Strasbourg, den 2. juni 2004

Kære H.

Den 20. august 2003 indgav De på vegne af DIK-sammenslutningen en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen. Deres klage vedrører Kommissionens beslutning om at anmode om tilbagebetaling af en del af de midler, der er tildelt DIK-sammenslutningen til gennemførelse af et Leonardo da Vinci-projekt (S 95/2/179/III.2.a).

Den 27. oktober 2003 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Den 29. januar 2004 modtog jeg Kommissionens udtalelse, som jeg fremsendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at fortælle dig resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er sagens faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

Klageren er formand for DIK-foreningen, en lille faglig organisation og fagforening for bl.a. bibliotekarer, arkivarer og museumsfolk. Hendes forening var ansvarlig for udviklingen af et projekt finansieret af Europa-Kommissionen gennem Leonardo da Vinci-programmet (ref.: S95/2/179/III.2.a).

I 2001 modtog DIK Association en faktura fra Kommissionen med anmodning om betaling af 50 000 EUR uden yderligere forklaring. Efter flere forsøg på at finde den ansvarlige for projektet, herunder et besøg i Kommissionen, blev klageren underrettet om institutionens betænkeligheder ved projektet. De indebar en række uregelmæssigheder såsom manglende underskrifter fra nogle af partnerne, behovet for, at sammenslutningen skulle dække sine egne omkostninger, det uforholdsmæssigt store beløb, som en af partnerne opkrævede som rejseudgifter, og varigheden af den periode, for hvilken en partner havde anmeldt udgifter. Klageren forklarede, at denne situation skyldtes, at det udkast til rapport om projektet, der oprindeligt var udarbejdet af projektlederne, ikke blev accepteret af deltagerne, og at en ekstern museumsmedarbejder skulle stå for den endelige udarbejdelse af rapporten.

I lyset af de betænkeligheder, som Kommissionen havde givet udtryk for, foretog klageren en række rettelser i rapporten om projektet. Det ser ud til, at Kommissionen som følge af disse ændringer genovervejede nogle af sine indsigelser og reducerede sin anmodning om godtgørelse til 20 911,09 EUR. Klageren påpegede imidlertid, at projektet var blevet gennemført med succes, og at DIK-foreningens rapport om projektet desuden var blevet færdiggjort og offentliggjort. Hun var enig i, at gennemførelsen af projektet delvist kunne have afveget fra de specifikationer, der var fastsat i kontrakten, selv om hun anfægtede det beløb, som Kommissionen havde anmodet om.

Efter flere udvekslinger og personlige møder med de ansvarlige tjenestemænd tilbagebetalte klageren det ønskede beløb på 20 911,09 EUR. Hun gav imidlertid udtryk for sin utilfredshed med Kommissionens afgørelse og bemærkede, at hun er en lille organisation af bl.a. bibliotekarer, arkivarer og museumsfolk. Det beløb, der blev anmodet om, kunne ikke dækkes af foreningens budget og forårsagede derfor kaos for dens medlemmer.

Klageren understregede, at selv om DIK-sammenslutningen ikke var bekendt med nogle af reglerne for projektet, og at gennemførelsen heraf kostede meget tid og penge, havde den gennemført projektet i henhold til kontrakten.

Sammenfattende hævder klageren i sin klage til Ombudsmanden, at Kommissionen ikke håndterede projektet korrekt, navnlig for så vidt angår dens anmodning om tilbagebetaling af en del af finansieringen, og undlod at underrette DIK-sammenslutningen om nogle af kravene i kontrakten.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse forklarede Kommissionen, at klageren arbejdede som kontrahent i et projekt finansieret gennem Leonardo da Vinci-programmet (kontrakt S.95.2.179.III.2.a; nr. 3854). Kontrakten løb fra den 1. december 1995 til den 30. januar 1997.

Projektet havde været genstand for talrige kontakter mellem det såkaldte kontor for teknisk bistand (TAO) på vegne af Kommissionen og kontrahenten for at løse de mange problemer, der opstod som følge af evalueringen af statusrapporterne og de endelige rapporter. Kommissionen bemærkede, at dens tjenestegrene havde underrettet klageren, både skriftligt og mundtligt, om disse problemer.

Kommissionen påpegede, at forbindelserne med kontrahenten var omfattet af en kontrakt, hvortil der var knyttet en administrativ og finansiel håndbog. Denne håndbog indeholder kriterierne for projektudgifters støtteberettigelse. Institutionen understregede, at kontrahenten derfor hele tiden var blevet underrettet om sine kontraktlige forpligtelser.

Institutionen bemærkede, at den afgørelse om godtgørelse, som klageren anfægtede, blev truffet, efter at dens tjenestegrene havde afsluttet behandlingen af hendes anden version af den endelige rapport, der blev fremsendt den 6. juni 1999. Den første endelige rapport blev modtaget af TAO den 19. februar 1998. Den var ikke blevet godkendt, fordi det forventede output ikke var blevet afsluttet, hvilket gjorde det umuligt at foretage en evaluering.

På grund af de problemer, der opstod som følge af lukningen af TAO og de belgiske retslige myndigheders forsegling af dets sagsakter, blev den anden udgave af den endelige rapport først behandlet af Kommissionen i 2000. På grundlag af sin vurdering konkluderede Kommissionen, at rapporten var ufuldstændig, og dens tjenestegrene anmodede derfor kontrahenten om yderligere oplysninger den 17. maj og den 18. august 2000.

Da Kommissionen ikke besvarede disse anmodninger, besluttede den at henlægge sagen den 12. december 2000 og at erklære visse udgifter for ikke-støtteberettigede. I sit brev til klageren af 12. december 2000 begrundede Kommissionen sin holdning med følgende: kun udgifter afholdt i kontraktperioden (1. december 1995-30. november 1997) kunne tages i betragtning statusrapporterne og de endelige rapporter var ikke underskrevet af den samme person, som underskrev kontrakten der var uoverensstemmelser i tabellerne, og nogle af dem var ikke underskrevet den anden version af den endelige rapport kunne ikke tages i betragtning, fordi den blev forelagt senere end ti måneder efter kontraktperiodens udløb klageren havde undladt at besvare Kommissionens anmodninger om oplysninger og der var ikke indgået kontrakter med partnere. Sagen blev derfor afsluttet, og en debetnota med forklarende finansielle bilag blev sendt til kontrahenten den 31. maj 2001.

DIK-sammenslutningen klagede til Kommissionen den 21. juni 2001. I betragtning af omstændighederne omkring lukningen af TAO antog Kommissionen, at klageren aldrig havde modtaget sin anmodning om yderligere oplysninger af 17. maj 2000, og besluttede derfor at genåbne sagen. Efter klagerens fremsendelse i september 2001 af de supplerende oplysninger, der var anmodet om, og hendes brev af 15. oktober 2001 ændrede Kommissionen sin vurdering og godkendte en del af de udgifter, der oprindeligt var blevet erklæret ikke-støtteberettigede. På grundlag af denne nye evaluering anslog Kommissionen de resterende ikke-støtteberettigede omkostninger til 20 911,09 EUR og forelagde kontrahenten et forslag herom.

Ved brev af 23. oktober 2001 accepterede kontrahenten formelt dette forslag. Hun betalte den 13. august 2003 et beløb på 20 911,09 EUR, som hun skyldte Kommissionen i forbindelse med projektet. Efter Kommissionens opfattelse bekræftede denne betaling, at kontrahenten var indforstået med den endelige beslutning.

Klagerens bemærkninger

Ombudsmanden har ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Kommissionens håndtering af projektet

1.1 Klagen vedrører Kommissionens beslutning om at anmode om tilbagebetaling af en del af de midler, der er tildelt DIK-sammenslutningen til gennemførelse af et Leonardo da Vinci-projekt. Klageren hævder, at Kommissionen ikke håndterede projektet korrekt, navnlig for så vidt angår dens anmodning om tilbagebetaling af en del af finansieringen, og undlod at underrette DIK-sammenslutningen om nogle af de kontraktlige krav. Ifølge klageren havde DIK-sammenslutningen gennemført projektet i henhold til kontrakten, selv om den ikke var bekendt med nogle af reglerne for projektet, og gennemførelsen af dem kostede meget tid og penge.

1.2 Kommissionen har gjort gældende, at dens forbindelser med kontrahenten var omfattet af en kontrakt, hvortil der var knyttet en administrativ og finansiel håndbog. Denne håndbog indeholder kriterierne for projektudgifters støtteberettigelse. Institutionen understregede, at kontrahenten derfor hele tiden var blevet underrettet om sine kontraktlige forpligtelser.

Med hensyn til behandlingen af kontrakten har Kommissionen gjort gældende, at den anmodede om godtgørelse af visse udgifter efter at have konkluderet, at den endelige rapport, som klageren havde fremsendt, var ufuldstændig.

Efter at have modtaget yderligere oplysninger fra klageren accepterede Kommissionen en del af de udgifter, der oprindeligt var erklæret ikke-støtteberettigede. På grundlag af denne nye evaluering anslog Kommissionen de resterende ikke-støtteberettigede omkostninger til 20 911,09 EUR og forelagde et forslag herom for kontrahenten, som formelt accepterede forslaget den 23. oktober 2001.

1.3 I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager "over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer". Ombudsmanden mener, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ undlader at handle i overensstemmelse med en bindende regel eller et bindende princip (1). Der kan således også konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med opfyldelsen af de forpligtelser, der følger af kontrakter indgået af Fællesskabernes institutioner eller organer.

1.4 Ombudsmanden mener dog, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder.

1.5 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager om kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor den mener, at dens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmanden konkludere, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Denne konklusion påvirker ikke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og autoritativt afgjort af en kompetent domstol.

1.6 På grundlag af de beviser, der blev fremlagt under undersøgelsen, ser det ud til, at den kontrakt, der blev indgået mellem Kommissionen og klagerens sammenslutning (S.95.2.179.III.2.a; nr. 3854) indeholdt en række bilag, herunder en administrativ og finansiel projekthåndbog. Dette dokument indeholder en detaljeret beskrivelse af kriterierne for projektudgifters støtteberettigelse. Da de kriterier, der definerer de udgifter, som Kommissionen skal afholde, udgjorde en integrerende del af den kontrakt, som klageren underskrev og accepterede, er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen gav klageren tilstrækkelige oplysninger om de rettigheder og forpligtelser, der følger af kontrakten.

1.7 Hvad angår Kommissionens behandling af kontrakten, navnlig beslutningen om at anmode om tilbagebetaling af en del af støtten, fremgår det af de foreliggende oplysninger, at Kommissionen begrundede sine anmodninger om tilbagebetaling af en del af støtten med, at nogle af de udgifter, som klageren havde afholdt, ikke var støtteberettigede. Ombudsmanden er opmærksom på, at Kommissionen har begrundet sin holdning ved at henvise til flere kontraktmæssige krav, som ikke synes at være blevet anfægtet af klageren, såsom bl.a. at kun udgifter afholdt i kontraktperioden (1. december 1995-30. november 1997) kunne tages i betragtning; at fremskridtsrapporterne og de endelige rapporter ikke så ud til at være underskrevet af den samme person, som underskrev den oprindelige kontrakt eller at der var uoverensstemmelser i tabellerne og manglende underskrift på nogle af dem.

1.8 På grundlag af de oplysninger, som klageren og Kommissionen fremlagde under undersøgelsen, finder Ombudsmanden, at Kommissionens holdning til dette spørgsmål ikke synes at være urimelig, og at Kommissionen synes at have informeret klageren tilstrækkeligt om årsagerne til sin holdning.

Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at undersøgelsen ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Jf. Den Europæiske Ombudsmands årsberetning 1997, s. 22.