Baggrund

1.  Den Europæiske Forsvarsfond (»fonden«)[1] er et EU-finansieringsprogram, der yder støtte til samarbejdsbaserede forsvarsforsknings- og kapacitetsudviklingsprojekter, der supplerer nationale bidrag. Den finansielle støtte ydes primært i form af tilskud på op til 100 % af de støtteberettigede omkostninger til virksomheder til projekter, der har til formål at udvikle teknologier og udstyr, og som er betinget af de involverede aktiviteter. Siden begyndelsen af den russiske angrebskrig mod Ukraine og EU's ændrede tilgang til forsvars- og sikkerhedsfinansiering er fonden kommet under endnu større offentlig kontrol.

2. Europa-Kommissionen forvalter fonden, som har til formål at supplere EU-medlemsstaternes indsats inden for forskning og udvikling på sikkerheds- og forsvarsområdet. I den forbindelse forpligtede EU sig til at bruge ca. 8 mia. EUR mellem 2021 og 2027. Kommissionen er ansvarlig for at beslutte, hvordan denne finansiering skal fordeles. I den forbindelse bistås det af eksterne eksperter, som bidrager til evalueringen, den »etiske gennemgang«[2] og vurderingen af budgetoverslagene for forslagene. Kommissionen har hidtil truffet beslutninger om tre »årlige udgiftsrunder«[3].

3. I henhold til forordningen om Den Europæiske Forsvarsfond (»forordningen«)[4] skal Kommissionen opstille en liste over eksterne eksperter, der udvælges på grundlag af deres færdigheder, erfaring og viden under hensyntagen til de opgaver, de skal pålægges. Den skal også sikre en tilstrækkelig rotation af eksperterne og en passende balance mellem den offentlige og den private sektor.

4. Når Kommissionen udvælger og aflønner eksterne eksperter, der skal bistå med evalueringen af forslag, offentliggøres der normalt lister over udvalgte eksperter på Kommissionens portal »Funding & Tenders«^[5], hvilket giver mulighed for en vis offentlig kontrol. Forordningen om Den Europæiske Forsvarsfond fraviger udtrykkeligt denne generelle regel ^[6].

5. I december 2022 skrev Ombudsmanden i forbindelse med et tidligere strategisk initiativ til Kommissionen og spurgte, hvilke foranstaltninger der er truffet for at sikre, at inddragelsen af eksterne eksperter i den etiske gennemgang og evalueringen af forslag til fonden ikke giver anledning til risiko for interessekonflikter.[7] Kommissionen svarede [8], at dens tilgang til håndtering af potentielle interessekonflikter kræver, at eksperter i) anerkender adfærdskodeksen i den kontrakt, som de underskriver, inden de påbegynder arbejdet, og ii) ved at underskrive en erklæring for hvert enkelt forslag, som de evaluerer, bekræfter, at de ikke har nogen interessekonflikter.[9] Kommissionen informerer også eksperter om potentielle interessekonflikter, og der foretages flere kontroller i de efterfølgende faser af evalueringsprocessen.

6. I henhold til forordningen om Den Europæiske Forsvarsfond skal Kommissionen udarbejde en foreløbig evaluering til Europa-Parlamentet og Rådet af sine erfaringer med eksterne eksperter og de dermed forbundne aspekter af interessekonflikter, der dækker perioden indtil den 31. juli 2024 [10].

Undersøgelsen

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse for at undersøge, hvordan Kommissionen sikrer, at der ikke er interessekonflikter med eksterne eksperter, der bistår den med projektforslagsevalueringer, etisk gennemgang og omkostningsoverslag under Den Europæiske Forsvarsfond.

8. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden Kommissionens svar [11] på Ombudsmandens spørgsmål [12]. Ombudsmandens undersøgelseshold undersøgte også Kommissionens sagsakter i denne sag, som blev delt med Ombudsmanden på et fortroligt grundlag [13].

Argumenter fremsat af Kommissionen

9. Kandidateksperter med relevant ekspertise anmodes om at gennemføre en undersøgelse af deres tematiske og generelle erfaring, hvor de også skal erklære, at de ikke forventer at befinde sig i en interessekonflikt i forbindelse med et forslag. Af de ca. 300 modtagne interessetilkendegivelser angav 52 kandidateksperter i undersøgelsen, at de havde en (potentiel) interessekonflikt. Undersøgelsen indeholder et link til EU's adfærdskodeks for eksperter ^[14].

10. Kandidateksperter indsender også oplysninger til en database i Kommissionen, der omfatter deres personoplysninger, uddannelse, ekspertiseområder og erhvervserfaring med nuværende og tidligere arbejdsgivere, nøgleord og publikationer.

11. De relevante medarbejdere i Kommissionen vurderer enhver (potentiel) interessekonflikt, der rejses i undersøgelsen, fra sag til sag. Disse vurderinger bekræftes derefter af indkaldelseskoordineringsteamet ^[15], som gennemgår de potentielle interessekonflikter ved at krydstjekke CV'et og listen over enheder, der udgør projektkonsortierne. Kandidateksperter kan blive bedt om at indsende yderligere oplysninger om deres CV'er, hvis det er nødvendigt. Offentligt tilgængeligt materiale (f.eks. på LinkedIn) kan bruges til at verificere relationer mellem eksperter og enheder eller mellem enheder i sådanne tilfælde. Personlige kontakter for Kommissionens ansatte i enheder og forsvarsministerier kan også konsulteres for at afklare potentielle interessekonflikter, mens der anmodes om visse henvisninger til ekspertens kvalitet. Forhåndsudvælgelsen af eksperter dokumenteres i interne notater, som bekræftes af den ansvarlige leder. Disse notater beskriver de regler og principper, som Kommissionens ansatte fulgte ved udvælgelsen af eksperterne, individuelt og som helhed (f.eks. med hensyn til at sikre tilstrækkeligt forskelligartede evalueringspaneler med hensyn til nationalitet).

12. Udvalgte eksperter underskriver en kontrakt med Kommissionen, som omfatter den gældende adfærdskodeks for EU-eksperter (se fodnote 14). Eksperterne modtager derefter en målrettet briefing om de regler, der gælder for interessekonflikter, og den procedure, der skal følges, hvis de mener, at de har en potentiel interessekonflikt, efter at have modtaget forslaget/forslagene og foretaget en indledende gennemgang af indholdet, navnlig forslagets emne og konsortiets/konsortiernes sammensætning. Eksperterne skal kontrollere, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt, der ville forhindre dem i at deltage i evalueringen af indkaldelsens emne eller forslag. Eksperterne skal underskrive en erklæring om interessekonflikter og hemmeligholdelse [16] for alle de forslag, de evaluerer under samme panel. Disse erklæringer er indgivet.

13. Den software, der anvendes til at forvalte evalueringen af forslag, kræver endvidere, at eksperterne bekræfter, at der ikke er interessekonflikter, før de kan begynde at afslutte deres onlinevurdering.

14. De involverede ansatte i Kommissionen anvender et referencedokument [17], der beskriver ovennævnte kontroller samt alle trin i, hvordan Kommissionen udvælger og anvender eksperter, der bistår den under fonden (se bilaget).

15. Hvis en ekspert erklærer en potentiel interessekonflikt efter at have modtaget forslagene, vurderer den relevante projektansvarlige i samråd med »kaldekoordineringsholdet« sagen på grundlag af alle de elementer, som eksperterne har fremlagt, og udarbejder et notat med en detaljeret beskrivelse af konklusionerne af vurderingen ^[18]. Kommissionens vejledning med henblik på at øge bevidstheden og fremme en ensartet fortolkning og anvendelse af reglerne om undgåelse af interessekonflikter danner grundlag for vurderingen af eksperters egenerklæringer om interessekonflikter [19].

16. I forbindelse med indkaldelserne af forslag i 2021 blev to evalueringseksperter, der indgik i puljen, anset for at befinde sig i en interessekonflikt efter at have erklæret en potentiel konflikt ved åbningen af forslagene. De blev ikke valgt til dette emne. Yderligere to eksperter blev anset for at have en interessekonflikt i forbindelse med den etiske gennemgang og blev efterfølgende omfordelt. I forbindelse med indkaldelserne i 2022 blev fire evalueringseksperter, der indgik i puljen, anset for at have en interessekonflikt efter at have erklæret en potentiel konflikt ved åbningen af forslagene. De blev ikke valgt til dette emne.

17. De kontrakter, der er indgået med eksperter, giver Kommissionen mulighed for at foretage kontrol og revision, f.eks. i tilfælde af tvivl om deres upartiskhed under evalueringen. På tidspunktet for besvarelsen havde Kommissionen ikke foretaget sådanne revisioner.

Ombudsmandens vurdering

18. Kommissionens foreløbige vurderinger af interessekonflikter, der foretages, inden eksperterne modtager forslagene, er baseret på de oplysninger, som eksperterne fremlægger i en undersøgelse, en database fra Kommissionen og ved at krydstjekke eksperternes CV'er. Ombudsmandens undersøgelse præciserede, at Kommissionen anmoder om yderligere oplysninger i forbindelse med kandidateksperternes situation, hvis der opstår et behov. Kommissionen anførte også, at dens anmodninger om oplysninger kan være baseret på offentligt tilgængelige oplysninger, f.eks. via faglige netværk såsom "LinkedIn" eller gennem personlige kontakter hos tredjeparter og forsvarsministerier.

19. Det er klart, at Kommissionen ikke bør begrænse sig til de oplysninger, som kandidateksperterne selv giver, men den bør anmode om yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt, og bør konsultere offentligt tilgængelige oplysninger eller kontakter i enheder eller i medlemsstaternes forvaltninger i tvivlstilfælde.

20. Ombudsmanden undersøgte tre eksempler på sager, hvor Kommissionen havde anmodet om yderligere oplysninger. Disse anmodninger var baseret på tegn på, at kandidateksperternes arbejdsgivere var involveret i forslagene. Disse oplysninger var efter al sandsynlighed tilgængelige for Kommissionen på grundlag af de oplysninger, som kandidateksperterne fremlagde, herunder i deres CV'er. Det er ikke klart, om Kommissionens forsøg på at identificere og afbøde risici i mindre indlysende tilfælde er effektive, navnlig når de oplysninger, som kandidateksperterne har indsendt, er ufuldstændige eller utilstrækkelige.

21. Selv om Kommissionen anførte, at den ved at identificere og vurdere potentielle interessekonflikter går videre end de oplysninger, som ansøgerne har fremlagt, er det ikke klart, hvor systematisk og grundigt den gør det. Ombudsmanden opfordrer Kommissionen til at være omhyggelig med proaktivt at søge efter yderligere oplysninger, der kan tyde på risici for interessekonflikter, i stedet for kun at basere sig på de oplysninger, der indgives af eksperter.

22. Der foreligger en interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de funktioner, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person, såsom de eksperter, der er berørt af denne undersøgelse, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller enhver anden direkte eller indirekte personlig interesse [20].

23. Kommissionens tilgang til at identificere og undgå interessekonflikter bygger i vid udstrækning på oplysninger, som eksperterne selv indsender, vigtigst af alt i forbindelse med økonomiske og karrieremæssige interesser. Selv om disse er vigtige, er de ikke de eneste kategorier af interesser, der falder ind under definitionen af, hvad der kan udgøre en interessekonflikt.

24. Ombudsmanden er bekymret over, at nogle situationer med interessekonflikter i øjeblikket ikke opdages, medmindre eksperten selv har erklæret dem. Det er f.eks. tænkeligt, at en arbejdsgiver, der er opført på en eksperts CV, er en tilknyttet tredjepart til en eller flere af ansøgerne og ikke er erklæret, eller at en tredjepart tæt på eksperten, såsom et nært familiemedlem eller en ven, har en interesse i et forslag. Hvis eksperten imidlertid ikke har erklæret denne potentielle interessekonflikt, er der ingen mekanisme, hvormed den kan identificeres, og der kan træffes afbødende foranstaltninger.

25. For at sikre den højeste grad af eksperters integritet samt offentlighedens tillid til Kommissionens aktiviteter i forbindelse med fonden bør personer, der ansøger om at blive udnævnt til ekstern ekspert i henhold til fonden, oplyse om eventuelle omstændigheder, der kan give anledning til en interessekonflikt. Kommissionens tilgang kræver imidlertid på nuværende tidspunkt ikke, at eksperter udfylder og underskriver en detaljeret erklæring om interesser, herunder familiemæssige og økonomiske interesser. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen gør brug af sådanne erklæringer, når den inddrager eksterne eksperter på andre områder af sit arbejde. Dette er f.eks. tilfældet for eksperter, der udnævnes personligt i Kommissionens ekspertgrupper [21], for eksterne medlemmer af Kommissionens Udvalg for Forskriftskontrol [22] og for eksterne eksperter, der rådgiver Kommissionens mekanisme for videnskabelig rådgivning [23].

26. Inkludering af en detaljeret interesseerklæring sammen med de oplysninger, der anmodes om på Funding & Tenders-portalen og deres CV, kan forbedre Kommissionens kapacitet til at identificere og undgå interessekonflikter med eksperter. Hvis der identificeres risici, kan Kommissionen derefter træffe passende afbødende foranstaltninger. Ombudsmanden vil fremsætte et tilsvarende forslag til forbedringer nedenfor.

27. Når eksperterne er blevet udvalgt, orienteres de om de regler, der gælder for interessekonflikter, og den procedure, der skal følges, hvis de mener, at de har en potentiel interessekonflikt, når de modtager forslagene. Briefingen indeholder et resumé af de kategorier af interessekonflikter, der følger af EU's adfærdskodeks for eksperter, illustrationer af tilfælde af interessekonflikter, som Kommissionen vil undersøge, og oplysninger om, hvornår den skal underrette Kommissionen om en potentiel konflikt, konsekvenserne heraf, og hvordan den behandles af Kommissionen. Kommissionen opfordrer derfor eksperterne til at afgive oplysninger, der kan tyde på, at der er risiko for interessekonflikter i forbindelse med de forslag, de vurderer.  

28. Med hensyn til Kommissionens vurdering af potentielle interessekonflikter, som eksperter erklærer, inspicerede Ombudsmanden ni interne notater, der registrerede sådanne vurderinger inden for rammerne af denne undersøgelse. Ombudsmanden bemærker, at disse interne notater ikke konsekvent behandler alle de elementer vedrørende interessekonflikter, der indgår i den gældende adfærdskodeks for EU-eksperter. Kun i to af de ni interne notater vurderede Kommissionen systematisk, om der var direkte, indirekte eller potentielle interessekonflikter, og om der forelå ekstraordinære omstændigheder. De øvrige syv sager gav ikke et referat af en sådan detaljeret vurdering. Det er således ikke klart, om en detaljeret vurdering blev foretaget, men ikke registreret, eller om den ikke blev foretaget konsekvent i alle tilfælde. Ikke desto mindre besluttede Kommissionen i alle ni af de eksempler, der blev gennemgået af Ombudsmandens undersøgelseshold, at afvise de pågældende eksperter, i det mindste fra det eller de forslag, der gav anledning til risiko for (potentielle) interessekonflikter, og i ét tilfælde fra hele indkaldelsen. Disse afbødende foranstaltninger er rimelige. Fremover er Ombudsmanden imidlertid af den opfattelse, at en struktureret og fuldstændig oversigt over vurderingen i alle situationer er at foretrække. For at afhjælpe dette vil Ombudsmanden fremsætte et forslag til forbedringer.

29. Ombudsmanden påskønner, at forholdet mellem Kommissionen og eksperter er baseret på tillid, og at Kommissionen kan iværksætte revisioner, også efter at eksperterne har udført deres arbejde, og navnlig i tilfælde af tvivl om evalueringernes upartiskhed. Ombudsmanden betragter sådanne mulige revisioner som et nyttigt afskrækkende middel.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Der er ikke grundlag for yderligere undersøgelser.

Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

1. Kommissionen bør kræve, at kandidateksperterne indgiver en udfyldt og underskrevet interesseerklæring med henblik på at forbedre sin kapacitet til at identificere og afbøde risici for interessekonflikter.

2. Kommissionen bør anvende en skabelon til vurdering af potentielle interessekonflikter, som eksperter erklærer, hvilket vil sikre, at den systematisk vurderer alle relevante aspekter vedrørende direkte, indirekte og potentielle interessekonflikter, som den gældende adfærdskodeks indeholder bestemmelser om.

 

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 9. december 2024

 

bilag

Skridt, som Kommissionen følger i processen med at udvælge, rekruttere og anvende uafhængige eksperter, der bistår med den etiske gennemgang og evaluering af forslag under Den Europæiske Forsvarsfond

1. Indkaldelse af interessetilkendegivelser

Der er en åben indkaldelse af interessetilkendegivelser for eksperter med færdigheder, erfaring og viden, der er relevant for indkaldelserne af forslag. For at komme i betragtning skal ansøgerne have en personlig sikkerhedsgodkendelse fra deres medlemsstat. Ansøgerne skal registrere sig ved at udfylde detaljerede oplysninger på Kommissionens Funding & Tenders-portal [24], som indeholder de relevante regler om interessekonflikter ("adfærdskodeks for EU-eksperter"[25]).

2. Indsendelse af undersøgelsen

Kandidateksperter med relevant ekspertise opfordres derefter pr. e-mail til at gennemføre en undersøgelse om deres tematiske og generelle erfaring, hvor de også skal erklære, at de ikke forventer at befinde sig i en interessekonflikt i forbindelse med et forslag. Undersøgelsen indeholder et link til EU's adfærdskodeks for eksperter.

3. Vurdering af undersøgelsen

Kommissionens projektansvarlige og juridiske medarbejdere vurderer enhver (potentiel) interessekonflikt, der rejses i undersøgelsen, fra sag til sag. Disse vurderinger valideres derefter af »kaldekoordineringsholdet«^[26]. På nuværende tidspunkt kan Kommissionen anmode eksperter om yderligere præciseringer af deres CV, hvis det er nødvendigt for at afklare eventuelle interessekonflikter [27]. Visse kategorier af eksperter er direkte udelukket enten fra alle indkaldelser eller fra visse emner. Disse kategorier omfatter medlemmerne af fondens "programudvalg"[28] nationale kontaktpunkter [29] tidligere ansatte i Kommissionen senest tre år efter deres udtræden og eksperter, der har for mange særinteresser i indkaldelserne, f.eks. repræsentanter for industrien eller ansatte i forsvarsvirksomheder, der er involveret i fondens koordinering. Endelig er personer, der er involveret i fastlæggelsen af emnerne i fondens arbejdsprogram, udelukket fra at evaluere de emner, de var involveret i.

4. Udvælgelse af eksperter på listen

Projektansvarlige med ansvar for specifikke forslag forhåndsudvælger eksperter fra listen over kandidater med de profiler, der er bedst egnede til at evaluere disse forslag. Sådanne forhåndsudvalgte eksperter udgør "ekspertpuljen". Ved afgørelsen af, om en indkaldelse eller et emne skal tildeles en ekspert, konstaterer de ansvarlige projektansvarlige, at der ikke foreligger interessekonflikter, ved at krydstjekke CV'et og listen over enheder, der udgør projektkonsortierne (for at sikre, at eksperterne ikke har eller ikke har haft den samme arbejdsgiver), og de kan om nødvendigt anmode eksperterne om yderligere præciseringer af deres CV'er. Offentligt tilgængeligt materiale (f.eks. på LinkedIn) anvendes til at kontrollere forbindelser mellem eksperter og enheder eller mellem enheder i sådanne tilfælde, ligesom personlige kontakter i enheder og forsvarsministerier kan anvendes til at afklare potentielle interessekonflikter, mens der anmodes om visse henvisninger til ekspertens kvalitet. Projektansvarlige dokumenterer forhåndsudvælgelsen af eksperter i interne notater, der er valideret af den ansvarlige kontorchef. Notaterne indeholder en detaljeret beskrivelse af de regler og principper (som skaber yderligere krav for at imødegå forudindtagethed baseret på nationalitet)^[30], som den projektansvarlige fulgte ved udvælgelsen af eksperterne, individuelt og som helhed. Eksperten kan om nødvendigt af koordineringsteamet for indkaldelsen omfordeles til en anden indkaldelse eller et andet emne, eller teamet kan beslutte, at eksperten kun skal evaluere visse forslag.

5. Underskrivelse af kontrakten

De eksperter, der er udpeget til at evaluere et forslag, underskriver en kontrakt med Kommissionen, der omfatter EU's adfærdskodeks for eksperter, som eksperterne forpligter sig til at overholde. Først efter underskrivelsen af kontrakten får eksperterne adgang til forslagene.

6. Briefing og åbning af forslag

Efter underskrivelsen af kontrakten giver Kommissionen de udvalgte eksperter en målrettet orientering om de regler, der gælder for interessekonflikter, og den procedure, der skal følges, hvis de mener, at de har en potentiel interessekonflikt, efter at have modtaget forslaget/forslagene og foretaget en indledende gennemgang af indholdet, navnlig forslagets emne og konsortiets/konsortiernes sammensætning. Eksperterne skal kontrollere, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt, der ville forhindre dem i at deltage i evalueringen af indkaldelsens emne eller forslag. Eksperter skal underskrive en erklæring om interessekonflikter og hemmeligholdelse af alle de forslag, de evaluerer under samme panel. Disse erklæringer registreres af Kommissionen i et register. Hvis en ekspert erklærer en potentiel interessekonflikt efter at have modtaget forslagene, vurderer den projektansvarlige i samråd med indkaldelseskoordineringsholdet sagen på grundlag af alle de elementer, som eksperterne har fremlagt, og udarbejder et notat med en detaljeret beskrivelse af konklusionerne af vurderingen ^[31]. Den software, der anvendes til at forvalte evalueringen af forslag, kræver endvidere, at eksperterne bekræfter, at der ikke foreligger interessekonflikter, før de kan begynde at afslutte deres onlinevurdering.

7. Løbende overvågning af potentielle interessekonflikter under evalueringen

Projektmedarbejderne pålægges under evalueringen at overvåge eventuelle tegn på potentielle interessekonflikter eller andre eksterne aspekter, der kan påvirke evalueringen, og at træffe øjeblikkelige foranstaltninger, hvis de opdager nogen. Eksperter opfordres også til at gøre projektansvarlige opmærksom på, at de har mistanke om, at en anden ekspert kan have en interessekonflikt. I sådanne situationer vil opkaldskoordineringsteamet blive underrettet og undersøge sagen. I forbindelse med indkaldelserne i 2021 og 2022 modtog Kommissionen ingen varslinger fra andre eksperter ud over de pågældende eksperters egenerklæringer.

8. Gennemgang af potentielle interessekonflikter, efter at eksperterne har afsluttet deres arbejde

De kontrakter, der er indgået med eksperter, gør det muligt for Kommissionen, efter at eksperterne har afsluttet deres gennemgang af forslagene, at kontrollere, om der var potentielle interessekonflikter, herunder foretage revisioner. Hidtil er dette ikke sket.

 

[1] Se: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf-official-webpage-european-commission_en.

[2] For at undgå finansiering af etisk problematiske aktiviteter kræver nogle finansieringsprogrammer en etisk gennemgangsprocedure for at godkende forslagene. Detaljerne og omfanget af den etiske gennemgang afhænger af hvert program.

[3] Se resultaterne af henholdsvis indkaldelserne af forslag under Den Europæiske Forsvarsfond for 2021, 2022 og 2023 og resultaterne: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en, https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding og https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-opportunities-0/calls-proposals/results-edf-2023-calls-proposals_en#details

[4] Forordning (EU) 2021/697 om oprettelse af Den Europæiske Forsvarsfond og om ophævelse af forordning (EU) 2018/1092, som findes her: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R0697&from=EN

[5] I overensstemmelse med artikel 237 i EU's finansforordning.

[6] Jf. artikel 26, stk. 2, i forordning (EU) 2021/697, hvori det i de relevante dele fastsættes, at "uanset finansforordningens artikel 237 offentliggøres listen over uafhængige eksperter ikke". Kommissionen sagde, at listen over eksperter fra Den Europæiske Forsvarsfond ikke offentliggøres for at beskytte eksperterne, herunder mod eventuelt pres, for at sikre deres uafhængighed og for at undgå at afsløre eksperternes specifikke ekspertise inden for forsvarsindustrien, som ellers kunne underminere deres sikkerhedsoplysninger.

[7] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[8] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355.

[9] Disse erklæringer indgives i "Funding & Tenders Portal", en ansøgning fra Kommissionen til ansøgere, eksperter og kontrahenter i forbindelse med EU's finansieringsprogrammer: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home.

[10] Idem, jf. artikel 29.

[11] Jf.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[12] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/da/opening-summary/da/177626.

[13] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/196801.

[14] Adfærdskodeksen i bilag 1 til ekspertkontrakterne er "EVALUATORER — ALLE (undtagen observatører)", som findes her: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[15] Indkaldelseskoordineringsteamet, som består af indkaldelseskoordinatoren, den assisterende indkaldelseskoordinator og forvaltningen af Kommissionens gennemførelsesenheder.

[16] Erklæringen, som eksperterne underskriver, er som følger: "Jeg erklærer, at jeg ikke er involveret i noget forslag, der indsendes til evaluering i henhold til den eller de EUF-indkaldelser af forslag, der er angivet, og at jeg er i besiddelse af en gyldig personlig sikkerhedsgodkendelse, der som minimum svarer til "EU Confidential", som er valideret af det land, hvor jeg er statsborger."

[17] »EUF-evalueringsmetoden«.

[18] Resultatet af vurderingen kan være:
a) ingen interessekonflikt, og eksperten fastholdes,
b) udelukkelse fra bedømmelsen af et forslag,
c) udelukkelse fra bedømmelsen af et forslag og af alle forslag, der konkurrerer om den samme indkaldelsesbudgetfordeling, og
d) udelukkelse fra bedømmelsen (opsigelse af kontrakten).

[19] Se: https://commission.europa.eu/document/d2bd9c0d-6486-45ab-be49-9844946c17_en.

[20] Europa-Kommissionen: Generaldirektoratet for Budget, Finansforordningen vedrørende Unionens almindelige budget (omarbejdning), Den Europæiske Unions Publikationskontor, 2024, se: https://data.europa.eu/doi/10.2761/686790.

[21] Jf.: https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=en.

[22] Se punkt 20 i Ombudsmandens afgørelse i sag 439/2023/KR om sammensætningen af Udvalget for Forskriftskontrol, og hvordan det interagerer med interesserepræsentanter, som findes her: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/192464.

[23] Se punkt 1 i Ombudsmandens afgørelse i sag 560/2019/KR om påståede interessekonflikter hos eksperter, der deltager i Europa-Kommissionens mekanisme for videnskabelig rådgivning, som findes her: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/126307.

[24] De oplysninger, som eksperter skal give, omfatter deres personoplysninger, uddannelse, ekspertiseområder og erhvervserfaring med faktiske og tidligere arbejdsgivere, nøgleord og publikationer.

[25] Adfærdskodeksen i bilag 1 til ekspertkontrakterne er "EVALUATORER — ALLE (undtagen observatører)", som findes her: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[26] Indkaldelseskoordineringsteamet, som består af indkaldelseskoordinator, assisterende indkaldelseskoordinator og ledelsen af gennemførelsesenhederne, sammenligner forslagene med puljen af eksperter, f.eks. ved at søge efter match i ekspertarbejdsgivere og -forslag eller ekspertafslutninger og -forslag pr. e-mail.

[27] Anmodninger om oplysninger fra Kommissionen kan være baseret på offentligt tilgængelige oplysninger, f.eks. oplysninger på LinkedIn, eller gennem personlige kontakter i enheder og forsvarsministerier for at afklare potentielle interessekonflikter, mens der anmodes om visse henvisninger til eksperten.

[28] Programudvalget fastlægger EUF's årlige arbejdsprogrammer sammen med Kommissionen og omfatter repræsentanter for medlemsstaterne, Det Europæiske Forsvarsagentur (EDA) og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten).

[29] Nationale kontaktpunkter er EUF-kontaktpunkter i EU-medlemsstaternes og Norges forvaltninger.

[30] Disse regler og principper er defineret i EUF's evalueringsmetode:

• dokumenteret ekspertise inden for de tekniske områder, der er knyttet til emnet for indkaldelserne

• Tilgængelighed til at udføre opgaven og (umiddelbart) fravær af interessekonflikter

• Mangfoldighed af baggrund(e) for at maksimere dækningen af den samlede værdikæde og det relevante område for indkaldelsen/emnet

Mindst 3 eksperter pr. forslag (4 i tilfælde af komplekse projekter) og paneler, der sikrer geografisk og kønsmæssig balance

• Af de uafhængige eksperter, der er involveret i evalueringen af forslaget, har ikke to eksperter samme nationalitet.

• Ingen af eksperterne bør have samme nationalitet som projektkoordinatoren.

De to sidstnævnte regler supplerer de krav, der er fastsat i EUF-forordningen, og har til formål yderligere at sikre, at der ikke er nogen (ubevidst) forudindtagethed baseret på nationalitet.

[31] Resultatet af vurderingen kan være:
a) ingen interessekonflikt, og eksperten fastholdes,
b) udelukkelse fra bedømmelsen af et forslag,
c) udelukkelse fra bedømmelsen af et forslag og af alle forslag, der konkurrerer om den samme indkaldelsesbudgetfordeling, og
d) udelukkelse fra bedømmelsen (opsigelse af kontrakten).