Strasbourg, den 14. december 2005

Kære F.

Den 16. marts 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende påstået dårlig forvaltning fra direktøren for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad (EUMC).

Den 3. maj 2004 videresendte jeg klagen til direktøren for EUMC. EUMC afgav udtalelse den 19. juli 2004. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 22. september 2004.

Deres bemærkninger syntes at påpege en misforståelse i sagen, og jeg besluttede derfor at foretage yderligere undersøgelser den 11. oktober 2004 ved brev til EUMC. EUMC sendte mig sit svar på mine yderligere forespørgsler den 10. november 2004, og jeg videresendte det til Dem. Ved brev af 6. december 2004 meddelte De mig, at De ikke havde yderligere bemærkninger.

Den 18. april 2005 besluttede jeg at foretage yderligere undersøgelser og underrettede Dem herom. EUMC sendte mig sit svar den 23. juni 2005, og jeg videresendte det til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Jeg har ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Jeg beklager den lange tid, det har taget at gennemføre disse undersøgelser.

Komplekset

Klagen blev indgivet i marts 2004 af kontorchefen for forskning og dataindsamling i Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad ("EUMC") i Wien.

Den 5. januar 2004 havde klageren indgivet følgende anmodning til formanden for EUMC's bestyrelse:

"Jeg vil hermed gerne meddele, at direktøren for EUMC i flere måneder har tilbageholdt vigtige oplysninger fra mig, omgået mig med andre medarbejdere og også mobbet mig. Det får mig til at tro, at jeg ikke længere nyder hendes tillid. Under sådanne omstændigheder er jeg ikke i stand til at varetage mine funktioner som kontorchef på passende vis. Af disse grunde besluttede jeg ikke at anmode om en videreførelse af min kontrakt, som udløber den 15. maj 2004. Ikke desto mindre vil jeg gerne have afklaret min nuværende status i EUMC og få en retfærdig behandling, hvilket ikke kun er muligt i samspil med direktøren. Jeg anmoder Dem derfor indtrængende om at indkalde EUMC's disciplinærråd [...]".

Formanden for bestyrelsen anmodede klageren om at præcisere sine påstande. Klageren sendte endnu en skrivelse til bestyrelsen den 16. januar 2004, hvori han redegjorde nærmere for sine påstande. Det drejer sig kort sagt om følgende:

(1) "Direktøren for EUMC tilbageholdt oplysninger fra mig"

a) Direktøren havde underskrevet en kontrakt om en rapport med en anden person uden at informere klageren herom, selv om klageren blev nævnt som den ansvarlige for rapporten.

b) Direktøren havde instrueret om, at der skulle overføres et beløb til en af de budgetposter, som klageren var ansvarlig for, men uden at informere klageren om denne overførsel.

c) Direktøren havde ikke inddraget klageren i de endelige drøftelser om et udbud, selv om han var blevet nævnt som den ansvarlige for projektet.

d) Direktøren for EUMC havde sendt klageren en e-mail den 9. januar 2004 kl. 9.21 og meddelt ham, at han kunne deltage i et møde, der fandt sted kl. 10.00. Hun havde ingen dagsorden. En anden medarbejder havde modtaget dagsordenen dagen før.

(2) "EUMC omgik mig"

a) Direktøren havde indkaldt til møder med personalet i klagerens kontor uden at invitere eller endda informere ham.

b) Direktøren havde indkaldt til møder med eksperter med tilknytning til klagerens kontor uden at informere ham.

c) Direktøren havde givet instrukser til medlemmerne af klagerens kontor uden at informere ham.

(3) "EUMC mobbede mig"

a) Direktøren havde censureret et papir, som han havde udarbejdet på et projekt.

b) Direktøren havde ikke givet klageren støtte til et PHARE-projekt, som han havde iværksat med succes.

c) Direktøren havde i flere tilfælde afvist klagerens anmodninger om at tage på tjenesterejser.

d) På et møde havde direktøren givet ham håndskrevne notater under et møde, hvori han blev bedt om at afslutte sin præsentation. På et andet møde havde direktøren beskyldt klageren for ikke at lade hende tale. Klageren havde straks overgivet stolen til hende.

Klageren sendte en kopi af sit brev til EUMC's direktør, som den 28. januar 2004 sendte klagerens ovennævnte punkter i et brev til bestyrelsen. Hun redegjorde kortfattet for klagerens påstande som følger:

Med hensyn til klagerens påstand (1)(a) var klageren altid blevet holdt underrettet om den pågældende rapport, enten mundtligt eller pr. e-mail. Direktøren henviste til indholdet af flere e-mails og mødereferater. Med hensyn til det forhold, at klageren var blevet nævnt som den ansvarlige person, bemærkede direktøren, at det overordnede ansvar altid lå hos hende, og at klageren af formelle årsager måtte omtales som den ansvarlige person.

Med hensyn til påstand 1, litra b), var klageren blevet behørigt og rettidigt underrettet om pengeoverførslen i en e-mail fra budgetmedarbejderen (direktøren vedlagde en kopi af e-mailen).

Med hensyn til påstand 1, litra c), havde klageren været aktivt involveret i projektet fra begyndelsen (møder, drøftelser osv.). Direktøren henviste til en e-mail og mødereferater, som hun vedlagde kopier af.

Direktøren behandlede ikke klagerens bemærkninger vedrørende mødet den 9. januar 2004.

Med hensyn til klagerens punkter under den anden overskrift ovenfor henviste direktøren til hendes punkter vedrørende den første overskrift ovenfor.

Med hensyn til det tredje udgiftsområde fremsatte direktøren følgende bemærkninger:

3)a) Det dokument, som direktøren havde modtaget, var utilstrækkeligt, og hun havde derfor overtaget en del af det arbejde, der afsluttede dette dokument.

(3)(b) Klagerens bemærkning vedrørende PHARE-projektet var usand og uretfærdig over for de øvrige medarbejdere, der havde arbejdet meget hårdt for at gennemføre projektet. Direktøren vedlagde en kopi af EUMC's afgørelse om det pågældende PHARE-projekt, hvoraf det fremgik, at flere andre medarbejdere havde været involveret.

(3)(c) Det er direktørens ansvar at behandle anmodninger om tjenesterejser i lyset af EUMC's interesser. Direktøren havde vurderet, at det var i EUMC's interesse, at klageren arbejdede i EUMC i stedet for at tage på de foreslåede missioner.

(3)(d) Mødet, hvor klageren var blevet bedt om at afslutte sin præsentation til tiden, havde K. som formand, som var den person, der havde sendt notaterne. Direktøren var enig med K. i, at disse notater kunne videregives til klageren, hvis præsentation ikke havde været fokuseret. På det andet nævnte møde havde direktøren meddelt klageren, at hun ønskede at besvare et centralt spørgsmål, der blev stillet på mødet. Klageren havde ikke fulgt hendes anmodning, men havde svaret sig selv på en måde, der var i strid med direktørens synspunkter. Direktøren erklærede, at det var uacceptabelt for hende, at en ansat afslog hendes anmodning om at afklare en situation og talte på egen hånd, og at dette faktisk var en grund til en disciplinærsag.

Derefter fulgte yderligere korrespondance, hvor klageren og EUMC's direktør fremlagde mere detaljerede argumenter for bestyrelsen.

På et møde, der fandt sted den 2.-3. februar 2004, nedsatte EUMC's bestyrelse et udvalg ("undersøgelsesudvalget"), der skulle undersøge klagerens klage af 5. januar 2004. Udvalget undersøgte to spørgsmål, som det havde identificeret på grundlag af klagerens anmodning: i) personlige klager og ii) påstande om dårlig forvaltning og fejl og forsømmelser. Udvalget gennemgik klagerens og direktørens skriftlige og mundtlige udtalelser.

På grundlag af undersøgelsesudvalgets konklusioner konkluderede bestyrelsen den 5. marts 2004, at "der ikke var tilstrækkelige beviser til at begrunde et disciplinærråd mod direktøren for så vidt angår enten de personlige klagepunkter, der var rejst, eller påstandene om dårlig forvaltning og fejl eller forsømmelser [...] Direktøren har besvaret alle anklager og givet en solid forklaring til at tilbagevise hver påstand. Der kan ikke anlægges sag om fejl eller forsømmelser". Nævnet bemærkede imidlertid, at "[h]vis de personlige klagepunkter, som [klageren] har rejst, ikke berettiger en undersøgelse foretaget af et disciplinærråd, anerkendes det i gennemgangen, at deres kumulative karakter indikerer en ekstremt anspændt arbejdsatmosfære mellem direktøren og [klageren]."

Med hensyn til påstandene om dårlig forvaltning og fejl og forsømmelser konkluderede Databeskyttelsesrådet også, at disse påstande ikke berettigede indkaldelsen af et disciplinærråd mod EUMC's direktør. Den bemærkede imidlertid også, at "[...] nogle af direktørens forklaringer samt arten af de opkrævede gebyrer tyder på en uhensigtsmæssig forvaltningspraksis. Det er klart, at forvaltningsprocedurerne kan forbedres ved at øge gennemsigtigheden samt personalets deltagelse og inddragelse. Der synes også at være en vis mangel på mere langsigtede strategiske planlægnings-, risiko- og konsekvensanalyseprocedurer". Bestyrelsen opfordrede indtrængende observatoriets direktør til løbende at gennemgå og forbedre de organisatoriske forvaltningsprocedurer.

Databeskyttelsesrådet bemærkede også, at der ikke syntes at være en effektiv og anerkendt klageprocedure, som var klar for de ansatte.

I sin klage til Ombudsmanden fremsatte klageren følgende påstande og påstande:

Klageren hævdede, at EUMC's direktør havde mobbet ham, omgået ham til fordel for andet personale og ikke givet ham tilstrækkelige oplysninger til, at han kunne udfylde sin rolle som kontorchef.

Klageren hævdede, at der burde indkaldes til et disciplinærråd for at drøfte hans klager over EUMC's direktør.

Med hensyn til sin påstand bemærkede klageren, at undersøgelsesudvalget, der havde undersøgt hans anmodning om en disciplinærsag, ikke havde givet ham mulighed for at kommentere direktørens endelige erklæring, og at der havde været en interessekonflikt, idet et medlem af undersøgelsesudvalget efter klagerens anmodning havde ansøgt om klagerens stilling ved EUMC.

I lyset af bestyrelsens konstatering af, at der ikke syntes at være en effektiv og anerkendt klageprocedure, som var klar for de ansatte, besluttede Ombudsmanden, at det ikke ville være berettiget at afvise klagen på grundlag af artikel 2.8 i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1).

Forespørgslen

EUMC's udtalelse

Klagen blev sendt til EUMC til udtalelse. EUMC anførte i sin udtalelse, at det anså klagerens påstande for at være ubegrundede og baseret på misforståelser eller fejlfortolkninger. EUMC's udtalelse indeholdt en skrivelse fra formanden for bestyrelsen, som EUMC's direktør havde anmodet om en redegørelse for denne klage. I denne skrivelse gav formanden et overblik over, hvordan undersøgelsesudvalget havde gennemført sin undersøgelse af klagerens klager og påstande i sin anmodning af 5. januar 2004, idet han navnlig understregede, at begge parter havde haft mulighed for at fremsætte deres synspunkter og få kendskab til den anden parts holdning.

I sin udtalelse bemærkede EUMC endvidere, at klageren havde klaget direkte til Ombudsmanden uden at gøre brug af sin klageadgang i henhold til personalevedtægtens artikel 90, stk. 2. EUMC anførte, at denne procedure finder anvendelse på EUMC.

EUMC bemærkede også, at klagerens ansættelseskontrakt var udløbet den 15. maj 2004.

Klagerens bemærkninger

EUMC's udtalelse blev sendt til klageren med henblik på bemærkninger.

Klageren anførte i sine bemærkninger, at hans anmodning til bestyrelsen af 5. januar 2004 var en anmodning om en disciplinærsag mod ham selv og ikke mod direktøren for EUMC. Klageren forklarede, at dette skal ses i lyset af traditionen hos østrigske tjenestemænd, som undertiden anmoder om en disciplinærsag mod sig selv, når de ønsker at få deres sag behandlet. Klageren anførte, at han ikke mente, at han kunne have gjort brug af nogen anden klageprocedure internt. Klageren fastholdt også sine påstande og gentog sin bemærkning om, at der havde været en interessekonflikt i vurderingen af hans anmodning om en disciplinærsag, fordi et medlem af bestyrelsens undersøgelsesudvalg havde ansøgt om hans stilling.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af EUMC's udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser af, hvad der syntes at være en misforståelse med hensyn til den procedure, som klageren anmodede om den 5. januar 2004. Ombudsmanden skrev derfor til EUMC og anmodede om dets holdning til sagen.

EUMC's svar

I sit svar anførte EUMC, at klagerens anmodning af 5. januar 2004 om en disciplinærsag kun kunne forstås som en disciplinærsag mod EUMC's direktør og ikke mod klageren selv. Den bemærkede også, at det var vanskeligt at forstå, hvorfor klageren havde ventet så længe med at afsløre denne påståede misforståelse.

EUMC vedlagde endvidere en kopi af et dokument med titlen "EUMC Human Resources Policy" fra oktober 2004. Dokumentet indeholdt et detaljeret resumé af følgende spørgsmål: Intern organisation, rekruttering, karriereudvikling, arbejdsliv, intern kommunikation og fremtidsudsigter. Kategorien Fremtidige perspektiver indeholdt en underkategori med titlen Teamopbygning og en konsekvent tilgang, som blev forklaret som følger: "EUMC planlægger at tilrettelægge uddannelse af ledelsesteams ved udgangen af 2004 for at opnå høje ledelsesstandarder, støtte teambuilding, være klar og konsekvent i og uden for EUMC og følge én personalepolitik på alle ledelsesniveauer. Der er allerede gennemført et udbud, som er blevet evalueret.

Klagerens bemærkninger

EUMC's bemærkninger blev sendt til klageren, som Ombudsmanden ikke modtog bemærkninger fra.

Yderligere forespørgsler

Ombudsmanden besluttede efterfølgende, at der var behov for yderligere undersøgelser, og den 18. april 2005 blev EUMC anmodet om at besvare følgende:

(1) Af klagen og bemærkningerne syntes klageren at mene, a) at han ikke havde fået lov til at kommentere den endelige erklæring fra direktøren for EUMC, og b) at der havde været en interessekonflikt, idet et medlem af undersøgelsesudvalget, der undersøgte hans sag, havde ansøgt om hans stilling ved EUMC. Ombudsmanden besluttede, at disse punkter skulle behandles som særskilte påstande i denne undersøgelse, og EUMC blev derfor anmodet om at afgive en udtalelse om disse aspekter af sagen.

(2) I sine konklusioner af 5. marts 2004 fremsatte EUMC's bestyrelse følgende bemærkninger: "Det er klart, at forvaltningsprocedurerne kan forbedres ved at øge gennemsigtigheden samt personalets deltagelse og inddragelse. Der synes også at være en vis mangel på mere langsigtede strategiske planlægnings-, risiko- og konsekvensanalyseprocedurer". Det fremgik ikke klart af EUMC's udtalelser i denne undersøgelse, om a) EUMC havde accepteret disse bemærkninger, og b) om det i bekræftende fald havde truffet korrigerende foranstaltninger i denne henseende. Da dette spørgsmål kan være relevant for vurderingen af klagerens påstande, blev EUMC derfor anmodet om også at fremlægge oplysninger om dette spørgsmål.

EUMC's svar

Den 23. juni 2005 fremsendte EUMC følgende bemærkninger til Ombudsmanden:

Med hensyn til påstanden om, at klageren ikke havde fået lov til at kommentere den endelige erklæring fra direktøren for EUMC, gentog EUMC, at klagerens klage af 5. januar 2004 var blevet forstået således, at den indeholdt påstanden om, at der skulle indledes disciplinærsager mod direktøren for EUMC (og ikke mod klageren selv). Da disciplinærsager potentielt kan bringe en persons integritet og sociale status i fare, er sådanne procedurer underlagt tavshedspligt. Artikel 6 i bilag II til vedtægten, der var gældende på daværende tidspunkt, fastsatte udtrykkeligt denne tavshedspligt.

I en skrivelse af 15. juni 2004 til EUMC's direktør havde formanden for EUMC's bestyrelse redegjort nærmere for, hvordan bestyrelsen havde informeret sig om sagen. Formanden sikrede kort sagt, at begge parter havde fået adgang til hinandens påstande og bemærkninger i alle faser af processen.

Selv om klageren ikke havde adgang til alle dokumenterne i den disciplinære procedure, ville dette således være omfattet af princippet om fortrolighed i forbindelse med disciplinære procedurer.

Med hensyn til påstanden om, at der havde været en interessekonflikt, fordi et medlem af det team, der behandlede hans sag, efter klagerens anmodning havde ansøgt om hans stilling ved EUMC, bekræftede EUMC, at den pågældende tjenestemand, S., havde været medlem af undersøgelsesudvalget, der behandlede klagerens klage af 5. januar 2004. Som klageren selv skrev i sin skrivelse af 22. september 2004, deltog S. imidlertid ikke i undersøgelsesmissionen.

I forbindelse med den senere ansættelsesprocedure vedrørende stillingen som chef for enheden »Forskning og Netværk« foreslog udvælgelseskomitéen, som også omfattede et eksternt medlem, den 3. maj 2004 at ansætte en anden person end S. Sidstnævnte havde ikke opnået tilstrækkelige point til at kunne komme på reservelisten, og han blev derfor ikke tilbudt stillingen. Han har således på ingen måde draget fordel af udfaldet af den pågældende disciplinærsag.

Desuden havde klageren selv besluttet ikke at anmode om forlængelse af sin ansættelseskontrakt, inden han anmodede om indkaldelse af Disciplinærrådet. S. spillede således ingen rolle i klagerens beslutning om ikke at anmode om forlængelse af sin ansættelseskontrakt.

Med hensyn til EUMC's bestyrelses konklusioner af 5. marts 2004 anførte EUMC, at det ikke havde accepteret disse konklusioner. EUMC havde imidlertid konstateret, at bestyrelsen havde behov for flere oplysninger om eksisterende forvaltningsprocedurer, der havde til formål at øge gennemsigtigheden, inddragelsen af personale, strategisk planlægning og risiko- og konsekvensanalyser. På et efterfølgende møde med bestyrelsen havde direktøren for EUMC givet en præsentation af de interne forvaltningsaspekter af EUMC for at imødekomme dette opfattede behov for at informere bestyrelsen bedre.

EUMC forbedrede løbende sin interne organisation og sine personalepolitikker. Den havde gjort en stor indsats for at forbedre sin organisation, f.eks. uddannelse af ledelsesteams, gennemførelse af 24 interne kontrolstandarder, rekruttering af en intern revisionskapacitet og udvikling af centrale procedurer.

Klagerens bemærkninger

EUMC's svar blev sendt til klageren, som Ombudsmanden ikke modtog bemærkninger fra.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Klagen blev indgivet af en kontorchef for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad ("EUMC"). Den 5. januar 2004 havde klageren anmodet formanden for EUMC's bestyrelse om at indkalde et disciplinærråd for at give ham mulighed for at få sin sag drøftet. EUMC's bestyrelse nedsatte et udvalg ("undersøgelsesudvalget"), der skulle undersøge, om det ville være relevant at nedsætte et disciplinærråd. Den 5. marts 2004 meddelte formanden for EUMC's bestyrelse klageren, at bestyrelsen efter undersøgelsesudvalgets behandling af sagen havde besluttet at afvise klagerens anmodning. I sine konklusioner anførte Databeskyttelsesrådet, at der var identificeret tre kategorier af påstande, nemlig "tilbageholdelse af oplysninger", "omgåelse" og "mobning", og at hver af disse kategorier af påstande indeholdt en række påstande. Ifølge Databeskyttelsesrådet vedrører "alle krav relativt små hændelser, som har tendens til at forekomme inden for de fleste administrative systemer uden nødvendigvis at blive opfattet som klager". "Det blev især under samtalerne klart, at mange hændelser, der førte til [klagerens] påstande, var baseret på misforståelser, enten vedrørende kommunikation eller en divergerende forståelse af roller og ansvar". "De resterende hændelser, som påstandene henviser til, er blevet udførligt forklaret af direktøren for ikke at berettige yderligere undersøgelse". "Selv om de personlige klagepunkter, som [klageren] har rejst, ikke berettiger en undersøgelse foretaget af et disciplinærråd, anerkendes det i undersøgelsen, at deres kumulative karakter tyder på en ekstremt anspændt arbejdsatmosfære mellem [EUMC's] direktør og [klageren]". Databeskyttelsesrådet bemærkede endvidere, at undersøgelsen af klagerens påstande havde afsløret en række uhensigtsmæssige forvaltningspraksisser, og det opfordrede derfor indtrængende direktøren til at forbedre forvaltningspraksisserne. Databeskyttelsesrådet bemærkede også, at der ikke syntes at være en effektiv og anerkendt klageprocedure, som var klar for de ansatte.

1.2 I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at observatoriets direktør havde mobbet ham, omgået ham til fordel for andet personale og ikke givet ham tilstrækkelige oplysninger til, at han kunne udfylde sin rolle som kontorchef. Han hævdede, at der burde indkaldes til et disciplinærråd for at drøfte hans klager over EUMC's direktør.

1.3 I sin udtalelse afviste EUMC klagerens påstande og anførte, at de var baseret på misforståelser og/eller fejlfortolkninger. EUMC bemærkede endvidere, at klageren havde klaget direkte til Ombudsmanden uden at gøre brug af sin klageadgang i henhold til personalevedtægtens artikel 90, stk. 2.

1.4 I sine bemærkninger fastholdt klageren sine påstande. Han anførte ligeledes, at den disciplinærsag, som han havde anmodet om, var en disciplinærsag mod ham selv og ikke mod direktøren for EUMC. Klageren forklarede, at dette skal ses i lyset af traditionen hos østrigske tjenestemænd, som undertiden anmoder om en disciplinærsag mod sig selv, når de ønsker at få deres sag behandlet. Klageren anførte, at han ikke mente, at han kunne have gjort brug af nogen anden klageprocedure internt. Ombudsmanden foretog derfor yderligere undersøgelser for at afklare dette punkt. I sit svar anførte EUMC, at det kun kunne have fortolket klagerens anmodning om en disciplinærsag som en anmodning om en disciplinærsag mod EUMC's direktør. Klageren har ikke fremsat yderligere bemærkninger for at afklare sagen.

1.5 Parternes indlæg i denne sag gør det nødvendigt at behandle to spørgsmål i disse indledende bemærkninger. Det første vedrører Ombudsmandens afgørelse om, at den foreliggende klage kunne antages til realitetsbehandling. Det andet vedrører karakteren af klagerens anmodning af 5. januar 2004 til bestyrelsen.

1.6 Ombudsmanden påpeger, at det i artikel 11 i Rådets forordning om oprettelse af Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad (2) hedder, at centrets personale "er omfattet af de regler og bestemmelser, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber". Ombudsmanden forstår derfor EUMC's henvisning til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten således, at EUMC anvender artikel 46 i vedtægten og bestemmelserne for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, hvori det fastsættes, at afsnit VII i personalevedtægten vedrørende klager finder tilsvarende anvendelse. Med hensyn til afgørelsen om, at den pågældende klage kunne antages til behandling, påpeger Ombudsmanden, at den meddelelse, der blev sendt til klageren den 5. marts 2004 (jf. ovenfor), og som var vedlagt klagen, indeholdt en erklæring fra EUMC's bestyrelse om, at "der ikke syntes at være en effektiv og anerkendt klageprocedure, som var klar for de ansatte [i EUMC]". Det var på dette grundlag, at Ombudsmanden besluttede, at det ikke ville være hensigtsmæssigt at afvise klagen på grundlag af artikel 2.8 i Den Europæiske Ombudsmands statut (3). I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden ingen grund til at ændre sin afgørelse om, hvorvidt klagen kan antages til behandling.

1.7 Med hensyn til spørgsmålet om karakteren af klagerens anmodning om en disciplinærsag bemærker Ombudsmanden, at der synes at være uenighed mellem EUMC og klageren om, hvilken disciplinærsag sidstnævnte rent faktisk anmodede om i sin skrivelse af 5. januar 2004 til EUMC's bestyrelse. Dette fremgik imidlertid først klart af klagerens bemærkninger, der blev indgivet den 22. september 2004. Ombudsmandens yderligere undersøgelser for at afklare dette spørgsmål har blot vist, at misforståelsen fortsætter, og at klageren i det væsentlige mener, at formålet med bestyrelsens undersøgelse af hans anmodning af 5. januar 2004 var helt anderledes end det, han havde i tankerne.

1.8 Det skal bemærkes, at Ombudsmanden ved indledningen af sin undersøgelse af denne klage også forstod klagerens anmodning af 5. januar 2004 som en anmodning om en disciplinærsag mod EUMC's direktør. Efter en fornyet behandling af klagerens anmodning af 5. januar 2004 og under hensyntagen til EUMC's bemærkninger om dette spørgsmål finder Ombudsmanden, at EUMC's fortolkning af denne anmodning var rimelig.

1.9 Ombudsmanden påpeger endvidere, at det var på grundlag af denne fortolkning af klagen, at Ombudsmanden identificerede klagerens påstande og navnlig hans påstand om, at "der bør indkaldes et disciplinærråd for at drøfte hans klager over EUMC's direktør". Eftersom den disciplinære procedure, der er omhandlet i denne påstand, synes at være forskellig fra den, som klageren selv havde i tankerne, ville det ikke være hensigtsmæssigt for Ombudsmanden at tage denne påstand op til fornyet overvejelse i forbindelse med denne undersøgelse. Med hensyn til klagerens påstande mener Ombudsmanden, at disse kan adskilles fra ovennævnte påstand og derfor vil blive undersøgt med hensyn til deres realitet.

2 Påstandene om mobning, omgåelse og manglende fremlæggelse af oplysninger

2.1 Klagerens påstande om, at EUMC's direktør havde mobbet ham, omgået ham til fordel for andet personale og ikke givet ham tilstrækkelige oplysninger til, at han kunne udfylde sin rolle som kontorchef, var blevet afvist af EUMC. Klagerens påstande havde allerede været genstand for en vurdering i EUMC's bestyrelse som beskrevet i detaljer ovenfor.

2.2 Med hensyn til klagerens påstand om, at EUMC's direktør havde mobbet ham, omgået ham til fordel for andet personale og ikke givet ham tilstrækkelige oplysninger til, at han kunne udfylde sin rolle som kontorchef, noterer Ombudsmanden sig først indholdet af skrivelserne af 16. og 28. januar 2004 til bestyrelsen fra henholdsvis klageren og EUMC's direktør. I sit brev af 16. januar 2004 redegjorde klageren detaljeret for sine påstande.

2.3 Klageren sendte en kopi af sit brev til EUMC's direktør, som den 28. januar 2004 adresserede klagerens punkter i ovennævnte brev til bestyrelsen.

2.4 I sin afgørelse, som blev meddelt klageren den 5. marts 2004, konkluderede bestyrelsen, at klagerens påstande vedrørte relativt mindre hændelser, som har tendens til at forekomme inden for de fleste administrative systemer "uden nødvendigvis at blive opfattet som klager ". Den fandt, at det var klart, at mange af de hændelser, der havde ført til påstandene, var baseret på misforståelser, enten vedrørende kommunikation eller en divergerende forståelse af roller og ansvar, og at direktøren havde forklaret de øvrige hændelser tilstrækkeligt, således at det ikke var berettiget at foretage en yderligere undersøgelse. På baggrund af disse overvejelser besluttede bestyrelsen derfor ikke at indlede en disciplinærsag mod EUMC's direktør.

2.5 Da afgørelsen om at indlede en disciplinærsag henhører under ansættelsesmyndigheden i den pågældende fællesskabsinstitution eller det pågældende fællesskabsorgan (4) og ikke kan erstattes af ombudsmanden, er ombudsmandens prøvelse af de konstateringer, der ligger til grund for en sådan afgørelse, begrænset til en vurdering af, om disse konstateringer var behæftet med åbenbart urigtige skøn. Ombudsmandens gennemgang af EUMC's bestyrelses konklusioner i denne sag er begrænset i overensstemmelse hermed.

2.6 Ombudsmanden mener ikke, at han har modtaget noget bevis, der gør det muligt for ham at konkludere, at der var tale om åbenbare fejlvurderinger i forbindelse med konklusionerne fra EUMC's bestyrelse. Ombudsmanden kan derfor ikke konstatere fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

3 Påstand om, at klageren ikke fik mulighed for at fremsætte bemærkninger

3.1 I forbindelse med yderligere undersøgelser anmodede Ombudsmanden EUMC om at afgive en udtalelse om klagerens påstand om, at han ikke havde fået lov til at kommentere den endelige erklæring fra direktøren for EUMC.

3.2 I sin udtalelse gentog EUMC, at klagerens klage af 5. januar 2004 var blevet forstået således, at den indeholdt en påstand om, at der skulle indledes en disciplinærsag mod direktøren for EUMC (dvs. ikke mod klageren selv). Da disciplinærsager potentielt kan bringe en persons integritet og sociale status i fare, er sådanne procedurer underlagt tavshedspligt. Artikel 6 i bilag II til den dagældende vedtægt fastsatte udtrykkeligt denne tavshedspligt. I en skrivelse af 15. juni 2004 til EUMC's direktør forklarede formanden for EUMC's bestyrelse i detaljer, hvordan undersøgelsen af klagen var blevet gennemført. Formanden sikrede kort sagt, at begge parter havde fået adgang til hinandens påstande og bemærkninger i alle faser af processen.

3.3 Ombudsmanden modtog ingen bemærkninger fra klageren til EUMC's udtalelse.

3.4 Påstanden, der blev forelagt EUMC til udtalelse, blev formuleret på grundlag af klagerens erklæring om, at "[...] jeg ikke fik mulighed for at se eller kommentere direktørens svar, før [...] udvalget afsluttede sagen".

3.5 Ifølge oplysningerne i EUMC's udtalelse blev der ikke indkaldt et disciplinærudvalg som svar på klagerens klage af 5. januar 2004 til EUMC's bestyrelse. Den tavshedspligt, som EUMC har henvist til, synes derfor ikke at finde anvendelse på de faktiske omstændigheder i den foreliggende sag, som vedrører en indledende undersøgelse af påstanden om indkaldelse af et disciplinærudvalg.

3.6 Endvidere indeholdt skrivelsen af 15. juni 2004 fra formanden for EUMC's bestyrelse til EUMC's direktør en redegørelse for den procedure og de arbejdsmetoder, der var blevet anvendt ved behandlingen af klagerens klage. Formanden forklarede, at "[d]e to parter fik adgang til hinandens påstande og bemærkninger i alle faser af processen, og de blev begge opfordret til at fremsætte deres bemærkninger og svar til bestyrelsen. Nævnet tog hensyn til alle beviser og traf først en endelig afgørelse, når det var overbevist om, at alle beviser var blevet fremlagt og taget i betragtning."

3.7 Ombudsmanden bemærker, at den berørte institution har en skønsmargen med hensyn til, hvordan den skal foretage sin undersøgelse af den type anmodning, der er tale om i den foreliggende sag, med forbehold af forpligtelsen til omhyggeligt og upartisk at undersøge alle relevante aspekter i den enkelte sag (5). I den foreliggende sag indebar denne forpligtelse, som bestyrelsen selv foreslog i ovennævnte skrivelse af 15. juni 2004, at klageren ville få adgang til direktørens påstande og bemærkninger i alle faser af processen og blive opfordret til at fremsætte bemærkninger. For fuldt ud at overholde denne forpligtelse ville det derfor have været nødvendigt at give klageren direktørens erklæring om sine påstande, inden undersøgelsen blev afsluttet. Ombudsmanden har ikke modtaget konkrete beviser, der tilbageviser klagerens faktuelle påstand om, at dette ikke blev gjort.

3.8 I lyset af ovenstående ser det ud til, at klageren ikke fik mulighed for at kommentere direktørens udtalelser om sine påstande, inden undersøgelsen blev afsluttet, og dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Der fremsættes en kritisk bemærkning nedenfor.

4 Påstand om interessekonflikt

4.1 Klageren hævdede, at der havde været en interessekonflikt, idet et medlem, S., af undersøgelsesudvalget, der behandlede hans klage, på vegne af EUMC's bestyrelse havde ansøgt om klagerens stilling ved EUMC.

4.2 EUMC bekræftede i sin udtalelse, at den pågældende tjenestemand havde været medlem af eksekutivkomitéen, der behandlede klagerens klage af 5. januar 2004. S. havde imidlertid ikke deltaget i undersøgelsesmissionen. I forbindelse med den efterfølgende ansættelsesprocedure vedrørende stillingen som chef for enheden »Forskning og Netværk« foreslog udvælgelseskomitéen, som også omfattede et eksternt medlem, den 3. maj 2004 at ansætte en anden person end S. Han havde ikke modtaget nok point til at kunne komme på reservelisten, og han blev derfor ikke tilbudt stillingen. Han har således på ingen måde draget fordel af udfaldet af den pågældende disciplinærsag. Desuden havde klageren selv besluttet ikke at anmode om forlængelse af sin ansættelseskontrakt, inden han anmodede om indkaldelse af Disciplinærrådet. S. spillede således ingen rolle i klagerens beslutning om ikke at anmode om forlængelse af sin ansættelseskontrakt.

4.3 Ombudsmanden modtog ingen bemærkninger fra klageren.

4.4 Det fremgår af ovenstående, at EUMC ikke har bestridt, at S., der havde ansøgt om klagerens stilling, også var medlem af undersøgelsesudvalget, der behandlede klagerens klage af 5. januar 2004 til EUMC's bestyrelse. EUMC har imidlertid i det væsentlige gjort gældende, at eftersom den pågældende tjenestemand ikke opnåede nogen konkret fordel af sit medlemskab af undersøgelsesudvalget, havde der ikke været nogen interessekonflikt.

4.5 Ombudsmanden påpeger, at artikel 41, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder fastsætter, at "[e]nhver har ret til at få sin sag behandlet uvildigt, retfærdigt og inden for en rimelig frist af Unionens institutioner og organer."Ombudsmanden bemærker endvidere, at i henhold til Domstolens retspraksis omfatter respekten for de rettigheder, der garanteres af Fællesskabets retsorden i administrative procedurer, navnlig den kompetente institutions pligt til omhyggeligt og upartisk at undersøge alle relevante aspekter af den enkelte sag (6). Ombudsmanden mener, at principperne om god forvaltningsskik kræver, at Fællesskabets institutioner og personale ikke blot handler upartisk, men også påviser deres upartiskhed ved at undgå enhver handling, der med rimelighed kan rejse tvivl om deres upartiskhed (7). I et tilfælde som det foreliggende indebærer dette, at deltagelsen i undersøgelsesudvalget af en person, hvis upartiskhed med rimelighed kan drages i tvivl, skal anses for at være til skade for den pågældende administrative procedures rimelighed og dermed for et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4.6 Ombudsmanden bemærker, at afgørelsen om, hvorvidt S. skulle udvælges til den pågældende stilling, i sidste ende skulle have været truffet af EUMC's direktør. Klagerens klage af 5. januar 2004 var blevet opfattet som en klage over direktøren. S. deltog således reelt i behandlingen af en klage over mobning og fejl og forsømmelser rettet mod en person, som potentielt skulle overveje at ansætte ham efter en ansættelsesprocedure, der fandt sted på det pågældende tidspunkt. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at S.'s upartiskhed med rimelighed kunne drages i tvivl, og at hans deltagelse i undersøgelsesudvalget derfor undergravede procedurens rimelighed. Dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og Ombudsmanden fremsætter en kritisk bemærkning nedenfor.

Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad ("EUMC") ikke at have begået fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens påstande om mobning, omgåelse og manglende oplysninger.

Med hensyn til klagerens påstande om, a) at han ikke havde fået lov til at kommentere den endelige erklæring fra direktøren for EUMC, og b) at der havde været en interessekonflikt, idet et medlem af undersøgelsesudvalget, der undersøgte hans sag på vegne af EUMC's bestyrelse, havde ansøgt om hans stilling ved EUMC, er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkninger:

1. I lyset af konklusionerne i punkt 3 ovenfor ser det ud til, at klageren ikke fik mulighed for at kommentere direktørens udtalelser om hans påstande, inden den pågældende undersøgelse blev afsluttet, og dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
2. Med hensyn til påstanden om en interessekonflikt i forbindelse med det forhold, at et medlem af undersøgelsesudvalget, S., havde ansøgt om klagerens stilling, bemærker Ombudsmanden, at afgørelsen om, hvorvidt S. skulle udvælges til den pågældende stilling, i sidste ende skulle træffes af EUMC's direktør. Klagerens klage af 5. januar 2004 var blevet opfattet som en klage over direktøren. S. deltog således reelt i behandlingen af en klage over mobning og fejl og forsømmelser rettet mod en person, som potentielt skulle overveje at ansætte ham efter en ansættelsesprocedure, der fandt sted på det pågældende tidspunkt. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at S.'s upartiskhed med rimelighed kunne drages i tvivl, og at hans deltagelse i undersøgelsesudvalget derfor undergravede procedurens rimelighed. Dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Direktøren for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad vil også blive underrettet om denne beslutning.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Der kan ikke indgives klage til ombudsmanden vedrørende arbejdsforholdene mellem Fællesskabets institutioner og organer og deres tjenestemænd og øvrige ansatte, medmindre den pågældende har udtømt alle muligheder for at indgive interne administrative anmodninger og klager, navnlig de procedurer, der er omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2 (...)" (Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9. marts 1994 om ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, EFT L 113, s. 15).

(2) EFT 1997 L 151, s. 1.

(3) "Der kan ikke indgives klage til ombudsmanden vedrørende arbejdsforholdene mellem Fællesskabets institutioner og organer og deres tjenestemænd og øvrige ansatte, medmindre den pågældende har udtømt alle muligheder for at indgive interne administrative anmodninger og klager, navnlig de procedurer, der er omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2 (...)" (Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9.3.1994 om ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, EFT L 113, s. 15).

(4) Jf. sag T-242/97, Z. mod Europa-Parlamentet, Sml. Pers. IA, s. 77, og II, s. 401, præmis 19.

(5) Sag C-269/90, Technische Universität München mod Hauptzollamt München-Mitte, Sml. 1991 I, s. 5469, præmis 14.

(6) Sag C-269/90, Technische Universität München mod Hauptzollamt München-Mitte, Sml. 1991 I, s. 5469, præmis 14.

(7) Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om klage 751/2000/(BB)IJH, punkt 4 i det deri nævnte udkast til henstilling.