Strasbourg, den 26. november 2004

Kære X

Den 16. oktober 2002 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens afslag på at give Dem aktindsigt i en statsstøttesag. Det viste sig, at De samtidig sendte samme brev til Ombudsmanden og til Kommissionens generalsekretær. Den 25. november 2002 sendte Kommissionen Ombudsmanden en kopi af det svar på Deres brev af 16. oktober 2002, som institutionen havde sendt til Dem den 11. november 2002. Den 27. november 2002 sendte De Ombudsmanden yderligere dokumenter til støtte for Deres klage. Den 11. december 2002 sendte Ombudsmanden dig sin afgørelse om din klage.

Den 13. december 2002 sendte De endnu en skrivelse til Ombudsmanden, som blev registreret den 6. januar 2003. De bekræftede modtagelsen af Ombudsmandens svar af 11. december 2002 og anmodede ham om at tage Deres klage op til fornyet overvejelse. Dette brev blev efterfulgt af yderligere korrespondance fra Dem af 13. og 31. december 2002, 10. og 20. januar 2003. Den 20. februar 2003 underrettede Ombudsmanden Dem om sin beslutning om at betragte Deres brev af 13. december 2003 og den yderligere korrespondance som en ny klage under referencenummer 322/2003/IP.

Den 18. marts 2003 videresendte Ombudsmanden klagen til Kommissionens formand. Kommissionen afgav udtalelse den 10. juni 2003. Den 26. juni 2003 fremsendte jeg den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. De fremsendte Deres bemærkninger den 18. juli 2003. Jeg modtog yderligere korrespondance fra Dem den 30. september 2003, den 19. maj, den 30. juli, den 7. og den 13. september 2004.

Den 23. juli 2004 sendte jeg Dem et brev, hvori jeg meddelte Dem, at jeg ville meddele Dem, hvilke foranstaltninger jeg ville træffe i forbindelse med Deres sag inden udgangen af oktober. Den 28. oktober 2004 sendte jeg Dem imidlertid endnu et brev, hvori jeg meddelte Dem, at det ville kræve en vis ekstra tid at afslutte undersøgelsen af Deres klage, og at jeg ville meddele Dem, hvilke foranstaltninger jeg ville træffe inden udgangen af november 2004.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget. Jeg beklager den tid, det har taget at afslutte disse undersøgelser.

Komplekset

Baggrund

Den 16. september 2001 havde klageren anmodet Europa-Kommissionen om adgang (1) til korrespondancen mellem Kommissionen og de italienske myndigheder forud for Kommissionens beslutning af 12. juli 2002, hvorved Kommissionen havde indvilliget i at forlænge den statsstøtte, der var omhandlet i den italienske lov nr. 488/1992, for perioden 2000-2006.

Den 27. september 2001 afviste Kommissionen klagerens anmodning og anførte, at klageren skulle rette sin anmodning direkte til de italienske myndigheder. Institutionen havde imidlertid påpeget, at den ikke havde nogen indvendinger mod at videregive de dokumenter, som den var ophavsmand til, til klageren.

Den 6. oktober 2001 genfremsatte klageren over institutionens afslag på at give ham aktindsigt i de ønskede dokumenter over for Kommissionens Generalsekretariat. Den 7. november 2001 bekræftede Kommissionen modtagelsen af klagerens brev. Klageren var blevet underrettet om, at det ikke ville være muligt at træffe en endelig afgørelse om hans anmodning inden for fristen på en måned.

Den 10. december 2001 havde klageren skrevet til Kommissionen, at institutionen i sin skrivelse af 7. november 2001 havde udsat sin afgørelse om hans anmodning. Han havde derfor anmodet Kommissionen om at angive en eventuel dato for sit svar i overensstemmelse med artikel 4 i den adfærdskodeks, som Kommissionen havde vedtaget den 17. oktober 2000.

Den 1. februar 2002 sendte Kommissionen et brev til klageren, hvori den meddelte ham, at sagen på grund af de principielle spørgsmål, der var rejst i klagerens anmodning, stadig var ved at blive undersøgt af Kommissionens tjenestegrene.

Ifølge klageren havde der den 12., 18. og 21. marts 2002 fundet telefonopkald sted mellem klageren og den tjenestemand i Kommissionen, der var ansvarlig for hans sag, og som havde forsikret ham om, at han ville modtage et skriftligt svar. Det fremgik imidlertid, at der ikke blev fremsendt noget svar til klageren.

Tidligere klage til Ombudsmanden

Den 16. oktober 2002 indgav klageren en klage til Ombudsmanden vedrørende Kommissionens behandling af hans begæring om aktindsigt.

Den 25. november 2002 havde Ombudsmanden modtaget en kopi af den skrivelse, som Kommissionen havde sendt til klageren som svar på hans skrivelse af 16. oktober 2002, og som var blevet sendt samtidig til både Kommissionen og Ombudsmanden. I sin skrivelse mindede Kommissionen om, at Generaldirektoratet for Konkurrence den 27. september 2001 havde afslået at give klageren aktindsigt i de dokumenter, som de italienske myndigheder havde udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i afgørelse 94/90, som var gældende på tidspunktet for begæringen. Klageren var blevet opfordret til at rette sin anmodning direkte til de italienske myndigheder. Den 6. oktober 2001 havde klageren genfremsat sin begæring om aktindsigt, og i en yderligere skrivelse af 10. oktober 2001 anførte han, at han havde rettet sin begæring om aktindsigt til de italienske myndigheder som foreslået af Kommissionen, og at Kommissionen havde givet afslag på aktindsigt.

Med hensyn til klagerens bemærkning i sin skrivelse af 16. oktober 2002 om, at Kommissionens manglende rettidige svar på hans begæring om aktindsigt havde forhindret ham i at indbringe sagen for Retten i Første Instans, anførte Kommissionen, at både afgørelse 94/90 og forordning 1049/2001, som siden var trådt i kraft, forudså, at manglen på et udtrykkeligt svar måtte betragtes som et afslag. Kommissionen henviste ligeledes til, at hver enkelt begæring om aktindsigt blev behandlet individuelt. Klagerens henvisning til, at et italiensk selskab havde anmodet om og opnået aktindsigt i visse dokumenter, som svarede til dem, han havde anmodet om, var derfor ikke relevant. Endelig henviste institutionen til, at Retten behandlede sag Y, hvori sagsøgeren, repræsenteret ved klageren, havde nedlagt påstand om annullation af Kommissionens afgørelse om afslag på aktindsigt i de samme dokumenter som dem, klageren havde begæret aktindsigt i. Når Domstolen har truffet afgørelse i sagen, vil Kommissionen følge Domstolens anvisninger.

I en yderligere skrivelse til Ombudsmanden af 27. november 2002 hævdede klageren, at Kommissionens befuldmægtigede, der repræsenterede institutionen i sag Y, havde overtrådt Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2), da han videregav sine personoplysninger i duplikken i sag Y.

Den 11. december 2002 afsluttede Ombudsmanden sagen. For så vidt angår påstanden om Kommissionens afslag på at give aktindsigt i de dokumenter, som klageren havde anmodet om, var Ombudsmanden af den opfattelse, at en undersøgelse fra hans side på grundlag af indholdet af Kommissionens skrivelse, der blev modtaget den 25. november 2002, ikke var berettiget for så vidt angår denne del af klagen. Med hensyn til den påstand, som klageren fremsatte i sin skrivelse af 27. november 2002 vedrørende adfærden hos Kommissionens ansatte, der repræsenterede institutionen i sag Y, bemærkede Ombudsmanden, at klageren ikke havde indgivet nogen forudgående administrative henvendelser, og han besluttede derfor at afslutte sagen på grundlag af artikel 2, stk. 4, i hans statut.

Den 6. januar 2003 registrerede Ombudsmandens tjenestegrene endnu en skrivelse fra klageren af 13. december 2002. I sin skrivelse bekræftede klageren modtagelsen af Ombudsmandens skrivelse af 11. december 2002 og anmodede Ombudsmanden om at tage sin klage op til fornyet overvejelse. Dette brev blev efterfulgt af yderligere korrespondance fra klageren af 13. og 31. december 2002, 10. og 20. januar 2003. Den 20. februar 2003 meddelte Ombudsmanden klageren, at han havde besluttet at registrere sit brev modtaget den 6. januar 2003 som en ny klage med referencen 322/2003/IP.

Klage nr. 322/2003/IP

Klageren var i sin klage af den opfattelse, at Kommissionen ikke havde fulgt princippet om god forvaltningsskik i forbindelse med behandlingen af hans begæring om aktindsigt, der blev fremsat i september 2001, da den ikke havde givet ham et udtrykkeligt svar på hans begæring.

Han gjorde endvidere gældende, at Kommissionens befuldmægtigede, der repræsenterede institutionen, i den sag, der verserede for Retten i Første Instans i sag Y, havde videregivet oplysninger om hans person (klageren var sagsøgerens retlige repræsentant i denne sag), som ikke var relevante for sagens genstand. Efter klagerens opfattelse havde Kommissionens ansatte derved overtrådt artikel 4, litra c) og d), i forordning 45/2001, hvori det hedder:

"Personoplysningerne skal være:

c) være tilstrækkelige, relevante og ikke omfatte mere end, hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil de indsamles og/eller viderebehandles"

d) nøjagtige og, var nødvendige, holdt ajour (…)".

Klageren var af den opfattelse, at videregivelsen af hans og hans klients personoplysninger ikke var nødvendig for sagens formål.

Han hævdede endvidere, at der var sket en overtrædelse af artikel 5, litra a), på grundlag af hvilken:

"Personoplysninger må kun behandles, hvis a) behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse på grundlag af traktaterne (...)"

Ifølge klageren var videregivelsen af hans personoplysninger om hans navn, det advokatsamfund, som han var registreret i, henvisningen til visse sager, hvor han havde deltaget som retlig repræsentant, navnene på nogle af hans klienter samt udfaldet af visse retssager ikke nødvendig for sagens formål.

Klageren hævdede endelig, at der var sket en overtrædelse af artikel 7, stk. 1, hvori det hedder, at "(…) [p]ersonoplysninger må kun videregives inden for eller til andre fællesskabsinstitutioner eller -organer, hvis oplysningerne er nødvendige for den retmæssige udførelse af opgaver, der er omfattet af modtagerens kompetence".

Ifølge klageren havde disse punkter allerede været genstand for en klage, som han indgav til Kommissionen den 27. november 2002, og for hvilken Kommissionen havde sendt en kvittering for modtagelsen den 18. december 2002. Den 19. december 2002 skrev klageren endnu en e-mail til Kommissionen, hvori han spurgte, hvornår hans klage var blevet registreret af de kompetente tjenestegrene (3). Senere samme dag svarede Kommissionen klageren pr. e-mail underskrevet af kontorchefen SG/B/2. I dette svar anførte Kommissionen, at institutionen allerede havde besvaret klagerens påstande i sin skrivelse af 11. november 2002, der var underskrevet af generalsekretæren, og at Kommissionen i betragtning af, at han havde indgivet en klage til Ombudsmanden, ikke anså det for hensigtsmæssigt yderligere at korrespondere med klageren.

Ombudsmanden anmodede i sin skrivelse af 18. marts 2003 til formanden for Europa-Kommissionen Kommissionen om at afgive udtalelse om følgende påstande:

- klageren hævdede, at Kommissionen ikke fulgte principperne om god forvaltningsskik i forbindelse med behandlingen af hans begæring om aktindsigt.

- Kommissionens befuldmægtigedes overtrædelse af forordning (EF) nr. 45/2001 som repræsentant for institutionen i sag Y. Ifølge klageren havde denne påstand været genstand for en skrivelse af 27. november 2002, som han sendte til Kommissionen, og som institutionen ikke besvarede.

I sin åbningsskrivelse til Kommissionen påpegede Ombudsmanden med hensyn til den første påstand, at eftersom Retten i Første Instans behandlede en sag (Y)(4) vedrørende en begæring om aktindsigt i de samme dokumenter, var Ombudsmandens undersøgelse begrænset til Kommissionens administrative behandling af klagerens anmodning og vedrørte ikke det materielle spørgsmål om, hvorvidt Kommissionens afslag på aktindsigt var berettiget. Klageren blev underrettet herom.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse om klagen mindede Kommissionen om de faktiske omstændigheder, der lå til grund for klagen. Institutionen påpegede, at da klageren fremsatte sin begæring om aktindsigt den 16. september 2001, var forordning 1049/2001 endnu ikke trådt i kraft, og at tredjemands dokumenter i henhold til adfærdskodeksen i bilaget til afgørelse 94/90 ikke kunne udleveres. I sine yderligere skrivelser af 7. november 2001, 20. december 2001 og 1. februar 2002 meddelte Kommissionen klageren, at hans anmodning rejste principielle spørgsmål vedrørende gennemførelsen af reglerne om aktindsigt, som institutionen var i færd med at undersøge på det pågældende tidspunkt. Det var derfor ikke muligt for Kommissionen på daværende tidspunkt at give ham et andet svar end det, som Generaldirektoratet for Konkurrence havde givet ham den 27. september 2001, da den havde afvist klagerens begæring om aktindsigt.

Kommissionen henviste også til, at en af hans klienter, M., den 4. december 2001 havde fremsat en begæring om aktindsigt i de samme dokumenter, som klageren havde begæret aktindsigt i, og som havde støttet sin begæring på forordning nr. 1049/2001. Generaldirektoratet for Konkurrence afslog ved skrivelse af 19. december 2001 at give hende aktindsigt i de ønskede dokumenter. Den 14. januar 2002 genfremsatte M. begæringen over for Kommissionens generalsekretær. Kommissionens tjenestegrene sendte hende et foreløbigt svar den 1. februar 2002. Den 11. marts 2002 anlagde klageren i sin egenskab af M.'s retlige repræsentant sag ved Retten med påstand om annullation af Kommissionens beslutning om ikke at give hendes klient aktindsigt i de ønskede dokumenter.

I et brev til både Europa-Kommissionen og Ombudsmanden af 16. oktober 2002 klagede klageren over Kommissionens behandling af hans begæring om aktindsigt. Kommissionen besvarede klagerens bemærkninger ved brev af 11. november 2002, hvoraf en kopi blev sendt til Ombudsmanden til orientering. Den 27. november 2002 sendte klageren endnu en skrivelse til Kommissionens generalsekretær. Da Kommissionen fandt, at klageren ikke havde fremlagt nye oplysninger vedrørende sin tidligere korrespondance med institutionen, meddelte den ham ved skrivelse af 19. december 2002, at den ikke fandt det hensigtsmæssigt at fortsætte korrespondancen med ham, også i betragtning af, at han havde indgivet en klage til Ombudsmanden.

Med hensyn til klagerens påstand i klagen om, at Kommissionen ikke havde fulgt principperne om god forvaltningsskik i forbindelse med behandlingen af hans begæring om aktindsigt, eftersom institutionen ikke havde givet ham et udtrykkeligt svar på hans begæring, understregede Kommissionen, at den gældende lovgivning på det tidspunkt, hvor klageren fremsatte sin begæring, var afgørelse 94/90. Den 3. december 2001 trådte forordning (EF) nr. 1049/2001 i kraft, og siden da har den været retsgrundlaget for udøvelsen af retten til aktindsigt. I henhold til artikel 2, stk. 4, i afgørelse 94/90 udgør "manglende svar inden for en måned efter indgivelsen af en anmodning om fornyet prøvelse et afslag". En lignende bestemmelse blev imidlertid fastsat i artikel 4, stk. 8, i forordning (EF) nr. 1049/2001, hvori det hedder, at "institutionens manglende svar inden for den fastsatte frist betragtes som et negativt svar og giver den, der har fremsat begæringen, ret til at anlægge sag mod institutionen og/eller indgive klage til Ombudsmanden i henhold til de relevante bestemmelser i EF-traktaten". Kommissionen fandt derfor, at det forhold, at den ikke havde givet klageren et udtrykkeligt svar på hans genfremsatte anmodning, ikke kunne betragtes som et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Kommissionen henviste endvidere til klagerens bemærkning om, at Kommissionens befuldmægtigede, der repræsenterede institutionen i tilfælde af, at Y havde overtrådt forordning (EF) nr. 45/2001, efter hans opfattelse. Kommissionen anførte, at dette punkt var blevet behandlet for første gang i klagerens skrivelse af 27. november 2002 til Ombudsmanden, og at Kommissionen ikke havde haft kendskab til det. Kommissionen var endvidere af den opfattelse, at det påhvilede Retten at behandle hans spørgsmål, da det vedrørte en sag for Retten. Kommissionen var af den opfattelse, at Ombudsmanden ikke havde kompetence til at behandle dette aspekt af sagen.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse understregede klageren, at institutionens beskrivelse af de faktiske omstændigheder var ukorrekt, for så vidt angår Kommissionens bemærkning om, at Generaldirektoratet for Konkurrence havde afvist klagerens begæring om aktindsigt af 16. september 2001. Klageren påpegede, at Generaldirektoratet for Konkurrence i sit svar af 27. september 2001 havde erklæret, at det ikke havde nogen indvendinger mod at videregive de dokumenter, som det havde sendt til de italienske myndigheder, og som det derfor var ophavsmand til til klageren. Klageren mente endvidere, at Kommissionens skrivelser af 7. november 2001, 20. december 2001 og 1. februar 2002 ikke indeholdt et afslag på hans genfremsatte begæring, men kun indeholdt svar, hvis betydning ikke var klar.

Klageren fastholdt i det væsentlige, at selv om Kommissionen havde forsikret ham om, at han ville modtage et svar, havde institutionen ikke handlet i overensstemmelse med sine erklæringer og havde undladt at følge principperne om god forvaltningsskik.

Med hensyn til det aspekt af sagen, der vedrører Kommissionens ansattes adfærd under sagen for Retten i Første Instans i sag Y, var klageren af den opfattelse, at Ombudsmanden kunne behandle dette punkt. Han anførte endvidere, at det på grundlag af artikel 32 i forordning (EF) nr. 45/2001 syntes at tilkomme Domstolen og ikke Retten i Første Instans at behandle lignende sager.

Afgørelsen

1 Kommissionens behandling af klagerens begæring om aktindsigt

1.1 Den 16. september 2001 anmodede klageren Kommissionen om aktindsigt. I sin klage til Ombudsmanden hævdede han, at Kommissionen ikke havde fulgt principperne om god forvaltningsskik i forbindelse med behandlingen af hans begæring om aktindsigt.

I betragtning af, at Retten i Første Instans, da klageren klagede til Ombudsmanden, behandlede en sag vedrørende en begæring om aktindsigt i de samme dokumenter, var Ombudsmandens undersøgelse begrænset til Kommissionens administrative behandling af klagerens anmodning og vedrørte ikke det materielle spørgsmål om, hvorvidt Kommissionens afslag på aktindsigt var berettiget.

1.2 I sin udtalelse om klagen påpegede Kommissionen, at den lovgivning, der var gældende, da klageren fremsatte sin begæring den 16. september 2001, var afgørelse 94/90 om aktindsigt. Den 27. september 2001 meddelte Generaldirektoratet for Konkurrence klageren sin beslutning om at afvise hans anmodning. Den 6. oktober 2001 genfremsatte klageren over institutionens afslag på at give ham aktindsigt i de ønskede dokumenter over for Kommissionens Generalsekretariat. I sine breve af 7. november 2001, 20. december 2001 og 1. februar 2002 meddelte Kommissionen klageren, at klagerens anmodning rejste principielle spørgsmål vedrørende gennemførelsen af reglerne om aktindsigt, som institutionen var i færd med at undersøge på daværende tidspunkt. Det var derfor ikke muligt for Kommissionen på daværende tidspunkt at give ham et andet svar end det, som Generaldirektoratet for Konkurrence havde givet ham den 27. september 2001.

I en yderligere skrivelse til både Europa-Kommissionen og Ombudsmanden af 16. oktober 2002 klagede klageren (5) over Kommissionens behandling af hans begæring om aktindsigt. Kommissionen besvarede klagerens bemærkninger ved brev af 11. november 2002. Den 27. november 2002 sendte klageren endnu en skrivelse til Kommissionens generalsekretær, som institutionen besvarede den 19. december 2002.

Kommissionen fandt, at den ved behandlingen af klagerens anmodning havde handlet i overensstemmelse med den relevante lovgivning. I henhold til artikel 2, stk. 4, i afgørelse 94/90 udgør "manglende svar inden for en måned efter indgivelsen af en anmodning om fornyet prøvelse et afslag". Det forhold, at Kommissionen ikke havde givet klageren et udtrykkeligt svar på hans genfremsatte anmodning, kunne ikke betragtes som et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.3 I sine bemærkninger fastholdt klageren sit synspunkt om, at Kommissionen ikke havde fulgt principperne for god forvaltning, da den behandlede hans begæring om aktindsigt.

1.4 Ombudsmanden bemærker, at da klageren indgav sin begæring om aktindsigt til Kommissionen i september 2001 og sin genfremsatte begæring i oktober 2001, var den relevante gældende lovgivning afgørelse 94/90. I henhold til artikel 2, stk. 4, i denne afgørelse udgør den pågældende institutions manglende svar inden for en måned på en genfremsat begæring et afslag (6).

1.5 Reglen om, at manglende svar på en genfremsat begæring udgør en negativ afgørelse, har til formål at beskytte den berørte person mod yderligere forsinkelse, hvis myndigheden undlader at handle inden for den fastsatte frist. Ombudsmanden mener imidlertid, at principperne om god forvaltningsskik kræver, at institutionerne besvarer anmodninger fra borgerne og begrunder deres afgørelser. Ovennævnte regel giver ikke myndigheden ret til at fravige sin forpligtelse til at følge principperne for god forvaltningsskik (7).

1.6 Ombudsmanden mener endvidere, at selv om et manglende svar på en genfremsat begæring ikke er til hinder for, at den, der har fremsat begæringen, kan anlægge sag eller forfølge sin begæring ved Ombudsmanden, vil klageren i et sådant tilfælde ikke være i stand til at vide, hvilke materielle grunde der lå til grund for afslaget på aktindsigt. Undladelse af at besvare en genfremsat begæring vil derfor kunne skade sagsøgerens mulighed for at forfølge sin sag.

1.7 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at Kommissionens undladelse af at give et begrundet svar på klagerens genfremsatte begæring udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.8 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren har gjort gældende, at Kommissionen ved flere lejligheder havde lovet at give ham et skriftligt svar på hans genfremsatte begæring af 6. oktober 2001. Den dokumentation, som Ombudsmanden er i besiddelse af, bekræfter, at dette faktisk var tilfældet. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen ikke har anfægtet dette punkt. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det forhold, at Kommissionen undlod at besvare klagerens genfremsatte begæring, selv om den havde lovet at gøre det, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.9 Ombudsmanden vil derfor fremsætte en kritisk bemærkning med hensyn til de tilfælde af fejl eller forsømmelser, der er beskrevet i punkt 1.7 og 1.8.

2 Påstået overtrædelse af forordning 45/2001 begået af Kommissionens ansatte

2.1 Klageren hævdede i sin klage, at Kommissionens befuldmægtigede, der repræsenterede institutionen i tilfælde af, at Y havde overtrådt forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Ifølge klageren havde denne påstand været genstand for en skrivelse af 27. november 2002, som han havde sendt til Kommissionen, og som institutionen ikke havde besvaret.

2.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at dette punkt var blevet behandlet af klageren for første gang i hans skrivelse af 27. november 2002 til Ombudsmanden, og at Kommissionen ikke havde haft kendskab til det. Kommissionen var endvidere af den opfattelse, at det påhvilede Retten at tage stilling til dette spørgsmål, da det vedrørte en sag for Domstolen. Kommissionen var af den opfattelse, at Ombudsmanden ikke havde kompetence til at behandle dette aspekt af sagen.

2.3 I sine bemærkninger fastholdt klageren sin holdning til dette aspekt af sagen og gav udtryk for, at Ombudsmanden var kompetent til at behandle denne påstand.

2.4 I henhold til traktatens artikel 195 kan Den Europæiske Ombudsmand modtage klager fra enhver unionsborger eller enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer med undtagelse af Domstolen og Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner.

Med hensyn til den foreliggende sag ser det ud til, at klagerens påstand ikke vedrører Domstolens judicielle virksomhed, men Kommissionens repræsentanters adfærd i forbindelse med de relevante procedurer. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at undtagelsen i traktatens artikel 195 ikke finder anvendelse i den foreliggende sag.

2.5 Hvad angår Kommissionens bemærkning om, at den ikke var bekendt med den skrivelse, som klageren sendte den 27. november 2002, fremgår det af de oplysninger, som Ombudsmanden var i besiddelse af, at denne skrivelse var rettet til både Ombudsmanden og Kommissionen. Ombudsmanden antog derfor, at Kommissionen havde modtaget skrivelsen. På dette grundlag fandt Ombudsmanden, at dette aspekt af sagen kunne antages til behandling, da han indledte sin undersøgelse af denne klage. Under alle omstændigheder blev Kommissionen underrettet om klagerens påstand af Ombudsmanden ved hans skrivelse af 18. marts 2003.

2.6 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen endnu ikke har behandlet substansen i spørgsmålet. Dette spørgsmål skal derfor stadig undersøges. Det skal imidlertid bemærkes, at Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, som er en uafhængig kontrolinstans i henhold til EF-traktatens artikel 286, blev udpeget ved Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse af 22. december 2003 (8), dvs. efter indgivelsen af denne klage. I henhold til artikel 1 i forordning (EF) nr. 45/2001 er Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse ansvarlig for at sikre, at fællesskabsinstitutionerne og -organerne respekterer fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, navnlig retten til privatlivets fred, i forbindelse med behandling af personoplysninger.

I lyset af omstændighederne i den foreliggende sag mener Ombudsmanden, at Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er den mest hensigtsmæssige myndighed til at behandle klagerens påstand.

På dette grundlag er Ombudsmanden af den opfattelse, at der ikke er nogen grund til at fortsætte sin undersøgelse af dette aspekt af sagen. Klageren kunne derfor henvende sig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse vedrørende dette aspekt af sagen.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkninger:

1 Reglen om, at manglende svar på en genfremsat begæring udgør en negativ afgørelse, har til formål at beskytte den berørte person mod yderligere forsinkelse, hvis myndigheden undlader at handle inden for den fastsatte frist. Ombudsmanden mener imidlertid, at principperne om god forvaltningsskik kræver, at institutionerne besvarer anmodninger fra borgerne og begrunder deres afgørelser. Ovennævnte regel giver ikke myndigheden ret til at fravige sin forpligtelse til at følge principperne for god forvaltningsskik.

Ombudsmanden mener endvidere, at selv om et manglende svar på en genfremsat begæring ikke forhindrer en sagsøger i at anlægge sag mod institutionen eller i at forfølge sin begæring ved Ombudsmanden, ville klageren i et sådant tilfælde ikke være i stand til at vide, hvilke materielle grunde der lå til grund for afslaget på aktindsigt. Undladelse af at besvare en genfremsat begæring vil derfor kunne skade sagsøgerens mulighed for at forfølge sin sag.

Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at Kommissionens undladelse af at give et begrundet svar på klagerens genfremsatte begæring udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren har gjort gældende, at Kommissionen ved flere lejligheder havde lovet at give ham et skriftligt svar på hans genfremsatte begæring af 6. oktober 2001. Den dokumentation, som Ombudsmanden er i besiddelse af, bekræfter, at dette faktisk var tilfældet. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen ikke har anfægtet dette punkt. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det forhold, at Kommissionen undlod at besvare klagerens genfremsatte begæring, selv om den havde lovet at gøre det, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da disse aspekter af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Anmodningen blev indgivet i henhold til Kommissionens afgørelse 94/90/CECA, EØF, Euratom af 8. februar 1994, som var den gældende lovgivning på daværende tidspunkt.

(2) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1-22.

(3) I en skrivelse af 14. januar 2003 til Ombudsmanden forklarede klageren, at denne anmodning var blevet fremsat med henblik på at fastsætte den frist, inden for hvilken Kommissionen skulle have besvaret hans klage.

(4) (endnu ikke offentliggjort i Samling af Afgørelser).

(5) Dette brev blev registreret som en klage med referencen 1810/2002/IP, som Ombudsmanden afsluttede den 11. december 2002 (s. 2 og 3 i denne afgørelse).

(6) En lignende bestemmelse findes i artikel 8, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43-48), hvorefter institutionens manglende svar inden for den fastsatte frist betragtes som et negativt svar.

(7) Ombudsmanden har indtaget en lignende holdning i sag 1479/99/(OV)MM og 729/2000/OV vedrørende manglende svar på en klage indgivet i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90, stk. 2. Teksten til disse afgørelser findes på Ombudsmandens websted:
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/000729.htm

(8) EUT L 12 af 17.1.2004, s. 47.