Kære
K. Den 22. marts 2000 indgav De på vegne af IFHOH Europe en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens beslutning om at kræve en del af den støtte, der var ydet til et projekt for hørehæmmede og døve voksne, tilbagebetalt.
Den 30. marts 2000 videresendte jeg klagen til Kommissionen med henblik på dens bemærkninger.
Kommissionen fremsendte sin udtalelse om Deres klage den 16. juni 2000, og jeg fremsendte den til Dem den 22. juni 2000 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 3. juli 2000 modtog jeg Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.
Den 5. juli 2000 besluttede jeg, at det var hensigtsmæssigt for mig at gennemgå Kommissionens sagsakter. Denne kontrol blev foretaget den 14. september 2000.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I juni/juli 1997 ansøgte klageren, International Federation of Hard of Hearing People, European Region (IFHOH Europe), om tilskud til et seminar og to kurser for hørehæmmede (projekt 97/E3/II/047). Ifølge det budget, som klageren har fremlagt, var udgifterne til seminaret € 14 300, mens udgifterne til de to kurser skulle være € 50 560. Klageren anmodede om et tilskud på € 45 400, dvs. 70 % af de samlede planlagte udgifter. Ifølge klageren blev denne anmodning imødekommet af Kommissionen.
I begyndelsen af 1998 modtog klageren et beløb på € 22 700, dvs. halvdelen af det samlede tilskud på € 45 400. Klageren meddelte efterfølgende Kommissionen, at de faktiske omkostninger havde været lavere end forventet og kun havde udgjort € 36 323. Som følge heraf forventede klageren at modtage en endelig betaling på € 2 726 fra Kommissionen (dvs. 70 % af € 36 323 minus € 22 700, som allerede var modtaget). I stedet modtog klageren i begyndelsen af 1999 en udateret faktura på fransk, som ikke indeholdt nogen henvisning til projektet. Fakturaen angav en »reel andel« af € 21 078,30 (som udgjorde 89,7943 % af de »reelle omkostninger«) og fratrak dette beløb fra det beløb, som Kommissionen allerede havde betalt. Klageren blev anmodet om at tilbagebetale saldoen på € 1 621,69.
Efter at klageren havde forespurgt om denne faktura, forklarede Kommissionen i et brev af 16. marts 1999, at beregningen havde været korrekt. Ifølge Kommissionen var det på tidspunktet for kontraktens underskrivelse blevet aftalt at se bort fra € 14 300's udgifter til tilrettelæggelse af seminaret. Som følge heraf var ordene "montant rejeté" blevet tilføjet for dette punkt, og klagerens repræsentant havde underskrevet denne side i kontrakten på det tidspunkt.
Klageren tilbagebetalte efterfølgende det relevante beløb, men spurgte ved flere lejligheder (navnlig i et brev af 15. juni 1999), hvorfor beskrivelsen "uddannelseskurser og et seminar for hørehæmmede" var blevet anvendt, hvorfor den første rate af tilskuddet var blevet baseret på de samlede anslåede projektomkostninger, og hvorfor Kommissionen senere havde rejst et spørgsmål i forbindelse med seminaret, hvis seminaret slet ikke havde været en del af projektet. Klageren anmodede også om en kopi af den side, der var nævnt i Kommissionens brev af 16. marts 1999.
I et kort brev af 11. januar 2000 bekræftede Kommissionen sin holdning og påpegede, at den kun havde accepteret de anslåede omkostninger ved de to baner € 50 560 med henblik på beregningen af støtten.
I sin klage til Ombudsmanden fremsatte klageren følgende påstande:
1) Kommissionen burde have foretaget en yderligere udbetaling af € 2 726 til klageren i stedet for at kræve € 1 621,69 tilbage.
2) Kommissionen havde ikke givet tilstrækkelige forklaringer på, hvorfor den havde krævet beløbet på € 1 621,69 tilbagebetalt.

Forespørgslen

I sin
udtalelse hævdede Kommissionen, at den havde accepteret at yde et tilskud på maksimalt € 45 400, hvor projektomkostningerne blev anslået til € 50 560. En første rate på 50 % af dette beløb var blevet betalt i overensstemmelse med aftalens artikel 4. Aftalen, der blev undertegnet af begge parter, omfattede perioden fra den 16. juni 1997 til den 16. maj 1998. Kun de udgifter, der var afholdt i denne periode, blev taget i betragtning ved fastsættelsen af de samlede faktiske omkostninger. Seminaret var planlagt til den 30.-31. maj 1997, dvs. uden for den pågældende periode. Udgifterne til seminaret var derfor blevet fratrukket de udgifter, der skulle tages i betragtning.
Kommissionen påpegede endvidere, at budgetoverslagene i bilag II til aftalen udgjorde en integrerende del heraf. På den relevante side var udgifterne til seminaret blevet udelukket ved at tilføje ordene "montant rejeté" for punktet. Klagerens repræsentant havde på daværende tidspunkt underskrevet denne side i kontrakten.
Kommissionen fremlagde en kopi af aftalen og nævnte, at den var i besiddelse af originalen.
Kommissionen hævdede at have forklaret klageren disse kendsgerninger ved flere lejligheder.
Klagerens bemærkninger
I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage og påpegede, at den kopi af aftalen, som Kommissionen havde fremlagt, ikke beviste, at den var underskrevet af dens repræsentant.

Yderligere oplysninger

Da det ikke fremgik af den kopi af aftalen, som Kommissionen havde fremlagt, at klagerens repræsentant havde underskrevet aftalen, foretog Ombudsmanden en undersøgelse af sagen. Ved den lejlighed fik Ombudsmandens ansatte forevist den oprindelige aftale, som Kommissionen havde henvist til.

Afgørelsen

1 Kommissionens undladelse af at foretage en yderligere betaling til € 2 726
1.1 Klageren mener, at Kommissionen burde have foretaget en yderligere betaling til € 2 726 i stedet for at kræve € 1 621,69 tilbagebetalt.
1.2 Kommissionen hævder, at den accepterede at yde et tilskud på maksimalt € 45 400, hvor projektomkostningerne blev anslået til € 50 560. Ifølge Kommissionen kunne der ikke tages hensyn til udgifterne til seminaret, eftersom seminaret var planlagt til den 30.-31. maj 1997, mens der i henhold til aftalen, som dækkede perioden fra den 16. juni 1997 til den 16. maj 1998, kun blev taget hensyn til de udgifter, der var afholdt i denne periode. Endelig hævder Kommissionen, at udgifterne til seminaret var blevet udelukket, da ordene »montant rejeté« var blevet tilføjet på den relevante side i kontrakten, og da klagerens repræsentant havde underskrevet denne side.
1.3 En undersøgelse af den oprindelige aftale mellem klageren og Kommissionen fører Ombudsmanden til den konklusion, at Kommissionens holdning synes at være korrekt. Denne aftale var dateret den 27. november 1997 og blev underskrevet af Christina Wahrolin på vegne af klageren. Alle sider i aftalen og bilagene hertil blev paraferet, og det ser ud til, at der i disse initialer står "CW".
1.4 I henhold til aftalens artikel 3 accepterede Kommissionen at yde et tilskud på maksimalt € 45 400, mens projektets omkostninger blev anslået til € 50 560. Støttebeløbet stod i et rimeligt forhold til de anslåede projektomkostninger og skulle nedsættes forholdsmæssigt, hvis de faktiske omkostninger var lavere end de anslåede omkostninger. Aftalens artikel 2 bestemmer, at kun udgifter, der er afholdt i den periode, for hvilken aftalen blev indgået (16. juni 1997 til 16. maj 1998), skal tages i betragtning ved fastsættelsen af omkostningerne. Ifølge tidsplanen i aftalens bilag I skulle seminaret imidlertid finde sted den 30.-31. maj 1997.
1.5 Budgetoverslagene findes i bilag II til aftalen, der udgør en integrerende del af denne aftale (jf. aftalens artikel 3). På anden side i dette bilag var ordene "éléments considérés" blevet tilføjet ved siden af beløbet på € 50 560 for de to kurser og ordene "éléments rejetés" ved siden af beløbet på € 14 300 for seminaret. Den relevante side i den kopi af aftalen, som Ombudsmanden undersøgte, syntes at være en fotokopi. Denne side blev (ligesom alle andre sider i aftalen og dens bilag) paraferet i biro. Det synes således klart, at ovennævnte ord blev tilføjet, før siden blev paraferet.
1.6 Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionens holdning synes at være i overensstemmelse med aftalens bestemmelser.
1.7 På grundlag af ovenstående synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side for så vidt angår klagerens første påstand.
2 Utilstrækkelige forklaringer 2.1
Klageren hævder, at Kommissionen ikke har givet tilstrækkelige forklaringer på, hvorfor den havde krævet beløbet på € 1 621,69 tilbagebetalt.
2.2 Kommissionen har svaret, at den ved flere lejligheder har forklaret klageren de relevante faktiske omstændigheder.
2.3 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen faktisk angav hovedårsagen til, at den anmodede klageren om at kræve en del af tilskuddet tilbagebetalt i en skrivelse af 16. marts 1999. I dette brev blev det påpeget, at det ved underskrivelsen af kontrakten var blevet aftalt at se bort fra € 14 300's udgifter til tilrettelæggelse af seminaret, og at ordene "montant rejeté" derfor var blevet tilføjet for dette punkt. Kommissionen forklarede endvidere, at klagerens repræsentant på daværende tidspunkt havde underskrevet denne side i kontrakten.
2.4 Det skal dog bemærkes, at klageren efterfølgende stillede flere spørgsmål vedrørende begrundelsen for Kommissionens beslutning i sin skrivelse af 15. juni 1999 og navnlig anmodede om at få tilsendt en kopi af den side i aftalen, som Kommissionen havde henvist til. Det ser ud til, at det eneste skriftlige svar på denne skrivelse var en kort skrivelse af 11. januar 2000, hvori Kommissionen blot bekræftede sin holdning. Ingen af klagerens spørgsmål i brevet af 15. juni 1999 blev besvaret. Det fremgår endvidere, at klageren aldrig modtog kopien af den side, som den havde anmodet om i denne skrivelse.
2.5 Det er god administrativ praksis, at administrationen besvarer breve, den modtager, inden for en rimelig frist og på en passende måde. Efter Ombudsmandens opfattelse var denne standard ikke opfyldt i den foreliggende sag, da Kommissionen først besvarede klagerens skrivelse skriftligt mere end seks måneder efter, at den var blevet sendt, ikke besvarede de spørgsmål, den indeholdt, og ikke fremlagde et dokument, som klageren havde anmodet om.
2.6 Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at den måde, hvorpå Kommissionen behandlede klagerens skrivelse af 15. juni 1999, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden finder det derfor nødvendigt at fremsætte en kritisk bemærkning i denne henseende.
3 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Det er god administrativ praksis, at administrationen besvarer breve, den modtager, inden for en rimelig frist og på en passende måde. Efter Ombudsmandens opfattelse var denne standard ikke opfyldt i den foreliggende sag, da Kommissionen først besvarede klagerens skrivelse skriftligt mere end seks måneder efter, at den var blevet sendt, ikke besvarede de spørgsmål, den indeholdt, og ikke fremlagde et dokument, som klageren havde anmodet om.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.
Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Din oprigtige
Jacob SÖDERMAN