Kære E.

Den 21. oktober 2000 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand på vegne af EeC Ab Education vedrørende Europa-Kommissionens håndtering af Leonardo da Vinci-programmet PL/99/1004/I.1.2.b/FPC.

Den 28. november 2000 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen afgav udtalelse den 12. marts 2001. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 21. april 2001. Den 30. maj 2001 anmodede jeg Kommissionen om yderligere oplysninger. Den 3. september 2001 fremsendte De endnu et indlæg. Den 26. september 2001 sendte jeg Dem de supplerende oplysninger fra Kommissionen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønskede det. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I sin klage forklarer klageren, at EeC Ab Education er partner i Leonardo da Vinci-programmet. Ifølge klageren har EeC Ab Education ikke modtaget betalingen på 200 000 SEK fra deres partner POPON i Polen. Eec Ab Education har kontaktet både den polske partner POPON og Europa-Kommissionen. Kommissionen har forklaret, at den kun har begrænsede beføjelser til at kontrollere partnernes handlinger, og at den blot kan foretage en revision. Som følge heraf har Kommissionen ikke foretaget en revision af den pågældende polske partner, men af den nationale koordineringsenhed (NCU) i Warszawa. Klageren er af den opfattelse, at revisionen burde have været gennemført hos den polske partner POPON.

Klageren hævder, at Kommissionen bør kontrollere den korrekte forvaltning af programmidlerne og overvåge betalingen af fakturaerne til Eec Ab Education.

Forespørgslen

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Klagen vedrører Leonardo da Vinci-projektet PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, der blev udvalgt inden for rammerne af den første fase af Leonardo da Vinci-programmet.

Leonardo da Vinci-programmet har til formål at gennemføre en erhvervsuddannelsespolitik på fællesskabsplan, der støtter og supplerer nationale initiativer og aktioner på erhvervsuddannelsesområdet. Programmet er åbent for medlemsstaterne, EFTA-landene, landene i Central- og Østeuropa og Cypern. Projekter kan indsendes under en række forskellige foranstaltninger, der er samlet i fire indsatsområder. I hvert land opretter de nationale myndigheder en eller flere koordineringsstrukturer for at sikre gennemførelsen af programmet på nationalt plan, herunder administration af tværnationale praktikophold og udvekslinger inden for mobilitet under område I - de såkaldte "nationale koordineringsenheder".

I praksis er gennemførelsen af mobilitet under område I baseret på et globaltilskud, som Kommissionen hvert år tildeler hvert land på grundlag af en "operationel forvaltningsplan". Der indgås derfor hvert år en kontrakt mellem Kommissionen og det pågældende lands NCU'er. NCU bliver på denne måde fuldt ud ansvarlig for administrationen og forvaltningen af midlerne til gennemførelse af foranstaltningen. Dette omfatter evaluering af indsendte projektforslag, udvælgelse, indgåelse af kontrakter og faktisk administration og opfølgning af projekterne (herunder betalinger, rapportering osv.).

Leonardo da Vinci-projektet PL/99/10004/I.1.2.b/FPC blev forelagt for og udvalgt af den polske nationale koordineringsenhed i 1999 inden for rammerne af mobilitet under område I. Projektet havde til formål at organisere praktikophold i Sverige i 30 dage for en gruppe polske handicappede. Projektpromotoren og kontrahenten for den polske NCU var den polske organisation POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, den polske organisation for arbejdsgivere for handicappede). Værtsorganisationen i Sverige var Eec Ab Education. I henhold til de eksisterende regler indgik NCU en kontrakt med initiativtagerorganisationen ved hjælp af den model, som Kommissionen havde udarbejdet. På sin side var POPON i henhold til denne kontrakt forpligtet til at træffe de nødvendige foranstaltninger med hensyn til de aftaler, der skulle indgås med partnerne og værtsorganisationerne. POPON og Eec Ab Education indgik en aftale den 17. maj 1999.

Den 4. januar 2000 modtog kontoret for gennemførelsen af Leonardo da Vinci-programmet under Generaldirektoratet for Uddannelse og Kultur (GD EAC) et notat fra klageren, hvori klageren klagede over de vanskeligheder, der var opstået i forbindelse med gennemførelsen af projektet.

I notatet blev det forklaret, at samarbejdet mellem POPON og Eec Ab Education på grund af en række problemer og uoverensstemmelser, der var opstået under gennemførelsen af praktikopholdene, var blevet afsluttet inden for de aftalte kontraktfrister, og at en anden svensk organisation, EET-konsulenten, havde overtaget. Problemer, der har ført til denne tidlige opsigelse, omfattede det faktum, at POPON havde sendt personer til Sverige, hvis handicap og sprogfærdigheder adskiller sig fra de aftalte, hvilket gjorde det umuligt for EeC Ab Education at gennemføre uddannelsesprogrammet som oprindeligt planlagt.

Ifølge klageren ville der efter afbrydelsen af samarbejdet være indgået en aftale mellem POPON og EeC Ab Education om godtgørelse af udgifter afholdt af sidstnævnte under opholdene. Klageren hævdede, at nogle fakturaer på trods af dette ikke var blevet refunderet.

GD EAC's tjenestegrene tog straks uformelle kontakter med klageren for at få yderligere oplysninger om sagen. Da det pågældende projekt vedrørte en fuldstændig decentraliseret foranstaltning, blev klageren mindet om, at det fulde tilsyn med projektet kun kunne sikres af den polske NCU. Ikke desto mindre forpligtede GD EAC sig til at følge sagen så tæt som muligt for at fremme en løsning.

Mellem januar og februar 2000 havde GD EAC's tjenestegrene intense kontakter med den polske NCU. NCU meddelte GD EAC's tjenestegrene, at de uden større held havde forsøgt at fungere som mægler mellem de to parter. NCU forklarede også, at POPON ikke havde til hensigt at refundere nogle fakturaer, da disse angiveligt enten henviste til tjenesteydelser, der ikke blev leveret, eller til udgifter, der opstod uden for kontraktperioden, og at POPON var fast besluttet på at forsvare deres sag og om nødvendigt indbringe den for retten. Den polske NCU meddelte også GD EAC's tjenestegrene, at de havde besluttet at afskedige en medarbejder, da der var indsamlet dokumentation for, at personen havde samarbejdet med POPON. Dette samarbejde var imidlertid først påbegyndt, efter at projektet var blevet udvalgt.

Der blev sendt et officielt svar til klageren den 3. marts 2000, hvori han gentog de forklaringer, der allerede var givet, og informerede ham om de skridt, der var taget.

I begyndelsen af april 2000 gennemførte GD EAC en revision af den polske NCU: der blev ikke konstateret uregelmæssigheder med hensyn til forvaltningen af fællesskabsmidlerne. Desuden blev POPON's lokaler også besøgt uformelt, men der blev ikke foretaget nogen officiel revision af projektet.

Den 22. juli 2000 modtog GD EAC's tjenestegrene et nyt notat fra klageren, hvori han hævdede, at hans tvist med POPON stadig var uafklaret, og opfordrede Kommissionen til at træffe foranstaltninger. I svaret af 4. september 2000 blev det understreget, at Kommissionen på grund af decentraliseringen af den pågældende foranstaltning ikke har beføjelse til at gribe direkte ind i denne kontraktmæssige tvist. Opmærksomheden henledes på de bestemmelser om bilæggelse af tvister, der er fastsat i kontrakten.

GD EAC's tjenestegrene genovervejede behovet for en revision af projektet.

Kommissionen mener, at den har gjort, hvad den var ansvarlig for. Der består ikke noget kontraktforhold mellem Kommissionen og projektiværksætterne, og den kan på ingen måde gribe direkte ind i tvister i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten. Tilsynet med projektet henhører under den polske NCU's ansvarsområde. Hvis der ikke kan findes en mindelig løsning, bør tvisten afgøres af en kompetent domstol på initiativtagerens hjemsted.

Kommissionen har det overordnede ansvar for at kontrollere, hvordan programmet gennemføres. Dette omfatter både en mere "indholdsrelateret" overvågningsindsats for at fastslå, om de aktiviteter og procedurer, som NCU gennemfører på nationalt plan, er i overensstemmelse med Leonardo da Vinci-principperne og -kriterierne, og beføjelse til at kontrollere både NCU og de enkelte projekter for at kontrollere, om fællesskabsmidlerne er blevet anvendt i overensstemmelse med reglerne. Dette ansvar er fuldt ud blevet udøvet i den sag, der er anført i klagen. GD EAC har fra begyndelsen grebet ind over for den polske NCU for at søge afklaring og lette NCU's rolle som mægler i tvisten mellem EeC Ab Education og POPON. De forklaringer og oplysninger, der er modtaget fra den polske NCU, har indtil videre vist sig at være tilfredsstillende.

Med hensyn til muligheden for at foretage revisionskontroller har revisionen af den polske nationale kontrolenhed ikke vist nogen uregelmæssigheder. Det uformelle besøg i POPON har ikke vist nogen særlige problemer. GD EAC's tjenestegrene overvejer imidlertid en formel revision af projektet.

Klageren anførte, at han havde forstået, at tvisten mellem den polske partner POPON og EeC Ab Education skulle løses ved en kompetent domstol. Klageren forstod, at Ombudsmanden ikke kunne gribe ind i en retssag i Polen. Klageren krævede imidlertid, at Kommissionen og GD EAC foretog en revision af den polske partner POPON.

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede Kommissionen om en supplerende udtalelse om, hvorvidt GD EAC's tjenestegrene har indledt en revision af det pågældende projekt som nævnt i Kommissionens udtalelse.

I april 2001 indvilligede GD EAC's finansielle tjenestegrene i at iværksætte en ad hoc-revision af projektet. Hvis der ikke er tilstrækkelige interne ressourcer, vil revisionen blive udført af en ekstern virksomhed. Proceduren for udvælgelse og indgåelse af kontrakter med det eksterne selskab blev indledt i maj 2001 og forventes afsluttet i løbet af sommeren 2001. Revisionen forventes at finde sted i efteråret 2001.

Formålet med revisionen er at kontrollere, at fællesskabsmidlerne er blevet anvendt af projektet i overensstemmelse med de gældende regler. I henhold til mandatet skal revisionen omfatte kontrol af støtteberettigede omkostninger, navnlig i forbindelse med udgifter afholdt af partnerne, og kontrol af deres overensstemmelse med bestemmelserne i de relevante aftaler. Arbejdet vil omfatte revision af det polske projekt PL/99/10004/I.1.2.b/FPC i promotorens lokaler i Polen (POPON) og om nødvendigt også et besøg i partnerens lokaler i Sverige (EeC Ab Education).

Klageren synes ikke at have fremsendt sine supplerende bemærkninger.

Afgørelsen

1.1 Ifølge klageren har EeC Ab Education ikke modtaget betalingen på 200 000 SEK fra deres partner POPON i Polen. Eec Ab Education har kontaktet både den polske partner POPON og Europa-Kommissionen. Klageren hævder, at Kommissionen bør kontrollere den korrekte forvaltning af programmidlerne og overvåge betalingen af fakturaerne til Eec Ab Education. Klageren er af den opfattelse, at revisionen burde have fundet sted hos den polske partner POPON.

1.2 Kommissionen erklærede i sin udtalelse, at den har et overordnet ansvar for at kontrollere gennemførelsen af programmet. Dette omfatter både en mere "indholdsrelateret" overvågningsindsats for at fastslå, om de aktiviteter og procedurer, som NCU gennemfører på nationalt plan, er i overensstemmelse med Leonardo da Vinci-principperne og -kriterierne, og beføjelse til at kontrollere både NCU og de enkelte projekter for at kontrollere, om fællesskabsmidlerne er blevet anvendt i overensstemmelse med reglerne. Ifølge Kommissionen er dette ansvar fuldt ud blevet udøvet i den sag, der er nævnt i klagen. GD EAC har fra begyndelsen grebet ind over for den polske NCU for at søge afklaring og lette NCU's rolle som mægler i tvisten mellem EeC Ab Education og POPON. De forklaringer og oplysninger, der er modtaget fra den polske NCU, har indtil videre vist sig at være tilfredsstillende. Med hensyn til muligheden for at foretage revisionskontroller har revisionen af den polske nationale kontrolenhed ikke vist nogen uregelmæssigheder. Det uformelle besøg i POPON har ikke vist nogen særlige problemer. GD EAC's tjenestegrene overvejer imidlertid en formel revision af projektet.

1.3 I sine bemærkninger anførte klageren, at han forstod, at tvisten mellem den polske partner POPON og EeC Ab Education skulle løses ved en kompetent domstol. Klageren krævede imidlertid, at Kommissionens GD EAC foretog en revision af den polske partner POPON.

1.4 Ombudsmanden anmodede Kommissionen om supplerende oplysninger om, hvorvidt GD EAC's tjenestegrene har indledt en revision af det pågældende projekt som nævnt i Kommissionens udtalelse.

1.5 Kommissionen anførte i sin supplerende udtalelse, at GD EAC's finansielle tjenestegrene i april 2001 havde indvilliget i at iværksætte en ad hoc-revision af projektet. Formålet med revisionen er at kontrollere, at fællesskabsmidlerne er blevet anvendt af projektet i overensstemmelse med de gældende regler. Revisionen forventes at finde sted i efteråret 2001. I henhold til mandatet skal revisionen omfatte kontrol af støtteberettigede omkostninger, navnlig i forbindelse med udgifter afholdt af partnerne, og kontrol af deres overensstemmelse med bestemmelserne i de relevante aftaler. Arbejdet vil omfatte revision af det polske projekt PL/99/10004/I.1.2.b/FPC i promotorens lokaler i Polen (POPON) og om nødvendigt også et besøg i partnerens lokaler i Sverige (EeC Ab Education).

1.6 På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser ser det ud til, at Kommissionen har udøvet sit ansvar og foretaget en revision i den nationale koordineringsenhed (NCU) i Warszawa.Det ser desuden ud til, at Kommissionen har indvilliget i at iværksætte en ad hoc-revision af projektet, som omfatter en revision af det polske projekt. Kommissionen har således handlet inden for rammerne af sine retlige beføjelser, og der synes ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN