Strasbourg, den 4. juni 2007

Kære C.

Den 28. oktober 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor ("EPSO") vedrørende onlineansøgningssystemet i forbindelse med almindelige udvælgelsesprøver afholdt af EU-institutionerne.

Den 7. december 2004 videresendte jeg klagen til EPSO’s direktør. Den 11. marts 2005 kontaktede De mine tjenestegrene for at få oplysninger om, hvordan Deres klage skred frem. Den 31. marts 2005 fremsendte EPSO sin udtalelse. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 27. maj 2005.

Den 26. juni 2005 anmodede jeg om yderligere oplysninger fra EPSO, som fremsendte sit svar på denne anmodning den 12. august 2005. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 25. oktober 2005.

Den 3. april 2006 udarbejdede jeg et udkast til henstilling til EPSO. Den 1. juni 2006 sendte EPSO mig sin udførlige udtalelse om dette udkast til henstilling. Den 12. juli 2006 sendte jeg Dem en kopi af EPSO's udførlige udtalelse med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Den 8. juni 2004 indgav klageren, der er tjenestemand i Rådet, klage 1777/2004/ELB. Klagen vedrørte onlineansøgnings- og informationssystemet for almindelige udvælgelsesprøver afholdt af EPSO. Ifølge klageren kan kun ansøgere, der har adgang til internettet i hjemmet, eller som bor i områder, hvor der er offentlig adgang til internettet, ansøge om disse udvælgelsesprøver. I betragtning af den lave internetdækningsgrad i nogle medlemsstater (mindre end 15 % af befolkningen havde adgang til internettet i nogle medlemsstater) og vanskelighederne med at få adgang til internettet i landdistrikterne mente klageren, at denne procedure var diskriminerende. Desuden er ansøgerne forpligtet til at kontrollere deres sagsakter på internettet for at få oplysninger om dato, tidspunkt og sted for prøverne og om deres resultater. Han anførte, at 72 % af ansøgerne i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/A/11/03 ikke havde deltaget i prøverne. Klageren mente, at dette var urimeligt, da ansøgerne er ansvarlige for at indhente oplysninger, som EPSO tidligere havde givet.

Klageren forstod, at onlineansøgninger var lettere at behandle, men han hævdede, at dette kun burde være et alternativ til andre muligheder. Han mente, at anvendelsen af denne procedure kunne have en negativ indvirkning på alle EU-institutioner, eftersom EPSO afholdt almindelige udvælgelsesprøver for alle institutioner, og fordi den udvidede kløften mellem borgerne og institutionerne. Klageren fremførte, at EPSO burde afskaffe forpligtelsen til at ansøge online og burde sende oplysninger som f.eks. dato, tidspunkt og sted for prøverne samt resultaterne direkte til ansøgerne.

Da klageren ikke syntes at have kontaktet EPSO om spørgsmålet, blev klagen afvist.

Den 28. oktober 2004 indgav klageren denne klage, hvortil han vedlagde referatet af et møde i EPSO's bestyrelse den 5. december 2003 og referatet af et møde i COPARCO ("Commission Paritaire Commune") den 20. oktober 2003, hvori han satte spørgsmålstegn ved forpligtelsen til at ansøge online, som han deltog i. Han henledte også opmærksomheden på bekymringer vedrørende onlineregistreringssystemet, som personalerepræsentanter gav udtryk for på samme møde. I betragtning af klagens genstand fandt Ombudsmanden, at der forud for klagen var blevet anvendt passende administrative fremgangsmåder.

Klageren anførte, at onlineproceduren hurtigt var blevet et fait accompli. Det blev først anvendt til ansættelse af hjælpeansatte i forbindelse med udvidelsen af EU (2002-2003). I betragtning af den hastende og ekstraordinære karakter af denne ansættelse var anvendelsen af denne procedure sandsynligvis berettiget i et vist omfang. Senere blev den anvendt til udvælgelsesprøver for nye medlemsstater. Også i dette tilfælde kunne procedurens hastende karakter og omfang have spillet en rolle i beslutningen om at anvende onlineansættelsesproceduren. Efterfølgende blev den imidlertid generaliseret og anvendt på alle almindelige udvælgelsesprøver. Så vidt klageren ved, er der ikke blevet gennemført nogen undersøgelse med henblik på at evaluere virkningen af denne procedure. Han tilføjede, at resultatet syntes at indikere et kraftigt fald i antallet af deltagere. Ifølge ham bekræftede dette udtalelsen fra udvalget af uafhængige eksperter om, at formålet med almindelige udvælgelsesprøver syntes at være en drastisk reduktion i antallet af ansøgere snarere end en udvælgelse af de nødvendige færdigheder.

På et møde i EPSO's bestyrelse den 5. december 2003 oplyste EPSO's direktør, at EPSO på grund af kommunikationsfaciliteterne for ansøgerne og forvaltningsfaciliteterne for EPSO ikke havde til hensigt at opgive princippet om onlineansøgning. Klageren hævdede, at EPSO end ikke kommunikerede direkte med ansøgerne, men at ansøgerne var nødt til at søge oplysninger på EPSO's websted.

Han vedlagde statistikker (1) om adgang til internettet i EU, som viste, at kun 40 % af husstandene i EU havde adgang til internettet i juni 2002, og at der var store forskelle mellem medlemsstaterne: 51,8 % i Sverige, 44,9 % i Danmark, 18,4 % i Spanien eller 13,2 % i Grækenland.

Klageren håbede, at Ombudsmanden ville se på sagen ikke kun ud fra et juridisk og teknisk synspunkt, men også ud fra et etisk synspunkt, nemlig pligten til at tage hensyn til ansøgernes interesser.

Sammenfattende hævdede klageren, at kravet om, at ansøgerne skulle ansøge online for at deltage i en udvælgelsesprøve, var diskriminerende på grund af de forskellige grader af brug af internettet i medlemsstaterne, og at kravet om, at ansøgerne skulle kontrollere deres sagsakter online for at få oplysninger, var urimeligt, fordi ansøgerne alene var ansvarlige for at følge op på deres sagsakter, mens EPSO træffer afgørelser. Han hævdede, at EPSO burde sende væsentlige oplysninger direkte til ansøgerne, såsom dato, tidspunkt og sted for prøverne og resultaterne.

Forespørgslen

EPSO's udtalelse

EPSO's udtalelse kan sammenfattes således:

Hvidbogen om reform af Kommissionen (2) fastlagde som en af de foranstaltninger, der skal træffes for at sikre større gennemsigtighed for ansøgerne, en øget brug af internettet, herunder indførelse af onlineapplikationer. På denne baggrund indførte EPSO i 2003 onlineregistrering og kommunikation med ansøgerne. Det var et stort fremskridt inden for konkurrenceforvaltning, forbedring af tilgængeligheden, fremskyndelse af kommunikationen og tilvejebringelse af realtidsstatistikker over antallet af modtagne ansøgninger. Dette havde også fremmet bedre planlægning og konkurrencestyring.

a) Onlineansøgningssystemet og dets indvirkning på antallet af ansøgninger

Hvad angår argumenterne om, at onlinesystemet potentielt udelukkede ansøgerne fra at deltage i udvælgelsesprøverne, skal det bemærkes, at antallet af ansøgere til de udvælgelsesprøver, hvor denne metode blev anvendt, viste præcis det modsatte. Nedenstående tabel viser antallet af ansøgninger til lignende udvælgelsesprøver før og efter vedtagelsen af dette onlineansøgningssystem.

Før online-ansøgninger		Med online applikationer
Konkurrence	Antal ansøgninger	Konkurrence	Antal ansøgninger
KOM/C/1/00 (3)	1 005	EPSO/C/11/03 (4)	6 087
KOM/C/1/02 (5)	6 940	EPSO/AST/4/05 (6)	11 798
EUR/A/166/01 (7)	2 375	EPSO/A/11/03 (8)	14 483

udvælgelsesprøve KOM/C/1/00 og EPSO/C/11/03 med henblik på ansættelse af engelsksprogede sekretærer udvælgelsesprøve KOM/C/1/02 og EPSO/AST/4/05 med henblik på ansættelse af fransksprogede sekretærer Der blev offentliggjort udvælgelsesprøver EUR/A/166/01 og EPSO/A/11/03 med henblik på ansættelse af administratorer inden for revision. Tallene viste ikke et fald i antallet af ansøgere, men snarere en stigning i antallet af ansøgninger. Dette kan let forklares ved onlineansøgningssystemets enkelhed og bekvemmelighed og udgør en af de mest positive konsekvenser af dette system.

b) EPSO-profilen og dens indvirkning på antallet af ansøgere, der aflægger prøverne

Med hensyn til reduktionen i antallet af ansøgere, der aflagde prøverne, var virkeligheden heller ikke som hævdet af klageren. Som eksempel kan nævnes de samme udvælgelsesprøver som tidligere, hvor antallet af ansøgere, der tog stopprøverne, var højere efter indførelsen af onlinesystemet.

Før online-ansøgninger		Med online applikationer
Konkurrence	Antal ansøgninger	Konkurrence	Antal ansøgninger
KOM/C/1/00	662	EPSO/C/11/03	2 931
KOM/C/1/02	5 120	EPSO/AST/4/05	5 500(9)
EUR/A/166/01	1 623	EPSO/A/11/03	3 864

Selv om der var en stigning i antallet af ansøgere, der ansøgte og derefter ikke deltog i prøverne, var det endelige tal for de ansøgere, der faktisk tog prøverne, faktisk stadig klart højere efter indførelsen af onlinesystemet sammenlignet med den samme type udvælgelsesprøve, der blev offentliggjort før indførelsen af dette system.

EPSO undersøger løbende onlinesystemets indvirkning på antallet af ansøgere, der aflægger prøverne. I betragtning af, at antallet af deltagere i stopprøver i udvælgelsesprøver, der blev iværksat efter indførelsen af onlinesystemet, var faldet, og af hensyn til god forvaltningsskik besluttede EPSO at gennemføre undersøgelser efter hvert sæt stopprøver for at undersøge årsagerne til ændringen i antallet af deltagere.

På grundlag af resultaterne af disse undersøgelser gennemførte EPSO to undersøgelser for at analysere årsagerne til faldet i antallet af deltagere i prøverne. Den første af 28. maj 2004 konkluderede, at brugen af onlineregistrering og -kommunikation ikke var en væsentlig grund til, at ansøgerne ikke deltog i prøverne. For at sikre, at onlinesystemet ikke udelukkede nogen ansøgere fra at deltage i prøverne, foreslog og gennemførte EPSO imidlertid flere foranstaltninger. Som følge heraf blev der nu systematisk sendt e-mailpåmindelser til kandidaterne. I betragtning af, at en af konklusionerne af denne undersøgelse var, at onlinesystemets enkelhed tilskyndede til ansøgninger fra personer, som enten ikke fuldt ud opfyldte adgangskriterierne eller ikke havde nogen seriøs hensigt om at deltage i udvælgelsesprøven, var der desuden også blevet indført et bekræftelsessystem. Efter den første registrering blev ansøgerne derfor nu bedt om at bekræfte, at de havde til hensigt at deltage i stopprøverne på den fastsatte dato, og om at angive deres valg af testcenter.

Den anden rapport bekræftede konklusionerne fra den første. Den væsentligste begrundelse for ikke at deltage i prøverne var, at ansøgeren ikke var til rådighed på dagen for prøverne. Et betydeligt antal ansøgere (ca. 22 % af dem, der deltog i undersøgelserne) besluttede ikke at deltage i prøverne, da de mente, at de ikke ville klare sig godt. På den anden side var antallet af ansøgere, der havde haft problemer med at få adgang til relevante oplysninger via EPSO's onlinesystem, fortsat lavt, og der var intet, der tydede på, at EPSO's profil ikke fungerede tilfredsstillende. Kun fem personer anførte, at internettets omkostninger eller tilgængelighed forhindrede dem i at modtage deres indbydelse til prøverne, og kun 5 % af respondenterne anførte, at de ikke havde fundet deres indbydelse. Det var vigtigt at bemærke, at denne procentdel gradvist faldt, sandsynligvis på grund af EPSO's fortsatte bestræbelser på at informere ansøgerne så klart som muligt om onlinesystemet.

EPSO undersøgte nemlig ikke blot omhyggeligt onlinesystemets indvirkning på antallet af ansøgere, der aflagde prøverne, men identificerede også flere foranstaltninger, der kunne træffes for at sikre, at det ikke havde en negativ indvirkning på disse antal. Disse allerede beskrevne foranstaltninger blev gennemført, og den anden rapport viste, at de er effektive.

Det fremgår klart af ovenstående, at onlinesystemet ikke udgjorde en væsentlig grund til, at ansøgerne ikke deltog i prøverne. Med hensyn til stigningen i andelen af personer, der ikke deltog i disse prøver efter indførelsen af onlineregistreringen, skyldtes dette faktisk "falske" ansøgninger fra personer, der ikke opfylder adgangskriterierne, eller som ikke er særligt motiverede til at tage prøverne. Undersøgelserne viste nemlig, at det netop var onlinesystemets enkelhed og brugervenlighed, der skabte et uforholdsmæssigt stort antal ansøgere i forhold til tidligere udvælgelsesprøver.

Klagerens bemærkninger

Klagerens bemærkninger kan sammenfattes som følger.

ESPO behandlede kun et aspekt af klagen, nemlig onlineregistreringssystemets konsekvenser for antallet af ansøgere. EPSO behandlede ikke den diskriminerende karakter af forpligtelsen til udelukkende at ansøge online.

Resultaterne af den seneste undersøgelse, som Eurostat gennemførte i første kvartal af 2004, og som blev offentliggjort i maj 2005 (10), bekræftede, at internetbrugen (11) varierer betydeligt fra land til land: De højeste tal blev konstateret i Sverige (82 %), Danmark (76 %) og Finland (70 %), mens de laveste tal var i Grækenland (20 %), Ungarn (28 %), Litauen, Polen og Portugal (29 % hver). Desuden viste undersøgelsen, at kun 47 % af personer i alderen 16-74 år brugte internettet i EU i første kvartal af 2004.

Med hensyn til onlineregistrering vedrørte klagen forpligtelsen til at anvende dette system og manglen på et alternativ, navnlig brugen af almindelig post. De fleste medlemsstater, der anvender nye teknologier for at give borgerne mulighed for at udøve visse rettigheder, gav borgerne mulighed for at vælge at anvende disse teknologier. Den hvidbog, som EPSO nævnte i sin udtalelse, forpligtede ikke EPSO til at anvende internettet, men fastsatte blot denne mulighed.

Med hensyn til EPSO's sammenligning mellem forskellige udvælgelsesprøver henledte klageren opmærksomheden på, at profilerne for udvælgelsesprøverne, selv om de havde til formål at ansætte til lignende stillinger, var forskellige. I udvælgelsesprøverne COM/C/1/00, COM/C/1/02 og EUR/A/166/01 blev der således anmodet om tre års erhvervserfaring, mens de øvrige ikke anmodede om erhvervserfaring. Klageren var af den opfattelse, at det var af denne grund, at antallet af ansøgere var steget.

Med hensyn til deltagelsen i udvælgelsesprøverne var det ifølge klageren indlysende, at forholdet mellem antallet af ansøgere, der deltog i udvælgelsesprøverne, og antallet af ansøgninger var faldet, som det fremgår af tabellen:

Konkurrencer uden onlineansøgninger	Antal ansøgninger	Ansøgere, der deltager i udvælgelsesprøven	Procentdel af deltagelse i testene
KOM/C/1/00	1 005	662	65.87%
KOM/C/1/02	6 940	5 120	73.78%
EUR/A/166/01	2 375	1 623	68.34%
Konkurrencer med onlineansøgninger	Antal ansøgninger	Ansøgere, der deltager i udvælgelsesprøven	Procentdel af deltagelse i testene
EPSO/C/11/03	6 087	2 931	48.15%
EPSO/AST/4/05	11 798	5 500	46.62%
EPSO/A/11/03	14 483	3 864	26.68%

Klageren var uenig i EPSO's bemærkning om, at systemets enkelhed tilskyndede til ansøgninger fra personer, der ikke opfyldte adgangskriterierne, eller som ikke havde til hensigt at deltage. Denne bemærkning førte til oprettelsen af en anden barriere, nemlig bekræftelsen af deltagelsen i testene udelukkende via onlinesystemet. Dette var et nyt afskrækkende element for ansøgere, der ikke har adgang til internettet, eller som har vanskeligt ved at få adgang til det. Endelig mente han, at den procentdel på 5% af ansøgerne, der ikke fandt deres indkaldelse til prøverne, og den omstændighed, at flere personer erklærede, at omkostningerne eller adgangen til internettet forhindrede dem i at modtage indkaldelsen, burde give EPSO grund til at overveje systemet og træffe afhjælpende foranstaltninger. Han påpegede, at undersøgelsen kun var baseret på personer, der svarede, sandsynligvis online.

Klageren var af den opfattelse, at de undersøgelser, som EPSO havde gennemført, ikke var pålidelige, fordi EPSO både var dommer og bedømt. Et uafhængigt organ bør gennemføre sådanne undersøgelser.

Han konkluderede, at kun ansøgere, der har valgt at ansøge online, bør kontaktes online af EPSO.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af EPSO's udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden var ikke overbevist om, at EPSO havde besvaret klagen fuldt ud, da EPSO endnu ikke havde kommenteret klagerens argument om, at andelen af befolkningen, der har adgang til internettet, varierer meget betydeligt fra den ene medlemsstat til den anden. Han anmodede også om at udtale sig om, hvorvidt det obligatoriske krav om onlineregistrering og søgning i filer kan medføre uberettiget forskelsbehandling af de personer, der måtte ønske at være ansøgere til EPSO's udvælgelsesprøver, men som ikke har adgang til internettet.

EPSO's yderligere svar

EPSO's yderligere svar kan sammenfattes som følger.

EPSO foretog en sammenligning mellem de to systemer til tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver, dvs. ansøgninger pr. almindelig post og onlineregistrering. For så vidt angår ansøgninger i almindelig stilling måtte ansøgere, der ønskede at ansøge, finde papirudgaven af EU-Tidende, hvilket var en langvarig og besværlig procedure. Derefter skulle ansøgningen sendes med anbefalet post, hvilket indebar, at man skulle til det nærmeste postkontor. Dette var en langvarig procedure, som ikke garanterede, at stillingen ville blive modtaget. Det samme gjorde sig gældende for den efterfølgende korrespondance med ansøgerne. Med postsystemet var det ikke muligt at oprette reservelister hurtigt. Fordelen ved online-systemet var ubestridelig for så vidt angår den hastighed, hvormed ansøgerne kan få adgang til oplysninger fra offentliggørelsen af udvælgelsesprøven til reservelisten. Dette system var lettere for kandidaterne, det gav mulighed for hurtig adgang til oplysninger og rettidig kommunikation med kandidaterne og var stabilt på trods af ændringer i postadresserne. EPSO var nu i stand til at afholde et større antal udvælgelsesprøver og kommunikere med et større antal ansøgere uden at stille ansøgerne ringere.

Adgangen til internettet varierede fra medlemsstat til medlemsstat, men adgangen til et postkontor varierede også. Brugen af internettet spredte sig, og flere og flere mennesker havde adgang til internettet. I forbindelse med de udvælgelsesprøver, som EPSO afholdt, var målgruppen den erhvervsaktive befolkning, som havde bedre adgang til internettet. På samme måde varierede adgangen til internettet alt efter uddannelsesniveau. Jo højere uddannelsesniveau, jo bedre adgang til internettet. EPSO anførte, at ansøgerne kunne gå til steder som f.eks. offentlige biblioteker, universiteter og cybercaféer for at få adgang til internettet, hvis de ikke havde adgang til det på deres arbejdsplads. Det henledte opmærksomheden på, at den gennemsnitlige procentdel af virksomheder i de gamle medlemsstater, der anvendte internettet i 2004, var 89 %, og at 90 % af virksomhederne i Estland anvendte internettet i de nye medlemsstater.

EPSO konkluderede, at brugen af internettet ikke forhindrede ansøgerne i at ansøge i forhold til det tidligere anvendte system. Desuden var der gjort betydelige fremskridt med internettet med hensyn til forvaltningen og rentabiliteten af systemet. Den eneste undtagelse fra onlineregistreringen gives til personer med handicap. Andelen af ansøgere, der drager fordel af dette system, er meget lav og havde ingen indflydelse på dets rentabilitet. EPSO mente, at onlineregistreringssystemet ikke var diskriminerende med hensyn til adgang til udvælgelsesprøver, og at det lettede en hurtig afslutning af procedurerne. Til dato havde EPSO ikke modtaget nogen klager med hensyn til adgang til systemet.

Klagerens yderligere bemærkninger

Klageren gentog, at hans klage vedrørte den eksklusive brug af internettet til at ansøge om udvælgelsesprøver, og beklagede, at EPSO ikke havde behandlet spørgsmålet.

Han beklagede, at EPSO præsenterede den obligatoriske onlineregistrering og den manglende direkte kommunikation med ansøgerne som to uundgåelige begrænsninger for brugen af internettet. Det var faktisk to valg, som EPSO traf for at lette den elektroniske forvaltning af ansøgningerne. Spørgsmålet var, om disse valg begrundede udelukkelsen af mange potentielle ansøgere, som ikke havde adgang, eller som havde vanskeligt ved at få adgang til internettet. Han var af den opfattelse, at hvis EPSO gjorde onlineregistrering frivillig i stedet for obligatorisk, ville det forene internettets ubestridelige fordele med hensyn til adgang til og formidling af information og samtidig undgå forskelsbehandling. EPSO vil være ansvarlig for at registrere oplysninger om ansøgere, der har ansøgt i almindelig stilling, og for at udarbejde skrivelser til disse ansøgere. Denne ændring bør ikke være byrdefuld og bør ikke føre til forsinkelser.

Hvis EPSO fortsætter med at medtage breve i ansøgernes profiler uden at skrive direkte til dem via deres e-mailadresser, bør EPSO informere ansøgerne om, at dette er praksis.

Med hensyn til det forhold, at onlinesystemet havde fremskyndet procedurerne, hævdede klageren, at der ikke var foretaget nogen tilbundsgående undersøgelse af dette spørgsmål. Han tilføjede, at selv om der var sket visse fremskridt, var de mere moderate end EPSO’s udtalelser, og at de sandsynligvis skyldtes afholdelsen af udvælgelsesprøver efter sprog, nye stopprøver, den manglende indledende gennemgang af ansøgningerne og brugen af kun tre sprog til at kommunikere med ansøgerne.

Klageren konkluderede, at det største bidrag fra EPSO var faldet i antallet af ansøgere på grund af det store antal hindringer, og bemærkede, at det ikke lykkedes EPSO at nå målet om at ansætte det nødvendige antal ansøgere.

Udkastet til henstilling

Den 3. april 2006 sendte Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til EPSO i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i hans statut:

Ansøgere til almindelige udvælgelsesprøver skal tilmelde sig og kommunikere med EPSO online. EPSO bør overveje at fastsætte undtagelser fra dette krav for personer, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet. EPSO kan kræve, at anmodninger om en undtagelse underbygges af beviser af en art, som den pågældende person med rimelighed kan forventes at fremlægge under de givne omstændigheder.

Dette udkast til henstilling var baseret på følgende overvejelser:

Påstået forskelsbehandling og uretfærdighed fra EPSO's side på grund af onlineregistrerings- og informationssystemet for udvælgelsesprøver

1. Klagen vedrører EPSO's online ansøgnings- og informationssystem for almindelige udvælgelsesprøver, der afholdes af EPSO. Ifølge klageren kan kun ansøgere, der har adgang til internettet i hjemmet, eller som bor i områder, hvor der er offentlig adgang til internettet, ansøge om at deltage i disse udvælgelsesprøver. I betragtning af den lave internetdækningsgrad i nogle medlemsstater (mindre end 15 % af befolkningen har adgang til internettet i nogle områder) og vanskelighederne med at få adgang til internettet i landdistrikterne hævdede klageren, at kravet om, at ansøgerne skal ansøge online for at deltage i almindelige udvælgelsesprøver, er diskriminerende. Klageren gjorde også gældende, at kravet om, at ansøgerne skal kontrollere deres sagsakter online for at indhente oplysninger, er urimeligt, fordi ansøgerne alene er ansvarlige for at følge op på deres sagsakter, mens EPSO træffer afgørelser. Ansøgerne er forpligtet til at kontrollere deres fil på internettet for at få oplysninger om dato, tidspunkt og sted for eksamenerne og om deres resultater. Klageren hævdede, at EPSO burde sende væsentlige oplysninger direkte til ansøgerne, såsom dato, tidspunkt og sted for prøverne og resultaterne.

2. EPSO forklarede i sin udtalelse af 31. marts 2005, at tallene ikke viste et fald i antallet af ansøgere, men en stigning i antallet af ansøgninger. Dette kan forklares ved onlineansøgningssystemets enkelhed og bekvemmelighed, som udgjorde to af dets mest positive konsekvenser. Selv om der var en stigning i antallet af ansøgere, der ansøgte og derefter ikke deltog i prøverne, var det endelige tal for de ansøgere, der faktisk aflagde prøverne, højere efter indførelsen af onlinesystemet sammenlignet med den samme type udvælgelsesprøve, der blev offentliggjort før indførelsen af dette system.

I betragtning af, at deltagelsen i stopprøver i udvælgelsesprøver, der blev iværksat efter indførelsen af onlinesystemet, var faldet, og af hensyn til god forvaltningsskik gennemførte EPSO undersøgelser efter hvert sæt stopprøver for at undersøge årsagerne til ændringen i deltagelsesniveauet og overvåge eventuelle afhjælpende foranstaltninger, der blev truffet. På grundlag af disse undersøgelser blev der gennemført to undersøgelser. Den første undersøgelse konkluderede, at brugen af onlineregistrering og -kommunikation ikke var en væsentlig grund til, at ansøgerne ikke deltog i prøverne. For at sikre, at onlinesystemet ikke udelukkede nogen ansøgere fra at deltage i prøverne, foreslog og gennemførte EPSO imidlertid flere foranstaltninger: Der blev sendt påmindelser pr. e-mail til ansøgerne, og der blev også indført en bekræftelse af deltagelsen. Efter den første registrering anmodes ansøgerne derfor nu om at bekræfte, at de har til hensigt at deltage i stopprøverne på den fastsatte dato, og om at angive deres valg af testcenter. Den anden undersøgelse bekræftede konklusionerne i den første. Den vigtigste begrundelse for ikke at deltage i prøverne var, at ansøgeren ikke var til rådighed på dagen for prøverne. Et betydeligt antal ansøgere besluttede ikke at deltage i prøverne, da de mente, at de ikke ville klare sig godt.

EPSO forklarede, at antallet af ansøgere, der har haft problemer med at få adgang til relevante oplysninger via EPSO's onlinesystem, fortsat er lavt. EPSO bemærkede, at denne procentdel gradvist var faldende, sandsynligvis på grund af EPSO's fortsatte bestræbelser på at informere ansøgerne så klart som muligt om onlinesystemet.

3. I sin supplerende udtalelse af 12. august 2005 fandt EPSO, at fordelen ved onlinesystemet var uomtvistelig for så vidt angår den hurtighed, hvormed ansøgerne kunne få adgang til oplysninger fra udvælgelsesprøvens offentliggørelse til udarbejdelsen af reservelisten. Dette system var også lettere for ansøgerne, fordi det gav mulighed for hurtig adgang til oplysninger og rettidig kommunikation med dem. EPSO er nu i stand til at afholde et større antal udvælgelsesprøver, kommunikere med et større antal ansøgere og afslutte procedurerne hurtigt. EPSO mente, at der var gjort betydelige fremskridt med internettet for så vidt angår forvaltningen og rentabiliteten af systemet. EPSO modtog ingen klager vedrørende adgang til systemet.

4. I sine bemærkninger var klageren af den opfattelse, at stigningen i antallet af ansøgere kunne forklares ved, at profilerne for de udvælgelsesprøver, som EPSO henviste til i sin udtalelse, selv om de havde til formål at ansætte ansøgere til lignende stillinger, var forskellige med hensyn til den ønskede erhvervserfaring. Med hensyn til deltagelsen i udvælgelsesprøverne var det ifølge klageren indlysende, at forholdet mellem antallet af ansøgere, der deltog i udvælgelsesprøverne, og antallet af ansøgninger er faldet. Han er uenig i EPSO's bemærkning om, at systemets enkelhed tilskyndede til ansøgninger fra personer, der ikke opfyldte adgangskriterierne, eller som ikke havde til hensigt at deltage. Dette førte til oprettelsen af en anden hindring for deltagelse i udvælgelsesprøver, nemlig bekræftelsen af deltagelsen i prøverne udelukkende via onlinesystemet.

Klageren forklarede, at hvis onlineregistrering gøres valgfri, vil det bidrage til at forene de ubestridelige fordele ved internettet med hensyn til adgang til og kommunikation af oplysninger med målet om at undgå forskelsbehandling. Han tilføjede, at kun ansøgere, der har valgt at ansøge online, bør kontaktes online af EPSO.

Hvis EPSO fortsætter med at medtage breve i ansøgernes profiler uden at skrive direkte til dem via deres e-mailadresser, bør EPSO informere ansøgerne om, at det er den praksis, der anvendes.

Med hensyn til det forhold, at onlinesystemet havde fremskyndet procedurerne, hævdede klageren, at der ikke var foretaget nogen tilbundsgående undersøgelse af dette spørgsmål. Han tilføjede, at selv om der var sket visse fremskridt, var de mere moderate end EPSO’s udtalelser og skyldtes sandsynligvis afholdelsen af udvælgelsesprøver efter sprog, nye stopprøver, fraværet af indledende prøver i ansøgningerne og brugen af blot tre sprog til at kommunikere med ansøgerne.

Klageren konkluderede, at det største bidrag fra EPSO var faldet i antallet af ansøgere på grund af det store antal hindringer, og bemærkede, at det ikke lykkedes EPSO at rekruttere det nødvendige antal ansøgere.

5. Ombudsmanden mindede i sit udkast til henstilling om, at i henhold til bilag III til personalevedtægten:

"Institutionerne (...) pålægger De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor (i det følgende benævnt "kontoret") ansvaret for at træffe de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at der anvendes ensartede standarder i udvælgelsesprocedurerne for tjenestemænd i Fællesskaberne og i bedømmelses- og prøveprocedurerne (...). Kontoret har til opgave a) efter anmodning fra de enkelte institutioner at afholde almindelige udvælgelsesprøver, b) efter anmodning fra de enkelte institutioner yde teknisk bistand i forbindelse med interne udvælgelsesprøver, som de afholder c) fastlægge indholdet af alle prøver, der afholdes af institutionerne (...) d) påtage sig det generelle ansvar for fastlæggelsen og tilrettelæggelsen af vurderingen af sprogkundskaber (...)."

EPSO udformede et system, hvor ansøgerne ansøger om udvælgelsesprøver elektronisk på EPSO's websted, og EPSO kommunikerer elektronisk med ansøgerne via en fællespostkasse kaldet EPSO-profilen. Som beskrevet i meddelelse om udvælgelsesprøve EPSO/A/11/03 (12) (assistentadministratorer inden for revision) fungerer dette system som følger:

"(...) Hvis [en] ønsker at ansøge, skal [en ] tilmelde sig via internettet ved at gå ind på EPSO's websted (...) Når [en ] har indsendt den elektroniske formular, vil [en ] på skærmen modtage et registreringsnummer, som [en] skal notere og beholde - dette vil være [vedkommendes] referencenummer i alle spørgsmål vedrørende [vedkommendes] ansøgning. Når [en] ha[er] har modtaget dette nummer, er registreringsprocessen afsluttet - det er en bekræftelse på, at EPSO har registreret de indlæste data [en] ha[er]. Bemærk, at [en] skal have en e-mailadresse - den vil blive brugt til at identificere [den pågældendes] tilmelding (...) Når den er registreret, kan [en] følge udvælgelsesprøvens forskellige faser og kontrollere dato og sted for de forskellige prøver på webstedet ved at klikke på "igangværende udvælgelsesprøver" (...) Alle oplysninger om opfordringen til at deltage i prøverne, ansøgningsskemaet og opfordringen til de mundtlige prøver vil blive offentliggjort på webstedet (...) [en] bør følge udviklingen i udvælgelsesprøven og i hver fase kontrollere, at [den pågældende ] får adgang til de oplysninger, der er relevante for [den pågældendes] ansøgning, ved hjælp af [den pågældendes] password (...)".

6. For det første mindede Ombudsmanden om, at det princip om forbud mod forskelsbehandling, som klageren har henvist til, ifølge retspraksis kræver, at forskellige situationer ikke må behandles ens, medmindre en sådan behandling er objektivt begrundet (13). Princippet om ligebehandling af ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprøver betragtes som et grundlæggende princip i fællesskabsretten (14). Princippet om ligebehandling af potentielle ansøgere i udvælgelsesprøver skal også betragtes som et princip, der er bindende for Fællesskabets institutioner og organer.

7. Ombudsmanden bemærkede endvidere, at ifølge undersøgelser foretaget af Eurostat (15) varierer internetbrugen betydeligt i medlemsstaterne. Eurostats undersøgelser viser, at 47 % af personer i alderen 16-74 år brugte internettet i EU i 2004 med en frekvens på mellem 20 % i Grækenland og 82 % i Sverige. Data, der er tilgængelige på Eurostats websted, viser endvidere, at 54 % af borgerne i EU har brugt internettet i 2005 med en frekvens fra 24 % i Grækenland til 85 % i Sverige. Disse statistiske data, som henviser til brugen af internettet , giver imidlertid ingen meningsfulde oplysninger om adgangen til internettet. Klageren har henvist til statistikker om tilgængeligheden af internetadgang i husholdninger i EU. Ifølge en Eurostat-undersøgelse (16) havde 89 % af de europæiske virksomheder med ti eller flere ansatte desuden en internetforbindelse i 2004. Selv om EPSO har erkendt, at adgangen til internettet varierer fra medlemsstat til medlemsstat, bemærkede Ombudsmanden, at han i forbindelse med denne undersøgelse ikke har modtaget og ikke har kunnet finde statistiske data om adgangen til internettet generelt på Eurostats websted. I den forbindelse kan ovennævnte statistiske data vedrørende internetadgang i husstande i EU og i virksomheder med ti eller flere ansatte i EU ikke anses for at være tilstrækkelige i forbindelse med denne undersøgelse, da det er almindeligt kendt, at internetadgang også er tilgængelig på andre arbejdspladser samt på offentlige steder såsom biblioteker eller cybercaféer. Desuden fremgik det, at der ikke var nogen statistikker vedrørende muligheden for, at ansøgere eller potentielle ansøgere til EPSO-udvælgelsesprøver kunne få adgang til internettet. Det skal i den forbindelse bemærkes, at EPSO på grundlag af oplysningerne fra EPSO tilsyneladende ikke har modtaget nogen klager (bortset fra den foreliggende klage, der er indgivet til Ombudsmanden) over dette spørgsmål. Desuden var der intet, der tydede på, at et betydeligt antal personer, der var interesserede i at ansøge om og deltage i EPSO’s udvælgelsesprøver, var blevet forhindret heri på grund af deres vanskeligheder med at få adgang til internettet. Derudover er der, som EPSO med rette har påpeget, en konstant stigning i adgangen til internettet som følge af almindelig viden og erfaring.

8. Ombudsmanden bemærkede endvidere, at EPSO har givet følgende begrundelser for indførelsen af det obligatoriske onlineregistrerings- og informationssystem for ansættelsesprocedurer:

• systemet "sikrer større gennemsigtighed for ansøgerne"
• "[d]et var et stort fremskridt inden for konkurrenceforvaltning, forbedring af tilgængeligheden, fremskyndelse af kommunikationen og tilvejebringelse af realtidsstatistikker over antallet af modtagne ansøgninger. Dette havde også fremmet bedre planlægning og konkurrenceforvaltning."
• " der er gjort betydelige fremskridt med internettet for så vidt angår systemets forvaltning og rentabilitet."
• systemet gør det muligt " hurtigt at oprette reservelister. Fordelen ved online-systemet var ubestridelig for så vidt angår den hurtighed, hvormed ansøgerne kan få adgang til oplysninger fra offentliggørelsen af udvælgelsesprøven til reservelisten. Dette system var lettere for kandidaterne, det gav hurtig adgang til oplysninger og rettidig kommunikation med kandidaterne, hvilket var stabilt på trods af ændringer i postadresserne. EPSO var nu i stand til at afholde et større antal udvælgelsesprøver og kommunikere med et større antal ansøgere uden at stille ansøgerne ringere."

9. Ombudsmanden var af den opfattelse, at EPSO har givet tilstrækkelige objektive begrundelser for indførelsen af det obligatoriske onlineregistrerings- og kommunikationssystem for de udvælgelsesprøver, det afholder. I lyset af ovenstående er kravet om, at ansøgerne skal ansøge hos EPSO og kommunikere med EPSO via internettet, i princippet ikke i strid med princippet om ligebehandling af potentielle ansøgere og må ikke betragtes som urimeligt eller som et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden accepterede derfor ikke påstanden om, at onlineansøgning til EPSO's udvælgelsesprøver og onlinekommunikation mellem EPSO og ansøgerne i de udvælgelsesprøver, som EPSO afholder, principielt kun bør være valgfri og ikke obligatorisk, som det er tilfældet i øjeblikket.

10. Ombudsmanden udelukkede imidlertid ikke, at potentielle ansøgere og ansøgere i visse tilfælde kan have betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at ansøge EPSO eller kommunikere med EPSO via internettet. I sådanne tilfælde kræver ovennævnte princip om ikkeforskelsbehandling, at EPSO fastsætter en undtagelse fra kravet om onlineregistrering og -kommunikation. I den forbindelse bemærkede Ombudsmanden, at antallet af kandidater, der kunne falde ind under denne undtagelse, ikke med rimelighed kunne forventes at være tilstrækkeligt stort til at påvirke systemets effektivitet. Ombudsmanden bemærkede også, at EPSO allerede har fastsat en sådan undtagelse for så vidt angår personer med handicap, som har lov til at ansøge EPSO med almindelig post (17). Ombudsmandens konklusion var derfor, at EPSO's undladelse af at fastsætte en lignende undtagelse for (ikke-handicappede) personer, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet, ikke er forenelig med princippet om ikke-forskelsbehandling, der er omtalt i punkt 6 ovenfor, og udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

11. Med hensyn til klagerens argument om, at "hvis EPSO fortsat skal medtage breve i ansøgernes profiler uden at skrive til dem via deres e-mailadresser, bør EPSO informere ansøgerne om, at dette er den anvendte praksis", bemærkede Ombudsmanden, at EPSO's websted angiver over for ansøgerne, at "al kommunikation til [dem] fra EPSO normalt vil blive sendt til [deres] EPSO-profil. Den kan også sendes til [deres] e-mailadresse. [EPSO] råder på det kraftigste [ansøgerne] til regelmæssigt at konsultere [deres ] EPSO-profil." Ombudsmanden var af den opfattelse, at EPSO allerede har givet ansøgerne de oplysninger, som klageren har foreslået.

12. Ombudsmanden bemærkede, at EPSO har forklaret, at det har forsøgt at øge antallet (i det væsentlige procentdelen) af ansøgere, der deltager i prøverne, ved at anmode om onlinebekræftelse af deltagelse i prøverne og ved at sende påmindelser pr. e-mail. I betragtning af at i) kravet om onlinebekræftelse fremmer ovennævnte legitime formål, og da ii) EPSO's obligatoriske onlineregistrerings- og kommunikationssystem som analyseret ovenfor i princippet ikke er i strid med princippet om ligebehandling af potentielle ansøgere eller ansøgere, og iii) ikke skal betragtes som urimeligt, skal kravet om onlinebekræftelse principielt opretholdes. Af ovennævnte grunde bør EPSO dog overveje at gøre en undtagelse og kommunikere via almindelig stilling med ansøgere, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet.

13. Endelig bemærkede Ombudsmanden følgende med hensyn til anvendelsen af den undtagelse, der er omhandlet i punkt 10 og 12. Spørgsmålet om, hvorvidt visse faktiske omstændigheder, der anses for at være sande, udgør "betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder ved at få adgang til internettet", er et retligt spørgsmål. Med hensyn til omfanget af de oplysninger og beviser, der er nødvendige for at fastslå disse faktiske omstændigheder, skal der ikke blot tages behørigt hensyn til vægten af de involverede konkurrerende interesser, men også til den særlige karakter af de faktiske omstændigheder, der giver anledning til en anmodning om anvendelse af en sådan undtagelse. EPSO bør derfor tage behørigt hensyn til, at det i denne sammenhæng kan være ret vanskeligt at opnå konkrete beviser for, at der foreligger en negativ omstændighed, såsom manglende internetforbindelse i det område, hvor den berørte person bor og arbejder. Dette indebærer, at der i betragtning af det særlige faktuelle grundlag for anmodningen og indholdet af de understøttende oplysninger og dokumenter kan være tilstrækkelig sandsynlighed for, at de negative faktiske omstændigheder, som den pågældende person henviser til, foreligger, til at begrunde anvendelsen af undtagelsen.

EPSO's udførlige udtalelse

EPSO's udførlige udtalelse kan sammenfattes således:

Hvis man forestillede sig, at en ansøgning i en almindelig stilling undtagelsesvis blev anset for antagelig, henledte EPSO Ombudsmandens opmærksomhed på nogle store vanskeligheder.

For det første er det næsten umuligt at identificere de teoretiske vanskeligheder, som sagsøgerne kan støde på, når de ansøger online, og for det andet ville det være endnu vanskeligere at finde midler til pålideligt at bevise de vanskeligheder, de står over for.

EPSO var overbevist om, at kommunikation via almindelig post ville føre til klager over forskelsbehandling som følge af, at der blev taget hensyn til visse vanskeligheder, mens andre ikke blev taget i betragtning.

EPSO insisterede også på, at netværket for offentlig adgang til internettet var bredere end netværket for postkontorer, og at en sådan bredere adgang derfor gør det lettere at indgive ansøgninger. EPSO konkluderede derfor, at for så vidt angår forvaltningen af en offentlig aktivitet såsom udvælgelsesprøver er det på ingen måde berettiget at anvende et tostrenget system (online og med almindelig post).

EPSO bemærkede, at der for så vidt angår identificerbare og begrundede vanskeligheder allerede var fastsat specifikke undtagelser i meddelelserne om udvælgelsesprøver. Dette er tilfældet for handicappede ansøgere, der kan ansøge med almindelig post. De skal dog bevise deres tilstand som handicappede, hvilket forhindrer enhver forskelsbehandling.

Alle regler er angivet i meddelelserne om udvælgelsesprøver, som EPSO og udvælgelseskomitéerne skal overholde. På grund af reglerne i forhåndsudvælgelsesfasen er det ikke længere muligt at ansøge på papir. For så vidt angår de øvrige faser er EPSO ikke længere forpligtet til at sende ansøgerne afgørelserne vedrørende deres ansøgning i en almindelig stilling, selv om det antages, at ansøgerne skal fremsende deres ansøgning og bilagene i en almindelig stilling.

I lyset af ovenstående fandt EPSO, at det ikke var muligt at indgive ansøgninger med almindelig stilling for ansøgere, der kan bevise, at de har haft vanskeligt ved at få adgang til internettet.

EPSO insisterede på, at det valg, som EPSO traf i forbindelse med de elektroniske procedurer, opfyldte et mål af almen interesse i den forstand, at det var via den elektroniske EPSO-profil, at hver ansøger kunne konsultere, ofte hjemmefra, alle de oplysninger, der vedrørte ham/hende. Den elektroniske forvaltning gav mulighed for en højere grad af nøjagtighed, pålidelighed og hurtighed i kommunikationen mellem ansøgerne og EPSO end brugen af almindelige stillinger. Desuden var det det eneste middel, der i dag var til rådighed til at forvalte det store antal ansøgninger og de fastsatte frister for procedurerne.

EPSO håbede, at Ombudsmanden ville forstå EPSO's bekymringer, som havde til formål at sikre, at ansættelsen ved udvælgelsesprøver blev gennemført korrekt, og at disse procedurer blev forvaltet korrekt.

Klagerens bemærkninger til EPSO's udførlige udtalelse

Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Påstået forskelsbehandling og uretfærdighed fra EPSO's side på grund af onlineregistrerings- og informationssystemet for udvælgelsesprøver

1.1 Klagen vedrører EPSO's online ansøgnings- og informationssystem for almindelige udvælgelsesprøver. Ifølge klageren kan kun ansøgere, der har adgang til internettet i hjemmet, eller som bor i områder, hvor der er offentlig adgang til internettet, ansøge om disse udvælgelsesprøver. I betragtning af den lave internetdækningsgrad i nogle medlemsstater (mindre end 15 % af befolkningen har adgang til internettet i nogle områder) og vanskelighederne med at få adgang til internettet i landdistrikterne hævdede klageren, at kravet om, at ansøgerne skal ansøge online for at deltage i almindelige udvælgelsesprøver, er diskriminerende. Klageren gjorde også gældende, at kravet om, at ansøgerne skal kontrollere deres sagsakter online for at indhente oplysninger, er urimeligt, fordi ansøgerne alene er ansvarlige for at følge op på deres sagsakter, mens EPSO træffer afgørelser. Ansøgerne er forpligtet til at kontrollere deres fil på internettet for at få oplysninger om dato, tidspunkt og sted for eksamenerne og om deres resultater. Klageren hævdede, at EPSO burde sende væsentlige oplysninger direkte til ansøgerne, såsom dato, klokkeslæt og sted for prøverne samt resultaterne.

1.2 EPSO forklarede i sin udtalelse af 31. marts 2005, at tallene ikke viste et fald i antallet af ansøgere, men snarere en stigning i antallet af ansøgninger. Dette kan forklares ved onlineansøgningssystemets enkelhed og bekvemmelighed, som udgjorde to af dets mest positive konsekvenser. Selv om der var en stigning i antallet af ansøgere, der ansøgte og derefter ikke deltog i prøverne, var det endelige tal for de ansøgere, der faktisk tog prøverne, højere efter indførelsen af onlinesystemet sammenlignet med antallet af ansøgere, der tog prøverne i den samme type udvælgelsesprøve, der blev offentliggjort før indførelsen af dette system.

I betragtning af, at deltagelsen i stopprøver i udvælgelsesprøver, der blev iværksat efter indførelsen af onlinesystemet, var faldet, og af hensyn til god forvaltningsskik gennemførte EPSO undersøgelser efter hvert sæt stopprøver for at undersøge årsagerne til ændringen i deltagelsesniveauet og overvåge eventuelle afhjælpende foranstaltninger, der blev truffet. På grundlag af disse undersøgelser blev der gennemført to undersøgelser. Den første undersøgelse konkluderede, at brugen af onlineregistrering og -kommunikation ikke var en væsentlig grund til, at ansøgerne ikke deltog i prøverne. For at sikre, at onlinesystemet ikke udelukkede nogen ansøgere fra at deltage i prøverne, foreslog og gennemførte EPSO imidlertid flere foranstaltninger: Der blev sendt påmindelser pr. e-mail til ansøgerne, og der blev også indført en bekræftelse af deltagelsen. Efter den første registrering anmodes ansøgerne derfor nu om at bekræfte, at de har til hensigt at deltage i stopprøverne på den fastsatte dato, og om at angive deres valg af testcenter. Den anden undersøgelse bekræftede konklusionerne i den første. Den væsentligste begrundelse for ikke at deltage i prøverne var, at ansøgeren ikke var til rådighed på dagen for prøverne. Et betydeligt antal ansøgere besluttede ikke at deltage i prøverne, da de mente, at de ikke ville klare sig godt.

EPSO forklarede, at antallet af ansøgere, der har haft problemer med at få adgang til relevante oplysninger via EPSO's onlinesystem, fortsat er lavt. EPSO bemærkede, at denne procentdel gradvist var faldende, sandsynligvis på grund af EPSO's fortsatte bestræbelser på at informere ansøgerne så klart som muligt om onlinesystemet.

I sin supplerende udtalelse af 12. august 2005 fandt EPSO, at fordelen ved onlinesystemet var uomtvistelig for så vidt angår den hastighed, hvormed ansøgerne kan få adgang til oplysninger fra udvælgelsesprøvens offentliggørelse til oprettelsen af reservelisten. Dette system var også lettere for ansøgerne, fordi det gav mulighed for hurtig adgang til oplysninger og rettidig kommunikation med dem. EPSO er nu i stand til at afholde et større antal udvælgelsesprøver, kommunikere med et større antal ansøgere og afslutte procedurerne hurtigt. EPSO mente, at der var gjort betydelige fremskridt med internettet for så vidt angår forvaltningen og rentabiliteten af systemet. EPSO modtog ingen klager vedrørende adgang til systemet.

1.3 Den 3. april 2006 rettede Ombudsmanden i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i sin statut et udkast til henstilling til EPSO, hvorefter EPSO skulle overveje at fastsætte undtagelser fra kravet om onlineregistrerings- og informationssystem for udvælgelsesprøver for personer, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet. Han foreslog også, at EPSO kunne kræve, at anmodninger om en undtagelse skulle underbygges af beviser af en art, som den berørte person med rimelighed kunne forventes at fremlægge under de givne omstændigheder. Ombudsmandens udkast til henstilling var baseret på følgende betragtninger.

1.4 Ombudsmanden mindede for det første om, at det princip om forbud mod forskelsbehandling, som klageren henviser til, ifølge retspraksis kræver, at forskellige situationer ikke må behandles ens, medmindre en sådan behandling er objektivt begrundet (18). Princippet om ligebehandling af ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprøver betragtes som et grundlæggende princip i fællesskabsretten (19). Princippet om ligebehandling af potentielle ansøgere i udvælgelsesprøver skal også betragtes som et princip, der er bindende for Fællesskabets institutioner og organer.

1.5 Ombudsmanden bemærkede endvidere, at ifølge undersøgelser foretaget af Eurostat (20) varierer internetbrugen betydeligt i medlemsstaterne. Eurostats undersøgelser viser, at 47 % af personer i alderen 16-74 år har brugt internettet i EU i 2004 med en frekvens på mellem 20 % i Grækenland og 82 % i Sverige. Data, der er tilgængelige på Eurostats websted, viser endvidere, at 54 % af borgerne i EU brugte internettet i 2005 med en frekvens på mellem 24 % i Grækenland og 85 % i Sverige. Disse statistiske data, som henviser til brugen af internettet , giver imidlertid ingen meningsfulde oplysninger om adgangen til internettet. Klageren har henvist til statistikker om tilgængeligheden af internetadgang i husholdninger i EU. Ifølge en Eurostat-undersøgelse (21) havde 89 % af de europæiske virksomheder med ti eller flere ansatte desuden en internetforbindelse i 2004. Selv om EPSO har erkendt, at adgangen til internettet varierer fra medlemsstat til medlemsstat, bemærkede Ombudsmanden, at han i forbindelse med denne undersøgelse ikke har modtaget og ikke har kunnet finde statistiske oplysninger om adgangen til internettet generelt på Eurostats websted. I den forbindelse kan ovennævnte statistiske data vedrørende internetadgang i husstande i EU og i virksomheder med ti eller flere ansatte i EU ikke anses for at være tilstrækkelige i forbindelse med denne undersøgelse, da det er almindeligt kendt, at internetadgang også er tilgængelig på andre arbejdspladser samt på offentlige steder såsom biblioteker eller cybercaféer. Desuden fremgik det, at der ikke var nogen statistikker vedrørende muligheden for, at ansøgere eller potentielle ansøgere til EPSO-udvælgelsesprøver kunne få adgang til internettet. Det skal i den forbindelse bemærkes, at EPSO på grundlag af oplysningerne fra EPSO tilsyneladende ikke har modtaget nogen klager (bortset fra den foreliggende klage, der er indgivet til Ombudsmanden) over dette spørgsmål. Desuden var der intet, der tydede på, at et betydeligt antal personer, der var interesserede i at ansøge om og deltage i EPSO’s udvælgelsesprøver, var blevet forhindret heri på grund af deres vanskeligheder med at få adgang til internettet. Derudover er der, som EPSO med rette har påpeget, en konstant stigning i adgangen til internettet som følge af almindelig viden og erfaring.

1.6 Ombudsmanden bemærkede endvidere, at EPSO har givet følgende begrundelser for indførelsen af det obligatoriske onlineregistrerings- og informationssystem for ansættelsesprocedurer:

• systemet "sikrer større gennemsigtighed for ansøgerne"
• "[d]et var et stort fremskridt inden for konkurrenceforvaltning, forbedring af tilgængeligheden, fremskyndelse af kommunikationen og tilvejebringelse af realtidsstatistikker over antallet af modtagne ansøgninger. Dette havde også fremmet bedre planlægning og konkurrenceforvaltning";
• " der var gjort betydelige fremskridt med internettet for så vidt angår forvaltningen og rentabiliteten af systemet";
• systemet gør det muligt " hurtigt at oprette reservelister. Fordelen ved online-systemet var ubestridelig for så vidt angår den hurtighed, hvormed ansøgerne kan få adgang til oplysninger fra offentliggørelsen af udvælgelsesprøven til reservelisten. Dette system var lettere for kandidaterne, det gav hurtig adgang til oplysninger og rettidig kommunikation med kandidaterne, hvilket var stabilt på trods af ændringer i postadresserne. EPSO var nu i stand til at afholde et større antal udvælgelsesprøver og kommunikere med et større antal ansøgere uden at stille ansøgerne ringere."

1.7 Ombudsmanden var af den opfattelse, at EPSO havde givet tilstrækkelige objektive begrundelser for indførelsen af det obligatoriske onlineregistrerings- og kommunikationssystem for de udvælgelsesprøver, det afholder. I lyset af ovenstående er kravet om, at ansøgerne skal ansøge hos EPSO og kommunikere med EPSO via internettet, i princippet ikke i strid med princippet om ligebehandling af potentielle ansøgere og må ikke betragtes som urimeligt eller som et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden godtog derfor ikke påstanden om, at onlineansøgning til EPSO's udvælgelsesprøver og onlinekommunikation mellem EPSO og ansøgerne i de udvælgelsesprøver, som EPSO afholder, principielt kun bør være fakultativ og ikke obligatorisk, som det er tilfældet i øjeblikket.

1.8 Ombudsmanden udelukkede imidlertid ikke, at potentielle ansøgere og ansøgere i visse tilfælde kan have betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at ansøge EPSO eller kommunikere med EPSO via internettet. I sådanne tilfælde kræver ovennævnte princip om ikkeforskelsbehandling, at EPSO fastsætter en undtagelse fra kravet om onlineregistrering og -kommunikation. I den forbindelse bemærkede Ombudsmanden, at antallet af kandidater, der kunne falde ind under denne undtagelse, ikke med rimelighed kunne forventes at være tilstrækkeligt stort til at påvirke systemets effektivitet. Ombudsmanden bemærkede også, at EPSO allerede har fastsat en sådan undtagelse for så vidt angår personer med handicap, som har lov til at ansøge EPSO med almindelig post (22). Ombudsmandens konklusion var derfor, at EPSO's undladelse af at fastsætte en lignende undtagelse for (ikke-handicappede) personer, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet, ikke var forenelig med princippet om ikke-forskelsbehandling, der er omtalt i punkt 1.4 ovenfor, og udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.9 Ombudsmanden henviste til klagerens argument om, at "hvis EPSO fortsat skal medtage breve i ansøgernes profiler uden at skrive til dem via deres e-mailadresser, bør EPSO informere ansøgerne om, at dette er den anvendte praksis". I den forbindelse bemærkede Ombudsmanden, at EPSO's websted oplyste ansøgerne om, at "enhver meddelelse fra EPSO til [dem ] normalt vil blive sendt til [deres] EPSO-profil. Den kan også sendes til [deres] e-mailadresse. [EPSO] råder på det kraftigste [ansøgerne] til regelmæssigt at konsultere [deres ] EPSO-profil." Ombudsmanden var af den opfattelse, at EPSO allerede havde givet ansøgerne de oplysninger, som klageren havde foreslået.

1.10 Ombudsmanden bemærkede, at EPSO havde forklaret, at det søgte at øge antallet (i det væsentlige procentdelen) af ansøgere, der deltog i prøverne, ved at anmode om onlinebekræftelse af deltagelse i prøverne og ved at sende påmindelser pr. e-mail. I betragtning af, at kravet om onlinebekræftelse fremmede ovennævnte legitime formål, og da EPSO's obligatoriske onlineregistrerings- og kommunikationssystem som analyseret ovenfor i princippet ikke var i strid med princippet om ligebehandling af potentielle ansøgere og ikke skulle betragtes som urimeligt, skal kravet om onlinebekræftelse principielt opretholdes. Af ovennævnte grunde bør EPSO dog overveje at gøre en undtagelse og kommunikere via almindelig stilling med ansøgere, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet.

1.11 Endelig bemærkede Ombudsmanden følgende med hensyn til anvendelsen af den undtagelse, der er omhandlet i punkt 1.8 og 1.10. Spørgsmålet om, hvorvidt visse faktiske omstændigheder, der anses for at være sande, udgør "betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder ved at få adgang til internettet", er et retligt spørgsmål. Med hensyn til omfanget af de oplysninger og beviser, der er nødvendige for at fastslå disse faktiske omstændigheder, skal der ikke blot tages behørigt hensyn til vægten af de involverede konkurrerende interesser, men også til den særlige karakter af de faktiske omstændigheder, der giver anledning til en anmodning om anvendelse af en sådan undtagelse. EPSO bør derfor tage behørigt hensyn til, at det i denne sammenhæng kan være ret vanskeligt at opnå konkrete beviser for, at der foreligger en negativ omstændighed, såsom manglende internetforbindelse i det område, hvor den berørte person bor og arbejder. Dette indebærer, at der i betragtning af det særlige faktuelle grundlag for anmodningen og indholdet af de understøttende oplysninger og dokumenter kan være tilstrækkelig sandsynlighed for, at de negative faktiske omstændigheder, som den pågældende person henviser til, foreligger, til at begrunde anvendelsen af undtagelsen.

1.12 EPSO forklarede i sin udførlige udtalelse af 1. juni 2006, at det for det første var næsten umuligt at identificere de teoretiske vanskeligheder, som sagsøgerne kunne støde på i forbindelse med onlineansøgningen, og at det for det andet ville være endnu vanskeligere at finde midler til pålideligt at bevise de vanskeligheder, som de stod over for. EPSO var overbevist om, at et sådant tostrenget system ville føre til klager over forskelsbehandling som følge af, at der blev taget hensyn til visse vanskeligheder, mens andre ikke blev taget i betragtning.

EPSO insisterede også på, at netværket for offentlig adgang til internettet var bredere end postkontorernes netværk, og at en sådan bredere adgang derfor gør det lettere at indgive ansøgninger. EPSO konkluderede således, at det med hensyn til forvaltningen af en offentlig aktivitet såsom udvælgelsesprøver ikke var berettiget at anvende et tostrenget system (online og med almindelig post).

EPSO bemærkede også, at alle regler var specificeret i meddelelserne om udvælgelsesprøver, som EPSO og udvælgelseskomitéerne skulle overholde. På grund af reglerne i forhåndsudvælgelsesfasen er det ikke længere muligt at ansøge på papir. For så vidt angår de øvrige faser er EPSO ikke længere forpligtet til at sende ansøgerne afgørelserne vedrørende deres ansøgninger i almindelig stilling, selv om det antages, at ansøgerne skal fremsende deres ansøgning og bilagene hertil i almindelig stilling.

I lyset af ovenstående fandt EPSO, at det ikke var muligt at indgive ansøgninger med almindelig stilling for ansøgere, der kan bevise, at de har haft vanskeligt ved at få adgang til internettet. EPSO insisterede på, at det valg, som EPSO traf i forbindelse med de elektroniske procedurer, opfyldte et mål af almen interesse i den forstand, at det var via den elektroniske EPSO-profil, at hver ansøger kunne konsultere, ofte hjemmefra, alle de oplysninger, der vedrørte ham/hende. Den elektroniske forvaltning gav mulighed for en højere grad af nøjagtighed, pålidelighed og hurtighed i kommunikationen mellem ansøgerne og EPSO end brugen af almindelige stillinger. Desuden var det det eneste middel, der i dag var til rådighed til at forvalte det store antal ansøgninger og fristerne for procedurerne.

1.13 Ombudsmanden bemærker, at EPSO i sin detaljerede udtalelse først anførte, at det var næsten umuligt at identificere teoretiske vanskeligheder i forbindelse med at få adgang til internettet. Ombudsmanden vil gerne påpege, at han i sit udkast til henstilling ikke krævede, at EPSO skulle identificere eller specificere sådanne vanskeligheder, men at der blev fastsat en undtagelse for "personer, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet". Dette indebærer, at ansøgeren skal angive, hvilke vanskeligheder han/hun har med at få adgang til internettet, og EPSO skal undersøge, om de påberåbte (og behørigt dokumenterede) vanskeligheder udgør "betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet".

Ombudsmanden bemærker endvidere, at EPSO i sin detaljerede udtalelse henviste til vanskelighederne med at finde midler til pålideligt at bevise disse vanskeligheder. I den forbindelse henviser Ombudsmanden til punkt 1.13 og 2.1 i sit udkast til henstilling. I punkt 1.13 anførte han, at "i betragtning af det særlige faktuelle grundlag for anmodningen og indholdet af de understøttende oplysninger og dokumenter kan en rimelig sandsynlighed for, at de negative kendsgerninger, som den berørte person henviser til, foreligger, være tilstrækkelig til at begrunde anvendelsen af undtagelsen." I punkt 2.1 anførte Ombudsmanden, at " EPSO kan kræve, at anmodninger om en undtagelse underbygges af beviser af en art, som den berørte person med rimelighed kan forventes at fremlægge under de givne omstændigheder". I denne forbindelse skal det også bemærkes, at administrativ bekvemmelighed i den forstand, at man undgår vanskeligheder med at vurdere retfærdigt og upartisk relevante anmodninger om en undtagelse under hensyntagen til de kriterier, som Ombudsmanden har foreslået, ikke er tilstrækkelig til at gøre det, der ellers er en overtrædelse af princippet om ligebehandling af ansøgere eller potentielle ansøgere, gyldigt. Derfor mener Ombudsmanden heller ikke, at EPSO's argument om, at den foranstaltning, han har anbefalet, kan føre til klager på grund af forskelsbehandling, kan overbevises.

1.14 Ombudsmanden bemærker, at EPSO endvidere fremførte, at netværket for offentlig adgang til internettet er langt mere omfattende end netværket af postkontorer. Selv om Ombudsmanden ikke sætter spørgsmålstegn ved EPSO's argument, udelukker dette ikke Ombudsmandens mulighed for, at potentielle ansøgere og ansøgere i visse tilfælde kan have betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at ansøge EPSO eller kommunikere med EPSO via internettet, mens de kan have meget lettere adgang til det almindelige postsystem, f.eks. på geografisk fjerntliggende, isolerede steder.

1.15 EPSO's sidste argument om, at de relevante regler findes i meddelelserne om udvælgelsesprøver, og at EPSO ikke kan fravige dem, er heller ikke overbevisende. For det første kan kravene i meddelelser om udvælgelsesprøver omfatte tilfælde af fejl eller forsømmelser. For det andet og vigtigst af alt vedrørte Ombudsmandens undersøgelse af denne klage og hans relevante udkast til henstilling ikke specifikke udvælgelsesprøver, men snarere EPSO's onlineansøgnings- og informationssystem for almindelige udvælgelsesprøver generelt.

1.16 I lyset af ovenstående fastholder Ombudsmanden sin konstatering af fejl eller forsømmelser i sit udkast til henstilling, dvs. at EPSO's undladelse af at fastsætte en undtagelse for (ikke-handicappede) personer, som har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet, ikke er forenelig med princippet om ikke-forskelsbehandling og udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden beklager, at EPSO, selv om han forsøgte at hjælpe EPSO med at undgå potentielt ansvar som følge af sin nuværende politik, ikke reagerede positivt på Ombudsmandens indsats.

1.17 I henhold til artikel 8, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser (23) kan ombudsmanden, hvis han finder, at institutionens udførlige udtalelse om hans udkast til henstilling ikke er tilfredsstillende, udarbejde en særlig beretning til Europa-Parlamentet om tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden påpegede i sin årsberetning for 1998, at hans mulighed for at forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet var af uvurderlig værdi for hans arbejde. Han tilføjede, at særberetninger derfor ikke bør fremlægges for ofte, men kun i forbindelse med vigtige spørgsmål, hvor Parlamentet var i stand til at træffe foranstaltninger for at bistå Ombudsmanden (24). Årsberetningen for 1998 blev forelagt for og godkendt af Europa-Parlamentet.

1.18 Ombudsmanden bemærker, at han ud over denne klage ikke har modtaget nogen anden klage over den sag, der er omhandlet i punkt 1.16 ovenfor. Desuden er der intet, der tyder på, at antallet af potentielle ansøgere kunne være blevet forhindret i at ansøge EPSO og deltage i udvælgelsesprøver på grund af deres vanskeligheder med at få adgang til internettet. Endelig er adgangen til internettet konstant stigende. Under disse omstændigheder er Ombudsmanden af den opfattelse, at det ikke ville være berettiget at forelægge en særlig beretning for Parlamentet. Derfor vil han fremsætte en relevant kritisk bemærkning nedenfor. Parlamentet vil blive underrettet om resultatet af Ombudsmandens undersøgelse af denne sag gennem Ombudsmandens årsberetning for 2007.

2 Konklusion

2.1 På baggrund af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

EPSO's undladelse af at fastsætte en undtagelse for (ikke-handicappede) personer, der har betydelige og objektivt begrundede vanskeligheder med at få adgang til internettet, er ikke forenelig med princippet om forbud mod forskelsbehandling og udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2.2 I lyset af ovenstående afslutter Ombudsmanden sagen.

EPSO's direktør vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Eurostats dokument med titlen "Information Society Statistics, 15/2003".

(2) KOM(2000) 20 endelig.

(3) EFT 2000 C 116 A.

(4) EUT 2003 C 267 A.

(5) EFT 2002 C 18 A.

(6) EUT 2005 C 12 A.

(7) EFT 2001 C 195 A.

(8) EUT 2003 C 180 A.

(9) På det tidspunkt, hvor EPSO afgav udtalelse om klagen, var tallet for EPSO/AST/4/05 foreløbigt, da ansøgerne til denne udvælgelsesprøve endnu ikke var blevet indkaldt til prøverne. EPSO forklarede imidlertid, at anvendelsen af den gennemsnitlige deltagelsesprocent for udvælgelsesprøver, der blev iværksat efter indførelsen af onlinesystemet (47 %), var et pålideligt skøn.

(10) Eurostat-dokument med titlen "Internet usage by individuals and enterprises 2004, 18/2005".

(11) Procentsatserne svarer til andelen af personer, der brugte internettet i 2004.

(12) EUT 2003 C 180 A.

(13) Jf. f.eks. dom af 12.1.2006, sag C-344/04, International Air Transport Association, Sml. I, s. 403, præmis 95.

(14) Jf. Rettens dom af 13.3.2000, sag T-173/99, Elkaïm og Mazuel mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 101, og II, s. 433, præmis 87, sag T-5/04, Scano mod Kommissionen, dom af 13. juli 2005, endnu ikke offentliggjort; Sag T-165/03, Vonier mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 343, og II, s. 1575.

(15) Eurostats dokumenter med titlen "Enkeltpersoners og virksomheders brug af internettet 2004, 18/2005" og "Den digitale kløft i Europa, 38/2005".

(16) Eurostats dokument med titlen "The digital divide in Europe, 38/2005".

(17) Jf. f.eks. meddelelse om udvælgelsesprøve EPSO/A/11/03, hvor følgende er anført: "Hvis [en] har et handicap, der forhindrer [den pågældende] i at registrere sig elektronisk, kan [en] anmode om en papirudgave af formularen, der skal udfyldes, underskrives og returneres med anbefalet post senest den 30. september 2003."

(18) Jf. f.eks. dom af 12.1.2006, sag C-344/04, International Air Transport Association, Sml. I, s. 403, præmis 95.

(19) Sag T-173/99, Elkaïm og Mazuel mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 101, og II, s. 433, præmis 87, sag T-5/04, Scano mod Kommissionen, dom af 13. juli 2005, endnu ikke offentliggjort; Sag T-165/03, Vonier mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 343, og II, s. 1575.

(20) Eurostats dokumenter med titlen "Enkeltpersoners og virksomheders brug af internettet 2004, 18/2005" og "Den digitale kløft i Europa, 38/2005".

(21) Eurostats dokument med titlen "The digital divide in Europe, 38/2005".

(22) Se f.eks. meddelelse om udvælgelsesprøve EPSO/A/11/03, hvor følgende er anført: "Hvis [en] har et handicap, der forhindrer [den pågældende] i at registrere sig elektronisk, kan [en] anmode om en skriftlig papirudgave af formularen, som [en] skal udfylde, underskrive og returnere med anbefalet post, poststemplet senest den 30. september 2003."

(23) Vedtaget den 8. juli 2002 og ændret ved ombudsmandens afgørelse af 5. april 2004.

(24) Årsberetningen for 1998, s. 27-28.