Strasbourg, den 12. juni 2007

Kære R.

Den 12. juni 2006 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Den Europæiske Revisionsret ("Revisionsretten") vedrørende dennes udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af advokater (midlertidigt ansatte eller kontraktansatte i funktionsgruppe IV).

Den 12. juli 2006 videresendte jeg klagen til Revisionsrettens formand. Revisionsretten afgav udtalelse den 20. september 2006.

Den 26. september 2006 fremsendte jeg Revisionsrettens udtalelse til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det.

Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem inden for den frist, der er fastsat til dette formål.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren var de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

I august 2005 afholdt Revisionsretten en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af advokater som midlertidigt ansatte og/eller kontraktansatte (funktionsgruppe IV) i sin Juridiske Tjeneste.

Klageren sendte sin ansøgning til Revisionsretten. Ved e-mail af 18. april 2006 anmodede klageren om oplysninger om resultatet af udvælgelsesproceduren.

Ved skrivelse af 3. april 2006, som klageren modtog den 19. april 2006, meddelte formanden for udvælgelseskomitéen klageren, at udvælgelseskomitéen efter en sammenlignende undersøgelse af kvalifikationerne for alle de ansøgninger, der var blevet antaget, ikke havde været i stand til at opføre ham på listen over de 20 bedste ansøgere, der var blevet udvalgt til at deltage i prøverne.

Efter klagerens opfattelse havde udvælgelseskomitéen med urette besluttet ikke at opføre hans navn på listen over de 20 bedste ansøgere. Klageren mente, at hans kvalifikationer og erhvervserfaring opfyldte stillingens krav.

Ved e-mail af 1. maj 2006 anmodede klageren Revisionsretten om at oplyse ham om årsagerne til, at hans navn ikke var blevet opført på listen over de 20 bedste ansøgere, der var udvalgt til prøverne. I denne e-mail (1) påpegede klageren, at udvælgelsesproceduren ikke var blevet tilrettelagt på en gennemsigtig måde, fordi Revisionsretten "blindt" havde udvalgt 20 CV'er. Klageren anmodede endvidere om oplysninger om de udvælgelseskriterier, som udvælgelseskomitéen anvendte ved fastlæggelsen af de 20 bedste ansøgere, og dokumentation for, hvordan udvælgelseskomitéen fastslog, at der var tale om topkvalitet.

Da han ikke modtog noget svar på sin e-mail af 1. maj 2006, kontaktede klageren endvidere Revisionsretten (2).

Den 8. maj 2006 blev klageren underrettet om, at hans skrivelse var blevet fremsendt til formanden for udvælgelseskomitéen den 3. maj 2006, og at denne ville sende ham et svar.

I begyndelsen af juni 2006 kontaktede klageren igen Revisionsretten for at få et svar. Efter klagerens opfattelse betød det forhold, at Revisionsretten ikke havde sendt ham sit svar på det tidspunkt, hvor han klagede til Den Europæiske Ombudsmand, at den havde " brug for tid til at opbygge et rimeligt alibi" for sin beslutning om ikke at give ham adgang til at deltage yderligere i udvælgelsesproceduren.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Revisionsretten ikke havde besvaret hans e-mail af 1. maj 2006, hvori han havde anmodet om oplysninger om de udvælgelseskriterier, som udvælgelseskomitéen havde anvendt ved udvælgelsen af de 20 bedste ansøgere, og dokumentation for, hvordan udvælgelseskomitéen havde fastslået, at der var tale om topkvalitet.

Klageren fremsatte endvidere følgende påstande:

1. Han bør have adgang til udvælgelsesproceduren og opnå erstatning for den skade, han har lidt.
2. Udvælgelsesproceduren bør ændres for at forbyde uigennemsigtige ansættelsesprocedurer.

Forespørgslen

Ombudsmandens fremgangsmåde

Ombudsmanden besluttede at indlede en undersøgelse af klagerens sag. Ombudsmanden meddelte imidlertid klageren, at da der ikke syntes at være blevet rettet nogen forudgående administrative henvendelser til Revisionsretten med hensyn til hans første påstand, havde han besluttet at afvise dette aspekt af klagen på grundlag af artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut, og at det derfor ikke ville være omfattet af hans undersøgelse.

Den Europæiske Revisionsrets udtalelse

Revisionsrettens udtalelse om klagen var sammenfattende som følger:

For så vidt angår klagerens påstand om, at Revisionsretten ikke havde besvaret hans e-mail af 1. maj 2006, anerkendte den, at det var korrekt, at klageren, da han indgav sin klage til Ombudsmanden den 12. juni 2006, endnu ikke havde modtaget et svar på sin e-mail af 1. maj 2006. Han var først ved e-mail af 8. maj 2006 blevet underrettet om, at hans anmodning var blevet videresendt til formanden for udvælgelseskomitéen.

Ved skrivelse af 12. juni 2006 svarede formanden for udvælgelseskomitéen klageren og gav ham yderligere oplysninger om vurderingen af hans ansøgning. Brevet blev imidlertid returneret til Revisionsretten, fordi klageren ikke længere boede på den adresse, som han havde oplyst til Revisionsretten. Da klageren havde meddelt sin nye adresse, blev brevet fra formanden for nævnet straks sendt til ham igen.

Revisionsretten påpegede, at den omstændighed, at det tog seks uger at sende svaret på klagerens anmodning, ikke betød, at Revisionsretten havde brug for "tid til at opbygge et rimeligt alibi" som påstået af klageren i hans klage. I maj 2006 var medlemmerne af udvælgelseskomitéen involveret i andre opgaver, herunder udlandsrejser. Det var derfor desværre ikke muligt at afholde et møde i nævnet for at drøfte klagerens e-mail af 1. maj inden begyndelsen af juni 2006. Revisionsretten fandt, at svaret til klageren under disse omstændigheder var blevet afgivet inden for en rimelig frist.

Med hensyn til klagerens påstand om, at udvælgelsesproceduren bør ændres for at forbyde uigennemsigtige ansættelsesprocedurer, anførte Revisionsretten, at udvælgelseskomitéen havde udvalgt de ansøgere, der skulle indkaldes til prøverne, på grundlag af deres kvalifikationer og erhvervserfaring. Kriterierne er nærmere beskrevet i ansættelsesmeddelelsen. I meddelelsen om ansættelse blev det også forklaret, at kun de 20 ansøgere, der havde opnået de bedste resultater, dvs. dem, der bedst opfyldte de relevante krav, ville blive indkaldt til den skriftlige prøve og samtalen.

Denne begrænsning af antallet af ansøgere skyldtes, at erfaringen fra andre ansættelsesprocedurer for midlertidigt ansatte og kontraktansatte havde vist, at et meget stort antal ansøgere normalt ansøger om de opslåede stillinger. Da der kun var et meget begrænset antal stillinger til rådighed i Revisionsrettens Juridiske Tjeneste, ville det ikke have været rimeligt at invitere alle ansøgere, der opfyldte mindstekravene, til prøven.

Udvælgelseskomitéen gennemgik nøje de ansøgninger, der opfyldte minimumskravene, og markerede dem på grundlag af hver enkelt ansøgers kvalifikationer og erhvervserfaring. Med hensyn til klagerens sag bemærkede Databeskyttelsesrådet, at han ved ansøgningsfristens udløb havde gennemført mindre end ni måneder af sit praktikophold i Ombudsmandens kontor. Da klageren imidlertid havde gennemført ph.d.-studier i statskundskab, tillod nævnet ham den relevante merit, og klageren blev anset for at opfylde det nødvendige minimumskrav om et års erhvervserfaring.

Som formanden for udvælgelseskomitéen forklarede i sit brev af 12. juni 2006, fik klageren på grundlag af denne vurdering tildelt i alt 11 point ud af i alt 20 mulige point. På grundlag af de samme kriterier var det laveste antal point, som de ansøgere, der fik adgang til den skriftlige prøve, opnåede, 16,5 point. Efter Revisionsrettens opfattelse havde disse ansøgere sammenlignet med klageren opnået en længere og mere varieret erhvervserfaring i forbindelse med arten af de opgaver, der er beskrevet i meddelelsen om ledig stilling.

Revisionsretten konkluderede, at både den procedure, der førte til afgørelsen om ikke at give klageren adgang til testen, og selve afgørelsen var korrekte.

Klagerens bemærkninger

Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren inden for den frist, der var fastsat til dette formål.

Afgørelsen

1 Den Europæiske Revisionsrets påståede undladelse af at besvare klagerens e-mail af 1. maj 2006

1.1 I august 2005 afholdt Den Europæiske Revisionsret ("Revisionsretten") en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af advokater som midlertidigt ansatte og/eller kontraktansatte (funktionsgruppe IV) i Den Juridiske Tjeneste. Klageren sendte sin ansøgning til Revisionsretten (3). Ved e-mail af 18. april 2006 anmodede klageren om oplysninger om resultatet af udvælgelsesproceduren. Ved skrivelse af 3. april 2006, som klageren modtog den 19. april 2006, meddelte formanden for udvælgelseskomitéen klageren, at udvælgelseskomitéen efter en sammenlignende undersøgelse af kvalifikationerne for alle de ansøgninger, der var blevet erklæret antagelige, ikke havde været i stand til at opføre ham på listen over de 20 bedste ansøgere, der var blevet udvalgt til at deltage i prøverne. Ved e-mail af 1. maj 2006 anmodede klageren Revisionsretten om at oplyse ham om årsagerne til, at hans navn ikke var blevet opført på listen over de 20 bedste ansøgere, der var udvalgt til prøverne. Da han ikke modtog noget svar, kontaktede klageren endvidere Revisionsretten. I sin klage til Den Europæiske Ombudsmand hævdede klageren, at Revisionsretten ikke havde besvaret hans e-mail af 1. maj 2006, hvori han havde anmodet om oplysninger om de udvælgelseskriterier, som udvælgelseskomitéen havde anvendt ved udvælgelsen af de 20 bedste ansøgere, og dokumentation for, hvordan udvælgelseskomitéen havde fastslået denne ekspertise.

1.2 I sin udtalelse anerkendte Revisionsretten, at klageren, da han indgav sin klage til Ombudsmanden den 12. juni 2006, endnu ikke havde modtaget svar på sin e-mail af 1. maj 2006. Han var først ved e-mail af 8. maj 2006 blevet underrettet om, at hans ansøgning var blevet videresendt til formanden for udvælgelseskomitéen. Revisionsretten anførte endvidere, at Afviklingsinstansens formand ved skrivelse af 12. juni 2006 svarede klageren og gav ham yderligere oplysninger om vurderingen af hans ansøgning. Brevet blev imidlertid returneret til Revisionsretten, fordi klageren havde forladt den adresse, der var nævnt i Revisionsrettens sagsakter. Da klageren havde meddelt sin nye adresse, blev brevet fra formanden for nævnet straks sendt til ham igen. Revisionsretten påpegede, at den omstændighed, at det tog seks uger at sende svaret på klagerens anmodning, ikke betød, at Revisionsretten havde brug for "tid til at opbygge et rimeligt alibi" som påstået af klageren i hans klage. I maj 2006 var bestyrelsesmedlemmerne involveret i andre opgaver, herunder udlandsrejser. Det var derfor desværre ikke muligt at afholde et møde i nævnet for at drøfte klagerens e-mail af 1. maj 2006 inden begyndelsen af juni 2006. Revisionsretten fandt, at svaret til klageren under disse omstændigheder var blevet afgivet inden for en rimelig frist.

1.3 Klageren fremsatte ingen bemærkninger til Revisionsrettens udtalelse.

1.4 Det er god administrativ praksis, at administrationen besvarer breve eller e-mails, den modtager, inden for en rimelig frist og på en passende måde. Ombudsmanden finder det også nyttigt at minde om, at i henhold til artikel 17 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (4) "sikrer tjenestemanden, at der straks og under alle omstændigheder senest to måneder efter modtagelsen træffes afgørelse om enhver anmodning eller klage til institutionen inden for en rimelig frist. (...)".

1.5 Det fremgår af de faktiske omstændigheder, der lå til grund for klagen, at Revisionsretten besvarede klageren ved skrivelse af 12. juni 2006, dvs. samme dag, som denne klage blev indgivet til Ombudsmanden, og som blev sendt til den adresse, som klageren havde oplyst til Revisionsretten. Det fremgår endvidere, at dette brev blev returneret til Revisionsretten, da klageren i mellemtiden var flyttet, og at det først kunne leveres til klageren, når Revisionsretten fik kendskab til sidstnævntes nye adresse. I betragtning af, at enhver forsinkelse i fremsendelsen af Revisionsrettens svar til klageren, der måtte være opstået som følge af, at klageren ikke havde underrettet Revisionsretten om sin adresseændring, ikke kunne tilskrives sidstnævnte, mener Ombudsmanden, at den dato, hvor Revisionsretten svarede klageren, var den 12. juni 2006.

1.6 Klageren hævdede i sin klage, at Revisionsretten ikke havde besvaret hans e-mail af 1. maj 2006. Da dette svar synes at være blevet sendt i løbet af denne undersøgelse, mener Ombudsmanden, at det, der skal undersøges, er, om Revisionsretten sendte sit svar inden for en rimelig frist. I den forbindelse bemærker Ombudsmanden, at den e-mail, hvori klageren anmodede om oplysninger om årsagerne til, at hans navn ikke var blevet opført på listen over de 20 bedste ansøgere, der var udvalgt til prøverne, blev sendt den 1. maj 2006. Den 8. maj 2006, dvs. en uge senere, meddelte Revisionsretten klageren, at hans anmodning var blevet videresendt til formanden for udvælgelseskomitéen, og at denne ville sende ham et svar. Det ser således ud til, at Revisionsretten hurtigt bekræftede modtagelsen af klagerens e-mail og informerede ham om, hvordan den ville blive håndteret. Ombudsmanden bemærker endvidere, at formanden for Databeskyttelsesrådet svarede klageren den 12. juni 2006. I sin udtalelse forklarede Revisionsretten, at det desværre ikke havde været muligt at afholde et møde mellem bestyrelsesmedlemmerne inden udgangen af maj 2006. Ombudsmanden mener ikke, at denne forklaring er urimelig. Det skal bemærkes, at Revisionsretten under alle omstændigheder har sendt et fyldestgørende svar på klagerens e-mail inden for højst seks uger.

1.7 På grundlag af disse betragtninger finder Ombudsmanden, at der ikke synes at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Revisionsrettens side for så vidt angår klagerens påstand.

2 Klagerens påstand

2.1 I sin klage hævdede klageren, at i) han skulle have adgang til udvælgelsesproceduren og opnå erstatning for den skade, han havde lidt, og ii) udvælgelsesproceduren skulle ændres for at forbyde uigennemsigtige ansættelsesprocedurer.

2.2 I sit svar af 12. juli 2006 meddelte ombudsmanden klageren, at han havde besluttet at afvise dette aspekt af klagen på grundlag af artikel 2, stk. 4, i hans statut, da der ikke syntes at være indgivet nogen forudgående administrativ henvendelse vedrørende hans første påstand. Nærværende afgørelse vedrører derfor kun klagerens anden påstand om, at udvælgelsesproceduren bør ændres for at forbyde uigennemsigtige ansættelsesprocedurer.

2.3 I sin udtalelse anførte Revisionsretten, at udvælgelseskomitéen havde udvalgt de ansøgere, der skulle indkaldes til prøverne, på grundlag af deres kvalifikationer og erhvervserfaring. Bestyrelsen gennemgik nøje de ansøgninger, der opfyldte minimumskravene, og markerede dem på grundlag af hver enkelt ansøgers kvalifikationer og erhvervserfaring. De kriterier, der er anvendt i denne forbindelse, er beskrevet i detaljer i meddelelsen om ledig stilling. I meddelelsen om ansættelse blev det også forklaret, at de 20 ansøgere, der havde opnået de bedste resultater, dvs. dem, der bedst opfyldte de relevante krav, ville blive indkaldt til den skriftlige prøve og samtalen. Denne begrænsning af antallet af ansøgere skyldtes, at erfaringen fra andre ansættelsesprocedurer for midlertidigt ansatte og kontraktansatte havde vist, at et meget stort antal ansøgere normalt ansøger om de opslåede stillinger. Da der kun var et meget begrænset antal stillinger til rådighed i Revisionsrettens Juridiske Tjeneste, ville det ikke have været rimeligt at invitere alle ansøgere, der opfyldte mindstekravene, til prøven. Med hensyn til klagerens sag bemærkede nævnet, at han ved ansøgningsfristens udløb havde gennemført mindre end ni måneders praktikophold. Da klageren imidlertid havde gennemført ph.d.-studier i statskundskab, gav bestyrelsen ham den relevante merit, og han blev anset for at opfylde minimumskravet om et års erhvervserfaring. Som formanden for Databeskyttelsesrådet forklarede i sit brev af 12. juni 2006, fik klageren på grundlag af denne vurdering tildelt i alt 11 point ud af et muligt maksimum på 20. På grundlag af de samme kriterier var det laveste antal point, som de ansøgere, der fik adgang til den skriftlige prøve, opnåede, 16,5 point. Efter Revisionsrettens opfattelse havde disse ansøgere sammenlignet med klageren opnået en længere og mere varieret erhvervserfaring i forbindelse med arten af de opgaver, der er beskrevet i meddelelsen om ledig stilling. Revisionsretten konkluderede, at både den procedure, der førte til afgørelsen om ikke at give klageren adgang til testen, og selve afgørelsen var korrekte.

2.4 Klageren fremsatte ingen bemærkninger til Revisionsrettens udtalelse.

2.5 Ombudsmanden forstår klagerens påstand om, at den vedrører både den procedure, som Revisionsretten har fulgt, og indholdet af Revisionsrettens afgørelse om ikke at give ham adgang til testen.

2.6 Ombudsmanden minder om, at udvælgelseskomitéerne ifølge Fællesskabets retsinstansers faste retspraksis har vide skønsbeføjelser til at vurdere ansøgernes kvalifikationer og praktiske erfaring i forbindelse med en udvælgelsesprøve, og at denne vurdering kun kan tilsidesættes i tilfælde af en åbenbar overtrædelse af en regel eller et princip, der er bindende for komitéen.

2.7 Med hensyn til den ansættelsesprocedure, som Revisionsretten fulgte, bemærker Ombudsmanden, at Revisionsretten i sin udtalelse anførte, at den havde besluttet, at kun de 20 ansøgere, der havde opnået de bedste resultater, ville få adgang til den skriftlige prøve og samtalen, fordi det i betragtning af det store antal ansøgninger, der normalt modtages i forbindelse med ansættelsesprocedurer for midlertidigt ansatte og kontraktansatte, ikke ville have været rimeligt at invitere alle ansøgere, der opfyldte minimumskravene til prøven. Ombudsmanden er af den opfattelse, at eftersom antallet af stillinger i Revisionsrettens Juridiske Tjeneste var begrænset, er der intet, der tyder på, at Revisionsrettens tilgang ikke er omfattet af de skønsbeføjelser, som Revisionsretten råder over på det pågældende område. Det skal endvidere bemærkes, at ansættelsesmeddelelsen klart beskrev den procedure, som Revisionsretten agtede at følge.

2.8 Med hensyn til Revisionsrettens beslutning om ikke at give klageren adgang til prøven bemærker Ombudsmanden, at det i punktet "Minimum qualifications" i meddelelsen om ledig stilling var anført, at ansøgerne skulle have

"[mindst] et års erhvervserfaring med arbejde, der er forbundet med arten af de opgaver, der skal udføres. Der tages kun hensyn til erhvervserfaring efter erhvervelsen af den universitetsgrad eller det eksamensbevis, der kræves for at deltage i udvælgelsesproceduren. der vil dog blive taget hensyn til den tid, det tager at opnå yderligere kvalifikationer i forbindelse med aktiviteternes art".

2.9 Det fremgår af Revisionsrettens udtalelse, at klageren kun havde ni måneders relevant erhvervserfaring, men at udvælgelseskomitéen tog hensyn til hans ph.d.-studier i statskundskab og derfor fandt, at klageren havde det nødvendige minimum af erhvervserfaring. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Databeskyttelsesrådet på grundlag af udvælgelseskriterierne gav klageren 11 point, og at det laveste antal point, som de ansøgere, der fik adgang til at deltage i den skriftlige prøve, havde opnået, var 16,5 point. I sit brev til klageren af 12. juni 2006 forklarede formanden for Databeskyttelsesrådet, at Revisionsretten havde modtaget i alt 210 ansøgninger, og at ansøgerne generelt havde været yderst højt kvalificerede både akademisk og med hensyn til erhvervserfaring. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at Databeskyttelsesrådets begrundelse for ikke at tillade klageren yderligere at deltage i udvælgelsesproceduren forekommer rimelig.

2.10 Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at klageren ikke har godtgjort sin påstand.

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været fejl eller forsømmelser fra Revisionsrettens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Revisionsrettens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Den e-mail, som klageren henviste til, var ikke vedlagt klagen.

(2) Klageren angav ikke i sin klage datoen for denne yderligere korrespondance med Revisionsretten.

(3) Klageren angav ikke den dato, hvor han havde sendt sin ansøgning til Revisionsretten.

(4) Den europæiske kodeks for god forvaltningsskik findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).