Strasbourg, den 6. marts 2006

Kære X

Den 15. juli 2004 indgav De en klage til mig over Europa-Kommissionen, fordi den ikke havde givet et begrundet svar på Deres klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

Den 20. september 2004 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Den 19. oktober 2004 sendte De mig endnu et brev vedrørende Deres klage. I dette brev bad De mig om at omformulere den første påstand i Deres klage som anført i mit brev af 20. september 2004. Den 26. oktober 2004 fremsendte Kommissionen sin udtalelse om Deres klage.

Den 9. november 2004 skrev jeg endnu et brev til Kommissionens formand, hvori jeg informerede ham om omformuleringen af den første påstand i Deres klage og anmodede ham om at afgive en udtalelse herom inden den 31. december 2004. Kommissionen fremsendte sin supplerende udtalelse den 6. januar 2005.

Den 12. januar 2005 fremsendte jeg Kommissionens to udtalelser til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger inden den 28. februar 2005. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem på denne dato.

Den 22. juli 2005 sendte jeg et udkast til henstilling til Kommissionen. De blev underrettet herom i et brev, der blev sendt samme dag.

Den 16. september 2005 sendte De mig endnu et brev, hvori De påpegede, at Kommissionens tjenestemand med ansvar for Deres sag i en e-mail af 6. februar 2004 (som De vedlagde) havde bekræftet, at han ville skrive et udkast til svar på Deres klage. De bad mig tage hensyn til dette element i den "endelige udgave" af udkastet til henstilling.

I mit svar af 10. oktober 2005 meddelte jeg Dem, at et udkast til henstilling på trods af titlen er en endelig tekst, hvori Ombudsmanden redegør for sine synspunkter med hensyn til, om der foreligger et tilfælde af fejl eller forsømmelser fra den pågældende institutions side. Jeg meddelte dig endvidere, at hvis du ønsker at fastholde din påstand om, at Kommissionen ikke havde besvaret din klage på trods af dens tilsagn og dens tilsyneladende hensigt om at gøre det, vil du skulle indgive en ny klage til Ombudsmanden. Endelig meddelte jeg Dem, at der ville blive sendt en kopi af Deres yderligere brev til Kommissionen til orientering, hvilket mine tjenestegrene gjorde samme dag.

Den 15. november 2005 sendte De mig endnu en skrivelse, hvori De meddelte mig, at De ikke ønskede at indgive en ny klage til Ombudsmanden vedrørende dette aspekt af sagen, og at De mente, at hovedformålet med Deres henvendelser var nået, dvs. at institutionen var blevet opmærksom på tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Den 21. november 2005 sendte Kommissionen mig sin udførlige udtalelse om mit forslag til henstilling. Jeg fremsendte den til Dem den 5. december 2005 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger inden den 31. december 2005. Den 14. december 2005 sendte De mig Deres bemærkninger.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder følgende:

Klageren er tjenestemand i Kommissionen. I juni 2002 tog han på en mission. Efter klagerens opfattelse var finansieringsoversigten for hans tjenesterejse ikke i overensstemmelse med vejledningen om tjenesterejser, og størrelsen af godtgørelsen af udgifter i forbindelse med denne tjenesterejse svarede ikke til de udgifter, han havde afholdt.

Den 14. marts 2003 indgav klageren en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Efter klagerens opfattelse blev hans klage aldrig videresendt til de ansvarlige tjenestegrene. Den 19. august 2003 indgav klageren igen en klage til Kommissionen i henhold til artikel 90, stk. 2. Hans klage blev registreret i Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Personale og Administration ("GD for Personale og Administration") den 28. august 2003.

Mellem december 2003 og februar 2004 blev klageren ved flere lejligheder kontaktet af den person, der var ansvarlig for hans sag, med henblik på at færdiggøre den. Under disse drøftelser blev klageren underrettet om, at han ville modtage et begrundet svar på sin klage.

I maj 2004 kontaktede klageren den person, der var ansvarlig for hans sag. Han blev på ny underrettet om, at han ville modtage et begrundet svar på sin klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

I juni 2004 skrev klageren en e-mail til den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen og anmodede om at få oplysninger om, hvordan behandlingen af hans klage skred frem. Han ringede endvidere til den relevante kontorchef i GD for Personale og Administration. Han blev underrettet om, at "[de] tilgrænsende myndigheder havde besluttet, at der ikke ville blive givet et begrundet svar".

Den 15. juli 2004 indgav klageren en klage til Ombudsmanden. Han gjorde gældende, at Kommissionen ikke havde givet ham et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Han gjorde endvidere gældende, at Kommissionens adfærd havde frataget ham retten til at iværksætte appel ved Retten.

Klageren gjorde gældende, at han burde modtage et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionens udtalelse om klagen var sammenfattende som følger:

For at deltage i mødet mellem repræsentationscheferne i stedet for sin tjenesterejse valgte klageren at købe en flybillet med APEX-prisen på 396,21 EUR, et beløb, der var lavere end den normale nedsatte billetpris. Denne billet, men nødvendiggjorde tilbringe weekenden i stedet for hans mission. Klageren havde fulgt den gældende procedure for udarbejdelsen af sin tjenesterejseordre.

Efter at have modtaget finansieringsoversigten for sin tjenesterejse den 18. januar 2003 indgav klageren den 14. marts 2003 gennem sin overordnede en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. I denne klage anfægtede klageren Kommissionens beslutning om ikke at refundere ham dagpenge for fredag den 14. juni, lørdag den 15. juni og søndag den 16. juni 2002 i henhold til bestemmelserne i artikel VIII.1 i vejledningen om tjenesterejser. Klageren anmodede endvidere om, at hans klage blev videresendt til ansættelsesmyndigheden.

Fire måneder senere anmodede klageren, efter at have konstateret, at hans klage aldrig var blevet modtaget af Kommissionens klageafdeling, som er ansvarlig for behandlingen af klager indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, Kommissionens mægler om at gå i forbøn hos chefen for klageafdelingen.

Den 19. august 2003 indgav klageren en anden klage direkte til den relevante enhed vedrørende de samme faktiske omstændigheder som dem, der var anført i den første klage. Denne anden klage blev registreret den 28. august 2003 under referencen R/517/03. Klageren modtog en kvittering for modtagelsen den 1. oktober 2003.

Ifølge klageren var der hyppige telefonopkald mellem ham og den tjenestemand, der var ansvarlig for hans sag, fra december 2003 til februar 2004, hvor klageren blev underrettet om, at han ville modtage et begrundet svar på hans klage.

I juni 2004, dvs. fire måneder efter den sidste meddelelse, som klageren havde haft med Kommissionen, kontaktede han den relevante tjenestegren pr. e-mail og derefter pr. telefon for at få oplysninger om forløbet af behandlingen af hans klage. Klageren blev underrettet om, at ansættelsesmyndighedens manglende svar inden for en frist på fire måneder fra datoen for klagens indgivelse i henhold til kvitteringen for modtagelsen af 1. oktober 2003 blev anset for at udgøre en stiltiende afvisning af klagen.

Det var beklageligt, at klagerens første klage, der blev sendt til hans overordnede, aldrig var blevet videresendt til den klageenhed, der var ansvarlig for behandlingen af klager i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Da denne enhed var blevet underrettet herom, besluttede den at behandle klagerens anden klage i klagerens interesse og for at sikre en retfærdig behandling af klagerne fire måneder efter udløbet af den lovbestemte frist. Der var derfor truffet passende foranstaltninger for at rette op på den fejl, der skyldtes en utilstrækkelig overførsel af klagerens første klage mellem Kommissionens relevante tjenestegrene.

Klageren fik derefter tilsendt en kvittering for modtagelsen, hvori han blev underrettet om, i) at ansættelsesmyndigheden havde en frist på fire måneder fra den dato, hvor klagen blev indgivet, til at meddele ham sin begrundede afgørelse, ii) hvis der ved udløbet af denne frist ikke var modtaget noget svar på klagen, skulle dette anses for at udgøre en stiltiende afvisning iii) tjenestemanden kan indbringe en stiltiende eller udtrykkelig afgørelse for Retten i Første Instans på de betingelser, der er fastsat i vedtægtens artikel 91 (dvs. inden for en frist på tre måneder fra meddelelsen af afgørelsen eller datoen for den stiltiende afgørelse). Under disse omstændigheder kunne klageren, som skulle kende disse regler, ikke være uvidende om, at en manglende begrundet beslutning fra Kommissionen inden den 28. december 2003 blev anset for at udgøre en stiltiende afvisning af hans klage og åbnede den lovbestemte frist for at indgive en klage til Retten i Første Instans. Klagerens anden klage var derfor blevet behandlet i overensstemmelse med de gældende regler. Klageren var ikke blevet frataget sin ret til at appellere til Retten i Første Instans.

Uden at drage klagerens oprigtighed i tvivl måtte det påpeges, at klageren ikke fremlagde noget bevis for, at den tjenestemand, der var ansvarlig for hans sag, udtrykkeligt havde underrettet ham om, at der ville blive truffet en begrundet afgørelse om hans klage. Kommissionen var ikke i besiddelse af noget bevis for en sådan forpligtelse i de relevante sagsakter.

Det skal bemærkes, at selv om vedtægten ikke pålagde den at gøre dette, bestræbte Kommissionen sig på at træffe en begrundet afgørelse i alle de klager, der blev indgivet til den. Ikke desto mindre skete det i betragtning af de begrænsede ressourcer og det store antal klager, at denne praksis undtagelsesvis ikke kunne følges, hvilket Kommissionen undskyldte.

Yderligere undersøgelser
Ombudsmandens anmodning om oplysninger fra Kommissionen

Den 19. oktober 2004 sendte klageren endnu et brev vedrørende sin klage. I dette brev anmodede han ombudsmanden om at omformulere den første påstand i hans klage. Det viste sig derfor, at der var behov for yderligere undersøgelser. Den 9. november 2004 skrev Ombudsmanden derfor endnu en skrivelse til Kommissionens formand, hvori han omformulerede den første påstand i klagerens klage således:

"Kommissionen undlod at give klageren et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, på trods af dens tilsagn og dens tilsyneladende hensigt om at gøre det".

Kommissionens svar

I replikken har Kommissionen sammenfattende anført følgende:

Som anført i den første udtalelse af 26. oktober 2004 kunne det kun konstateres, at klageren ikke fremlagde noget bevis for, at den tjenestemand, der var ansvarlig for hans sag, udtrykkeligt havde underrettet ham om, at der ville blive truffet en begrundet afgørelse om hans klage. Der var ingen beviser herfor, hverken i de relevante sagsakter, som Kommissionen var i besiddelse af, eller i sagsakterne i den klage, der blev indgivet til Ombudsmanden.

Kommissionen ønskede igen at give udtryk for sin vilje til at træffe en begrundet afgørelse i alle klager, der blev indgivet til den, og undskyldte over for både Ombudsmanden og klageren for, at denne praksis undtagelsesvis ikke kunne følges af de grunde, der var anført i dens første udtalelse.

Klagerens bemærkninger

Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren inden for den frist, der var fastsat til dette formål.

Ombudsmandens forslag til henstilling

Udkastet til henstilling

Den 22. juli 2005 sendte Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Kommissionen:

Kommissionen bør give et begrundet svar på klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten af 19. august 2003.

Dette udkast til henstilling var baseret på følgende overvejelser:

1 Kommissionens påståede undladelse af at give et begrundet svar på klagerens klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2

1.1 Klageren er tjenestemand i Kommissionen. I juni 2002 tog han på en mission. Efter klagerens opfattelse var den finansieringsoversigt, der svarede til hans tjenesterejseordre, ikke i overensstemmelse med vejledningen om tjenesterejser, og størrelsen af godtgørelsen af udgifter i forbindelse med denne tjenesterejse svarede ikke til, hvad han havde brugt. Den 14. marts 2003 indgav klageren en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Hans klage blev aldrig videresendt til de ansvarlige tjenestegrene. Den 19. august 2003 indgav klageren igen en klage til Kommissionen i henhold til artikel 90, stk. 2. Hans klage blev registreret af Kommissionen den 28. august 2003.

Klageren gjorde i sin klage til Ombudsmanden gældende, at Kommissionen ikke havde givet ham et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Den 19. oktober 2004 sendte klageren endnu et brev vedrørende sin klage. I denne skrivelse anmodede han Ombudsmanden om at tilføje følgende punkt (understreget) til sin første påstand: "Kommissionen undlod at give klageren et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, på trods af dens tilsagn og dens tilsyneladende hensigt om at gøre det".

1.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at det var beklageligt, at klagerens første klage, der var sendt til hans overordnede, aldrig var blevet fremsendt til den klageinstans, der var ansvarlig for behandlingen af klager indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Da denne enhed var blevet underrettet herom, besluttede den at behandle klagerens anden klage i klagerens interesse og for at sikre en retfærdig behandling af klagerne fire måneder efter udløbet af den lovbestemte frist. Der var derfor truffet passende foranstaltninger for at rette op på den fejl, der skyldtes en utilstrækkelig overførsel af klagerens første klage mellem Kommissionens relevante tjenestegrene. Kommissionen forklarede, at klageren havde fået tilsendt en kvittering for modtagelsen, hvori han blev underrettet om, i) at ansættelsesmyndigheden havde en frist på fire måneder fra den dato, hvor klagen blev indgivet, til at meddele sin begrundede afgørelse, ii) at hvis der ved udløbet af denne frist ikke var modtaget noget svar på klagen, blev dette anset for at udgøre en stiltiende afvisning af klagen og iii) at han kan appellere en stiltiende eller udtrykkelig afgørelse til Retten i Første Instans på de betingelser, der er fastsat i vedtægtens artikel 91. Under disse omstændigheder kunne klageren ikke være uvidende om, at manglen på en begrundet beslutning fra Kommissionen inden den 28. december 2003 blev anset for at udgøre en stiltiende afvisning af hans klage og åbnede den lovbestemte frist for at indgive en klage til Retten i Første Instans.

1.3 Den 19. oktober 2004 sendte klageren Ombudsmanden endnu en skrivelse vedrørende hans klage. I denne skrivelse påpegede han, at den første påstand i hans klage skulle have følgende ordlyd:

"Kommissionen undlod at give klageren et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, på trods af dens tilsagn og dens tilsyneladende hensigt om at gøre det".

1.4 Den 9. november 2004 skrev Ombudsmanden derfor til Kommissionen for at anmode den om at kommentere klagerens påstand som omformuleret af klageren.

1.5 I sin supplerende udtalelse anførte Kommissionen, at det som anført i den første udtalelse af 26. oktober 2004 kun kunne konstateres, at klageren ikke havde fremlagt noget bevis for, at den tjenestemand, der var ansvarlig for hans sag, udtrykkeligt havde underrettet ham om, at der ville blive truffet en begrundet afgørelse om hans klage. Der var ingen beviser herfor, hverken i de relevante sagsakter, som Kommissionen var i besiddelse af, eller i sagsakterne vedrørende den klage, der var indgivet til Ombudsmanden.

1.6 Ombudsmanden bemærker, at i henhold til personalevedtægtens artikel 90, stk. 2, "(…) meddeler myndigheden den pågældende sin begrundede afgørelse senest fire måneder efter datoen for klagens indgivelse. Hvis der ved udløbet af denne frist ikke er modtaget noget svar til klageren, anses dette for at være en stiltiende afvisning, som kan påklages i henhold til artikel 91."

1.7 I sine afgørelser vedrørende klage 1479/99/(OV)MM (1) og 729/2000/OV (2) fandt Ombudsmanden, at det var god administrativ praksis for ansættelsesmyndigheden at give et udtrykkeligt svar på de klager, som Fællesskabets ansatte havde indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90. Han bemærkede endvidere, at når ansættelsesmyndigheden undlader at gøre dette, er den berørte person beskyttet mod yderligere forsinkelse ved reglen om, at manglende svar udgør en negativ afgørelse. Efter Ombudsmandens opfattelse har denne regel til formål at give en tjenestemand et retsmiddel, når ansættelsesmyndigheden ikke giver et udtrykkeligt svar, men ikke bemyndiger ansættelsesmyndigheden til at fravige sin forpligtelse til at overholde principperne om god forvaltningsskik.

1.8 I den foreliggende sag skulle Kommissionen have svaret klageren inden den 28. december 2003. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sin udtalelse anførte, at selv om personalevedtægten ikke forpligter den hertil, bestræbte den sig på at træffe en begrundet afgørelse i alle de klager, der blev indgivet til den. I betragtning af dens begrænsede ressourcer og det store antal klager kan det dog forekomme, at denne praksis under ekstraordinære omstændigheder ikke følges. Kommissionen undskyldte for denne situation. Ombudsmanden er af den opfattelse, at Kommissionens begrænsede ressourcer og et eventuelt stort antal klager, der skal behandles, ikke er tilstrækkelige grunde til at begrunde Kommissionens undladelse af at træffe en begrundet afgørelse om klagerens klage. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sine to udtalelser undskyldte over for både klageren og Ombudsmanden, at den ikke havde truffet en begrundet afgørelse om klagerens klage. Ombudsmanden bemærker imidlertid yderligere, at Kommissionen i disse udtalelser ikke drøftede årsagerne til sin beslutning om at afvise klagerens klage. Efter Ombudsmandens opfattelse er klageren derfor stadig ikke blevet underrettet om disse grunde. På denne baggrund mener Ombudsmanden, at Kommissionens undladelse af at give et begrundet svar på klagerens klage indgivet i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten den 19. august 2003 udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.9 Med hensyn til klagerens påstand om, at Kommissionen "ikke gav klageren et begrundet svar på hans klage i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90, stk. 2, på trods af dens tilsagn og dens tilsyneladende hensigt om at gøre det", bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen anførte, at klageren ikke havde fremlagt dokumentation for, at den tjenestemand, der var ansvarlig for hans sag, udtrykkeligt havde informeret ham om, at der ville blive truffet en begrundet afgørelse om hans klage. Ombudsmanden er af den opfattelse, at det ikke fremgår klart af de dokumenter, han har fået forelagt, at den tjenestemand, der var ansvarlig for klagerens sag, udtrykkeligt havde meddelt ham, at der ville blive truffet en begrundet afgørelse om hans klage. I lyset af sin konklusion i punkt 1, nr. 8, ovenfor finder Ombudsmanden imidlertid, at der ikke er grund til yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagerens påstand.

2 Påstanden om, at Kommissionens adfærd havde frataget klageren retten til at appellere afgørelsen til Retten i Første Instans

2.1 Klageren hævdede, at Kommissionens adfærd havde frataget ham retten til at appellere til Retten i Første Instans.

2.2 Kommissionen anførte, at der den 1. oktober 2003 var blevet sendt en kvittering for modtagelsen til klageren, hvori han blev underrettet om, i) at ansættelsesmyndigheden havde en frist på fire måneder fra datoen for klagens indgivelse til at meddele sin begrundede afgørelse, ii) at hvis der ved udløbet af denne frist ikke var modtaget noget svar på klagen, blev dette anset for at udgøre en stiltiende afvisning af klagen og iii) at tjenestemanden kan appellere en stiltiende eller udtrykkelig afgørelse til Retten i Første Instans på de betingelser, der er fastsat i vedtægtens artikel 91.

2.3 Ombudsmanden mener, at klageren fik tilstrækkelige oplysninger i modtagelsesbeviset om sin ret til at appellere til Retten i Første Instans. Han mener derfor, at klageren kunne have appelleret til Retten i Første Instans efter den 28. december 2003, hvis han havde ønsket det. Ombudsmanden bemærker, at klageren hævdede, at han mellem december 2003 og februar 2004 havde haft flere kontakter med den ansvarlige for hans sag i Kommissionen, og at han ved disse lejligheder var blevet underrettet om, at han ville modtage et begrundet svar på sin klage. Det eneste relevante bevis, der er blevet stillet til Ombudsmandens rådighed, er imidlertid en kopi af klagerens e-mail af 9. juni 2004, hvori klageren henviste til en samtale med den tjenestemand, der var ansvarlig for hans sag, som havde fundet sted ca. tre uger tidligere. Under denne samtale blev klageren i henhold til sin e-mail af 9. juni 2004 underrettet om, at den begrundede afgørelse om hans klage var klar til underskrift. Selv hvis det antages, at denne e-mail kunne betragtes som bevis for, at Kommissionen havde angivet, at den ville give et skriftligt svar på klagerens klage i henhold til vedtægtens artikel 90, skal det bemærkes, at disse oplysninger blev givet til klageren i maj 2004, dvs. efter udløbet af fristen på tre måneder for indgivelse af en klage til Retten i Første Instans. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at klageren ikke har fremlagt tilstrækkelige beviser for, at Kommissionens adfærd fratog ham retten til at indbringe en klage for Retten i Første Instans. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke synes at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side i forbindelse med denne påstand.

Kommissionens udførlige udtalelse

I sin detaljerede udtalelse om udkastet til henstilling anførte Kommissionen, at den var ansvarlig for sin egen forvaltning af sine begrænsede ressourcer, og at det betydelige antal klager og muligheden for implicit at afvise dem har til formål at sikre et råderum med henblik på at fastlægge prioriteter med hensyn til god forvaltning. Kommissionen ønskede at informere Ombudsmanden om, at der i løbet af de foregående to år havde været fem stiltiende afgørelser om afvisning af klager ud af i alt 1211 klager indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2 (sammenlignet med én stiltiende afgørelse om afvisning af en klage i 2003 og fire stiltiende afgørelser om afvisning af klager i 2004). Dette viste klart, at Kommissionen i meget begrænset omfang benyttede sig af muligheden for at træffe stiltiende afgørelser om afvisning af klager.

Muligheden for stiltiende afgørelser om afvisning af klager er fastsat både i personalevedtægten og i visse medlemsstaters nationale retssystemer. Denne mulighed kan derfor ikke anses for at udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Dette følger også modsætningsvis af Domstolens praksis for så vidt angår forpligtelsen til at begrunde afgørelser, idet en sådan forpligtelse ikke er fastsat i vedtægtens artikel 90, stk. 2. Efter Kommissionens opfattelse omgik klageren gennem sin klage de klagefrister, der er fastsat i personalevedtægtens artikel 91. Henset til princippet om, at bindende lovbestemte frister er nødvendige, kan administrationens afgørelse om at afvise klagerens klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, imidlertid ikke påklages yderligere.

Kommissionen delte imidlertid Ombudsmandens bekymring med hensyn til spørgsmålet om at træffe begrundede afgørelser og henviste til artikel 25 i personalevedtægten. I den foreliggende sag var afgørelsen begrundet helt fra begyndelsen, eftersom begrundelsen for, at Kommissionen havde besluttet ikke at refundere ham yderligere tre dagpenge, som klageren havde anført, var baseret på den omstændighed, at han havde valgt selv at bestille en flybillet til APEX-prisen - hvilket tvang ham til at blive indtil søndagen - snarere end en standardbillet, der var afkrydset.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger af 14. december 2005 anførte klageren, at han som nævnt i sit brev af 15. november 2005 ikke fandt det nyttigt at fortsætte undersøgelsen af hans klage. Klageren påpegede endvidere, at Kommissionens udførlige udtalelse ikke behandlede hans påstand om, at Kommissionen havde undladt at give ham et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, på trods af dens tilsagn og dens tilsyneladende hensigt om at gøre det. Efter klagerens opfattelse forklarede Kommissionen kun i generelle vendinger sin politik med hensyn til klager indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, uden at tage hensyn til sagens særlige aspekter.

Afgørelsen

1.1 Klageren er tjenestemand i Kommissionen. I juni 2002 tog han på en mission. Efter klagerens opfattelse var den finansieringsoversigt, der svarede til hans tjenesterejseordre, ikke i overensstemmelse med vejledningen om tjenesterejser, og størrelsen af godtgørelsen af udgifter i forbindelse med denne tjenesterejse svarede ikke til, hvad han havde brugt. Den 14. marts 2003 indgav klageren en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Hans klage blev aldrig videresendt til de ansvarlige tjenestegrene. Den 19. august 2003 indgav klageren igen en klage til Kommissionen i henhold til artikel 90, stk. 2. Denne klage blev registreret af Kommissionen den 28. august 2003. Den 15. juli 2004 indgav klageren den 19. august 2003 en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen vedrørende det manglende begrundede svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Klageren gjorde gældende, at han burde modtage et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

1.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at den manglende besvarelse af en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, blev anset for at udgøre en stiltiende afvisning af klagen. Kommissionen anførte endvidere, at det skulle erindres, at selv om vedtægten ikke pålagde den at gøre dette, bestræbte Kommissionen sig på at træffe en begrundet afgørelse i alle de klager, der blev indgivet til den. Ikke desto mindre skete det i betragtning af de begrænsede ressourcer og det store antal klager, at denne praksis undtagelsesvis ikke kunne følges i dette tilfælde. Kommissionen undskyldte for dette.

1.3 Efter at have gennemgået Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger sendte Ombudsmanden den 22. juli 2005 et udkast til henstilling til Kommissionen om, at denne skulle give et begrundet svar på klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten.

1.4 I sin udførlige udtalelse meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den var ansvarlig for forvaltningen af sine begrænsede ressourcer. Den tilføjede, at muligheden for implicit at afvise klager havde til formål at sikre et råderum med henblik på at fastsætte prioriteter for god forvaltningsskik. Muligheden for stiltiende afgørelser om afslag på klager er fastsat både i personalevedtægten og i visse medlemsstaters nationale retssystemer. Denne mulighed kan derfor ikke anses for at udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser. I løbet af de to foregående år havde der været fem stiltiende afgørelser om afslag på klager ud af i alt 1211 klager indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2 (sammenlignet med én stiltiende afgørelse om afslag på en klage i 2003 og fire stiltiende afgørelser om afslag på klager i 2004).

Kommissionen bemærkede imidlertid, at den delte Ombudsmandens bekymring med hensyn til spørgsmålet om at træffe begrundede afgørelser. Kommissionen gjorde gældende, at den afgørelse, der var genstand for tvisten, i det foreliggende tilfælde var begrundet.

1.5 Klageren anførte i sine bemærkninger, at han ikke anså det for nyttigt at fortsætte undersøgelsen af hans klage. Klageren bemærkede imidlertid, at Kommissionens udførlige udtalelse ikke behandlede hans påstand, hvorefter Kommissionen ikke havde givet ham et begrundet svar på hans klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

1.6 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sin detaljerede udtalelse om hans udkast til henstilling fastholder sin holdning, ifølge hvilken et manglende svar på en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten ikke kan betragtes som et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Med hensyn til dette synspunkt finder Ombudsmanden det nødvendigt at påpege følgende:

1.7 Ombudsmanden minder om, at han baserede sit udkast til henstilling til Kommissionen på følgende grunde: Ombudsmanden fandt i sine afgørelser om klage 1479/99/(OV)MM og 729/2000/OV, at det var god administrativ praksis for ansættelsesmyndigheden at give et udtrykkeligt svar på klager fra Fællesskabets ansatte i henhold til artikel 90 i personalevedtægten. Han bemærkede endvidere, at når ansættelsesmyndigheden undlader at gøre dette, er den berørte person beskyttet mod yderligere forsinkelse ved reglen om, at manglende svar udgør en negativ afgørelse. Efter Ombudsmandens opfattelse har denne regel til formål at give en tjenestemand et retsmiddel, når ansættelsesmyndigheden ikke giver et udtrykkeligt svar, men ikke bemyndiger ansættelsesmyndigheden til at fravige sin forpligtelse til at overholde principperne om god forvaltningsskik. Ombudsmanden fandt derfor, at Kommissionens undladelse af at give et begrundet svar på klagerens klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, den 19. august 2003 udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sin detaljerede udtalelse om udkastet til henstilling ikke tog hensyn til de grunde, han havde anført i sit udkast til henstilling.

1.8 Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen syntes at hævde, at muligheden for implicit at afvise klager i henhold til personalevedtægtens artikel 90, stk. 2, var påkrævet af dens begrænsede ressourcer samt af behovet for at sikre et råderum og fastlægge prioriteter med hensyn til god forvaltning. Det ekstremt begrænsede antal stiltiende afvisninger i forhold til det samlede antal klager synes imidlertid at bekræfte, at Kommissionens begrænsede ressourcer ikke forpligter den til at afstå fra at give udtrykkelige svar på sådanne klager. Det bør endvidere erindres, at Kommissionen har en frist på fire måneder til at afgive et sådant svar. Ombudsmanden mener endvidere, at selv om det kan accepteres, at Kommissionen bør være i stand til at fastlægge prioriteter med hensyn til de klager i henhold til artikel 90, stk. 2, der indgives til den, betyder dette ikke, at Kommissionens beslutning om ikke at give noget svar på en bestemt klage er forenelig med principperne om god forvaltningsskik.

1.9 For det tredje synes Kommissionen ved at anføre, at der ikke kan være tale om fejl eller forsømmelser, fordi muligheden for stiltiende afgørelser om afslag er fastsat i personalevedtægten (og i nogle medlemsstaters retssystemer), at hævde, at fejl eller forsømmelser kun kan forekomme i tilfælde, hvor lovbestemmelser overtrædes. Ombudsmanden vil dog i denne forbindelse gerne påpege, at begrebet fejl eller forsømmelser, som det er blevet præciseret af Retten i Første Instans, er bredere end blot ulovlighed (3). Selv om der ganske vist foreligger fejl eller forsømmelser, når en administration overtræder de retsregler, der er bindende for den, udelukker den omstændighed, at en afgørelse er i overensstemmelse med loven, ikke, at der kan konstateres fejl eller forsømmelser.

1.10 I sin udtalelse om udkastet til henstilling gjorde Kommissionen endvidere gældende, at den beslutning, der var genstand for klagen i henhold til artikel 90, stk. 2, var begrundet. Da formålet med proceduren i henhold til artikel 90, stk. 2, imidlertid er at give administrationen mulighed for at tage den afgørelse, der er genstand for klagen, op til fornyet overvejelse, er det klart ikke tilstrækkeligt, at selve afgørelsen er begrundet. Hvis Kommissionen fandt, at denne beslutning var korrekt og indeholdt alle de nødvendige forklaringer, burde det desuden have været så meget desto lettere for den at træffe afgørelse om klagen i henhold til artikel 90, stk. 2, og give klageren et skriftligt svar på denne klage.

1.11 Endelig er Ombudsmanden af den opfattelse, at eftersom Kommissionen ikke havde været i stand til at behandle klagerens første klage i henhold til artikel 90, stk. 2, af 14. marts 2003 korrekt, ville et svar på hans anden klage i henhold til artikel 90, stk. 2, af 19. august 2003 have været så meget desto mere nødvendigt.

1.12 På baggrund af ovenstående betragtninger gentager Ombudsmanden sit synspunkt om, at princippet om god forvaltningsskik kræver, at administrationen giver et skriftligt svar på klager, der indgives til den i henhold til personalevedtægtens artikel 90, stk. 2, og at dette svar skal gives inden for den frist på fire måneder, der er fastsat i denne bestemmelse. I den foreliggende sag udgør Kommissionens undladelse af at besvare klagerens klage af 19. august 2003 inden for fristen på fire måneder derfor et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og Ombudsmanden fremsætter en kritisk bemærkning nedenfor.

2 Konklusion

2.1 På baggrund af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

I henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, underretter ansættelsesmyndigheden den person, der har indgivet en intern klage, om sin begrundede afgørelse inden for fire måneder. Dette er i overensstemmelse med principperne for god forvaltning. Det er korrekt, at vedtægtens artikel 90, stk. 2, bestemmer, at manglende svar inden for den frist på fire måneder, der er fastsat i denne bestemmelse, anses for at udgøre en negativ afgørelse. Denne regel har til formål at beskytte borgeren, hvis en forvaltning ikke overholder sine retlige forpligtelser. Den giver på ingen måde forvaltningen ret til at fravige de forpligtelser, der følger af principperne om god forvaltningsskik. Kommissionens undladelse af at besvare klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, af 19. august 2003 udgør derfor et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2.2 I henhold til artikel 3, stk. 7, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand skal Ombudsmanden efter at have udarbejdet et udkast til henstilling og efter at have modtaget en udførlig udtalelse fra den berørte institution eller det berørte organ sende en rapport til Europa-Parlamentet og til den berørte institution eller det berørte organ.

2.3 Ombudsmanden påpegede i sin årsberetning for 1998, at hans mulighed for at forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet var af uvurderlig værdi for hans arbejde. Han tilføjede, at særberetninger derfor ikke burde fremlægges for ofte, men kun i forbindelse med vigtige spørgsmål, hvor Parlamentet var i stand til at træffe foranstaltninger for at bistå Ombudsmanden (4). Årsberetningen for 1998 blev forelagt for og godkendt af Europa-Parlamentet.

2.4 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren i sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse anførte, at han ikke anså det for nyttigt at fortsætte undersøgelsen af hans klage. I betragtning af disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at det ikke er hensigtsmæssigt at forelægge en særlig rapport for Europa-Parlamentet.

2.5 Ombudsmanden vil derfor sende en kopi af denne afgørelse til Kommissionen og medtage et kort resumé i årsberetningen for 2006, som vil blive forelagt Europa-Parlamentet. Ombudsmanden afslutter således sagen.

2.6 Europa-Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Afgørelsen findes på Den Europæiske Ombudsmands websted på følgende adresse: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm.

(2) Afgørelsen findes på Den Europæiske Ombudsmands websted på følgende adresse: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/000729.htm.

(3) Se forenede sager T-219/02 og T-337/02, Olga Lutz Herrera mod Kommissionen, Sml. 2004 II, præmis 101. Se også sag T-294/03, Jean-Louis Gibault mod Kommissionen, dom af 31. maj 2005 (endnu ikke offentliggjort), præmis 45.

(4) Årsberetningen for 1998, s. 27-28.