Strasbourg, den 2. oktober 2007

Kære X

Den 10. august 2004 indgav Y., advokat, på vegne af Deres virksomhed en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens beslutning om at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra Deres virksomheds fordringer og opføre det i dens system for tidlig varsling.

Den 28. september 2004 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen afgav udtalelse den 14. december 2004. Jeg videresendte den til Y. med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som han fremsendte den 23. februar 2005.

Den 31. marts 2006 skrev jeg til Kommissionens formand med en anmodning om yderligere oplysninger og en udtalelse om nye påstande. Jeg underrettede Y. herom i en skrivelse af samme dag.

Den 9. juni 2006 fremsendte Kommissionen sin supplerende udtalelse. Jeg videresendte den til Y. med en opfordring til at fremsætte bemærkninger senest den 31. juli 2006.

Ved brev af 23. juli 2006 meddelte Y mig, at han ikke længere repræsenterede Deres virksomhed. Den 26. juli 2006 sendte De mig et brev, hvori De meddelte mig, at Deres virksomheds juridiske afdeling ville behandle klagen internt. Samtidig anmodede De om en forlængelse af fristen for fremsættelse af supplerende bemærkninger fra den 31. juli 2006 til den 30. september 2006.

Ved brev af 11. september 2006 imødekom jeg Deres anmodning om en forlængelse af fristen indtil den 30. september 2006. De fremsendte Deres supplerende bemærkninger den 29. september 2006.

Den 12. februar 2007 skrev jeg til Kommissionen for at anmode om aktindsigt i flere dokumenter. Jeg underrettede Dem herom ved brev af samme dag. Kontrollen blev foretaget af mine tjenestegrene den 28. marts 2007 i Kommissionens lokaler i Bruxelles.

Ved brev af 17. april 2007 sendte jeg Dem en kopi af kontrolrapporten samt en kopi af to ikke-fortrolige dokumenter, der var indhentet under kontrolundersøgelsen. Samme dag sendte jeg også inspektionsrapporten til Kommissionen. Den 12. juni 2007 fremsendte De Deres bemærkninger til kontrolrapporten.

Efter en detaljeret analyse af alle sagsakterne kontaktede mit kontor Dem telefonisk den 7. september 2007 for at drøfte muligheden for en mindelig løsning mellem Dem og Kommissionen. Du svarede, at du var nødt til at drøfte sagen med ledelsen i din virksomhed. Ved e-mail af 10. september 2007 meddelte De mit kontor, at De ikke ønskede at finde en mindelig løsning.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Jeg undskylder for den tid, det har taget at behandle din klage.

Komplekset

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

I forbindelse med en handelstvist med en af klagerens underentreprenører som følge af nogle fakturaer, som klageren anfægtede, modtog klagerens underentreprenør fra præsidenten for Luxembourgs distriktsret en udlægskendelse (1) mod klageren for et beløb på 50 000 EUR. Underleverandøren fremlagde denne udlægskendelse for Europa-Kommissionen, som efterfølgende og uden forudgående høring af klageren besluttede at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra de beløb, som Det Fælles Forskningscenter ("FFC") i Sevilla skyldte klageren. Ifølge klageren var denne afgørelse uforholdsmæssig og ulovlig. Tvisten mellem underleverandøren og klageren verserede for domstolene i Luxembourg og den medlemsstat, hvor klageren havde sit kontor.

Efter at have modtaget udlægskendelsen opførte Kommissionens regnskabsfører endvidere klageren i Kommissionens varslingssystem ("Early Warning System"). Ifølge klageren var der ingen begrundelse herfor. Da udlægskendelsen blev meddelt alle Kommissionens tjenestegrene, og klageren blev opført på listen i Kommissionens varslingssystem, led den ifølge sagsøgeren desuden alvorlige tab med hensyn til nye kontrakter, store forsinkelser i betalingerne, administrative generalomkostninger og uoprettelig skade på dens omdømme. Klageren udvekslede flere breve med Kommissionen om sagen.

Klageren var ikke tilfreds med Kommissionens reaktion og indgav den 10. august 2004 denne klage til Den Europæiske Ombudsmand. Klageren hævdede, at:

1. Kommissionens beslutning om i) at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra de skyldige beløb til klageren og ii) at opføre klageren i varslingssystemet er ulovlig, ubegrundet og urimelig og i strid med den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (2).
2. Kommissionen videresendte klagerens personoplysninger til uautoriserede personer eller juridiske enheder, der samarbejdede med klageren, og overtrådte dermed artikel 21 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (3).

Klageren hævdede, at:

Kommissionen bør i) fjerne klageren fra varslingssystemet og ii) udsende en forklarende skrivelse til alle Kommissionens tjenestegrene for at genoprette klagerens omdømme.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Den 3. september 2003 blev Kommissionen underrettet om en arrest, som en underentreprenør havde foretaget mod klageren ved den luxembourgske distriktsret. På grundlag af disse oplysninger blev den procedure, der er beskrevet i den praktiske vejledning om udlægskendelser (SEK(2000) 465 af 10. marts 2000), gennemført.

I sit brev af 12. september 2003 underrettede regnskabsføreren fogeden om Kommissionens gæld til klageren uden for størstedelen af denne gæld at påberåbe sig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter. En kopi af dette rekommanderede brev blev sendt til klageren. Klageren blev således underrettet om Kommissionens handling.

Det skal bemærkes, at så snart det formelle dokument, der indeholder en udlægskendelse, blev modtaget, kunne den part, der var genstand for udlægget (Kommissionen i denne sag), ikke længere disponere over de udlagte beløb eller aktiver. Hvis den havde gjort dette, kunne den være blevet holdt ansvarlig for genstanden for udlægskendelsen. En udlægskendelse var gyldig, indtil retten havde truffet afgørelse om realiteten i kreditors krav.

I overensstemmelse med Kommissionens standardprocedurer og aftalte procedurer som beskrevet i den praktiske vejledning til vedhæftede ordrer (punkt 21, litra c)) blev klageren opført i varslingssystemet af regnskabsføreren. EWS henviste klart til en udlægskendelse, som alle Kommissionens tjenestegrene allerede var blevet underrettet om ved notat SG(03)A/8367 af 3. september 2003. Opførelsen af en virksomhed på listen i varslingssystemet har aldrig ført til blokerede betalingsordrer og har ikke i sig selv haft nogen indvirkning på indgåelsen af (nye) kontrakter (punkt 19 i den praktiske vejledning om udlægskendelser).

Anvendelsen af varslingssystemet i forbindelse med udlæg blev bekræftet i Kommissionens memorandum C(2004)193/3 af 3. februar 2004. Medtagelsen i varslingssystemet, som besluttes på regnskabsførerens initiativ, gør det muligt for denne at foretage en korrekt opfølgning af betalingsordrer til fordel for kontrahenter, der er genstand for en udlægskendelse, og dermed bedre beskytte Kommissionens finansielle interesser.

I afgørelsen af 21. oktober 2003 fra den luxembourgske distriktsret, som blev meddelt Kommissionen den 4. november 2003, blev det præciseret, at arresten var begrænset til 50 000 EUR. Denne afgørelse fra Domstolen gav Kommissionen mulighed for at frigive alle betalingsordrer med undtagelse af 50 000 EUR. Efter anmodning fra regnskabsføreren blev en bestemt tjenestegren i Kommissionen, FFC, anmodet om at spærre dette beløb, indtil Retten har truffet endelig afgørelse.

Ved brev af 13. november 2003 underrettede Kommissionens regnskabsfører klageren om blokeringen af ovennævnte beløb. I yderligere korrespondance mellem klageren og regnskabsføreren og i telefonsamtaler mellem regnskabsafdelingen og klageren blev det forklaret, at Kommissionen på ingen måde blokerede for kontrakter eller betalinger ud over beløbet på 50 000 EUR. Klageren modtog regnskabsafdelingens e-mailadresse, hvis der opstod problemer med indgåelsen af kontrakter, eller hvis der blev konstateret forsinkelser i betalingerne på grund af udlægsordren. Klageren accepterede denne "hotline"-procedure.

Regnskabsafdelingen forklarede også klageren, at Kommissionens søgsmål var baseret på anvendelsen af luxembourgsk ret.

Klagerens navn forblev i varslingssystemet, indtil underleverandørens advokat den 12. oktober 2004 meddelte Kommissionen, at arresten var blevet ophævet. Efter modtagelsen af denne meddelelse blev klagerens navn straks fjernet fra varslingssystemet, og FFC blev underrettet om, at det suspenderede beløb kunne frigøres fra denne dag.

På baggrund af ovenstående konkluderede Kommissionen følgende:

1. blokeringen af beløbet på 50 000 EUR var fuldt ud berettiget i henhold til den nationale lovgivning, der regulerer kontrakten med klageren
2. for så vidt angår listen i varslingssystemet, havde Kommissionen fulgt standardprocedurerne som defineret i den praktiske vejledning om udlægskendelser
3. der ikke var noget bevis for en overtrædelse af artikel 21 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik som følge af overførslen af klagerens personoplysninger til uautoriserede personer, der samarbejder med klageren
4. alle de nødvendige oplysninger om den nøjagtige karakter af klagerens optagelse i varslingssystemet var blevet stillet til rådighed for de relevante tjenestegrene i Kommissionen. Disse oplysninger var permanent tilgængelige i regnskabssystemet, som var underlagt de relevante sikkerhedsregler. Der var derfor ikke behov for at sende yderligere oplysninger til tjenestegrenene, som klageren havde anmodet om.
5. Den procedure, der blev fulgt i klagerens sag, var ikke forskellig fra den, der blev anvendt i andre sager, hvor udlægskendelser var blevet meddelt Kommissionen, og burde derfor ikke have haft nogen indvirkning på indgåelsen af kontrakter eller på den tid, det tog at betale beløb, der ikke var berørt af udlægskendelsen.

Klagerens bemærkninger

Klageren fremsatte sammenfattende følgende bemærkninger:

Kommissionen forklarede aldrig klageren, hvilken procedure den anvendte, og begrundelsen for denne procedure. Klageren opdagede, at den var medtaget i varslingssystemet på grundlag af direkte eller indirekte erklæringer fra visse tjenestemænd i Kommissionen til klagerens personale på et strengt fortroligt grundlag. Klageren var nødt til at skrive til regnskabsføreren for at få disse oplysninger.

Klageren beskrev baggrunden for sagen for at forklare den skade, den havde lidt. Klageren var uenig med underleverandøren om kvaliteten af en leverance, som sidstnævnte havde forelagt klageren i forbindelse med en kontrakt om levering af tjenesteydelser til Kommissionen selv. Efter at have modtaget klager fra Kommissionen besluttede klageren at anvende ekstra tjenester fra tredjeparter til at erstatte den utilfredsstillende leverance til Kommissionens fulde tilfredshed. Klageren afviste derfor fakturaerne fra den misligholdte underleverandør og udøvede sine rettigheder som fastsat i kontrakten. Ifølge kontrakten kan underentreprenøren indbringe sagen for de kompetente domstole. I stedet anmodede den udeblevne underentreprenør om og opnåede en udlægskendelse fra en domstol i Luxembourg ved hjælp af en procedure, som klageren ikke havde kendskab til. Underleverandøren fremlagde denne vedhæftede ordre for Kommissionen for at lægge pres på klageren. Underleverandøren var af den opfattelse, at klageren ville betale fakturaen for at undgå at skade sit omdømme hos Kommissionen, selv om han ikke havde leveret det, han skulle levere. Klageren havde tillid til, at Kommissionen ville behandle denne sag på en retfærdig og objektiv måde, men den havde gjort præcis det modsatte, da den straks fandt, at klageren var skyldig i forseelser og i misligholdelse. Klageren spurgte, hvorfor og af hvilke grunde Kommissionen greb ind i et privat forhold og indtog en holdning til fordel for underleverandøren uden at afvente en endelig dom. Kommissionens handlinger førte til ærekrænkelse af klageren og skadede dennes omdømme over for et bredt spektrum af Kommissionens beslutningstagere, markedet, konkurrenter og endog klagerens ansatte.

Kommissionen kunne have blokeret en betaling til klageren for et beløb på 50 000 EUR i stedet for at blokere næsten alle betalinger, som den havde gjort. Kommissionens handling forårsagede forsinkelser på flere måneder i betalingerne til klageren.

Da Kommissionen besluttede at blokere beløbet på 50 000 EUR, spurgte klageren, hvorfor den også havde opført klagerens navn i varslingssystemet. Hvis inddragelsen af klageren i varslingssystemet var en så harmløs handling, spurgte klageren, hvorfor alle Kommissionens tjenestemænd sagde til klageren, at det var en sortlistet virksomhed. Klageren spurgte endvidere, hvorfor Kommissionen ikke forklarede situationen for klageren og hjalp den med at løse dette problem, samt hvorfor den ikke greb ind, da klageren rapporterede sin bekymring over, at alle Kommissionens embedsmænds fortolkning af dens tilstedeværelse i varslingssystemet var, at den var en sortlistet virksomhed. Endnu vigtigere var det, at Kommissionen traf en så alvorlig beslutning mod klagerens interesser uden at respektere retten til forsvar og på grundlag af en procedure, der ikke blev offentliggjort i EU-Tidende.

Kommissionens erklæring om, at varslingssystemet aldrig førte til spærrede betalingsordrer, blev modsagt af de faktiske omstændigheder, da blokeringen af klagerens betalinger næsten var en permanent situation, efter at den blev føjet til varslingssystemet. Flere af Kommissionens medarbejdere forklarede, at de administrative omkostninger i forbindelse med indgåelsen af en aftale om særligt tilskud i forbindelse med forskellige rammekontrakter ("rammekontrakter") om levering af IT-tjenester var af en sådan art, at de forsøgte at finde alternative måder at udføre deres arbejde på ved at undgå kontrakter med klageren. Klageren henviste til et eksempel, hvor en tjenestemand fra Generaldirektoratet for Informationsteknologi ("DIGIT") i juli 2004 meddelte klageren, at hovedårsagen til, at den mistede specifikke kontrakter, var, at den var opført i varslingssystemet.

Klageren undrede sig over, hvorfor hele Kommissionen skulle have kendskab til varslingssystemet, hvis det kun havde til formål at lette regnskabsførerens arbejde. Klageren spurgte også, hvorfor regnskabsføreren ikke havde vedlagt en lille forklarende note til sin notering i varslingssystemet, hvori det forklares, at medtagelsen i varslingssystemet ikke indebar, at klageren stod over for nogen form for finansielle problemer, og at Kommissionen kunne fortsætte med at anvende sine tjenester uden problemer.

Den korrespondance, som Kommissionen henviste til i sin udtalelse, var hverken klar eller tilfredsstillende, og klageren havde været nødt til at indhente oplysninger fra Kommissionens tjenestemænd, som informerede klageren "udelades" og "fortroligt". Dette var ikke en retfærdig og gennemsigtig måde, hvorpå en offentlig forvaltning kunne handle med en virksomhed.

Klageren påpegede også, at den for at blive fjernet fra varslingssystemet var tvunget til at acceptere et kompromis med sin underleverandør og give forskellige tjenestemænd i Kommissionen mulighed for at anmode om sine tjenestegrene med færre administrative omkostninger. Klageren mente imidlertid ikke, at den burde have været forpligtet til at gennemgå en sådan proces.

Med hensyn til Kommissionens henvisning til "regnskabssystemet, som er underlagt de relevante sikkerhedsregler" anførte klageren, at den havde alvorlige grunde til at tro, at "sikkerhedsreglerne" ikke var hensigtsmæssige, da de skadede det på en urimelig og urimelig måde. Desuden vildledte disse sikkerhedsregler størstedelen af Kommissionens tjenestemænd om klageren, da de betragtede den som en sortlistet virksomhed.

Klageren henviste til Kommissionens erklæring om, at den procedure, der blev gennemført i dens sag, ikke var forskellig fra den, der blev anvendt i andre sager, og derfor ikke burde have haft nogen indvirkning på indgåelsen af kontrakter eller på betalingen af beløb, der ikke var berørt af udlægskendelsen. Klageren mente, at denne erklæring fra Kommissionen var forkert og blev modsagt af de alvorlige betalingsforsinkelser, den har haft i de seneste år.

Klageren konkluderede, at retten til forsvar ikke var blevet overholdt, før Kommissionen traf beslutninger med alvorlige negative virkninger, og at Kommissionens beslutninger var baseret på forordninger, som ikke er offentlige.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger fandt Ombudsmanden, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om følgende yderligere oplysninger og om en supplerende udtalelse om yderligere to påstande:

Anmodning om yderligere oplysninger

(1) Kan Kommissionen forklare, hvorfor den ikke underrettede klageren om, at den var opført i varslingssystemet, og hvorfor den ikke forklarede klageren de standardprocedurer, som dens afgørelser (om at blokere beløbet på 50 000 EUR og opføre klageren i varslingssystemet) var baseret på, på trods af flere anmodninger fra klageren herom?

(2) I betragtning af at Kommissionen havde blokeret betalingen af 50 000 EUR til klageren, bedes Kommissionen forklare, hvorfor det også blev anset for nødvendigt at opføre klageren i varslingssystemet og underrette alle Kommissionens tjenestegrene herom?

(3) I sin udtalelse anførte Kommissionen, at notering af en virksomhed i varslingssystemet aldrig fører til spærrede betalingsordrer og ikke i sig selv har nogen indvirkning på indgåelsen af nye kontrakter. Klageren anførte i sine bemærkninger, at næsten alle betalinger i realiteten var blokeret i flere måneder. Vil Kommissionen venligst kommentere dette?

(4) Kommissionen henviste i sin udtalelse til tre dokumenter til støtte for sin holdning, nemlig i) den praktiske vejledning om udlægskendelser (SEK(2000) 465 af 10. marts 2000), ii) notat SG(03)A/8367 af 3. september 2003 og iii) Kommissionens memorandum af 3. februar 2004 (C(2004)193/3). Kommissionen bedes fremsende en kopi af hvert af disse dokumenter.

Anmodning om en udtalelse om to nye påstande:

I sine bemærkninger hævdede klageren, at i) klagerens ret til forsvar ikke var blevet respekteret, og at Kommissionen havde truffet beslutninger på grundlag af en procedure, der ikke var blevet offentliggjort, og ii) Kommissionens handlinger resulterede i ærekrænkelse og skadede klagerens omdømme i forhold til et bredt spektrum af Kommissionens beslutningstagere, markedet, konkurrenter og endda dens ansatte. Kan Kommissionen udtale sig om disse to nye påstande?

Kommissionens tillægsudtalelse

Med hensyn til anmodningen om yderligere oplysninger:

(1) Som svar på Ombudsmandens første spørgsmål forklarede Kommissionen, at en kendelse om arrest er en retskendelse, hvorved Kommissionen pålægges at undlade at betale gæld til hovedkreditorens debitor (hovedskyldneren), indtil retten har truffet afgørelse om hovedkreditorens krav.

For så vidt angår den kendelse om arrest, der blev afsagt af tribunal de grande instance de Luxembourg den 29. august 2003, har Kommissionen altid handlet ud fra den forudsætning, at en arrest meddeles den juridiske person, hvis krav er genstand for arresten, og at klageren følgelig er blevet underrettet om den kendelse om arrest, som tribunal de grande instance de grande instance de Luxembourg har afsagt i forhold til sine fordringer. Denne forpligtelse er i retlig henseende klart fastsat i artikel 563 i den luxembourgske civile retsplejelov (4).

I medfør af ovennævnte kendelse, der blev meddelt Kommissionen den 3. september 2003, kunne den vedhæftede part, dvs. Kommissionen, ikke længere frit disponere over de vedhæftede beløb eller aktiver, medmindre overholdelse af kendelsen ville have forstyrret Kommissionens funktion og uafhængighed. I tilfælde af et sådant indgreb kunne Kommissionen have påberåbt sig de privilegier, den har i henhold til PPI. Kommissionen kunne kun begrunde meget få sådanne tilfælde. Kommissionen skulle derfor rette sig efter den kendelse, som fogeden havde forkyndt for sit generalsekretariat den 3. september 2003.

Overholdelsen af en retlig forpligtelse er et internt anliggende for Kommissionen. Det interne værktøj, der anvendes til at rundsende disse begrænsede oplysninger til de kompetente personer i Kommissionens anvisningsberettigede tjenestegrene, dvs. Kommissionens varslingssystem, har ikke noget andet formål eller nogen anden virkning end at sikre behørig overholdelse af denne forpligtelse. Den medfører ikke i sig selv nogen yderligere skade for den berørte part. Kommissionen mener derfor ikke, at den er forpligtet til at underrette den pågældende juridiske enhed om, hvordan den registrerer disse oplysninger for at opfylde sine egne retlige forpligtelser i) til at efterkomme en udlægskendelse og ii) til at beskytte Fællesskabernes finansielle interesser.

Når dette er sagt, påpegede Kommissionen, at den altid reagerede hurtigt på alle anmodninger om oplysninger fra klageren.

(2) Som svar på Ombudsmandens andet spørgsmål bemærkede Kommissionen, at fast retspraksis i de forskellige medlemsstater fastsætter det generelle princip, at alle beløb og aktiver, der vedrører den udlagte debitor, skal blokeres, og at en begrænsning af påbuddet til et bestemt beløb ikke underminerer dette princip. Kommissionens praktiske vejledning om udlægskendelser følger derfor denne fælles tilgang og fastsætter, at alle betalinger skal suspenderes, indtil der foreligger en endelig retsafgørelse om hovedkreditorens gæld. På samme måde indeholder artikel 15a, stk. 1, i Kommissionens interne afgørelse om varslingssystemet bestemmelser om registrering af den pågældende juridiske enhed, indtil der er afsagt en sådan endelig retsafgørelse.

I lyset af ovenstående fastholdt Kommissionens regnskabsfører aktiveringen af en specifik advarsel i varslingssystemet, efter at udlægsordren den 21. oktober 2003 var blevet begrænset til et beløb på 50 000 EUR vedrørende uenigheden mellem klageren og underleverandøren. Regnskabsføreren beholdt klageren i varslingssystemet indtil den 12. oktober 2004, hvor han blev underrettet (ved anbefalet brev fra underleverandørens advokat med kopi til klagerens advokat) om, at kendelsen blev ophævet ved afgørelse truffet af Luxembourgs distriktsret.

Som følge af denne begrænsning og på grundlag af klagerens gentagne holdning om, at tvisten med dennes underleverandør skyldtes dennes rettidige omhu i forbindelse med gennemførelsen af kontrakter med Kommissionen, indvilligede regnskabsføreren i at løbe risikoen ved at foretage betalinger til klageren ud over det beløb på 50 000 EUR, der var angivet i kendelsen fra Luxembourgs distriktsret af 21. oktober 2003.

(3) Som svar på Ombudsmandens tredje spørgsmål bemærkede Kommissionen, at gennemførelsen af betalingsordrer til juridiske enheder, der er omfattet af afgørelser om arrest, skal evalueres i lyset af ovennævnte retsprincipper og relaterede kommissionsprocedurer. I denne forbindelse behandlede Kommissionens regnskabsfører betalingsordrer til fordel for klageren med særlig overbærenhed, da de alle i sidste ende blev frigivet under hans ansvar. Regnskabsføreren meddelte den 13. og 28. november 2003 klageren, at alle betalinger til fordel for klageren ud over det beløb på 50 000 EUR, som FFC skyldte, ville blive frigivet, og bekræftede disse oplysninger den 2. april 2004, hvor han opfordrede klageren til at rapportere direkte til sine tjenestegrene for at afvikle eventuelle forsinkede betalinger. I øvrigt kunne Kommissionen kun gentage, at de konsekvenser, der er knyttet til en aktiv advarsel i varslingssystemet, der informerer de anvisningsberettigede tjenestegrene om eksistensen af en afgørelse om arrest (W3a-registrering), er begrænset til betalinger og ikke til muligheden for at tildele nye kontrakter. Der kan stadig indgås nye retlige forpligtelser over for sådanne juridiske enheder.

(4) Med hensyn til Ombudsmandens fjerde spørgsmål, der skal forelægges en kopi af tre dokumenter, har Kommissionen: i) anførte, at vejledningen indeholder oplysninger, som ikke må gøres tilgængelige for offentligheden, og opfordrede Ombudsmanden til at inspicere det nævnte dokument i sine lokaler ii) indvilligede i at give Ombudsmanden en kopi af det interne notat, der indeholdt udlægskendelsen og iii) fortolkede Ombudsmandens anmodning om aktindsigt i afgørelsen om varslingssystemet således, at den kun vedrørte de dele af dokumentet, der vedrører udlægskendelser, og gengav de relevante uddrag i et bilag til sin udtalelse. Skulle denne konklusion være forkert, opfordrede Kommissionen Ombudsmanden til at inspicere de øvrige dele af afgørelsen i Kommissionens lokaler.

Udtalelse om to nye påstande:

Med hensyn til den første nye påstand kunne Kommissionen ikke se, i hvilket omfang klagerens ret til forsvar muligvis kunne være blevet tilsidesat, da registreringen i varslingssystemet som forklaret ovenfor ikke i sig selv forvolder klageren skade. Kommissionen anførte, at det var klart, at det kun var udlægskendelsen, der forvoldte en sådan skade. Den tilføjede, at den var bundet af denne kendelse og handlede i overensstemmelse hermed.

Med hensyn til den anden nye påstand kunne Kommissionen ikke se, i hvilket omfang dens interne organisation, som udelukkende har til formål at respektere ovennævnte udlægskendelse og beskytte dens finansielle interesser, eventuelt kunne have resulteret i nogen form for injurier. Faktisk er oplysningerne fra Kommissionens varslingssystem udelukkende begrænset til autoriserede brugere af varslingssystemet og må ikke videregives til tredjemand. I den foreliggende sag gav Kommissionens tjenestemænd kun klagerens bemyndigede medarbejdere disse oplysninger. Desuden har klageren ikke fremlagt noget bevis for, at uautoriserede parter var bekendt med eksistensen af varslingssystemet, og endnu mindre for at påvise, at en sådan uautoriseret viden kunne tilskrives en fejl fra Kommissionens side.

Klagerens supplerende bemærkninger

Klageren bemærkede, at Kommissionens udtalelse fordrejede virkeligheden og forsøgte at vildlede Ombudsmanden. Ifølge klageren bør Kommissionen kun blokere beløbet på 50 000 EUR og ikke forsinke eller bogstaveligt blokere enhver betaling til klageren, hvilket er præcis, hvad der skete.

Ifølge klageren har en udlægskendelse altid en foreløbig karakter. I den foreliggende sag var klageren ikke til stede, da retten udstedte udlægskendelsen, og blev end ikke underrettet om denne kendelse, som blev afsagt på grundlag af unøjagtige beviser. Kommissionen har på ingen måde ret til at udsende udlægskendelsen på en vildledende måde, der i alvorlig grad skader klagerens interesser.

På trods af gentagne påmindelser og protester fra klageren, som blev ignoreret, registrerede Kommissionen oplysningerne i varslingssystemet med følgende virkninger:

(1) Alle brugere forstod på grundlag af indholdet af varslingssystemet, at klageren stod over for økonomiske vanskeligheder, eller at klageren var blevet dømt for en alvorlig lovovertrædelse. Et bredt spektrum af Kommissionens tjenestemænd advarede løbende klageren fortroligt og "uofficielt" om dette alvorlige problem. Dette skadede i alvorlig grad klagerens omdømme.

(2) Som Kommissionen med urette har anført, var oplysningerne ikke kun tilgængelige for et begrænset antal personer. Det var kendt af alle og cirkulerede "udbredt" af mund til mund til hele markedet.

(3) Alle Kommissionens tjenestemænd, der forsøgte at gennemføre specifikke kontrakter med klageren i forbindelse med forskellige rammekontrakter, var automatisk forpligtet af varslingssystemet til ikke at behandle klageren. Det medførte store økonomiske tab.

(4) Enhver kontraktmæssig forbindelse mellem klageren og Kommissionen var næsten umulig på grund af denne situation.

(5) Registreringen af klageren i varslingssystemet indebar, at der var tale om en sortlistet organisation, hvilket mange tjenestemænd i Kommissionen gentagne gange har nævnt over for klageren.

Klageren forstod ikke, hvorfor Kommissionen skulle blokere alle betalingerne for at "beskytte Kommissionens finansielle interesser", eller hvilke interesser Kommissionen henviste til. Efter dens opfattelse var der en åbenlys modsætning mellem det forhold, at Kommissionen på den ene side anførte, at varslingssystemet "ikke i sig selv har nogen indvirkning" på betalingerne og de nye kontrakter, og på den anden side, at den var nødt til at anvende varslingssystemet for at beskytte sine interesser. Udlægskendelsen på 50 000 EUR blev i realiteten fuldbyrdet uafhængigt af varslingssystemet. Klageren kunne derfor ikke se, hvilket legitimt formål varslingssystemet tjente i dette tilfælde. Det fungerede kun som et ærekrænkende redskab ved samtidig at vildlede alle Kommissionens beslutningstagere, der var involveret i klageren.

Klageren mindede også om, at de fleste af dens skrivelser og anmodninger i modsætning til, hvad Kommissionen havde anført, var blevet ignoreret. Kommissionen forklarede heller aldrig klageren bestemmelserne i den praktiske vejledning om udlægskendelser eller reglerne i sin interne afgørelse om varslingssystemet. Kommissionen videregav ikke nogen oplysninger til klageren, som fik alle de oplysninger, den kom i besiddelse af, gennem uofficielle kanaler og fra erklæringer, der var blevet ført ud i livet.

Med hensyn til Kommissionens svar på Ombudsmandens første spørgsmål anførte klageren, at så snart Kommissionen havde modtaget udlægskendelsen, burde den have underrettet klageren om kendelsen og den procedure, den ville følge.

Med hensyn til Kommissionens svar på Ombudsmandens andet spørgsmål anførte klageren, at Kommissionens bemærkninger var vage, og at der ikke er nogen retspraksis, der tyder på, at der er et generelt princip om, at alle beløb og aktiver vedrørende den vedhæftede debitor skal blokeres. Under alle omstændigheder blev der ved udlægskendelsen kun foretaget udlæg for et beløb på 50 000 EUR , uden at Kommissionen fik ret til at blokere for andre udestående betalinger ud over dette beløb.

Med hensyn til Kommissionens svar på Ombudsmandens tredje spørgsmål anførte klageren, at den på grund af den gentagne blokering af betalingerne stod over for enorme forsinkelser i alle udestående betalinger fra forskellige tjenestegrene i Kommissionen, netop på grund af udlægskendelsen. I sine bemærkninger accepterede Kommissionen selv, at konsekvenserne af aktiveringen af varslingssystemet var finansielle.

Gennemgangen af Kommissionens sagsakter

Efter at have undersøgt klagerens bemærkninger til Kommissionens svar fandt Ombudsmanden, at der var behov for yderligere oplysninger for at behandle klagerens påstand om Kommissionens beslutninger om at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra klageren og opføre klageren i varslingssystemet.

Ombudsmanden skrev derfor til Kommissionen den 12. februar 2007 og anmodede om, at hans tjenestegrene fik lov til at inspicere følgende dokumenter:

1. det regelsæt vedrørende varslingssystemet, der var gældende på tidspunktet for de faktiske omstændigheder, der var relevante for klagen og
2. den praktiske vejledning om udlægskendelser (SEK(2000) 465 af 10. marts 2000).

Kontrolundersøgelsen fandt sted den 28. marts 2007 i Kommissionens lokaler i Bruxelles. Ombudsmandens repræsentanter forklarede Kommissionen, at beslutningen om varslingssystemet (eller dele heraf), som Kommissionen havde meddelt Ombudsmanden som bilag til sin udtalelse af 8. juni 2006, var en beslutning fra 2004 (K(2004) 1993/3), og som senest var blevet ændret ved de interne regler fra 2006. Ombudsmandens repræsentanter forklarede Kommissionen, at det derfor var vigtigt at undersøge de regler, der var gældende på tidspunktet for de faktiske omstændigheder, nemlig september/oktober 2003, hvor klageren var opført i varslingssystemet.

Kommissionens repræsentant påpegede, at beslutningen om varslingssystemet efter nogle få måneder var tilgængelig på Europa-webstedet, men at dette ikke var tilfældet på tidspunktet for klagen. Han forklarede også, at systemet for tidlig varsling var blevet oprettet i 1997, og at der forelå en meddelelse fra kommissær Schreyer af 31. oktober 2000, hvori systemet blev revideret. De regler, der fandt anvendelse på tidspunktet for de faktiske omstændigheder i klagen, var derfor 1997-meddelelsen som ændret ved meddelelsen fra 2000.

Ombudsmandens repræsentanter inspicerede og fik en kopi af følgende tre dokumenter:

1. Den praktiske vejledning i udlægskendelser (SEK(2000)465) af 10. marts 2000 (fransk udgave)
2. Memorandum SEK(97)1562/2 fra formanden, fru Gradin og Liikanan vedtaget af Kommissionen den 30. juli 1997 om systemet for tidlig varsling vedrørende administrative fejl eller svig begået af organer eller virksomheder, der modtager fællesskabsmidler (5).
3. Meddelelse C(2000)1811/4 fra fru Schreyer vedtaget af Kommissionen den 31. oktober 2000 om optimering af systemet for tidlig varsling (6).

Kommissionens repræsentant anførte, at dokument (1) var fortroligt, men at dokument (2) og (3) ikke var fortrolige og kunne udleveres til klageren.

Klagerens supplerende bemærkninger til kontrolrapporten

Inspektionsrapporten og de to ikke-fortrolige dokumenter, der blev indhentet under inspektionen, blev sendt til klageren, som kort fortalt fremsatte følgende supplerende bemærkninger:

Klageren anførte, at Kommissionen konstant og officielt havde afvist, at klageren var opført i varslingssystemet. Da Kommissionen besluttede at registrere klageren i varslingssystemet, var det gældende retsgrundlag for dette Kommissionens memorandum af 30. juli 1997. Punkt 5 i afdeling III, "Ansøgningsområde", indeholder en udtømmende definition af de fire kategorier, der kan begrunde aktiveringen af varslingssystemet.

Ifølge klageren begik Kommissionen fem uregelmæssigheder:

i) Kommissionen kunne og burde ikke have opført klageren i varslingssystemet på grundlag af udlægskendelsen, som tydeligvis ikke falder ind under en af de fire kategorier i afsnit III i memorandum SEC(97)1562/2 af 30. juli 1997. Ved at opføre klageren i varslingssystemet uden at forklare den nøjagtige situation for alle personer, der havde adgang til det, tillod Kommissionen alle Kommissionens tjenestemænd at antage, at klageren havde begået alvorlig svig eller forseelse. Dette ubestridelige forhold har i lang tid krænket klageren urimeligt. Systemet for tidlig varsling blev aktiveret, hver gang en ansat i Kommissionen forsøgte at foretage en betaling til klageren (se meddelelse SEK(00)1811/4 af 31. oktober 2000, afsnit 2.1, sidste afsnit).

ii) Klageren var på daværende tidspunkt en kontrahent, der med succes gennemførte mange kontrakter med Kommissionen, som varede i mange år og havde en samlet værdi på mange millioner euro. Efter meddelelsen af udlægskendelsen burde Kommissionen derfor blot have sikret sig, at det beløb, der tilkom klageren, aldrig ville være lavere end værdien af udlægskendelsen, dvs. 50 000 EUR. Dette ville have gjort det muligt for Kommissionen at foretage betalingen til tredjeparten, dvs. underleverandøren, i tilfælde af en endelig retsafgørelse om en sådan betaling (og forudsat at klageren ikke ønsker at foretage en sådan betaling). Klageren indgav næsten hver uge et tilbud til Kommissionen, som indeholdt ajourførte finansielle oplysninger, der viste, at klageren let kunne foretage en betaling på 50 000 EUR i tilfælde af en endelig retsafgørelse.

Kommissionen besluttede imidlertid ensidigt at blokere det beløb, der var angivet i udlægskendelsen (faktisk blokerede den alle klagerens betalinger og for et meget højere beløb). Kommissionen var derfor fuldt og behørigt beskyttet, og klageren kunne ikke se, hvorfor den desuden havde besluttet at opføre den i varslingssystemet. Klageren spurgte, hvem Kommissionen ønskede at beskytte ved at opføre klageren i varslingssystemet. Desuden forhindrede Kommissionens tilbageholdelse af ovennævnte beløb klageren i at optjene renter svarende til ovennævnte beløb for perioden fra det tidspunkt, hvor udlægskendelsen blev udstedt, og indtil beløbet blev betalt.

iii) Hvis det antages, at klagerens sag "undtagelsesvis" fortjente at blive indberettet i varslingssystemet, burde Kommissionen have gjort dette på en korrekt måde, idet den over for enhver person, der havde adgang til varslingssystemet, præciserede den nøjagtige situation, som klageren befandt sig i, og at sagen ikke havde noget at gøre med en af de fire sager, der er omhandlet i afsnit III i meddelelse SEK(97)1562/2 af 30. juli 1997. Kommissionen havde imidlertid undladt at gøre dette.

iv) Systemet for tidlig varsling blev aktiveret, hver gang en ansat i Kommissionen forsøgte at foretage en betaling til klageren. Dette viste klart, at Kommissionen kunne overvåge alle sine betalinger til klageren, og at der ikke var behov for, at Kommissionen blokerede for ethvert beløb, der skulle betales til klageren.

v) Kommissionen indførte tilsyneladende sagen om udlægskendelser i sin beslutning K(2004)193/3 som ændret i 2006 (se side 4, artikel 2, stk. 4). I denne sag forvekslede Kommissionen imidlertid klart udlægskendelser (som kan have en uskyldig karakter som i klagerens sag) og "retssager for alvorlige administrative fejl eller svig ". Dette betød, at hvis en virksomhed, der tilfældigvis er leverandør til Kommissionen, står over for en tvist med en af dens partnere eller underleverandører, kan sidstnævnte opnå en udlægskendelse og meddele den til Kommissionen med henblik på i) at bagvaske virksomheden og ii) lægge pres på sidstnævnte.

Ombudsmandens bestræbelser på at finde en mindelig løsning

Ombudsmandens kontor kontaktede klageren telefonisk den 7. september 2007 for at undersøge muligheden for en mindelig løsning mellem klageren og Kommissionen, som ville bestå i, at Kommissionen rundsendte en forklarende note til sine tjenestegrene med henblik på at udbedre eventuelle skader på klagerens omdømme, som stadig måtte bestå i Kommissionen.

Ved e-mail af 10. september 2007 og ved et telefonopkald samme dag erklærede klageren, at den ikke ville være villig til at acceptere en sådan mindelig løsning, fordi den seks år efter de faktiske omstændigheder tilføjede, at det var for sent for Kommissionen at rette op på situationen blot ved at sende en skrivelse. Klageren anførte, at udbredelsen af et sådant brev faktisk kunne bidrage til en yderligere forværring af situationen, da det ville minde et stort spektrum af Kommissionens tjenestemænd om hele sagen og igen understrege, at klageren havde klaget over Kommissionen. Klageren anførte, at den så frem til Ombudsmandens afgørelse i sagen, og at den efterfølgende ville kontakte Kommissionen direkte med henblik på at finde en gensidigt acceptabel løsning.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkning

1.1 Den Europæiske Ombudsmand bemærker, at denne klage rejser flere problemer med hensyn til, hvordan Europa-Kommissionens system for tidlig varsling ("EWS") fungerer. Nogle af disse problemer synes at være af mere generel karakter. Inden for rammerne af denne undersøgelse vil Ombudsmanden imidlertid ikke beskæftige sig med de generelle spørgsmål i varslingssystemet, men udelukkende med de specifikke påstande, som klageren har fremsat i denne sag. Ombudsmanden vil overveje, om der på et senere tidspunkt bør foretages en undersøgelse på eget initiativ af, hvordan varslingssystemet generelt fungerer. I forbindelse med en undersøgelse på eget initiativ kunne Ombudsmanden overveje det generelle spørgsmål om anvendelse af varslingssystemet på sager, hvor der er foretaget udlæg i Kommissionen, og nærmere bestemt om en sådan anmodning skaber en rimelig balance mellem beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser og respekten for de involverede parters ret til forsvar.

1.2 I den forbindelse vil Ombudsmanden gerne påpege, at de gældende regler om varslingssystemet nu er indeholdt i Kommissionens afgørelse K(2004) 193/3 af 3. februar 2004 (7) om systemet for tidlig varsling, som ændret ved berigtigelse K(2004) 517 af 23. februar 2004. Denne beslutning fandt endnu ikke anvendelse på tidspunktet for de faktiske omstændigheder i klagen, da den trådte i kraft den 3. februar 2004 (8). Analysen af dette klagepunkt vil derfor blive foretaget på grundlag af de tekster, der var gældende på tidspunktet for de faktiske omstændigheder (jf. punkt 2.16 nedenfor).

2 Påstandene vedrørende Kommissionens beslutninger om i) at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR og ii) at opføre klageren i varslingssystemet

2.1 I forbindelse med en handelstvist modtog en af klagerens underentreprenører fra præsidenten for Luxembourgs distriktsret en udlægskendelse (9) mod klageren for et beløb på 50 000 EUR. Underleverandøren fremsendte denne udlægsordre til Kommissionen, som uden forudgående høring af klageren blokerede alle sine betalinger til klageren. Da Kommissionen blev underrettet om, at arresten var begrænset til 50 000 EUR, besluttede den at tilbageholde 50 000 EUR fra de beløb, som Det Fælles Forskningscenter ("FFC") i Sevilla skyldte klageren. Kommissionens regnskabsfører opførte endvidere klageren i Kommissionens varslingssystem. Ifølge klageren var der ingen begrundelse herfor. Klageren fremførte, at den på grund af udlægskendelsen, som blev meddelt alle Kommissionens tjenestegrene, og på grund af opførelsen af klageren i varslingssystemet havde lidt alvorlige tab med hensyn til nye kontrakter, store forsinkelser i betalingerne, administrative generalomkostninger og uoprettelig skade på dens omdømme. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionens afgørelse om i) at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra de beløb, der skulle betales til klageren, og ii) at opføre det i varslingssystemet var ulovlig, ubegrundet og urimelig og i strid med den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (10).

2.2 Kommissionen bemærkede i sin udtalelse, at den efter at være blevet underrettet om en udlægskendelse, som underentreprenøren havde opnået mod klageren fra Luxembourgs distriktsret, gennemførte den procedure, der er beskrevet i den praktiske vejledning om udlægskendelser (SEK(2000) 465 af 10. marts 2000). I henhold til de procedurer, der er beskrevet i punkt 21, litra c), i den praktiske vejledning, blev klageren opført i varslingssystemet af regnskabsføreren. EWS henviste klart til en udlægskendelse, som alle Kommissionens tjenestegrene allerede var blevet underrettet om ved notat SG(03)A/8367 af 3. september 2003. Kommissionen anførte, at det forhold, at man var i varslingssystemet, aldrig førte til spærrede betalingsordrer og ikke i sig selv havde nogen indvirkning på indgåelsen af (nye) kontrakter. Anvendelsen af varslingssystemet i forbindelse med udlæg blev bekræftet i Kommissionens memorandum C(2004)193/3 af 3. februar 2004. Efter anmodning fra regnskabsføreren var en bestemt tjenestegren i Kommissionen, nemlig FFC, blevet anmodet om at spærre beløbet på 50 000 EUR, indtil Retten havde truffet endelig afgørelse. I korrespondancen mellem klageren og regnskabsføreren og i telefonsamtalerne mellem regnskabsafdelingen og klageren blev det forklaret, at Kommissionen på ingen måde blokerede for kontrakter eller betalinger ud over beløbet på 50 000 EUR. Kommissionen konkluderede, at blokeringen af beløbet på 50 000 EUR var fuldt berettiget i henhold til den nationale lovgivning, der regulerer kontrakten med klageren. Kommissionen påpegede også, at den procedure, der blev gennemført i klagerens sag, ikke var forskellig fra den, der blev anvendt i andre sager, hvor udlæg var blevet meddelt Kommissionen. Den procedure, der blev anvendt over for klageren, burde således ikke have haft nogen indvirkning på indgåelsen af kontrakter mellem klageren og Kommissionen eller på Kommissionens rettidige betaling af beløb, der ikke var berørt af udlægskendelsen.

2.3 I sine bemærkninger bemærkede klageren, at Kommissionen aldrig havde forklaret den anvendte procedure og begrundelsen for denne procedure. Klageren opdagede, at den var medtaget i varslingssystemet på grundlag af direkte eller indirekte erklæringer fra visse tjenestemænd i Kommissionen til klagerens personale på en strengt fortrolig måde. Klageren var nødt til at skrive til regnskabsføreren for at få disse oplysninger. Kommissionens handling forårsagede forsinkelser på flere måneder i betalingerne til klageren. Hvis inddragelsen af klageren i varslingssystemet havde været en så harmløs handling, spurgte klageren, hvorfor alle Kommissionens tjenestemænd havde sagt til klageren, at det var en sortlistet virksomhed. Kommissionens erklæring om, at det at være i varslingssystemet aldrig førte til blokerede betalingsordrer, var i modstrid med de faktiske omstændigheder, da blokeringen af klagerens betalinger næsten var en permanent situation, da den blev føjet til varslingssystemet. Klageren spurgte, hvorfor Kommissionen ikke havde gidet at gribe ind, da klageren gav udtryk for sin bekymring over, at alle Kommissionens embedsmænd fortolkede klagerens tilstedeværelse i varslingssystemet således, at den var sortlistet.

I forbindelse med hovedpåstanden fremsatte klageren også to nye påstande, nemlig at i) klagerens ret til forsvar ikke var blevet overholdt, og at Kommissionen havde truffet beslutninger på grundlag af en procedure, der ikke var blevet offentliggjort, og ii) Kommissionens handlinger havde ført til ærekrænkelse og skadet klagerens omdømme i forhold til et bredt spektrum af Kommissionens beslutningstagere, markedet, konkurrenterne og endog dens ansatte.

2.4 I sin skrivelse med yderligere undersøgelser anmodede Ombudsmanden Kommissionen om yderligere oplysninger om følgende fire punkter:

(1) Kan Kommissionen forklare, hvorfor den ikke underrettede klageren om, at den var opført i varslingssystemet, og hvorfor den ikke forklarede klageren de standardprocedurer, som dens afgørelser (om at blokere beløbet på 50 000 EUR og opføre klageren i varslingssystemet) var baseret på, på trods af flere anmodninger fra klageren herom?

(2) I betragtning af at Kommissionen havde blokeret betalingen af 50 000 EUR til klageren, bedes Kommissionen forklare, hvorfor det også blev anset for nødvendigt at opføre klageren i varslingssystemet og underrette alle Kommissionens tjenestegrene herom?

(3) I sin udtalelse anførte Kommissionen, at notering af en virksomhed i varslingssystemet aldrig fører til spærrede betalingsordrer og ikke i sig selv har nogen indvirkning på indgåelsen af nye kontrakter. Klageren anførte i sine bemærkninger, at næsten alle betalinger i realiteten var blokeret i flere måneder. Vil Kommissionen venligst kommentere dette?

(4) Kommissionen henviste i sin udtalelse til tre dokumenter til støtte for sin holdning, nemlig i) den praktiske vejledning om udlægskendelser (SEK(2000)465) af 10. marts 2000, ii) note SG(03)A/8367 af 3. september 2003 og iii) Kommissionens memorandum (C(2004)193/3) af 3. februar 2004. Kommissionen bedes fremsende en kopi af hvert af disse dokumenter.

I sine bemærkninger hævdede klageren, at i) klagerens ret til forsvar ikke var blevet respekteret, og at Kommissionen havde truffet beslutninger på grundlag af en procedure, der ikke var blevet offentliggjort, og ii) Kommissionens handlinger resulterede i ærekrænkelse og skadede klagerens omdømme over for et bredt spektrum af Kommissionens beslutningstagere, markedet, konkurrenter og endog klagerens ansatte. Ombudsmanden anmodede derfor også Kommissionen om at afgive en udtalelse om disse to nye påstande.

2.5 Som svar på Ombudsmandens første spørgsmål om de videre undersøgelser anførte Kommissionen, at den altid havde handlet ud fra den forståelse, at en udlægskendelse meddeles den juridiske enhed, hvis krav er genstand for udlægskendelsen. Som følge heraf var klageren blevet underrettet om den udlægskendelse, som distriktsdomstolen i Luxembourg havde udstedt vedrørende dennes fordringer. Kommissionen mener ikke, at den er forpligtet til at underrette den pågældende juridiske enhed om, hvordan den registrerer data for at opfylde sine egne retlige forpligtelser i) til at efterkomme en udlægskendelse og ii) til at beskytte Fællesskabernes finansielle interesser. Kommissionen påpegede endvidere, at den altid reagerede hurtigt på alle anmodninger om oplysninger fra klageren.

Som svar på Ombudsmandens andet spørgsmål anførte Kommissionen, at den faste retspraksis i de forskellige medlemsstater går ind for det generelle princip om, at alle beløb og aktiver, der vedrører den udlagte debitor, skal blokeres. Kommissionens interne vejledning om udlægskendelser følger derfor denne fælles tilgang og fastsætter, at alle betalinger skal suspenderes, indtil der foreligger en endelig retsafgørelse om hovedkreditorens gæld. På samme måde indeholder artikel 15a, stk. 1, i Kommissionens interne afgørelse om varslingssystemet bestemmelser om registrering af den pågældende juridiske enhed, indtil der er afsagt en sådan endelig retsafgørelse.

Som svar på Ombudsmandens tredje spørgsmål anførte Kommissionen, at Kommissionens regnskabsfører behandlede betalingsordrer til fordel for klageren med særlig overbærenhed, da de alle i sidste ende blev frigivet under hans ansvar. Regnskabsføreren meddelte den 13. og 28. november 2003 klageren, at alle betalinger til fordel for klageren på over 50 000 EUR, som FFC skyldte, ville blive frigivet, og bekræftede disse oplysninger i sit brev af 2. april 2004, hvori han opfordrede klageren til at rapportere direkte til sine tjenestegrene med henblik på at afvikle eventuelle forsinkede betalinger.

Som svar på Ombudsmandens fjerde spørgsmål i) anførte Kommissionen, at den praktiske vejledning til afgørelser om vedhæftede dokumenter indeholder oplysninger, som ikke må gøres tilgængelige for offentligheden, og opfordrede Ombudsmanden til at inspicere det nævnte dokument i sine lokaler, ii) fremsendte en kopi af det interne notat af 3. september 2003 med udlægskendelsen til ombudsmanden og iii) fortolkede Ombudsmandens anmodning om aktindsigt i afgørelsen om varslingssystemet således, at den kun vedrørte de dele af dokumentet, der vedrører udlægskendelser, og gengav de relevante uddrag i et bilag til sin udtalelse.

Med hensyn til klagerens første nye påstand anførte Kommissionen, at den ikke kunne se, hvordan klagerens ret til forsvar eventuelt kunne være blevet tilsidesat, da registreringen i varslingssystemet ikke i sig selv forvoldte klageren skade. Det var naturligvis kun udlægskendelsen, der forvoldte en sådan skade, og Kommissionen var bundet af den og handlede i overensstemmelse hermed.

Med hensyn til klagerens anden nye påstand anførte Kommissionen, at den ikke kunne se, i hvilket omfang dens interne organisation muligvis kunne have resulteret i nogen form for injurier. Faktisk er oplysningerne fra Kommissionens varslingssystem udelukkende begrænset til autoriserede brugere af varslingssystemet og må ikke videregives til tredjemand. I den foreliggende sag gav Kommissionens tjenestemænd kun klagerens bemyndigede medarbejdere disse oplysninger. Kommissionen anførte også, at klageren ikke havde fremlagt noget bevis for, at uautoriserede parter havde kendskab til eksistensen af varslingssystemet, og endnu mindre for at påvise, at en sådan uautoriseret viden kunne tilskrives en fejl fra Kommissionens side.

2.6 I sine supplerende bemærkninger fastholdt klageren, at Kommissionen bogstaveligt talt havde blokeret enhver betaling, og at institutionen ikke havde ret til at rundsende udlægskendelsen på en vildledende måde. Klageren forstod heller ikke, hvorfor Kommissionen skulle blokere alle betalinger for at "beskytte Kommissionens finansielle interesser" , og hvilke interesser Kommissionen henviste til. Efter dens opfattelse var der en åbenlys modsætning mellem den omstændighed, at Kommissionen havde anført, at varslingssystemet på den ene side ikke i sig selv har nogen indvirkning på betalingerne og de nye kontrakter, og at den på den anden side var nødt til at anvende varslingssystemet for at beskytte sine interesser. Udlægskendelsen på 50 000 EUR blev i realiteten fuldbyrdet uafhængigt af varslingssystemet.

Klageren anførte, at så snart Kommissionen havde modtaget udlægskendelsen, burde den have underrettet klageren herom samt om den procedure, som Kommissionen skulle følge. Klageren anførte, at der ikke er nogen retspraksis, der tyder på, at der er et generelt princip om, at alle beløb og aktiver vedrørende den udlagte skyldner skal blokeres. Under alle omstændigheder fastsatte den pågældende udlægskendelse kun udlæg på 50 000 EUR , uden at give Kommissionen ret til at blokere for andre udestående betalinger ud over dette beløb.

Klageren anførte endvidere, at alle brugere af varslingssystemet på grundlag af varslingssystemets indhold forstod, at klageren stod over for økonomiske vanskeligheder, eller at den var blevet dømt for en alvorlig lovovertrædelse. Et bredt spektrum af Kommissionens tjenestemænd advarede løbende klageren fortroligt og "uofficielt" om dette alvorlige problem. Opførelsen i varslingssystemet havde således i alvorlig grad skadet klagerens omdømme.

2.7 Den 28. marts 2007 foretog Ombudsmandens repræsentanter en kontrolundersøgelse i Kommissionens lokaler i Bruxelles. Den tjenestemand fra Kommissionen, der var til stede ved kontrolbesøget, påpegede, at beslutningen om varslingssystemet i øjeblikket var tilgængelig på webstedet "Europa", men at dette ikke havde været tilfældet på tidspunktet for klagen. Han forklarede, at systemet for tidlig varsling blev oprettet i 1997, og at der forelå en meddelelse fra kommissær Schreyer af 31. oktober 2000, hvori systemet blev revideret. De regler, der fandt anvendelse på tidspunktet for de faktiske omstændigheder i klagen, var derfor memorandummet af 1997, som ændret ved meddelelsen af 31. oktober 2000. Ombudsmandens repræsentanter inspicerede og modtog en kopi af tre dokumenter, hvoraf det ene blev erklæret fortroligt af Kommissionen. Inspektionsrapporten samt en kopi af de to ikke-fortrolige dokumenter blev sendt til klageren med henblik på bemærkninger.

2.8 I sine supplerende bemærkninger fastholdt klageren sin klage og anførte, at Kommissionen havde begået fem uregelmæssigheder.

2.9 Med henblik på behandlingen af klagen finder Ombudsmanden det hensigtsmæssigt på grundlag af sagsakterne at erindre om kronologien i de faktiske omstændigheder i den foreliggende sag:

Den 3. september 2003 tilsendte en foged i Luxembourg Kommissionen en udlægskendelse vedrørende klageren, som var blevet udstedt af Luxembourgs distriktsret den 29. august 2003. Udlægskendelsen blev registreret af Kommissionen den 3. september 2003. Samme dag sendte Kommissionens Generalsekretariat også udlægskendelsen til Kommissionens forskellige tjenestegrene til orientering.

I et brev af 12. september 2003, som blev kopieret til klageren, meddelte Kommissionens regnskabsfører under henvisning til udlægskendelsen af 29. august 2003 fogeden, at den havde gæld til klageren (til et samlet beløb på over 5,5 mio. EUR), og at Kommissionen for størstedelen af denne gæld ikke ønskede at påberåbe sig bestemmelserne i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter af 8. april 1965 ("PPI")(11).

I sit svar af 21. oktober 2003 på et brev fra klageren af 15. oktober 2003, hvori sidstnævnte havde givet udtryk for betænkeligheder med hensyn til udlægskendelsen, meddelte Kommissionens regnskabsfører klageren, at "denne særlige udlægskendelse har været genstand for den normale procedure, der anvendes i Europa-Kommissionen for at opfylde de retlige krav, der gælder for udlægskendelser". Regnskabsføreren meddelte også klageren, at Kommissionens reaktion var"i fuld overensstemmelse med den interne skriftlige procedure, der specifikt er fastsat for dette spørgsmål".

Den 4. november 2003 blev afgørelsen fra Luxembourgs distriktsret af 21. oktober 2003, hvorefter arresten var begrænset til 50 000 EUR, meddelt Kommissionen.

Den 7. november 2003 skrev klageren til regnskabsføreren, at den havde modtaget oplysninger fra forskellige af Kommissionens tjenestegrene om, at den var opført i varslingssystemet, og at dette var uberettiget, urimeligt og ærekrænkende, og at dette kunne få Kommissionens tjenestemænd til at mene, at den stod over for alvorlige finansielle problemer. Klageren anmodede derfor Kommissionen om at fjerne klageren fra varslingssystemet og om at rundsende et officielt brev til alle sine tjenestegrene, hvoraf det fremgik, at klageren havde udestående forbindelser med Kommissionen, og at registreringen ikke burde have fundet sted.

I sit svar af 13. november 2003 til klageren anførte regnskabsføreren med hensyn til afgørelsen fra Luxembourgs distriktsret, som havde nedsat udlægskendelsen til 50 000 EUR, at

"Jeg har den fornøjelse at meddele [] Dem, at alle de nødvendige foranstaltninger, der gør det muligt at frigive alle betalinger til Deres virksomhed (...) ud over dette beløb, var blevet truffet af mine tjenestegrene inden Deres brevs ankomst."

Med hensyn til den interne behandling af udlægsordrer bekræftede regnskabsføreren imidlertid sin

"tidligere holdning om, at den relevante interne procedure anvendes i fuld overensstemmelse med Kommissionens specifikke regler og retningslinjer på dette område. Alle tjenestegrene i Kommissionen er udmærket klar over den nøjagtige karakter af denne procedure. Behandlingen af udlægskendelser bør på ingen måde påvirke kontraktforholdene mellem de involverede virksomheder og de operationelle afdelinger i EF.

Ved brev af 20. november 2003 til regnskabsføreren anmodede klageren Kommissionen om at forklare, hvilken procedure Kommissionen henviste til med hensyn til udlægskendelser. Klageren gentog sin anmodning om at blive fjernet fra varslingssystemet og om at få en officiel skrivelse omdelt til alle Kommissionens tjenestegrene, hvoraf det fremgik, at klageren havde udestående forbindelser med Kommissionen.

I sit svar af 28. november 2003 meddelte regnskabsføreren klageren, at det eneste beløb, der fortsat var blokeret, var det beløb på 50 000 EUR, som FFC skyldte. Det fremgik endvidere af brevet, at

"[i]følge den specifikke retsafgørelse i Luxembourg skal alle betalinger til [klageren] indefryses. Det er først, når Retten udtrykkeligt beslutter, at virkningen kan begrænses til et bestemt beløb, at alle betalinger ud over det oprindeligt angivne beløb kan gennemføres. Dette forklarer, hvorfor betalingerne til [klageren] blev suspenderet forud for Domstolens afgørelse af 21. oktober. Der er ikke tale om en kommissionsforordning, men blot om anvendelse af en national kompetence".

Regnskabsføreren erklærede endvidere, at "jeg ikke råder over noget element, der kan føre mig til den konklusion, at det ville være nødvendigt at sende nogen som helst meddelelse til Kommissionens operationelle afdelinger om den indvirkning, som denne udlægsordre burde have haft på Deres virksomheds omdømme".

Regnskabsføreren konkluderede, at "med hensyn til frigørelsen af de 50 000 EUR, som FFC har tilbageholdt, kan jeg kun opfordre Dem til at søge en løsning med [underleverandøren]. Kun et sådant forlig kan i slutningen af dagen bringe en endelig afslutning på virkningerne af denne udlægskendelse.

Klageren sendte yderligere breve til Kommissionen om sagen den 3. december 2003 og den 1. april 2004. Den 2. april 2004 sendte Kommissionens regnskabsfører endnu et brev til klageren vedrørende forsinkede betalinger.

Ved brev af 12. oktober 2004, som blev kopieret til klageren, meddelte underleverandørens advokat Kommissionen, at arresten var blevet ophævet af Luxembourgs distriktsret. Efter disse oplysninger blev klageren fjernet fra varslingssystemet af Kommissionen, og JRC blev underrettet om, at det suspenderede beløb kunne frigives.

2.10 Ombudsmanden mener, at der for at behandle klagerens påstande skal skelnes mellem på den ene side tilbageholdelsen af et beløb på 50 000 EUR fra klageren og på den anden side opførelsen af klageren i varslingssystemet.

i) Vedrørende tilbageholdelsen af et beløb på 50 000 EUR fra klageren

2.11 Med hensyn til Kommissionens beslutning om at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra klageren bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen den 3. september 2003 blev underrettet om udlægskendelsen fra Luxembourgs distriktsret den 29. august 2003. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen hurtigt underrettede klageren om denne udlægskendelse ved at sende en kopi af sin skrivelse af 12. september 2003 til fogeden i Luxembourg, blot ni dage efter at Kommissionen var blevet underrettet. Den 4. november 2003 blev Kommissionen underrettet om den luxembourgske distriktsrets afgørelse af 21. oktober 2003, hvorefter arresten var begrænset til 50 000 EUR.

2.12 Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine bemærkninger til Kommissionens svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger påpegede, at klageren ikke forstod, hvorfor Kommissionen oprindeligt havde blokeret alle betalinger. Klageren foreslog, at det generelle retsprincip, som Kommissionen havde henvist til i denne forbindelse, ikke eksisterede. Det forekommer nyttigt at bemærke, at den påstand, som Ombudsmanden havde identificeret i klagen, og som Kommissionen var blevet anmodet om at udtale sig om, vedrørte tilbageholdelsen af beløbet på 50 000 EUR og ikke den oprindelige suspension af alle betalinger. For at behandle sidstnævnte spørgsmål skal Kommissionen anmodes om at afgive en supplerende udtalelse, som klageren derefter kan fremsætte bemærkninger til. Det er ikke udelukket, at der kan blive behov for yderligere undersøgelser vedrørende dette spørgsmål. Hvis dette yderligere spørgsmål tages op til behandling på dette stadium af undersøgelsen, vil det sandsynligvis forsinke konklusionen yderligere. Da dette næppe kan være i klagerens interesse, er Ombudsmanden af den opfattelse, at det kun er hensigtsmæssigt for ham at behandle tilbageholdelsen af beløbet på 50 000 EUR.

2.13 Ombudsmanden bemærker, at en udlægskendelse som den, der er forkyndt i den foreliggende sag, er en retsafgørelse fra en national domstol i en medlemsstat. Efter Ombudsmandens opfattelse synes det at være klart, at Kommissionen skal rette sig efter en sådan arrest i henhold til fællesskabsretten, medmindre PPI giver den ret til at undlade at gøre det. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har fastsat detaljerede regler for, hvordan sådanne udlægskendelser skal håndteres, jf. den praktiske vejledning til udlægskendelser SEC(2000)465 af 10. marts 2000. Udlægskendelsen i den foreliggende sag var en udlægskendelse, hvilket betyder, at det beløb, der er genstand for udlægskendelsen, forbliver blokeret (i modsætning til en eksekverbar udlægskendelse, hvor beløbet skal betales). For så vidt som bestemmelserne i PPI ikke fandt anvendelse, var Kommissionen således forpligtet til at rette sig efter udlægskendelsen af 29. august 2003 fra den luxembourgske distriktsret. Det betyder, at Kommissionen, når den var blevet underrettet om, at det relevante beløb var begrænset til 50 000 EUR, var nødt til at blokere en betaling til klageren, der svarede til dette beløb. Denne forpligtelse var fortsat bindende for Kommissionen, indtil den den 12. oktober 2004 blev underrettet om ophævelsen af arresten.

2.14 På grundlag af ovenstående betragtninger konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionens beslutning om at tilbageholde et beløb på 50 000 EUR fra klageren blot udgjorde fuldbyrdelsen af en udlægskendelse, der var modtaget fra en judiciel myndighed i en medlemsstat. Ombudsmanden mener derfor ikke, at denne afgørelse var ulovlig, ubegrundet eller urimelig, eller at den var i strid med den europæiske kodeks for god forvaltningsskik. På grundlag af ovenstående betragtninger blev der derfor ikke konstateret noget tilfælde af fejl eller forsømmelser med hensyn til påstanden, for så vidt som den vedrører tilbageholdelsen af beløbet på 50 000 EUR fra klageren.

ii) For så vidt angår opførelsen af klageren i varslingssystemet

2.15 Med hensyn til det andet aspekt af påstanden, nemlig Kommissionens beslutning om at opføre klageren i varslingssystemet, bemærker Ombudsmanden for det første, at selv om Kommissionen ikke har angivet den nøjagtige dato, er det klart, at klageren blev opført i varslingssystemet kort tid efter, at Kommissionen var blevet underrettet om udlægskendelsen. Det er endvidere klart, at opførelsen af klageren i varslingssystemet blev opretholdt, selv efter at Luxembourgs distriktsret havde meddelt Kommissionen, at udlægskendelsens beløb var begrænset til 50 000 EUR.

2.16 Ombudsmanden bemærker, at de relevante bestemmelser om varslingssystemet på tidspunktet for de faktiske omstændigheder var indeholdt i i) memorandum SEK(97)1562/2 af 30. juli 1997 fra Kommissionens formand, fru Gradin og Liikanen om varslingssystemet vedrørende administrative fejl eller svig begået af organer eller virksomheder, der modtager fællesskabsmidler, og ii) meddelelse C(2000)1811/4 fra fru Schreyer af 31. oktober 2000 om optimering af varslingssystemet. Ombudsmanden bemærker endvidere, at den praktiske vejledning til tillægsafgørelser SEK(2000)465 af 10. marts 2000 også er relevant i denne forbindelse. Med henblik på at behandle påstanden forekommer det nyttigt at minde om de vigtigste bestemmelser i ovennævnte dokumenter:

i) Med hensyn til vejledningen, som hans tjenestegrene inspicerede i Kommissionens lokaler, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen anser den for at være et fortroligt dokument. Ombudsmanden er ikke sikker på, at denne holdning er velbegrundet. Det forekommer imidlertid ikke nødvendigt at drage en endelig konklusion vedrørende dette spørgsmål, da de oplysninger om indholdet af vejledningen, som Kommissionen har givet i sin udtalelse, er tilstrækkelige til at behandle den foreliggende sag. I sin udtalelse påpegede Kommissionen, at klageren var opført i varslingssystemet i overensstemmelse med punkt 21, litra c), i vejledningen. Ombudsmanden bemærker endvidere på baggrund af Kommissionens udtalelse, at vejledningen fastsætter, at alle betalinger til den vedhæftede debitor suspenderes, indtil der foreligger en endelig retsafgørelse om hovedkreditorens gæld.

ii) Memorandummet af 30. juli 1997 vedrører, som titlen antyder, oprettelsen af et varslingssystem "vedrørende administrative fejl eller svig begået af organer eller virksomheder, der modtager fællesskabsmidler" . Som det fremgår af indledningen, har memorandummet til formål at informere Kommissionen om projektet om etablering af et varslingssystem, som blev endeligt afsluttet ved Kommissionens beslutning K(2004) 193/3 af 3. februar 2004. Memorandummet indeholder to faser for indførelsen af varslingssystemet, nemlig a) en fase med øjeblikkelige foranstaltninger og b) en fase med forberedelse af det endelige system.

Med hensyn til anvendelsesområdet fastsættes det i afsnit III (Ansøgningsområde), stk. 5, at varslingssystemet vil identificere reelle eller potentielle støttemodtagere, som:

1. kan udelukkes juridisk på grundlag af direktiverne om offentlige indkøb eller
2. har været genstand for konklusioner fra a) UCLAF (12), b) finansinspektøren og c) Revisionsretten eller
3. vides at være genstand for en retssag i denne henseende (13) eller
4. er genstand for indtægtsordrer fra Kommissionen over et vist beløb, og hvor der er en betydelig betalingsforsinkelse.

Med hensyn til de øjeblikkelige foranstaltninger nævnes det i punkt 8 i afsnit IV i memorandummet, at Parlamentets (14) største bekymring vedrørte indgåelsen af nye tilbud med modtagere, hvis pålidelighed er alvorligt tvivlsom over for fællesskabsinstitutionerne. Disse umiddelbare foranstaltninger havde derfor til formål at opstille en liste over støttemodtagere, som enten i) anses for uegnede til indgåelse af nye kontrakter, ii) kræver, at hvert generaldirektorat, der påtænker at indgå en ny kontrakt, foretager en omhyggelig undersøgelse, eller iii) kræver øget årvågenhed fra de generaldirektorater, der forvalter de allerede eksisterende kontrakter.

Memorandummet nævner også i punkt 5 muligheden for at revidere (eller slette) varslingssystemet efter afslutningen af en administrativ eller retslig procedure. I stk. 12 fastsættes det, at ethvert generaldirektorat, der har indført en modtager i varslingssystemet, har ansvaret for om nødvendigt straks at slette eller rette registreringen.

iii) Meddelelsen af 31. oktober 2000 indeholdt en række nye foranstaltninger, der skulle gennemføres for at forbedre varslingssystemets funktion. I meddelelsen blev det nævnt, at det at være opført i varslingssystemet betyder, at der sendes en automatisk advarselsmeddelelse til den anvisningsberettigede, hver gang han har til hensigt at foretage en betaling. Meddelelsen fremhævede også Kommissionens tjenestegrenes utilstrækkelige viden om forvaltningen af varslingssystemet og anførte, at der skulle træffes forholdsregler for at undgå klager fra juridiske eller fysiske personer, der er opført i varslingssystemet.

2.17 Det fremgår af klagen og klagerens bemærkninger til Kommissionens udtalelse, at denne mener, at Kommissionens beslutning om at opføre den i varslingssystemet var i) ulovlig/ubegrundet og ii) urimelig. Desuden (iii) tilsidesatte den den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (15) og (iv) klagerens ret til forsvar, (v) blev truffet på grundlag af en procedure, der ikke var blevet offentliggjort, og (vi) resulterede i ærekrænkelse og skade på klagerens omdømme. Ombudsmanden finder det hensigtsmæssigt at indlede sin undersøgelse med at analysere, om Kommissionens beslutning om at opføre klageren i varslingssystemet var rimelig.

2.18 Principperne om god forvaltningsskik kræver, at institutionerne handler retfærdigt (16). For at undersøge, om Kommissionens afgørelse var rimelig, er det vigtigt at overveje formålet med at opføre en enhed på listen i varslingssystemet. Ombudsmanden bemærker, at titlen på memorandummet om varslingssystemet henviser til "administrative fejl eller svig begået af organer eller virksomheder, der modtager fællesskabsmidler". I sin pressemeddelelse om varslingssystemet, der blev offentliggjort den 3. februar 2004 (17), anførte Kommissionen, at varslingssystemet "indfører mekanismer, der sikrer, at kontrahenter og støttemodtagere, der frembyder samme risikoniveau for Fællesskabets interesser, er kendt af og behandles ens af alle Kommissionens tjenestegrene". I denne pressemeddelelse hedder det, at varslingssystemet blev oprettet i 1997, og at dets hovedformål" er at mindske risikoen for, at der tildeles kontrakter eller tilskud til tredjeparter, som bør udelukkes i overensstemmelse med finansforordningens regler, såsom konkurs, alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv, interessekonflikter (...), og forhindre nye budgetmæssige forpligtelser til fordel for sådanne enheder ved at indberette virksomheder eller enkeltpersoner, der er fundet skyldige i svig, administrative forsømmelser eller uregelmæssigheder til skade for EU-budgettet" (fremhævelse tilføjet). Det fremgår klart af memorandummets titel og bestemmelser (navnlig afsnittene "Anvendelse" og "Øjeblikkelige foranstaltninger"), at Kommissionen således oprettede varslingssystemet for at advare sine tjenestegrene om tilfælde, hvor en modtager eller potentiel modtager har eller kan have begået (alvorlige) administrative fejl eller endog svig. Kommissionen har ikke antydet, at dette var tilfældet for klageren.

Ombudsmanden bemærker, at det synes at fremgå af de relevante regler, at en enhed også kan opføres i varslingssystemet, hvis den er i alvorlige finansielle vanskeligheder eller er gået konkurs. Det er muligt, at en udlægskendelse under visse omstændigheder kan være et indicium for sådanne økonomiske vanskeligheder. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen ikke har påstået, at dette var årsagen til dens beslutning om at opføre klageren i varslingssystemet. Tværtimod er det klart, at denne opførelse blev foretaget automatisk efter modtagelsen af udlægskendelsen uden nogen undersøgelse af, om klageren var stødt på alvorlige økonomiske vanskeligheder.

Det er korrekt, at memorandummets punkt 5, litra c), indeholder bestemmelser om opførelse i varslingssystemet af enheder, som "vides at være genstand for et søgsmål i denne henseende" (fremhævelse tilføjet). Ombudsmanden mener imidlertid, at det er indlysende, at dette ikke betyder, at en enhed bør opføres i varslingssystemet, når den er involveret i retssager. Som det fremgår af ordene "i denne henseende" , forekommer det berettiget at antage, at dette søgsmål skal vedrøre påstande om alvorlige administrative uregelmæssigheder eller svig for at være relevant. Dette er åbenbart ikke tilfældet i den foreliggende sag.

2.19 Ombudsmanden bemærker, at opførelsen i varslingssystemet havde negative konsekvenser for klageren. Kommissionen anerkendte selv, at alle betalinger til klageren blev suspenderet som følge af den oprindelige opførelse på listen. Ombudsmanden bemærker, at klageren hævdede, at selv efter at Kommissionen havde ophævet suspensionen af alle betalinger bortset fra beløbet på 50 000 EUR, der fortsat var blokeret, stødte den på problemer og forsinkelser med hensyn til betalinger af skyldige beløb. Klageren nævnte, at den med hensyn til betaling stadig havde problemer med visse af Kommissionens tjenestegrene i april 2004, dvs. længe efter, at Kommissionen i november 2003 var blevet underrettet om, at arresten var blevet begrænset til 50 000 EUR. Selv om Kommissionen synes at benægte, at disse problemer vedrørte klagerens optagelse i varslingssystemet, mener Ombudsmanden, at en sådan forbindelse er højst sandsynlig. Det må ikke glemmes, at klagerens navn blev opført på en liste, der, som det fremgår af ordlyden af memorandummet og teksten til pressemeddelelsen, primært var blevet udarbejdet med henblik på at advare Kommissionens tjenestegrene om enheder, der mistænkes for alvorlige uregelmæssigheder eller svig. Ombudsmanden mener derfor, at klagerens synspunkt om, at dets optagelse i varslingssystemet havde en skadelig virkning på klageren, f.eks. ved at gøre det vanskeligere for klageren at opnå nye kontrakter med Kommissionen, er yderst troværdigt. Faktisk må opførelsen i varslingssystemet formodes at have haft en negativ indvirkning på klagerens omdømme. I den forbindelse vil Ombudsmanden gerne minde om, at han i sit udkast til henstilling i sag 1351/2000/ADB (18) bemærkede, at selv om Kommissionen anførte, at dette ikke var tilfældet, synes nogle tjenestemænd i Kommissionen faktisk at betragte varslingssystemet som en sortliste. Bemærkningerne fra visse unavngivne tjenestemænd i Kommissionen, som klageren har rapporteret, tyder på, at dette stadig er tilfældet i dag, selv om klageren ikke har givet mere konkrete oplysninger i denne forbindelse.

2.20 I betragtning af disse yderligere negative virkninger, som det kan være vanskeligt at fastslå og vurdere, mener Ombudsmanden, at det kan hævdes, at opførelsen af klageren i varslingssystemet var urimelig helt fra begyndelsen. Hvis alt, hvad Kommissionen ønskede at gøre, var at suspendere alle betalinger for at efterkomme den luxembourgske domstols afgørelse om arrest, kunne den nemt have gjort dette ved at give sine tjenestegrene de nødvendige instrukser, uden at det var nødvendigt at opføre klageren i varslingssystemet.

2.21 Det ser imidlertid ud til, at det ikke er nødvendigt at nå frem til en endelig konklusion om dette spørgsmål, eftersom det efter Ombudsmandens opfattelse er klart, at opførelsen på listen under alle omstændigheder blev urimelig, da Kommissionen den 4. november 2003 var blevet underrettet om, at arresten var blevet begrænset til 50 000 EUR. Som Kommissionen selv har forklaret, var alt, hvad der fulgte af den udlægskendelse, som den var blevet pålagt fra dette tidspunkt, at sikre, at en betaling af denne kendelse til klageren blev blokeret. Kommissionen gjorde dette ved at pålægge FFC at suspendere en betaling på 50 000 EUR. På det tidspunkt var der således ikke længere behov for at beholde klageren i varslingssystemet, og der var heller ingen begrundelse herfor.

2.22 Ombudsmanden mener, at Kommissionen selv synes at acceptere dette uden dog at drage de nødvendige konklusioner. Mere specifikt bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i sin udtalelse anførte, at når den var blevet underrettet om, at udlægskendelsen var blevet begrænset til 50 000 EUR, havde den været i stand til at frigive alle betalinger til klageren med undtagelse af ovennævnte beløb, og at regnskabsføreren havde anmodet en bestemt tjeneste (FFC) om at blokere dette beløb. Det fremgår derfor af Kommissionens egen opfattelse, at der efter dette tidspunkt tydeligvis ikke længere var behov for at opretholde opførelsen af klageren på listen i varslingssystemet.

2.23 På grundlag af ovenstående betragtninger konkluderer Ombudsmanden, at når udlægskendelsen var blevet begrænset til 50 000 EUR, var det urimeligt, at Kommissionen opretholdt opførelsen af klageren på listen i varslingssystemet. Kommissionens beslutning om at opretholde denne opførelse på listen udgør således et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og Ombudsmanden fremsætter derfor nedenstående kritiske bemærkning.

2.24 Ombudsmanden noterer sig de øvrige dele af påstanden, nemlig at beslutningen om at opføre klageren i varslingssystemet var ulovlig/ubegrundet, overtrådte den europæiske kodeks for god forvaltningsskik samt klagerens ret til forsvar og blev truffet på grundlag af en procedure, der ikke var blevet offentliggjort. I lyset af hans konstatering af fejl eller forsømmelser med hensyn til påstanden om urimelighed og i betragtning af, at der på et senere tidspunkt kan foretages en undersøgelse på eget initiativ med hensyn til, hvordan varslingssystemet generelt fungerer, finder Ombudsmanden, at der ikke er behov for at undersøge disse andre dele af påstanden. Under alle omstændigheder bemærker Ombudsmanden, at Kommissionens beslutning om at beholde klageren opført i varslingssystemet heller ikke stod i et rimeligt forhold til det mål, den havde til hensigt at forfølge, eftersom Kommissionen efter meddelelsen i november 2003 om, at udlægskendelsen var blevet begrænset til 50 000 EUR, straks havde blokeret det nævnte beløb. Kommissionen havde derfor allerede truffet alle de foranstaltninger, der var nødvendige for at fuldbyrde den modtagne udlægskendelse.

3 Den påståede uautoriserede overførsel af personoplysninger til tredjemand

3.1 Klageren hævdede, at Kommissionen videregav sine personoplysninger til uautoriserede personer eller juridiske enheder, der samarbejdede med klageren, og dermed overtrådte artikel 21 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

3.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at der ikke var noget bevis for en overtrædelse af artikel 21 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik ved videregivelse af klagerens personoplysninger til uautoriserede personer, der samarbejder med klageren.

3.3 Ombudsmanden bemærker, at klageren er en juridisk person, og at oplysninger om juridiske personer ikke er "personoplysninger" som omhandlet i forordning 45/2001 (19). Under alle omstændigheder bemærker Ombudsmanden, at klageren i sin klage blot redegjorde for sin påstand uden dog at underbygge den med kendsgerninger eller understøttende elementer. Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren i sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse ikke yderligere underbyggede sin påstand eller kommenterede Kommissionens udtalelse om afvisning af den. Ombudsmanden konkluderer derfor, at klageren ikke har godtgjort sin påstand om, at Kommissionen har overtrådt artikel 21 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik. Der er således ikke konstateret noget tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

4 Klagerens påstande

4.1 I sin klage hævdede klageren, at Kommissionen i) burde fjerne klageren fra varslingssystemet og ii) udsende en forklarende skrivelse til alle Kommissionens tjenestegrene for at genoprette klagerens omdømme.

4.2 I sin udtalelse anførte Kommissionen med hensyn til den første påstand, at klageren straks blev fjernet fra varslingssystemet den 12. oktober 2004, da den formelt var blevet underrettet af underleverandørens advokat om, at udlægskendelsen var blevet ophævet. Efter modtagelsen af denne meddelelse blev Kommissionen også underrettet om, at det suspenderede beløb kunne frigøres fra denne dag.

Med hensyn til den anden påstand anførte Kommissionen, at der ikke var behov for supplerende oplysninger til dens tjenestegrene.

4.3 Klageren anførte i sine bemærkninger, at den for at blive fjernet fra varslingssystemet var tvunget til at acceptere et kompromis med sin underleverandør.

4.4 Ombudsmanden bemærker, at det for så vidt angår klagerens første påstand om at blive fjernet fra varslingssystemet fremgår af Kommissionens udtalelse, at klageren blev fjernet fra varslingssystemet, efter at Kommissionen den 12. oktober 2004 havde modtaget oplysninger fra underleverandørens advokat om, at arresten var blevet ophævet af Luxembourgs distriktsret. Det fremgår endvidere, at beløbet på 50 000 EUR også blev frigivet samme dag. Der er derfor ikke behov for yderligere undersøgelser vedrørende denne påstand.

4.5 Med hensyn til klagerens anden påstand om, at Kommissionen burde udsende en forklarende skrivelse til alle Kommissionens tjenestegrene for at genoprette klagerens omdømme, bemærker Ombudsmanden ud fra dokumenterne i sagen, at klageren allerede havde fremsat denne anmodning tidligere, nemlig i sit brev af 20. november 2003 til regnskabsføreren. Officeren afviste imidlertid denne anmodning. Nærmere bestemt anførte regnskabsføreren i sit svar af 28. november 2003, at

"Jeg råder ikke over noget element, der kan føre mig til den konklusion, at det ville være nødvendigt at sende nogen som helst meddelelse til Kommissionens operationelle afdelinger om den indvirkning, som denne udlægskendelse burde have haft på Deres virksomheds omdømme"(20).

Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sin udtalelse om klagen igen afviste, at der var behov for at sende supplerende oplysninger til dens tjenestegrene, som klageren havde anmodet om.

4.6 Ombudsmanden bemærker, at klagerens påstand blev fremsat på et tidspunkt, hvor klageren stadig var opført i varslingssystemet. Klageren er siden blevet fjernet fra varslingssystemet, nemlig i oktober 2004. Da klageren imidlertid synes at have hyppig kontakt med Kommissionen, og da opførelsen på listen varede i mere end et år, kan det antages, at mange af klagerens samtalepartnere i Kommissionen blev opmærksomme på opførelsen på listen i varslingssystemet. I betragtning af den tvivl, som i det mindste nogle af disse tjenestemænd synes at nære med hensyn til betydningen af en sådan opførelse på listen (jf. punkt 2.19 ovenfor), kan det ikke udelukkes, at opførelsen på listen kan have rejst spørgsmål om klagerens pålidelighed. Under disse omstændigheder kan rundsendelse af en forklarende skrivelse stadig synes at være nyttig for klageren selv i dag.

4.7 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at den anden påstand er berettiget. Han bemærker imidlertid, at klageren har afvist hans forslag om at fremsætte et forslag til en mindelig løsning, som netop ville have bestået i at opfordre Kommissionen til at overveje at udsende en forklarende note til sine tjenestegrene med henblik på at udbedre eventuelle skader på klagerens omdømme, der stadig måtte bestå i Kommissionen. Det ser derfor ud til, at klageren ikke længere ønsker at forfølge den relevante påstand, der oprindeligt blev fremsat i klagen af 10. august 2004. Der synes derfor ikke at være behov for yderligere foranstaltninger med hensyn til dette aspekt af sagen.

5 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Principperne om god forvaltningsskik kræver, at institutionerne handler retfærdigt (21). I den foreliggende sag opretholdt Kommissionen opførelsen af klageren på listen i varslingssystemet, selv efter at den udlægsafgørelse, der havde ført den til at foretage denne opførelse, var blevet begrænset til 50 000 EUR, og efter at Kommissionen havde pålagt en af sine tjenestegrene at blokere betalingen af dette beløb. Kommissionens beslutning om at opretholde denne opførelse efter denne dato var urimelig. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Den 7. september 2007 kontaktede Ombudsmandens kontor klageren for at undersøge muligheden for en mindelig løsning mellem klageren og Kommissionen. Den 10. september 2007 meddelte klageren imidlertid Ombudsmanden, at den ikke ønskede at finde en mindelig løsning på sagen, og at den så frem til Ombudsmandens afgørelse. Under disse omstændigheder var det ikke muligt for Ombudsmanden at forsøge at finde en mindelig løsning. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Saisie-arrêt"på fransk.

(2) Klageren henviste navnlig til artikel 4 (lovlighed), 6 (proportionalitet), 7 (manglende magtmisbrug), 8 (upartiskhed og uafhængighed), 11 (retfærdighed) og 12 (høflighed).

(3) Artikel 21 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik vedrører beskyttelse af personoplysninger.

(4) Artikel 563: "Dans les huit jours de la saisie-arrêt, le saississant sera tenu de la dénoncer au débiteur saisi et de l'assigner en validité".

(5) Det dokument, som Ombudsmandens repræsentanter undersøgte, var den franske udgave: "Communication de M. le Président, Mme Gradin et M. Liikanen du 30 juillet 1997 "Système d'alerte précoce en matière d'erreurs administratives ou de fraudes par les organisations ou entreprises bénéficiant de fonds communautaires".

(6) Det dokument, som Ombudsmandens repræsentanter undersøgte, var den franske udgave: "Meddelelse (SEK(00)1811/4 af 31. oktober 2000: »Optimering af système d'alerte précoce: Aktion 95 de la réforme administrative«.

(7) I sin oprindelige udtalelse henviste Kommissionen til dette dokument som Kommissionens "memorandum".

(8) Jf. afgørelsens artikel 25, som findes på Kommissionens websted (http://ec.europa.eu/budget/documents/implement_control_en.htm) under "Early Warning System". Den udgave, der er offentliggjort på Kommissionens websted, blev senest ændret ved de interne regler fra 2007.

(9) "Saisie-arrêt"på fransk.

(10) Klageren henviste navnlig til artikel 4 (lovlighed), 6 (proportionalitet), 7 (manglende magtmisbrug), 8 (upartiskhed og uafhængighed), 11 (retfærdighed) og 12 (høflighed).

(11) For en del af gælden påberåbte Kommissionen sig imidlertid artikel 1 i PPI, hvori det hedder: "Fællesskabernes ejendomme og aktiver må ikke gøres til genstand for administrative eller retlige tvangsforanstaltninger uden Domstolens tilladelse".

(12) Dette er forgængeren for OLAF, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.

(13) Den franske version har følgende ordlyd: "sont connus pour faire l'objet d'une action en justice à cet égard".

(14) I memorandummet nævnes det, at der fandt drøftelser sted i Parlamentet om dette emne (stk. 4).

(15) Klageren henviste navnlig til artikel 4 (lovlighed), 6 (proportionalitet), 7 (manglende magtmisbrug), 8 (upartiskhed og uafhængighed), 11 (retfærdighed) og 12 (høflighed).

(16) Jf. artikel 11 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, som findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(17) Pressemeddelelse IP/04/143 "Kommissionen styrker sit system for tidlig varsling af modtagere af EU-midler for bedre at beskytte sine finansielle interesser", som findes på Europa-webstedet (http://europa.eu.int/rapid) under "Optional Search Criteria/Reference".

(18) Dette udkast til henstilling findes på Ombudsmandens websted (http://www.euro-ombudsman.eu.int/recommen/en/001351.htm).

(19) I henhold til artikel 2, litra a), i forordning 45/2001 forstås ved"personoplysninger" alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar fysisk person, i det følgende benævnt "den registrerede". ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for den pågældendes fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet"(fremhævelse tilføjet).

(20) Brevet fortsatte således: "Jeg opfordrer Dem til at drøfte kvaliteten af disse forbindelser direkte med disse afdelinger. Kommissionens regnskabsfører har ikke kompetence til at vurdere disse forhold".

(21) Jf. artikel 11 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, som findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).