Baggrunden for klagen

1. Den 26. juli 2018 anmodede klageren Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) om offentlig adgang til alt briefingmateriale, der blev leveret (mellem den 1. juni 2013 og den 26. juli 2017) til Den Europæiske Unions to seneste delegationschefer i Tel Aviv om Horisont 2020-programmet for videnskabelig forskning.

2. Den 5. september 2018 anmodede klageren EU-Udenrigstjenesten om aktindsigt i alle briefingnotater til den nuværende EU-delegationschef i Tel Aviv til hans møde med en højtstående israelsk politiker den 28. august 2018.

3. Den 14. september 2018 besvarede EU-Udenrigstjenesten begge klagerens anmodninger. EU-Udenrigstjenesten anførte, at den for så vidt angår den første anmodning ikke havde identificeret noget orienterende notat, der var udarbejdet til de to delegationschefer om emnet Horisont 2020.

4. Med hensyn til den anden anmodning præciserede EU-Udenrigstjenesten, at EU-delegationen i Tel Aviv havde meddelt den, at der ikke var udarbejdet et skriftligt briefingnotat til den nuværende delegationschef som forberedelse til mødet mellem EU's missionschefer den 28. august 2018.

5. Den 17. september 2018 anmodede klageren om en fornyet gennemgang af disse konklusioner i form af en såkaldt genfremsat begæring til EU-Udenrigstjenesten. EU-Udenrigstjenesten bekræftede, at de ønskede dokumenter ikke fandtes, og begrundede denne konklusion.

6. Klageren var ikke tilfreds med dette svar og henvendte sig til Ombudsmanden den 17. oktober 2018.

Undersøgelsen

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af EU-Udenrigstjenestens afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter.

8. I løbet af undersøgelsen foretog Ombudsmanden en grundig analyse af parternes argumenter. Ombudsmandens undersøgelseshold mødtes også med EU-Udenrigstjenestens repræsentanter og inspicerede EU-Udenrigstjenestens sagsakter.

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Klageren hævder, at EU-Udenrigstjenesten undlod at give ham adgang til i) det briefingmateriale, der blev leveret til de to seneste EU-delegationschefer i Tel Aviv om Horisont 2020-programmet mellem den 1. juni 2013 og den 26. juli 2017, og ii) de briefingnotater, der blev leveret til den nuværende EU-delegationschef i Israel til hans møde med en højtstående israelsk politiker den 28. august 2018.

10. EU-Udenrigstjenesten præciserede indledningsvis, at udtrykket "briefing" hovedsagelig anvendes af EU-Udenrigstjenesten til at beskrive dokumenter, som en kommissær eller højtstående ledere kan anmode om. Ifølge EU-Udenrigstjenesten er det mindre almindeligt at udarbejde sådanne dokumenter til delegationslederne, navnlig i forbindelse med tilbagevendende møder eller om emner, som de allerede er bekendt med.

11. Med henvisning til anmodningen om "briefingmateriale til to seneste EU-delegationschefer i Tel Aviv om Horisont 2020-programmet" præciserede EU-Udenrigstjenesten i det genfremsatte svar, at Horisont 2020-programmet er et vigtigt EU-program under ledelse af Kommissionen, hvor en stor mængde oplysninger allerede er offentligt tilgængelige online. EU-Udenrigstjenesten finder det rimeligt, at en delegationschef kan informere sig selv om Horisont 2020-programmet og har personale til rådighed i delegationen, som vedkommende kan drøfte, hvis der er nogle punkter, der skal afklares.

12. EU-Udenrigstjenesten forklarede Ombudsmandens undersøgelseshold, at de havde foretaget en søgning efter det ønskede briefingmateriale i EU-Udenrigstjenestens dokumentforvaltningsdatabase i Bruxelles og i EU-delegationens arkiv i Tel Aviv, men identificerede ikke noget dokument, der var omfattet af anmodningen.

13. Med henvisning til anmodningen om "adgang til briefing til EU's delegationschef i Israel med henblik på et møde med den højtstående israelske politiker den 28. august 2018" forklarede EU-Udenrigstjenesten, at der ikke var udarbejdet et skriftligt briefingnotat til den nuværende delegationschef som forberedelse til mødet den 28. august 2018.

14. EU-Udenrigstjenesten præciserede endvidere, at det pågældende møde ikke var et bilateralt møde med politikeren, men snarere et regelmæssigt møde mellem EU's missionschefer, som politikeren var blevet indbudt til. Møder mellem EU's missionschefer er møder mellem alle EU-medlemsstaternes ambassadører og den relevante EU-delegationschef. EU-delegationen fungerer normalt som formidler på disse møder. Når en gæst inviteres til disse møder, indledes mødet normalt med indledende bemærkninger fra gæsten efterfulgt af spørgsmål. De præciserede endvidere, at EU's delegationschef i forbindelse med missionschefernes møder ikke kræver, at der udarbejdes nogen specifik skriftlig briefing. Der fandtes derfor ikke noget dokument, som der kunne gives aktindsigt i.

Ombudsmandens vurdering

15. I overensstemmelse med den legalitetsformodning [1], der er knyttet til EU-retsakter, gælder der, når den pågældende institution hævder, at et bestemt dokument, som der er begæret aktindsigt i, ikke eksisterer, en formodning om, at dette ikke er tilfældet [2].

16. Ombudsmandens undersøgelsesteam fokuserede på den sandsynlige eksistens af de ønskede dokumenter og vurderede den måde, hvorpå EU-Udenrigstjenesten foretog søgningen for at identificere eventuelle dokumenter, der kunne have været relevante for anmodningen.

17. Under inspektionsmødet forklarede EU-Udenrigstjenesten på en meget omfattende måde Ombudsmandens undersøgelseshold de søgninger, som den havde foretaget, og grundene til at konkludere, at det ikke var overraskende, at disse søgninger havde været uproduktive. Dokumenter, der blev identificeret og vist til Ombudsmandens undersøgelseshold, faldt klart uden for anmodningens anvendelsesområde.

18. Ombudsmanden anerkender og roser det forhold, at EU-Udenrigstjenesten foretog en grundig søgning i dokumenterne og har anvendt en meget bred tilgang til fortolkningen af, hvilke dokumenter der kunne falde ind under begæringen om aktindsigt.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Der var ingen fejl eller forsømmelser fra Tjenesten for EU's Optræden Udadtils side.

Klageren og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 6. december 2018

[1] Der er tale om en simpel formodning, som sagsøgeren på enhver måde kan afkræfte ved hjælp af relevante og samstemmende beviser.

[2] Kendelse afsagt af Retten i Første Instans den 30. april 2001 i sag T-41/00, BAT mod Kommissionen.