Baggrunden for klagen

1. Klageren, en fond, der er aktiv inden for valgbistand, indgav en ansøgning i forbindelse med en indkaldelse af forslag til EU-finansiering af et projekt til støtte for panafrikansk valgkapacitet [1] Indkaldelsen blev forvaltet af Den Europæiske Unions delegation ved Den Afrikanske Union under Europa-Kommissionens ansvar som »ordregivende myndighed«. Indkaldelsen af forslag blev opdelt i to delkontrakter. Klageren ansøgte om parti 1.

2. Som led i ansøgningsprocessen indsendte klageren et konceptnotat, hvori denne anmodede om EU-finansiering svarende til 90 % af de støtteberettigede omkostninger [2]. Klagerens ansøgning blev udvalgt på forhånd, og klageren blev opfordret til at indgive en fuldstændig ansøgning. I den fuldstændige ansøgning anmodede klageren om EU-finansiering svarende til 95 % af de støtteberettigede omkostninger.

3. Kommissionen afviste klagerens ansøgning, fordi den ikke længere opfyldte alle kriterierne i indkaldelsen af forslag, navnlig fordi procentdelen af den EU-finansiering, der blev anmodet om, lå over tærsklen på 90 %. 

4. Den 29. juli 2023 anmodede klageren delegationen om at genoverveje denne afgørelse. Den fremførte, at dette var en typografisk fejl, som skyldtes udarbejdelsen af flere ansøgninger om EU-finansiering på samme tid. Den mente, at delegationen burde have anmodet om præciseringer i stedet for at afvise dens ansøgning. Klageren gav også udtryk for bekymring over for delegationen med hensyn til en potentiel interessekonflikt i forbindelse med del 2 af indkaldelsen. Den hævdede, at en ekspert, der havde været involveret i udviklingen af det projekt, der blev finansieret under denne indkaldelse, arbejder for en enhed, der ansøgte om del 2.

5. Den 2. august 2023 svarede delegationen. Den fastholdt sin holdning til afvisningen af klagerens ansøgning. Den anførte, at klageren burde have modtaget en advarselsmeddelelse i onlineansøgningssystemet, når den gav oplysninger, der ikke var i overensstemmelse med retningslinjerne for indkaldelsen. Med hensyn til klagerens påstande om en potentiel interessekonflikt i forbindelse med parti 2 forklarede delegationen, at indkaldelsen var udarbejdet internt af delegationens projektledere, og at den ikke identificerede nogen interessekonflikt.

6. Klageren var utilfreds med delegationens svar og henvendte sig til Ombudsmanden i september 2023.

Undersøgelsen

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af delegationens afgørelse om at afvise klagerens ansøgning, og hvordan den håndterede klagerens bekymringer om en potentiel interessekonflikt i forbindelse med parti 2.

8. I løbet af undersøgelsen undersøgte Ombudsmanden sagens akter. Delegationen gav også præciseringer som svar på spørgsmål fra Ombudsmanden. Svaret blev delt med klageren, som fremsatte bemærkninger.

9. Ombudsmandens undersøgelseshold mødtes efterfølgende med repræsentanter for Kommissionen og delegationen for at få yderligere oplysninger om begge aspekter af klagen. Ombudsmanden delte møderapporten med klageren, og klageren fremsatte bemærkninger til rapporten.

Afslag på klagerens ansøgning

Argumenter forelagt Ombudsmanden

af Kommissionen

10. Kommissionen præciserede grundene til afslaget på ansøgningen. Den forklarede, at det i retningslinjerne for tilskudsansøgere, som er en del af indkaldelsesdokumenterne, var fastsat, at ansøgere kunne anmode om EU-tilskud på op til 90 % af de støtteberettigede omkostninger.[3] Indkaldelsesdokumenterne indeholdt en tjekliste for selvvejledning, der var knyttet som bilag til retningslinjerne, og som opfordrede ansøgerne til at kontrollere, om de opfyldte alle kriterierne i indkaldelsen, inden de indgav deres ansøgning, herunder sikre, at den procentdel af EU-bidraget, der blev anmodet om, ikke oversteg den maksimale tærskel.[4] Det fremgik af indkaldelsen, at "en ny fejl i forbindelse med de punkter, der er anført i tjeklisten [...], eller større uoverensstemmelser i den fuldstændige ansøgning (f.eks. hvis beløbene i budgetarbejdsarkene er inkonsekvente) kan føre til afslag på ansøgningen".

11. I dette tilfælde afviste delegationen klagerens ansøgning, fordi den ikke opfyldte et af punkterne i tjeklisten, nemlig at den anmodede om et EU-finansieringsbeløb, der oversteg den maksimale procentsats, der var tilladt i henhold til indkaldelsen.

12. Kommissionen bemærkede, at den i henhold til indkaldelsen har mulighed for at anmode om præciseringer, "når de fremlagte oplysninger er uklare". Dette er i overensstemmelse med finansforordningen [5], som giver mulighed for at korrigere åbenlyse skrivefejl i ansøgningsdokumenter for at undgå afvisning af ansøgninger af god kvalitet af rent formelle grunde [6]. Finansforordningen indeholder ikke en definition af, hvad der udgør en åbenlys skrivefejl, men ifølge Kommissionens interne retningslinjer omfatter sådanne fejl regnefejl i budgettet eller åbenlyse misforståelser af ansøgningsskemaet. Det tilkommer Kommissionen fra sag til sag at fastslå, hvilke omstændigheder der kan udgøre en åbenbar skrivefejl. Kommissionen har derefter skønsbeføjelse til at afgøre, om det på grundlag af den specifikke situation er berettiget at korrigere fejlen, hvilket er en mulighed og ikke en forpligtelse i henhold til finansforordningen.

13. I dette tilfælde fandt Kommissionen, at det ikke var berettiget at anmode klageren om præcisering eller at rette fejlen, fordi klagerens fejl ikke var en åbenlys skrivefejl. Kommissionen fandt, at klageren konsekvent og bevidst havde anvendt tallet på 95 % (og ikke 90 %) som procentdel af EU-finansieringen i det budget, der var vedlagt den fuldstændige ansøgning. Den bemærkede, at et forslag om et medbidrag på 5 % syntes at være klagerens standardpolitik som anført i brevet til delegationen af 29. juli 2023 og derfor var et bevidst valg fra klagerens side.

14. Desuden hævdede Kommissionen, at fejlen ikke var en enkel og let genkendelig fejl med et forkert anvendt tal, en fejlberegning, en uoverensstemmelse i budgetoversigten eller en fejl, der tydede på, at klageren havde misforstået betingelserne for indkaldelsen. Klageren beregnede snarere hele budgetskemaet ved at gange de anslåede støtteberettigede omkostninger med den ønskede procentdel af EU-finansieringen. Kommissionen hævdede således, at eftersom klagerens fejl ikke var "en formel mangel, men en væsentlig afvigelse fra betingelserne i indkaldelsen", ville korrektionen heraf have ført til en tilsidesættelse af ligebehandlingen af ansøgerne.

15. Kommissionen hævdede også, at en åbenlys skrivefejl i overensstemmelse med EU's retspraksis [7] ikke kan vedrøre oplysninger, der er nødvendige for, at ansøgningen ikke kan afvises, som det skete i denne sag. Kommissionen bemærkede navnlig, at det klart fremgik af indkaldelsesdokumenterne, at forslag, herunder anmodninger om en højere procentdel af EU-finansieringen end det maksimalt tilladte, var en grund til at afvise ansøgningen.

16. Desuden bemærkede Kommissionen, at klageren inden indgivelsen af sin ansøgning burde have modtaget en advarsel om fejlen i onlineansøgningssystemet. På grundlag af en efterfølgende simulering ved hjælp af onlineansøgningssystemet anførte Kommissionen, at følgende meddelelse fremkom med "vigtige oplysninger (ikke blokerende) Anmodede EU-bidrag som % af de samlede støtteberettigede omkostninger henvises til afsnit 1.3 i retningslinjerne for den eller de procentsatser, der er tilladt i henhold til indkaldelsen (eller partiet)".

af klageren

17. Klageren hævdede, at Kommissionens holdning er åbenbart urimelig. Selskabet gjorde gældende, at den begåede fejl var en åbenlys skrivefejl, og at Kommissionen burde have anmodet selskabet om præciseringer og ikke have afvist ansøgningen.

18. Klageren hævdede, at den ikke bevidst begik denne fejl, da den indsendte den fulde ansøgning med det formål at blive udvalgt. Den havde anmodet om den korrekte procentdel af EU-finansieringen i konceptnoten. I et brev til delegationen havde den ganske rigtigt præciseret, hvordan den havde begået fejlen. Dette skyldtes, at EU havde ændret standardprocentsatsen for EU-finansiering fra 95 % til 90 %. Klageren hævdede, at brevet til delegationen, hvori fejlen forklares, ikke med rimelighed kan udgøre bevis for, at den bevidst ændrede procentsatsen i sin ansøgning.

19. Klageren anførte endvidere, at begrebet åbenlys skrivefejl ikke er begrænset til "undskyldelige fejl", som vedrører situationer, der skyldes tvetydighed eller uklare instrukser i udbudsdokumenterne. Det omfatter også skrivefejl, såsom tilfælde, hvor der er en klar og åbenbar uoverensstemmelse mellem den procentsats, der er angivet i to forskellige faser af udvælgelsesproceduren, som i dette tilfælde. 

20. Klageren mente således, at Kommissionens beslutning om at udelukke klageren fra proceduren var uforholdsmæssig og i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Klageren hævdede, at Kommissionen burde have anmodet om præciseringer, og at dette ikke ville have ændret dens ansøgning eller givet den nogen fordel, da det maksimale EU-finansieringsbeløb gjaldt på samme måde for alle ansøgere.

21. Med hensyn til advarselsmeddelelsen hævdede klageren, at Kommissionen ikke fremlagde noget bevis for, at en sådan meddelelse optrådte på det tidspunkt, hvor den indgav sin ansøgning. Kommissionen støttede sig blot på en efterfølgende simulering og ikke på konkrete beviser fra det tidspunkt, hvor den havde anvendt ansøgningsskemaet. Selv hvis det antages, at en sådan meddelelse forekommer, har Kommissionen i øvrigt ikke forklaret, hvorfor den ikke har indført mere effektive og umiddelbare garantier, såsom straks at underrette sagsøgeren om, at indlægget ikke kunne antages til realitetsbehandling, eller direkte at forhindre, at det blev indgivet.

Ombudsmandens vurdering

22. Finansforordningen giver mulighed for at korrigere »åbenlyse skrivefejl« for at forhindre, at ansøgninger af god kvalitet afvises af rent formelle grunde [8] Selv om der ikke findes nogen præcis definition af, hvad der udgør en åbenlys skrivefejl, defineres sådanne fejl i Kommissionens interne retningslinjer [9] som manglende oplysninger/data, letgenkendelige tekstfejl (fejl/undladelse) og modstridende oplysninger. Det kan f.eks. være en ny beregning af omkostninger, der oprindeligt var fejlberegnet, en ansøger, der ikke forstod korrekt, hvor EU-bidraget skulle opføres i budgettet, eller en ansøger, der anmodede om et højere tilskud end det maksimum, der var tilladt i henhold til indkaldelsen. Det kan også omfatte et ansøgt tilskudsbeløb, der ikke er udfyldt, eller det forkerte valg af aktionstype eller det forkerte valg af PIC-nummer.

23. For at blive betragtet som en åbenlys skrivefejl bør en sådan fejl desuden ikke kræve en rettelse, der ville medføre en væsentlig ændring af ansøgningen eller af betingelserne i indkaldelsen, da dette ville sætte spørgsmålstegn ved evalueringsresultaterne og påvirke ligebehandlingen af ansøgerne. Hvis en ansøger i denne forbindelse begår en fejl med hensyn til et af kriterierne for antagelse til realitetsbehandling eller for at komme i betragtning, kan en sådan fejl ikke anses for at være en åbenlys skrivefejl, fordi den manglende overholdelse af sådanne kriterier i sig selv er en grund til at afvise en ansøgning.

24. Kommissionen hævdede, at klagerens fejl var et bevidst valg og ikke kan betragtes som en åbenlys skrivefejl. Selv om Ombudsmanden anerkender, at klageren kunne have handlet mere omhyggeligt, da den indgav sin ansøgning, er Ombudsmanden ikke overbevist af Kommissionens forklaring af følgende grunde.

25. Med hensyn til klagerens hensigt finder Ombudsmanden Kommissionens holdning ikke overbevisende. Klageren havde ingen interesse i at indgive en ansøgning med en procentdel af EU-finansieringen, der var højere end det maksimum, der var tilladt i henhold til indkaldelsen. Desuden havde den i første omgang anvendt den korrekte procentsats i konceptnoten. Klagerens skrivelse af 29. juli 2023 til delegationen viser ikke, at fejlen var forsætlig. I dette brev forklarede klageren snarere, hvorfor den begik fejlen i den fuldstændige ansøgning, nemlig at den automatisk anvendte den samme procentdel, som den havde anvendt i tidligere indkaldelser (5 % medbidrag), hvilket var Kommissionens standardprocentdel af EU-finansieringen, der blev ydet i tidligere indkaldelser. Det forhold, at klageren i dette brev også gav udtryk for betænkeligheder med hensyn til den reducerede procentdel af EU-finansieringen, beviser på ingen måde, at fejlen var forsætlig, eller at det at foreslå et medbidrag på 5 % var klagerens "standardpolitik".

26. Ombudsmanden er af den opfattelse, at klagerens fejl på grundlag af Kommissionens egne interne retningslinjer burde have været betragtet som en åbenlys skrivefejl. Det var en let genkendelig fejl, da det ikke var muligt for en enhed at modtage EU-finansiering på mere end 90 %, og det var i modstrid med de oplysninger, som klageren tidligere havde givet i konceptnotatet. I modsætning til, hvad Kommissionen har gjort gældende, påvirkede fejlen desuden ikke hele budgettet. I tilskudsansøgningsskemaet beregnede klageren alle omkostninger uafhængigt af størrelsen af den modtagne EU-finansiering. Fejlen vedrørte kun én formel på ét budgetark [10].

27. Under alle omstændigheder er åbenlyse skrivefejl ikke begrænset i antal eller omfang, og de er heller ikke begrænset til tilfælde, hvor en ansøger misforstår reglerne. I sine interne retningslinjer nævner Kommissionen som eksempler på åbenlyse skrivefejl det forhold, at en ansøger anmodede om et tilskud, der var højere end det maksimum, der var tilladt i henhold til indkaldelsen, eller helt undlod at udfylde tilskudsbeløbet. Disse situationer svarer til dem, der er omhandlet i den foreliggende sag.

28. Selv om den maksimale procentdel af EU-finansieringen er et formelt krav i indkaldelsen, er det ikke et kriterium for antagelighed eller støtteberettigelse. Den omstændighed, at en ansøgning indeholder et tal, der ikke opfylder dette krav, bør således ikke i sig selv være en grund til at afvise ansøgningen. Korrektion af et forslag for at sikre, at procentdelen af EU-finansieringen overholder tærsklen, vil ikke ændre ansøgningen væsentligt, men er snarere en formalitet. Der er tale om en administrativ kontrol, som ikke vil have nogen indvirkning på evalueringen af ansøgningen. Hvis en sådan fejl var blevet rettet, ville det blot have resulteret i en nedsættelse af det tilskudsbeløb, der var ansøgt om. Procentdelen af EU-finansieringen blev medtaget i indkaldelsens "tjekliste for selvvejledning ", hvori det fastsættes, at "enhver fejl i forbindelse med de punkter, der er opført på tjeklisten [...], kan føre til afslag på ansøgningen" , men Kommissionen skal anvende denne tjekliste i overensstemmelse med finansforordningen, som pålægger den ansvarlige anvisningsberettigede en forpligtelse til at korrigere eller søge præcisering af åbenlyse skrivefejl.

29. Med hensyn til Kommissionens påstand om, at der ikke er nogen forpligtelse til at anmode om præcisering eller korrigere åbenlyse skrivefejl, bemærker Ombudsmanden, at selv om det i finansforordningen fastsættes, at den ordregivende myndighed "kan" korrigere åbenlyse skrivefejl, hedder det i samme bestemmelse, at den bør ("skal") anmode om præcisering, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.[11] Desuden fastsætter Kommissionens egne interne retningslinjer udtrykkeligt, at den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med princippet om god forvaltning skal anmode ansøgerne om manglende oplysninger eller præcisere bilag, som de ikke har fremlagt på grund af en åbenlys skrivefejl.

30. Med hensyn til advarselsmeddelelsen om onlineansøgningssystemet bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen ikke med sikkerhed kunne bekræfte indholdet af pop op-meddelelsen, som klageren burde have modtaget, da den indgav sin ansøgning. Under alle omstændigheder bemærker Ombudsmanden på grundlag af den simulering, som Kommissionen har fremlagt, at advarselsmeddelelsen er ret generel og ikke klart angiver, at der er en fejl i ansøgningen. Selv om advarselsmeddelelsen havde været mere eksplicit, og klageren burde have været mere omhyggelig ved indgivelsen af sin ansøgning, ændrer dette desuden ikke ved, at Kommissionen burde have anmodet om præcisering eller rettet åbenlyse skrivefejl.

31. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionens undladelse af at anmode klageren om præcisering og/eller rette klagerens åbenlyse skrivefejl udgør fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden finder imidlertid, at der ikke er nogen passende henstilling at fremsætte i forbindelse med dette aspekt af klagen, fordi der ikke er noget, som Kommissionen på nuværende tidspunkt kan gøre for at rette op på denne mangel. Tilskuddet er navnlig blevet tildelt en anden enhed, som har erhvervet rettigheder i henhold til tilskudsaftalen.[12] Ombudsmanden bemærker ikke desto mindre, at undladelse af at korrigere eller anmode om præcisering af åbenlyse skrivefejl kan føre til afvisning af ansøgninger af god kvalitet af rent formelle grunde, hvilket ikke er i EU's finansielle interesse. Ombudsmanden vil derfor fremsætte et forslag til forbedringer med henblik på at forhindre, at en lignende situation opstår i fremtiden. Ombudsmanden vil også fremsætte et forslag til forbedring af det spørgsmål, der er identificeret i denne undersøgelse, med hensyn til den advarselsmeddelelse, der er sendt til ansøgerne i onlineansøgningssystemet. 

Hvordan delegationen håndterede den påståede interessekonflikt

Argumenter forelagt Ombudsmanden

af Kommissionen

32. Kommissionen hævdede, at der ikke var nogen interessekonflikt i denne sag, da Kommissionen ikke havde noget direkte kontraktforhold med den pågældende ekspert, og eksperten ikke udførte nogen aktiviteter, der var direkte forbundet med indkaldelsen, og ikke var involveret i udarbejdelsen heraf.

33. Kommissionen forklarede, at eksperten blev ansat af en partnerorganisation som kortsigtet strategiekspert i forbindelse med et andet EU-finansieret projekt til forbedring af regeringsførelsen i Den Afrikanske Unions medlemsstater. Projektet blev gennemført af partnerorganisationen i henhold til en "bidragsaftale" med Kommissionen.

34. I den forbindelse arbejdede eksperten mellem december 2021 og marts 2022 på en "teknisk bistandsmission" med henblik på at udvikle og udforme et projekt, der skal finansieres af EU, for at styrke valgprocesserne i Afrika. Eksperten udarbejdede to dokumenter, et »årligt aktionsblad« og en »logisk ramme«, som partnerorganisationen forelagde Kommissionen. Kommissionen reviderede derefter i vid udstrækning de dokumenter, der blev anvendt som grundlag for udarbejdelsen af handlingsdokumentet "Støtte til harmonisering af den panafrikanske valgkapacitet". Dette dokument blev offentliggjort som et bilag til Kommissionens gennemførelsesafgørelse fra december 2022, som den baserede sin afgørelse om at iværksætte den pågældende indkaldelse af forslag på.

35. Kommissionen understregede, at det endelige handlingsdokument adskilte sig væsentligt fra de dokumenter, som eksperten havde udarbejdet i forbindelse med bidragsaftalen, navnlig med hensyn til indhold, længde, struktur og gennemførelsesbestemmelser. Desuden hævdede Kommissionen, at der var gået en lang periode mellem afslutningen af ekspertens arbejde i marts 2022 og iværksættelsen af indkaldelsen af forslag i januar 2023.

36. Kommissionen bemærkede endvidere, at alle ansøgere, herunder klageren, under høringsprocessen i forbindelse med udarbejdelsen af handlingsdokumentet var blevet opfordret til at udveksle synspunkter for at sikre ligebehandling af ansøgerne.

37. Kommissionen forklarede, at den på det tidspunkt, hvor beslutningen om tildeling af tilskuddet blev truffet, ikke havde kendskab til ekspertens påståede involvering i den udvalgte ansøger. Navnlig identificerede den udvalgte sagsøger ikke eksperten i sin ansøgning og erklærede heller ikke ekspertens deltagelse i sin erklæring på tro og love eller underrettede Kommissionen om en potentiel interessekonflikt. Kommissionen anførte, at når klageren havde rejst sagen over for delegationen, undersøgte den sagen grundigt og fandt, at der ikke var nogen interessekonflikt. Den kontaktede ikke den udvalgte ansøger med henblik på præciseringer, da den fandt, at ekspertens opgaver ikke gav anledning til bekymring for en interessekonflikt. Delegationens konklusioner blev direkte medtaget i det skriftlige svar, som klageren modtog den 2. august 2023. Kommissionen bekræftede også, at den pågældende enhed fik tildelt tilskuddet til del 2 af indkaldelsen [13].

af klageren

38. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke med rimelighed kunne hævde, at den ikke vidste, at eksperten var involveret i den udvalgte ansøger, da dette er offentlige oplysninger. Den hævdede endvidere, at Kommissionen burde have foretaget en grundig undersøgelse af sagen forud for tildelingen af tilskuddet. Retten bemærkede, at der i Kommissionens svar ikke var noget, der tydede på, at dette var tilfældet.  

39. Klageren hævdede, at dens påstande gav anledning til bekymring for en potentiel interessekonflikt, som delegationen burde have undersøgt grundigt og potentielt vedtaget foranstaltninger til at afbøde enhver risiko. Klageren hævdede navnlig, at delegationen burde have undersøgt forholdet mellem eksperten og den udvalgte ansøger og vurderet, om ekspertens arbejde med indkaldelsens forberedende dokumenter gav den en potentiel fordel, herunder privilegeret adgang til oplysninger, der ikke var lige tilgængelige for andre ansøgere.

40. Klageren hævdede endvidere, at Kommissionen ikke med rimelighed kunne antage, at høringsprocessen i tilstrækkelig grad afhjalp situationen og sikrede ligebehandling af ansøgerne.

Ombudsmandens vurdering

41. I henhold til finansforordningen [14] bør en tilskudsansøger afvises fra en tildelingsprocedure, hvis ansøgeren "tidligere har været involveret i udarbejdelsen af dokumenter, der anvendes i tildelingsproceduren, hvis dette indebærer en overtrædelse af princippet om ligebehandling, herunder konkurrenceforvridning, som ikke kan afhjælpes på anden måde". [15] Det påhviler tilskudsansøgeren over for den ordregivende myndighed at erklære, om han befinder sig i ovennævnte situation [16].

42. Som forklaret af Kommissionen, og som bekræftet af de dokumenter, der blev kontrolleret af Ombudsmandens undersøgelseshold, havde den udvalgte ansøger ikke erklæret nogen potentiel interessekonflikt i forbindelse med del 2 af indkaldelsen og medtog ikke ekspertens navn i sin ansøgning om tilskud. Det var først, da klageren rejste sagen over for delegationen ved skrivelse af 29. juli 2023, at delegationen fik kendskab til sagen.

43. Ombudsmanden bemærker, at delegationens vurdering som svar til klageren var begrænset til at forklare, at indkaldelsen af forslag "blev udarbejdet internt af projektlederne for den europæiske delegation ved AU", og at den derfor "[ikke] kunne se, at der forelå nogen interessekonflikt i dette tilfælde".[17] Det er kun i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse, at Kommissionen gav yderligere forklaringer. Den bemærkede navnlig, at eksperten ikke havde noget direkte kontraktforhold med Kommissionen og ikke udførte aktiviteter, der var direkte forbundet med indkaldelsen. Eksperten udarbejdede snarere to dokumenter, som var blevet grundigt revideret af Kommissionen og anvendt som grundlag for udarbejdelsen af handlingsdokumentet "Støtte til harmonisering af den panafrikanske valgkapacitet", på grundlag af hvilket den i denne sag omhandlede indkaldelse af forslag var blevet iværksat.

44. Ombudsmanden mener imidlertid, at det forhold, at eksperten ikke havde noget direkte kontraktforhold med Kommissionen, ikke burde have forhindret Kommissionen i at vurdere, om ekspertens deltagelse gav anledning til en potentiel interessekonflikt for tilskudsansøgeren i overensstemmelse med finansforordningen.

45. Med hensyn til ekspertens deltagelse i udarbejdelsen af dokumenter, der anvendes i tildelingsproceduren, bemærker Ombudsmanden, at der ikke er nogen klar vejledning om, hvad der udgør "dokumenter, der anvendes i tildelingsproceduren". Ombudsmanden finder, at en restriktiv fortolkning af finansforordningens artikel 141, stk. 1, litra c), ville være i strid med formålet med denne bestemmelse, som har til formål at forhindre konkurrenceforvridning i tilfælde af inddragelse af en ekspert i den forberedende fase af en indkaldelse. Den centrale vurdering bør således ikke dreje sig om, hvorvidt der er en direkte eller indirekte forbindelse mellem ekspertens opgaver og tildelingsdokumenterne, men om, hvorvidt de oplysninger, som eksperten indhentede under udførelsen af disse opgaver, potentielt fordrejede konkurrencen, og i bekræftende fald hvilke afhjælpende foranstaltninger der kunne træffes.

46. Efter at have undersøgt de omtvistede dokumenter og på grundlag af Kommissionens forklaring finder Ombudsmanden, at selv om de dokumenter, som eksperten har udarbejdet, ikke direkte er en del af indkaldelsens dokumenter, er der en klar forbindelse mellem dem. Navnlig er de dokumenter, som eksperten har udarbejdet, de oprindelige udkast til dokumenter, som Kommissionen anvendte til at udarbejde et handlingsdokument, på grundlag af hvilket den iværksatte indkaldelsen af forslag. Gennemgangen af dokumenterne viste, at Kommissionens handlingsdokument er en videreudvikling af ekspertens arbejde.

47. På dette grundlag er Ombudsmanden af den opfattelse, at eftersom de dokumenter, som eksperten havde udarbejdet, havde en klar forbindelse til den pågældende indkaldelse, burde dette i det mindste have givet anledning til bekymring over en potentiel interessekonflikt. Ombudsmanden finder derfor, at den måde, hvorpå delegationen vurderede, om der var en potentiel interessekonflikt, som anført i svaret til klageren, ikke er tilfredsstillende. Delegationen undlod at tage hensyn til forbindelsen mellem ekspertens arbejde og indkaldelsen eller at vurdere, om ekspertens forudgående inddragelse gav tilskudsansøgeren en konkurrencefordel og/eller fordrejede konkurrencen.

48. I sit svar til Ombudsmanden anførte Kommissionen, at der ikke var tale om konkurrenceforvridning eller utilbørlig fordel, fordi handlingsdokumentet adskilte sig væsentligt fra de dokumenter, som eksperten havde fremlagt, og at der var gået lang tid mellem ekspertens arbejde og iværksættelsen af indkaldelsen af forslag.

49. Ombudsmanden er ikke overbevist af Kommissionens svar. Perioden mellem ekspertens arbejde med projektet og offentliggørelsen af indkaldelsen (ni måneder) var ikke særlig lang. Desuden er der intet, der tyder på, at denne periode på ni måneder mindskede relevansen af ekspertens arbejde.

50. Kommissionen undlod at vurdere, om ekspertens arbejde med de dokumenter, der var knyttet til indkaldelsen, gav den udvalgte ansøger en konkurrencefordel og/eller fordrejede konkurrencen. Den omstændighed, at Kommissionen videreudviklede og i væsentlig grad ændrede ekspertens oprindelige udkast, udelukker ikke, at den tildelte enhed kan have adgang til privilegerede oplysninger, hvilket gav den en fordel ved udformningen af dens ansøgning. Da eksperten f.eks. arbejdede for den udvalgte ansøger, kan han have haft adgang til yderligere oplysninger eller erfaringer fra udførelsen af sådanne opgaver, som ikke ville være tilgængelige for andre tilskudsansøgere.

51. Med hensyn til den høringsproces, som Kommissionen nævner, finder Ombudsmanden, at der er tale om en særskilt procedure, og at dette ikke viser, at de oplysninger, som eksperten indhentede i forbindelse med sit arbejde med de dokumenter, der var knyttet til indkaldelsen, var lige tilgængelige for alle deltagere.

52. Selv om delegationens vurdering af den potentielle interessekonflikt var mangelfuld, er Ombudsmanden imidlertid ikke i stand til at fastslå, om der rent faktisk var sket en tilsidesættelse af princippet om ligebehandling og/eller en konkurrenceforvridning i denne sag. Da delegationen og Kommissionen undlod at undersøge sagen, er der således ikke tilstrækkelige oplysninger til rådighed om f.eks. ekspertens opgaver og stilling for den udvalgte ansøger. Ud over delegationens svar til klageren og de yderligere argumenter, som Kommissionen fremsatte i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse, er der ingen dokumenter i de undersøgte sagsakter, der beviser, at Kommissionen har vurderet sagen grundigt.

53. I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at Kommissionens undladelse af i tilstrækkelig grad at vurdere klagerens påstande vedrørende en potentiel interessekonflikt udgør fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden finder imidlertid, at der ikke er nogen passende henstilling at fremsætte vedrørende dette aspekt af klagen, da tilskuddet allerede er blevet tildelt og gennemføres af den udvalgte ansøger, som har erhvervet rettigheder i henhold til tilskudsaftalen. Ombudsmanden vil fremsætte et forslag med henblik på at forhindre, at en lignende situation opstår i fremtiden. 

Konklusioner

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusioner:

Der var tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side, idet den ikke anmodede om en præcisering og ikke rettede klagerens åbenlyse skrivefejl.

Kommissionens undladelse af at foretage en tilstrækkelig vurdering af klagerens påstande om en potentiel interessekonflikt udgør fejl eller forsømmelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

Hvis Kommissionen konstaterer en åbenlys skrivefejl i en ansøgning, der er indgivet i forbindelse med en indkaldelse af forslag, bør den overholde sine egne retningslinjer og anmode om præcisering og/eller rette fejlen for at undgå, at en ansøgning af god kvalitet afvises af rent formelle grunde.

Kommissionen bør gøre advarselsmeddelelserne på onlineansøgningssystemet mere eksplicitte for at give ansøgerne mulighed for klart at identificere problemer med deres ansøgning, inden de indgiver den.

I overensstemmelse med finansforordningen bør Kommissionen sikre, at den, hvis den bliver opmærksom på en potentiel interessekonflikt i forbindelse med en indkaldelse af forslag, undersøger påstandene i denne henseende på passende vis. Dette omfatter en vurdering af, om en eksperts arbejde, som er direkte eller indirekte forbundet med en indkaldelse, gav en tilskudsansøger en fordel eller fordrejede konkurrencen.

Teresa Anjinho
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 7. november 2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi "Støtte til harmonisering af den panafrikanske valgkapacitet": https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Ifølge indkaldelsen af forslag til EU-finansiering bør det ønskede EU-bidrag fastsættes som en procentdel af de samlede støtteberettigede omkostninger og må ikke overstige den maksimalt tilladte procentdel.

[3] I punkt 1.3 i retningslinjerne hedder det: "Ethvert tilskud, der ansøges om i forbindelse med denne indkaldelse af forslag, må ikke overstige nedenstående maksimale procentdel af de samlede støtteberettigede omkostninger ved foranstaltningen: Maksimal procentdel på 90 % af de samlede støtteberettigede omkostninger ved foranstaltningen (se også afsnit 2.1.4)."

[4] Tjeklisten indeholdt "13. Det EU-bidrag (beløb), der anmodes om, er lig med eller lavere end det maksimum, der er tilladt i afsnit 1.3 i retningslinjerne."

[5] Gældende på det pågældende tidspunkt: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng Der foreligger nu en omarbejdning af denne forordning: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 af 23. september 2024 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Artikel 151 i forordning 2018/1046.

[7] Kommissionens repræsentanter henviste til Domstolens dom af 10. oktober 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser mod Manova A/S, sag C-336/12, præmis 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Artikel 151 i forordning 2018/1046 bestemmer: "Den ansvarlige anvisningsberettigede kan korrigere åbenlyse skrivefejl i ansøgningsdokumenterne, når deltageren har bekræftet den påtænkte korrektion. Hvis en deltager undlader at fremlægge dokumentation eller afgive erklæringer, anmoder evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, deltageren om at fremlægge de manglende oplysninger eller præcisere bilagene. Sådanne oplysninger, præciseringer eller bekræftelser må ikke i væsentlig grad ændre ansøgningsdokumenterne."

[9] Herunder indkøb og tilskud til Den Europæiske Unions eksterne aktioner – en praktisk vejledning (PRAG)

Afsnit 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG og andre interne vejledninger fra Kommissionen.  

[10] I skemaet »Forventede finansieringskilder«.

[11] Artikel 151 i forordning 2018/1046.

[12] Afgørelse om tildeling af tilskud offentliggjort den 12. januar 2024.

[13] Afgørelse om tildeling af tilskud offentliggjort den 12. januar 2024.

[14] Artikel 141, stk. 1, litra c), i forordning 2018/1046.

[15] Dette afspejles også i punkt 2.6.10.1.2 i PRAG.

[16] Artikel 137 i forordning 2018/1046.

[17] Se punkt 5 i afgørelsen vedrørende delegationens svar af 2. august 2023.