Strasbourg, den 14. oktober 2004

Kære D.

Den 9. november 2002 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand på vegne af Det Internationale Institut for Bymiljø vedrørende Europa-Kommissionens afslag på at betale instituttets udgifter til sekretariatsbistand til det europæiske netværk af byfora for bæredygtig udvikling (UFSD).

Den 9. december 2002 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen afgav udtalelse den 4. april 2003. Den 2. juni 2003 anmodede jeg Kommissionen om at fremsende en revideret udtalelse, hvilket Kommissionen gjorde den 4. juli 2003. Jeg fremsendte både udtalelsen og den reviderede udtalelse til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 29. august 2003.

Den 28. november 2003 skrev jeg til Kommissionen og foreslog en mindelig løsning på Deres klage. Kommissionen fremsendte sin udtalelse den 23. december 2003, og jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 26. februar 2004.

Den 31. marts 2004 fremsatte jeg et udkast til henstilling til Kommissionen. Kommissionen fremsendte sin udførlige udtalelse den 22. juni 2004, og jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 30. august 2004.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren var de relevante kendsgerninger følgende:

Klageren er direktør for "Det Internationale Institut for Bymiljø" ("IIUE", i det følgende benævnt "instituttet") med hjemsted i Delft i Nederlandene og klager over Kommissionens afvisning af at godtgøre visse sekretariatsomkostninger, som instituttet har afholdt.

Siden 1995 har instituttet varetaget sekretariatsopgaver på vegne af det europæiske netværk af byfora for bæredygtig udvikling, som forvaltes af Europa-Kommissionens GD for Uddannelse og Kultur (tidligere GD X). Klageren, der fungerede som "Delft"-forummet, var et af de tre stiftende medlemmer af dette netværk og havde sørget for disse tjenester på grundlag af forsikringer fra Europa-Kommissionen om, at de ville blive godtgjort. I 1997, da omkostningerne ikke blev betalt, kontaktede klageren den ansvarlige tjenestemand i Kommissionen, som forsikrede, at betalingen ville blive foretaget. Tjenestemanden anførte, at det årlige bidrag på 42 000 EUR, som klageren havde anmodet om, var både realistisk og muligt.

På trods af disse forsikringer blev der ikke modtaget nogen betaling. Da klageren gentog sine bekymringer både i breve og på årlige møder i netværket, bad Kommissionen klageren om at fortsætte arbejdet og lovede, at betalingsproblemet hurtigt ville blive løst.

På grund af manglende svar fra Kommissionens GD X kontaktede klageren i december 1998 et medlem af Europa-Parlamentet, som greb ind på hans vegne ved at stille spørgsmål til Kommissionen. Klageren var uenig i kommissær OREJAs svar. Klageren modtog ingen yderligere reaktion som følge af valget til Europa-Parlamentet og den interne omstrukturering af Kommissionen.

Klageren fortsatte sine bestræbelser i 2000, men på et møde med GD for Uddannelse og Kultur den 21. november 2000 blev det klart for ham, at Kommissionen ikke ville godtgøre de omkostninger, som instituttet havde afholdt. Ved brev af 30. november 2000 meddelte Kommissionen klageren, at den ikke ville acceptere godtgørelsen af sekretariatsarbejdet, og at sagen var afsluttet.

Ansvaret for netværket blev derefter overført til GD Miljø, og klageren forventede, at sagen endelig ville blive løst. I sommeren 2002 viste det sig, at disse forventninger ikke ville blive indfriet.

Den 8. november 2002 indgav klageren derfor denne klage til Ombudsmanden med krav om, at Kommissionen skulle betale de omkostninger, som instituttet havde afholdt i forbindelse med varetagelsen af sekretariatsopgaverne for det europæiske netværk af byfora for bæredygtig udvikling, på i alt 171 789 EUR.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Urban Forums for Sustainable Development Network (UFSD) blev oprettet i 1991 under tilsyn af det tidligere GD X og forbinder otte (senere 19) byer, herunder Delft. Det er en del af en strategi for formidling af information om EU, herunder også "Info-Points Europe" og informationscentre for landdistrikter ("Carrefours"). Da Kommissionens tjenestegrene blev omorganiseret i januar 2000, overgik ansvaret for de informationsnet, som GD X havde oprettet, til GD for Uddannelse og Kultur. Efter yderligere justeringer den 1. januar 2001 overgik dette ansvar til Generaldirektoratet for Presse og Kommunikation.

Kommissionen bemærkede, at dens holdning efter en fornyet gennemgang af alle de dokumenter, som klageren havde fremlagt, ikke adskilte sig fra kommissær OREJA's svar på skriftlig forespørgsel E-0230/99. I den endelige rapport fra GD Press nævnes det, at "i mangel af klare instrukser fra Kommissionen begyndte et af foraene, DELFT, at påtage sig en tilsynsrolle. Dette blev bemærket af Kommissionen, men blev aldrig formelt anerkendt og helt sikkert aldrig indarbejdet i projektet som helhed. DELFT har klaget over, at de aldrig blev betalt for denne tilsynsrolle, men da Kommissionen aldrig bad dem om at gøre dette, kan de ikke forvente at blive betalt".

Klageren var et meget aktivt medlem af UFSD-netværket. Kommissionen havde imidlertid ikke noget (rets)grundlag for at betale klageren for sekretariatsarbejde. Den aftale, som klageren underskrev, fastsatte det årlige faste tilskud, de opgaver og betingelser, der skulle opfyldes, og anslog den nødvendige arbejdskraft. Med hensyn til klagerens påstand om, at arbejdet blev udført på grundlag af forsikringer fra Kommissionen, bemærkede Kommissionen, at det ikke synes muligt, at klageren kunne være uvidende om, at Kommissionen altid afgør kontraktmæssige spørgsmål skriftligt under underskrift af en ansvarlig tjenestemand.

I svaret fra kommissær OREJA anføres det, at klageren havde forelagt et finansielt forslag for GD X's administrative tjenestegren til forvaltning af netværket. Dette forslag kunne ikke tages i betragtning, fordi aktiviteterne skal udføres af Kommissionen selv. Klageren blev underrettet mundtligt og ikke skriftligt, da der fandt hyppige mundtlige kontakter sted med alle netværk.

Det fremgår af rekonstrueringen af Kommissionens tidligere finansielle støtte til klageren, at klageren fra 1996 til 2001 modtog et fast årligt tilskud på 10 000 EUR, hvilket var den eneste forpligtelse, som Kommissionen havde påtaget sig. Der er ingen veletablerede rettigheder, der gør det muligt for klageren at begrunde sit krav om 171 689 EUR, som blev indgivet for første gang den 4. juli 1997. Dette krav ville under alle omstændigheder være ublu med hensyn til koordineringsopgaver for et forsøgsnet og et mindre net.

Kommissionen konkluderede, at den efter at have foretaget en grundig gennemgang af sagen ikke havde nogen grund til at ændre sin holdning af følgende grunde:

- den specifikke opgave med at varetage sekretariatsfunktionen for netværkene var ikke en del af kontrakten, og kontrakten er ikke blevet ændret

- det var i virkeligheden en opgave for Kommissionen, som ikke kunne uddelegeres og ikke blev uddelegeret. Det samme gælder for informationscentrene i landdistrikterne ("Carrefours") og "Info-Points Europe"-netværkene;

Der var ingen anledning for klageren til at misforstå den holdning, som Kommissionen havde indtaget mundtligt.

- det beløb, der var fastsat i kontrakten, var under alle omstændigheder en fast, inklusiv betaling.

Klagerens bemærkninger

Klageren fremsendte tre bilag, der hver især indeholdt detaljerede bemærkninger til Kommissionens holdning. Klagerens bemærkninger kan sammenfattes som følger:

Kommissionens udtalelse bekræfter, at instituttet delte sekretariat med Kommissionen. Klageren bestrider også Kommissionens argument om, at opgaven ikke (i det mindste delvist) var uddelegeret. Klageren kan ikke forstå, hvordan Kommissionen kan hævde, at instituttet udførte sekretariatsarbejdet på frivillig basis, når et forslag om godtgørelse blev drøftet med Kommissionens tjenestemænd på bilaterale møder og på forumnetværkets årlige møder. Klageren sendte regelmæssig korrespondance herom til de involverede tjenestemænd. Klageren hævder ikke, at sekretariatsarbejdet skal godtgøres i henhold til den eksisterende kontrakt. Klageren indledte derfor forhandlinger med Kommissionen om at indgå en særskilt kontrakt om sekretariatsarbejde og fremlagde et forslag med en detaljeret beskrivelse af aktiviteterne og de dermed forbundne omkostninger.

Efter at have modtaget opmuntring og specifikke anmodninger fra Kommissionen om at fortsætte arbejdet, indtil en kontrakt ville blive færdiggjort, indvilligede klageren i at gøre dette. Klageren kan derfor ikke forstå, hvorfor Kommissionen ikke fra begyndelsen anførte, at dette arbejde ikke kunne godtgøres.

Klageren er derfor stærkt uenig i Kommissionens konklusion om, at "den interesserede part ikke har haft lejlighed til at misforstå Kommissionens mundtlige og skriftlige holdninger". Tværtimod har Kommissionen ikke haft anledning til at misforstå klagerens holdning.

Det forhold, at Kommissionen ikke har truffet foranstaltninger over en årrække, hverken ved at indgå en kontrakt med klageren eller ved at underrette klageren om, at en sådan kontrakt var umulig, betyder desværre, at Kommissionen har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser. Klageren så derfor ingen grund til at trække anmodningen om godtgørelse af de afholdte udgifter tilbage.

Ombudsmandens indsats for at opnå en venlig løsning

Efter nøje overvejelse af udtalelsen og bemærkningerne fandt Ombudsmanden, at der kunne være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. I overensstemmelse med statuttens artikel 3, stk. 5 (1), skrev han derfor den 28. november 2003 til Kommissionens formand for at foreslå en mindelig løsning på grundlag af følgende analyse af de omtvistede spørgsmål mellem klageren og Kommissionen:

1.1 Klageren hævder, at Kommissionen bør godtgøre instituttets udgifter til sekretariatsbistand til det europæiske netværk af byfora for bæredygtig udvikling ("UFSD") på i alt 171 689 EUR. Efter at have modtaget opmuntring og specifikke anmodninger fra Kommissionen om at fortsætte arbejdet, indtil en kontrakt ville blive færdiggjort, indvilligede klageren i at gøre dette. Klageren kan ikke forstå, hvorfor Kommissionen ikke på forhånd anførte, at der ikke kunne ydes kompensation for dette arbejde.

1.2 Kommissionen bemærkede, at sekretariats- og koordineringsopgaven ikke var en del af standardkontrakten, som kun foreskriver udbetaling af et fast årligt tilskud. Dette var i virkeligheden en opgave for Kommissionen, som ikke kunne uddelegeres. Den oprindelige kontrakt er ikke blevet ændret på nogen måde, der ville gøre det muligt at betale for yderligere tjenesteydelser. Klageren har heller ikke haft lejlighed til at misforstå Kommissionens mundtlige og skriftlige holdninger.

1.3 Ombudsmanden mener, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i kontraktsager, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden søger ikke at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager vedrørende kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget.

1.4 På grundlag af en omhyggelig analyse af sagsakterne konstaterer Ombudsmanden følgende: For det første er klageren og Kommissionen enige om, at sekretariatsomkostningerne ikke er dækket af den oprindelige kontrakt, som parterne har underskrevet.

1.5 I et dokument med titlen "Urban Forums for Sustainable Development - General Secretariat" (Besançon 1997) beskriver klageren sin rolle på følgende måde: "Siden starten af forummets netværk har Det Internationale Institut for Bymiljø (Delft Forum) været involveret i den daglige forvaltning af netværket og fungeret som den uofficielle forbindelse mellem Europa-Kommissionen og de nu tyve centre. Efterhånden som netværket bliver større, og sekretariatets rolle bliver vigtigere, men også mere krævende, ønsker både Europa-Kommissionen og Delft-forummet at indgå en mere formel aftale om dette sekretariatsarbejde (…)".

1.6 Det ser ud til, at en sådan formel aftale med Kommissionen aldrig blev underskrevet. Korrespondancen i sagsakterne viser imidlertid, at klageren tog skridt til at sikre, at en sådan kontrakt ville blive underskrevet. Klageren skrev den 4. juli 1997 til G. i Kommissionens GD X og anmodede udtrykkeligt om, at der blev indgået en sådan formel aftale. I et andet brev af 7. oktober 1997 til den samme tjenestemand i GD X anmodede klageren på ny om en formalisering af sin koordinerende rolle i netværket, "da vi udfører denne rolle på et uofficielt og ulønnet grundlag, som ikke tjener Europa-Kommissionens, de andre foras eller vores interesser bedst".

1.7 Det ser endvidere ud til, at der har været forskellige mundtlige drøftelser om dette spørgsmål. I et notat af 16. september 1998 bemærker klageren, at GD X's mundtlige tilsagn aldrig blev færdiggjort i en kontrakt om teknisk bistand med Kommissionen. I et notat af 13. april 2000 nævner klageren igen, at "tjenestemænd fra GD X forventede, at sekretariatsfunktionen (…) ville være omfattet af en specifik kontrakt. På trods af mange møder blev en kontrakt aldrig færdiggjort. Selv om der ikke forelå et officielt dokument, blev IIUE imidlertid i alle parters interesse enige om at forvalte, koordinere og repræsentere netværket som dets de facto-sekretariat, indtil der blev undertegnet en formel kontrakt".

1.8 Ombudsmanden fandt ikke i sagsakterne et dokument, hvori Kommissionen udtrykkeligt afviste klagerens anmodning i skrivelserne af 4. juli og 7. oktober 1997. I sin udtalelse af 4. april 2003 anførte Kommissionen, at den altid afgør kontraktlige spørgsmål skriftligt. I den foreliggende sag synes der imidlertid at mangle et skriftligt svar på klagerens anmodninger fra juli og oktober 1997. Kommissionen synes implicit at acceptere dette ved senere i samme udtalelse at anføre, at klageren blev underrettet mundtligt og ikke skriftligt, da der fandt hyppige mundtlige kontakter sted med alle netværk.

1.9 Det fremgår af ovenstående, at Kommissionen ikke har reageret på en måde, der ville have gjort det klart for klageren fra begyndelsen, at godtgørelsen af sekretariatsomkostningerne var udelukket. Denne mangel på et klart svar fra Kommissionen synes at ligge til grund for klagerens opfattelse af, at sekretariatsomkostningerne, eller i det mindste en del af disse omkostninger, kunne godtgøres af Kommissionen.

1.10 Principperne om god forvaltningsskik kræver, at Kommissionen giver tilstrækkelige og klare oplysninger og træffer afgørelse inden for en rimelig frist på begæringer fra offentligheden (2). I den foreliggende sag fremgår det, at Kommissionen efter klagerens anmodninger fra juli og oktober 1997 ikke inden for en rimelig frist har underrettet klageren om sin beslutning. Det ser desuden ud til, at Kommissionen har undladt at underrette klageren på en passende og utvetydig måde om sin beslutning.

1.11 Under disse omstændigheder er Ombudsmandens foreløbige konklusion, at Kommissionens afvisning af klagerens påstand, som synes at være baseret på uklare oplysninger fra Kommissionen, synes at være urimelig. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Forslaget til en mindelig løsning

Den mindelige løsning, som Ombudsmanden foreslog, bestod i, at Kommissionen genovervejede klagerens påstand på grundlag af ovenstående elementer. En sådan genovervejelse kan føre til et rimeligt tilbud, der kan være mindre end det beløb, som klageren kræver.

Kommissionens svar

Kommissionens tjenestegrene har taget sagen op til fornyet overvejelse. Oplysningerne i sagsakterne giver imidlertid ikke grundlag for klageadgang.

Selv om Kommissionen beklager manglen på et skriftligt svar på klagerens anmodninger fra juli og oktober 1997, synes det ikke muligt, at han blev vildledt. Hans lange engagement i Kommissionen og hans kendskab til de normale procedurer ville ikke have gjort det muligt for ham i god tro at fortolke situationen således, at Kommissionen og dens tjenestegrene havde indgået forpligtelser over for ham.

Klagerens supplerende bemærkninger

Klageren fastholdt sin klage og bemærkede, at hans krav om erstatning var fuldt ud berettiget. Han understregede, at instituttet handlede i god tro. I betragtning af den dokumentation, den mundtlige opmuntring og de forsikringer, som Kommissionen har givet, er det urimeligt, at Kommissionen hævder, at klageren ikke kunne vildledes. Hvordan kunne klageren konkludere andet, hvis han ikke modtog et passende eller rettidigt svar?

Klageren bemærker endvidere, at han gennem et langvarigt samarbejde med Kommissionen ved, at der ikke findes "normale procedurer".

Udkastet til henstilling

Den 31. marts 2004 sendte Ombudsmanden et udkast til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut. Dette udkast til henstilling var baseret på følgende overvejelser:

1 Instituttets anmodning om godtgørelse af sekretariatsudgifter

1.1 Klageren hævder, at Kommissionen bør godtgøre instituttets udgifter til sekretariatsbistand til det europæiske netværk af byfora for bæredygtig udvikling ("UFSD") på i alt 171 689 EUR. Ifølge klageren indvilligede klageren efter at have modtaget opmuntring og specifikke anmodninger fra Kommissionen om at fortsætte arbejdet, indtil en kontrakt var afsluttet, i at gøre dette. Klageren kan ikke forstå, hvorfor Kommissionen ikke på forhånd anførte, at der ikke kunne ydes kompensation for dette arbejde.

1.2 Kommissionen bemærkede, at sekretariats- og koordineringsopgaven ikke var en del af standardkontrakten, som kun foreskriver udbetaling af et fast årligt tilskud. Dette var i virkeligheden en opgave for Kommissionen, som ikke kunne uddelegeres. Den oprindelige kontrakt er ikke blevet ændret på nogen måde, der ville gøre det muligt at betale for yderligere tjenesteydelser. Klageren har heller ikke haft lejlighed til at misforstå Kommissionens mundtlige og skriftlige holdninger.

1.3 Efter nøje overvejelse af udtalelsen og bemærkningerne fandt Ombudsmanden, at Kommissionen i forlængelse af klagerens anmodninger fra juli og oktober 1997 havde undladt at underrette klageren inden for en rimelig frist og på en passende og utvetydig måde om sin afgørelse. Ombudsmandens foreløbige konklusion var, at Kommissionens afvisning af klagerens påstand, som synes at være baseret på de uklare oplysninger fra Kommissionen, forekom urimelig. Ombudsmanden foreslog Kommissionen en mindelig løsning, der bestod i, at Kommissionen genovervejede klagerens påstand. Ombudsmanden påpegede, at en sådan genovervejelse kunne føre til et rimeligt tilbud, der kunne være mindre end det beløb, som klageren krævede.

1.4 I sit korte svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning beklagede Kommissionen, at der ikke forelå et skriftligt svar på klagerens anmodninger. Kommissionen anførte imidlertid, at klagerens kendskab til de normale procedurer ikke ville have gjort det muligt for ham i god tro at fortolke situationen således, at Kommissionen havde påtaget sig forpligtelser over for ham. I sine bemærkninger til Kommissionens svar fastholdt klageren sin klage og understregede, at instituttet handlede i god tro.

1.5 Ombudsmanden fandt ikke i Kommissionens svar på forslaget til en mindelig løsning nye argumenter, der kunne få ham til at revidere sin foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser. Tværtimod har Kommissionen bekræftet, at der ikke foreligger et skriftligt svar til klageren. Desuden er Kommissionens argument om klagerens formodede kendskab til Kommissionens normale procedurer ikke overbevisende, eftersom Ombudsmandens foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser ikke var baseret på, at der forelå en kontraktlig forpligtelse, men på, at Kommissionen ikke udtrykkeligt inden for en rimelig frist og på en passende og utvetydig måde underrettede klageren om sin beslutning om ikke at indgå en sådan forpligtelse.

2 Konklusion

På baggrund af ovenstående fastholdt Ombudsmanden sin foreløbige konklusion om fejl eller forsømmelser og fremsatte følgende udkast til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Udkastet til henstilling

Kommissionen bør tage klagerens påstand op til fornyet overvejelse på grundlag af ovenstående elementer. En sådan genovervejelse kan føre til et rimeligt tilbud, der kan være mindre end det beløb, som klageren kræver.

Kommissionens udførlige udtalelse

Kommissionens tjenestegrene foretog en detaljeret undersøgelse af sagen for at kontrollere, om der forelå en udtrykkelig eller stiltiende forpligtelse over for klageren med hensyn til godtgørelse af sekretariatsomkostningerne for "UFSD". Kommissionen kan imidlertid kun bekræfte sin tidligere holdning i sine svar til Ombudsmanden af 4. april 2003 og 23. december 2003. Kommissionen kan derfor ikke acceptere udkastet til Ombudsmandens henstilling.

Klagerens supplerende bemærkninger

Klageren beklagede Kommissionens afvisning af at acceptere Ombudsmandens udkast til henstilling og af at anerkende dens ansvar i sagen. Klageren fremsendte yderligere dokumentation for de udførte sekretariatsaktiviteter samt en ny kopi af skrivelsen af 4. juli 1997, hvori klageren anmodede Kommissionen om at indgå en formel aftale. Klageren er overbevist om, at kravet om erstatning er fuldt ud berettiget.

Afgørelsen

1 Instituttets anmodning om godtgørelse af sekretariatsudgifter

1.1 Klageren hævder, at Kommissionen bør godtgøre instituttets udgifter til sekretariatsbistand til det europæiske netværk af byfora for bæredygtig udvikling (UFSD) på i alt 171 689 EUR. Ifølge klageren indvilligede klageren efter at have modtaget opmuntring og specifikke anmodninger fra Kommissionen om at fortsætte arbejdet, indtil en kontrakt var afsluttet, i at gøre dette. Klageren kan ikke forstå, hvorfor Kommissionen ikke på forhånd anførte, at der ikke kunne ydes kompensation for dette arbejde.

1.2 Kommissionen bemærkede, at sekretariats- og koordineringsopgaven ikke var en del af standardkontrakten, som kun foreskriver udbetaling af et fast årligt tilskud. Dette var i virkeligheden en opgave for Kommissionen, som ikke kunne uddelegeres. Den oprindelige kontrakt er ikke blevet ændret på nogen måde, der ville gøre det muligt at betale for yderligere tjenesteydelser. Klageren har heller ikke haft lejlighed til at misforstå Kommissionens mundtlige og skriftlige holdninger.

1.3 Efter nøje overvejelse af udtalelsen og bemærkningerne fandt Ombudsmanden, at Kommissionen i forlængelse af klagerens anmodninger fra juli og oktober 1997 havde undladt at underrette klageren inden for en rimelig frist og på en passende og utvetydig måde om sin afgørelse. Ombudsmandens foreløbige konklusion var, at Kommissionens afvisning af klagerens påstand, som synes at være baseret på de uklare oplysninger fra Kommissionen, forekom urimelig. Ombudsmanden foreslog Kommissionen en mindelig løsning, der bestod i, at Kommissionen genovervejede klagerens påstand. Ombudsmanden påpegede, at en sådan genovervejelse kunne føre til et rimeligt tilbud, der kunne være mindre end det beløb, som klageren krævede.

1.4 I sit korte svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning beklagede Kommissionen, at der ikke forelå et skriftligt svar på klagerens anmodninger. Kommissionen anførte imidlertid, at klagerens kendskab til de normale procedurer ikke ville have gjort det muligt for ham i god tro at fortolke situationen således, at Kommissionen havde påtaget sig forpligtelser over for ham. I sine bemærkninger til Kommissionens svar fastholdt klageren sin klage og understregede, at instituttet handlede i god tro.

1.5 Ombudsmanden fandt ikke i Kommissionens svar på forslaget til en mindelig løsning nye argumenter, der kunne få ham til at revidere sin foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser. Tværtimod bekræftede Kommissionen, at der ikke forelå et skriftligt svar til klageren. Desuden var Kommissionens argument om klagerens formodede kendskab til Kommissionens normale procedurer ikke overbevisende, eftersom Ombudsmandens foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser ikke var baseret på, at der forelå en kontraktlig forpligtelse, men på, at Kommissionen ikke udtrykkeligt inden for en rimelig frist og på en passende og utvetydig måde underrettede klageren om sin beslutning om ikke at indgå en sådan forpligtelse.

1.6 Ombudsmanden fremsatte derfor et udkast til henstilling til Kommissionen om, at Kommissionen skulle genoverveje klagerens påstand på grundlag af ovenstående elementer. Kommissionen afviste udkastet til henstilling og bekræftede sin tidligere holdning.

1.7 Som allerede forklaret i punkt 1.5 under overskriften "Udkastet til henstilling" fandt Ombudsmanden ingen nye argumenter i Kommissionens detaljerede udtalelse om udkastet til henstilling, der kunne få ham til at revidere sin foreløbige konklusion om fejl eller forsømmelser, der blev fremsat i punkt 1.10 og 1.11 ovenfor under overskriften "Ombudsmandens bestræbelser på at nå frem til en mindelig løsning". Ombudsmanden fremsætter derfor nedenstående kritiske bemærkning.

2 Konklusion

2.1 På baggrund af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Principperne om god forvaltningsskik kræver, at Kommissionen giver tilstrækkelige og klare oplysninger og træffer afgørelse inden for en rimelig frist om anmodninger fra offentligheden (3). I den foreliggende sag fremgår det, at Kommissionen efter klagerens anmodninger fra juli og oktober 1997 undlod at underrette klageren inden for en rimelig frist og på en passende og utvetydig måde om sin beslutning. Selv om Kommissionen i sin udtalelse anførte, at den altid afgør kontraktmæssige spørgsmål skriftligt, bekræftede den i sit svar på forslaget om en mindelig løsning, at der ikke forelå et skriftligt svar på klagerens skrivelser af 4. juli og 7. oktober 1997. Kommissionens argument vedrørende klagerens formodede kendskab til Kommissionens normale procedurer var derfor hverken juridisk eller overbevisende. Under disse omstændigheder synes Kommissionens afvisning af klagerens påstand, som synes at være baseret på uklare oplysninger fra Kommissionen, at være urimelig. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2.2 I henhold til artikel 3, stk. 7, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand skal Ombudsmanden efter at have udarbejdet et udkast til henstilling og efter at have modtaget en udførlig udtalelse fra den berørte institution eller det berørte organ sende en rapport til Europa-Parlamentet og til den berørte institution eller det berørte organ.

2.3 Ombudsmanden påpegede i sin årsberetning for 1998, at hans mulighed for at forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet var af uvurderlig værdi for hans arbejde. Han tilføjede, at særberetninger derfor ikke burde fremlægges for ofte, men kun i forbindelse med vigtige spørgsmål, hvor Parlamentet var i stand til at træffe foranstaltninger for at bistå Ombudsmanden (4). Årsberetningen for 1998 blev forelagt for og godkendt af Europa-Parlamentet.

2.4 Ombudsmanden bemærker, at den foreliggende sag vedrører Europa-Kommissionens opgaver i forbindelse med en anmodning fra klageren om at indgå en kontrakt, som ikke blev til noget. Han bemærker endvidere, at det ikke fremgår, hvilke foranstaltninger Europa-Parlamentet kunne træffe for at bistå Ombudsmanden og klageren i den foreliggende sag. I betragtning af disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at det ikke er hensigtsmæssigt at forelægge en særlig rapport for Europa-Parlamentet.

2.5 Ombudsmanden vil derfor sende en kopi af denne afgørelse til Kommissionens formand og medtage et kort resumé i årsberetningen for 2004, som vil blive forelagt Europa-Parlamentet. Ombudsmanden afslutter således sagen.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Ombudsmanden søger så vidt muligt at finde en løsning sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ med henblik på at bringe tilfældene af fejl eller forsømmelser til ophør og imødekomme klagen".

(2) Jf. artikel 17, stk. 1, i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

(3) Jf. artikel 17, stk. 1, i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

(4) Årsberetningen for 1998, s. 27-28.