgsmål.

Klageren påpegede, at det ikke fremgik klart af indholdet af det nævnte dokument, hvorfor det ikke skulle have været offentliggjort, da dokumentet blot indeholdt et resumé af "Rapport ERG (06) 45b" og en bemærkning om, at der ikke var noget presserende behov for offentliggørelse.

Klageren opfordrede Ombudsmanden til at behandle dette spørgsmål særskilt, da det vedrørte det "grundlæggende samarbejde ["grundsätzliche Zusammenarbeit"] mellem Ombudsmanden og Det Europæiske Fællesskabs organer og institutioner".

Den 17. januar 2008 indledte Ombudsmanden denne undersøgelse af følgende påstand: Kommissionen har givet Ombudsmanden usande oplysninger ved i sin udtalelse om klage 488/2007/PB at anføre, at dokumentet "Rapport ERG (06) 45 a" ikke findes.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse om klagen medgav Kommissionen i det væsentlige, at dokumentet eksisterede, og fremsatte forskellige bemærkninger til sin oprindelige konklusion om dette spørgsmål (jf. beslutningsdelen nedenfor). Kommissionen vedlagde sin udtalelse en kopi af nævnte dokument.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger anførte klageren, at han ikke havde nogen væsentlige bemærkninger til Kommissionens udtalelse, men påpegede, at hans tillid til Kommissionen ikke var blevet styrket af dens udtalelse (jf. beslutningsdelen nedenfor).

Afgørelsen

1 Påstand om, at Kommissionen gav Ombudsmanden urigtige oplysninger

1.1 Klageren hævdede, at Kommissionen gav Den Europæiske Ombudsmand usande oplysninger, da den i sin udtalelse om klage 488/2007/PB anførte, at dokumentet "Report ERG (06) 45 a" (anmodet af klageren) ikke eksisterede.

1.2 I sin udtalelse fremlagde Kommissionen oplysninger, som i det væsentlige bekræftede klagerens påstand. Kommissionen har i denne forbindelse fremsat en række bemærkninger:

1. Efter klagerens seneste begæring om dokumenter blev der foretaget en yderligere undersøgelse af de dokumenter, som ERG havde til rådighed. Denne søgning bekræftede, at "Rapport ERG (06) 45a" findes. Den blev endelig hentet på CIRCA's websted (2).
2. Som allerede forklaret i Kommissionens svar til Ombudsmanden vedrørende klage 488/2007/PB er de dokumenter, der er registreret med bogstavet "a", bemærkninger. Disse notater sammenfatter kort de spørgsmål, der præsenteres i relaterede dokumenter, og er tænkt som et middel til at introducere dokumenter til ERG's plenarmøder med henblik på drøftelse inden vedtagelsen. Da Kommissionens tjenestegrene besvarede Ombudsmandens anmodning om oplysninger vedrørende klage 488/2007/PB, var de i god tro af den opfattelse, at i) der ikke var udarbejdet noget notat, eftersom "Rapport ERG (06) 45" skulle behandles som et A-punkt uden drøftelse (3), og at ii) dette dokument derfor ikke kunne være i Kommissionens besiddelse.
3. I første omgang forsøgte Kommissionens tjenestegrene at hente dokumentet fra det sted, hvor sådanne dokumenter normalt gemmes, i en begrænset periode, inden det blev slettet på grund af pladsbegrænsninger, dvs. på pc'er og elektronisk support til lagring af dokumenter vedrørende ERG's plenarforsamling. Den konsulterede ikke CIRCA's websted, som snarere er beregnet til brug for de nationale tilsynsmyndigheders delegerede.
4. Med hensyn til indholdet af det pågældende notat bekræfter Kommissionens tjenestegrene, at det i det væsentlige er en identisk gengivelse af konklusionerne på side 21 i "Rapport ERG (06) 45", som Kommissionen tidligere har fremlagt for klageren.

1.3 Klageren anførte i sine bemærkninger følgende: Han anførte, at han havde fået det indtryk, at Kommissionen ikke tog sin pligt til at samarbejde med Den Europæiske Ombudsmand meget alvorligt. Han fandt det ikke plausibelt, at Kommissionen reelt havde søgt efter det angiveligt ikke-eksisterende dokument. Han påpegede, at det næppe var tænkeligt, at "Rapport ERG(06) 45b" eksisterede, men at det dokument, der logisk gik forud for dette, dvs. "Rapport ERG(06) 45a", ikke gjorde det. Han anførte, at han f.eks. kunne have forstået forklaringen om, at dokumentet var blevet anset for at være for ubetydeligt og derfor slettet. Men forklaringen om, at dokumentet aldrig var blevet udarbejdet, styrkede ikke hans tillid til Kommissionen.

1.4 Ombudsmanden bemærker, at en institutions faktuelle erklæring om, at et dokument ikke eksisterer, medfører en (afkræftelig) formodning om sandfærdighed (4). Denne formodning gælder for alle de aktører, der kan være involveret i forbindelse med begæringer om aktindsigt, hvad enten der er tale om borgere eller andre fællesskabsinstitutioner. Hvad specifikt angår ombudsmanden er formodningen om sandfærdighed først og fremmest baseret på den høje grad af tillid, der findes mellem alle institutioner og ombudsmanden med hensyn til anvendelsen af forordning 1049/2001. Det medfører desuden en fordel for procesøkonomien - både for administrationen og for ombudsmanden - ved i høj grad at reducere behovet for at foretage inspektioner af de pågældende administrative sager eller dokumenter. Samtidig indebærer formodningen om sandfærdighed en særlig streng pligt til at sikre rigtigheden af erklæringer om, at et dokument ikke eksisterer.

1.5 I den foreliggende sag har Kommissionen fuldt ud anerkendt, at den omtvistede faktiske konstatering, som den havde foretaget, var fejlagtig, dvs. at det angiveligt ikke-eksisterende dokument faktisk eksisterede. Det relevante spørgsmål på dette tidspunkt i undersøgelsen er derfor, om Kommissionen har overholdt ovennævnte pligt til at udvise omhu.

1.6 Efter nøje at have gennemgået Kommissionens udtalelse mener Ombudsmanden ikke, at han har modtaget oplysninger eller forklaringer, der viser, at ovennævnte pligt er opfyldt, af følgende årsager:

For det første fremgår det af punkt 1 i Kommissionens udtalelse, at dens tjenestegrene på en eller anden måde havde udledt, at dokumentet ikke eksisterede, af det forhold, at dokumenter, der er registreret med bogstavet "a", er indsendelsesnotater. Disse notater sammenfatter kort de spørgsmål, der præsenteres i relaterede dokumenter, og har til formål at introducere dokumenter til ERG's plenarmøder med henblik på drøftelse inden vedtagelsen. Ovenstående konklusion synes at være blevet draget i forbindelse med det forhold, at "dokument ERG (06) 45 skulle behandles som et A-punkt uden diskussion". Kommissionen har imidlertid ikke givet tilstrækkelige forklaringer på, hvorfor en sådan slutning generelt ville være berettiget (5), og hvorfor en sådan slutning under de særlige omstændigheder i den foreliggende sag i sidste ende ikke afspejlede virkeligheden.

For det andet har punkt 2 i Kommissionens udtalelse ikke givet klare og tilstrækkelige oplysninger om den relevante søgning, som dens tjenestegrene har foretaget. Det henviser kun generelt til et uspecificeret "sted", hvor dokumenter gemmes i en uspecificeret "begrænset periode", inden de slettes. Det er ikke klart, om henvisningen har til formål at formidle de oplysninger, som Kommissionens tjenestegrene, der søgte efter dokumentet, gjorde efter udløbet af en fastsat periode for opbevaring af dokumenter, og at de derfor (naturligvis) ikke kunne finde dem. I forlængelse heraf henvises der i udtalelsen igen til et "CIRCA"-websted, hvoraf det fremgår, at dette "snarere er beregnet" til brug for de nationale tilsynsmyndigheders delegerede. Dette giver bl.a. ikke klare og specifikke oplysninger om, hvorvidt dets tjenester ikke med rimelighed kunne forventes, som en selvfølge, at have søgt på det nævnte "CIRCA"-websted.

Endelig skal det bemærkes, at Kommissionen har anført, at det pågældende dokument aldrig har eksisteret, ikke at det ikke længere var i dens besiddelse, eller at dens forsøg på at hente det fra dens edb-system(er) ikke havde været frugtbare.

1.7 I betragtning af arten af de fejl og forsømmelser, der er konstateret ovenfor, påpeger Ombudsmanden, at det i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik ville have været hensigtsmæssigt for Kommissionen at give klageren en undskyldning. Kommissionen har valgt ikke at gøre dette, og Ombudsmanden afslutter derfor sagen med en kritisk bemærkning.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Formodningen om, at administrationens faktuelle erklæring om, at der ikke findes et bestemt ønsket dokument, er sandfærdig, indebærer en særlig streng pligt til at sikre, at sådanne erklæringer er korrekte. I lyset af sine konklusioner i punkt 1.6 ovenfor mener Ombudsmanden ikke, at han har modtaget oplysninger og forklaringer, der viser, at denne pligt er opfyldt i den foreliggende sag. Kommissionens relevante adfærd indebærer således fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden afslutter sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Som det fremgår af dagsordenen (ERG (06) 35 Rev 1) for ERG's 18. plenarmøde den 5.-6. oktober 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) og referatet af dette plenarmøde (ERG (06) 52).

(4) Jf. sag T-311/00, British American Tobacco mod Kommissionen, Sml. 2002 II, s. 2781, præmis 35.

(5) Det er f.eks. tilsyneladende muligt, at i) der udarbejdes et notat, der er registreret med bogstavet "a", med henblik på drøftelsen af det relevante spørgsmål/udkastet til dokument på ERG's plenarmøder, og ii) der efterfølgende træffes beslutning om ikke at drøfte dette spørgsmål/dokument.