Strasbourg, den 3. december 2003

Kære G. og P.

Den 24. oktober 2002 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand på vegne af Det Tværfaglige Center for Sammenlignende Forskning inden for Samfundsvidenskab (ICCR). Klagen over Europa-Kommissionen og Revisionsretten blev modtaget den 7. november 2002. Klagen vedrører en udestående endelig betaling på 80 671,61 EUR for kontrakt om tematisk net nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" under det femte rammeprogram og en revision foretaget af Revisionsretten.

Jeg skal meddele Dem, at Jacob Söderman, som De tidligere har kontaktet vedrørende Deres klage, er gået på pension, og at jeg fra den 1. april 2003 er hans efterfølger som europæisk ombudsmand.

Den 31. december 2002 videresendte Ombudsmanden klagen til formanden for Europa-Kommissionen og formanden for Revisionsretten. Revisionsretten fremsendte sin udtalelse den 7. april 2003, og jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 27. maj 2003. Kommissionen fremsendte sin udtalelse den 27. maj 2003 og fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 22. september 2003. Den 14. oktober og den 5. november 2003 kontaktede Den Europæiske Ombudsmands sekretariat Dem telefonisk vedrørende Deres bemærkninger.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Europa-Kommissionen og Det Tværfaglige Center for Sammenlignende Forskning inden for Samfundsvidenskab (i det følgende benævnt "ICCR") som en af hovedkontrahenterne underskrev en kontrakt den 22. december 1999. Kontrakten blev kaldt Thematic Network-kontrakt nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" under det femte rammeprogram. Kontrakten dækkede en periode på 18 måneder fra januar 2000 til udgangen af juni 2001. De samlede anslåede projektomkostninger var på 601.015 EUR, og det oprindelige forskud blev fastsat til 180.305 EUR, som skulle fordeles mellem de fem hovedkontrahenter. ICCR indsendte omkostningsopgørelser med regelmæssige mellemrum på seks måneder.

Den 31. oktober 2001 blev ICCR underrettet om, at Revisionsretten ville foretage en revision af projektet. Revisionen fandt sted den 16.-18. januar 2002. Ifølge klagerne oplyste revisorerne, at de ville indsende deres rapport til Kommissionen inden udgangen af januar 2002.

ICCR fremsendte den endelige udgiftsopgørelse til Kommissionen i august 2001. Den 11. december 2001 godkendte Kommissionens GD TREN den. Da ICCR ikke havde hørt fra Kommissionen, kontaktede projektkoordinatoren den 26. februar 2002 Kommissionens finansmedarbejder via e-mail for at forhøre sig om status for den endelige betaling. Ved e-mail af 28. februar 2002 fik hun meddelelse om, at den endelige betaling ikke kunne foretages før modtagelsen af Revisionsrettens beretning.

Den 13. juni 2002 fremsendte Kommissionens finansmedarbejder pr. e-mail revisorernes beretning med anmodning om visse præciseringer. Revisorens beretning er dateret den 15. april 2002. ICCR fremsendte de ønskede oplysninger til Kommissionen pr. e-mail den 14. juni 2002. Den 8. juli 2002 sendte ICCR på eget initiativ en fuldstændig udtalelse om Revisionsrettens beretning til Kommissionens finansmedarbejder.

I et brev til Kommissionen af 12. juli 2002 anmodede ICCR om en formel præcisering af status for den endelige betaling af kontrakten. Kommissionen sendte i august 2002 et udateret svar, hvori den anførte, at betalingen ville blive suspenderet i henhold til artikel 3, stk. 2, i bilag II til kontrakten. Den 29. august 2002 meddelte ICCR Kommissionen, at den ikke kunne acceptere artikel 3, stk. 2, som begrundelse for at suspendere den endelige betaling. Ifølge klagerne besvarede Kommissionen ikke dette brev.

Den 24. oktober 2002 indgav klagerne på vegne af ICCR en klage til Ombudsmanden mod Europa-Kommissionen og Revisionsretten. Klagen vedrører den udestående endelige betaling på 80 671,61 EUR for kontrakt om tematisk net nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" og Rettens revision.

For så vidt angår Europa-Kommissionen fremsatte klagerne følgende påstande:

1) Manglende oplysninger om status for revisionen og den endelige betaling; og

2) Manglende betaling af den udestående endelige betaling på € 80.671,61.

Klagerne kræver betaling af den endelige betaling med renter og en officiel holdning fra Europa-Kommissionen til den revision, som Revisionsretten har foretaget, og til de procedurer, som begge institutioner har fulgt.

Med hensyn til Revisionsretten hævder klagerne, at rapporten drog falske konklusioner og ignorerede input fra centret, og at der var unødig forsinkelse i indsendelsen af rapporten til Kommissionen.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse anførte Kommissionen følgende:

I forbindelse med forvaltningen af indirekte FTU-aktioner under det femte rammeprogram foretog Revisionsretten en revision af den tematiske netkontrakt nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" på ICCR i Wien. Revisorberetningen rejste visse komplekse og alvorlige spørgsmål, som krævede omhyggelige overvejelser i Kommissionens finansielle tjenestegrene.

Revisionsretten konkluderede, at nogle af de anmeldte omkostninger ikke var støtteberettigede og var uden dokumentation. Dette omfattede især: støttemodtagerens overfakturering af omkostningsanmeldelser støttemodtagerens manglende overholdelse af kontrakten med hensyn til anvendelsen af budgetsatser konsulent, der er ansat i underentreprise, og som er angivet som fastansat.

På grundlag af Revisionsrettens beretning besluttede Kommissionen at suspendere betalingerne til modtageren, indtil den har foretaget en endelig gennemgang af de supplerende dokumenter, som modtageren har fremlagt.

Den 28. februar 2002 underrettede Kommissionen ICCR om situationen med hensyn til den endelige betaling og dens undersøgelse i forbindelse med denne revision. De igangværende drøftelser med ICCR blev indledt i sommeren 2002. I mellemtiden blev drøftelserne mellem Kommissionen og Revisionsretten afsluttet i efteråret 2002. Mens Kommissionen gennemførte disse yderligere undersøgelser, bekræftede den over for ICCR i august 2002, at alle betalinger var suspenderet. Kommissionen anmodede om yderligere oplysninger ved brev af 5. december 2002. ICCR's svar af 24. januar 2003 blev modtaget, og Kommissionen meddelte ICCR, at dette svar var under behandling med henblik på en hurtig afvikling af den endelige betaling.

Den 13. maj 2003 meddelte Kommissionen ICCR, at den endelige betaling på 50 821 EUR. 03 blev det til. Ifølge Kommissionen kunne beløbet på 29 799,63 EUR ikke tages i betragtning, da dette ville indebære overførsel mellem omkostningskategorier, der kræver forudgående tilladelse.

Klagernes bemærkninger til Kommissionens udtalelse

Klagerne fremsatte kortfattet følgende bemærkninger:

Denne sag rejser generelle spørgsmål vedrørende forsinkelser i fællesskabsinstitutionernes svar på gentagne anmodninger om oplysninger og processens varighed. Ifølge klagerne kræver gennemsigtighedsprincippet, at disse generelle spørgsmål behandles.

Efter klagernes svar til Kommissionen af 27. maj 2003 havde Kommissionen udbetalt det resterende beløb på 20 447,79 EUR.

Revisionsrettens udtalelse

Revisionsretten har sammenfattende anført følgende:

Det dokument, der er kernen i denne klage, er ikke en beretning vedtaget af Revisionsretten, men et sektorbrev. Formålet med et sektorbrev er at fremlægge de foreløbige resultater, der er opnået under en revision, for den reviderede enhed, som på området interne politikker er Kommissionen. Efter en yderligere analyse af Kommissionens reaktion på de faktuelle oplysninger og relaterede bemærkninger i sektorbrevet kan disse resultater danne grundlag for bemærkninger i Revisionsrettens beretninger. I nogle tilfælde kan det også kræve, at Kommissionen træffer korrigerende foranstaltninger. Eftersom resultaterne og bemærkningerne er forberedende på tidspunktet for en sektorskrivelse og i princippet er genstand for yderligere kontrol, forbliver de fortrolige mellem Retten og Kommissionen.

I den foreliggende sag blev sektorbrev nr. 740/02, hvori der redegøres for revisionsresultaterne af revisionen af kontrakten "TRANS-TALK", sendt til kommissæren med ansvar for GD Energi & Transport (TREN). I overensstemmelse med normal praksis blev den elektroniske udgave af dette sektorbrev sendt til forbindelsesofficeren i GD TREN. Det fremgår imidlertid, at en tjenestemand i Kommissionen derefter fremsendte en elektronisk kopi af det fortrolige sektorbrev til ICCR.

Med hensyn til påstanden om falske konklusioner følger Rettens revisorer Rettens revisionspolitik og -standarder (CAPS) og internationalt anerkendte revisionsstandarder, f.eks. Den Internationale Organisation af Øverste Revisionsmyndigheders (INTOSAI's) revisionsstandarder. Rettens procedurer omfatter også en omfattende intern kvalitetskontrol, inden revisionsresultater og -bemærkninger forelægges for den reviderede. Disse standarder og procedurer er blevet fulgt i den foreliggende sag.

Med hensyn til påstanden om, at input fra ICCR blev ignoreret, tog revisionsholdet hensyn til alle oplysninger fra klagerne i det omfang, det blev anset for relevant for revisionen. Alle resultater i sektorbrevet til Kommissionen understøttes af tilstrækkeligt og passende revisionsbevis baseret på oplysninger, der er indsamlet og modtaget under og efter revisionen hos ICCR samt fra Kommissionen.

Med hensyn til påstanden om unødig forsinkelse anføres det i Revisionsrettens revisionshåndbog, at der bør sendes en sektorskrivelse senest to måneder efter kontrolbesøgets afslutning. Denne interne regel er imidlertid ikke bindende for Domstolen i forhold til klagerne. Desuden påvirker den omstændighed, at sektorskrivelsen blev sendt i den foreliggende sag med en lille forsinkelse, som på ingen måde kan betragtes som uberettiget, på ingen måde klagernes interesser.

Klagernes bemærkninger til Revisionsrettens udtalelse

Klagerne fremsatte sammenfattende følgende bemærkninger:

Ifølge klagerne fortalte Revisionsrettens revisor ICCR, at det er op til Kommissionen at afgøre, om beretningen (1) fremsendes til ICCR.

Klagerne hævder, at revisorerne ikke tog hensyn til ICCR's synspunkter.

Klagerne understreger, at ICCR aldrig har hævdet, at forsinkelsen i behandlingen af deres sag kun var Revisionsrettens skyld, men snarere den kombinerede virkning af Kommissionens og Revisionsrettens uigennemsigtige procedurer og deres grænseflader. Klagerne hævder, at forsinkelserne påvirkede ICCR's interesser, da den foreliggende sag ikke var blevet afgjort mere end et år efter, at revisionen fandt sted.

Yderligere undersøgelser

Den 14. oktober og den 5. november 2003 kontaktede Den Europæiske Ombudsmands sekretariat telefonisk en af klagerne, som talte på vegne af begge klagere vedrørende de bemærkninger, der var modtaget den 29. september 2003. Klagerne bekræftede, at Kommissionen havde betalt den udestående endelige betaling. Klagerne havde accepteret Kommissionens fortolkning af overførsler mellem omkostningskategorier, som kræver forudgående tilladelse i henhold til artikel 17, stk. 4, i de almindelige betingelser (2). Derfor kunne beløbet på ca. 9 000 EUR ikke medtages i den endelige betaling. Klagerne meddelte Ombudsmandens sekretariat, at ICCR ikke havde sendt nogen bemærkninger til Kommissionens brev af 14. juli 2003, hvori Kommissionen tilbød en løsning og meddelte, at medmindre den modtog bemærkninger fra klagerne inden for en måned, ville projektet blive officielt afsluttet, og der kunne ikke kræves yderligere omkostninger. Klagerne bekræftede, at ICCR ved ikke at kommentere Kommissionens forligstilbud de facto havde accepteret, at der ikke ville blive betalt renter for den suspenderede endelige betaling. Klageren var tilfreds med afviklingen af den endelige betaling.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkning

1.1 Klagerne anfører i deres bemærkninger, at denne sag rejser generelle spørgsmål vedrørende forsinkelser i to fællesskabsinstitutioners svar på gentagne anmodninger om oplysninger og processens varighed.

1.2 Ombudsmanden er af den opfattelse, at klagerne er bekymrede over det generelle spørgsmål om procedurer, hvor to eller flere fællesskabsinstitutioner gennemfører samtidige undersøgelser eller processer, der påvirker behandlingen af en sag. Ombudsmanden mener ikke, at dette generelle spørgsmål kan behandles effektivt inden for rammerne af denne undersøgelse. Klagerne har mulighed for at indgive en ny klage til Ombudsmanden, hvis de ønsker det.

2 Påstået mangel på oplysninger fra Kommissionen om status for revisionen og den endelige betaling

2.1 Klagerne hævder, at Kommissionen mangler oplysninger om status for revisionen og den endelige betaling.

2.2 Ifølge Kommissionen underrettede den den 28. februar 2002 klagerne om situationen med hensyn til den endelige betaling og sin undersøgelse i forbindelse med denne revision, efter at klagerne havde sendt en e-mail den 26. februar 2002. Igangværende drøftelser med ICCR blev indledt i sommeren 2002. Den 12. juli 2002 anmodede klagerne om oplysninger om status for den endelige betaling. I august 2002 bekræftede Kommissionen over for klagerne, at alle betalinger var suspenderet på grund af en revision foretaget af Revisionsretten. Den 29. august 2002 anmodede klagerne Kommissionen om at tage deres sag op til fornyet overvejelse. Den 5. december 2002 anmodede Kommissionen klagerne om yderligere oplysninger. Efter at have modtaget de ønskede supplerende oplysninger fremsendte Kommissionen den 11. februar 2003 en kvittering for modtagelsen, der indeholdt et brev med en beholdningsmeddelelse. Den 13. maj 2003 meddelte Kommissionen klagerne, at den havde indledt proceduren for den endelige betaling.

2.3 Ombudsmanden mener, at Kommissionen har givet klagerne oplysninger om status for revisionen i det omfang, revisionen påvirkede Kommissionens procedure for udbetaling af den udestående endelige betaling. Desuden synes Kommissionen i tilstrækkelig grad at have underrettet klagerne om suspensionen af den endelige betaling. Der synes derfor ikke at være noget tilfælde af fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side i forbindelse med denne påstand.

3 Påstået manglende betaling af den udestående endelige betaling med renter og afregningskrav

3.1 Klagerne hævdede, at Kommissionen ikke havde foretaget den udestående endelige betaling på 80 671,61 EUR for kontrakt nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" under det femte rammeprogram.

3.2 Kommissionen anfører, at den endelige betaling på 50 821 EUR. 03 blev foretaget den 13. maj 2003. Ifølge Kommissionen kunne beløbet på 29 799,63 EUR ikke tages i betragtning, da dette ville indebære overførsel mellem omkostningskategorier, hvilket kræver forudgående tilladelse.

3.3 I bemærkningerne meddeler klagerne Ombudsmanden, at Kommissionen efter deres svar til Kommissionen af 27. maj 2003 havde betalt et beløb på 20 447,79 EUR.

3.4 Den Europæiske Ombudsmands sekretariat kontaktede telefonisk en af klagerne, som talte på vegne af begge klagere vedrørende bemærkningerne. Klagerne havde accepteret Kommissionens fortolkning af overførsler mellem omkostningskategorier, som kræver forudgående tilladelse i henhold til artikel 17, stk. 4, i de almindelige betingelser. Derfor kunne beløbet på ca. 9 000 EUR ikke medtages i den endelige betaling. Klagerne meddelte Ombudsmanden, at ICCR ved ikke at sende nogen bemærkninger til Kommissionen vedrørende forligstilbuddet de facto havde accepteret, at der ikke ville blive betalt renter af den suspenderede endelige betaling. Klagerne var tilfredse med forliget.

3.5 På grundlag af oplysningerne fra Europa-Kommissionen og klagerne finder Ombudsmanden, at Kommissionen har afgjort sagen og dermed har imødekommet klagen.

4 Anmodning om Kommissionens officielle stillingtagen til revisionen og de fulgte procedurer

4.1 Klagerne hævder, at Kommissionen bør indtage en officiel holdning til revisionen og de procedurer, der følges.

4.2 Den Europæiske Ombudsmand mener, at dette aspekt af sagen er omfattet af det forlig, der er omtalt i afgørelsens del 3.

5 Påstandene mod Revisionsrettens beretning (3)

5.1 Klagerne hævder, at Revisionsrettens beretning drog falske konklusioner og ignorerede input fra ICCR.

5.2 Revisionsretten anfører, at den tog hensyn til alle oplysninger fra klagerne i det omfang, det blev anset for relevant for revisionen, og at alle resultaterne i sektorskrivelsen er understøttet af tilstrækkeligt og passende revisionsbevis. Revisionsretten har ligeledes gjort gældende, at den ikke nåede frem til urigtige konklusioner.

5.3 Ombudsmanden mener ikke, at der synes at være noget, der tyder på, at Revisionsretten ignorerede klagerens input. Desuden er der intet, der tyder på, at Domstolens konklusioner var forkerte eller urimelige. Der synes derfor ikke at være tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med disse aspekter af sagen.

6 Påstået unødig forsinkelse fra Revisionsrettens side

6.1 Klagerne hævder, at fremsendelsen af Revisionsrettens beretning (4) til Kommissionen var unødigt forsinket. Ifølge klageren blev revisionsbesøget afsluttet den 18. januar 2002, og revisorens beretning var dateret den 15. april 2002.

6.2 I sin udtalelse anfører Revisionsretten, at det i revisionshåndbogen er fastsat, at der skal sendes en sektorskrivelse senest to måneder efter kontrolbesøgets afslutning. Retten anerkender, at sektorskrivelsen blev sendt i den foreliggende sag med en lille forsinkelse, men at forsinkelsen ikke kunne anses for at være for stor.

6.3 Ombudsmanden bemærker, at Revisionsrettens revisionsmanual er en ikke-offentliggjort intern vejledning, som ikke har til formål at fastslå tredjemands rettigheder. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden ikke, at den lille forsinkelse, som Revisionsretten har anerkendt, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

6.4 Ombudsmanden finder derfor ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

7 Konklusioner

Ombudsmanden finder ingen fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagernes første påstand mod Europa-Kommissionen. Med hensyn til klagernes anden påstand og deres påstand fremgår det af oplysninger fra Europa-Kommissionen og klagerne, at Kommissionen har afgjort sagen og dermed har imødekommet klagen. Desuden konstaterer Ombudsmanden ingen fejl eller forsømmelser fra Revisionsrettens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formændene for Europa-Kommissionen og Revisionsretten vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Den Europæiske Ombudsmand bemærker, at klagerne anvender udtrykket "rapport" til det, Revisionsretten henviser til som et sektorbrev.

(2) I henhold til artikel 17, stk. 4, i de almindelige betingelser kan hovedkontrahenter overføre op til 20 % af deres samlede beløb mellem sig selv og mellem omkostningskategorier uden forudgående godkendelse fra Europa-Kommissionen.

(3) Revisionsretten påpegede i sin udtalelse, at det pågældende dokument er en sektorskrivelse.

(4) Revisionsretten påpegede i sin udtalelse, at det pågældende dokument er en sektorskrivelse.