# Afgørelse truffet af Den Europæiske Ombudsmand som afslutning på hans undersøgelse af klage 1147/2011/VL over Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: 2012-08-30T00:01+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/da/11601)
---
Baggrunden for klagen
---------------------

**1.** Klageren, der er bosiddende i Det Forenede Kongerige, deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/207/11 for administratorer inden for "revision". Han validerede sin ansøgning den 13. april 2011. Det næste trin i denne konkurrence var at booke dato og sted for den computerbaserede test ("CBT"). Det skal indledningsvis bemærkes, at Det Forenede Kongerige befinder sig i Greenwich-middeltidszonen (GMT-zonen), mens Bruxelles, hvor EPSO er baseret, befinder sig i den centraleuropæiske tidszone (CET-zonen). CET er en time foran GMT.

**2.** Klageren modtog følgende nyhedsfeed via sin EPSO-konto: "*Du kan bestille din CBT-test fra 20/04/2011 til 26/04/2011 12:00. For yderligere oplysninger om disse computerbaserede tests bedes du læse den vedhæftede meddelelse omhyggeligt. ... Hvis du overskrider fristen, vil din ansøgning blive betragtet som trukket tilbage, og din deltagelse i denne udvælgelsesprøve/udvælgelse vil ophøre. Under udvælgelsesprøven eller udvælgelsesproceduren er det dit ansvar at konsultere din EPSO-konto mindst to gange om ugen for at kontrollere de oplysninger, der er relevante for din ansøgning."*

**3.** Den 26. april 2011, kl. 11:25 GMT, loggede klageren ind på sin konto og forsøgte at reservere CBT. Et notat på hans EPSO-konto meddelte ham, at dette ikke længere var muligt.

**4.** Samme dag skrev klageren til EPSO og anmodede om tilladelse til at reservere sin CBT. Han forklarede, at bestillingsperioden faldt sammen med påskeferien på det kontor, han arbejdede for, og at kontoret var lukket fra den 21. til den 26. april 2011. Klageren understregede, at de oplysninger, han modtog om reservationsperioden, ikke angav en tidszone. Efter hans opfattelse blev ansøgere fra GMT-zonen således behandlet forskelligt. Endelig påpegede han, at der var blevet sendt en påmindelse til de ansøgere, der deltog i alle andre udvælgelsesprøver afholdt af EPSO, men ikke til dem, der deltog i udvælgelsesprøve EPSO/AD/207/11.

**5.** EPSO svarede den 3. maj 2011. Den påpegede, at en meddelelse på skærmen kort efter valideringen advarede klageren om, at et link, der ville gøre det muligt for ham at reservere CBT, ville blive tilføjet til hans konto inden for 48 timer, og at han skulle reagere hurtigt på dette link, da reservationsperioden var begrænset i tid. Loginhistorikken viste, at klageren først læste det brev, der informerede ham om reservationsperioden den 26. april 2011 kl. 12:28 CET, dvs. efter at reservationsperioden var afsluttet. Før denne dato fik han først adgang til sin konto den 14. april 2011, selv om EPSO's vejledning om udvælgelsesprøver[\[1\]](#_ftn1 ""){#_ftnref1} pålægger ansøgerne at kontrollere deres regnskaber mindst to gange om ugen. EPSO oplyste endvidere, at det i brevet til klageren om reservationsperioden var angivet, at reservationsfristen var kl. 12.00 CET. EPSO afviste derfor klagerens anmodning om at give ham tilladelse til at bestille en CBT.

**6.** Den 18. maj 2011 henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand
-----------------------

**7.** Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstande og påstande:

##### Påstand:

EPSO udelukkede med urette klageren fra udvælgelsesprøve EPSO/AD/207/11. Til støtte for sin påstand fremførte klageren følgende: i) CBT skulle bookes i påskeferien (21.-25. april), og fristen herfor var meget kort; ii) der blev ikke sendt nogen påmindelse til ham, og iii) EPSO undlod at angive, at den relevante tidszone for reservationsfristen var CET[\[2\].](#_ftn2 ""){#_ftnref2}

##### Påstand:

EPSO bør angive, hvilken tidszone der er gældende i CBT-reservationsfristen, og give klageren mulighed for at booke en CBT.

Forespørgslen
-------------

**8.** Den 28. juni 2011 indledte Ombudsmanden en undersøgelse og anmodede EPSO om en udtalelse om klagen. Ombudsmanden spurgte også EPSO, om det kunne fremlægge dokumentation for, at den skrivelse, der informerede klageren om reservationsperioden, angav CET som den gældende tidszone.

**9.** Den 14. september 2011 fremsendte EPSO sin udtalelse, som blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger.

**10.** Klageren fremsatte ingen bemærkninger inden for den relevante frist.

**11.** Den 14. december 2011 forsøgte Ombudsmandens tjenestegrene uden held at kontakte klageren. De efterlod en besked på hans telefonsvarer og spurgte, om han stadig havde til hensigt at fremsætte bemærkninger og forfølge sin sag. Klageren reagerede imidlertid ikke på denne meddelelse.

Ombudsmandens analyse og konklusioner
-------------------------------------

### A. Påstået ukorrekt udelukkelse af klageren fra den relevante udvælgelsesprøve og tilhørende påstand

#### Argumenter forelagt Ombudsmanden

**12.** Klageren hævdede, at EPSO med urette udelukkede ham fra udvælgelsesprøven. Til støtte for sin påstand fremførte han, at i) KBT skulle bookes i påskeferien (21.-25. april), og at fristen herfor var meget kort, ii) der ikke var blevet sendt nogen påmindelse til ham, og iii) EPSO undlod at angive, at den relevante tidszone for reservation var CET. Han hævdede, at EPSO burde angive, hvilken tidszone der gælder for CBT-reservationsfristen, og give ham mulighed for at booke en CBT.

**13.** I sin udtalelse understregede **EPSO,** at det efter Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ OI/9/2010/RT havde ændret sin tilgang til udvælgelsesprøver og indført den "*nye procedure*". Så snart ansøgerne har valideret deres ansøgning, sender EPSO en e-mail med oplysninger om reservationsperioden. En kandidat, der validerer meget tidligt, kan således være en af de første til at booke en testdato. Derfor varierer fristerne afhængigt af valideringsdatoen. Mens nogle kandidater måske allerede har sat deres CBT, kan andre kandidater stadig være i registreringsfasen. Under alle omstændigheder har hver kandidat nøjagtig samme tid til at booke en test. EPSO tilføjede, at det forbedrede sin kommunikation med ansøgerne ved at pålægge den kontrahent, der er ansvarlig for prøverne, at sende rykkerskrivelser 24 timer før fristen for reservation. EPSO gjorde gældende, at en skrivelse, hvori klageren blev underrettet om, at hans ansøgning var blevet valideret, og hvori han blev opfordret til at reservere en dato til CBT mellem den 20. april og den 26. april 2011 (kl. 12.00 CET), blev offentliggjort på hans konto den 13. april 2011. Den relevante tidszone var angivet i dette brev.

**14.** Den anførte endvidere, at selv om klageren loggede ind på sin konto den 14. april kl. 12.22, læste han først brevet af 13. april 2011 den 26. april kl. 12.28 CET, dvs. efter at fristen for reservation af CBT var udløbet. EPSO anførte, at prøverne kan bestilles 24 timer i døgnet fra en hvilken som helst internetforbindelse. Den omstændighed, at bookingperioden faldt inden for påskeferien, påvirkede således ikke tilgængeligheden af bookingsystemet. EPSO understregede, at det klart fremgår af vejledningen for udvælgelsesprøver, at det er ansøgernes ansvar at kontrollere deres EPSO-konto mindst to gange om ugen. Den gentog endvidere, at der var blevet sendt en påmindelse til den e-mailadresse, som ansøgeren havde angivet i sin ansøgning. Denne meddelelse meddelte ham, at han endnu ikke havde bestilt en test. Da der ikke var nogen konnektivitetsproblemer, fastholdt EPSO sin beslutning om ikke at forlænge fristen for reservation. EPSO understregede, at det havde overholdt alle procedurer og havde underrettet alle ansøgere i god tid om reservationsproceduren.

#### Ombudsmandens vurdering

**15.** Med hensyn til klagerens første argument om, at reservationsperioden for KBT var for kort og faldt sammen med påskeferien på hans kontor, bemærker Ombudsmanden, at EPSO forklarede, at ansøgerne underrettes om reservationsperioden for KBT, så snart de validerer deres ansøgning. EPSO tilføjede, at selv om der gjaldt forskellige reservationsperioder, havde hver ansøger, afhængigt af valideringsdatoen, det samme antal dage til rådighed til at reservere CBT. I betragtning af, at udvælgelsesprøver også bør behandles hurtigt, mener Ombudsmanden, at den tid, som klageren havde til rådighed til at booke sin CBT, ikke som sådan var urimelig. Han bemærker også, at klageren befandt sig i samme situation som andre ansøgere i denne henseende. Da reservationsperioden fastsættes på grundlag af datoen for valideringen, var det forhold, at denne periode faldt sammen med påskeperioden i dette tilfælde, en konsekvens af klagerens valg af dato for valideringen af hans ansøgning. Selv om klageren gjorde gældende, at hans kontor var lukket i påskeferien, er der intet, der tyder på, at han ikke kunne få adgang til internettet og dermed sin EPSO-konto fra et sted uden for sit kontor.

**16.** Som svar på klagerens andet argument om, at EPSO ikke sendte ham en påmindelse, understregede EPSO, at det sendte en e-mail-påmindelse til den e-mailadresse, som klageren havde angivet i sit ansøgningsskema. Klageren anfægtede ikke denne erklæring.

**17.** Med hensyn til klagerens tredje argument, ifølge hvilket EPSO ikke præciserede, at den gældende tidszone var CET, bemærker Ombudsmanden, at det nyhedsfeed, som klageren faktisk modtog, ikke nævnte den gældende tidszone for reservationsperioden. Det fremgår imidlertid af de oplysninger, der blev stillet til rådighed for Ombudsmanden, at EPSO den 13. april 2011, dvs. den dag, hvor klageren validerede sin ansøgning, på klagerens EPSO-konto gjorde et brev tilgængeligt, hvori det anførtes, at klageren blev opfordret til at reservere sin KBT mellem den 20. april og den 26. april 2011 (kl. 12.00 CET). Ombudsmanden bemærker, at denne skrivelse klart angav den gældende tidszone. Det er således ubestrideligt, at EPSO har givet de relevante oplysninger i klagerens EPSO-konto.

**18.** Efter Ombudsmandens opfattelse er det ikke urimeligt, at EPSO forventer, at en ansøger vil tage de nødvendige skridt til at kontrollere de oplysninger, som vedkommende giver i forbindelse med reservationsproceduren, navnlig da ansøgerne udtrykkeligt gøres opmærksom på, at manglende tidsmæssig fastsættelse af en dato for CBT vil medføre, at ansøgningen anses for at være trukket tilbage.

**19.** På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden, at klageren ikke har påvist, at EPSO har begået fejl eller forsømmelser for så vidt angår hans påstand.

**20.** I tilfælde, hvor der ikke konstateres fejl eller forsømmelser, kan Ombudsmanden dog stadig identificere muligheder for at forbedre den overordnede kvalitet af den administrative adfærd i EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer.

**21.** I denne forbindelse minder Ombudsmanden om, at første punktum i det nyhedsfeed, som klageren modtog, havde følgende ordlyd: "*Du kan bestille din CBT-test fra 20/04/2011 til 26/04/2011 12:00. For yderligere oplysninger om disse computerbaserede test bedes du omhyggeligt læse vedlagte meddelelse* ". I lyset af denne ordlyd kan det ikke helt udelukkes, at klageren kan have misforstået det relevante budskab således, at den "*vedlagte meddelelse*" indeholdt oplysninger om selve CBT snarere end den periode, hvor han skulle booke sin CBT. Det ville således have været bedre at præcisere, at denne meddelelse også indeholdt oplysninger om reservationsperioden. Alternativt kunne den omstændighed, at de tidspunkter, der var angivet i nyhedsfeedet, var baseret på centraleuropæisk tid, med fordel have været nævnt i selve nyhedsfeedet. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en yderligere bemærkning i denne henseende.

### B. Konklusion

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

**Der blev ikke konstateret fejl eller forsømmelser i denne sag.**

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning
---------------------

{#FR19/2012}

**For at undgå eventuelle misforståelser ville det være nyttigt, hvis EPSO kunne gennemgå den måde, hvorpå det informerer ansøgerne om den periode, hvor de skal reservere en dato for den computerbaserede prøve.**

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 30. maj 2012.

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} Punkt 3.1 i EPSO's vejledning om almindelige udvælgelsesprøver (EUT 2010, C 184 A, s. 1) har følgende ordlyd: "*Det er op til dig at konsultere din EPSO-konto med jævne mellemrum --- mindst to gange om ugen --- for at holde styr på udvælgelsesprøvens forløb og kontrollere de oplysninger, der er relevante for din ansøgning*".

[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Det forekommer nyttigt at påpege, at selv om klageren i sit brev af 26. april 2011 til EPSO nævnte, at hans kontor var lukket fra den 21. til den 26. april 2011, indgav han i sin klage til Ombudsmanden, at påskeferien på hans arbejdsplads varede fra den 21. til den 25. april 2011.