Baggrunden for klagen

1. Klageren deltog i en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af EU-tjenestemænd, der blev afholdt af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)[1], og som fandt sted i 2021 og 2022.

2. Klageren bestod de første faser af udvælgelsesproceduren, og den 3. maj 2022 sendte EPSO en indbydelse til klageren og opfordrede hende til at aflægge tre mundtlige prøver (samtaler) i udvælgelsesprocedurens assessmentcenterfase. De tre samtaler var planlagt til at finde sted på afstand på forskellige datoer: det "interview om generelle kompetencer" den 17. maj 2022, det "områderelaterede interview" den 15. juni 2022 og det "situationsbaserede interview om kompetencer" den 11. juli 2022. Da klageren fødte den 13. maj 2022, anmodede hun samme dag EPSO om at omlægge sin samtale om generelle kompetencer.

3. Den 7. juni 2022 meddelte EPSO klageren, at EPSO havde flyttet hendes samtale om generelle kompetencer til den 15. juni 2022, samme dato som hun skulle til den områderelaterede samtale.

4. Klageren svarede straks og anførte, at hun af både fysiske og mentale årsager ikke ville være i stand til at forberede sig til og aflægge to prøver, der var planlagt samme dag. EPSO svarede ikke, og klageren aflagde begge prøver samme dag. Dagen efter kontaktede klageren EPSO igen og anmodede om en ny samtale om generelle kompetencer.

5. I december 2022 meddelte EPSO klageren, at hun ikke var blevet opført på listen over egnede ansøgere.

6. Klageren anmodede herefter EPSO om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse. Hun gjorde gældende, at hun ved at kræve, at hun skulle aflægge to prøver samme dag, var blevet forskelsbehandlet i forhold til andre ansøgere, og at EPSO under alle omstændigheder først burde have omlagt prøverne 40 dage efter fødslen.

7. Efter gennemgangen meddelte EPSO klageren, at udvælgelseskomitéen havde bekræftet sin beslutning om ikke at opføre hende på listen over beståede ansøgere.

8. Klageren indgav derfor en administrativ klage, som EPSO afviste.

9. Klageren var utilfreds med resultatet af sin administrative klage og henvendte sig til Ombudsmanden den 5. februar 2024.

Undersøgelsen

10. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan EPSO behandlede klagerens administrative klage over hendes anmodning om at omlægge sin prøve.

11. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden EPSO's svar og klagerens bemærkninger til EPSO's svar.

Tilrettelæggelse af test inden for 40 dage efter fødslen

12. Klageren henviste til lægelig rådgivning i sit oprindelsesland vedrørende "postpartumindeslutning", ifølge hvilken postpartummødre bør hvile i 40 dage efter fødslen. Hun henviste også til retningslinjer fra Verdenssundhedsorganisationen om barsels- og postnatal pleje. Hun gjorde gældende, at EPSO havde handlet i strid med ovennævnte råd ved at afholde både den generelle kompetencebaserede samtale og den områderelaterede samtale blot 32 dage efter hendes fødsel.

13. EPSO hævdede, at det ikke var forpligtet til at suspendere eller forsinke prøverne med mere end en måned efter klagerens fødsel eller barselsorlov. Ved at omlægge sin test 32 dage efter fødslen havde den handlet i overensstemmelse med principperne i EU-lovgivningen om barselsorlov, hvori det hedder, at "barselsorlov [...] skal omfatte obligatorisk barselsorlov i mindst to uger fordelt før og/eller efter fødslen i overensstemmelse med national lovgivning og/eller praksis"[2]. EPSO henviste til en politik, som det har vedtaget, og som indeholder retningslinjer specifikt for gravide kvinder og kvinder efter fødslen [3], og bemærkede, at den oprindeligt foreslåede dato for samtalen om generelle kompetencer lå inden for den obligatoriske barselsorlov på to uger efter fødslen. EPSO gav derfor klageren mulighed for at ændre datoen for prøven til en dato, der ligger mere end en måned efter hendes fødsel.

14. EPSO fremførte, at dets tilgang også er i overensstemmelse med EU's retspraksis, som har fastslået, at kvinder på barselsorlov ikke er udelukket fra at deltage i en udvælgelsesprocedure, og at ansøgerne kan udføre arbejdsrelaterede aktiviteter i ugerne efter den obligatoriske barselsorlov på to uger, der er fastsat i EU-retten [4].

15. Klageren indvendte, at den pågældende EU-retspraksis ikke nødvendigvis pålægger postpartummødre som hende en forpligtelse til at udføre enhver arbejdsrelateret aktivitet, men at de kan udføre arbejdsrelaterede aktiviteter i ugerne efter den obligatoriske barselsorlov.

To prøver på samme dag

16. Klageren hævdede, at afholdelsen af både samtalen om generelle kompetencer og samtalen om områderelaterede kompetencer samme dag ikke var i overensstemmelse med indbydelsen (som var adresseret til alle ansøgere), hvori det udtrykkeligt blev anført, at "samtalen om generelle kompetencer, samtalen om situationsbaserede kompetencer og samtalen om områderelaterede kompetencer vil finde sted på forskellige datoer". Klageren hævdede, at denne betingelse også burde gælde for de ansøgere, der ændrede tidsplanen for prøverne.

17. Klageren tilføjede, at hun ved at forpligte hende til at aflægge begge prøver samme dag blev stillet ringere end andre ansøgere, og at dette udgjorde forskelsbehandling.

18. EPSO anførte, at indkaldelsen ikke fandt anvendelse på ansøgere, der ændrede tidsplanen for en eller flere prøver. Den henviste udelukkende til de tre testdatoer, der er angivet i brevet, uden at dette berører valget af alternative datoer i tilfælde af en eventuel fremtidig omlægning. EPSO henviste til meddelelsen om udvælgelsesprøven, hvori det hedder, at ansøgerne "vil blive indkaldt til et assessmentcenter (online eller med fysisk fremmøde) i løbet af en eller flere dage (...)". Meddelelsen om udvælgelsesprøven, som er retsgrundlaget for udvælgelsesproceduren, gav således mulighed for at planlægge flere prøver på samme dag. Opfordringsskrivelsen har ikke samme juridiske værdi som meddelelsen om udvælgelsesprøven og kan ikke tilsidesætte bestemmelserne i meddelelsen.

19. EPSO anerkendte, at klageren var den eneste ansøger, der fik en prøve omlagt samme dag som en anden prøve, men hævdede, at den ikke kunne undgå dette på grund af det store antal ansøgere, der havde omlagt en prøve. EPSO hævdede imidlertid, at det ikke desto mindre havde overholdt sin politik: Den tilrettelagde testene mere end en måned efter klagerens fødsel, og der var en pause på ca. tre timer mellem testene, hvilket betød, at klageren kunne hvile og amme i overensstemmelse med Europa-Kommissionens interne regler om amning. EPSO hævdede endvidere, at det forhold, at prøverne blev afholdt på afstand, betød, at klageren kunne hvile hjemme.

20. EPSO anførte endvidere, at tilrettelæggelse af to prøver på samme dag er den nuværende praksis i forbindelse med udvælgelsesprocedurer og er i overensstemmelse med gældende EU-lovgivning og princippet om ligebehandling. Selv om EPSO skal sikre, at alle ansøgere behandles ens ved at stille rimelige og passende testbetingelser til rådighed, er EPSO ikke forpligtet til at tage hensyn til ansøgernes personlige præferencer med hensyn til testdatoer. Ifølge EU-retspraksis kan en tilsidesættelse af ligebehandlingsprincippet ikke støttes på de forskelle, der kan være mellem ansøgernes specifikke faktiske omstændigheder. EPSO anser en ansøgers personlige præferencer med hensyn til de ønskede prøvedatoer for at være en faktuel forskel.

Ombudsmandens vurdering

21. Som EPSO selv anerkender i sin politik vedrørende kvindelige ansøgere, der er gravide eller lige har født, er det nødvendigt at træffe foranstaltninger for at sikre, at de ikke stilles ringere, således at de kan deltage i udvælgelsesprocedurerne på lige fod med andre ansøgere.

22. I dette tilfælde skulle klageren oprindeligt aflægge en prøve et par dage efter, at hun havde født. For at sikre, at hun ikke var ugunstigt stillet, besluttede EPSO at flytte denne prøve til en dato, der lå mere end en måned efter fødslen. Ombudsmanden finder dette rimeligt og i overensstemmelse med EPSO's forpligtelser i henhold til gældende lovgivning og retningslinjer.

23. Ved at flytte denne prøve til den dato, hvor klageren allerede skulle aflægge den områderelaterede samtale, blev klageren imidlertid stillet ringere end både de ansøgere, der aflagde prøverne på de oprindelige datoer, og de ansøgere, der havde flyttet prøverne, da ingen af disse ansøgere skulle aflægge to prøver på én dag. Som anerkendt af EPSO var klageren den eneste ansøger i udvælgelsesproceduren, der skulle aflægge to prøver samme dag. Eftersom klageren allerede beskæftigede sig med udfordringer i forbindelse med postpartumrestitution og postnatal pleje, forværrede dette hendes ulempe i forhold til andre kandidater. Desuden kunne EPSO have været mere fleksibel med hensyn til at omlægge prøven, navnlig fordi EPSO's politik giver mulighed for at omlægge en prøve op til to måneder efter udløbet af den oprindeligt planlagte prøveperiode [5].

24. Klagerens argumenter om ikke at aflægge begge prøver samme dag var således klart velbegrundede, fordi hun blev placeret i en åbenbart ufordelagtig stilling i forhold til andre ansøgere og ikke på grund af en "personlig præference" for en anden dato, som EPSO har gjort gældende. Som følge af afholdelsen af de to prøver samme dag blev klageren frataget muligheden for at deltage i assessmentcentret på lige fod med andre ansøgere. Den manglende afhjælpning af denne ulempe var derfor i strid med ligebehandlingsprincippet og udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

25. Ombudsmanden anerkender de praktiske udfordringer ved at sikre passende klageadgang i denne sag, eftersom udvælgelsesproceduren er afsluttet. Hvis det ikke er muligt at reintegrere en ansøger i den pågældende udvælgelsesprocedure, har EU-Domstolen tidligere i lignende sager fastslået, at der kan klages ved at tilrettelægge en særskilt, individuel udvælgelsesprocedure for klageren på et tilsvarende stadium i en udvælgelsesprocedure som det, hvor problemet opstod. Hvis dette ikke er muligt, foreslog Retten, at EU-organet skulle indlede en dialog med kandidaten med henblik på at nå til enighed om en anden retfærdig løsning [6].

26. På denne baggrund mener Ombudsmanden, at det ikke vil være muligt at fremsætte en tilsvarende præskriptiv henstilling. Hun vil dog komme med et forslag nedenfor for at adressere hendes fund.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Der var fejl eller forsømmelser i EPSO's behandling af anmodningen om omlægning af prøven.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag

EPSO bør indlede en dialog med klageren med henblik på at finde en passende og retfærdig løsning.

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 4. februar 2025

[1] EPSO/AD/391/21 – Eksperter i teknisk støtte til medlemsstaternes strukturreformer og eksperter i Schengenreglerne (AD 7), tilgængelig her: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2021:120A:FULL

[2] Se artikel 8, stk. 2, i Rådets direktiv 92/85/EØF om iværksættelse af foranstaltninger til forbedring af sikkerheden og sundheden under arbejdet for arbejdstagere som er gravide, som lige har født, eller som ammer, som findes på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:31992L0085

[3] Politik for kvindelige ansøgere, der anmoder om rimelige tilpasninger i forbindelse med personaleudvælgelsesprocedurer vedrørende graviditet og fødsel https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2023-09/EN-Reasonable%20acmodation%20policy%20for%20female%20candidates%20related%20to%20pregnancy%20and%20childbirth.pdf

[4] Jf. F-86/12, Haupt-Lizer mod Kommissionen (præmis 49, 50 og 55): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:62012FJ0086

[5] Se side 3 i Politik for kvindelige ansøgere, der anmoder om rimelige tilpasninger i forbindelse med personaleudvælgelsesprocedurer vedrørende graviditet og fødsel https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2023-09/EN-Reasonable%20acmodation%20policy%20for%20female%20candidates%20related%20to%20pregnancy%20and%20childbirth.pdf

[6] Se T-156/03, Pérez-Díaz mod Kommissionen (præmis 50-53, 57 og 62-64): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=80F856074AE21D24754035D3B7BA71E8?text=&docid=55154&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=24544938; og T-400/03, Bachotet mod Kommissionen (præmis 28-31, 35 og 40-42): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=55155&pageIndex=0&doclang=fr&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=24546108