Kære R.

Den 3. august 2000 indgav De sammen med professorerne Comella Carnicé og Costa Leja en klage til Den Europæiske Ombudsmand fra Centre de Transferència de Tecnologia (CTT) ved universitetet i Lérida (Spanien) over Europa-Kommissionen. Klagen vedrørte det økonomiske tab, De havde lidt som følge af Kommissionens påståede manglende rettidige omhu i forbindelse med betalingerne til et projekt, der blev gennemført af CTT (projekt LIFE97/ENV/E/260), og som blev finansieret gennem EF's LIFE-program.

Den 30. august 2000 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Jeg modtog Kommissionens udtalelse den 11. december 2000, som jeg videresendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. De sendte mig yderligere oplysninger den 4. oktober 2000. Den 25. januar og den 12. februar 2001 sendte De mig Deres bemærkninger. Den 14. marts 2001 skrev jeg til formanden for Europa-Kommissionen for at få yderligere oplysninger. Kommissionen fremsendte sin anden udtalelse den 27. april 2001, som jeg videresendte til Dem. Jeg modtog Deres bemærkninger til Kommissionens anden udtalelse den 3. september 2001.

Jeg skriver nu for at fortælle dig resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klagerne havde på vegne af CTT anmodet om finansiel støtte fra EF's LIFE-program til udvikling af et projekt vedrørende dyrkning af lægeplanter i landdistrikter nær Pyrenæerne. Kommissionen accepterede at finansiere højst 132 479 € af projektets samlede omkostninger [Kommissionens beslutning af 17. juli 1997 (projekt LIFE 97-ENV/E/000260)].

Den første udbetaling på 40% af EF's bidrag blev foretaget i november 1997. I overensstemmelse med bestemmelserne i bilag 2 (Administrative, tekniske og finansielle betingelser) til Kommissionens beslutning forelagde klagerne den 25. september 1998 en midtvejsrapport med en anmodning om en mellemliggende betaling svarende til 40% af Fællesskabets bidrag (52 991 EUR).

Selv om kontoret for teknisk bistand med ansvar for LIFE i Spanien (Proymasa) havde meddelt klagerne, at den anden betaling ville blive foretaget i slutningen af marts 1999, fandt der ingen overførsel sted på denne dato. Klagerne kontaktede de ansvarlige tjenestegrene i Kommissionen i maj 1999 og fik uformelt at vide, at betalingen allerede var foretaget. I en telefax af 17. maj 1999 meddelte de samme tjenestegrene klagerne, at betalingen stadig var under behandling på grund af "evalueringen af Life-projekterne i 1999, som blev indledt i januar", selv om den skulle foretages inden for få uger.

Da projektet blev afsluttet i juli 1999, var der ikke modtaget nogen overførsel af den mellemliggende betaling. Den 1. juli 1999 skrev klagerne til generaldirektøren for GD ENV, Currie, og til direktøren med ansvar for LIFE-programmet, Adinolfi. Der blev ikke modtaget noget svar på nogen af disse breve.

Den 9. juli 1999 foretog de ansvarlige tjenestegrene i Kommissionen en teknisk inspektion af projektet, som ifølge klagerne blev afsluttet på tilfredsstillende vis ifølge den lokale presse.

Da klagerne ikke havde modtaget noget svar på deres anmodninger, rettede de henvendelse til miljøkommissær Margot Wallström ved brev af 19. oktober 1999. De forklarede hende, at efter at have indgivet en anmodning om mellemliggende betaling for mere end et år siden, var det eneste svar, de havde modtaget, ligegyldighed, verbalt misbrug og trusler fra Kommissionen. Svaret fra et medlem af hendes kabinet af 25. januar 2000 forsikrede klagerne om, at GD ENV snart ville træffe de nødvendige foranstaltninger.

CTT forelagde det endelige projekt den 28. oktober 1999. Kommissionen svarede ved skrivelse af 2. december 1999, hvori den anmodede om en lang række oplysninger og dokumenter vedrørende gennemførelsen af projektet med henblik på at kontrollere overholdelsen af kontraktens finansielle og administrative bestemmelser. Den 22. marts 2000 fremsendte klagerne de ønskede oplysninger.

Da Kommissionen ikke fremsendte yderligere oplysninger, indgav klagerne den 3. august 2000 en klage til Den Europæiske Ombudsmand. I deres klage gjorde de gældende, at Kommissionen ikke havde

1) overholdt vilkårene i deres kontrakt;

2) rettidigt har betalt de beløb, der svarer til de mellemliggende og endelige betalinger

til projektet

3) besvarede klagerens anmodninger om oplysninger,

4) sikrede, at dens tjenestegrene udviste passende adfærd over for klagerne.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionen forklarede i sin udtalelse, at støttemodtageren havde fremsendt en foreløbig rapport og en betalingsanmodning i slutningen af september 1998. Rapporten med tilhørende dokumentation var blevet analyseret af Kommissionens tjenestegrene, som nåede frem til den konklusion, at oplysningerne var ufuldstændige. Modtageren blev derefter bedt om at fremlægge en manglende attest som en betingelse for den anden betaling. Denne attest blev modtaget af Kommissionens tjenestegrene fem måneder senere. I mellemtiden blev de menneskelige ressourcer, der er ansvarlige for forvaltningen af programmet, inddraget i evalueringen af de LIFE-projekter, der blev forelagt i 1999. Kommissionen påpegede, at støttemodtageren var fuldt ud klar over denne arbejdssituation både gennem Kommissionens tjenestegrene og gennem den tekniske bistand til Life i Spanien (PROYMASA).

Den 14. juli 1999 foretog de ansvarlige tjenestegrene i Kommissionen sammen med gruppen for teknisk bistand en inspektion af projektet. Som følge af overvågningsbesøget identificerede Kommissionens tjenestegrene en mulig risiko for dobbeltfinansiering, og derfor blev en afgørelse om den foreløbige rapport suspenderet.

Modtageren indsendte den endelige rapport i november 1999 samt en anmodning om de endelige og mellemliggende betalinger. Kommissionen anmodede om yderligere oplysninger den 2. december 1999 for at kontrollere visse aspekter af projektet. Den anmodede dokumentation blev fremsendt til Kommissionen den 22. marts 2000, dvs. fire måneder efter datoen for anmodningen.

Kommissionen erkendte, at der i dette tilfælde var opstået forsinkelser som følge af LIFE-evalueringsproceduren i 1999 og den lange reaktionstid, som støttemodtageren havde brugt på at besvare Kommissionens anmodninger. Institutionen anførte, at dens tjenestegrene arbejder på at strømline deres procedurer for at forbedre behandlingen af sager, og at der bør forventes forbedringer efter de foreslåede finansielle reformer ("Retningslinjer for Kommissionens betalingsfrister").

Kommissionen har afslutningsvis anført, at

1) Ansvaret for forsinkelsen af de mellemliggende og endelige betalinger blev delt mellem både Kommissionen og støttemodtageren.

2) Alle klagernes anmodninger var blevet behørigt besvaret af Kommissionen, enten ved formelle breve eller ved telefonopkald eller personlige udvekslinger.

3) Den endelige betaling for projektet var foretaget den 19. september 2000.

Yderligere oplysninger fra klageren

Den 4. oktober 2000 skrev klagerne til Ombudsmanden og forklarede, at de den 21. september 2000 havde modtaget 79 487 € fra Kommissionen svarende til de mellemliggende og endelige betalinger (60 % EF-bidrag til projektet). Da dette beløb ikke omfattede renter for forsinket betaling af den mellemliggende rate, havde klagerne formelt anmodet om betaling af disse renter den 3. oktober 2000.

Klagerens bemærkninger

Den 25. januar og den 12. februar 2001 fremsendte klagerne deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse. I deres første brev gav klagerne udtryk for, at de var uenige i institutionens begrundelse. De anmodede Kommissionen om i) at betale renter for forsinket betaling af de mellemliggende og endelige rater, da kun deres tjenestegrene skulle anses for at være ansvarlige for forsinkelserne, og ii) formelt undskylde for sine tjenestegrenes ukorrekte adfærd, da institutionen ikke havde været i stand til at fremlægge beviser, der kunne rejse tvivl om klagernes omhu.

Klagerne forklarede grundigt deres tidligere påstande i det andet brev, som indeholder en række støttematerialer. De anførte, at Kommissionen aldrig havde fremsat nogen formel indsigelse mod deres anmodning om mellemliggende betaling af 25. september 1998. De blev først klar over behovet for yderligere dokumenter efter en telefonsamtale med de ansvarlige tjenestegrene i Kommissionen i begyndelsen af 1999. Den 3. februar 1999 fremsendte klagerne den ønskede attest, som de understregede allerede var medtaget i deres oprindelige indlæg.

Med hensyn til Kommissionens bekymring for en mulig dobbelt finansieringskilde efter inspektionen af projektet gav klagerne udtryk for deres overraskelse over, at de ansvarlige tjenestegrene ikke havde fremlagt noget bevis til støtte for disse konklusioner, som de ikke var blevet informeret om. På grundlag af disse betragtninger mente de, at det kun var Kommissionen, der var ansvarlig for forsinkelsen i deres betalinger.

Klagerne medtog i deres bemærkninger et brev fra Kommissionens tjenestegrene af 31. januar 2001, hvori institutionen havde indvilliget i at betale renter, men kun renter vedrørende den endelige betaling. Da denne sidste betaling var blevet godkendt den 19. juni 2000, men først blev foretaget den 19. september 2000, fandt Kommissionen, at der kun skulle betales renter på grundlag af en forsinkelse på 47 dage (623 EUR). I et brev af 12. februar 2001 anfægtede klagerne Kommissionens ræsonnement og hævdede, at institutionen også skulle betale renter svarende til forsinkelsen på 371 dage svarende til den mellemliggende betaling (3 280 EUR).

Yderligere oplysninger

Efter Ombudsmandens opfattelse havde klagerne i deres bemærkninger fremsat to yderligere anmodninger: i) tilbagebetaling af alle renter for forsinkelsen i de mellemliggende og endelige betalinger ii) en undskyldning fra Kommissionen for dens tjenestegrenes ukorrekte adfærd. Da disse spørgsmål var tæt forbundet med påstandene i den oprindelige klage, skrev Ombudsmanden til Kommissionen den 14. marts 2001 og anmodede om yderligere oplysninger om klagernes anmodninger.

Kommissionens anden udtalelse

I sin anden udtalelse begrundede Kommissionen først forsinkelserne i den mellemliggende betaling som følge af klagerens manglende medtagelse af en attest blandt de vedlagte dokumenter, den store arbejdsbyrde i forbindelse med evalueringen af Life-projekterne i 1999 og behovet for at kontrollere en eventuel dobbeltfinansiering af projektet.

Kommissionen insisterede på, at den anmodning om mellemliggende betaling, som klagerne havde fremsendt, ikke indeholdt en attest. Dette dokument blev fremsendt få måneder senere, nemlig den 4. marts 1999. Den understregede, at Kommissionens tjenestegrene både telefonisk og pr. e-mail havde anmodet støttemodtageren om at fremlægge den manglende attest. Kontoret for teknisk bistand under LIFE i Spanien havde også anmodet om attesten telefonisk flere gange.

Kommissionen påpegede også, at der efter den kontrol, som dens tjenestegrene foretog i juli 1999, blev konstateret en mulig risiko for dobbeltfinansiering af støttemodtageren. Denne risiko skyldtes, at projektet var blevet udviklet i fællesskab med en offentlig organisation, "Centro Tecnológico Forestal de Catalunya", som også blev finansieret med EU-midler (FEOGA). Kommissionens tjenestegrene indledte derfor en intern kontrol. I overensstemmelse med livsforordningens artikel 10, stk. 2, blev der ikke fremsendt oplysninger til støttemodtageren, da processen krævede en vis grad af skøn.

Der er endnu ikke draget endelige konklusioner, da denne kontrol tager lang tid. Kommissionens tjenestegrene anførte også, at de var klar over, hvor lang tid det tog at gennemføre denne procedure, og besluttede derfor at foretage de mellemliggende og endelige betalinger for at undgå at skabe vanskeligheder for støttemodtageren. Så snart resultaterne af kontrollen foreligger, bør Kommissionen være i stand til at overveje, om den vil anvende bestemmelserne i forordningens artikel 11 (nedsættelse, inddrivelse eller suspension af finansiel støtte fra Kommissionens side).

Kommissionen forklarede, at den allerede havde betalt morarenter på 623,33 € baseret på de samlede projektudgifter (herunder den mellemliggende anmodning). Som svar på klagernes anmodning om renter vedrørende forsinkelserne i den mellemliggende betaling fremsatte Kommissionen et forslag om en supplerende betaling på 1 144 EUR. Efter at have tilbagediskonteret de allerede betalte renter ville dette beløb svare til en forsinkelse på 197 dage fra den dato, hvor alle dokumenter vedrørende den foreløbige rapport blev modtaget af Kommissionen (4. marts 1999), til den dato, hvor betalingerne blev foretaget (19. september 2000).

Med hensyn til klagernes anmodning om en undskyldning insisterede Kommissionen på, at dens handlinger var korrekte. Den understregede, at dens tjenestegrenes holdning til klagerne havde været tilstrækkelig ved at forklare dens handlinger. Da institutionen fandt, at dens tjenestegrene havde fremlagt fuldstændige beviser for situationen, konkluderede den, at klagernes påstande ikke var berettigede. I denne forbindelse tilføjede Kommissionen imidlertid, at nogle bestemmelser i livsforsikringsforordningen muligvis ikke var blevet overholdt af klagerne, og at institutionen derfor kunne blive foranlediget til at anvende forordningens artikel 11 (nedsættelse, inddrivelse eller Kommissionens suspension af finansiel støtte).

Klagerens bemærkninger til Kommissionens anden udtalelse

Klagerne anfægtede Kommissionens argumenter og gentog nogle af påstandene i klagen.

De fastholdt, at den attest, som Kommissionen henviste til for delvis at begrunde forsinkelsen, faktisk var blevet medtaget i deres oprindelige anmodning. De vedlagde en kopi af et brev fra LISU ("Logística Serveis Universitaries"), et uafhængigt firma udlejet af universitetet i Lleida, som bekræftede denne påstand. De forklarede endvidere, at Kommissionen aldrig formelt havde underrettet dem om behovet for manglende certifikater. I januar 1999 havde institutionen blot telefonisk underrettet LISU om situationen. Klagerne sendte attesten pr. telefax den 3. februar 1999 og sendte den samme dag pr. eksprespost.

Med hensyn til risikoen for dobbeltfinansiering påpegede klagerne, at dette punkt allerede var blevet rejst af Kommissionens tjenestegrene (brev af 2. december 1999 fra Rouam, kontorchef i GD ENV.B.4). De forklarede, at alle de nødvendige forklaringer og de krævede dokumenter allerede var blevet fremsendt som svar den 22. marts 2000.

Klagerne afsluttede med at understrege, at de interesser, som Kommissionen havde foreslået, ikke var blevet beregnet på grundlag af de korrekte datoer. De anførte imidlertid, at de var nødt til at acceptere Kommissionens tilbud på grund af denne procedures uforholdsmæssigt lange varighed.

Afgørelsen

1. Overholdelse af kontrakten: forsinkelser og renter svarende til den mellemliggende betaling

1.1 Klagerne hævder, at Kommissionen ikke har overholdt kontraktbetingelserne, da de mellemliggende og endelige betalinger til projektet ikke blev foretaget rettidigt. De kræver derfor betaling af renter for denne forsinkelse.

1.2 Kommissionen forklarede, at den allerede har betalt morarenter på 623,33 EUR baseret på de samlede projektudgifter. Som svar på klagernes anmodning om renter af den mellemliggende betaling indvilligede Kommissionen i at foretage en yderligere betaling på 1 144 EUR. Efter at have tilbagediskonteret de renter, der allerede var betalt, ville dette beløb svare til en forsinkelse på 197 dage.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at klagerne har accepteret Kommissionens forslag om betaling af yderligere renter. Ombudsmanden konkluderer derfor, at Kommissionen har taget skridt til at tilfredsstille klagerne med hensyn til dette aspekt af sagen.

2. Anmodning om en formel undskyldning fra Kommissionen

2.1 Klagerne hævder, at Kommissionen ikke besvarede alle deres anmodninger om oplysninger (skrivelser til Kommissionens tjenestegrene af 1. juli 1999) og klagede over Kommissionens tjenestegrenes adfærd. De påpegede, at Kommissionens tjenestegrene havde draget deres omhu i tvivl uden at fremlægge beviser til støtte for påstandene. Klagerne anmodede derfor Kommissionen om en formel undskyldning.

2.2 Kommissionen har ikke formelt undskyldt over for klagerne og har insisteret på, at dens handlinger var korrekte. Den understregede, at dens tjenestegrenes holdning til klagerne altid har været tilstrækkelig ved at forklare dens handlinger og fremlægge fuld dokumentation for situationen.

Institutionen erkendte, at der var forsinkelser i behandlingen af dette projekt, men foreslog, at klagerne også havde en vis grad af ansvar. Den antydede også muligheden for ulovlig dobbeltfinansiering fra klagernes side, hvilket kunne føre til anvendelse af livsforordningens artikel 11 på projektet (nedsættelse, inddrivelse eller Kommissionens suspension af finansiel støtte).

2.3 Ombudsmanden bemærker, at nogle af de skrivelser, som klagerne sendte til Kommissionen for at kontrollere, hvor langt de var nået med deres anmodning om mellemliggende betaling, nemlig deres skrivelser af 1. juli 1999 til både generaldirektøren for GD ENV, Currie, og til direktøren med ansvar for LIFE-programmet, Adinolfi, ikke blev besvaret. Kommissionen har slet ikke nævnt dette punkt i nogen af sine svar, og den har heller ikke undskyldt for det.

Det er god forvaltningsskik at besvare borgernes breve rettidigt, som anført i punkt 4 i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik. I den foreliggende sag svarede Kommissionen ikke skriftligt på klagernes skrivelser af 1. juli 1999 til såvel generaldirektøren for GD ENV, Currie, som til direktøren for LIFE-programmet, Adinolfi. Ombudsmanden vil derfor rette en kritisk bemærkning til Kommissionen vedrørende dette aspekt af sagen.

2.4 Hvad angår behandlingen af projektet og de oplysninger, der gives til klagerne, er det vigtigt først at minde om de relevante retsregler.

Kommissionens beslutning af 17. juli 1997 om tildeling af LIFE-midler til CTT-projektet udgør også retsgrundlaget. I bilag II til afgørelsen fastsættes de gældende administrative, tekniske og finansielle betingelser. I punkt 3.4 i bilag II beskrives den procedure, der skal følges for betalingerne:

"Betalingerne foretages senest 60 dage efter modtagelsen af anmodningen [ ]. Ikke desto mindre kan Kommissionen, efter tidligere at have underrettet modtageren, udsætte betalingen, hvis den har indvendinger vedrørende aktiviteterne i forbindelse med denne betalingsanmodning [] I disse tilfælde vil modtageren ikke være berettiget til renter eller godtgørelse fra Kommissionen".

2.5 På grundlag af de beviser, der blev fremlagt under undersøgelsen, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen tilsyneladende ikke har fulgt de krav, der er fastsat i ovennævnte bestemmelser:

i) for så vidt angår den manglende medtagelse af en attest i klagernes anmodning om mellemliggende betaling af 15. september 1998 har Kommissionen ikke været i stand til at fremlægge noget bevis, der kunne godtgøre, at den havde givet klagerne en formel meddelelse om sine klagepunkter

ii) med hensyn til behovet for at kontrollere en potentiel dobbeltfinansiering af projektet erkendte Kommissionen, at klagerne aldrig havde modtaget oplysninger, hvilket er i strid med forpligtelserne i punkt 3.4 i bilag II til beslutningen. Den har begrundet sine handlinger med, at processen krævede en vis skønsmargen, jf. artikel 10, stk. 2, i livsforsikringsforordningen (1). Denne bestemmelse finder imidlertid kun anvendelse på kontrol på stedet og ikke på generelle undersøgelser såsom behovet for at kontrollere en eventuel dobbeltfinansiering.

2.6 Ved ikke at overholde de relevante regler har Kommissionen undladt at behandle sagen med den fornødne omhu. Derfor ville det have været god forvaltningsskik at undskylde. Ombudsmanden vil derfor rette en kritisk bemærkning til Kommissionen vedrørende dette aspekt af sagen.

3. Konklusion

På grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage forekommer det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkninger:

Det er god forvaltningsskik at besvare borgernes breve rettidigt, som anført i punkt 4 i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik. I den foreliggende sag svarede Kommissionen ikke skriftligt på klagernes skrivelser af 1. juli 1999 til såvel generaldirektøren for GD ENV, Currie, som til direktøren for LIFE-programmet, Adinolfi.

På grundlag af de beviser, der blev fremlagt under undersøgelsen, bemærker Ombudsmanden, at de krav, der er fastsat i Kommissionens afgørelse af 17. juli 1997 (punkt 3.4 i bilag II), ikke synes at være blevet fulgt af Kommissionen. Ved ikke at overholde disse regler undlod Kommissionen at behandle sagen med fornøden omhu. Derfor ville det have været god forvaltningsskik at undskylde.

Da disse aspekter af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Artikel 10, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 1404/96 af 15. juli 1996 om ændring af forordning (EØF) nr. 1973/92 om oprettelse af et finansielt instrument for miljøet (Life) [EFT L 181 af 20.7.1996, s. 1]:"Kommissionen underretter modtageren om en kontrol på stedet, medmindre der er begrundet mistanke om svig og/eller misbrug".