Kære A.

Den 8. februar 2001 indgav De på vegne af Det Europæiske Forum for Børnevelfærd en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Europa-Kommissionens behandling af tilskudsaftale nr. JAI.1999/DAP/004/WC.

Den 15. februar 2001 videresendte jeg klagen til Kommissionen med henblik på dens bemærkninger.

Den 13. marts 2001 sendte De mig en kopi af et brev, som De havde sendt til Kommissionen den 12. marts 2001.

Kommissionen fremsendte sin udtalelse om Deres klage den 20. april 2001.

Den 9. maj 2001 fremsendte De kopier af Kommissionens brev af 21. marts 2001 og Deres svar af 19. april 2001.

Jeg fremsendte Kommissionens udtalelse til Dem den 14. maj 2001 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 26. juni 2001 sendte De mig Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.

Den 18. juli 2001 skrev jeg til Kommissionen for at anmode om yderligere oplysninger. Kommissionen sendte sit svar den 26. september 2001, og jeg videresendte det til Dem den 1. oktober 2001 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det.

Den 29. november 2001 sendte De mig Deres bemærkninger til Kommissionens svar.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren er et almennyttigt Bruxelles-baseret netværk af NGO'er, der arbejder for velfærd for børn og unge i nød i hele Europa. I 1999 ansøgte den Kommissionen om støtte til et projekt med titlen: "Fortegnelse over kvalificerede ressourcer i EU til efter passende uddannelse at imødekomme behovene hos børn og kvinder, der lider under vold i Kosovo". Denne finansiering skulle dækkes af Kommissionens Daphne-projekt, der støtter foranstaltninger til bekæmpelse af vold mod børn, unge og kvinder.

Den oprindelige ansøgning blev indgivet den 11. juni 1999. De tre sagkyndige bedømmere (heriblandt en Kane), som Kommissionen overdrog behandlingen af ansøgningen, rejste forskellige indsigelser. Efter drøftelser med Kommissionens tjenestegrene blev der indgivet en revideret ansøgning den 6. september 1999. Den 28. september 1999 underrettede Kommissionen klageren om, at dennes forslag var blevet godkendt til finansiering, forudsat at der blev forelagt et revideret budget, og at Kommissionens finanskontroltjeneste havde gennemgået og godkendt det. Den 4. oktober 1999 fremlagde klageren et revideret budget.

Den 15. november 1999 meddelte Kommissionen klageren, at den havde besluttet at yde et finansielt bidrag på højst € 32 000 til tilrettelæggelse af ovennævnte projekt. Den relevante tilskudsaftale (referencenummer JAI.1999/DAP/004/WC) blev underskrevet af Kommissionen og klageren og dateret den 15. november 1999. Ifølge aftalen skulle projektet påbegyndes den 15. november 1999 og afsluttes senest den 15. november 2000.

Aftalens artikel 8 bestemte, at de almindelige betingelser for De Europæiske Fællesskabers tilskudsaftaler (herefter »de almindelige betingelser«), der var indeholdt i bilag II til aftalen, udgjorde en integrerende del heraf.

Artikel 3 i de almindelige betingelser for opsigelse af aftalen indeholder følgende bestemmelser:

"3 (2) Kommissionen kan ophæve aftalen, hvis modtageren uden gyldig eller teknisk grund undlader at opfylde en af forpligtelserne i henhold til aftalen og efter at være blevet underrettet ved anbefalet brev om at opfylde disse forpligtelser stadig ikke har gjort det en måned efter modtagelsen af dette brev.

I så fald betaler Kommissionen kun de omkostninger, som modtageren faktisk har afholdt på opsigelsestidspunktet, og ingen omkostninger i forbindelse med kontrakter, der allerede er indgået, men som skal opfyldes efter opsigelsesdatoen."

I henhold til artikel 9 i de almindelige betingelser har De Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans kompetence til at behandle klager over Kommissionens beslutninger vedrørende anvendelsen eller fortolkningen af aftalen.

Den 16. marts 2000 meddelte Simpson, den tjenestemand i Kommissionen, der forestod Daphne-programmet, klageren (og andre organisationer), at han ville trække sig tilbage fra Kommissionen den 1. april 2000, og han præsenterede sin efterfølger, Trousson. I en e-mail af 28. marts 2000 lykønskede Simpson klageren med projektets hidtidige forløb.

Den 10. maj 2000 besøgte Kane, en teknisk ekspert fra Daphne-programmet, klagerens kontor for at gennemgå det hidtidige arbejde. Eksperten udarbejdede efterfølgende en rapport, hvori hun anbefalede Kommissionen at overveje at afslutte projektet. En foreløbig kopi af udkastet til rapport blev sendt til klageren, som fremsatte detaljerede bemærkninger hertil i en skrivelse til Kommissionen af 5. juni 2000. I dette brev gav klageren endvidere udtryk for, at der var et presserende behov for at løse sagen, og at en mulighed for et møde derfor ville blive værdsat. Klageren foreslog flere datoer for et sådant møde. Der blev sendt en påmindelse til Kommissionen pr. e-mail den 22. juni 2000.

I en skrivelse af 14. juli 2000 skrev Trousson (kontorchef A/1 i Kommissionens Generaldirektorat for Retlige og Indre Anliggender) til klageren for at meddele, at han ikke mente, at projektet kunne fortsætte, som det var blevet gennemført. Han gav tre grunde til denne holdning: 1) projektets største støttemodtagere var ikke dem, der var nævnt i det oprindelige projekt, dvs. børn og kvinder, men feltagenturer, der selv havde midler til at udføre dette arbejde 2) der ikke var tilstrækkelig dokumentation for, at den foreslåede database var oprettet i overensstemmelse med standardpraksis, og 3) projektet faldt uden for Daphne-initiativets retningslinjer, hvori det var fastsat, at projekterne ikke måtte have aktiviteter eller udgifter uden for Fællesskaberne. I betragtning af klagerens engagement og omdømme og som et tegn på god tro accepterede Trousson imidlertid, at klageren skulle have mulighed for at definere et korrekt udformet og gennemført databaseprojekt. Der blev nævnt flere betingelser, bl.a. at en omdefineret arbejdsplan og et omdefineret budget skulle forelægges og godkendes af Kommissionen inden udgangen af juli 2000.

Ifølge klageren var Troussons kritik uberettiget.

Den 24. juli 2000 fremlagde klageren ikke desto mindre en ny arbejdsplan og et nyt budget. I sit svar af 18. august 2000 meddelte Trousson klageren, at nogle punkter i den nye arbejdsplan stadig skulle forbedres, "inden vi færdiggjorde en officiel tillægsaftale til Deres kontrakt med den nye arbejdsplan og det nye budget." Den 4. oktober 2000 fremsendte klageren en revideret udgave af arbejdsplanen og budgettet.

Den 16. november 2000 anmodede klagen (pr. telefax og e-mail) Kommissionen om at besvare dens forslag af 4. oktober 2000. Der blev sendt endnu en påmindelse den 29. november 2000.

I et brev af 30. november 2000, som blev sendt med anbefalet post, meddelte Kommissionen klageren, at den ikke kunne lade arbejdet genoptage, og at projektet derfor burde indstilles nu. Kommissionen anmodede også klageren om at indsende sit endelige regnskab med de hidtil afholdte udgifter. Det insisterede dog på, at kun de direkte omkostninger i forbindelse med de aktiviteter, der blev gennemført indtil Kommissionens "første anmodning om ændringer (august 2000)", kunne tages i betragtning.

Klageren henvendte sig derefter til generaldirektøren for GD for Retlige og Indre Anliggender. Sidstnævnte bekræftede imidlertid Kommissionens holdning i en skrivelse af 5. februar 2001.

Det fremgår af klagen, at klageren mener, at dens problemer hovedsagelig skyldes ændringen i det personale, der beskæftiger sig med kontrakten fra Kommissionens side.

Klageren fremsatte i det væsentlige følgende påstand:

Kommissionens beslutning om at opsige kontrakten udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser, da betingelserne i artikel 3 i De Europæiske Fællesskabers almindelige betingelser for tilskudsaftaler ikke var opfyldt.

Klageren anmodede om Ombudsmandens bistand til at mægle med Kommissionen med henblik på a) at modtage den udestående betaling for projektomkostningerne og b) kompensation for både den tid, der blev brugt, og efterfølgende alvorlige økonomiske vanskeligheder, der blev pålagt en lille NGO som klageren selv.

Forespørgslen

Klagen blev sendt til Kommissionen til udtalelse.

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Klagerens projekt tilhørte 53 projekter, der var blevet godkendt i 1999. Hvert enkelt af disse projekter havde været genstand for en midtvejsevaluering med det dobbelte formål at opdage eventuelle problemer i forbindelse med projektgennemførelsen og rådgive tilskudsmodtagerne om mulige løsninger på deres vanskeligheder. Overvågningsrapporten om klagerens projekt havde været den mest bekymrende af alle.

I ugerne efter midtvejsevalueringen havde Kommissionen gjort en særlig indsats for at give klageren mulighed for at omlægge sit projekt på en måde, der kunne have gjort det muligt at fortsætte det. Efter to forsøg på tilpasning havde klageren stadig ikke været i stand til at omlægge sit projekt effektivt.

Ændringen i koordinatoren for Daphne-programmet havde ikke påvirket sagsbehandlingen.

Kommissionen havde overholdt artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser. Alvorlige grunde (tekniske, ledelsesmæssige og administrative) støttede karakteriseringen af klagerens projekt som "manglende opfyldelse af en af forpligtelserne i henhold til aftalen", nemlig at udføre de opgaver, der er anført i arbejdsprogrammet, korrekt inden for den givne tidsramme for nævnte kontrakt. Efter seks måneders forhandling og rådgivning var betingelserne for at anvende artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser derfor klart opfyldt.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger til Kommissionens udtalelse:

Da midtvejsevalueringen blev foretaget, havde projektet opfyldt de mål, der var fastsat i aftalen. Kommissionens henvisninger til dens bestræbelser på at "omlægge" projektet fremhævede Kommissionens hensigt om at ændre det oprindelige projekt, som ganske vist ikke var et typisk Daphne-projekt, men som ikke desto mindre var blevet godkendt og underskrevet. Klageren havde ikke desto mindre gjort en enorm indsats for at omdefinere projektet for at imødekomme Kommissionens krav.

Det var ikke klart, om afslutningen af hele projektet var en forholdsmæssig foranstaltning. Kommissionen havde under alle omstændigheder ikke ved anbefalet brev opfordret klageren til at opfylde sine forpligtelser.

Evalueringsmødet havde ikke været objektivt, og evaluatoren havde været kritisk lige fra mødets begyndelse.

Den overvågningsrapport, som Kommissionen henviste til, var ikke blevet sendt til klageren.

Da projektet reelt havde været lammet i syv måneder efter den tekniske eksperts besøg, havde de faktiske omkostninger, der var afholdt efter august 2000, dækket minimale timer af personale- og administrationsomkostninger til vedligeholdelse af projektet.

Yderligere forespørgsler
Anmodning om yderligere oplysninger

Efter at have modtaget klagerens bemærkninger fandt Ombudsmanden, at han havde brug for yderligere oplysninger for at kunne behandle klagen. Han anmodede derfor Kommissionen om at præcisere, hvordan den havde opfyldt kravet om at give meddelelse ved anbefalet brev i artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser, og om at fremsende en kopi af det pågældende brev.

Kommissionens svar

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser havde til formål at sikre, at afsenderen ved hjælp af mekanismen med anbefalet brev med sikkerhed vidste, at den tiltænkte modtager havde modtaget brevet og således havde læst det indhold, der advarede modtageren om dennes manglende overholdelse af aftalen, og gav denne en måned til at opfylde sine forpligtelser. Selv om der ikke var sendt nogen skrivelse før den 30. november 2000 ved rekommanderet brev, var formålet med artikel 3, stk. 2, ikke desto mindre allerede nået. Den omfattende udveksling af breve og e-mails fra maj til november 2000 viste klart, at klageren havde modtaget adskillige breve og dokumenter, der informerede og advarede om behovet for at opfylde sine forpligtelser. Selv om Kommissionen beklagede, at den ikke havde sendt en advarselsskrivelse pr. anbefalet brev, gjorde den gældende, at denne undladelse ikke havde forvoldt klageren nogen reel skade under de særlige omstændigheder i sagen.

Kommissionen havde aldrig forsøgt at ændre projektet på nogen måde, men blot at sikre, at betingelserne i den kontrakt, der var aftalt mellem parterne, blev opfyldt korrekt. Dette fremgår tydeligt af overvågningsrapporten. Klagerens påstand om, at den fuldstændige overvågningsrapport og dens bemærkninger ikke havde været tilgængelige for klageren, var helt forkert. Det fuldstændige dokument var blevet sendt til klageren, hvilket fremgik af den sagkyndiges telefax af 19. maj 2000 og af klagerens lange svar herpå.

Påstanden om partiskhed fra evaluatorens side var helt ubegrundet.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren bl.a. følgende bemærkninger:

Af Kommissionens breve af 14. juli 2000 og 18. august 2000 havde klageren forstået, at Kommissionens betænkeligheder var alvorlige, men havde ikke indset, at der var overhængende fare for en opsigelse. Afslutning af et projekt var en meget alvorlig sag, og klageren ville have forventet klarhed i denne henseende. I sit brev af 18. august 2000 takkede Kommissionen imidlertid klageren for dennes bestræbelser på at omdefinere projektet. Dette havde tilkendegivet over for klageren, at den bevægede sig i den rigtige retning. Klageren beklagede i høj grad, at Kommissionen ikke var villig til at acceptere et møde.

Klageren var ikke enig i Kommissionens påstand om, at den ikke havde opfyldt sine forpligtelser i henhold til kontrakten. Det havde fremsat gyldige ændringsforslag ved to lejligheder og gjort en enorm indsats for at løse situationen.

Den manglende opsigelse af kontrakten ved hjælp af den korrekte procedure har i modsætning til, hvad Kommissionen har gjort gældende, forårsaget en reel og betydelig skade. Denne skade vedrørte de øvrige medfinansieringsydere til dette projekt. Hvis situationen var blevet afklaret på et tidligere tidspunkt, kunne klageren have underrettet dem tidligere og begrænset det økonomiske tab som følge heraf.

Klageren havde ikke set den overvågningsrapport, der var vedlagt Kommissionens udtalelse, før han modtog den gennem Ombudsmanden. Det dokument, den havde modtaget fra evaluatoren, var væsentligt anderledes.

Klagerens kritik af, at evalueringsmødet ikke var objektivt, var ikke ment som en personlig kritik af evaluatoren. Det var imidlertid ikke upartisk at sende en evaluator til at udarbejde en rapport, som allerede havde gjort indsigelse mod projektet i ansøgningsfasen.

Den 27. september 2001 modtog klageren til sin overraskelse en debetnota fra Kommissionen med anmodning om betaling af 4 001,87 € for "inddrivelse af en del af forskuddet". Kommissionen gav en omfattende forklaring den 9. november 2001 efter en anmodning herom fra klageren. Selv om klageren havde forventet en betaling på ca. 9 000 € fra Kommissionen, forstod den nu, at dennes holdning var en anden. Da projektets medfinansieringsydere havde betalt deres bidrag fuldt ud og på forhånd, havde Kommissionen trukket dette fra de samlede projektomkostninger, som den havde godkendt. I denne tilgang blev der imidlertid ikke taget hensyn til, at projektet blev afsluttet før tid. Den medfinansiering, der skulle tages i betragtning, skulle derfor reduceres forholdsmæssigt i forhold til den reducerede projektperiode (8 ud af 12 måneder). Som følge heraf skyldte klageren kun Kommissionen 390 EUR.

Klageren forstod og accepterede nu, at den skyldte Kommissionen nogle penge, men mente, at dette ikke burde overstige beløbet på 390 EUR. I betragtning af de gener og skader, der er påført klageren, håbede han, at "ombudsmanden vil finde det hensigtsmæssigt at give afkald på denne endelige betaling".

Afgørelsen

1 Uretmæssig opsigelse af kontrakten

1.1 I november 1999 indgik Kommissionen en aftale (referencenr. JAI.1999/DAP/004/WC) med klageren inden for rammerne af Daphne-programmet, hvori den havde indvilliget i at yde klageren et finansielt bidrag på maksimalt € 32 000 til tilrettelæggelse af et projekt kaldet "Inventory of skilled resources in the EU to respond, after appropriate training, to the needs of children and women suffering by violence in Kosovo". Klageren hævder, at Kommissionens efterfølgende beslutning om at opsige kontrakten ved brev af 30. november 2000 udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser, da betingelserne i artikel 3 i De Europæiske Fællesskabers almindelige betingelser for tilskudsaftaler (»almindelige betingelser«) ikke var opfyldt. I henhold til artikel 3, stk. 2, i disse almindelige betingelser kan Kommissionen "opsige aftalen, hvis modtageren uden gyldig eller teknisk grund ikke opfylder en af sine forpligtelser i henhold til aftalen og efter ved anbefalet brev at være blevet opfordret til at opfylde disse forpligtelser stadig ikke har opfyldt sine forpligtelser en måned efter modtagelsen af dette brev".

1.2 Kommissionen er af den opfattelse, at opsigelsen af kontrakten var berettiget. Ifølge Kommissionen havde artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser til formål at sikre, at afsenderen ved hjælp af ordningen med anbefalet brev med sikkerhed vidste, at den tiltænkte modtager havde modtaget brevet, og således havde læst det indhold, der advarede modtageren om dennes manglende overholdelse af aftalen, og givet modtageren en måned til at opfylde sine forpligtelser. Selv om der ikke var sendt nogen skrivelse før den 30. november 2000 ved rekommanderet brev, var formålet med artikel 3, stk. 2, ikke desto mindre allerede blevet opfyldt efter Kommissionens opfattelse. Ifølge Kommissionen viste den omfattende udveksling af breve og e-mails fra maj til november 2000 klart, at klageren havde modtaget flere breve og dokumenter, der informerede og advarede om behovet for at opfylde sine forpligtelser. Selv om Kommissionen beklager, at den ikke har sendt en advarselsskrivelse pr. anbefalet brev, gør den gældende, at denne undladelse ikke har forvoldt klageren nogen reel skade under de særlige omstændigheder i sagen.

1.3 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse fastholder klageren sin klage. Sagsøgeren har gjort gældende, at selskabet ikke kunne udlede af Kommissionens skrivelser af 14. juli 2000 og 18. august 2000, at der var overhængende fare for opsigelse. Klageren hævder endvidere, at han ikke så overvågningsrapporten som bilag til Kommissionens udtalelse, før han modtog den gennem Ombudsmanden. Sagsøgeren har tilføjet, at Kommissionen i mellemtiden har anmodet sagsøgeren om at tilbagebetale et beløb på 4 001,87 EUR. Klageren påpeger, at den nu accepterer, at den skylder Kommissionen nogle penge, men at den mener, at dette ikke bør overstige beløbet på 390 EUR. Efter klagerens opfattelse bør dette beløb frafaldes i betragtning af den ulempe og skade, det har lidt.

1.4 Denne påstand vedrører de forpligtelser, der følger af en kontrakt indgået mellem Kommissionen og klageren.

1.5 I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager "over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer". Ombudsmanden mener, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ undlader at handle i overensstemmelse med en bindende regel eller et bindende princip (1). Der kan således også konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med opfyldelsen af de forpligtelser, der følger af kontrakter indgået af Fællesskabernes institutioner eller organer.

1.6 Ombudsmanden mener dog, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er navnlig af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder.

1.7 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager om kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmanden konkludere, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion påvirker ikke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og autoritativt afgjort af en kompetent domstol.

1.8 Det er god administrativ praksis, at administrationen overholder vilkårene i de kontrakter, den har indgået. Ombudsmanden bemærker, at artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser fastsætter, at Kommissionen forud for opsigelsen af kontrakten skulle give klageren meddelelse herom ved anbefalet brev for at opfylde sine forpligtelser, og at opsigelse kun var mulig, hvis klageren stadig skulle have undladt at gøre dette en måned efter modtagelsen af dette brev. Uanset ordlyden af denne bestemmelse kan en åbningsskrivelse ganske vist være unødvendig under særlige omstændigheder (2). Ombudsmanden mener imidlertid ikke, at Kommissionen i tilstrækkelig grad har forklaret, hvorfor det skulle have været berettiget at opsige kontrakten uden at opfylde kravene i artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser i den foreliggende sag (3). Som klageren med rette har anført, fremgik det på ingen måde af Kommissionens skrivelse af 18. august 2000, at Kommissionen havde til hensigt at opsige kontrakten. Tværtimod giver dette brev indtryk af, at Kommissionen, forudsat at visse punkter "forbedres", vil gå videre med at færdiggøre et officielt tillægsdokument til [klagerens] kontrakt med den nye arbejdsplan og det nye budget". I modsætning til, hvad Kommissionen hævder, var klageren således ikke blevet informeret klart om, at kontrakten ville blive opsagt, medmindre klageren opfyldte sine kontraktlige forpligtelser inden for en måned efter at have modtaget en sådan advarsel. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen ikke har fastslået, at den overvågningsrapport, som evaluatoren havde udarbejdet, var blevet sendt til klageren (4).

1.9 I lyset af disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at Kommissionens manglende overholdelse af artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Der vil derfor blive fremsat en kritisk bemærkning i denne henseende.

2 Finansielle krav

2.1 I sin klage anmodede klageren om Ombudsmandens bistand til at forsøge at opnå det beløb, som klageren mente, at Kommissionen stadig skyldte, sammen med kompensation for både den tid, klageren havde brugt, og de efterfølgende økonomiske vanskeligheder, som Kommissionen havde pålagt klageren. Det fremgår af Kommissionens holdning i dens udtalelse og svaret på anmodningen om yderligere oplysninger, at Kommissionen mener, at klageren ikke har ret til nogen penge.

2.2 I sine bemærkninger til Kommissionens svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger accepterer klageren, at klageren skylder Kommissionen nogle penge. Den hævder imidlertid, at det skyldige beløb kun er 390 € i stedet for de 4 001,87 €, som Kommissionen nu har anmodet den om at tilbagebetale, og at det skyldige beløb under alle omstændigheder bør frafaldes.

2.3 Ombudsmanden minder om, at omfanget af hans undersøgelse i tilfælde af påstande om fejl eller forsømmelser baseret på kontraktlige tvister er begrænset (5). Han bemærker endvidere, at afgørelsen om, hvorvidt en økonomisk fordring skal frafaldes, ligger hos Kommissionen (og ikke hos Ombudsmanden), og at Kommissionen endnu ikke har haft mulighed for at tage stilling til denne anmodning. Ombudsmanden mener derfor ikke, at det er nødvendigt at fortsætte sin undersøgelse af dette aspekt af klagen. Han har dog tillid til, at Kommissionen vil tage hensyn til denne beslutning, når den behandler klagerens anmodning om at give afkald på ethvert udestående beløb.

3 Konklusion

På grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Det er god administrativ praksis, at administrationen overholder betingelserne i de kontrakter, den har indgået. I henhold til artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser for kontrakten med klageren skulle Kommissionen, inden den opsagde kontrakten, ved anbefalet brev give klageren meddelelse om, at den ville opfylde sine forpligtelser, og denne opsigelse var kun mulig, hvis klageren stadig ikke havde opfyldt sine forpligtelser en måned efter modtagelsen af dette brev. Kommissionen har ikke i tilstrækkelig grad forklaret, hvorfor det skulle have været berettiget at opsige kontrakten uden at opfylde kravene i artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser i den foreliggende sag. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da disse aspekter af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Jf. årsberetningen for 1997, s. 22.

(2) I sin dom af 11. oktober 2001 i sag C-77/99 (Kommissionen mod Oder-Plan Architektur GmbH m.fl.) fastslog Domstolen med hensyn til en klausul, der stort set var identisk med artikel 3, stk. 2, i de almindelige betingelser, at en specifik meddelelse var unødvendig i lyset af sagens omstændigheder (jf. ovenfor, præmis 58).

(3) I den sag, der blev afgjort af Retten, havde kontrahenten "i klare og utvetydige vendinger meddelt Kommissionen, at projektet var afsluttet". Desuden blev "tillidsforholdet mellem kontraktparterne, som er en forudsætning for, at kontrakten kan gennemføres korrekt, ødelagt" (punkt cit.).

(4) De dokumenter, der er fremsendt til Ombudsmanden, beviser kun, at udkastet til rapport blev sendt til klageren. Der er intet, der tyder på, at den endelige rapport (som var væsentligt længere og omhandler klagerens indvendinger mod konklusionerne i udkastet til rapport) blev behørigt fremsendt til klageren.

(5) Jf. punkt 1.6 ovenfor.