Strasbourg, den 14. december 2007

Kære A.

Den 26. juli 2005 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO). Din klage vedrørte afslaget på din ansøgning i forbindelse med almindelig udvælgelsesprøve EPSO/B/19/03 (EUT C 52A/27.2.2004) med henblik på oprettelse af en reserveliste for produktionskoordinatorer (OPOCE/EU's Publikationskontor) med den begrundelse, at du ikke havde den nødvendige erhvervserfaring.

Den 31. august 2005 videresendte jeg klagen til EPSO’s direktør. Den 24. oktober 2005 modtog jeg en udtalelse fra EPSO. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 9. december 2005.

Den 22. maj 2006 skrev jeg til EPSO's direktør og anmodede EPSO om a) at afgive en udtalelse om visse af Deres bemærkninger, og b) visse dokumenter vedrørende sagen. Jeg modtog EPSO's svar den 12. juli 2006 og fremsendte det til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Mine tjenestegrene har tilsyneladende ikke modtaget sådanne bemærkninger.

Den 26. februar 2007 sendte jeg EPSO et forslag til en mindelig løsning på Deres klage. En kopi af mit forslag blev også sendt til Dem samme dag. Den 4. april 2007 besvarede EPSO mit forslag. Den 16. maj 2007 fremsendte jeg en kopi af EPSO's svar til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Mine tjenestegrene har tilsyneladende ikke modtaget nogen bemærkninger.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/B/19/03 med henblik på oprettelse af en reserveliste for administrative assistenter (maltesiske sprog) inden for koordinering af produktionen. Ved brev af 23. maj 2005 afviste udvælgelseskomitéen klagerens ansøgning med den begrundelse, at han "ikke [havde] fremlagt dokumentation for, at han [havde] erfaring, der svarede til kravene i punkt A.II.2 og C.2 i meddelelsen om udvælgelsesprøve. I disse punkter fastsættes det, at ansøgerne ved ansøgningsfristens udløb (den 31. marts 2004) skal have mindst tre års erhvervserfaring svarende til de arbejdsopgaver, der er beskrevet i punkt A.I i meddelelsen om den almindelige udvælgelsesprøve, efter at have opnået det gymnasiale eksamensbevis, der giver adgang til udvælgelsesprøven."

Ved skrivelse af 10. juni 2005 til formanden for udvælgelseskomitéen gav klageren udtryk for, at han var uenig i udvælgelseskomitéens vurdering, var af den opfattelse, at han havde mere end tre års erfaring i forbindelse med hvervet som produktionskoordinator, eftersom han havde beskæftiget sig med leverandører og arbejdet med indkøb, logistik plus I.T./Press, og anmodede udvælgelseskomitéen om at tage den pågældende vurdering op til fornyet overvejelse og underrette ham om resultatet. Ved skrivelse af 1. juli 2005 meddelte formanden for udvælgelseskomitéen klageren, at udvælgelseskomitéen havde taget hans ansøgning op til fornyet behandling og bekræftet afslaget, fordi "[d]en dokumentation, der var vedlagt [hans] ansøgning, ikke gjorde det muligt for udvælgelseskomitéen at konkludere, at den nødvendige erhvervserfaring inden for det valgte område, produktionskoordinering, var opnået"(fremhævelse i originalen).

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren navnlig, at EPSO ikke på tilfredsstillende vis havde forklaret, hvorfor det mente, at klageren ikke havde den nødvendige erhvervserfaring. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af denne påstand.

Forespørgslen

EPSO's udtalelse

EPSO fremsatte i sin udtalelse følgende bemærkninger:

Klageren indgav en ansøgning til den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/B/19/03 om oprettelse af en reserveliste for administrative assistenter (maltesiske sprog) inden for koordinering af produktionen og korrekturlæsning med henblik på produktion af publikationer. Klageren ansøgte om felt 1 "Produktionskoordinering". "Koordinering af produktionen" blev præciseret i afsnit A, punkt I, nr. 1, i meddelelsen om udvælgelsesprøve.

I udvælgelsesprøvens første fase skulle ansøgerne aflægge tre stopprøver ved multiple choice-prøverne (punkt B, stk. 1, i meddelelsen om udvælgelsesprøven). Klageren bestod stopprøverne og fik adgang til udvælgelsesprøvens anden fase.

Den anden fase krævede, at ansøgerne indgav en fuldstændig ansøgning med dokumentation for de oplysninger, der var angivet i deres ansøgning. Udvælgelseskomitéen gennemgik derefter ansøgernes fuldstændige ansøgninger med henblik på at opstille en liste over de ansøgere, der opfyldte alle adgangsbetingelserne i punkt A, nr. II, i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og som derfor kunne få adgang til udvælgelsesprøvens næste fase. Klagerens fuldstændige ansøgning blev undersøgt på grundlag af de adgangskriterier, der er anført i punkt A, nr. II, i meddelelsen om udvælgelsesprøve.

I henhold til adgangskravet i punkt A, nr. II, nr. 2, i meddelelsen om udvælgelsesprøve skal ansøgerne efter at have opnået deres eksamensbevis fra en gymnasial uddannelse og inden den 31. marts 2004 have mindst tre års erhvervserfaring inden for det valgte område svarende til de arbejdsopgaver, der er beskrevet i punkt A, nr. I. I klagerens tilfælde var det relevante område koordinering af produktionen.

På grundlag af de oplysninger, som klageren fremlagde i sin fuldstændige ansøgning, fandt EPSO, at klageren ikke opfyldte adgangsbetingelserne i punkt A, nr. II, nr. 2, i meddelelsen om udvælgelsesprøven, da han ikke havde den nødvendige erhvervserfaring med de opgaver, der er beskrevet i punkt A, nr. I, i nævnte meddelelse. Ved brev af 23. maj 2005 underrettede udvælgelseskomitéen klageren om sin ovennævnte vurdering.

Ved fastlæggelsen af klagerens erhvervserfaring blev et af de dokumenter, som klageren fremlagde til støtte for sin ansøgning, anset for at være særlig relevant. Dokumentet er en personlig erklæring underskrevet af klageren, hvori det hedder:

"…Selv om jeg har erfaring med opgaven [sic] nævner De, at jeg må nævne, at den erfaring, jeg har, ikke er direkte relateret til produktionskoordinering i en korrekturlæsningssammenhæng (da jeg ikke mener, at et sådant erhverv overhovedet findes i Malta) …" (fremhævelse tilføjet af EPSO i dets udtalelse).

Dette dokument er en udtrykkelig erklæring, hvori klageren anfører, at han mangler erhvervserfaring inden for produktionskoordinering. På trods af denne udtrykkelige erklæring anmodede klageren ved brev af 10. juni 2005 om, at udvælgelseskomitéens afgørelse blev taget op til fornyet overvejelse, idet han hævdede, at hans erhvervserfaring vedrørte de produktionskoordineringsopgaver, der var beskrevet i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Klageren vedlagde imidlertid ikke andre dokumenter for at tilbagevise sin tidligere erklæring.

Efter at have gennemgået klagerens ansøgning meddelte udvælgelseskomitéen ved brev af 1. juli 2005 klageren, at "de dokumenter, der er vedlagt ansøgningen, ikke gør det muligt for udvælgelseskomitéen at konkludere, at den nødvendige erhvervserfaring inden for det valgte område, produktionskoordinering, er opnået"(fremhævelse tilføjet af EPSO i dets udtalelse). I samme skrivelse bekræftede EPSO beslutningen om ikke at give klageren adgang til udvælgelsesprøvens næste fase.

EPSO underrettede rettidigt klageren om udvælgelseskomitéens afgørelser og afgav efter klagerens anmodning om oplysninger et "tilstrækkeligt begrundet svar under hensyntagen til alle de dokumenter, der var stillet til [udvælgelseskomitéens] rådighed, og navnlig efter at have modtaget hans personligt underskrevne erklæring vedrørende hans erhvervserfaring."

EPSO understregede, at klageren på sidste side af ansøgningsskemaet underskrev den endelige erklæring "Jeg erklærer på tro og love, at oplysningerne i denne ansøgning og vedlagte bilag er korrekte og fuldstændige"(EPSO's understregning).

Udvælgelseskomitéen havde derfor ingen grund til at betvivle gyldigheden af klagerens erklæring om, at han ikke havde den krævede erhvervserfaring, så meget desto mere som alle de bilag, der var indeholdt i hans sagsakter, bekræftede, at han ikke opfyldte kravet om erhvervserfaring inden for det område, der var valgt i hans ansøgning.

I lyset af tidligere retspraksis har Fællesskabets retsinstanser konsekvent fastholdt princippet om, at en udvælgelseskomité kun er forpligtet til at tage hensyn til de oplysninger og dokumenter, som ansøgerne har fremlagt, med henblik på at få deres erhvervserfaring vurderet i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Det påhviler ansøgerne at sikre, at de giver udvælgelseskomitéen alle de oplysninger og dokumenter, der er nødvendige for, at den kan kontrollere, om de opfylder kravene i meddelelsen om udvælgelsesprøve. I A.'s tilfælde blev dette ikke gjort.

Hvad angår begrundelsen for udvælgelseskomitéens afgørelse bemærkes, at begrundelsen for afgørelsen om ikke at give A. adgang til udvælgelsesprøven klart fremgik af den skrivelse, hvori han blev underrettet om afgørelsen, og af den skrivelse, hvori afgørelsen blev bekræftet, og at denne skrivelse indeholdt en tilstrækkelig begrundelse til, at han kunne vurdere afgørelsens gyldighed.

Klagerens bemærkninger

Klagerens bemærkninger kan sammenfattes som følger:

Klageren understregede, at udtrykket "ikke direkte relateret til produktionskoordinering i en korrekturlæsningskontekst" i ovennævnte personlige erklæring om hans erhvervserfaring skulle betyde, at hans erhvervserfaring "ikke var direkte relateret til …, dvs. i navn" (klagerens fremhævelse) til "produktionskoordinering i en korrekturlæsningskontekst", men at hans erhvervserfaring dog vedrørte de opgaver, der var forbundet med produktionskoordinering. Klageren tilføjede også, at han ikke mener, at stillingen som produktionskoordinator findes i Malta.

Klageren hævdede, at EPSO ikke burde fortolke udtrykket "produktionskoordinering" strengt for at fastslå, om ansøgerne havde den nødvendige erhvervserfaring på dette område, men faktisk anse området "produktionskoordinering" for at bestå af en række forskellige opgaver og som sådan overveje, om ansøgerne havde erfaring med disse opgaver.

Klageren tilføjede, at hvis EPSO fortolker kravet om erhvervserfaring inden for produktionskoordinering som erfaring som en " produktionskoordinator " , dvs. erfaring i en navngiven stilling, snarere end erfaring med opgaver i forbindelse med produktionskoordinering, burde kun ansøgere med erhvervserfaring som en "produktionskoordinator "have fået adgang til udvælgelsesprøvens næste fase.

Klageren anmodede om, at han blev behandlet retfærdigt i forhold til andre ansøgere, og anførte, at hvis EPSO kan garantere, at kun ansøgere med erhvervserfaring som "produktionskoordinator "fik adgang til næste fase af udvælgelsesprøven, vil han acceptere dette som et rimeligt svar på hans bekymringer.

Klageren hævdede imidlertid, at hvis EPSO's fortolkning af erhvervserfaring inden for produktionskoordinering faktisk er erfaring med opgaver i forbindelse med produktionskoordinering og ikke erfaring i en navngiven stilling som "produktionskoordinator" , så har EPSO evalueret hans erhvervserfaring forkert. Klageren gentog, at hans erhvervserfaring i det væsentlige vedrører de opgaver i forbindelse med koordinering af produktionen, der er beskrevet i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Han hævder, at dette fremgår af hans ansøgning, dokumentation og "oplysninger, som dommerne ville være i stand til at give, hvis de [EPSO] kommer i kontakt med dem."

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af EPSO's udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Den 22. maj 2007 anmodede Ombudsmanden EPSO om at kommentere klagerens argumenter om, at:

1. EPSO bør ikke gribe udtrykket "produktionskoordinering" an på en formalistisk måde, men snarere betragte det som en række opgaver og kontrollere, om ansøgerne havde den nødvendige erhvervserfaring på dette område.

2. Udtrykket "ikke direkte relateret" anvendt i klagerens erklæring om hans erhvervserfaring havde den betydning, at hans erfaring kun var "i navn" ikke relevant for "produktionskoordinering i en korrekturlæsningssammenhæng"; og at

3. Som det fremgår af hans ansøgning og de dokumenter, der er vedlagt den, og på grundlag af "oplysninger, som dommerne ville være i stand til at give, hvis [EPSO] kommer i kontakt med dem ", var hans erfaring ikke desto mindre i det væsentlige forbundet med de opgaver vedrørende koordinering af produktionen, der er beskrevet i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

Ombudsmanden anmodede også om:

a) en kopi af den oprindelige skrivelse, hvorved udvælgelseskomitéen underrettede klageren om afslaget på hans ansøgning

b) en kopi af klagerens ansøgning og vedlagte dokumenter, som der henvises til i udvælgelseskomitéens brev af 1. juli 2005 til klageren.

EPSO's svar

Som svar på Ombudsmandens yderligere undersøgelser fremsatte EPSO følgende bemærkninger:

I henhold til artikel 5 og 6 i bilag III til vedtægten og gældende retspraksis kan kun udvælgelseskomitéen for en udvælgelsesprøve træffe afgørelse om relevansen af en ansøgers erhvervserfaring eller anmode ansøgerne om at fremlægge yderligere dokumenter og præciseringer.

Udvælgelseskomitéen undersøger den erhvervserfaring, som ansøgerne skal dokumentere ved at vedlægge deres ansøgningsskemaer. Sådanne beviser skal være relevante for de funktioner, der er beskrevet i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Det er herefter nævnets opgave ved gennemgang af bilagene at kontrollere, om ansøgerne har den krævede erhvervserfaring inden for udvælgelsesprøvens emneområde. Det fremgik udtrykkeligt af ordlyden af meddelelsen om udvælgelsesprøven vedrørende dette klagepunkt, at dokumentationen vedrørende erhvervserfaringen klart skulle angive start- og slutdatoen for erfaringen og den præcise karakter af de udførte opgaver.

På grundlag af dette princip og efter at have gennemgået de bilag, som ansøgeren havde vedlagt sin ansøgning, konkluderede udvælgelseskomitéen, at han ikke opfyldte en af betingelserne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, nemlig tre års erhvervserfaring med teknisk og typografisk produktion af publikationer.

EPSO henviste specifikt til fem bilag, som klageren havde fremsendt sammen med sin ansøgning. EPSO anførte endvidere, at kun et af disse dokumenter kunne tages i betragtning som erhvervserfaring af den art, der kræves i meddelelsen om udvælgelsesprøven, nemlig en attest fra det centrale trykkeri i Luxembourg, hvoraf det fremgik, at han havde arbejdet som korrekturlæser i syv en halv måned fra den 1. august 2003 til den 15. marts 2004.

Ansøgeren oplyste i sit ansøgningsskema uden dokumentation, at han arbejdede som "sekretær" i Europa-Parlamentet fra den 21. april 2004. Da meddelelsen om udvælgelsesprøven krævede, at ansøgerne skulle have passende erhvervserfaring pr. 31. marts 2004, kunne udvælgelseskomitéen imidlertid ikke tage hensyn til erhvervserfaring, der var opnået efter denne dato.

Når udvælgelseskomitéen kontrollerer, om ansøgerne opfylder adgangskravene i meddelelsen om udvælgelsesprøven, kan den kun tage hensyn til oplysningerne i deres ansøgningsskema og den dokumentation, de fremlægger til støtte for deres ansøgninger. Det er ansøgernes ansvar at fremlægge sådanne oplysninger og dokumenter, navnlig hvis de er blevet anmodet herom i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

EPSO præciserede ligeledes, at artikel 2, stk. 2, i bilag III til vedtægten fastsætter, at ansøgerne kan pålægges at fremlægge yderligere oplysninger eller dokumenter. Denne bestemmelse giver imidlertid blot bestyrelsen beføjelse (EPSO's understregning) til at anmode kandidaten om at fremlægge yderligere oplysninger, hvis der er tvivl om nogen af de fremlagte dokumenter.

Ved gennemgangen af de dokumenter, som klageren vedlagde sin ansøgning, kunne udvælgelseskomitéen ikke konkludere, at ansøgeren havde den krævede erhvervserfaring. Endvidere førte klagerens erklæring om, at hans erfaring "ikke er direkte relateret til produktionskoordinering i forbindelse med korrekturlæsning [...]", til udvælgelseskomitéens utvetydige afgørelse om, at hans erfaring ikke var relateret til produktionskoordinering.

Klageren blev opfordret til at fremsætte bemærkninger til EPSO's svar, hvis han ønskede det. Der blev ikke modtaget bemærkninger fra ham.

Ombudsmandens venlige løsningsforslag

Efter at have taget hensyn til parternes argumenter og sagsakterne nåede Ombudsmanden efter en begrundet analyse af de relevante spørgsmål frem til den foreløbige konklusion, at udvælgelseskomitéen med urette havde undladt at give klageren en tilstrækkelig, individualiseret begrundelse for afslaget på hans ansøgning. Desuden syntes denne mangel ikke at være blevet afhjulpet i forbindelse med undersøgelsen. Ombudsmanden foreslog derfor EPSO en mindelig løsning på klagen. Mere specifikt foreslog Ombudsmanden, at EPSO kunne overveje at give fyldestgørende forklaringer på, hvorfor de dokumenter, som klageren havde fremlagt, ikke gjorde det muligt for udvælgelseskomitéen at konkludere, at klageren havde opnået den erhvervserfaring, der kræves i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

EPSO svarede positivt på Ombudsmandens forslag og gav forklaringer, som efter EPSO's opfattelse var i overensstemmelse med Ombudsmandens forslag. EPSO's svar blev videresendt til klageren, som ikke fremsatte bemærkninger hertil.

Afgørelsen

1 Påstand om, at EPSO ikke på tilfredsstillende vis havde forklaret, hvorfor klageren ikke havde den nødvendige erhvervserfaring

1.1 Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/B/19/03 med henblik på oprettelse af en reserveliste for administrative assistenter (maltesiske sprog) inden for koordinering af produktionen. Ved brev af 23. maj 2005 afviste EPSO's udvælgelseskomité klagerens ansøgning med den begrundelse, at han "ikke [havde] fremlagt dokumentation for, at han [havde] erfaring, der svarede til kravene i punkt A.II.2 og C.2 i meddelelsen om udvælgelsesprøven."Ved brev af 10. juni 2005 til formanden for EPSO's udvælgelseskomité gav klageren udtryk for, at han ikke var enig i udvælgelseskomitéens vurdering, idet han mente, at han faktisk havde mere end tre års erfaring med opgaver som produktionskoordinator. Ifølge klageren skyldtes dette, at han havde handlet med leverandører og arbejdet med indkøb, logistik og inden for I.T./Press. Han anmodede derfor nævnet om at tage den omtvistede vurdering op til fornyet overvejelse og underrette ham om resultatet. Ved skrivelse af 1. juli 2005 meddelte formanden for EPSO's udvælgelseskomité klageren, at udvælgelseskomitéen havde taget hans ansøgning op til fornyet behandling og bekræftet afslaget, fordi "[d]en dokumentation, der var vedlagt [hans] ansøgning, ikke gjorde det muligt for udvælgelseskomitéen at konkludere, at den krævede erhvervserfaring inden for det valgte område, produktionskoordinering, var opnået"(fremhævelse i originalen).

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EPSO ikke på tilfredsstillende vis havde forklaret, hvorfor det mente, at han ikke havde den nødvendige erhvervserfaring. Efter at have undersøgt denne påstand forelagde Ombudsmanden EPSO et forslag til en mindelig løsning på klagen. Forslaget var baseret på nedenstående betragtninger (punkt 1.2-1.6).

1.2 Ifølge fast retspraksis skal den begrundelse, som kræves i henhold til EF-traktatens artikel 190, tilpasses karakteren af den pågældende retsakt og klart og utvetydigt angive de betragtninger, som den institution, der har udstedt den anfægtede retsakt, har lagt til grund. Dette bør ske på en sådan måde, at de berørte personer kan få kendskab til begrundelsen for foranstaltningen og gøre det lettere at kontrollere den. Det nærmere indhold af begrundelseskravet skal fastlægges i lyset af den konkrete sags omstændigheder, navnlig indholdet af den pågældende retsakt, indholdet af de anførte grunde samt den interesse, som retsaktens adressater samt andre, der må anses for umiddelbart og individuelt berørt af retsakten, kan have i begrundelsen (1).

Nærmere bestemt skal en udvælgelseskomités afgørelse om ikke at give en ansøger adgang til en udvælgelsesprøve angive de betingelser i meddelelsen om udvælgelsesprøven, som ikke er opfyldt. Hvis udvælgelsesprøven omfatter et stort antal ansøgere, kan udvælgelseskomitéen i første omgang nøjes med kortfattet at begrunde afslaget og kun underrette ansøgerne om kriterierne og resultatet af udvælgelsen. Udvælgelseskomitéen skal dog efterfølgende give en individuel forklaring til de ansøgere, der anmoder herom (2).

1.3 I den foreliggende sag meddelte udvælgelseskomitéen ved skrivelse af 23. maj 2005 klageren, at den ikke havde accepteret hans ansøgning, fordi han "ikke [havde] fremlagt dokumentation for, at han [havde] erfaring, der [var] i overensstemmelse med kravene i punkt A.II.2 og C.2 i meddelelsen om udvælgelsesprøve. I disse punkter fastsættes det, at ansøgerne ved ansøgningsfristens udløb (den 31. marts 2004) skal have mindst tre års erhvervserfaring svarende til de arbejdsopgaver, der er beskrevet i punkt A.I i meddelelsen om den almindelige udvælgelsesprøve, efter at have opnået det gymnasiale eksamensbevis, der giver adgang til udvælgelsesprøven." Ved brev af 10. juni 2005 til formanden for udvælgelseskomitéen gav klageren i) udtryk for, at han ikke var enig i udvælgelseskomitéens vurdering, ii) var af den opfattelse, at han havde mere end tre års erfaring med hvervet som produktionskoordinator, idet han havde beskæftiget sig med leverandører og arbejdet med indkøb, logistik samt I.T./Press og iii) anmodede Afviklingsinstansen om at tage den omtvistede vurdering op til fornyet overvejelse og underrette ham om resultatet. Det burde derfor have været klart for udvælgelseskomitéen, at klageren søgte om enten at få adgang til udvælgelsesprøven eller i det mindste at opnå en afgørelse, der indeholdt en tilstrækkeligt detaljeret og individualiseret begrundelse for hans udelukkelse fra udvælgelsesprøven, således at han kunne kontrollere, om denne afgørelse var velbegrundet. Ved at bekræfte sin oprindelige vurdering var udvælgelseskomitéen således forpligtet til klart og tilstrækkeligt detaljeret at forklare, hvorfor klageren med urette fandt, at han opfyldte kravene i meddelelsen om udvælgelsesprøven vedrørende erhvervserfaring.

1.4 Ikke desto mindre undlod udvælgelseskomitéen at gøre dette. Ved brev af 1. juli 2005 bekræftede udvælgelseskomitéen sin beslutning om ikke at give klageren adgang til udvælgelsesprøvens næste fase, idet den anførte, at "de dokumenter, der er vedlagt ansøgningen, ikke gør det muligt for udvælgelseskomitéen at konkludere, at den nødvendige erhvervserfaring inden for det valgte område, produktionskoordinering, er opnået". Udvælgelseskomitéen gentog således i det væsentlige blot den konklusion, den havde givet udtryk for i sin tidligere skrivelse af 23. maj 2005, uden at forklare, hvorfor de dokumenter, som klageren havde fremlagt, ikke gjorde det muligt for den at fastslå, at klageren havde opnået den erhvervserfaring inden for koordinering af produktionen, der kræves i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Under disse omstændigheder syntes udvælgelseskomitéen ikke at have givet klageren en tilstrækkelig og individuel begrundelse for afslaget på hans ansøgning (3). Dette var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.5 Det skal endvidere undersøges, om EPSO har givet en tilstrækkelig og individualiseret begrundelse i forbindelse med denne undersøgelse. EPSO har anført, at a) dokumentationen til støtte for klagerens ansøgning på ingen måde viste, at han havde den nødvendige erfaring med koordinering af produktionen, og b) udvælgelseskomitéen konkluderede, at klageren ikke havde de krævede tre års erhvervserfaring med teknisk og typografisk produktion af publikationer, og at hans erfaring ikke vedrørte koordinering af produktionen. Af de grunde, der er anført i punkt 3 ovenfor, kan disse erklæringer ikke anses for at afhjælpe den manglende fremlæggelse af tilstrækkelige, individualiserede forklaringer på afvisningen af klagerens ansøgning.

EPSO anførte også i sin udtalelse om klagen, at et af de dokumenter, som klageren havde fremlagt til støtte for sin ansøgning, blev anset for at være særlig relevant, da det var afgørende for klagerens erhvervserfaring. Dokumentet var en personlig erklæring underskrevet af klageren, hvori han anførte:

"…Selv om jeg har erfaring med den opgave, du nævner, må jeg nævne, at den erfaring, jeg har, ikke er direkte relateret til produktionskoordinering i en korrekturlæsningssammenhæng (da jeg ikke tror, at en sådan beskæftigelse overhovedet eksisterer på Malta) …"

EPSO understregede, at dette dokument er en udtrykkelig erklæring, hvori klageren anfører, at han mangler erhvervserfaring inden for produktionskoordinering. Udvælgelseskomitéen afviste klagerens ansøgning efter at have taget hensyn til den dokumentation, han havde fremlagt, herunder ovennævnte personlige erklæring.

Det fremgik imidlertid ikke af ovennævnte dokument fra klageren, at han ikke havde den erhvervserfaring, der kræves i meddelelsen om udvælgelsesprøven, eller at han manglede erhvervserfaring inden for koordinering af produktionen. Det fremgik af dokumentet, at klageren havde "erhvervserfaring med den opgave" , der er nævnt (i meddelelsen om udvælgelsesprøven), men hans erfaring var ikke "direkte relateret til produktionskoordinering i forbindelse med korrekturlæsning" , en sætning, der ikke findes i den del af meddelelsen om udvælgelsesprøven, der vedrører den krævede erhvervserfaring (4). Det skal i denne forbindelse ligeledes bemærkes, således som EPSO har anført, at udvælgelseskomitéen ikke udelukkende støttede sig på denne erklæring fra klageren med henblik på at afslå dennes ansøgning, men ligeledes på sin undersøgelse (i forhold til kravene i meddelelsen om udvælgelsesprøven) af de øvrige dokumenter, som klageren havde fremlagt vedrørende sin erhvervserfaring.

Som påpeget har EPSO imidlertid ikke givet tilstrækkeligt specifikke forklaringer på, hvorfor disse andre dokumenter fra klageren ikke gjorde det muligt for udvælgelseskomitéen at fastslå, at klageren havde opnået den erhvervserfaring inden for koordinering af produktionen, der kræves i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

1.6 Under disse omstændigheder var Ombudsmandens foreløbige konklusion, at det tilfælde af fejl eller forsømmelser, der er omhandlet i punkt 1.4 ovenfor, ikke syntes at være blevet afhjulpet i forbindelse med hans undersøgelse. Han fremsatte således et forslag til en mindelig løsning, hvori han foreslog, at EPSO kunne overveje at give en fyldestgørende forklaring på, hvorfor de dokumenter, som klageren havde fremlagt, ikke gjorde det muligt for udvælgelseskomitéen at konkludere, at klageren havde opnået den erhvervserfaring, der kræves i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

1.7 Den 4. april 2007 besvarede EPSO Ombudsmandens venlige forslag. EPSO påpegede, at EPSO i sit svar til Ombudsmanden den 26. juni 2006 vedlagde en kopi af al den dokumentation, som ansøgeren havde fremlagt på ansøgningstidspunktet, og på grundlag af hvilken bestyrelsen besluttede, at han ikke opfyldte betingelserne vedrørende erhvervserfaring. Det eneste støttedokument, der kunne accepteres som relevant erhvervserfaring i forbindelse med udvælgelsesprøven, var dokumentet fra det centrale trykkeri i Luxembourg.

Med hensyn til ansøgerens erfaring i virksomheden ETC Employment and Training Corporation (Malta) bemærkede EPSO, at der var anført en række erhvervsmæssige aktiviteter, som ikke er relateret til arten af de funktioner, der er anført i meddelelsen om udvælgelsesprøve: "fast food-besætningsmedlem", "elev", "forretningsmedarbejder", "kontorassistent", "indkøbsleder" og "regnskabsmedarbejder". Med hensyn til attesten fra Malta Standards Authority bemærkede EPSO, at ansøgeren var ansat som regnskabsmedarbejder, og at der ikke blev henvist til produktion af publikationer. EPSO bemærkede desuden, at attesten fra "Hôtel Milano Due" i Malta nævner ansøgerens tjenstlige indsats uden at give yderligere oplysninger om arten af hans funktioner. Dette var også tilfældet med certifikatet fra virksomheden "ESI limited" i Malta, som nævnte kandidatens omhu og arbejdsevne uden at give yderligere oplysninger om arten af hans opgaver.

Da størstedelen af klagerens erhvervserfaring derfor ikke var relevant for karakteren af de opgaver, der var nævnt i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og da ansøgerens eneste relevante erhvervserfaring varede syv en halv måned, kunne udvælgelseskomitéen ikke give A. adgang til udvælgelsesprøven.

EPSO anså denne forklaring for at opfylde Ombudsmandens anmodning om en mindelig løsning.

EPSO's svar blev videresendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger hertil. Ombudsmanden har tilsyneladende ikke modtaget sådanne bemærkninger.

1.8 Ombudsmanden mener, at EPSO accepterede hans forslag til mindelig løsning og fremlagde de forklaringer, der blev foreslået heri. Desuden blev tilstrækkeligheden af disse forklaringer ikke anfægtet af klageren, som ikke fremsatte bemærkninger til EPSO's ovennævnte svar på forslaget om en mindelig løsning. Ombudsmanden mener derfor, at EPSO har truffet passende foranstaltninger som reaktion på hans forslag om en mindelig løsning.

2 Konklusion

Efter EPSO's positive svar på hans relevante forslag til mindelig løsning mener Ombudsmanden, at EPSO har truffet passende foranstaltninger som svar på klagerens påstand. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

EPSO's direktør vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Se f.eks. sag C-266/05 P, Sison mod Rådet (endnu ikke offentliggjort i Samling af Afgørelser), præmis 80, med henvisning til sag C-367/95 P, Kommissionen mod Sytraval og Brink's France, Sml. 1998 I, s. 1719, præmis 63.

(2) Se sag T-55/91, Fascilla mod Parlamentet, Sml. 1992 II, s. 1757, præmis 32, 33 og 35. Jf. sag 225/87, Belardinelli mod Domstolen, Sml. 1989, s. 2353, præmis 7.

(3) Jf. f.eks. sag T-55/91, Fascilla mod Parlamentet, Sml. 1992 II, s. 1757, præmis 34-35.

(4) Punkt A.II.2 i meddelelsen om udvælgelsesprøve EPSO/B/19/03 bestemmer: " Ansøgere, der har afsluttet deres gymnasiale uddannelse, skal inden den 31. marts 2004 have mindst tre års erhvervserfaring inden for det valgte område svarende til de arbejdsopgaver, der er beskrevet i afsnit A, del I."(fremhævelse i originalen)

Punkt A.I i samme meddelelse om udvælgelsesprøve bestemmer:

"afgifter

Felt 1: Koordinering af produktionen

Produktionskoordinatorer, der arbejder under tilsyn, forventes at koordinere processen med produktion af publikationer i papirform eller elektronisk form på grundlag af et manuskript leveret af en forfatter. Det drejer sig om:

– udarbejdelse af overslag på grundlag af eksisterende kontrakter
– udarbejdelse af tidsplaner for produktionen i forhold til kontraktfristerne –
koordinering og overvågning af det administrative og tekniske arbejde i forbindelse med produktionen af publikationer
– udarbejdelse af publikationer med hensyn til sammensætning og layout
– samarbejde mellem de tjenestegrene, der har udarbejdet dem, og korrekturlæserne med henblik på at sikre sammenhæng både inden for de enkelte dokumenter og mellem deres forskellige sprogversioner –
kontrol af beviserne i alle faser –
levering af det endelige bevis for produktion og/eller formidling –
koordinering med formidlingsaktiviteterne –
gennemførelse af den tekniske kontrol af fakturaerne
– udarbejdelse af tekniske specifikationer og gennemførelse af tekniske vurderinger af opfordringer til at afgive tilbud på publikationer. "