Strasbourg, den 20. oktober 2004

Kære B.

Den 27. januar 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen vedrørende et forskningsforslag (FP6-502870), som Deres virksomhed Arno Nordic AB havde indgivet.

Den 16. februar 2004 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen sendte sin udtalelse den 6. maj 2004, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I februar 2004 blev der indgivet en klage til Ombudsmanden mod Europa-Kommissionen vedrørende et forskningsforslag (FP6-502870), som var blevet indgivet af det svenske selskab Arno Nordic AB.

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

Den 18. marts 2003 indsendte klagerens virksomhed, Arno Nordic AB (i det følgende benævnt "Arno Nordic"), et forskningsforslag til Kommissionens Generaldirektorat for Forskning. Kort efter at have indgivet forslaget forlod den i forslaget nævnte kontaktperson, B, sin stilling i virksomheden. Den 8. april 2003 meddelte klageren derfor ved anbefalet brev Kommissionen, at B havde forladt sin stilling, og at B's opgaver var blevet overtaget af klageren selv. Disse oplysninger blev også sendt til Kommissionen i en e-mail.

Ikke desto mindre kontaktede de relevante tjenestegrene i Kommissionen i maj 2003 B vedrørende forskningsforslaget og drøftede tilsyneladende ændringer af det eller eventuelt en tilbagetrækning. Klageren kontaktede Kommissionen, påpegede, at Kommissionen havde begået en fejl, og anmodede om en skriftlig forklaring. Da han ikke modtog en skriftlig forklaring, sendte klageren en e-mail til Kommissionen, hvori han gentog sin anmodning. Han anmodede også om oplysninger om, hvornår Kommissionen rent faktisk havde ændret navnet på kontaktpersonen på B's forslag til hans. Klageren modtog et svar pr. e-mail fra Kommissionen, hvoraf det fremgik, at B's udtræden af virksomheden ikke havde nogen konsekvenser for evalueringen af forslaget.

I juni 2003 sendte klageren Kommissionen en e-mail med flere spørgsmål vedrørende udskiftningen af kontaktperson. Han spurgte bl.a., om de oplysninger, han havde givet i sit brev af 8. april 2003 om udskiftningen af kontaktperson, var tilstrækkeligt klare, og hvorfor Kommissionen ikke havde besvaret dette brev. En tjenestemand fra Kommissionen svarede pr. e-mail, at oplysningerne var tilstrækkeligt klare, men at han aldrig havde modtaget klagerens skrivelse af 8. april 2003, og at han derfor ikke var bekendt med ændringen af kontaktpersonen, da han kontaktede B i maj. Tjenestemanden anførte endvidere, at et forslag ikke kunne ændres, men at han nu vidste, at klageren var kontaktpersonen, hvilket var tilstrækkeligt.

Den 3. juli 2003 sendte Kommissionen klageren en skrivelse vedrørende forslaget. Brevet var stilet til klageren (dvs. med klagerens navn), men blev sendt til B's adresse. Klageren underrettede Kommissionen om sin fejl i en e-mail.

Den 8. december 2003 sendte Kommissionen B en skrivelse vedrørende evalueringen af forslaget. Klageren sendte igen en e-mail til Kommissionen og informerede den om sine gentagne fejl.

Desuden anfører klageren, at en kvittering for modtagelsen af forslaget var dateret den 18. november 2003. Han modtog imidlertid først skrivelsen den 19. januar 2004. Poststemplets dato var den 18. januar 2004. Klageren mener, at denne forsinkelse i afsendelsen af brevet er urimelig.

Klageren hævder, at Kommissionen har:

i) har udvist forsømmelighed ved behandlingen af oplysningerne om, at der var sket et skift af kontaktperson for så vidt angår forskningsforslaget og

ii) urimeligt forsinkede afsendelsen af bekræftelsen på modtagelse af forskningsforslaget.

Klageren hævder, at Kommissionen bør forklare og korrigere sin adfærd.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsætter Kommissionen følgende bemærkninger:

Den 18. marts 2003 indsendte virksomheden Arno Nordic et forskningsforslag til et integreret projekt under den første indkaldelse af forslag under tematisk prioritet 1 FP6-2002-LifeSciHealth. Forslaget blev modtaget af den eksterne tjenesteyder under RP6 den 20. marts 2003 og registreret som forslagsnummer FP6-502870. I forslaget blev B udpeget som kontaktperson for Arno Nordic.

Omkring den 28. marts 2003 sendte Kommissionen en kvittering for modtagelsen af forslaget til B med angivelse af det registreringsnummer, der var tildelt Arno Nordics forslag.

Den 15. maj 2003 sendte klageren en e-mail til Kommissionen om, at han havde sendt et anbefalet brev, hvori han meddelte Kommissionen, at han havde overtaget opgaven som kontaktperson for forslaget på vegne af Arno Nordic. Han spurgte, hvorfor dette brev ikke var blevet anerkendt og fulgt op. Indtil den 15. maj 2003 var Kommissionen imidlertid ikke bekendt med det anbefalede brev. Nylige forespørgsler til den eksterne tjenesteyder har vist, at klagerens brev ankom den 14. april 2003, dvs. efter fristen for indsendelse af forslag, og at det var blevet indgivet. Det er ikke klart, om og hvornår brevet var blevet fremsendt til Kommissionen.

Ved efterfølgende telefonopkald og e-mails forsikrede Kommissionen klageren om, at indholdet af hans e-mail af 15. maj 2003 var blevet behørigt noteret. Klageren blev underrettet om, at selv om reglerne for evaluering af forslaget udelukkede enhver ændring af forslaget, var ændringen af kontaktpersonen for Arno Nordic blevet bemærket. Det blev understreget, at ændringen af kontaktpersonen på ingen måde ville påvirke evalueringen af forslaget negativt.

Evalueringsproceduren blev afsluttet den 6. juni 2003. Ved udgangen af juni 2003 var det Kommissionens opfattelse, at ethvert spørgsmål vedrørende forslaget var blevet løst til klagerens tilfredshed.

Der opstod imidlertid to efterfølgende fejl i forbindelse med oprettelsen af lokale postlister på grundlag af oplysningerne i det oprindelige forslag. Omkring den 3. juli 2003 sendte Kommissionen et brev til klageren vedrørende resultaterne af evalueringen af forslaget. Brevet blev sendt til B's adresse. Endvidere kontaktede Kommissionen i december 2003 fejlagtigt B i forbindelse med en undersøgelse. Klageren underrettede Kommissionen om disse fejl. Kommissionen beklager eventuelle ulemper som følge af fejlene. Det skal dog bemærkes, at fejlene ikke har haft betydning for vurderingen af Arno Nordics forslag. På det tidspunkt, hvor fejlene blev begået, var evalueringsproceduren allerede afsluttet.

Hvad angår den angiveligt forsinkede fremsendelse af et brev af 18. november 2003, er det ikke klart for Kommissionen, hvilket brev klageren henviser til. Det kan være, at den pågældende skrivelse vedrører et andet forslag (FP6-005226), som klageren har indgivet i forbindelse med en efterfølgende indkaldelse af forslag. Det brev, der henvises til, kan være modtagelsesbeviset af 19. november 2003 for dette nye forslag. Al korrespondance, som klageren vedlagde sin klage til Ombudsmanden, vedrører imidlertid det første forslag (FP6-502870). I betragtning af usikkerheden med hensyn til den pågældende skrivelse er Kommissionen ikke i stand til at reagere korrekt på klagerens påstand i denne henseende.

Ombudsmanden opfordrede klageren til at fremsætte bemærkninger til udtalelsen. Klageren synes ikke at have fremsat bemærkninger.

Afgørelsen

1 Den påståede forsømmelige behandling af oplysninger

1.1 Klagen, der er rettet mod Europa-Kommissionen, vedrører et forskningsforslag (FP6-502870), som blev indgivet af det svenske selskab Arno Nordic AB (i det følgende benævnt "Arno Nordic") den 18. marts 2003, og hvori B nævnes som kontaktperson. Ifølge klageren forlod B kort tid efter at have indgivet forslaget sin stilling i Arno Nordic, og klageren meddelte derfor ved anbefalet brev af 8. april 2003 Kommissionen, at han havde overtaget stillingen som kontaktperson. Ikke desto mindre kontaktede Kommissionen B vedrørende forskningsforslaget i maj, juli og december 2003, selv om den endelig noterede sig ændringen af kontaktpersonen. Klageren underrettede Kommissionen om sine fejl ved enhver sådan lejlighed. Klageren hævder, at Kommissionen har udvist forsømmelighed i sin behandling af oplysningerne om, at der var sket et skift af kontaktperson med hensyn til forskningsforslaget.

1.2 Kommissionen anfører, at den indtil den 15. maj 2003, hvor klageren sendte en e-mail om sagen, ikke var bekendt med, at der fandtes et anbefalet brev, hvori klageren forklarede, at han havde overtaget stillingen som kontaktperson for forskningsforslaget. Nylige forespørgsler til den eksterne tjenesteyder har vist, at klagerens brev ankom den 14. april 2003, og at det var blevet indgivet. Det er ikke klart, om og hvornår brevet var blevet fremsendt til Kommissionen. I efterfølgende telefonopkald og e-mails forsikrede Kommissionen imidlertid klageren om, at ændringen af kontaktpersonen var blevet behørigt bemærket, og at en sådan ændring på ingen måde ville påvirke evalueringen af forslaget negativt. Ikke desto mindre blev B ved en fejl kontaktet i stedet for klageren i juli 2003 vedrørende resultaterne af projektforslaget og i december 2003 som led i en undersøgelse. Kommissionen beklager eventuelle ulemper som følge af disse fejl, men bekræfter, at fejlene ikke havde nogen betydning for evalueringen af forslaget, som allerede var afsluttet den 6. juni 2003.

1.3 Ombudsmanden påpeger, at principperne for god forvaltningsskik kræver, at fællesskabsinstitutionerne handler med omhu og er servicemindede (1). Ombudsmanden mener endvidere, at Kommissionen fortsat har det fulde ansvar for kvaliteten af den forvaltning, der udføres af en ekstern tjenesteyder på dennes vegne (2). I den foreliggende sag bemærker Ombudsmanden, at klageren tog skridt til at underrette Kommissionen om skiftet af kontaktperson, men at Kommissionens eksterne tjenesteyder indgav brevet, og at det er uklart, om og hvornår det blev fremsendt til Kommissionen. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen efter at have forsikret klageren om, at den behørigt havde noteret sig ændringen af kontaktperson, kontaktede den forkerte person to gange vedrørende spørgsmål vedrørende projektforslaget.

1.4 På grundlag af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionen ved ikke at sikre en korrekt håndtering af oplysningerne om udskiftningen af kontaktpersonen har undladt at handle med omhu og være serviceminded. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og der vil blive fremsat en kritisk bemærkning i denne henseende.

2 Den angiveligt urimelige forsinkelse

2.1 Klageren anfører, at han den 19. januar 2004 modtog en kvittering for modtagelsen af forslaget. Kvitteringen for modtagelsen var dateret den 18. november 2003, men poststemplets dato var den 18. januar 2004. Klageren hævder, at Kommissionen urimeligt har forsinket fremsendelsen af bekræftelsen på modtagelsen af forskningsforslaget.

2.2 Kommissionen gør gældende, at det ikke er klart, hvilket brev klageren henviser til. Den pågældende skrivelse kan vedrøre et andet forslag (FP6-005226), som klageren har indgivet i forbindelse med en efterfølgende indkaldelse af forslag. I betragtning af usikkerheden med hensyn til den pågældende skrivelse er Kommissionen ikke i stand til at reagere korrekt på klagerens påstand i denne henseende.

2.3 Ombudsmanden noterer sig Kommissionens forklaring i sin udtalelse om, at den ikke er i stand til at reagere korrekt på klagerens påstand, fordi det ikke er klart, hvilket brev klageren henviser til. Kommissionens udtalelse med dens forklaring på, hvorfor den ikke kan reagere på den pågældende påstand, blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Der er ikke modtaget bemærkninger med præciseringer vedrørende sagen fra klageren. I mangel af præciseringer fra klageren mener Ombudsmanden, at det ikke er berettiget at foretage yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagen.

2.4 Ombudsmanden påpeger, at klageren har mulighed for at indgive en ny klage over den påståede forsinkelse, hvis han finder det hensigtsmæssigt, og hvis han kan give mere detaljerede oplysninger.

3 Klagerens påstand

3.1 Klageren hævder, at Kommissionen bør forklare og korrigere sin adfærd.

3.2 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har erkendt og forklaret sine fejl med hensyn til kontaktpersonen, og at den har undskyldt for de ulemper, der er forårsaget af disse fejl. Eftersom de pågældende fejl vedrører specifikke begivenheder tidligere, som ikke synes at have påvirket resultatet af evalueringen af forskningsforslaget, mener Ombudsmanden ikke, at der er mulighed for korrigerende foranstaltninger. Ombudsmanden finder derfor, at Kommissionen har imødekommet klagerens påstand.

4 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning vedrørende klagerens påstand om forsømmelig behandling af oplysninger:

Principperne om god forvaltningsskik kræver, at fællesskabsinstitutionerne handler med omhu og er servicemindede (3). I den foreliggende sag er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen ved ikke at sikre en korrekt håndtering af oplysningerne om udskiftningen af kontaktpersonen har undladt at handle med omhu og være serviceminded. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen.

Med hensyn til klagerens påstand om urimelig forsinkelse mener Ombudsmanden af de grunde, der er anført i punkt 2.3 ovenfor, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser.

På grundlag af ovenstående afslutter Ombudsmanden sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Artikel 12 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, som findes på Ombudsmandens websted: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Se sag 630/96, der er omtalt på side 226 i Den Europæiske Ombudsmands årsberetning for 1997, og som findes på følgende websted: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Artikel 12 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, som findes på Ombudsmandens websted: http://www.ombudsman.europa.eu