Baggrunden for klagen

1. Klagen vedrører a) evaluering og afvisning af et videnskabeligt forslag, der er fremsat som svar på en indkaldelse af forslag under EF's syvende rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration, og b) efterfølgende afvisning af en anmodning om genopretning.

2. Den 18. august 2009 indsendte klageren et forslag [1] til et Marie Curie-intraeuropæisk stipendium til karriereudvikling inden for rammerne af indkaldelsen af forslag "FP7-PEOPLE-2009-IEF" (en del af det syvende rammeprogram). Indkaldelsen af forslag blev forvaltet af Forvaltningsorganet for Forskning (i det følgende benævnt »organet«)[2].

3. Agenturet opfordrede et panel af uafhængige eksperter til at bistå med evalueringen af de forslag, der blev modtaget som svar på denne indkaldelse. Ved skrivelse af 25. november 2009 oplyste agenturet, at forslaget var blevet evalueret af ekspertevaluatorerne og havde opnået et samlet pointtal på 74,20 ud af 100 (tærsklen var 70 ud af 100). Den sammenfattende evalueringsrapport, der var vedlagt brevet, indeholdt ved siden af pointene for de fem evalueringskriterier bemærkninger til evalueringen af forslaget, som var opdelt i "styrker" og "svagheder". Agenturet anførte i sin skrivelse, at Kommissionen på grundlag af de uafhængige eksperters evaluering ville prioritere de forslag, der oversteg tærsklerne, og derefter træffe afgørelse om listen over forslag, der skulle bevares. Agenturet påpegede, at der ville være midler til rådighed for 575 af de 1 857 projekter (af de 2 398 indsendte i alt), som oversteg tærsklen.

4. Agenturet erklærede, at det til sin tid ville træffe en formel afgørelse om klagerens forslag. Den påpegede endvidere, at hvis ansøgerne ikke var tilfredse med resultatet af evalueringen af deres forslag og ønskede at anvende klageproceduren, skulle der indgives en anmodning senest den 25. december 2009. Brevet indeholdt et notat med titlen "Om klageproceduren", hvoraf det fremgik, at klageproceduren ville omhandle, hvordan en ansøgers forslag var blevet behandlet i forbindelse med evalueringen og kontrollen af støtteberettigelsen, og at der ikke var tale om en automatisk reevaluering.

5. Den 22. december 2009 underrettede agenturet ansøgerne om den endelige status for deres forslag. Klagerens forslag blev placeret i kategori "C", som svarede til "forslag over tærsklerne, men som ikke blev godkendt til finansiering eller opført på reservelisten på grund af manglende budgetmidler". De samlede statistikker viste, at der var 1 108 forslag i denne kategori, mens 575 forslag blev indstillet til finansiering (kategori "A"), og 174 forslag blev opført på reservelisten (kategori "B").

6. Ifølge klageren fremgik det klart af den sammenfattende evalueringsrapport om hans forslag, at evaluatorerne ikke forstod hans forslag. Klageren besluttede derfor, at der skulle indgives en anmodning om genopretning. Denne anmodning blev indgivet den 23. december 2009 og omfattede en anmodning om en revurdering af de afsnit i rapporten, der omhandler vurderingen af forslaget under kriterium 1 (videnskabelig og teknologisk kvalitet) og kriterium 5 (virkning).

7. Den 21. januar 2010 bekræftede Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Forskning (GD RTD) modtagelsen af anmodningen om erstatning og oplyste, at der ville blive sendt et svar i begyndelsen af april 2010.

8. Den 28. april 2010 meddelte GD RTD efter en forespørgsel fra klageren om manglende svar ham, at der ville blive sendt et svar "i de følgende uger". Den 10. og 15. juni 2010 skrev klageren igen til GD RTD og til agenturet og klagede over den forsinkede fremsendelse af svaret. Klageren spurgte også, om det ville være muligt at angive tærsklerne for at blive klassificeret i kategori A og B. Den 16. juni 2010 meddelte agenturet klageren, at det ville sende svaret meget snart.

9. Den 23. juni 2010 meddelte agenturets direktør koordinatoren for klagerens projekt, at anmodningen om fornyet vurdering var blevet afvist. Direktøren forklarede, at forslaget var blevet gennemgået af et internt evalueringsudvalg ("klageudvalget"), hvis rolle er at overveje, om der har været en fejl i evalueringsprocessen, som kan bringe beslutningen om at finansiere forslaget i fare. Han påpegede, at klageudvalget ikke evaluerer selve forslaget eller sætter spørgsmålstegn ved den videnskabelige vurdering fra tilstrækkeligt kvalificerede eksperter. Direktøren påpegede, at klageudvalget havde konkluderet, at der ikke var tilstrækkelige beviser til støtte for klagerens anmodning om genopretning, og at det oprindelige evalueringsresultat således forelå. En kopi af klageudvalgets sammenfattende sagsrapport var vedlagt. Den henviste til, at klageudvalget for denne indkaldelse af forslag mødtes den 26. marts og den 5. og 6. maj 2010 og besluttede, at der ikke var nogen grund til at støtte klagerens anmodning om genopretning. Den nævnte endvidere, at klageudvalget havde undersøgt profilerne for de eksperter, der var involveret i evalueringen af klagerens forslag, og konkluderede, at panelet som helhed havde den nødvendige ekspertise til at bedømme forslaget i henhold til evalueringskriterierne. Den nævnte endvidere, at klageudvalget bekræftede, at evalueringen af klagerens forslag var blevet foretaget på en retfærdig og gennemsigtig måde under fuld overholdelse af de fastlagte evalueringsprocedurer.

10. Den 1. november 2010 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

11. Ombudsmanden besluttede at indlede denne undersøgelse af følgende påstande:

Påstande:

1) Klagerens anmodning om fornyet vurdering, der blev indgivet via hans koordinator, blev afvist alene med den begrundelse, at eksperternes/evaluatorernes vurdering ikke kunne drages i tvivl (i klagerens vendinger "er henvisningerne ufejlbarlige").

2) Der var unødig forsinkelse i afsendelsen af (i) bekræftelsen på modtagelsen af anmodningen om genopretning og (ii) det endelige svar.

3) Det var med urette, at Kommissionen ikke offentliggjorde visse oplysninger om underpanelernes vurdering, nemlig de højeste og laveste point i hver af placeringerne A, B og C.

12. Da klageren havde anført, at hans klage var rettet mod Kommissionen, og i betragtning af den vigtige rolle, som Kommissionen spillede i denne forbindelse, sendte Ombudsmanden sin anmodning om en udtalelse i denne sag til Kommissionen. Udtalelsen blev imidlertid forelagt af agenturet. I sine bemærkninger anfører klageren, at han mener, at Kommissionen er det rette organ til at reagere i denne sag. I overensstemmelse med sin normale praksis i sager, der involverer forvaltningsorganer, forstår Ombudsmanden imidlertid, at denne sag primært vedrører agenturet. I lyset af den rolle, som Kommissionen spiller, vil en kopi af beslutningen i denne sag imidlertid også blive sendt til Kommissionens formand.

13. I sine bemærkninger til agenturets udtalelse om den påståede forsinkelse, der opstod i denne sag, henviser klageren til, at agenturet undskylder sit sene svar ved at påberåbe sig et usædvanligt stort antal anmodninger om genopretning. Klageren hævder, at dette er et klart tegn på, at Kommissionen har et problem med kvaliteten af dens eksperter, og informerer Ombudsmanden om, at han gerne vil vide, hvor mange anmodninger om genopretning der er pr. panel, og hvor mange anmodninger om genopretning der er blevet imødekommet (pr. panel og generelt).

14. Ombudsmanden bemærker, at klagerens anmodning faktisk udgør en særskilt påstand, nemlig at Kommissionen ikke anvender eksperter af tilstrækkelig kvalitet. Denne påstand falder uden for rammerne af den foreliggende undersøgelse. Han har ligeledes anført, at han ikke finder det nødvendigt med henblik på den foreliggende undersøgelse at indhente oplysninger om dette spørgsmål. Han bemærker, at hvis klageren ønsker at indhente oplysninger i denne henseende, bør han henvende sig til agenturet.

15. Klageren anfører i sine bemærkninger, at han gerne vil kende tærsklerne for IEF 2010. Denne undersøgelse vedrører imidlertid kun IEF 2009. Ombudsmanden bemærker, at dette spørgsmål er blevet taget op til undersøgelse i sag 2111/2011/RA (se fodnote 1 ovenfor).

Undersøgelsen

16. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af denne sag den 30. november 2010. Den 6. maj 2011 sendte agenturet sin udtalelse, som blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsatte bemærkninger den 2. juni 2011 og sendte yderligere bemærkninger til Ombudsmanden den 31. januar 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstand om, at anmodningen om fornyet vurdering med urette blev afvist

Argumenter forelagt Ombudsmanden

17. Klageren insisterer på, at hans anmodning om genopretning blev afvist med den begrundelse, at "henviste er ufejlbarlige". Efter hans opfattelse indebærer dette, at det er muligt at misbruge systemet uden konsekvenser. Han undrer sig over, hvorfor der ikke findes ordentlige systemer, der giver mulighed for en ordentlig revurdering, som også vil kunne håndtere potentielle fejlvurderinger eller forseelser begået af evaluatorer. Klageren har indtryk af, at EU er fuldstændig afhængig af evaluatorer til at fordele millioner af euro uden at tillade feedback eller en second opinion. Endelig undrer han sig i lyset af det, han kalder det "dårlige svar" på sin anmodning om erstatning, over, hvorfor tre møder var nødvendige for at drøfte det, og hvad der blev sagt om revurderingen på disse møder.

18. Ifølge agenturet var klageren fuldt ud klar over karakteren af klageproceduren, som klart fremgår af den informationsskrivelse, han modtog. Den understregede, at det er behandlingen af evalueringen og proceduren for kontrol af støtteberettigelse, der kontrolleres, og påpegede, at der ikke sker nogen automatisk reevaluering af forslagene. Agenturet mener, at det gennemførte klageproceduren i overensstemmelse med de specifikke proceduremæssige krav, og at der ikke er dokumentation for behovet for en reevaluering af forslaget.

19. Med hensyn til klageproceduren henviser agenturet specifikt til Kommissionens afgørelse om "Regler for indgivelse af forslag og de tilhørende evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer"[3] (i det følgende benævnt "reglerne"), som forklarer, hvordan klageudvalget vil behandle ansøgernes anmodninger om klage. Denne afgørelse gennemføres yderligere i agenturet gennem interne retningslinjer for RP7's klageprocedure i forbindelse med evaluering af forslag og kontrol af forslagets støtteberettigelse. I henhold til punkt 8 i de interne retningslinjer kan klageudvalget kun behandle klager, der vedrører mangler i behandlingen af forslagsevalueringen. Klageudvalget vil ikke drøfte eller sætte spørgsmålstegn ved vurderingen af tilstrækkeligt kvalificerede eksperter, og det vil ikke evaluere selve forslaget, sagde agenturet. Det betyder dog ikke, at et forslag aldrig vil blive revurderet. Under visse omstændigheder, som der henvises til i de interne retningslinjer, kan udvalget anbefale en revurdering af hele eller en del af forslaget, "hvis der er dokumentation til støtte for klagen og et alvorligt problem i forbindelse med evalueringen af forslaget, og dette problem sandsynligvis har haft en negativ indvirkning på afgørelsen ("truet"), om det skal finansieres eller ej".

20. Ved behandlingen af anmodningen om genopretning i den foreliggende sag henviste klageudvalget til den relevante dokumentation vedrørende indkaldelsen og evalueringen. Disse dokumenter er anført i klageudvalgets sammenfattende sagsrapport som følger: klagen, forslaget, den sammenfattende evalueringsrapport, evalueringseksperternes CV'er, den forklarende note udarbejdet af agenturets projektansvarlige, vejledningen for ansøgere til indkaldelsen og arbejdsprogrammet for 2009 for særprogrammet "Mennesker".

21. Agenturet understregede endvidere klageudvalgets konklusion om, at "udvalget har undersøgt profilerne for de eksperter, der er involveret i evalueringen af dette specifikke forslag, og har konkluderet, at panelet som helhed havde den nødvendige ekspertise til at bedømme forslaget i henhold til evalueringskriterierne". Klageudvalget bekræftede også, at evalueringen blev foretaget på en retfærdig og gennemsigtig måde under fuld overholdelse af de fastlagte evalueringsprocedurer.

22. Agenturet afslutter med at sige, at alle disse elementer blev omhyggeligt taget i betragtning af klageudvalget, da det besluttede, at der ikke var tilstrækkelig dokumentation til støtte for anmodningen om genopretning.

23. Under henvisning til agenturets erklæring om, at "[udvalget] ikke vil drage behørigt kvalificerede ekspertgruppers vurdering i tvivl", insisterer klageren i sine bemærkninger på, at dette betyder, at agenturet anser sin ekspertgruppe for at være ufejlbarlig. Disse eksperters formodede ufejlbarlighed fører til uigennemsigtige og urimelige resultater med potentiel skade for ansøgerne og de europæiske skatteydere. Klageren insisterer på, at eksperternes bemærkninger viser, at de ikke forstod hans forslag, og at dette havde en negativ indvirkning på beslutningen om at finansiere hans forslag eller ej.

24. Som svar på agenturets argument om, at de eksperter, der vurderede klagerens forslag, var kvalificerede til at gøre det, hævder klageren, at hvis dette var sandt, ville det indebære, at de bevidst vurderede hans forslag forkert og fulgte deres egen dagsorden. Han insisterer imidlertid på, at eksperterne ikke var kvalificerede til at vurdere hans forslag korrekt. Efter at have indhentet en liste over de "såkaldte" eksperter hævder klageren, at der blandt eksperterne ikke var nogen eksperter i verdensklasse eller endda anden klasse fra hans forskningsområde. På dette grundlag hævder han, at eksperterne ikke var tilstrækkeligt kvalificerede til at vurdere hans forslag. Han gentager dette argument i sine yderligere bemærkninger, hvor han på grundlag af en artikel, som eksperterne er medforfattere til, er af den opfattelse, at den tilgang, han går ind for i sit forslag, er bedre end den, som eksperterne går ind for.

Ombudsmandens vurdering

25. Ombudsmanden bemærker, at han, da han fandt grundlag for at indlede denne undersøgelse, tog behørigt hensyn til klagerens argument om, at der i det mindste bør være "mulighed" for en yderligere materiel vurdering, når en afgørelse om en ansøgning om tilskud anfægtes. Ombudsmanden bemærker imidlertid også, at Ombudsmanden i sin afgørelse i sag 1793/2009/(JMA)MHZ, som også vedrørte afvisningen af et forslag, der var indgivet inden for rammerne af en indkaldelse af forslag under det syvende rammeprogram, og hvor klagerens påstand i det væsentlige var, at evalueringen af forslaget var materielt forkert, påpegede, at evalueringen af forskningsforslag rejser komplekse videnskabelige spørgsmål, og at hans undersøgelse derfor normalt bør begrænses til at vurdere, om der er en åbenbar fejl i begrundelsen for den anfægtede afgørelse. Ombudsmanden understregede også, at denne tilgang er i overensstemmelse med den standard, der anvendes af Unionens domstole [4].

26. Ombudsmanden bemærker, at afsnit 5.3 i reglerne med titlen "Bistand, undersøgelser og klageadgang" har følgende ordlyd:

"(...)

[Oprindelig informationsskrivelse] vil også indeholde en adresse, der skal anvendes, hvis koordinatoren mener, at der har været mangler i behandlingen af hans eller hendes forslag, og at disse mangler har bragt resultatet af evalueringsprocessen i fare. (...) Koordinatoren bør angive indkaldelsens navn og identifikator, (eventuelt) nummer, forslagets navn og akronym og en fuldstændig beskrivelse af de påståede mangler. (...).

Der vil derefter blive indkaldt et internt evalueringsudvalg ("klageudvalg") til at undersøge de sager, som koordinatorerne har indgivet inden ovennævnte frist, ved hjælp af den metode, der er beskrevet i den oprindelige informationsskrivelse. Klager, der ikke opfylder disse betingelser, eller som ikke vedrører evaluering eller kontrol af et bestemt forslags støtteberettigelse, vil ikke blive taget i betragtning.

Udvalget kan mødes i forskellige sammensætninger alt efter de pågældende indkaldelser. Udvalgets rolle er at sikre en sammenhængende juridisk fortolkning af sådanne anmodninger og ligebehandling af ansøgere. Den afgiver ekspertudtalelser om gennemførelsen af evalueringsprocessen på grundlag af alle tilgængelige oplysninger vedrørende forslaget og evalueringen heraf. Det fungerer uafhængigt. Udvalget selv vurderer ikke forslaget. Hvis udvalget mener, at der har været en fejl i støtteberettigelseskontrol- eller evalueringsprocessen, som kan have bragt beslutningen om, hvorvidt forslaget skal finansieres eller ej, i fare, kan det foreslå, at uafhængige eksperter foretager en yderligere evaluering af hele eller en del af forslaget. Udvalget vil ikke drage behørigt kvalificerede ekspertgruppers vurdering i tvivl.

Udvalget består af ansatte i Kommissionen med den nødvendige ekspertise inden for retlige og proceduremæssige spørgsmål, S & T-indhold og/eller informationssystemer, der varierer alt efter de sager, det anmodes om at behandle. Det ledes af en tjenestemand fra en anden tjenestegren end den, der er ansvarlig for indkaldelsen. Indkaldelseskoordinatoren (eller en anden udpeget person fra den afdeling, der er ansvarlig for indkaldelsen) er medlem af udvalget.

(...)

Klageproceduren erstatter ikke de kanaler, der gælder for alle Kommissionens foranstaltninger, dvs.: Kommissionens generalsekretariat for overtrædelse af kodeksen for god forvaltningsskik (forbindelser med offentligheden) Den Europæiske Ombudsmand for "fejl eller forsømmelser" EF-Domstolen for en afgørelse, der berører en person eller juridisk enhed. Disse kanaler er også tilgængelige for ansøgere, der ønsker at indgive en klage efter ovennævnte frist."

27. Ombudsmanden bemærker, at de ovenfor beskrevne procedurer omfatter to faser, en første fase, der gennemføres af klageudvalget, og om nødvendigt en anden fase, der gennemføres af uafhængige eksperter.

28. For det første undersøger klageudvalget alle sager, der er indgivet af koordinatorer. Klageudvalget undersøger de påståede mangler i behandlingen af forslagene for at se, om de har bragt resultatet af evalueringsprocessen i fare. For at gøre dette skal anmodningen om genopretning indeholde en fuldstændig beskrivelse af de påståede mangler. Hvis klageudvalget efter at have undersøgt de påståede mangler i behandlingen af et forslag finder, at der var mangler, der kan have bragt resultatet af evalueringsprocessen i fare, foretager det ikke selv en fornyet vurdering af forslaget. En sådan revurdering foretages først i fase 2.

29. Hvis klageudvalget mener, at der har været en fejl i udvælgelses- eller evalueringsprocessen, som kan have bragt beslutningen om, hvorvidt forslaget skal finansieres eller ej, i fare, vil det foreslå, at uafhængige eksperter foretager en yderligere evaluering af hele eller en del af forslaget (fase 2 i proceduren).

30. Ombudsmanden forstår, at denne totrinstilgang har til formål at undgå en situation, hvor hver enkelt ansøger, der er skuffet over nyheden om, at hans/hendes forslag ikke er blevet tildelt finansiering, klager over afgørelsen for automatisk at opnå en anden udtalelse. Ombudsmanden mener, at denne tilgang er helt rimelig. Denne tilgang betyder, at forslag kan tages op til fornyet vurdering, når klageudvalget finder det hensigtsmæssigt [5].

31. Ombudsmanden kan identificere tre grunde, der ville give anledning til en fuldstændig revurdering: i) hvis en sagsøger fremlægger bevis for procedurefejl, f.eks. hvis det er klart, at et trin i proceduren er blevet overset ii) hvis en ansøger fremlægger dokumentation for faktuelle fejl, f.eks. hvis eksperterne henviser til det forkerte forslag [6] iii) hvis en ansøger fremlægger bevis for et åbenbart urigtigt skøn.

32. I den foreliggende sag har klageren ikke fremlagt dokumentation for, at der blev begået en proceduremæssig eller faktuel fejl eller et åbenbart urigtigt skøn under vurderingsproceduren. Tværtimod viser klagerens bemærkninger, at han simpelthen er uenig i panelets væsentlige videnskabelige vurdering af hans forslag. Sådanne beviser er efter Ombudsmandens opfattelse ikke tilstrækkelige til at berettige en revurdering.

33. Med hensyn til klagerens argumenter vedrørende evaluatorernes potentielle forseelser henviser Ombudsmanden til de interne retningslinjer, der er citeret i punkt 19 ovenfor, ifølge hvilke klageudvalget kan anbefale en revurdering af hele eller en del af forslaget, "når der er beviser til støtte for klagen og et alvorligt problem i forbindelse med evalueringen af forslaget, og at dette problem sandsynligvis vil have haft en negativ indvirkning på afgørelsen ("truet"), om den skal finansieres eller ej". Ombudsmanden forstår, at hvis en ansøger fremlægger bevis for forseelser (som ville falde ind under definitionen af en "procedurefejl"), kan dette helt sikkert give anledning til en revurdering.

34. Det fremgår også af de bestemmelser, der er citeret i punkt 26 ovenfor, at evaluatorernes arbejde også er underlagt Kommissionens Generalsekretariats samt Ombudsmandens og domstolenes kontrol. For så vidt angår ombudsmanden, vil den standard for gennemgang, han foretager, ikke give klageudvalget eller evaluatorerne et andet gæt. Evalueringen af forskningsforslag rejser komplekse videnskabelige spørgsmål. Ombudsmanden er af den opfattelse, at hans prøvelse i forbindelse med undersøgelsen af påstande af denne art normalt bør begrænses til en vurdering af, om der foreligger en åbenbar fejl i begrundelsen for den anfægtede afgørelse. Ombudsmanden bemærker, at denne tilgang er i overensstemmelse med den standard, der anvendes af Unionens domstole [7].

35. I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser svarende til klagerens påstand. Uanset denne konklusion og i lyset af erklæringen i punkt 34 om den prøvelsesstandard, han vil anvende, når han søger at fastslå, om der har været en åbenbar fejl i begrundelsen for en anfægtet afgørelse, finder Ombudsmanden, at klageudvalget i denne afgørelse kunne have givet mere detaljerede oplysninger om dets drøftelser. Ombudsmanden bemærker, at agenturet har meddelt ham, at klageudvalget har drøftet klagerens forslag tre gange. Han bemærker imidlertid også, at klageudvalget i sin sammenfattende sagsrapport begrænser sig til at informere klageren om i) de dokumenter, det har konsulteret, ii) dens konklusion om, at panelet havde den nødvendige ekspertise til at bedømme forslaget, og at evalueringen blev foretaget på en retfærdig og gennemsigtig måde under fuld overholdelse af de relevante procedurer og iii) sin overordnede konklusion om, at klageren fremlagde "utilstrækkelige beviser" til støtte for sin klage. Ombudsmanden finder, at agenturet kunne have givet klageren mere detaljerede forklaringer [8]. Han fremsætter derfor en yderligere bemærkning i denne henseende nedenfor.

B. Påstand om forsinkelse

Argumenter forelagt Ombudsmanden

36. Klageren hævder, at der var unødig forsinkelse i fremsendelsen af i) bekræftelsen af modtagelsen af anmodningen om genopretning og ii) det endelige svar. Han påpeger, at det tog en hel måned at få en kvittering for modtagelsen og et halvt år at få svar på hans anmodning om erstatning. Han anfører, at han forventer at få resultatet af sin anmodning om genopretning inden for en måned og resultatet af en eventuel revurdering inden for tre måneder.

37. Agenturet giver i sin udtalelse om klagen følgende oplysninger. Med hensyn til punkt i) fastsættes det i punkt 5.3 i reglerne, at der vil blive sendt et indledende svar til klagerne senest tre uger efter fristen for anmodninger om genopretning. I den foreliggende sag var fristen for anmodninger om genopretning den 25. december 2009. Kommissionen sendte kvitteringen for modtagelsen til klageren den 21. januar 2010, dvs. fire kalenderuger senere, men stadig inden for den frist på 15 arbejdsdage, der er fastsat i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik. NaturErhvervstyrelsen forklarer, at forsinkelsen i dette tilfælde skyldtes juleferieperioden og det usædvanligt høje antal klager (177), som der skulle udarbejdes svar på. I sidstnævnte henseende påpeger agenturet endvidere, at det usædvanligt høje antal anmodninger om genopretning svarede til en stigning i antallet af forslag, der blev indgivet som svar på de tre indkaldelser af individuelle stipendier (en stigning på 40 % i forhold til 2008). Vedrørende nr. ii) anfører NaturErhvervstyrelsen, at det er korrekt, at den gav det endelige svar den 23. juni 2010, selv om det oprindelige svar af 21. januar 2010 indikerede, at det endelige svar kunne forventes i begyndelsen af april 2010.

38. Mere generelt anerkender agenturet, at klageproceduren gav anledning til forsinkelser. Det beklager, at sådanne forsinkelser i vid udstrækning var uundgåelige, da der er strenge procedurer, der skal følges, idet hvert trin i processen tager et minimum af tid, der skal udføres korrekt, og at der var et stort antal anmodninger om genopretning. Agenturet nævner, at det imidlertid allerede har taget skridt til at nedsætte et supplerende klageudvalg for at afhjælpe dette problem i fremtiden. På grundlag af sin erfaring med klageudvalgets store arbejdsbyrde har agenturets direktør nu nedsat et yderligere klageudvalg med henblik på at sikre en hurtigere behandling af klager i fremtiden.

39. Klageren udtrykker sin uenighed med agenturets udtalelse på dette punkt. Hvis agenturet på grund af ferie ikke er i stand til at bekræfte, at det har modtaget en anmodning om genopretning inden for en uge, bør det flytte fristen i overensstemmelse hermed, siger han. Han hævder desuden, at den frist på tre uger, der er fastsat i forretningsordenen, er uacceptabel. Da klageudvalget desuden blot overvejer, om det skal acceptere en anmodning om genopretning, bør det kunne gøre dette senest en måned efter indgivelsen af anmodningen. Hvis en anmodning om genopretning fører til en revurdering af et forslag, bør hele proceduren ikke tage længere tid end den oprindelige evalueringsprocedure, siger han.

Ombudsmandens vurdering

40. Ombudsmanden minder om, at klagerens påstand var, at der var en unødvendig forsinkelse med hensyn til at sende ham i) anerkendelsen af modtagelsen af anmodningen om genopretning og ii) det endelige svar. Ombudsmanden vil undersøge disse to spørgsmål hver for sig.

41. Med hensyn til i) fastsætter reglerne en frist på tre uger for fremsendelse af det første svar på anmodninger om genopretning. Den nævnte frist løber fra sidste frist for indgivelse af anmodninger om genopretning. Klageren hævder, at dette er overdrevent. Ombudsmanden bemærker, at artikel 14 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik fastsætter, at enhver skrivelse eller klage skal modtage en kvittering for modtagelsen inden for en frist på to uger. Agenturet citerer imidlertid Kommissionens kodeks, som fastsætter en frist på 15 arbejdsdage. Ombudsmanden er ikke overbevist om, at det er nødvendigt med tre uger eller 15 arbejdsdage for at sende en kvittering for modtagelsen. Under alle omstændigheder overholdt agenturet ikke denne frist.

42. Agenturets begrundelse var det store antal anmodninger om genopretning. Da en kvittering for modtagelse består af et standardiseret brev, bør antallet af sådanne anmodninger normalt ikke give anledning til forsinkelse. Ombudsmanden er imidlertid bevidst om, at den omtvistede periode var juleferieperioden. Han mener, at det ville have været i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik at forklare ansøgere, der søger erstatning, hvorfor den pågældende kvittering for modtagelse blev forsinket. Han vil fremsætte en yderligere bemærkning i denne henseende.

43. Med hensyn til nr. ii) bemærker Ombudsmanden, at forretningsordenen ikke fastsætter nogen frist, inden for hvilken det materielle svar på en klageprocedure skal være afsluttet. I sin kvittering for modtagelsen i denne sag meddelte Kommissionen klageren, at han kunne forvente et svar inden for tre måneder. Ombudsmanden skal derfor analysere, om den tid, det tager at behandle klagerens anmodning om genopretning, generelt kan anses for at være for lang under hensyntagen til sagens omstændigheder.

44. Ombudsmanden bemærker, at artikel 17 (rimelig frist for at træffe afgørelser) i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik fastsætter følgende:

"1. Tjenestemanden sørger for, at der straks og under alle omstændigheder senest to måneder efter modtagelsen træffes afgørelse om enhver anmodning eller klage til institutionen inden for en rimelig frist. Samme regel gælder for besvarelse af breve fra medlemmer af offentligheden og for besvarelse af administrative notater, som tjenestemanden har sendt til sine overordnede med anmodning om instrukser vedrørende de afgørelser, der skal træffes.

2. Hvis der ikke inden for ovennævnte frist kan træffes afgørelse om en anmodning eller en klage til institutionen på grund af kompleksiteten af de spørgsmål, som den rejser, underretter tjenestemanden hurtigst muligt ophavsmanden herom. I så fald bør ophavsmanden hurtigst muligt underrettes om en endelig afgørelse."

45. I den foreliggende sag indgav klageren sin anmodning om genopretning den 24. december 2010, mens resultaterne af revurderingen blev sendt til ham den 23. juni 2011, dvs. seks måneder senere. Dette er langt ud over den frist på to måneder, der er fastsat i ovennævnte artikel i kodeksen.

46. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at det pågældende spørgsmåls kompleksitet kan begrunde en længere periode. I den forbindelse forklarede agenturet, at forsinkelsen i behandlingen af klagerens anmodning om genopretning skyldtes, at i) det var nødt til at følge strenge procedurer, og at de fleste trin i disse procedurer tog et uundgåeligt minimum af tid, Klageudvalget skulle behandle i alt 177 anmodninger om genopretning. Han bemærker, at agenturet også beklagede de forsinkelser, der var opstået.

47. I lyset af ovenstående omstændigheder finder Ombudsmanden, at forsinkelsen i behandlingen af klagerens anmodning om genopretning ikke kan anses for at være åbenbart uforholdsmæssig i den foreliggende sag. Ombudsmanden finder derfor ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til klagerens påstand.

48. Desuden bemærker Ombudsmanden, at agenturet har vedtaget foranstaltninger for at undgå forsinkelser i fremtiden. For at fastslå effektiviteten af disse foranstaltninger fremsætter Ombudsmanden en yderligere bemærkning nedenfor [9].

C. Påstand om, at det var med urette, at Kommissionen ikke frigav visse oplysninger vedrørende underpanelernes vurdering

Argumenter forelagt Ombudsmanden

49. Klageren hævder, at Kommissionen med urette ikke offentliggjorde visse oplysninger om underpanelernes vurdering, nemlig de højeste og laveste point i hver af placeringerne A, B og C.

50. Agenturet anfører i sin udtalelse for det første, at disse oplysninger ikke offentliggøres, da selve rangordningen er en intern kommissionsproces, der følger strenge, fastlagte regler. Mere specifikt rangordnes alle forslag efter evalueringen efter deres samlede score inden for det tematiske underpanel, der er angivet i arbejdsprogrammet. Rangordningen verificeres og godkendes af ekspertevaluatorerne. Det skal også bemærkes, at succesraterne i alle underpaneler er de samme, da tildelingen af midler til underpaneler sker i henhold til antallet af forslag, der indsendes til hvert underpanel (jf. arbejdsprogrammet for 2009, s. 7).

51. Som anført i artikel 15, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1906/2006 [10] skal "[p]roposals rangordnes efter evalueringsresultaterne. Finansieringsafgørelser træffes på grundlag af denne rangordning". Rangordningen for forslag i kategori A og B er offentliggjort på CORDIS' websted [11].

52. Agenturet fortsætter med at sige, at klagerens e-mailanmodning af 10. juni 2010 om frigivelse af tærskelværdierne for at blive medtaget i rangordningskategori A og B blev overset i den efterfølgende korrespondance med ham. Efter høring af Kommissionen indvilligede agenturet i at videregive følgende oplysninger til klageren: De højeste og laveste point i hver af placeringerne A, B og C var: i kategori A højeste score 90,7 laveste 83,6 i kategori B højeste score 83,5 laveste 82,2 i kategori C højeste score 81,8 laveste 70,3

53. I sine bemærkninger anfører klageren, at han ikke forstår, hvorfor Kommissionen/agenturet nu giver ham de ønskede oplysninger, da de har ændret holdning til dette spørgsmål [12].

Ombudsmandens vurdering

54. Ombudsmanden bemærker, at agenturet nu har givet klageren de oplysninger, han anmodede om. Han mener ikke, at der er grund til yderligere undersøgelser af dette spørgsmål i forbindelse med den aktuelle undersøgelse.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Hvad angår den første og den anden påstand, var der ingen fejl eller forsømmelser fra agenturets side.

For så vidt angår den tredje påstand er der ikke grundlag for yderligere undersøgelser.

Klageren og agenturet vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkninger

Når klageudvalget besvarer anmodninger om genopretning, bør det bestræbe sig på at give en mere detaljeret begrundelse, når det forklarer, hvorfor en anmodning ikke fører til en revurdering.

Agenturet bør bestræbe sig på at sende en kvittering for modtagelsen så hurtigt som muligt og senest inden for den frist på tre uger, der er fastsat i forretningsordenen. Hvis den ikke overholder denne frist, bør den undskylde og give forklaringer.

For at få konkrete oplysninger til støtte for agenturets forpligtelser vedrørende den fremtidige varighed af dets klageprocedurer ville Ombudsmanden være taknemmelig, hvis agenturet kunne informere ham om den gennemsnitlige varighed af dets efterfølgende klageprocedurer i lignende sager vedrørende intraeuropæiske stipendier.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 9. juli 2012.

---

[1] Klageren indsendte en revideret udgave af sit forslag som svar på indkaldelsen af forslag i 2010. Ombudsmanden er i øjeblikket ved at undersøge en klage fra samme klager vedrørende hans forslag fra 2010 (sag 2111/2011/RA - Fortroligt). Klageren hævder navnlig, at i) klageudvalget undlod at foretage en korrekt gennemgang af evalueringen af hans forslag, ii) Forvaltningsorganet for Forskning med urette nægtede at offentliggøre de højeste og laveste point, der var nødvendige for kategori A, B og C i det intraeuropæiske stipendium (IEF) 2010, og iii) forvaltningsorganet med urette nægtede at offentliggøre navnene på evaluatorerne for hans IEF 2009- og IEF 2010-forslag.

[2] Forvaltningsorganet for Forskning er et finansieringsorgan, der er oprettet af Europa-Kommissionen for at fremme topkvalitet inden for forskning og innovation. Den forvalter store dele af det syvende rammeprogram. Som forvaltningsorgan fokuserer det på forvaltningsopgaver, der outsources af Kommissionen, og fremmer effektiviteten i forbindelse med håndteringen af forskningssamfundets behov. Agenturet har været uafhængigt siden den 15. juni 2009 og blev oprettet i 2007 i Bruxelles i syvende rammeprograms løbetid.

[3] Kommissionens regler for evalueringsprocessen (regler for indsendelse af forslag og de tilhørende evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer, version 3, 21. august 2008, KOM(2008) 4617). Ombudsmanden bemærker, at disse regler blev erstattet af version 4, der blev vedtaget ved Kommissionens afgørelse af 28. februar 2011; EUT 2011, L 75, s. 1.

[4] Se Den Europæiske Ombudsmands afgørelse i sag 1793/2009/(JMA)MHZ, punkt 21.

[5] Det er vigtigt at sondre mellem prøvelsen af et forslag (som foretages af klageudvalget, og som er det trin i proceduren, der er omtvistet i den foreliggende sag) og revurderingen, som foretages af uafhængige eksperter. Som anført i punkt 26 ovenfor "vurderer [klagenævnet] imidlertid ikke selv forslaget".

[6] Ombudsmanden bemærker f.eks., at Kommissionen i sag 705/2009/DK vedrørende Det Europæiske Forskningsråd anførte, at klageudvalget opdagede, at der var begået en faktuel fejl under udarbejdelsen af evalueringsrapporten om klagerens forslag. Kommissionen besluttede derfor, at klagerens forslag skulle revurderes og genovervejes. Fejlen bestod i, at der på et tidspunkt i rapporten blev henvist til et forkert projekt. Selv om bedømmelsesskemaet i evalueringsrapporten angav projektets korrekte navn, henviste panelets og bedømmernes bemærkninger til evalueringsrapporten til et andet projekt.

[7] Se sag T-13/99, Pfizer Animal Heath SA mod Rådet, Sml. 1999 II, s. 1961, præmis 169.

[8] Ombudsmanden bemærker, at klageudvalget som svar på klagerens anmodning om godtgørelse vedrørende hans forslag fra 2010 bestræber sig på at give ham mere detaljerede forklaringer.

[9] Ombudsmanden fremsatte en tilsvarende yderligere bemærkning i sin afgørelse vedrørende sag 705/2009/DK mod Det Europæiske Forskningsråd.

[10] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1906/2006 af 18.12.2006 om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i foranstaltninger under syvende rammeprogram og for formidling af forskningsresultater (2007-2013) (EUT L 391, s. 1).

[11] Se ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/calls/people/m-grantagreement-status-200905_en.pdf Se også relevante opdateringer.

[12] Se fodnote 1 ovenfor.