Baggrunden for klagen

1. Sagen vedrører Kommissionens afslag på en begæring om aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 [1].

2. Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/148/09 - RO. Den 4. maj 2010 fremsendte han en begæring om aktindsigt til Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) vedrørende: i) visse statistiske oplysninger om antallet af ansøgere og ii) den bibliografi, som udvælgelseskomitéens medlemmer anvender ved bedømmelsen af prøverne.

3. EPSO afviste denne anmodning ved e-mail af 7. maj 2010. EPSO svarede navnlig, at statistikker kan udarbejdes i tjenestens interesse, men ikke efter anmodning fra ansøgerne. Hvad angår bibliografien baserede EPSO sit afslag på princippet om hemmeligholdelse af udvælgelseskomitéens arbejde.

4. Samme dag sendte klageren en anden e-mail til EPSO, hvori han forklarede, at han havde anmodet om aktindsigt i eksisterende dokumenter. Klageren præciserede, at han ikke anmodede om udarbejdelse af nye statistikker. Han gjorde endvidere gældende, at EPSO ikke kunne påberåbe sig princippet om fortrolighed i forbindelse med udvælgelseskomitéens arbejde som begrundelse for sit afslag på aktindsigt i bibliografien.

5. På denne baggrund opfordrede EPSO klageren til at forny sin anmodning og sende den til en specifik adresse, hvilket han gjorde den 12. maj 2010.

6. Den 28. maj 2010 afslog EPSO den fornyede begæring om aktindsigt. Med hensyn til det første aspekt af anmodningen oplyste EPSO, at ingen af de eksisterende dokumenter indeholdt de ønskede oplysninger i en form, der kunne offentliggøres [2].

7. Med hensyn til det andet aspekt af klagerens anmodning konkluderede EPSO, at princippet om fortrolighed i udvælgelseskomitéens arbejde fandt anvendelse på den ønskede bibliografi. EPSO gjorde endvidere gældende, at artikel 6 i bilag III til vedtægten, der bør betragtes som lex specialis, udelukkede anvendelsen af forordning 1049/2001, der, som bekræftet i retspraksis [3], var en lex generalis. Efter EPSO's opfattelse bør lex specialis fravige anvendelsen af lex generalis i en sag som den foreliggende. EPSO meddelte imidlertid klageren, at han kunne genfremsætte begæringen over for Kommissionen om aktindsigt.

8. Den 10. juni 2010 genfremsatte klageren sin begæring over for Kommissionen, som fremsendte en kvittering for modtagelsen den 15. juni 2010.

9. Den 30. juni 2010 meddelte Kommissionen klageren, at den ikke havde været i stand til at indsamle alle de oplysninger, der var nødvendige for at træffe afgørelse om hans begæring om aktindsigt. Kommissionen forlængede således den oprindelige frist for behandling af den genfremsatte begæring med 15 arbejdsdage i henhold til artikel 8, stk. 2, i forordning 1049/2001. Kommissionen meddelte, at den ville træffe afgørelse om den genfremsatte begæring senest den 23. juli 2010.

10. Den 22. juli 2010 meddelte Kommissionen klageren, at den desværre ikke ville være i stand til at træffe en afgørelse inden fristens udløb. Kommissionen tilføjede, at dette ikke bør fortolkes som et implicit afslag på den genfremsatte begæring. Det undskyldte denne yderligere forsinkelse og tilkendegav, at det ville bestræbe sig på at træffe en afgørelse så hurtigt som muligt.

11. Samme dag sendte klageren en e-mail til Kommissionen, hvori han gav udtryk for sin utilfredshed med, at Kommissionen ikke havde truffet afgørelse om hans genfremsatte begæring. Han anførte endvidere, at Kommissionens skrivelser af 30. juni 2010 og 22. juli 2010 ikke var tilstrækkeligt begrundede. Klageren tilføjede, at den yderligere forlængelse af fristen ved skrivelsen af 22. juli 2010 under alle omstændigheder var i strid med forordning 1049/2001.

12. Den 28. juli 2010 indgav klageren denne klage til Ombudsmanden.

13. Den 6. august 2010 traf Kommissionen afgørelse om den genfremsatte begæring. Selv om den gav aktindsigt i visse dokumenter vedrørende de statistiske oplysninger, afslog den at give aktindsigt i alle dokumenter vedrørende bibliografien.

Undersøgelsens genstand

14. I sin klage til Ombudsmanden fremsatte klageren i det væsentlige følgende påstande og følgende påstand, som indgik i Ombudsmandens undersøgelse:

Påstande:

(1) Kommissionen har ikke begrundet sit svar af 22. juli 2010.

(2) Ved skrivelse af 22. juli 2010 forlængede Kommissionen med urette fristen for at besvare den genfremsatte begæring.

Påstand:

Kommissionen bør give klageren øjeblikkelig adgang til de ønskede dokumenter.

Undersøgelsen

15. Den 14. september 2010 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af påstandene og påstandene og anmodede Kommissionen om at afgive en udtalelse.

16. Samme dag meddelte Ombudsmanden klageren, at visse aspekter af hans klage, der er beskrevet i punkt 17-19 nedenfor, ikke ville blive undersøgt.

17. For det første hævdede klageren, at EPSO med urette havde anmodet ham om at indgive sin anmodning om adgang til den korrekte tjeneste i stedet for at videresende den direkte til denne tjeneste. Klageren syntes imidlertid ikke at have rettet administrative henvendelser til EPSO vedrørende denne påstand. Ombudsmanden konkluderede derfor, at denne påstand ikke kunne antages til realitetsbehandling.

18. For det andet hævdede klageren, at EPSO med urette afviste hans anmodning om aktindsigt af 12. maj 2010. Klageren havde imidlertid benyttet sig af muligheden for at anmode om en fornyet behandling af denne afgørelse ved at genfremsætte begæringen. Der var derfor ikke tilstrækkeligt grundlag for at undersøge denne påstand.

19. For det tredje hævdede klageren, at Kommissionen undlod at begrunde sit brev af 30. juni 2010 og ved hjælp af dette brev med urette forlængede den oprindelige frist for at træffe afgørelse om hans genfremsatte begæring. I det nævnte brev af 30. juni 2010 anførte Kommissionen, at den ikke havde været i stand til at indsamle alle de elementer, der var nødvendige for at træffe en afgørelse. Desuden støttede Kommissionen sig på artikel 8, stk. 2, i forordning nr. 1049/2001 for at forlænge fristen på 15 arbejdsdage for at træffe en afgørelse. På denne baggrund konkluderede Ombudsmanden, at der ikke var tilstrækkeligt grundlag for at undersøge denne påstand.

20. Den 17. december 2010 meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den ikke ville være i stand til at fremsende sin udtalelse inden den 31. december 2010, som Ombudsmanden oprindeligt havde anmodet om. Ombudsmanden underrettede klageren herom.

21. Den 1. februar 2011 sendte Kommissionen sin udtalelse til Ombudsmanden, som den 8. februar 2011 blev videresendt til klageren med henblik på dennes bemærkninger.

22. Klageren fremsatte ingen bemærkninger.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstanden om, at Kommissionen undlod at give en begrundelse og i sit svar af 22. juli 2010 med urette forlængede fristen for besvarelse af den genfremsatte begæring

Argumenter forelagt Ombudsmanden

23. For det første hævdede klageren, at Kommissionen ikke begrundede sit svar af 22. juli 2010, hvori den for anden gang forlængede fristen for at træffe afgørelse om hans genfremsatte begæring.

24. I sin udtalelse om Ombudsmandens undersøgelse forklarede Kommissionen, at denne yderligere forlængelse var nødvendig for at gennemføre undersøgelser vedrørende de dokumenter, som EPSO var i besiddelse af, og for at anonymisere de dokumenter, der indeholdt statistiske oplysninger om de ansøgere, der deltog i udvælgelsesprøven. Kommissionen tilføjede, at den genfremsatte begæring faldt sammen med EPSO's flytning til andre lokaler, hvilket gjorde de dokumenter, som EPSO var i besiddelse af, utilgængelige i en vis periode. Desuden blev den genfremsatte begæring fremsat i sommerperioden på et tidspunkt, hvor både EPSO og Kommissionen havde mindre personale, der arbejdede for dem.

25. For det andet hævdede klageren, at Kommissionens svar af 22. juli 2010 fejlagtigt forlængede fristen for at træffe afgørelse om den genfremsatte begæring. Han gjorde gældende, at denne yderligere forlængelse af fristen var i strid med forordning 1049/2001.

26. Kommissionen erkendte i sin udtalelse, at den i henhold til artikel 8, stk. 2, i forordning 1049/2001 ikke kunne forlænge fristen for at træffe afgørelse om den genfremsatte begæring for anden gang. Den bemærkede, at den allerede havde undskyldt i sit svar af 22. juli 2010 og gentog sin undskyldning for denne forsinkelse i den udtalelse, den afgav i forbindelse med denne undersøgelse.

Ombudsmandens vurdering

27. Med hensyn til klagerens første påstand bemærker Ombudsmanden, at i henhold til artikel 296 i TEUF skal "retsakter begrundes". Ifølge fast retspraksis vedrørende artikel 296 TEUF "skal den begrundelse, som kræves i henhold til denne bestemmelse, tilpasses karakteren af den pågældende retsakt og klart og utvetydigt angive de betragtninger, som den institution, der har udstedt den anfægtede retsakt, har lagt til grund, således at de berørte parter kan få kendskab til grundlaget for den trufne foranstaltning, og således at Domstolen kan udøve sin prøvelsesret. Det kræves ikke, at begrundelsen angiver alle de forskellige relevante faktiske og retlige momenter, da spørgsmålet, om en beslutnings begrundelse opfylder kravene efter [artikel 296 TEUF], ikke blot skal vurderes i forhold til ordlyden, men ligeledes til den sammenhæng, hvori den indgår, samt under hensyn til alle de retsregler, som gælder på det pågældende område".[4] Denne retspraksis bør anvendes analogt på den foreliggende sag.

28. I sit brev af 22. juli 2010 meddelte Kommissionen klageren, at den ikke havde været i stand til at afslutte sin vurdering af den genfremsatte begæring, og at den derfor ikke ville være i stand til at træffe en afgørelse inden fristens udløb. Kommissionen anførte således blot, at den ikke ville være i stand til at besvare den genfremsatte begæring inden for den forlængede frist. Klagerens bebrejdelse af Kommissionen for ikke at have givet nogen begrundelse er derfor berettiget.

29. I sin udtalelse om dette klagepunkt forklarede Kommissionen, at den ikke havde været i stand til at overholde fristen den 23. juli 2010, for det første fordi den var nødt til at undersøge de dokumenter, som EPSO var i besiddelse af, og anonymisere dem, for det andet fordi EPSO's flytning til andre lokaler gjorde dokumenterne utilgængelige i en vis periode, og for det tredje fordi den genfremsatte begæring blev indgivet i sommerperioden på et tidspunkt, hvor både EPSO og Kommissionen havde mindre personale, der arbejdede for dem.

30. Ombudsmanden bemærker, at ovennævnte forklaringer vedrørende begrundelsen for den anden forlængelse af fristen først blev givet efter vedtagelsen af den anfægtede afgørelse om begæringen om aktindsigt.

31. Ombudsmanden bemærker under alle omstændigheder, at i henhold til artikel 8, stk. 1 og 2, i forordning 1049/2001 kan fristen på 15 arbejdsdage for behandling af en genfremsat begæring om aktindsigt forlænges med yderligere 15 arbejdsdage. Det fremgår endvidere af retspraksis, at "[d]en frist på 15 arbejdsdage – som kan forlænges – inden for hvilken institutionen skal besvare en genfremsat begæring, jf. artikel 8, stk. 1 og 2, i forordning nr. 1049/2001, er obligatorisk. "[5] Det er således klart, at forordning nr. 1049/2001 kun tillader en enkelt forlængelse af fristen for at besvare en genfremsat begæring.

32. I betragtning af den utvetydige ordlyd af forordning 1049/2001, som fortolket i retspraksis, mener Ombudsmanden, at Kommissionen ikke kunne forlænge fristen for anden gang ud over den 23. juli 2010, som den gjorde med sin skrivelse af 22. juli 2010. Som anført ovenfor bestrider Kommissionen ikke denne konklusion.

33. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen har undskyldt over for klageren. Han bemærker endvidere, at klageren ikke har fremsat bemærkninger til Kommissionens udtalelse. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af klagerens påstande.

B. Påstand om, at Kommissionen bør give klageren øjeblikkelig aktindsigt i de ønskede dokumenter

Argumenter forelagt Ombudsmanden

34. Klageren hævdede, at Kommissionen burde give ham øjeblikkelig adgang til: i) dokumenter, der indeholder visse statistiske oplysninger om ansøgere til udvælgelsesprøve EPSO/AD/148/09 - RO og ii) dokumenter, der indeholder den bibliografi, som medlemmerne af udvælgelseskomitéen har anvendt ved bedømmelsen af de skriftlige prøver.

35. I sit svar på den genfremsatte begæring gav Kommissionen aktindsigt i visse dokumenter vedrørende de statistiske oplysninger, som klageren var interesseret i. Den anførte imidlertid også, at de ønskede dokumenter enten ikke eksisterede eller ikke kunne udleveres.

36. Med hensyn til i) det første aspekt af den genfremsatte begæring gav Kommissionen klageren tre anonymiserede dokumenter, som efter dens opfattelse ville gøre det muligt for klageren at indhente de fleste af de statistiske oplysninger, han anmodede om. Kommissionen meddelte imidlertid også klageren, at EPSO ikke havde nogen dokumenter vedrørende antallet af ansøgere, der blev indkaldt til stopprøverne, som blev fremlagt i overensstemmelse med deres valg af andet sprog.

37. Hvad angår det andet aspekt af den genfremsatte begæring har Kommissionen anført, at EPSO ikke har tendens til at opretholde en »bibliografi« som sådan i form af en liste over de dokumenter, som udvælgelseskomitéens medlemmer skal anvende ved bedømmelsen af de skriftlige prøver. EPSO udarbejder a) interne noter til brug for udvælgelseskomitéens medlemmer og b) et bedømmelsesskema for hvert spørgsmål. Efter Kommissionens opfattelse var disse to dokumenter imidlertid omfattet af princippet om fortrolighed i udvælgelseskomitéens arbejde. I den forbindelse henviste Kommissionen til artikel 6 i bilag III til vedtægten, hvori det hedder, at "udvælgelseskomitéens arbejde er hemmeligt."

38. I sin udtalelse, der blev fremlagt i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse, fremførte Kommissionen, at klagerens påstand var blevet uden genstand, fordi Kommissionen i mellemtiden havde imødekommet klagerens anmodning, i det omfang dette kunne opfyldes.

39. Klageren fremsatte ingen bemærkninger til Kommissionens udtalelse.

Ombudsmandens vurdering

40. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har forklaret, at de dokumenter, som klageren ønskede at få aktindsigt i, ikke fandtes. Disse forklaringer forekommer plausible. Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren ikke anfægtede Kommissionens erklæringer. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens påstand.

41. Ombudsmanden bemærker med tilfredshed, at Kommissionen ikke begrænsede sig til ovennævnte erklæringer, men gav aktindsigt i visse dokumenter vedrørende de statistiske oplysninger, som var af interesse for klageren. Han bemærker også, at Kommissionen henledte klagerens opmærksomhed på to dokumenter vedrørende udvælgelseskomitéens arbejde og forklarede, at disse dokumenter var fortrolige. Da klageren imidlertid ikke har tilkendegivet, at han ønsker at få aktindsigt i disse dokumenter, finder Ombudsmanden, at han i den foreliggende sag ikke behøver at vurdere, om Kommissionens synspunkt er korrekt.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Der var ingen fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens påstand. For så vidt angår resten af klagen er der ikke grundlag for yderligere undersøgelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 18. januar 2012.

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145, s. 43).

[2] Klageren anmodede om at få oplyst a) antallet af ansøgere, der blev indkaldt til stopprøverne i henhold til deres valg af andet sprog, b) antallet af ansøgere, der blev indkaldt til de skriftlige prøver i henhold til deres valg af andet sprog, og c) antallet af ansøgere, der blev indkaldt til de mundtlige prøver i henhold til deres valg af andet sprog.

[3] Sag T-371/03, Le Voci mod Rådet, Sml. Pers. I-A, s. 209, og II, s. 957.

[4] Sag C-501/00, Spanien mod Kommissionen, Sml. 2004 I, s. 6721, præmis 73.

[5] Forenede sager T-355/04 og T-446/04, Co-Frutta mod Kommissionen, dom af 19. januar 2010 (endnu ikke offentliggjort), præmis 56.