# Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om klage 800/2006/WP over Regionsudvalget
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/da/3119)
---
> I oktober 2005 deltog klageren i en jobsamtale i Regionsudvalget, hvorefter han sendte et anbefalet brev til udvalget med de nødvendige dokumenter til godtgørelse af sine rejseudgifter. Da han ikke modtog noget svar, kontaktede han udvalget i december 2005. Den 10. januar 2006 meddelte udvalget ham, at det ikke havde modtaget de krævede dokumenter. Den 14. januar 2006 sendte klageren kopier af dokumenterne til udvalget. Han fik at vide, at de var tilstrækkelige til godtgørelsen.
> 
> I sin klage til Ombudsmanden, der blev indgivet i marts 2006, hævdede klageren, at han stadig ikke havde modtaget betalingen, og at udvalget ikke havde besvaret en påmindelse, som han havde sendt i februar 2006. Han gjorde gældende, at hans rejseudgifter skulle godtgøres, at han skulle betales renter for forsinkelsen, og at udvalgets godtgørelsesprocedure skulle forbedres.
> 
> I sin udtalelse anførte udvalget, at det aldrig havde modtaget klagerens anbefalede brev, men at det havde besluttet at refundere ham på grundlag af kopier af dokumenterne. Udvalget anførte også, at fristen for godtgørelsen var fastsat til den 2. marts 2006. På grund af den interne omstrukturering i den pågældende periode var betalingen imidlertid først blevet foretaget den 29. april 2006. Den havde derfor betalt klageren renter. Med hensyn til klagerens påstand om, at godtgørelsesproceduren burde forbedres, fremførte udvalget, at forsinkelsen skyldtes ekstraordinære omstændigheder, og at dets procedurer ikke krævede en revision.
> 
> Klageren meddelte Ombudsmandens tjenestegrene, at han var tilfreds med udvalgets behandling af hans sag, for så vidt som han havde modtaget de udestående betalinger og renter. Han var imidlertid ikke enig i udvalgets holdning om, at det ikke var nødvendigt at forbedre dets procedurer. Han gjorde gældende, at udvalget ikke havde underrettet ham om, at det ikke havde modtaget de krævede dokumenter. Desuden kunne udvalget have informeret ham om den interne omstrukturering, der havde forsinket betalingen. Klageren anførte ikke desto mindre, at sagen kunne afsluttes. Han takkede Ombudsmanden for hjælpen.
> 
> Ombudsmanden konkluderede, at udvalget havde afgjort klagen for så vidt angår tilbagebetaling og betaling af renter. Han mente, at klageren havde frafaldet sin påstand om, at udvalgets godtgørelsesprocedure burde forbedres, og afsluttede sagen.
> 
> I en yderligere bemærkning foreslog Ombudsmanden imidlertid, at udvalgets administrative standarder ville blive yderligere forbedret, hvis udvalget systematisk fulgte op på betalingssager som den i denne sag omhandlede, navnlig ved at kontakte ansøgerne, hvis visse dokumenter, der var nødvendige for gennemførelsen af betalingen, manglede, og ved i tilfælde af forsinkelser at holde ansøgerne underrettet om disse forsinkelser og deres årsager.
> 
Strasbourg, den 20. december 2006   

Kære X

Den 18. marts 2006 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over, at Regionsudvalget ("udvalget") angiveligt ikke havde godtgjort rejseudgifter i forbindelse med en jobsamtale. Ved e-mail af 4. april 2006 fremsendte De en række dokumenter til støtte for Deres klage.

Den 11. april 2006 videresendte jeg klagen til udvalgets formand. Udvalget afgav udtalelse den 16. juni 2006, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det, senest den 31. juli 2006. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem på denne dato.

Under telefonsamtaler med den juridiske medarbejder, der er ansvarlig for din sag, den 31. oktober og den 22. november 2006 oplyste du imidlertid, at du var tilfreds med udvalgets behandling af dele af din klage. De fremsatte yderligere bemærkninger vedrørende den del af Deres klage, som De ikke anså for at være blevet løst på tilfredsstillende vis.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset
----------

Klageren deltog i en jobsamtale i Regionsudvalget ("udvalget") den 19. oktober 2005. Samme dag ansøgte han om godtgørelse af sine rejseudgifter og afleverede sine boardingkort til udrejsen. Den 29. oktober 2005 sendte han et anbefalet brev til udvalget med boardingkortene for returrejsen, en kvittering fra luftfartsselskabet og en kreditkortopgørelse. Da han ikke modtog noget svar, kontaktede han udvalget pr. e-mail af 23. december 2005. Den 10. januar 2006 meddelte udvalget ham, at det ikke havde modtaget bevis for, at klageren faktisk havde betalt det pågældende beløb. Desuden manglede boardingkortene til hjemrejsen. Klageren svarede, at han havde sendt de krævede dokumenter med anbefalet post. Den 14. januar 2006 fremsendte han kopier af dokumenterne til udvalget. Den 19. januar 2006 blev han underrettet om, at dokumenterne var tilstrækkelige til godtgørelsen. Med hensyn til hans anbefalede brev bekræftede udvalget, at det ikke havde modtaget et sådant brev, og bad ham om yderligere oplysninger, så det kunne kontrollere, hvad der var sket med brevet. Ifølge klageren henvendte han sig igen til udvalget den 18. februar 2006 for at minde om, at han stadig ikke havde modtaget betalingen.

Klageren anførte i sin klage til Ombudsmanden, at han ikke havde modtaget noget svar på sin e-mail af 18. februar 2006, og at han stadig ikke havde modtaget betalingen.

Klageren hævdede, at udvalget ikke havde behandlet hans anmodning om godtgørelse af hans rejseudgifter korrekt. Han hævdede

1. at hans rejseudgifter skulle godtgøres så hurtigt som muligt;
2. at han skal betale renter for forsinkelsen af tilbagebetalingen og
3. at godtgørelsesproceduren bør forbedres.

Forespørgslen
-------------

**Regionsudvalgets udtalelse**   

Udvalget anførte i sin udtalelse, at udgifter i henhold til afgørelse nr. 015/04 blev godtgjort efter modtagelsen af de relevante beviser, såsom billetter og boardingkort.

Udvalget gjorde gældende, at klageren først havde afleveret kopier af de krævede dokumenter pr. e-mail af 16. januar 2006[(1).](#(1)){#Footnote1} Kommissionen havde aldrig modtaget det rekommanderede brev med de originale dokumenter, som klageren havde fremsendt den 29. oktober 2005. Den havde imidlertid taget hensyn til denne situation og havde undtagelsesvis foretaget godtgørelsen på grundlag af kopier af de dokumenter, som klageren havde fremlagt.

Udvalget anførte endvidere, at fristen for godtgørelse i henhold til finansforordningen[(2)](#(2)){#Footnote2} var fastsat til den 2. marts 2006. Udvalget erkendte imidlertid, at betalingen (1058,95 EUR) først var blevet foretaget den 29. april 2006. Ifølge udvalget skyldtes dette en intern omstrukturering i den pågældende periode.

Udvalget anførte, at det havde betalt klageren morarenter for perioden mellem den 3. marts og den 29. april 2006, som beløb sig til 9,79 EUR.

Med hensyn til klagerens påstand om, at godtgørelsesproceduren burde forbedres, fremførte udvalget, at den forsinkede betaling skyldtes ekstraordinære omstændigheder, og at dets procedurer ikke krævede en revision.
**Klagerens bemærkninger**   

Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

I en telefonsamtale med den juridiske rådgiver, der var ansvarlig for hans sag den 31. oktober 2006, erklærede klageren, at han var tilfreds med udvalgets behandling af hans sag, for så vidt som han havde modtaget de udestående betalinger og renter.

Han anførte imidlertid, at han ikke var enig i udvalgets holdning om, at det ikke var nødvendigt at forbedre dets procedurer. Han gjorde gældende, at udvalget ikke havde meddelt ham, at det ikke havde modtaget de relevante dokumenter med henblik på godtgørelse. Desuden havde den gjort gældende, at forsinkelsen skyldtes en intern omstrukturering. Klageren mente, at udvalget kunne have informeret ham om denne omstrukturering.

Ikke desto mindre konkluderede klageren i denne telefonsamtale og i endnu en den 22. november 2006, at hvis Ombudsmanden ikke havde tegn på, at det problem, han havde rejst, var af mere generel karakter, kunne hans sag afsluttes. Han takkede Ombudsmanden for hjælpen.

Afgørelsen
----------

**1 Forsinkelse i godtgørelsen af rejseudgifter**   

1.1 Klageren deltog i en jobsamtale i Regionsudvalget ("udvalget") den 19. oktober 2005. Den 29. oktober 2005 fremsendte han ved anbefalet brev de nødvendige dokumenter til godtgørelse af sine rejseudgifter til udvalget. Da han var blevet underrettet om, at udvalget ikke havde modtaget dokumenterne, sendte han kopier af dem til udvalget den 14. januar 2006. Den 19. januar 2006 blev han underrettet om, at dokumenterne var tilstrækkelige til godtgørelsen.

1.2 I sin klage til Ombudsmanden, der blev sendt den 18. marts 2006, anførte klageren, at han ikke havde modtaget svar på en påmindelse, som han havde sendt til udvalget den 18. februar 2006, og at han stadig ikke havde modtaget den udestående betaling. Han gjorde i) gældende, at hans rejseudgifter skulle godtgøres hurtigst muligt, ii) at han skal betale renter for forsinkelsen af tilbagebetalingen og iii) at godtgørelsesproceduren bør forbedres.

1.3 Udvalget anførte i sin udtalelse, at det aldrig havde modtaget det anbefalede brev med de originale dokumenter. Den havde imidlertid taget hensyn til denne situation og havde undtagelsesvis foretaget godtgørelsen på grundlag af kopier af de dokumenter, som klageren havde fremlagt. Fristen for tilbagebetaling var den 2. marts 2006. Udvalget erkendte imidlertid, at betalingen (1058,95 EUR) først var blevet foretaget den 29. april 2006. Ifølge udvalget skyldtes dette en intern omstrukturering i den pågældende periode. Udvalget anførte, at det havde betalt klageren morarenter på 9,79 EUR for perioden mellem den 3. marts og den 29. april 2006. Med hensyn til klagerens påstand om, at godtgørelsesproceduren burde forbedres, fremførte udvalget, at den forsinkede betaling skyldtes ekstraordinære omstændigheder, og at dets procedurer ikke krævede en revision.

1.4 Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren. I en telefonsamtale med den advokat, der var ansvarlig for hans sag, erklærede klageren imidlertid, at han var tilfreds med udvalgets behandling af hans sag, for så vidt som han havde modtaget de udestående betalinger og renter. Det ser derfor ud til, at udvalget har taget skridt til at løse dette aspekt af klagen.

1.5 Med hensyn til hans påstand om, at godtgørelsesproceduren burde forbedres, anførte klageren imidlertid, at han ikke var enig i udvalgets holdning. Han gjorde gældende, at udvalget ikke havde meddelt ham, at det ikke havde modtaget de relevante dokumenter for godtgørelsen. Desuden havde den gjort gældende, at forsinkelsen skyldtes en intern omstrukturering. Klageren mente, at udvalget kunne have informeret ham om denne omstrukturering. Det fremgik imidlertid af klagerens kontakter med den juridiske medarbejder, der var ansvarlig for hans sag, at han ikke ønskede at forfølge disse spørgsmål yderligere.

1.6 Ombudsmanden mener derfor, at klageren har frafaldet sin påstand om, at udvalgets godtgørelsesprocedure bør forbedres. Det forekommer imidlertid hensigtsmæssigt at fremsætte en yderligere bemærkning i forbindelse med dette spørgsmål.
**2 Konklusion**   

Det fremgår af Regionsudvalgets udtalelse og klagerens bemærkninger, at udvalget har taget skridt til at løse sagen og dermed har tilfredsstillet klageren. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Regionsudvalgets formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkninger:
------------------------

Ombudsmanden mener, at Regionsudvalgets administrative standarder ville blive yderligere forbedret, hvis udvalget systematisk fulgte op på betalingssager som den, der er omhandlet i den foreliggende sag, navnlig i) ved at kontakte ansøgerne, hvis visse dokumenter, der er nødvendige for gennemførelsen af betalingen, mangler, og ii) i tilfælde af forsinkelser ved at holde ansøgerne underrettet om disse forsinkelser og årsagerne hertil.

Din oprigtige,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

*** ** * ** ***

[(1)](#Footnote1){#(1)} Udvalget henviser tilsyneladende til klagerens e-mail af 14. januar 2006.

[(2)](#Footnote2){#(2)} Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25.6.2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 248, s. 1).