# Afgørelse i sag 1693/2017/MDC om Europa-Kommissionens afgørelse om at opsige en tilskudskontrakt vedrørende et projekt til støtte for ikkeindustrielt fiskeri i Somalia
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: 2018-10-15T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/da/105172)
---
> Sagen, der blev anlagt af en nederlandsk NGO, vedrørte Kommissionens påståede tilsidesættelse af en af de almindelige betingelser i en tilskudskontrakt, da den ignorerede klagerens anmodninger om at afholde et møde med EU's delegation i Den Føderative Republik Somalia og repræsentanter for interessenter i projektet for at drøfte de fremskridt, der er gjort, og den videre gennemførelse af projektet med henblik på at bilægge en tvist.
> 
> Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at selv om de almindelige betingelser ikke forpligter Kommissionen til at afholde et møde med interessenter, pålægger de Kommissionen en forpligtelse til at besvare en anmodning om en mindelig løsning. Hvis Kommissionen mener, at et møde ikke vil bidrage til at bilægge en tvist i mindelighed, bør den begrunde sin holdning. Kommissionen opfyldte denne forpligtelse i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse, og Ombudsmanden afsluttede derfor sin undersøgelse.
> 
Baggrunden for klagen
---------------------

**1.**Klageren (en nederlandsk NGO) indgik en tilskudskontrakt med Europa-Kommissionen (FED/2014/325-457) den 24. marts 2014. Klageren skulle gennemføre et udviklingsprogram (over 40 måneder) med fokus på at bistå den ikkeindustrielle fiskeriindustri i Somaliland og Puntland. Kommissionen forpligtede sig til at yde et maksimumsbeløb på 3 500 000 EUR. Den 8. april 2014 betalte Kommissionen klageren 413 229 EUR (i form af forfinansiering).

**2.** Den 3. juli 2015 sendte Kommissionen et brev til klageren, hvori den meddelte, at den havde til hensigt at opsige kontrakten senest 30 dage efter modtagelsen af brevet i overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, litra a)[\[1\],](#_ftn1){#_ftnref1} i tilskudskontraktens almindelige betingelser. Det gav udtryk for sin frustration over den manglende gennemførelse af projektet[\[2\],](#_ftn2){#_ftnref2} det manglende svar på Kommissionens anmodninger[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3} og de betydelige afvigelser fra det oprindelige projektforslag[\[4\].](#_ftn4){#_ftnref4} Kommissionen bemærkede også, at den lokale repræsentation af klagerens projekt i Somaliland og Puntland ikke var tilfredsstillende[\[5\].](#_ftn5){#_ftnref5} Kommissionen henviste til et møde, der havde fundet sted mellem klageren og Kommissionen (repræsenteret ved EU's delegation i Den Føderative Republik Somalia) den 25. juni 2015, hvor den sagde, at dens "bekymringer blev ... bekræftet".

**3.** Endelig anførte Kommissionen, at den havde modtaget tre klageskrivelser fra fiskeriministerierne i Somaliland og Puntland "med*henvisning til den manglende eller ekstremt langsomme gennemførelse".*

**4.** Den 12. juli 2015 anfægtede klageren Kommissionens skrivelse og anførte flere grunde til sin holdning. Klageren anførte bl.a., at der var planlagt møder (for at drøfte fremskridt, udfordringer, hindringer osv.) mellem projektgruppen, interessenter og EU-repræsentanter i marts og april 2015. Kommissionen havde imidlertid aflyst begge møder. Desuden var de aktiviteter, der var opført som endnu ikke påbegyndte, faktisk påbegyndt og blev anset for relevante[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6}

**5.**Klageren påpegede, at Kommissionen havde undladt at nævne et yderligere brev af 28. juni 2015 fra Puntlands fiskeriministerium til EU, som viste ministeriets tilfredshed med de opnåede resultater.

**6.** Klageren anførte, at den bør have ret til at overbevise EU og andre parter om, at den udfører en vigtig og udfordrende opgave. Den tilføjede, at "der*er begået fejl, men der er gjort meget relevant arbejde. Forsinkelser i den første projektperiode er blevet kompenseret."*

**7.** Endelig anmodede klageren formelt "EU*om at give projektteamet mulighed for at afholde et projektfremskridtsmøde i den nærmeste fremtid med deltagelse af repræsentanter for EU, ministeriet, lokale myndigheder og projektteamrepræsentanter i Puntland og Somaliland for at drøfte og bekræfte indholdet af dette brev, som forhåbentlig vil udgøre et konstruktivt fundament for den videre gennemførelse af projektet...* I*overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, i de almindelige betingelser har projektgruppen ret til at give en tilfredsstillende forklaring senest 30 dage efter modtagelsen af det brev, som EU har sendt den 3. juli 2015. Vi håber, at dette brev indeholder de ønskede forklaringer."*

**8.** Kommissionen svarede den 11. august 2015, at klagerens svar "ikke*var tilstrækkeligt til at genoverveje afslutningen"* af projektet. Den begrundede sin holdning. På baggrund af disse grunde erklærede den, at kontrakten blev opsagt med øjeblikkelig virkning i overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, litra a), i de almindelige betingelser[\[7\].](#_ftn7){#_ftnref7}

**9.** Klageren sendte endnu et brev til Kommissionen den 13. august 2015. Den henviste til artikel 12 og 13[^\[8\]^](#_ftn8){#_ftnref8} i tilskudskontrakten og anførte, at den ikke var blevet behørigt hørt. Den havde heller ikke haft tilstrækkelig lejlighed til at drøfte projektets forløb og de aspekter, der gav anledning til bekymring for Kommissionen. Klageren gentog, at den ikke havde fået mulighed for at kommentere indholdet af de breve, som de lokale ministerier havde sendt til EU.

**10.** Klageren tilføjede, at den i sit brev af 12. juli 2015 formelt havde anmodet Kommissionen om i overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser at afholde et møde "med*deltagelse af repræsentanter for EU, ministeriet, lokale myndigheder og projektgrupperepræsentanter".* Den anførte, at den sammen med myndighederne i Somaliland og Puntland havde tillid til, at et sådant møde "ville*bilægge enhver tvistfejlkommunikation, forskelle i perspektiv, der er opstået siden skrivelsen*" af 3. juli 2015. Klageren hævdede også, at koordinatoren og den ordregivende myndighed i overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser er forpligtet til at mødes efter anmodning fra begge parter med alle relevante interessenter til stede under det foreslåede møde. Ifølge klageren kunne Kommissionen ikke ignorere klagerens anmodning om et møde.

**11.**Klageren gentog ovennævnte anmodninger i et brev af 13. november 2015.

**12.**Kommissionen svarede den 16. december 2015. Den gentog de betænkeligheder, den havde nævnt i tidligere korrespondance, og anførte, at klagerens svar på Kommissionens skrivelse af 11. august 2015 var utilstrækkeligt til, at den kunne genoverveje afslutningen af projektet.

**13.**Da klageren fandt, at Kommissionens beslutning om at opsige tilskudskontrakten var forkert, og at Kommissionen havde ignoreret dens anmodning om et møde, indgav klageren en klage til Ombudsmanden.

Undersøgelsen
-------------

**14.**Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende aspekter af klagen:

Kommissionen tilsidesatte artikel 13.2 i de almindelige betingelser i tilskudskontrakten, da den gentagne gange ignorerede klagerens anmodninger om at afholde et møde med EU's delegation i Den Føderative Republik Somalia og repræsentanter for et lille antal enheder for at drøfte de fremskridt, der var gjort, og den videre gennemførelse af projektet med henblik på at bilægge tvisten.

Klagerens ønskede resultat er, at dens team får mulighed for at afholde et møde med EU's delegation i Den Føderative Republik Somalia og om muligt med repræsentanter for interessenter i Somaliland og Puntland for at bilægge tvisten og fortsætte projektet.

**15.** I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden Kommissionens svar på klagen og efterfølgende klagernes bemærkninger som svar på Kommissionens svar[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9}

Den påståede tilsidesættelse af artikel 13, stk. 2, i tilskudskontraktens almindelige betingelser
-------------------------------------------------------------------------------------------------

### Argumenter forelagt Ombudsmanden

**16.** Klageren hævdede, at delegationens primære betænkeligheder vedrørte manglende fremskridt. I april 2015*var "der imidlertid allerede gjort et stort stykke arbejde, og der var etableret et solidt fundament som forberedelse til gennemførelsesfasen".* Klageren gav eksempler på, hvad projektteamet havde gjort i april 2015.

**17.** Klageren anførte, at Somalia er en givende, men udfordrende region at arbejde i, og mente, at dens team gjorde sit yderste for at opfylde sine forpligtelser og både modtagernes og den ordregivende myndigheds forventninger. Projektteamet var nødt til at indsamle oplysninger fra en række forskellige kilder for at kunne foretage en nøjagtig vurdering af det lokale miljø. Dette var afgørende for at sikre, at dets indsats gjorde en håndgribelig forskel på lang sigt og havde en varig og positiv indvirkning på de samfund, det skulle hjælpe. Som følge heraf var der behov for yderligere tid til at fastlægge et realistisk referencescenarie for begge regioner, inden projektets gennemførelsesfase blev påbegyndt. Dette blev meddelt EU-delegationen i Nairobi ved flere lejligheder, både skriftligt og personligt, og "der*blev fremlagt en detaljeret logramme og handlingsplan".*

**18.**Klageren hævdede, at projektets gennemførelsesfase skulle begynde i april 2015. Ifølge klageren blev et dokument, der skitserede de foreslåede gennemførelsesaktiviteter for hver region, drøftet indgående med og senere godkendt af fiskeriministrene i Somaliland og Puntland. Den blev undertegnet den 16. marts 2015. Den blev forelagt projektkoordinatoren og kontaktpersonen i EU-delegationen i Nairobi til godkendelse den 7. april 2015. Sidstnævnte svarede dog ikke. Ifølge klageren kunne de aktiviteter, der var planlagt for den første periode af gennemførelsesfasen, ikke påbegyndes uden tilladelse til at fortsætte.

**19.** Klageren hævdede, at dens gentagne forsøg på at anmode om tilladelse til at gå videre med projektaktiviteterne forblev ubesvarede. Efter mere end tre måneder fik holdet endelig mulighed for at mødes med Kommissionen den 25. juni 2015. Klageren anførte, at "efter*en lang og frustrerende ventetid håbede vores team på at få lov til at gå i gang med projektets gennemførelsesfase, men i stedet blev den eneste repræsentant for vores team, der var til stede under mødet, informeret helt uventet ... kontrakten skulle opsiges på grund af manglende fremskridt."*Klageren anførte, at dens anmodninger om et møde for at drøfte delegationens afgørelse blev ignoreret.

**20.** I sine bemærkninger til Ombudsmanden anførte Kommissionen, at et besøg af EU's programforvalter i Somaliland i september 2014 afslørede problemer med dårlig koordinering, tilstedeværelse og forsinket gennemførelse, som blev drøftet på et første møde med klageren den 17. september 2014 på Kommissionens Hargeisa-kontor. Kommissionen behandlede disse spørgsmål i et brev, der blev sendt til klageren den 17. oktober 2014. Ifølge Kommissionen forsøgte den sig på forskellige måder via møder[\[10\],](#_ftn10){#_ftnref10} telefonsamtaler og e-mailudvekslinger, hvilket især fik klageren til at sikre passende koordinering og repræsentation på statsligt plan. Kommissionen tilføjede, at problemerne vedrørende koordinering og projektgennemførelse blev yderligere forværret af den manglende rapportering på trods af flere påmindelser fra EU-delegationen[\[11\]](#_ftn11){#_ftnref11} og skrivelser med bekymring fra både Somalilands og Puntlands fiskeriministerier, som Kommissionen var i tæt kontakt med.

**21.** Ifølge Kommissionen gennemgik*teamet på mødet den 25. juni 2015 mellem klageren og Kommissionen den indledende arbejdsplan for det første år, punkt for punkt, og konkluderede, at: - i løbet af de første seks måneder var der ikke blevet gennemført nogen aktiviteter (ikke engang udvælgelse af personale fra partner-NGO'er eller oprettelse af forvaltningsmekanismer), og selv om den første interimsrapport blev afvist med en frist for genfremlæggelse, blev der aldrig udarbejdet nogen revideret rapport; - i den anden 6-måneders periode viste det sig, at der ikke var gjort meget fremskridt, og at de fleste planlagte aktiviteter ikke var blevet gennemført, enten fordi de ikke længere var relevante, eller fordi lokalsamfundene eller ministeriet ikke ønskede dem."*

**22.**Kommissionen anførte, at den på grund af de ekstremt dårlige resultater var nødt til at opsige kontrakten og indgå en ny kontrakt (kontrakt ref. FED/2016/374-769) med en anden organisation, som ifølge Kommissionen siden har gjort betydelige fremskridt i den pågældende sektor.

**23.**Kommissionen fandt, at den havde handlet i overensstemmelse med de fastsatte regler og procedurer og havde gjort, hvad den anså for nødvendigt for at sikre en korrekt gennemførelse af foranstaltningen til gavn for målgrupperne og for at beskytte EU's finansielle interesser.

**24.** Ifølge Kommissionen er dens insisteren på at modtage en korrekt rapport fra klageren ikke blot en formalitet eller et procedurespørgsmål: Den er der for at vurdere, om en støttemodtager bruger de offentlige midler, der blev (for)finansieret, korrekt. Manglende fremlæggelse af sådanne rapporter rejser tvivl om berettigelsen af de udbetalte beløb og udløser, som det er sket, en procedure, hvor Kommissionen af hensyn til beskyttelsen af EU's finansielle interesser skal inddrive de uberettigede beløb med alle til rådighed stående midler. Kommissionen anførte, at den hidtil ikke har modtaget nogen (foreløbig eller endelig) finansiel rapport eller udgiftskontrolrapport[\[12\].](#_ftn12){#_ftnref12}

**25.** Kommissionen anfægtede klagerens erklæring om, at gennemførelsesperioden for projektet skulle begynde i april 2015. Den anførte, at gennemførelsesperioden i overensstemmelse med tilskudskontrakten begyndte den 25. marts 2014[\[13\]](#_ftn13){#_ftnref13}. Kommissionen anførte, at klageren havde fremlagt en detaljeret arbejdsplan sammen med sit forslag, som Kommissionen tog i betragtning ved tildelingen af kontrakten (og derfor accepterede den), og som fastlagde gennemførelsen af projektet. Med henvisning til klagerens argument om, at den havde fremlagt et dokument den 7. april 2015 med en beskrivelse af de foreslåede gennemførelsesaktiviteter til Kommissionens godkendelse, påpegede Kommissionen, at dokumentet kun blev fremlagt til orientering og ikke udgjorde en retlig forpligtelse for kontrahenten til at standse gennemførelsen af projektet, før den havde modtaget Kommissionens godkendelse[\[14\].](#_ftn14){#_ftnref14}

**26.** Kommissionen fandt også, at den fuldt ud overholdt den opsigelsesprocedure, der er fastsat i de almindelige betingelser. I sit brev af 3. juli 2015 tilkendegav den, at den havde til hensigt at afslutte projektet, og gav i overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, litra a), i de almindelige betingelser klageren den nødvendige tid til at reagere. Da klagerens reaktion blev anset for utilstrækkelig, sendte den klageren en opsigelsesskrivelse den 11. august 2015. Kommissionen sagde, at den gjorde alt, hvad den kunne, for at fortsætte gennemførelsen af projektet sammen med klageren. Den var imidlertid forpligtet til at finde den rette balance mellem klagerens interesser på den ene side og målgruppernes og de europæiske skatteyderes interesser på den anden[side \[15\].](#_ftn15){#_ftnref15} Ifølge Kommissionen ville deltagelse i møder efter 15 måneders forsinkelser og dårlig gennemførelse og genåbning af projektet, som klageren foreslog, have resulteret i en langvarig manglende gennemførelse af projektet til skade for projektets mål, og vigtigst af alt ville det have frataget de målrettede somaliske befolkninger muligheden for at se deres liv væsentligt forbedret.

**27.** Kommissionen gjorde gældende, at den havde valgt at opsige kontrakten efter at have udtømt alle muligheder for kommunikation med klageren og efter at have givet den rig mulighed for at afhjælpe den forsinkede gennemførelse ved forskellige lejligheder. I stedet for at samarbejde rettidigt og effektivt i de tidlige faser af projektgennemførelsen ignorerede klageren Kommissionens forsøg på at afhjælpe åbenbare mangler i gennemførelsen af kontrakten og*blev først mobiliseret senere, da klageren*blev opmærksom på* Kommissionens hensigt om at afslutte projektet.*

**28.** Under henvisning til den mindelige forligsprocedure, der er fastsat i artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser[\[16\]](#_ftn16){#_ftnref16}, anførte Kommissionen, at denne procedure tilskynder parterne til at bilægge tvister, der opstår mellem dem under kontraktens gennemførelse. "I*den foreliggende sag vedrører dette virkningerne af kontraktens ophævelse. Som allerede påvist ... overholdt Kommissionen fuldt ud høringskravene forud for opsigelsen."*

**29.** Ifølge Kommissionen skal genstanden for og formålet med samt anvendelsesområdet for artikel 13, stk. 2, andet punktum, i de almindelige betingelser (som klagen er baseret på) vurderes i sammenhæng med bestemmelsen som helhed og navnlig i forhold til stk. 2, første punktum. Kommissionen anførte, at indsættelsen af det omtvistede punktum har til formål at indsnævre kravene i første punktum og rækkevidden af udtrykket "alt*muligt".* Den har også til formål at give konkrete eksempler på, hvordan parterne kan bilægge deres tvist i mindelighed. Kommissionen henviste til klagerens anmodning om at afholde et "plenarmøde" med klagerens team, deres lokale partnere og modtagerne. Det anførte, at det ikke er dets rolle at fungere som formidler blandt relevante interessenter, men dets rolle er at sikre en korrekt projektgennemførelse under fuld overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

**30.** Kommissionen anførte, at den havde svaret udførligt på hver af klagerens skrivelser, der anfægtede opsigelsens lovlighed. Ved at besvare disse skrivelser forklarede Kommissionen igen klageren, at "der*ikke var nogen margen for den til at genoverveje opsigelsen af kontrakten",* og at den "ikke*fandt det befordrende at indkalde til et "plenarmøde".* Kommissionen hævdede, at den således havde overholdt den mindelige forligsprocedure. Den anførte også, at den ikke havde hindret eller afskrækket klageren fra at indbringe en sag for domstolene i Bruxelles, jf. artikel 13, stk. 4, i de almindelige betingelser[\[17\]](#_ftn17){#_ftnref17}.

**31.** I sine bemærkninger til Kommissionens svar hævdede klageren, at den ikke havde fået en fair og rimelig chance for at gøre, hvad den havde sat sig for at gøre i sit oprindelige forslag. I løbet af en periode på 12 måneder aflagde projektteamet mere end 20 projektrelaterede besøg i de udvalgte regioner for at opfylde sine mål[\[18\].](#_ftn18){#_ftnref18} På trods af en indledende forsinkelse og den ekstra arbejdsbyrde som følge af inddragelsen af yderligere kystregioner[\[19\]](#_ftn19){#_ftnref19} (for at sikre, at flere samfund i de fattigste kystområder også kunne drage fordel af projektaktiviteterne) havde projektgruppen ved udgangen af december 2014 forelagt de lokale myndigheder de endelige udkast til basislinjevurderingen og behovsvurderingen (de to vigtigste resultater i den første fase af projektaktiviteterne) til godkendelse[\[20\].](#_ftn20){#_ftnref20} I marts 2015 var projektteamet også i færd med at fremskynde indkøbsfasen i begge regioner, som skulle begynde forud for tidsplanen i april 2015 og køre sideløbende med kapacitetsopbygning og uddannelse, så alle aktiviteter kunne afsluttes inden for den tidsplan, der var fastsat i det oprindelige projektforslag.

**32.** Ud over de argumenter, der er beskrevet i andre dele af denne afgørelse, hævdede klageren, at Kommissionen den 12. maj 2015, fem uger efter at den havde sendt EU-projektkoordinatoren (den 2. april 2015) flere vigtige dokumenter og en revideret gennemførelsesplan (som klageren ikke modtog noget svar på), underrettede klageren om, at projektkoordinatoren havde forladt EU-delegationen i februar 2015. Ifølge klageren resulterede dette i forsinkelser "i*en afgørende periode i projektprocedurerne, hvilket førte til alvorlige frustrationer for de lokale myndigheder i Somaliland og Puntland"* og til de klageskrivelser, som de lokale myndigheder sendte til Kommissionen[\[21\].](#_ftn21){#_ftnref21} Klageren hævdede, at hvis Kommissionen havde gennemgået og godkendt de reviderede gennemførelsesdokumenter rettidigt (som aftalt med EU-projektkoordinatoren i december 2014), ville aktiviteterne være påbegyndt efter planen i slutningen af april 2015[\[22\].](#_ftn22){#_ftnref22}

**33.** Ifølge klageren var Kommissionen, da der blev givet udtryk for betænkeligheder, ikke villig til at samarbejde med projektteamet om at finde løsninger[\[23\].](#_ftn23){#_ftnref23} Klageren hævdede, at dårlig*kommunikation og ineffektiv koordinering på vegne af EU-delegationernes personale også spillede en vigtig rolle i forbindelse med projektets opløsning.*

**34.** Klageren henviste til det planlagte besøg på stedet, som blev aflyst af Kommissionen. Den anførte, at det uden nogensinde at besøge regionen, mødes med projektmodtagerne eller medlemmerne af projektgruppen (bortset fra den nederlandske projektleder)[\[24\]](#_ftn24){#_ftnref24} ville have været vanskeligt for Kommissionen at få en klar forståelse af den lokale kontekst og nå frem til en realistisk eller rimelig konklusion om projektets fremtid.

**35.** Klageren konkluderede, at der opstod forsinkelser, og at alle involverede parter begik fejl. Den fastslog, at "\[i\] et*så stort, multiregionalt og komplekst projekt er der i en af verdens fattigste og farligste regioner et stort antal variabler på spil. Der kræves meget tid, energi, tålmodighed, engagement, kreativitet og fleksibilitet, når et projekt gennemføres under sådanne betingelser."*Projektteamet havde disse kvaliteter og var drevet af et ønske om at have en varig positiv indvirkning på de ikkeindustrielle fiskersamfund i Puntland og Somaliland.

### Ombudsmandens vurdering

**36.**Genstanden for denne sag er ikke rigtigheden af Kommissionens beslutning om at opsige tilskudskontrakten, men Kommissionens angivelige undladelse af at besvare klagerens anmodninger om at afholde et møde med henblik på at bilægge tvisten i overensstemmelse med artikel 13.2 i kontraktens almindelige betingelser (som beskrevet i præmis 14 ovenfor).

**37.** Klageren anmodede i sit brev af 12. juli 2015 Kommissionen om tilladelse til at afholde et "projektfremskridtsmøde"mellem klageren, Kommissionen og en række interessenter. Selv om klageren i dette brev ikke henviste til artikel 13.2 i tilskudskontraktens almindelige betingelser, anførte klageren i sit brev, at den anmodede om mødet, således at "indholdet*af dette brev"* (hvor klageren forsøgte at forklare de fremskridt, der var gjort, og forsøgte at give begrundelser for, hvorfor Kommissionen ikke burde opsige tilskudsaftalen) kunne bekræftes[\[25\].](#_ftn25){#_ftnref25} Tilskudskontrakten blev opsagt den 11. august 2015. Anmodningen om et møde blev derfor fremsat, inden kontrakten blev opsagt, og den vedrørte en tvist, der opstod "under*gennemførelsen"*af kontrakten (dvs. tvisten vedrørende Kommissionens planlagte opsigelse af tilskudskontrakten).

**38.** Artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser bestemmer, at "med*henblik herpå",* dvs.*for at bilægge tvisten i mindelighed, mødes parterne "efter anmodning fra en af parterne". Artikel 13, stk.* 2, pålægger også parterne en forpligtelse til at "besvare*en anmodning om mindelig bilæggelse inden for 30 dage.* " Den anfører videre, at "når*denne frist er udløbet, kan \[...\] koordinatoren eller den ordregivende myndighed meddele den anden part, at den mener, at proceduren er slået fejl."*

**39.**Det er klart, at de almindelige betingelser pålægger Kommissionen en forpligtelse til at besvare en anmodning om en mindelig løsning (inden for 30 dage). Kommissionen burde derfor have besvaret klagerens anmodninger om et møde. Hvis den ikke var af den opfattelse, at et møde ville have været befordrende for en mindelig bilæggelse af tvisten, burde den have begrundet sit standpunkt. Kommissionen undlod at gøre dette, før klageren henvendte sig til Ombudsmanden. Ombudsmanden vil imidlertid ikke komme med en konstatering af fejl eller forsømmelser i forbindelse med denne undladelse og i forbindelse hermed en henstilling, fordi hun mener, at selv om Kommissionen undlod at besvare klagerens anmodninger om et møde, inden denne undersøgelse blev indledt, kan det siges, at Kommissionen nu med stor forsinkelse har besvaret anmodningen. Dette skyldes, at Kommissionen i forbindelse med denne undersøgelse har begrundet, hvorfor den mener, at det ikke ville have været hensigtsmæssigt at afholde et møde (jf. navnlig punkt 26-30 i denne beslutning).

**40.**På den anden side er Ombudsmanden enig med Kommissionen i, at de almindelige betingelser ikke forpligter den til at afholde et møde med interessenter. Når det er sagt, finder Ombudsmanden det beklageligt, at Kommissionen ikke gjorde det. I betragtning af den vanskelige kontekst og det vanskelige miljø, som projektet blev gennemført i, ville det have været mere retfærdigt, hvis Kommissionen havde gjort en yderligere indsats for at forstå klagerens vanskeligheder og høre, hvad interessenterne havde at sige. Kommissionen kunne også have været mere forstående, da klageren var den "svageste" part i tilskudskontrakten (hvis almindelige betingelser er udarbejdet af Kommissionen). Det er uden tvivl af afgørende betydning, at parterne i tilskudskontrakter forsøger at løse deres tvister gennem mindelige tvistbilæggelsesprocedurer, således at spørgsmål ikke eskalerer til Ombudsmanden eller domstolene.

**41.**Når det er sagt, og i betragtning af, at i) Kommissionen nu har besvaret mødeanmodningen og forklaret, hvorfor den mener, at et møde ikke var berettiget, ii) Kommissionen og klageren havde afholdt et møde den 25. juni 2015, lige før Kommissionen havde sendt sin skrivelse af 3. juli 2015, hvori den meddelte, at den havde til hensigt at afslutte projektet, og iii) Kommissionen har indgået en tilskudskontrakt med en anden modtager, hvis gennemførelse Kommissionen synes at være tilfreds med, mener Ombudsmanden, at det ikke ville tjene noget formål at forfølge sagen yderligere. Hun vil dog komme med et forslag til forbedringer for fremtiden.

Konklusion
----------

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion[\[26\]:](#_ftn26){#_ftnref26}

**Den klagede sag er nu blevet afgjort af Europa-Kommissionen.**

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer
------------------------

**Kommissionen bør fremover gøre sit yderste for i mindelighed at bilægge enhver tvist, der måtte opstå mellem den og tilskudsmodtagerne i en tilskudskontrakt, herunder ved at afholde møder med tilskudsmodtagerne, hvis de anmoder herom. Kommissionen bør også besvare anmodninger om møder, der fremsættes med henblik på bilæggelse af tvister, hurtigt.**

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 11. oktober 2018

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Artikel 12, stk. 2, i de almindelige betingelser bestemmer:

"12.2.*\[...\] under følgende omstændigheder kan den ordregivende myndighed efter behørig høring af koordinatoren opsige denne kontrakt \[...\] uden godtgørelse, hvis:*

*a) en eller flere modtagere undlader uden begrundelse at opfylde væsentlige forpligtelser, der påhviler dem individuelt eller kollektivt i henhold til denne kontrakt, og undlader stadig at opfylde disse forpligtelser efter at være blevet underrettet herom pr. brev eller giver en tilfredsstillende forklaring senest 30 dage efter modtagelsen af brevet* ..."

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Kommissionen anførte, at der 15 måneder efter projektets påbegyndelse var gjort for lidt. Den opregnede de aktiviteter, der var blevet bragt til ophør, de aktiviteter, der skulle have været bragt til ophør (og ikke blev det), og de aktiviteter, der skulle have været påbegyndt, men endnu ikke var blevet indledt.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Den 17. oktober 2014 sendte Kommissionen et brev til klageren, hvori den anmodede denne om at medtage specifikke oplysninger i den første halvårlige beskrivende rapport. Ifølge Kommissionen indeholdt den rapport, som den i sidste ende modtog, ikke disse oplysninger, og den blev afvist af en række andre grunde. I en e-mail af 28. november 2014 anmodede Kommissionen klageren om at genindsende en revideret seksmåneders beskrivende rapport inden for 30 dage. Ifølge Kommissionen blev der ikke fremsendt nogen revideret rapport (i hvert fald ikke før den 3. juli 2015).

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Kommissionen anførte i sit brev, at klagerens repræsentant på mødet den 25. juni 2015 havde meddelt delegationen, at næsten alle de aktiviteter, der ikke var blevet indledt, ikke længere var relevante. Ifølge Kommissionen satte dette spørgsmålstegn ved udvælgelsen af klagerens forslag til finansiering.

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Delegationen anførte de teamledere og eksperter, som klageren og dennes partnere havde foreslået at medtage i deres forslag. Den anførte, at den havde indtryk af, at disse personer enten slet ikke arbejdede på projektet eller ikke brugte den nødvendige tid på det eller ikke præsterede som forventet.

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Klageren hævdede også, at den burde have haft mulighed for at i) modtage kopier af klageskrivelserne fra ministerierne og ii) reagere på disse skrivelser, inden de blev anvendt som en af hovedårsagerne til opsigelsen af kontrakten.

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Kommissionen anmodede klageren om at indsende en udgiftskontrolrapport (senest den 15. november 2015) for at vurdere de beløb, der allerede var brugt, i overensstemmelse med artikel 12, stk. 7, i de almindelige betingelser.

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser bestemmer:

"13.2*Parterne i denne kontrakt skal gøre alt, hvad der står i deres magt, for i mindelighed at bilægge enhver tvist, der måtte opstå mellem dem under gennemførelsen af denne kontrakt. Med henblik herpå meddeler de skriftligt deres holdninger og eventuelle løsninger, som de anser for mulige, **og mødes på anmodning af en af dem.** Koordinatoren og den ordregivende myndighed besvarer en anmodning om en mindelig løsning inden for 30 dage. Når denne frist er udløbet, eller hvis forsøget på at nå frem til en mindelig løsning ikke har ført til en aftale senest 120 dage efter den første anmodning, kan koordinatoren eller den ordregivende myndighed meddele den anden part, at den mener, at proceduren er slået fejl*" (fremhævelse tilføjet).

[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Både Kommissionens og klagerens indlæg er meget omfattende.

[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} Kommissionen henviste til møder, der blev afholdt mellem Kommissionen og klageren den 17. september 2014, den 29. januar 2015 og den 25. juni 2015.

[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} Se fodnote 3 ovenfor vedrørende klagerens manglende fremsendelse til Kommissionen af en revideret første foreløbig beskrivende rapport. Desuden var klagerens anden foreløbige beskrivende rapport ifølge Kommissionen meget vag og viste, at der ikke var nogen væsentlig gennemførelse på stedet.

[\[12\]](#_ftnref12){#_ftn12} Kommissionen anfører endvidere, at "på*trods af klagerens påstand om, at de udarbejdede to beskrivende rapporter, skal det præciseres, at den første interimsrapport blev afvist ... og en ajourført*

*Kommissionen anførte også, at klageren var i besiddelse af 413 229 EUR i* forfinansiering, som der ikke var givet nogen begrundelse for gennem regnskabsaflæggelse, hvilket er i strid med klagerens forpligtelse, der udtrykkeligt er fastsat i punkt 4.2 i de særlige betingelser i tilskudskontrakten.

[\[13\]](#_ftnref13){#_ftn13} Kommissionen anførte, at der ifølge den vejledende handlingsplan i beskrivelsen af foranstaltningen (som udgør en integrerende del af kontrakten) var planlagt en række aktiviteter, som skulle påbegyndes allerede i løbet af projektets første seks måneder.

[\[14\]](#_ftnref14){#_ftn14} Ifølge Kommissionen hedder det faktisk i dette dokument, at det "*vil blive forelagt Europa-Kommissionen, EU-delegationen i Kenya, og at det kan blive godkendt "*(fremhævelse tilføjet). Kommissionen har gjort gældende, at det følger af ordlyden af denne bestemmelse, at

Kommissionen var ikke en forudsætning for gennemførelsen af de deri nævnte aktiviteter.

[\[15\]](#_ftnref15){#_ftn15} Kommissionen erklærede, at dens prærogativ er at sikre den bedst mulige anvendelse af EU-midler og opnåelse af håndgribelige resultater af Unionens optræden udadtil. I forbindelse med vurderingen af sin fremgangsmåde har den desuden taget størst muligt hensyn til gennemførelsen af de aktiviteter, der er fastsat i projektet, for at opfylde de endelige støttemodtageres behov.

[\[16\]](#_ftnref16){#_ftn16} Artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser: *Parterne i denne kontrakt skal gøre **alt, hvad der er muligt,** for i mindelighed at bilægge enhver tvist, der måtte opstå mellem dem under gennemførelsen af denne kontrakt. **Med henblik herpå** meddeler de skriftligt deres holdninger og eventuelle løsninger, som de anser for mulige, og mødes på anmodning af en af dem. Koordinatoren og den ordregivende myndighed besvarer en anmodning om en mindelig løsning inden for 30 dage. Når denne frist er udløbet, eller hvis forsøget på at nå frem til en mindelig løsning ikke har ført til en aftale senest 120 dage efter den første anmodning, kan koordinatoren eller den ordregivende myndighed meddele den anden part, at den mener, at proceduren er slået fejl*" (fremhævelse tilføjet af Kommissionen).

[\[17\]](#_ftnref17){#_ftn17} Kommissionen tilføjede, at den i lyset af tilbagesøgningspåbuddet forbeholdt sig ret til at anlægge sag mod klageren ved domstolene i Bruxelles, hvis tilbagesøgningspåbuddet*ikke skulle indløses på anden måde.*

[\[18\]](#_ftnref18){#_ftn18} Klageren hævdede, at Kommissionens erklæring om, at myndighederne i Somaliland og Puntland "afviste*ethvert kendskab til klagerens konstante tilstedeværelse eller arbejde i den indberettede periode",* var baseret på formodninger samt subjektive og ikkeverificerbare bemærkninger snarere end en upartisk vurdering af de faktiske omstændigheder. Klageren anførte, at den mødtes med personale fra fiskeriministeriet fra begge regioner ved flere lejligheder, og at ministerielle medarbejdere var til stede under besøg på stedet i kystregionerne. Klageren henviste f.eks. til besøg på stedet, der fandt sted i november 2014, og hvor minister- og præsidentpersonale deltog. Klageren anførte også, at dens lokale projektpartnere deltog i alle besøg på stedet i deres respektive regioner, og at de også gennemførte deres egne besøg på stedet.

[\[19\]](#_ftnref19){#_ftn19} Klageren hævdede, at både myndighederne i Somaliland og Puntland insisterede på, at projektet fokuserede på yderligere målregioner, som ikke var medtaget i projektforslaget. Desuden insisterede både Puntland- og Somaliland-embedsmænd på, at projektaktiviteterne i mindre grad fokuserede på Berbera (Somaliland) og Bosaso (Puntland), som det var planlagt, eftersom mange hjælpeorganisationer allerede var aktive i disse to regioner.

[\[20\]](#_ftnref20){#_ftn20} Klageren anførte, at det trods flere anmodninger tog mere end to måneder for de lokale myndigheder at give deres feedback og input. Som følge heraf blev både basisrapporten og behovsvurderingsrapporten officielt afsluttet i marts 2015. Dette blev meddelt Kommissionen. Klageren anførte, at den sendte referencerapporten (aktivitet 1.1) og behovsvurderingsrapporten (aktivitet 2.1) til Kommissionen den 7. april 2015, men modtog ingen feedback fra Kommissionen.

[\[21\]](#_ftnref21){#_ftn21} Klageren hævdede, at den i marts 2015 havde meddelt Somalilands embedsmænd, at EU hurtigt ville godkende gennemførelsesplanen. Forsinkelserne forårsaget af EU-delegationen resulterede i spændinger mellem de lokale myndigheder og projektgruppen.

[\[22\]](#_ftnref22){#_ftn22} Ifølge klageren var*teamet i henhold til artikel 9, stk. 1, i de generelle betingelser forpligtet til at dele de reviderede gennemførelsesdokumenter med EU, da de foretagne ændringer krævede delegationens godkendelse.*

[\[23\]](#_ftnref23){#_ftn23} Klageren hævdede f.eks., at Kommissionen så bort fra den positive skrivelse, som ministeren for fiskeri og marine ressourcer i staten Puntland i Somalia sendte til den den 28. juni 2015, hvilket ifølge klageren udgjorde en undskyldning for den tidligere klageskrivelse fra dette ministerium og var en mulighed for at komplimentere projektgruppen for deres hårde arbejde og en anmodning om fortsættelse af samarbejdet og projektaktiviteterne.

[\[24\]](#_ftnref24){#_ftn24} Klageren anførte, at EU-delegationens personale kun mødtes tre gange i Nairobi og én gang i Hargeisa med kun ét medlem af projektteamets personale, selv om der var 10 teammedlemmer og talrige projektrelaterede interessenter.

[\[25\]](#_ftnref25){#_ftn25} Anmodningen om et møde blev gentaget i et brev af 13. august 2018. I denne skrivelse henviste klageren til artikel 13, stk. 2, i de almindelige betingelser.