1. Seneste opdatering af denne post: 05/06/23

2. Referencenummer: 05/2023

3. Den dataansvarliges navn og kontaktoplysninger: Den Europæiske Ombudsmand, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Ansvarlig afdeling:

Direktoratet for Administration (IKT-medarbejdere) og projektteamet (et medlem af generalsekretæren og lederen af HR-teamet)

4. Navn og kontaktoplysninger på den databeskyttelsesansvarlige: Francesca Pavesi, stedfortrædende databeskyttelsesrådgiver: Nicholas Hernanz

E-mail: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.euDPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Databehandlerens navn og kontaktoplysninger: den eksterne virksomhed, der har ansvaret for at udarbejde spørgeskemabesvarelserne og den sammenfattende rapport:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15

1300 Wavre

Belgien

E-mail: gcomhaire@incidence.be eller info@incidence.be

6. Navn og kontaktoplysninger på den eller de fælles dataansvarlige: Ikke relevant

7. Formål med behandlingen:  EO har gennem LimeSurvey (et internt undersøgelsesværktøj) til hensigt at gennemføre en personaleundersøgelse for at indsamle feedback fra personalet om kontorets organisation, arbejdsvilkårene, arbejdsmiljøet og om etiske spørgsmål og trivselsspørgsmål. Formålet er at identificere områder, der anses for at fungere tilfredsstillende, samt områder, der kan kræve opfølgende foranstaltninger, og så vidt muligt sammenligne resultaterne over tid og med andre institutioners resultater.

Retsgrundlaget for proceduren er artikel 1e, stk. 2 og 3, i vedtægten ^[1].

8. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysninger:

Kategorier af registrerede: ansatte i EO-kontoret (tjenestemænd, midlertidigt ansatte eller kontraktansatte). EO-kontorets praktikanter deltager ikke i personaleundersøgelsen.

Kategorier af personoplysninger:

Undersøgelsen er anonym. Optegnelsen over besvarelserne i spørgeundersøgelsen indeholder ingen identificerende oplysninger om respondenterne. Når respondenterne skriver kommentarer i fritekstfeltet, kan de tilføje oplysninger. I disse tilfælde er der mulighed for, at visse respondenter kan identificeres, eller at de kan afsløre tredjeparters personoplysninger, afhængigt af indholdet af de oplysninger, de vælger at give.

Den økonomiske aktør behandler medarbejdernes professionelle e-mailadresser for at kunne sende linket til undersøgelsen. EO behandler også besvarelserne af spørgeundersøgelsen. Disse personoplysninger kan behandles af den eksterne virksomhed og af EO-kontoret.

Den eksterne virksomhed, der er ansvarlig for rapporten, behandler udtalelserne fra de medarbejdere, der er indsamlet på grundlag af spørgeskemaet.

9. Tidsfrist for opbevaring af oplysningerne og, hvor det er muligt, for sletning:

EO opbevarer e-mailadresserne på respondenterne i undersøgelsen, så længe det er nødvendigt for at sende personaleundersøgelsen for 2023 til de berørte medarbejdere.

Den økonomiske aktør opbevarer besvarelserne af spørgeundersøgelsen, herunder eventuelle personoplysninger indsendt af respondenterne i fritekstfelterne, i højst fem år. Det vil slette dataene bagefter.

Den eksterne virksomhed opbevarer respondenternes svar, så længe det er nødvendigt for at udarbejde undersøgelsesrapporten, og i højst fem år ^[2]. Det vil slette dataene bagefter. Alle svar antages at være anonyme, med undtagelse af fritekstfelter, hvis respondenterne angiver personoplysninger i dem.

10. Modtagere af oplysningerne:

Modtageren er den eksterne virksomhed, der er ansvarlig for udarbejdelsen af rapporten om undersøgelsen.

De samlede resultater (anonymiserede data) vil også blive delt med personalet.

11. Overføres der personoplysninger til tredjelande og/eller internationale organisationer? Ikke relevant

12. Generel beskrivelse af sikkerhedsforanstaltningerne:

EO bruger "LimeSurvey" til at sende undersøgelsen til respondenterne og indsamle svarene. LimeSurvey er et internt undersøgelsesværktøj, der sikrer, at alle behandlede data forbliver på en sikker server hos Den Europæiske Ombudsmand, og at data beskyttes gennem strenge sikkerhedsregler.

Svar på spørgsmål i undersøgelsen gør det umuligt at identificere de registrerede, undtagen i visse tilfælde, hvor respondenterne kan tilføje oplysninger i et fritekstfelt.

Undersøgelsen indeholder følgende ansvarsfraskrivelse: "For at bevare deltagernes anonymitet sikrer vi, at svarene er struktureret på en måde, der forhindrer identifikation af enkeltpersoner. Vær dog opmærksom på, at nogle fritekstfelter giver enkeltpersoner frihed til at indtaste de oplysninger, de vælger, herunder personoplysninger om dem selv eller andre. Vi opfordrer kraftigt deltagerne til at afstå fra at videregive personligt identificerbare oplysninger inden for disse områder."

13. Oplysninger om, hvordan registrerede kan udøve deres ret til indsigt og berigtigelse og, hvor det er relevant, sletning, begrænsning og dataportabilitet:

Vedrørende EO-medarbejdernes e-mailadresser:

Medarbejdere kan anmode om at få adgang til deres egne personoplysninger og til relevante oplysninger om, hvordan den økonomiske aktør anvender dem. De kan også anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dem. Under visse omstændigheder har de til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod den økonomiske aktørs brug af deres oplysninger af grunde, der vedrører deres særlige situation, samt ret til at anmode den økonomiske aktør om at slette deres personoplysninger eller begrænse brugen heraf.

Den økonomiske aktør vil besvare anmodningerne så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

Vedrørende besvarelserne af undersøgelsen:

Når respondenterne indsender deres svar til undersøgelsen, bliver svarene anonyme oplysninger. Som sådan finder de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 ikke anvendelse, når det drejer sig om besvarelserne af spørgeundersøgelsen. Ansvarsfraskrivelsen over fritekstfelterne giver respondenterne tilstrækkelige oplysninger om risiciene ved at afgive personoplysninger i deres svar. Da undersøgelsen gennemføres anonymt, er det teknisk set ikke muligt at identificere "hvem der svarede hvad" eller at give respondenterne ret til indsigt, berigtigelse, indsigelse, sletning eller begrænsning af deres svar.

Enhver registreret har dog ret til at få adgang til, berigtige, gøre indsigelse mod, slette eller anmode om begrænsning af personoplysninger i et af fritekstfelterne, hvis de vedrører den pågældende, på visse betingelser, der er fastsat i forordningen. Disse anmodninger skal rettes til den eksterne virksomhed, der behandler besvarelserne af spørgeundersøgelsen (info@incidence.be), eller til den økonomiske aktør.

De ansatte kan til enhver tid anmode kontoret om oplysninger om behandlingen af deres personoplysninger pr. e-mail (EO@ombudsman.europa.eu) eller ved at kontakte Direktoratet for Administration. Tjenestegrenene vil besvare deres anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned. De kan også kontakte kontorets databeskyttelsesansvarlige på:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Hvis de ønsker at klage over den økonomiske aktørs behandling af deres personoplysninger, kan de kontakte Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (www.edps.europa.eu) på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

Databeskyttelseserklæring vedrørende personaleundersøgelsen 2023 i Den Europæiske Ombudsmands kontor

Denne databeskyttelseserklæring forklarer årsagen til behandlingen, den måde, hvorpå Den Europæiske Ombudsmand indsamler, håndterer og sikrer beskyttelse af alle personoplysninger, der gives, hvordan disse oplysninger anvendes, og hvilke rettigheder de registrerede kan udøve i forbindelse med deres oplysninger.

Kontrolløren er EO. Processoren er den eksterne virksomhed, der har ansvaret for at udarbejde spørgeskemabesvarelserne og udarbejde den sammenfattende rapport.

1. Hvilke personoplysninger vil Den Europæiske Ombudsmand behandle?

Undersøgelsen er anonym. Optegnelsen over besvarelserne i spørgeundersøgelsen indeholder ingen identificerende oplysninger om respondenterne.

Den økonomiske aktør behandler medarbejdernes professionelle e-mailadresser for at kunne modtage linket til undersøgelsen.

EO-kontorets praktikanter deltager ikke i personaleundersøgelsen.

I visse tilfælde kan respondenterne tilføje oplysninger i et fritekstfelt. 

Instrukserne for undersøgelsen vil indeholde en specifik ansvarsfraskrivelse i overensstemmelse hermed: For at bevare deltagernes anonymitet sikrer vi, at svarene er struktureret på en måde, der forhindrer identifikation af enkeltpersoner. Vær dog opmærksom på, at nogle fritekstfelter giver enkeltpersoner frihed til at indtaste de oplysninger, de vælger, herunder personoplysninger om dem selv eller andre. Vi opfordrer kraftigt deltagerne til at afstå fra at videregive personligt identificerbare oplysninger inden for disse områder.

Når respondenterne skriver kommentarer i fritekstfeltet, kan de tilføje oplysninger. I disse tilfælde er der mulighed for, at visse respondenter kan identificeres, eller at de kan afsløre tredjeparters personoplysninger, afhængigt af indholdet af de oplysninger, de vælger at give.

Disse personoplysninger kan behandles af den eksterne virksomhed og af EO-kontoret.

En rapport om undersøgelsen vil blive udarbejdet af en ekstern virksomhed og rundsendt til personalet og ledelsesteamet.

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Som nævnt i det foregående afsnit bevarer undersøgelsen anonymitet. Ikke desto mindre har medarbejderne mulighed for frivilligt at videregive deres personoplysninger eller tredjeparters personoplysninger i fritekstfelterne. Det er kun i sådanne tilfælde, at Ombudsmanden lejlighedsvis kan behandle personoplysninger.

Den Europæiske Ombudsmands kontor har til hensigt at gennemføre en personaleundersøgelse for at indsamle feedback fra personalet om kontorets organisation, arbejdsvilkår, arbejdsmiljø og etiske spørgsmål og spørgsmål vedrørende trivsel. Formålet er at identificere områder, der anses for at fungere tilfredsstillende, samt områder, der kan kræve opfølgende foranstaltninger, og så vidt muligt sammenligne resultaterne over tid og med andre institutioners resultater.

3. Hvad er retsgrundlaget og nødvendigheden af at behandle disse oplysninger?

Behandling er nødvendig på grundlag af artikel 5, stk. 1, litra a) (udførelse af en opgave i samfundets interesse).

Retsgrundlaget er artikel 1e, stk. 2 og 3, i personalevedtægten .

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Den første kategori af personoplysninger, nemlig alle medarbejderes e-mailadresser, behandles af Direktoratet for Administration (IKT-medarbejdere) og projektteamet (et medlem af generalsekretæren og lederen af HR-teamet).

Den anden kategori af personoplysninger, nemlig dem, der kan indføres af personalet i kommentarerne i undersøgelsens fritekst, kan behandles af den eksterne virksomhed, der er ansvarlig for udarbejdelsen af rapporten om undersøgelsen, direktoratet for administration (IKT-medarbejdere) og projektteamet (et medlem af generalsekretæren og lederen af HR-teamet). Denne eksterne virksomhed antages kun at håndtere anonyme data, undtagen i tilfælde af fritekstbokse, hvis respondenterne giver personligt identificerbare oplysninger om sig selv eller andre.

5. Hvem vil være modtagere af oplysningerne?

Modtageren er den eksterne virksomhed, der er ansvarlig for udarbejdelsen af rapporten om undersøgelsen. De samlede resultater (anonymiserede data) vil også blive delt med personalet.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Ombudsmanden opbevarer de personoplysninger, der er anført i punkt 1 ovenfor (e-mailadresser på respondenterne i undersøgelsen), så længe det er nødvendigt for at sende personaleundersøgelsen for 2023 til de berørte medarbejdere.

Den eksterne virksomhed opbevarer svarene fra respondenterne, så længe det er nødvendigt for at udarbejde undersøgelsesrapporten, og i højst fem år . Det vil slette dataene bagefter. Alle svar antages at være anonyme, med undtagelse af fritekstfelter, hvis respondenterne angiver personoplysninger i dem.

7. Hvordan beskytter vi dine data?

EO bruger "LimeSurvey" til at sende undersøgelsen til respondenterne og indsamle svarene. LimeSurvey er et internt undersøgelsesværktøj, der sikrer, at alle behandlede data forbliver på en sikker server hos Den Europæiske Ombudsmand, og at data beskyttes gennem strenge sikkerhedsregler.

Svarene på spørgsmålene i undersøgelsen gør det umuligt at identificere de registrerede, bortset fra de tilfælde, der er nævnt i del 1, hvor respondenterne kan tilføje oplysninger i et fritekstfelt.

Følgende ansvarsfraskrivelse vil blive tilføjet: "For at bevare deltagernes anonymitet sikrer vi, at svarene er struktureret på en måde, der forhindrer identifikation af enkeltpersoner. Vær dog opmærksom på, at nogle fritekstfelter giver enkeltpersoner frihed til at indtaste de oplysninger, de vælger, herunder personoplysninger om dem selv eller andre. Vi opfordrer kraftigt deltagerne til at afstå fra at videregive personligt identificerbare oplysninger inden for disse områder."

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Vedrørende den første kategori af personoplysninger, nemlig alle medarbejderes e-mailadresser:

Du har ret til at få adgang til dine egne personoplysninger og til relevante oplysninger om, hvordan EO bruger dem.

Under visse omstændigheder har du også ret til at anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dig. Du kan til enhver tid rette identifikationsdata. Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod EO's brug af dine data af grunde, der vedrører din særlige situation.

Under visse omstændigheder har du ret til at anmode om, at EO sletter dine personoplysninger eller begrænser brugen heraf.

Den økonomiske aktør vil besvare anmodningerne så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

Vedrørende den anden kategori af personoplysninger, nemlig svarene på undersøgelsen:

Når respondenterne indsender deres svar til undersøgelsen, bliver svarene anonyme oplysninger. Som sådan finder de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 ikke anvendelse, når det drejer sig om besvarelserne af spørgeundersøgelsen. Ansvarsfraskrivelsen over fritekstfelterne giver respondenterne tilstrækkelige oplysninger om risiciene ved at afgive personoplysninger i deres svar. Da undersøgelsen gennemføres anonymt, er det teknisk set ikke muligt at identificere "hvem der svarede hvad" eller at give respondenterne ret til indsigt, berigtigelse, indsigelse, sletning eller begrænsning af deres svar.

Enhver registreret har dog ret til at få adgang til, berigtige, gøre indsigelse mod, slette eller anmode om begrænsning af personoplysninger i et af fritekstfelterne, hvis de vedrører den pågældende, på visse betingelser, der er fastsat i forordningen. Disse anmodninger bør rettes til den eksterne virksomhed, der behandler besvarelserne af spørgeundersøgelsen.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Du kan til enhver tid sende databeskyttelsesrelaterede spørgsmål vedrørende tilrettelæggelsen af personaleundersøgelsen 2023 til den økonomiske aktør på følgende adresse:

Den Europæiske Ombudsmand

Hoteller i nærheden af avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Du kan kontakte den eksterne virksomhed, der behandler besvarelserne af spørgeundersøgelsen, på:

Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15

1300 Wavre

Belgien

gcomhaire@incidence.be

Det er vigtigt at bemærke, at den eksterne virksomhed i princippet kun behandler anonyme oplysninger, dvs. oplysninger, der ikke vedrører en identificeret eller identificerbar fysisk person, eller personoplysninger, der er gjort anonyme på en sådan måde, at den registrerede ikke eller ikke længere kan identificeres.

Du kan også kontakte den databeskyttelsesansvarlige på den økonomiske aktørs kontor på følgende adresse: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Artikel 1e, stk. 2 og 3 "2. Tjenestemænd i aktiv tjeneste indrømmes arbejdsvilkår, der opfylder passende sundheds- og sikkerhedsstandarder, som mindst svarer til de minimumskrav, der gælder i forbindelse med foranstaltninger, der vedtages på disse områder i henhold til traktaterne. 3. Foranstaltninger af social karakter, der vedtages i overensstemmelse med denne artikel, gennemføres af hver institution i nært samarbejde med Personaleudvalget på grundlag af forslag til flerårige foranstaltninger. Disse foreslåede foranstaltninger fremsendes hvert år til budgetmyndigheden inden for rammerne af budgetproceduren."

[2] Se artikel 21.2.13 i kontraktens almindelige betingelser: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en