Kære L.
Den 23. juni 1998 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende den interne udvælgelsesprøve KOM/T/A/98 og udvælgelseskomitéens afslag på at give Dem tilladelse til at deltage i den mundtlige prøve, som De havde deltaget i, selv om De var under lægemedicinering på grund af en ulykke.
Den 22. juli 1998 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen sendte sin udtalelse den 9. november 1998, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 7. december 1998 modtog jeg Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.
Jeg skriver nu for at fortælle dig resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren havde deltaget i den interne udvælgelsesprøve KOM/T/A/98. Han havde bestået de to skriftlige eksaminer. Den 27. april 1998 aflagde han den mundtlige prøve.
Den 2. april 1998 havde han pådraget sig en ulykke, som en uge senere førte til en alvorlig trombose i benet. Klageren var således ikke i stand til at arbejde i mere end tre uger frem til dagen for den mundtlige eksamen. For at kunne deltage i eksamen vendte han tilbage til arbejdet. Han havde ikke bedt om en udsættelse af eksamensdatoen, da invitationsbrevet utvetydigt erklærede, at det ikke var muligt. Han var under medicin på lægens ordre, da han deltog i den mundtlige eksamen. Medicinen gjorde ham usædvanligt træt, en tilstand han forsøgte at kompensere med et tilsvarende forbrug af kaffe. Under den mundtlige eksamen oplevede han, at dette havde øget hans nervøsitet.
Den 15. maj 1998 sendte udvælgelseskomitéen klageren en skrivelse, hvori den informerede ham om resultaterne og forklarede, at han ikke havde bestået, da han kun havde opnået 88,33 point, mens det krævede minimum var 90.
Den 25. maj 1998 indgav klageren en klage med anmodning om, at hans eksamensresultater blev taget op til fornyet overvejelse. Den 10. juni 1998 bekræftede udvælgelseskomitéen, at hans karakterer svarede nøjagtigt til de karakterer, som udvælgelseskomitéen havde givet. Udvalget sympatiserede med klagerens situation og forklarede, at han kunne have kontaktet udvælgelsesprøvens sekretær for at forklare sit problem, da han vendte tilbage til arbejdet den 14. april 1998, eller at han alternativt kunne have talt med medlemmerne af udvælgelseskomitéen i begyndelsen af den mundtlige prøve. Dette ville have gjort det muligt for dem at træffe de foranstaltninger, de fandt nødvendige, f.eks. kunne de have udsat hans mundtlige eksamen til et senere tidspunkt.
Den 23. juni 1998 skrev klageren igen til formanden for udvælgelseskomitéen. Han påpegede, at han først genoptog arbejdet den 27. april 1998, dagen for hans mundtlige eksamen, og at det først var under den mundtlige eksamen, at han blev opmærksom på sin krops unormale reaktion under stressende forhold.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse
I sin udtalelse anførte Kommissionen følgende:
- Klageren mødte normalt op til den mundtlige eksamen uden at nævne helbredsproblemer hverken før eller på eksamensdagen.
- Først efter at være blevet underrettet om sine resultater underrettede klageren udvælgelseskomitéen om sine ulykkes- og helbredsproblemer. Ansøgeren havde hverken kontaktet den sekretær, der var ansvarlig for tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøven, eller nævnt sagen for udvælgelseskomitéens medlemmer under den mundtlige prøve, således at der kunne være truffet foranstaltninger til at ændre datoen for prøven.
- Kommissionen påpegede, at den ikke var i stand til at tilbyde en ansøger mulighed for en anden mundtlig eksamen, og at den heller ikke kunne genåbne en procedure, når udvælgelsesprøven var afsluttet.
- Kommissionen påpegede, at både ansættelsesenheden og udvælgelseskomitéerne, hvis de underrettes af ansøgerne, træffer alle de foranstaltninger, der måtte være nødvendige for en korrekt afvikling af de mundtlige prøver, hvis særlige omstændigheder forhindrer en ansøger i at deltage på den dag, der er angivet i indkaldelsen.
Af organisatoriske årsager er det ikke muligt at indføje en klausul i indkaldelserne til den mundtlige prøve, som giver ansøgerne mulighed for at ændre datoen og tidspunktet for deres samtale, som de finder passende. Hvis dette var tilfældet, ville ansøgerne blive opfordret til at fremlægge alle mulige grunde (familie eller andet, herunder f.eks. ægteskab, fødsel, ferie osv.), som de allerede gør, for at omarrangere datoen og tidspunktet for deres samtale.
Kommissionen er af den opfattelse, at når der opstår et reelt problem, træffes alle mulige foranstaltninger, når ansøgerne giver behørigt varsel, eller når der opfattes et reelt problem, hvilket ikke var tilfældet i denne sag.
Klagerens bemærkninger
Klageren fastholdt sin klage. Han understregede, at det i indbydelsen var anført, at det ikke var muligt at ændre datoen for den mundtlige prøve. Hvis han havde vidst om muligheden for at ændre datoen for hans mundtlige eksamen, ville han have bedt om det. Bestyrelsen havde endvidere antaget, at han var vendt tilbage til arbejdet to uger tidligere end den faktiske dato. Ifølge klageren præsenterede det medicinske problem sig først under den mundtlige eksamen, og han var derfor ikke i stand til at underrette nogen på forhånd.

Afgørelsen

1 Ekstraordinære omstændigheder i forbindelse med den mundtlige prøve
1.1 Klageren hævder, at han under den mundtlige prøve i den interne udvælgelsesprøve KOM/T/A/98 var under medicinering på lægens ordre på grund af en nylig ulykke. Det var først under den mundtlige eksamen, at han blev opmærksom på den unormale reaktion af hans krop under medicin. Han havde ikke bedt om en udsættelse af eksamensdatoen, da invitationsbrevet utvetydigt erklærede, at det ikke var muligt.
1.2 I sin skrivelse af 10. juni 1998 forklarede Kommissionen klageren, at han kunne have kontaktet udvælgelsesprøvens sekretær eller alternativt have talt med medlemmerne af udvælgelseskomitéen ved begyndelsen af den mundtlige prøve, da dette ville have gjort det muligt for dem at træffe de foranstaltninger, de fandt nødvendige, dvs. at udsætte hans mundtlige prøve til et senere tidspunkt. Endvidere anførte Kommissionen i sin udtalelse, at både ansættelsesenheden og udvælgelseskomitéerne, hvis de underrettes af ansøgerne, træffer alle de foranstaltninger, der måtte være nødvendige for en korrekt afvikling af de mundtlige prøver, hvis særlige omstændigheder forhindrer en ansøger i at deltage på den dag, der er angivet i indkaldelsen.
1.3 Den Europæiske Ombudsmand bemærker, at ansøgerens indbydelse indeholder følgende oplysninger: "Je précise par ailleurs que l'organisation des épreuves ne permet pas de changer l'horaire qui vous a été indiqué." Som anført i punkt 1.2 i denne beslutning har Kommissionen imidlertid både i sin skrivelse af 10. juni 1998 og i sin udtalelse givet udtryk for sin vilje til at tage hensyn til ekstraordinære omstændigheder.
1.4 Ombudsmandens undersøgelse har vist, at Kommissionen i praksis er rede til at træffe alle mulige foranstaltninger for at sikre en korrekt afvikling af de mundtlige prøver, hvis særlige omstændigheder forhindrer en ansøger i at deltage på den dag, der er angivet i indkaldelsen. Ombudsmanden mener derfor, at Kommissionen som et spørgsmål om god forvaltningsskik bør medtage en klausul i indkaldelserne til den mundtlige prøve, der informerer ansøgerne om denne mulighed.
2 Afslag på at lade ansøgeren tage den mundtlige eksamen igen
2.1 Klageren, der havde deltaget i den mundtlige eksamen, selv om han var under medicinering på lægens ordre, anmodede senere udvælgelseskomitéen om at give ham tilladelse til at tage den mundtlige eksamen igen, efter at han var blevet bekendt med, at han ikke havde bestået udvælgelsesprøven.
2.2 En udvælgelsesprøve skal gennemføres i overensstemmelse med princippet om ligebehandling af ansøgerne. Overtrædelse af dette princip kan føre til annullation af udvælgelsesprøven. Dette kan medføre betydelige finansielle og administrative omkostninger for administrationen.
2.3 Det fremgår af Kommissionens udtalelse, at Kommissionen fandt, at den ikke var i stand til at tilbyde en ansøger mulighed for en anden mundtlig eksamen. Ombudsmanden bemærker, at der ikke er nogen elementer, der tyder på, at Kommissionens afgørelse om at nægte ansøgeren at tage den mundtlige prøve igen er blevet truffet i strid med nogen regel eller noget princip, der er bindende for Kommissionen.
2.4 Ombudsmanden finder derfor, at der ikke er tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage forekommer det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Ombudsmandens undersøgelse har vist, at Kommissionen i praksis er rede til at træffe alle mulige foranstaltninger for at sikre en korrekt afvikling af de mundtlige prøver, hvis særlige omstændigheder forhindrer en kandidat i at deltage på den dag, der er angivet i indkaldelsen. Ombudsmanden mener derfor, at Kommissionen som et spørgsmål om god forvaltningsskik bør medtage en klausul i indkaldelserne til den mundtlige prøve, der informerer ansøgerne om denne mulighed.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden har derfor besluttet at afslutte sagen.
Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Kære
Jacob Söderman