Strasbourg, den 16. juli 2008

Kære A.

Den 5. august 2005 indgav De på vegne af CINAR Ltd. (i det følgende benævnt "CINAR") en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen. Deres klage vedrørte en ekstern revision og dens efterfølgende faser i fire forskningskontrakter (1), der blev indgået inden for rammerne af Kommissionens fjerde og femte program for forskning og teknologisk udvikling ("FTU"). Denne kontrol blev gennemført i CINAR's lokaler den 20.-21. august 2002.

Den 13. september 2005 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand.

Kommissionen afgav udtalelse den 11. januar 2006. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 4. april 2006.

Den 29. januar 2008 fremsendte De endnu et indlæg, hvori De informerede mig om afslutningen af OLAF's undersøgelse, som omfattede ovennævnte fire kontrakter.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Jeg undskylder for den tid, det har taget at afslutte min forespørgsel.

Komplekset

Klageren er direktør for en virksomhed ved navn CINAR Ltd. (i det følgende benævnt "CINAR"), som er en lille højteknologisk virksomhed med ekspertise inden for forbrænding af kul og biomasse og emissionskontrol. Det har leveret tekniske tjenester og har deltaget i forskellige forsknings- og udviklingsprojekter sponsoreret af Europa-Kommissionen. Mellem juni 1998 og maj 2000 indgik CINAR i sin egenskab af kontrahent fire forskningskontrakter (2) med Kommissionen vedrørende syv forskningsprojekter, der blev gennemført inden for rammerne af det fjerde rammeprogram ("RP4") og det femte rammeprogram ("FP5").

Den 20.-21. august 2002 besøgte en repræsentant for den eksterne revisionsenhed i Kommissionens Generaldirektorat for Forskning ("GD RTD") og to revisorer CINAR's kontorer for at revidere de fire ovennævnte forskningskontrakter.

Den 15. september 2003 godkendte Kommissionen den revisionsrapport, som revisorerne havde udarbejdet. Den afviste de forklaringer og beviser, herunder lønsedlerne, som CINAR efterfølgende havde fremlagt, fordi de ikke var blevet fremlagt tidligere. Desuden underkendte den de personaleomkostninger og dermed forbundne generalomkostninger, som CINAR havde anmeldt som støtteberettigede omkostninger.

Den 28. februar 2005 mødtes klageren med Kommissionens repræsentant for at klarlægge konklusionerne af revisionen, men det lykkedes ikke.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionen havde behandlet CINAR uretfærdigt i forbindelse med ovennævnte eksterne revision i 2002 og dens efterfølgende faser.

Klageren hævdede for det første, at CINAR's repræsentanter "fik det til at føles som kriminelle foran revisorerne, og (...) at der endda blev fremsat en racistisk bemærkning under et af interviewsessionerne", og at "formålet med revisionen synes at nærme sig en besættelse af at lukke os ned".

For det andet hævdede klageren, at CINAR's ret til privatlivets fred ikke var overholdt, da der blev anmodet om personlige og kontraktmæssige oplysninger og oplysninger om personalets lønninger. Ifølge klageren blev dette "bittert tolereret".

For det tredje hævdede klageren, at CINAR blev anmodet om at fremlægge ikke-relaterede og uberettigede oplysninger, dvs. oplysninger om "alle verserende forslag" , selv om kun en brøkdel af sådanne forslag blev finansieret af Kommissionen.

For det fjerde hævdede klageren, at selv om kun en del af lønoplysningerne manglede, fremsatte de eksterne revisorer en urimelig erklæring om, at "der ikke blev indhentet lønoplysninger fra CINAR".

Det femte argument vedrørte i det væsentlige Kommissionens revisors rolle fra det eksterne revisionsfirmas færdiggørelse af revisionsrapporten til mødet med repræsentanter for CINAR den 28. februar 2005. Klageren kritiserede navnlig Kommissionens revisors beslutning om at godkende den revisionsrapport, der var udarbejdet af eksterne revisorer, og om at afvise alle klagerens forklaringer og beviser, blot fordi de ikke var blevet fremlagt tidligere.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse
Baggrund

CINAR indgik fire forskningskontrakter (3) med Kommissionen.

Den 6. juni 2002 anmodede GD RTD om en finansiel revision i CINAR's lokaler. For at indhente en revisionsrapport fra en uafhængig og professionel kilde besluttede Kommissionen at outsource denne revisionsopgave til et eksternt revisionsfirma, dvs. Littlejohn Frasier ("LF")(4). Der blev indgået en særlig aftale herom med LF i juli 2002, og Kommissionen udpegede sin egen revisor fra den eksterne revisionsenhed til at samarbejde med LF.

Den 6. juni 2002 meddelte Kommissionen ved rekommanderet brev CINAR, at revisionen ville blive indledt hos CINAR, og beskrev dens omfang som følger:

1. gennemgang af rimeligheden og ansvarligheden af de omkostnings- og fakturasystemer, der anvendes i CINAR og
2. kontrol af udgifterne til forskningskontrakterne for at fastslå, om Kommissionen er blevet faktureret i overensstemmelse med kontraktbestemmelserne for de udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af forskningsprojektet.

I dette brev anmodede Kommissionen også CINAR om senest en måned efter modtagelsen af dette brev at fremsende følgende dokumenter eller oplysninger til Kommissionens revisor:

(1) En underskrevet og dateret kopi af alle ansættelseskontrakter for alle personer, der er omfattet af ovennævnte kontrakter, med angivelse af, om disse personer stadig er ansat af Cinar Ltd. på nuværende tidspunkt.

(2) En organisationsplan for Cinar Ltd med angivelse af ledelsens og bestyrelsens navn og funktion, hvis en sådan findes. Yderligere en angivelse af det samlede antal ansatte, der arbejder for Cinar Ltd.

(3) Et svar på følgende spørgsmål: føres Cinars regnskaber af Cinars ansatte eller af eksterne revisorer? Hvis sidstnævnte gælder, bedes du give os fuldstændige oplysninger."

I sit svar af 8. juli 2002 forklarede CINAR, at dens regnskaber blev ført af dens revisorer, som Kommissionens revisor skulle kontakte, hvis der var behov for yderligere oplysninger.

Efter yderligere aftaler mellem LF og CINAR blev der den 20.-21. august 2002 foretaget en aftalt revision på stedet. Kommissionen fremlagde kopier af detaljerede referater af revisionen.

Den 29. maj 2003 sendte Kommissionen ved anbefalet brev CINAR det udkast til revisionsrapport, som de eksterne revisorer havde udarbejdet, med henblik på bemærkninger. CINAR svarede først foreløbigt ved skrivelse af 19. juni 2003. Der blev fremsendt et mere definitivt svar den 30. juli 2003. Kommissionen ændrede imidlertid ikke revisionsrapporten i lyset af CINAR's bemærkninger og fremsendte den uændrede endelige revisionsrapport til CINAR den 15. september 2003.

Kommissionen understregede i sin udtalelse de problemer, som revisorerne var stødt på i forbindelse med indhentning af relevante oplysninger fra CINAR. Ifølge Kommissionen fremgik det af revisionen, at der i modsætning til, hvad CINAR havde anført i sin skrivelse af 8. juli 2002, ikke forelå relevante revisionsoplysninger fra CINAR's revisorer.

Kommissionen henviste til revisionsrapporten, hvori de eksterne revisorer i det væsentlige anførte, at CINAR's supplerende oplysninger med henblik på at anmelde omkostninger i forbindelse med de pågældende kontrakter var utilstrækkelige, eftersom:

• Der blev ikke fremlagt lønoplysninger til revision.
• de timesedler, der blev fremlagt til revision, svarede ikke til de timer, der var angivet i omkostningsopgørelserne
• fakturaer til validering af de anmeldte udgifter til rejser og hjælpematerialer for TESSA, ENDASH og VISCON kunne ikke findes
• Der blev ikke fremlagt beregninger til påvisning af, på hvilket grundlag generalomkostningerne var blevet anmeldt. og
• Den tilladte afskrivning for ENDASH-udstyr blev beregnet forkert.

Desuden blev der i revisionsrapporten peget på problemer på følgende områder:

• finansiel forvaltning af projektet
• beskrivelse af de vigtigste interne kontroller
• afprøvning af den interne kontrol med bogføringssystemet
• timesedler, lønoplysninger, fakturaer fra leverandører og generalomkostninger
• etablering af et særskilt system til beregning af projektomkostninger
• adskillelse af omkostninger i forbindelse med EU-finansierede projekter fra omkostninger i forbindelse med udførelse af privatkundearbejde samt opgaver mellem CINAR's personale.

Ifølge Kommissionen blev den økonomiske forvaltning af kontrakterne på grundlag af sammenfatningen af revisionsrapporten ikke gennemført på en acceptabel måde og var ikke i overensstemmelse med kravene i kontrakten. Det fremgik, at de overfakturerede beløb var på ca. 300 000 GBP for de fire reviderede kontrakter.

Kommissionen fastholdt, at der i CINAR's svar af 25. september 2003 ikke var noget relevant bevis, der kunne rejse tvivl om revisionsrapportens samlede konklusioner. Kommissionen svarede CINAR den 13. november 2003, og der blev ikke modtaget yderligere svar fra CINAR før udgangen af 2004.

Kommissionen anførte, at eftersom tjenestemænd i henhold til reglerne er forpligtet til at underrette OLAF om uregelmæssigheder og mistanke om svig, underrettede GD RTD OLAF om CINAR's revisionsrapport den 14. april 2004. OLAF besluttede at indlede en undersøgelse (OF/2004/0203) og underrettede ved brev af 28. juni 2005 CINAR om årsagerne til sine undersøgelser.

Kommissionen bemærkede, at de fleste af de forhold, som klagen var baseret på, var knyttet til udviklinger, der fandt sted enten under gennemførelsen af revisionen (20.-21. august 2002) eller før fremsendelsen af revisionsrapporten til klageren (29. maj 2003). Kommissionen gjorde gældende, at fristen for at indgive en klage til Ombudsmanden på grundlag af disse faktiske omstændigheder i begge tilfælde ikke var blevet overholdt. I en ånd af godt samarbejde med Ombudsmanden behandlede Kommissionen imidlertid alle klagerens bemærkninger.

Argument om revisorernes adfærd

Med hensyn til revisorernes adfærd under besøget i CINAR's lokaler den 20.-21. august 2002 bemærkede Kommissionen, at følgende fremgik af den revisionsrapport, der blev sendt til klageren den 29. maj 2003:

"[Kommissionens revisor] spurgte [klageren], om han mente, at den anvendte revisionsprocedure var korrekt set fra hans synspunkt. [Klageren] svarede, at han mente, at revisionsproceduren var blevet anvendt korrekt under hele besøget på stedet."

Ifølge Kommissionen var det først i deres skrivelse af 25. september 2003, at CINAR for første gang havde fremført det pågældende argument.

Med hensyn til den påståede "racemæssige bemærkning" understregede Kommissionen, at klageren ikke præciserede, hvilke bemærkninger der var blevet fremsat, som kunne klassificeres som "racemæssige", og heller ikke havde identificeret, hvem der havde fremsat dem. Ikke desto mindre benægtede Kommissionens revisor på det kraftigste, at der under kontrolbesøget blev fremsat bemærkninger, der kunne betegnes som "racemæssige".

Kommissionen fastholdt, at en sådan bemærkning ville have været uacceptabel, men at det under de givne omstændigheder ikke var muligt at behandle dette argument yderligere.

Med hensyn til den påståede "besættelse af at lukke CINAR "fremførte Kommissionen, at den blot havde foretaget en revision efter de normale procedurer, der anvendes til sådanne revisioner, og som fastsat i EF-kontrakterne. Endvidere havde den udført revisionen med behørig respekt for alle potentielle garantier for den reviderede virksomhed, såsom tilstedeværelsen af uafhængige eksterne revisorer til at udføre revisionen og forelæggelsen af de foreløbige revisionsresultater for CINAR med henblik på bemærkninger. CINAR fremlagde imidlertid ikke de relevante dokumenter, der begrundede omkostningerne, og de endelige revisionsresultater blev fastlagt på dette grundlag.

Argument om manglende overholdelse af retten til privatlivets fred

Kommissionen fastholdt, at de reviderede kontrakter indeholdt følgende bestemmelser:

a) De to reviderede kontrakter, der er omfattet af RP4:

Artikel 24 i bilag II: 24.1: "Kommissionen eller personer, som den har bemyndiget hertil, har ret til at foretage revision i op til to år efter kontraktens afslutning eller opsigelse. De skal på alle rimelige tidspunkter have fuldstændig adgang på stedet til det personale, der er beskæftiget med projektet, og til alle dokumenter, edb-registre og alt udstyr, der vedrører projektet, eller om nødvendigt have ret til at kræve fremlæggelse af sådan dokumentation.

Artikel 22 i bilag II har følgende ordlyd: "Hver kontrahent fører regelmæssigt og i overensstemmelse med de normale regnskabskonventioner i den stat, hvor han er etableret, passende regnskabsbøger og passende dokumentation til støtte for og begrundelse af omkostningerne og de indberettede timer. Disse skal stilles til rådighed for revisioner".

Endvidere kræves det i bilag E, artikel 18-21 og standardudgiftsopgørelsen, at navnene på de personer, der arbejder på projektet, angives. CINAR har i nogle tilfælde undladt at fremlægge de nødvendige oplysninger vedrørende sådanne navne.

b) De to reviderede kontrakter, der var omfattet af RP5, indeholdt lignende og endnu strengere bestemmelser end RP4.

Ifølge Kommissionen følger det af det ovenstående, at for at revisorerne kunne kontrollere, at CINAR havde anmeldt personaleomkostninger korrekt, var det ikke blot nødvendigt at kontrollere, hvem der arbejdede på disse projekter, men også den tid, hver enkelt medarbejder havde afsat til projekterne, til hvilken løn, og om disse lønninger faktisk var blevet udbetalt af CINAR til disse medarbejdere.

Argument vedrørende ikke-relaterede og uberettigede oplysninger

Kommissionen understregede, at den under kontrolbesøget den 20.-21. august 2002 mundtligt havde anmodet om to dokumenter og havde givet CINAR to uger til at fremlægge disse oplysninger. Denne anmodning blev registreret som en del af de operationelle konklusioner i referatet af mødet med klageren den 20. august 2002. De har følgende ordlyd:

"[Kommissionens revisor] anmodede [klageren] om at fremlægge følgende to dokumenter:

1) en forklaring (på op til to sider) på, hvorfor CINAR havde anvendt forskellige gennemsnitssatser for personaleomkostninger i de samme perioder mellem forskellige kontraktforslag

2) Ovennævnte tidsplan, der viser alle EF-finansierede projekter, som CINAR har deltaget i fra den 1. januar 1997, sammen med en beskrivelse af, hvilke CINAR-medarbejdere der har arbejdet på hvert projekt.

[Klageren] indvilligede i at fremlægge disse dokumenter —

[Kommissionens revisor] anmodede derefter om, at revisionsholdet fik lov til at interviewe CINAR's ansatte, som var blevet anklaget for og arbejdede på de reviderede kontrakter. [Klageren] havde ingen indvendinger mod denne anmodning."

Selv om klageren uden forbehold havde accepteret at fremlægge disse dokumenter, bekræftede Kommissionen, at den ikke havde modtaget nogen af dem.

De eksterne revisorer havde gentaget deres anmodning om ovennævnte dokumenter (1) og (2) i deres e-mail af 5. september 2002. Desuden anmodede de om en årlig angivelse af den procentdel af omsætningen, der hidrørte fra EF-bidrag. kopier af visse ansættelseskontrakter, eksamensbeviser, timesedler og fakturaer samt en erklæring, der forklarer forskellene i de gennemsnitlige satser, der anvendes på forskellige kontrakter, der udføres på samme tid.

Den 19. september 2002 sendte Kommissionens revisor en e-mail, hvori han anmodede om erklæringer vedrørende to CINAR-ansatte med henblik på at bekræfte eksistensen af deres ansættelseskontrakter, som ikke kunne lokaliseres i forbindelse med kontrollen på stedet.

Da ingen af ovennævnte ønskede oplysninger var modtaget, blev der sendt en yderligere e-mail til klageren den 24. september 2002 vedrørende denne sag.

Den 25. september 2002 modtog de eksterne revisorer nogle oplysninger pr. post fra klageren. Lønoplysningerne for alle forskere, der var involveret i projekterne, blev imidlertid ikke fremlagt.

Den 8. oktober 2002 sendte de eksterne revisorer igen en e-mail til klageren, hvori de spurgte, hvornår de resterende poster ville blive behandlet, og bekræftede, at alle sådanne oplysninger var nødvendige for fuldt ud at underbygge de omkostninger, der var anmeldt til Kommissionen.

Den 9. oktober 2002 svarede klageren pr. e-mail, at "[d]et har været meget travlt efter en stille sommer, og det vil stadig være indtil udgangen af måneden, og jeg har svært ved at finde tid til at besvare dine anmodninger. Jeg vil være i Italien i næste uge, hvor vi organiserer et forbrændingskursus." Han gav de ønskede procentvise oplysninger om EF-bidrag.

Den 14. oktober 2002 sendte Kommissionens revisor på ny sin e-mail af 19. september 2002.

Den 30. oktober 2002 sendte de eksterne revisorer en e-mail til klageren med anmodning om de oplysninger, som de allerede havde anmodet om i deres e-mail af 5. september 2002, men endnu ikke havde modtaget. Revisorerne forklarede også, at lønoplysningerne, der viste den faktiske løn, der blev udbetalt til de forskere, der var involveret i projekterne, var den vigtigste udestående oplysning.

Den 8. november 2002 sendte de eksterne revisorer en e-mail til klageren med en frist den 30. november 2002 til at fremsende alle udestående oplysninger.

Den 11. november 2002 undskyldte klageren forsinkelsen og meddelte dem, at han ikke ville være på sit kontor i to uger, og at han ville forsøge at sende flere oplysninger efter denne periode.

Den 27. november 2002 sendte de eksterne revisorer et formelt brev til klageren, hvori de bekræftede, at fristen den 30. november 2002 for fremsendelse af udestående oplysninger stadig var gældende. Revisorerne forklarede også, at hvis disse oplysninger ikke blev fremlagt, ville revisionsberetningen være baseret på oplysninger, der faktisk var blevet fremlagt, og omkostningerne ville ikke blive godkendt i overensstemmelse hermed. I dette brev blev det gentaget, hvilke oplysninger der stadig manglede.

Den 27. november 2002 sendte Kommissionens revisor en e-mail til klageren, hvori han gentog den frist, der var fastsat i de eksterne revisorers ovennævnte brev.

Den 4. december 2002 sendte klageren en e-mail til de eksterne revisorer som svar på ovennævnte brev, hvori klageren grundlæggende nægtede at fremlægge de resterende oplysninger, da de "i øjeblikket lå uden for vores personaleressourcer". Med hensyn til de manglende lønoplysninger anførte klageren, at dette var i hænderne på hans "(...) tidligere revisor, som desværre ikke kunne kontaktes".

Da fristen var udløbet, anmodede det eksterne revisionsfirma den 13. januar 2003 om, hvorvidt det ville være muligt for en medarbejder at besøge CINAR's revisorer for at indhente de krævede lønoplysninger.

Den 14. januar 2003 meddelte klageren, at han havde givet det eksterne revisionsfirma tilladelse til at kontakte CINAR's revisorer.

Den 30. januar 2003 sendte de eksterne revisorer et brev til CINAR's revisorer med anmodning om lønoplysninger forud for ethvert besøg i deres lokaler.

Da der ikke blev modtaget noget svar vedrørende tilvejebringelse af lønoplysninger, ringede de eksterne revisorer til revisorerne ved to forskellige lejligheder, hver gang for at få at vide, at den pågældende revisor var ude af kontoret.

Den 4. marts 2003 blev der på grund af manglende svar sendt endnu et brev til CINAR's revisorer. De eksterne revisorer sendte en e-mail til klageren og anmodede ham om at sikre, at der ville blive modtaget et svar fra CINAR's revisorer med henblik på at færdiggøre revisionsrapporten. De eksterne revisorer understregede, at "hvis disse oplysninger ikke modtages, vil vi være tvunget til at drage en konklusion i overensstemmelse hermed."

Den 5. marts 2003 svarede CINAR's revisorer, at lønningslisten var udarbejdet af CINAR, og at de ikke opbevarede kopier af lønningslisten.

Mellem den 5. marts og den 28. maj 2003 fremlagde klageren ingen yderligere oplysninger. Revisorerne havde således ikke andet valg end at færdiggøre rapporten på grundlag af de foreliggende oplysninger.

Den 29. maj 2003 blev en kopi af rapporten sendt anbefalet til CINAR for at få deres bemærkninger.

Den 19. juni 2003 fremsendte klageren et foreløbigt svar på rapporten.

Den 24. juli 2003 sendte revisorerne en e-mail til klageren, hvori de anerkendte modtagelsen af hans foreløbige svar og anførte, at CINAR havde indtil den 28. august 2003 til at give enten et mere detaljeret svar på rapporten eller den krævede dokumentation.

Den 30. juli 2003 svarede klageren ved et kort brev, hvori han understregede, at revisionen fortsat var omstridt, og at CINAR ikke kunne acceptere den version, som revisorerne havde fremsendt. Klageren vedlagde 34 kopier af lønsedler vedrørende betalingerne til de forskere, der var involveret i fire kontrakter. Han oplyste, at revisorerne havde fået udleveret kopier af disse lønsedler.

Den 3. september 2003 svarede de eksterne revisorer, at de vedlagte lønseddeloplysninger kun vedrørte VISCON-projektet. De benægtede, at de havde modtaget nogen kopier af lønsedler enten under besøget eller efter flere anmodninger om disse oplysninger. Da der blev anmodet om lønsedler, fik revisorerne at vide, at det ikke var muligt at få adgang til disse oplysninger fra lønsystemet, og at det ville være nødvendigt at henvende sig til klagerens revisorer. De forklarede også, at der ville være behov for en betydelig mængde yderligere arbejde på stedet i CINAR, og at det i betragtning af a) korrespondancens langvarige karakter ville være nødvendigt at indhente den nødvendige dokumentation, b) det forhold, at LF havde afsluttet sin rapport frem til den afsluttende fase og c) at al yderligere dokumentation, der indsamles, vil føre til en omformulering af rapporten, og at omkostningerne ved dette yderligere revisionsarbejde og udarbejdelsen af rapporten vil skulle afholdes af CINAR til en anslået omkostning på ca. 2 900 GBP eksklusive moms.

Kommissionen fremførte i sin udtalelse, at de ønskede dokumenter og oplysninger af følgende grunde ikke var uafhængige eller uforholdsmæssige, som det fremgik af klagen:

i) CINAR havde i sine kontraktforslag anvendt forskellige gennemsnitssatser for "senioringeniører" og "ingeniører" samme år, og variationen i faste omkostninger for RP4-kontrakterne var meget stor (fra 40 % til 100 %).

ii) CINAR havde i nogle tilfælde ikke nævnt navnene på nøglemedarbejdere, der arbejdede for projekterne. I stedet blev kun kvaliteter af personale undertiden angivet. Da 55 % af CINAR's indtægter stammer fra privat rådgivning, var det umuligt at forene det arbejde, der blev udført af CINAR's personale i forbindelse med EF-finansierede projekter, med det arbejde, der blev udført i forbindelse med andet arbejde. Revisorerne ønskede at få et klart overblik over, hvordan en ret lille virksomhed som CINAR formåede at arbejde så mange timer for EF-projekter ud over ikke-EF-rådgivning eller andet arbejde. I revisionsrapporten hedder det: "Hvis det således ikke var muligt at teste, hvor effektivt kontrahenten er i stand til at adskille de omkostninger, der er forbundet med EF-finansierede projekter, fra de omkostninger, der er afholdt i forbindelse med udførelsen af privatkundearbejde"(5);

iii) Da CINAR også havde kontrakter med andre generaldirektorater i Kommissionen end GD RTD, var det berettiget at få et fuldstændigt billede af disse kontrakter. Antallet af EU-projekter, der blev finansieret af GD RTD under RP4 og RP5, var mindre end 20.

iv) I det samlede billede af, hvad der virkelig var blevet anmodet om under kontrolbesøget, fokuserede CINAR på et punkt af mindre betydning, dvs. de forslag, der var under behandling på tidspunktet for revisionsbesøget. Kommissionen erkendte, at den ikke havde bemærket, at W., en af de eksterne revisorer, havde medtaget dette punkt i sin skrivelse af 29. november 2002 og undskyldt herfor. Den fastholdt imidlertid det synspunkt, at denne særlige anmodning var berettiget i forbindelse med opnåelsen af et samlet billede af, hvordan og hvilke CINAR-medarbejdere der ville blive involveret i hvilke EU-projekter, eftersom næsten alle CINAR-medarbejdere syntes allerede at være involveret i andre EU-finansierede projekter.

Argument om, at kun en del af lønoplysningerne manglede

Med hensyn til CINAR's argument om, at der blev fremlagt " summariske lønoplysninger", blev dette klart modsagt af revisionsrapporten. Kommissionen så ingen grund til, at revisorerne skulle erklære, at de ikke havde modtaget visse oplysninger, hvis det modsatte var tilfældet. Hvis oplysningerne var blevet modtaget, ville der have været henvist til dem i revisionsrapporten - enten positivt eller negativt. Kommissionens revisor bekræftede, at der ikke blev modtaget lønoplysninger under kontrolbesøget, og at CINAR selv henviste revisorerne direkte til CINAR's revisorer.

Det viste sig dog til sidst, at revisorerne ikke opbevarede lønoplysninger. CINAR's revisor anførte i en skrivelse af 5. marts 2003:

"Tak for Deres breve, og vi beklager den forsinkede besvarelse. Lønningslisten blev udarbejdet af CINAR Limited og ikke af os selv, og vi tog ikke kopier af lønningslisten, da vi besøgte virksomhedens kontorer for at udarbejde regnskaberne (...)".

Argument vedrørende Kommissionens revisors rolle

Det femte argument vedrørte i det væsentlige Kommissionens revisors rolle fra det eksterne revisionsfirmas færdiggørelse af revisionsrapporten til mødet med repræsentanter for CINAR den 28. februar 2005.

I marts 2003 blev det klart for Kommissionen, at revisorerne ikke ville indhente de krævede oplysninger fra CINAR's revisorer. Det forhold, at Kommissionen ikke var i stand til at få det fra CINAR, fremgik allerede klart af revisionen på stedet i CINAR's lokaler i august 2002. Kommissionen mindede endvidere om, at CINAR ikke havde givet oplysninger om sine generalomkostninger. Under disse omstændigheder anmodede Kommissionens revisor de eksterne revisorer om at indsende deres udkast til revisionsrapport til CINAR under hensyntagen til, at revisionsproceduren var blevet klart forklaret for CINAR under besøget på stedet og beskrevet i revisionsrapporten som følger:

"Endelig underrettede [Kommissionens revisor ] [klageren] om de procedurer, der skal følges med hensyn til den udarbejdede revisionsrapport, idet han citerede fra artikel 26, stk. 3, i den femte rammekontrakt: »På grundlag af resultaterne af den finansielle revision udarbejdes der en foreløbig rapport. Den sendes af Kommissionen til den pågældende kontrahent, som kan fremsætte bemærkninger hertil senest en måned efter modtagelsen.«

Den endelige rapport sendes til den pågældende kontrahent. Sidstnævnte kan fremsende sine bemærkninger til Kommissionen senest en måned efter modtagelsen heraf. Kommissionen kan beslutte ikke at tage hensyn til de bemærkninger, der fremsættes efter denne frist.

På grundlag af konklusionerne af revisionen træffer Kommissionen alle passende foranstaltninger, som den finder nødvendige, herunder udstedelse af en indtægtsordre vedrørende alle eller en del af de betalinger, den har foretaget."

Udkastet til revisionsrapport blev således fremsendt ved rekommanderet brev af 29. maj 2003, således at CINAR kort tid efter den 29. maj 2003 blev fuldt informeret om de forhold og konstateringer, der var indeholdt heri. CINAR svarede ved brev af 19. juni 2003, hvis sidste afsnit har følgende ordlyd: "Under disse omstændigheder var vi forpligtet til at rådføre os med vores revisor og et advokatfirma med henblik på at udarbejde et mere definitivt svar på Deres rapport, som vil blive fremsendt til Dem så hurtigt som muligt".

Ved brev af 30. juli 2003 fremsendte CINAR visse oplysninger. De eksterne revisorer analyserede den og videresendte deres bemærkninger til CINAR ved brev af 3. september 2003. I dette brev anfægtede de klagerens erklæring om, at de under deres besøg på stedet fik udleveret kopier af lønsedlerne til de forskere, der var involveret i alle fire reviderede projekter.

Ifølge Kommissionen fandt Enheden for Ekstern Revision, at CINAR havde haft tilstrækkelig tid og tilstrækkelig mulighed for at fremlægge relevante oplysninger (også vedrørende beregningen af generalomkostninger, som CINAR ikke havde udtalt sig om), og besluttede, at det på dette tidspunkt var på tide, at Kommissionen tog stilling. Kommissionen gjorde dette ved anbefalet brev af 15. september 2003, hvori den erindrede om den samlede historie og behandlede CINAR's bemærkninger i CINAR's breve af 19. juni og 30. juli 2003. Sidste afsnit i Kommissionens skrivelse til CINAR lyder således:

"For fuldt ud at respektere retten til forsvar og retten til at blive hørt kan De dog (jf. artikel 26, stk. 3, i bilag II til Viscon- og korrosionskontrakterne) fremsætte eventuelle bemærkninger til vedlagte endelige rapport senest en måned efter datoen for modtagelsen af dette brev. De skal være opmærksom på, at Kommissionen ikke er forpligtet til at tage hensyn til eventuelle bemærkninger, der modtages efter denne frist. Med forbehold af dette vil vi betragte denne revision som afsluttet, og de relevante tjenestegrene i Kommissionen vil gennemføre revisionsresultaterne."

CINAR svarede ved brev af 25. september 2003, og Kommissionen svarede den 13. november 2003 og anførte i sidste afsnit:

"Det kan konkluderes, at Deres brev af 25. september 2003 ikke indeholder nye elementer eller relevante argumenter, der kan rejse tvivl om revisionsberetningens konklusion. Vi er derfor ikke i stand til at gennemgå eller ændre nogen del af revisionsberetningen eller vores holdning som indeholdt i vores brev af 15. september 2003. Da CINAR har haft tilstrækkelig tid til at fremlægge de ønskede oplysninger og har haft passende muligheder for at fremsætte bemærkninger, betragter vi nu denne revision som endeligt afsluttet."

Efterfølgende møde den 28. februar 2005

Kommissionen understregede, at CINAR forblev tavs mellem november 2003 og december 2004. Efter nogle udvekslinger af e-mails accepterede Kommissionen at mødes med repræsentanter for CINAR den 28. februar 2005, selv om CINAR ikke havde angivet det nøjagtige emne for mødet, og selv om den (allerede i Kommissionens brev af 15. september 2003) var blevet klart informeret om, at andre FTU-tjenester end den eksterne revisionsenhed var ansvarlige for gennemførelsen af de revisionsresultater, der nu var endelige. Endvidere havde CINAR i sin e-mail af 3. februar 2005 nævnt følgende påstand (som Kommissionen benægtede den følgende dag):

"Jeg har et spørgsmål. De britiske revisorer var efter vores mening drakoniske i enhver henseende. Rygtet siger, at de bliver betalt en provision af de inddrevne midler. Det forekommer mig ret utroligt. Er du i stand til at benægte dette rygte, tak?

Det interne referat af mødet, der er udarbejdet af en repræsentant for den eksterne revisionsenheds revisorer, er klart i modstrid med de spørgsmål, der er rejst i punkt 2 på side 3 i CINAR's klage til Ombudsmanden vedrørende godkendelsen af revisionsrapporten og afvisningen af klagerens forklaringer og beviser med den begrundelse, at de ikke var blevet sendt tidligere. Af referatet fremgår bl.a.:

"1. [Kommissionens revisor] mindede både [revisoren for GD RTD] og [klageren] om revisionshistorikken, hvis:

• I brevet om revisionen (der skal udføres af revisionsfirmaet [LF]) blev det klart angivet, hvilken dokumentation der skulle betragtes som bevis for de anmeldte omkostninger. Den stillede også det specifikke spørgsmål om, hvor CINAR's regnskaber blev ført. Svaret på dette var, at [CINAR's revisionsfirma] opbevarede bøgerne for CINAR.
• Da revisorerne kontaktede CINAR's revisor, fik de at vide, at revisoren faktisk ikke havde noget. Der kunne derfor ikke dokumenteres nogen lønoplysninger.
• CINAR kunne ikke fremlægge de fleste lønsedler for det personale, der var omfattet af EF-kontrakterne.
• Jeg kunne ikke bevise, at de var blevet betalt.
• Lønsedlerne kunne han ikke [sic] vise.
• Fakturaerne fra underleverandørerne syntes ikke at være legitime på grund af [] manglende momsnummer, og derudover kunne CINAR ikke bevise, at de var blevet betalt.
• Resultaterne af revisionen blev meddelt CINAR via brevet med konklusionen [15. september 2003]. Svarene fra CINAR var meget vage, at [sic] ikke besvarede nogen af spørgsmålene.
• hvis han anerkendte, at den kontrakt, som CINAR havde indgået med EF, krævede, at CINAR skulle dokumentere de udgifter, der var brugt på kontrakten, og at CINAR ikke havde gjort dette. Revisionen blev derfor afsluttet, og resultaterne blev fremsendt til de berørte direktorater med henblik på gennemførelse.

2. [Klageren] og LF erkendte, at der var visse problemer i forbindelse med deres administration, da de alle var tekniske medarbejdere og ikke finansielle [personale]. De havde derfor outsourcet regnskabsføringen, men der var problemer med kommunikationen. [klageren] fastholder imidlertid, at lønoplysningerne blev sendt til Kommissionen for alle ansatte undtagen én. [Kommissionens revisor] er ikke i besiddelse af sådanne oplysninger og har aldrig set disse oplysninger. [Klageren] og FL hævder begge, at fakturaerne fra underleverandørerne var lovlige og opfyldte kravene i britisk ret.

3. [Kommissionens revisor] informerede dem om den meget strenge adskillelse af opgaver, der finder sted i Kommissionen/GD RTD. Revisionsenheden udfører revisionen og sender konklusionen på resultatet til det pågældende direktorat med henblik på gennemførelse. Revisionsenheden må på ingen måde påvirke gennemførelsen af resultaterne. Det er kun den anvisningsberettigede i direktoratet, der har beføjelse til at træffe beslutninger vedrørende manglende eller delvis gennemførelse af revisionsresultaterne. CINAR vil skulle henvende sig til de berørte direktorater og overbevise dem om deres argumenter [vedrørende f.eks. det tekniske arbejde, der er udført]. [Kommissionens revisor] er villig til at give CINAR kontaktoplysningerne.

4. [Kommissionens revisor] meddelte også CINAR, at hvis de berørte direktorater anmodede herom, var den eksterne revisionsenhed villig til at foretage endnu en revision, men erklærede, at hvis en sådan revision fandt sted, skulle CINAR sikre, at alle omkostninger blev korrekt registreret og dokumenteret sammen med bevis for betaling, og at ingen undtagelser ville blive accepteret. [Klager] var enig i dette."

Desuden kunne Kommissionen ikke forhandle med en revideret virksomhed for at nå frem til en bestemt revisionsresultater vedrørende den. Det er kun på grundlag af klare, væsentlige og gensidige oplysninger og dokumentation, at eventuelle revisionsresultater kan tages i betragtning.

Omkring juni 2005 fik den eksterne revisionsenhed kendskab til en e-mail, som klageren havde sendt til en finansmedarbejder i Direktorat J i GD RTD, hvori det hed, at "[Kommissionens revisor] indvilligede i at genoverveje resultatet af revisionen og lovede os et svar på vores sag ved mødets afslutning". Den 10. juni 2005 svarede Kommissionens revisor således:

"På dette møde [den 28. februar 2005] forklarede jeg klart, at den eksterne revisionsenheds (GD RTD R4) rolle var "udtømt", idet Kommissionens revision af CINAR blev afsluttet i 2003. Desuden påpegede jeg, at jeg ikke var i stand til (i betydningen "ikke at have kompetence" i betragtning af den adskillelse af opgaver, der er indført i Kommissionen) at gennemgå revisionsresultaterne og deltage i gennemførelsen heraf, da dette udelukkende var de anvisningsberettigede i GD RTD's relevante operationelle direktoraters ansvar."

Kommissionens konklusioner

Kommissionen konkluderede på baggrund af ovenstående, i) at den korrekt havde udøvet sine kontraktlige rettigheder til at foretage en revision af fire af sine kontrakter med CINAR, ii) den finder, at revisorerne til enhver tid har handlet korrekt iii) CINAR blev holdt underrettet om resultaterne og fik tilstrækkelig tid og mulighed for at forsvare sig og fremlægge de ønskede oplysninger iv) karakteren af anmodningerne om disse oplysninger var klar og v) der ikke var sket fejl eller forsømmelser eller uretfærdig behandling.

Klagerens bemærkninger

Klageren fastholdt sin klage og hævdede, at han gav Kommissionen og LF de manglende oplysninger, da deres rapport stadig kun var på udkaststadiet. Kommissionens konklusioner var imidlertid udelukkende baseret på udkastet til rapport, selv om den på daværende tidspunkt havde set oplysninger om løn og timesedler vedrørende personale- og generalomkostninger.

Da CINAR havde fået besøg af tre medlemmer af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), som på daværende tidspunkt foretog en grundig undersøgelse af alle CINAR's projekter fra 1996-2006, herunder de projekter, der allerede var blevet revideret, var det uden for CINAR's begrænsede ressourcer at give et omfattende og lineært svar på Kommissionens udtalelse.

Klageren henviste til de inkonklusive konklusioner i udkastet til rapport om de fire reviderede kontrakter, som på daværende tidspunkt var under behandling i OLAF, og foreslog, at Ombudsmanden suspenderede enhver yderligere foranstaltning vedrørende denne klage.

Den 29. januar 2008 fremsendte klageren endnu et indlæg, hvori han informerede Ombudsmanden om afslutningen af OLAF's undersøgelse, som omfattede ovennævnte fire kontrakter.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Den Europæiske Ombudsmand bemærker, at Europa-Kommissionen under undersøgelsen gav udtryk for sine betænkeligheder med hensyn til, om denne klage af 5. august 2005 kunne antages til behandling. Sagsøgeren gjorde gældende, at betingelsen om, at toårsfristen for indgivelse af en klage til Ombudsmanden kunne antages til realitetsbehandling, ikke var blevet overholdt, eftersom de faktiske omstændigheder, der lå til grund for klagen, fandt sted den 20.-21. august 2002 (datoen for revisionen) og den 29. maj 2003 (datoen for fremsendelsen af udkastet til revisionsrapport).

1.2 Ombudsmanden forstår ikke på baggrund af ovenstående udtalelser, at Kommissionen ønskede at anfægte Ombudsmandens kompetence til at behandle den foreliggende sag. Han påpeger i denne forbindelse, at klagen ikke kun omfattede revisionen, som faktisk fandt sted mere end to år før klagen blev indgivet til ham, men også de begivenheder, der fulgte af revisionen og dermed fandt sted efter den. Disse begivenheder omfattede Kommissionens anmodning af 15. september 2003 om, at klageren inden for en måned skulle fremsætte bemærkninger til udkastet til revisionsrapport med henblik på fuldt ud at respektere klagerens ret til forsvar og ret til at blive hørt.

Ikke desto mindre glæder Ombudsmanden sig over Kommissionens erklæring om, at den i en ånd af godt samarbejde med Ombudsmanden besluttede at behandle alle klagerens bemærkninger.

1.3 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren i sine bemærkninger nævnte OLAF's undersøgelse. Han påpeger imidlertid, at denne klage oprindeligt blev indgivet mod Kommissionen, og at spørgsmålene vedrørende OLAF's undersøgelser derfor ikke behandles i Ombudsmandens nuværende afgørelse.

1.4 Endelig bemærker Ombudsmanden, at klageren i sine bemærkninger anmodede ham om at anvende foreløbige forholdsregler og suspendere gennemførelsen af revisionskonklusionerne. Ombudsmanden præciserer derfor, at han i modsætning til domstolene ikke har beføjelse til at anordne foreløbige forholdsregler.

2 Påstået uretfærdig behandling

2.1 Klageren, en lille konsulentvirksomhed med ekspertise inden for forbrænding af kul og biomasse og emissionskontrol, indgik fire forskningskontrakter med Kommissionen inden for rammerne af det fjerde rammeprogram ("RP4") og det femte rammeprogram ("RP5") for forskning og teknologisk udvikling ("FTU"). Disse kontrakter vedrørte forskning inden for biomasse, giftige metaller og udvalgte emissioner af chlorerede forbindelser samt korrosion og optimeret kontrol af brænderbankens ydeevne og forbedret levetid for anlægget (projekter/kontrakter VISCON, TESSA, CORROSION og ENDASH).

På grundlag af de relevante bestemmelser i disse kontrakter besluttede Kommissionen at foretage en revision af klagerens regnskaber vedrørende gennemførelsen af de nævnte kontrakter. Kommissionen overdrog revisionen til et eksternt revisionsfirma, men dens egen revisionsenhed var også involveret.

Den 20.-21. august 2002 kontrollerede de eksterne revisorer dokumenter i klagerens lokaler og interviewede klagerens ansatte.

Ud over møder mellem klageren og Kommissionen fandt der efterfølgende en korrespondance sted mellem i) klageren og de eksterne revisorer, ii) de eksterne revisorer og klagerens revisorer og iii) klageren og Kommissionen.

Klageren hævdede i det væsentlige, at Kommissionen havde behandlet en ekstern revision og dens efterfølgende faser urimeligt. Klageren har fremlagt fem specifikke argumenter til støtte for sin påstand ("argument i)-v)").

2.2 Kommissionen tog særskilt stilling til hvert af klagerens specifikke argumenter. Sammenfattende var Kommissionen af den generelle opfattelse, at den korrekt havde udøvet sine kontraktlige rettigheder til at foretage en revision af fire af sine kontrakter med CINAR. Den fandt, at revisorerne til enhver tid opførte sig korrekt. CINAR blev holdt underrettet om revisorernes resultater og gav tilstrækkelig tid og mulighed for at forsvare sig og fremlægge de ønskede oplysninger. Arten af anmodningerne om disse oplysninger var klar. Kommissionen konkluderede, at dens eksterne revisorer og den selv behandlede klageren retfærdigt. Kommissionen fastholdt også, at klageren under besøget på stedet i CINAR's lokaler havde oplyst, at han mente, at revisionsproceduren var blevet anvendt korrekt under hele besøget på stedet.

2.3 Ombudsmanden vil behandle denne påstand ved at henvise til hvert af de specifikke argumenter (i)-(v), som klageren har fremført til støtte for en sådan påstand.

Argument i) om revisorernes adfærd

2.4 Klageren hævdede, at CINAR-repræsentanterne "fik det til at føles som kriminelle foran revisorerne, og (...) endog en racistisk kommentar blev fremsat under et af interviewsessionerne". Klageren hævdede endvidere, at "[f]ormålet med revisionen synes at nærme sig en besættelse af at lukke os ned".

2.5 Hvad angår erklæringen om "besættelsen af at lukke CINAR ", modargumenterede Kommissionen, at den blot havde foretaget en revision i overensstemmelse med de normale procedurer i EF-kontrakterne og overholdt alle potentielle garantier for den reviderede virksomhed. Med hensyn til den "racemæssige" bemærkning understregede Kommissionen, at klageren ikke havde præciseret, hvilken bemærkning der var blevet fremsat, som kunne klassificeres som "racemæssig", og han havde heller ikke identificeret, hvem der havde fremsat en sådan bemærkning.

2.6 Ombudsmanden har i denne forbindelse anført, at Kommissionen i henhold til de relevante bestemmelser i artikel 24, stk. 1, i bilag II til de pågældende kontrakter var berettiget til at foretage revisionen i op til to år efter kontraktens afslutning. Desuden var proceduren i forbindelse med revisionen fastsat i artikel 26 ("Revision") i bilag II til kontrakterne.

2.7 På grundlag af de foreliggende oplysninger fremgår det, at Kommissionens eksterne revisorer og Kommissionens revisor ved flere lejligheder har anmodet klageren om oplysninger ved breve og e-mails (5. september, 19. september, 24. september, 8. oktober, 14. oktober, 30. oktober, 8. november og 27. november 2002 samt den 13. januar og 4. marts 2003) for at supplere den pågældende dokumentation. Desuden mødtes de med klageren den 28. februar 2005 for at høre hans argumenter.

2.8 I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at klageren ikke fremlagde nogen underbygget dokumentation til støtte for sit argument om, at revisionen var udformet til eller "var udtryk for en obsessiv indsats" for at lukke CINAR.

2.9 Ombudsmanden bemærker endvidere, at i) Kommissionen i sin udtalelse på det kraftigste benægtede, at dens tjenestemænd eller eksterne revisorer fremsatte "racemæssige" bemærkninger eller andre bemærkninger, der fik personalet i den reviderede virksomhed til at føle, at de var kriminelle, og ii) klageren ikke uddybede dette særlige argument i sine efterfølgende bemærkninger. Ombudsmanden finder det derfor ikke hensigtsmæssigt at foretage yderligere undersøgelser af disse to argumenter vedrørende revisorernes adfærd.

Argument ii) om manglende overholdelse af retten til privatlivets fred

2.10 Klageren hævdede, at CINAR's ret til privatlivets fred ikke var blevet respekteret, da der blev anmodet om personlige og kontraktlige oplysninger, herunder størrelsen af de lønninger, der blev udbetalt til de enkelte forskere.

2.11 Kommissionen baserede sig på bestemmelserne i de reviderede kontrakter, hvoraf det kort fremgik, at klageren var forpligtet til i) at føre regnskaber og stille dem til rådighed under en revision med alle detaljerede oplysninger heri i overensstemmelse med den nationale regnskabslovgivning. I overensstemmelse med disse bestemmelser blev klageren også anmodet om ii) at oplyse navnene på de personer, der arbejdede i henhold til de fire kontrakter, og desuden for så vidt angår to af kontrakterne, den tid, som specifikke personer afsætter til projekterne for hvilken løn; og om denne løn faktisk var blevet udbetalt af CINAR. Kommissionen forklarede også, at sådanne oplysninger var nødvendige for at kontrollere, om det beløb, som CINAR havde anmodet om til dækning af sine personaleomkostninger, var korrekt.

2.12 Ombudsmanden er af den opfattelse, at Kommissionens forklaring er rimelig, og han finder ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser med hensyn til klagerens argument (ii).

Argument iii) vedrørende ikke-relaterede og uberettigede oplysninger

2.13 Klageren hævdede, at Kommissionen havde anmodet om ikke-relaterede og ubegrundede oplysninger, såsom "en fuldstændig liste over alle forslag samt projekter, som (...) skal ligge uden for rammerne af en revision, da kun en brøkdel af [CINAR's] forslag blev accepteret og finansieret af Kommissionen."

2.14 Kommissionen begrundede i sin udtalelse sit behov for at konsultere disse dokumenter med, at CINAR på tidspunktet for revisionen allerede havde været involveret i en række andre uafsluttede EU-finansierede projekter, som næsten alle CINAR's ansatte havde arbejdet på. Revisorerne fandt det derfor berettiget at vurdere, om der stadig var menneskelige ressourcer til rådighed, hvis arbejde kunne adskilles fra andre projekter, der blev gennemført af CINAR, hvilket gjorde det muligt for dem at blive ansat til at gennemføre de pågældende kontrakter. Kommissionen anførte også, at CINAR anvendte meget store variationer i faste omkostninger i forbindelse med RP4-kontrakter (fra 40 % til 100 %) og undlod at nævne navnene på nøglepersonale, der arbejdede for projekterne.

2.15 På baggrund af ovenstående synes Kommissionens anmodning om en fuldstændig liste over alle forslag og projekter at være rimelig. Som Kommissionen har fremført, og klageren ikke anfægtede, indvilligede klageren desuden i at fremlægge oplysninger om alle forslag under kontrolbesøget den 20.-21. august 2002, og denne aftale blev optaget i referatet af besøget. Ombudsmanden finder derfor ikke, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens argument iii).

Argument iv) om, at kun en del af lønsumsoplysningerne manglede, og argument v) om Kommissionens revisors rolle

2.16 Klageren hævdede, at de eksterne revisorer i revisionsberetningen (udkast og endelig) havde afgivet en falsk erklæring om, at der ikke var indhentet lønoplysninger fra CINAR. Han hævdede, at han havde givet en del af lønningslisten oplysninger.

2.17 Kommissionen fastholdt, at dens revisor bekræftede, at der ikke var modtaget lønoplysninger under kontrolbesøget, og at revisorerne var blevet henvist til CINAR’s revisorer, som på deres side benægtede, at de var i besiddelse af sådanne dokumenter.

2.18 Ombudsmanden påpeger imidlertid, at han i sin forståelse af klagerens argument henviste til de delvise lønoplysninger vedrørende VISCON-projektet, som var vedlagt hans brev til de eksterne revisorer af 30. juli 2003, dvs. efter a) kontrolbesøget på stedet, b) at klagerens revisorer var blevet hørt, og c) udkastet til revisionsrapport, som han fik forelagt den 29. maj 2003.

I den forbindelse har klageren også fremført sit argument v) om, at selv om han faktisk fremlagde disse oplysninger (uanset datoen), handlede Kommissionens revisor uretfærdigt, fordi han ikke ændrede revisionsberetningen som udarbejdet af de eksterne revisorer, men accepterede den som endelig.

Klageren fokuserede derfor på Kommissionens revisors rolle fra tidspunktet for det eksterne revisionsfirmas færdiggørelse af revisionsrapporten til mødet med repræsentanter for CINAR den 28. februar 2005. Klageren kritiserede navnlig Kommissionens revisors beslutning om at godkende den revisionsrapport, som de eksterne revisorer havde udarbejdet, og om at afvise alle klagerens forklaringer og beviser, blot fordi de ikke var blevet fremlagt tidligere.

2.19 Indledningsvis bemærker Ombudsmanden, at de eksterne revisorer i deres svar af 3. september 2003 på klagerens skrivelse af 30. juni 2003, som indeholdt de delvise lønoplysninger, forklarede, at revisionsrapporten allerede var afsluttet den 29. maj 2003. De forklarede også, at hvis de på grundlag af de delvise lønoplysninger, der nu er fremlagt, skulle ændre revisionsrapporten, ville dette kræve en betydelig mængde ekstra arbejde, og omkostningerne ved dette ekstra arbejde ville skulle afholdes af CINAR. Dette ekstraarbejde beløb sig til ca. 2 900 GBP ekskl. moms. Det ser ud til, at klageren ikke foretog en sådan betaling.

2.20 Uden at tage stilling til de eksterne revisorers anmodning om en sådan betaling opstår derfor det spørgsmål, om Kommissionens revisor kunne træffe foranstaltninger med henblik på at ændre den endelige revisionsrapport af 15. september 2003 og afvige fra udkastet til rapport af 29. maj 2003 for at tage hensyn til de delvise lønoplysninger, der i mellemtiden var blevet fremlagt.

2.21 På baggrund af oplysningerne fra begge parter bemærker Ombudsmanden derfor, at klageren gennem korrespondance (6) fra Kommissionen til både klageren og CINAR's revisorer havde fået flere muligheder efter kontrolbesøget på stedet den 20.-21. august 2002 for at fremlægge passende dokumentation, navnlig de fuldstændige lønoplysninger efter revisionen.

Ombudsmanden bemærker også, at Kommissionen ved mange lejligheder, herunder i sin e-mail af 5. september 2002, havde understreget betydningen af at give fuldstændige lønoplysninger ved at understrege, at det var den vigtigste udestående oplysning.

Desuden havde Kommissionen gjort det klart for klageren, at hvis disse oplysninger ikke blev modtaget, ville revisorerne være tvunget til at afslutte deres beretning uden dem. Den gav klageren en endelig frist til den 30. november 2002 til at indsende de fuldstændige lønoplysninger.

Det ser imidlertid ud til, at klageren ikke fremlagde de fuldstændige, men kun delvise lønoplysninger og først gjorde det otte måneder efter udløbet af ovennævnte endelige frist. Den har desuden ikke forklaret, hvorfor den ikke kunne overholde fristen.

2.22 I lyset af ovenstående ser det ikke ud til, at Kommissionens revisor handlede uretfærdigt over for klageren ved ikke at ændre den endelige rapport på grundlag af de delvise lønoplysninger. Ikke desto mindre bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i revisionsrapporten har medtaget kopier af både klagerens brev af 30. juli 2003 og de eksterne revisorers svar af 3. september 2003, hvori klageren takkes for de delvise lønsedler (7). Kommissionen synes således i sin revisionsrapport præcist at have henvist til den delvise fremlæggelse af lønoplysninger. Ombudsmanden finder derfor ikke et tilfælde af fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side i forbindelse med klagerens argument iv).

2.23 Med hensyn til Kommissionens revisors rolle i almindelighed noterer Ombudsmanden sig i) de oplysninger, han har modtaget i forbindelse med denne undersøgelse, ii) navnlig de relevante bestemmelser vedrørende reviderede kontrakter JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 og ENK5-CT99-0025 iii) de relevante konklusioner i revisionsrapporten om, at den økonomiske forvaltning af disse kontrakter ikke blev udført på en acceptabel måde, og at rapporten ikke var i overensstemmelse med kravene i kontrakten og iv) de udførlige forklaringer, som Kommissionen har givet i sin udtalelse. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at det ikke er godtgjort, at hverken Kommissionens revisor eller Kommissionen har behandlet klageren uretfærdigt med hensyn til den eksterne revision og dens efterfølgende faser.

Kommissionens forklaring i sin udtalelse viser i stedet, at dens revisor anvendte bestemmelserne i de relevante kontrakter. Det ser desuden ud til, at klageren havde fået mulighed for at forsvare sine rettigheder, inden den endelige revision blev godkendt.

Ombudsmanden finder derfor ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser med hensyn til klagerens argument v).

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side med hensyn til klagerens argumenter til støtte for hans påstand om urimelighed. Med hensyn til argumentet om påstanden om "racemæssige" bemærkninger eller andre bemærkninger, der fik personalet i den reviderede virksomhed til at føle, at de var kriminelle, eller at revisionen var udtryk for en obsessiv indsats for at lukke CINAR, mener Ombudsmanden af de årsager, der er forklaret i punkt 2.9 ovenfor, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser.

Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Revisionen vedrørte følgende forskningskontrakter indgået mellem Kommissionen og CINAR som kontrahent: i) JOR3-CT98-0285 om anvendelse af og emissioner fra biomasserester fra industrielle forbrændingsanlæg - ENDASH ii) ENV4-CT97-0597 om kvantificering af og kontrol med giftige metaller, der er beriget med submikronpartikler, og udvalgte emissioner af chlorerede forbindelser fra cementovne, der fyres med alternativt brændsel - TESSA iii) ENK5-CT99-0002 om brandfarlig ætsning i kulfyrede kedler - KORROSION og iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON.

(2) Kontraktperioderne var følgende: ENDASH fra den 1. januar 1999 til den 31. december 2001 TESSA fra 1. juni 1998 til 30. november 2000 KORROSION fra 1. maj 2000 til 30. april 2003; og VISCON fra den 1. april til den 31. marts 2003.

(3) Se fodnote 1.

(4) LF var medlem af det internationale I/A-revisionsnetværk, som Kommissionen på daværende tidspunkt havde en rammekontrakt med. Med henblik herpå blev der indgået en særlig aftale med denne virksomhed i juli 2002.

(5) Revisionsrapport, s. 7 (afsnit 4.1).

(6) Navnlig e-mails af 5. september, 24. september, 8. oktober og 27. november 2002 samt breve af 27. november 2002 og 13. januar, 30. januar og 4. marts 2003.

(7) Jf. revisionsrapporten, s. 71-73 (klagerens brev af 30. juli 2003) og s. 74 (Littlejohn Frasiers svar af 3. september 2003).